사무 자동화 솔루션은 문서 관리, 일정 관리, 데이터 관리 및 통신과 같이 기업이 의존하는 많은 일상적인 작업을 간소화하고 자동화하도록 설계되었습니다. 비즈니스 세계는 끊임없이 진화하고 있으며 인공 지능(AI) 및 데이터 과학의 발전으로 우리는 이제 속도의 시대에 있습니다. 기업은 경쟁력을 유지하는 방법을 찾고 있으며 이를 위한 가장 중요한 방법 중 하나는 사무 자동화를 이용하는 것입니다. 이러한 솔루션의 도움으로 기업은 보다 효율적이고 생산적이며 경쟁력을 가질 수 있습니다. 그 결과 사무 자동화 솔루션은 현대 비즈니스에서 없어서는 안 될 부분이 되었습니다.

사무 자동화란 무엇입니까?

사무 자동화는 작업을 완료하기 위해 사무 정보를 디지털 방식으로 수집, 저장, 전송, 조작 및 활용하는 데 사용되는 다양한 컴퓨터 시스템 및 소프트웨어를 포함합니다. 기본적으로 사무 자동화는 데이터 관리를 지원합니다.

이 외에도 사무 자동화는 기술을 사용하여 워드 프로세싱, 데이터 입력, 이메일 및 스케줄링과 같이 사무 환경에서 일반적으로 수행되는 작업을 능률화하고 자동화하는 것을 말합니다. 여기에는 워드 프로세서 및 스프레드시트와 같은 소프트웨어 도구와 프린터 및 스캐너와 같은 하드웨어 장치의 사용이 포함될 수 있습니다. 사무 자동화의 목표는 효율성과 생산성을 개선하고 육체 노동의 필요성을 줄이는 것입니다.

사무 자동화 도구의 장점

사무 자동화 도구는 현대 비즈니스 운영의 필수적인 부분이 되었으며 조직 내에서 효율성, 생산성 및 커뮤니케이션을 향상시키는 다양한 이점을 제공합니다. 사무 자동화 도구 활용의 이점은 다음과 같습니다.

• 생산성 향상 : 데이터 입력, 스케줄링 및 문서 관리와 같은 반복적인 작업을 자동화하면 직원의 시간을 확보하여 보다 중요하고 부가가치가 높은 작업에 집중할 수 있습니다.
• 정확도 향상 : 자동화된 시스템은 수동 데이터 입력 및 기타 작업에서 발생할 수 있는 오류 및 불일치 가능성을 줄입니다.
• 더 나은 커뮤니케이션: 사무 자동화 도구는 부서 내부 및 부서 간에 정보와 문서의 공유 및 교환을 용이하게 하여 팀워크와 공동 작업을 향상시킵니다.
• 향상된 효율성: 자동화 도구는 프로세스를 간소화하여 작업을 완료하는 데 필요한 시간과 노력을 줄여 효율성을 높이고 비용을 절감할 수 있습니다.
• 향상된 데이터 관리: 자동화 도구는 데이터를 저장 및 관리할 수 있는 중앙 위치를 제공하여 직원이 보다 쉽게 ​​액세스하고 검색할 수 있도록 합니다.
• 정보에 대한 쉬운 액세스: 자동화 도구를 사용하면 원격으로도 쉽게 정보에 액세스하고 정보를 공유할 수 있습니다. 이는 원격 팀이나 직원이 재택 근무하는 조직에 특히 중요합니다.
• 향상된 유연성: 사무 자동화 도구는 조직의 특정 요구 사항에 맞게 사용자 정의할 수 있으므로 변화와 새로운 요구 사항에 보다 유연하게 대처할 수 있습니다.
• 향상된 보안 성 : 자동화 도구는 중요한 정보에 대해 더 나은 보안을 제공하고 조직이 규정 준수 요구 사항을 충족하도록 도울 수 있습니다.

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사무 자동화 도구의 단점

사무 자동화 도구는 조직에 많은 이점을 제공하지만 이러한 시스템을 구현하기 전에 고려해야 할 특정 단점도 있습니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.

• 높은 초기 비용: 사무 자동화 도구는 구매 및 구현 비용이 많이 들 수 있으며 지속적인 유지 관리 및 업그레이드가 필요할 수 있습니다.
• 기술 의존도: 자동화 도구는 기술에 의존하며 시스템이 실패하거나 오작동하면 비즈니스 운영이 중단되고 생산성 손실로 이어질 수 있습니다.
• 제한된 사용자 정의 : 일부 자동화 도구는 조직의 특정 요구 사항에 맞게 완전히 사용자 지정할 수 없기 때문에 효율성이 제한될 수 있습니다.
• 데이터 손실 위험 : 자동화 도구는 데이터를 전자적으로 저장하며 제대로 백업되지 않으면 시스템 장애 또는 기타 문제로 인해 데이터가 손실될 위험이 있습니다.
• 실직: 자동화 도구는 데이터 입력이나 스케줄링과 같은 특정 작업의 필요성을 제거하여 직원의 실직으로 이어질 수 있습니다.
• 자동화에 대한 지나친 의존: 조직은 자동화 도구에 너무 의존하게 되고 수동으로 작업을 수행할 수 있는 능력을 잃을 수 있습니다. 이는 정전, 시스템 오류 또는 기타 예기치 않은 이벤트의 경우 단점이 될 수 있습니다.
• 보안 위험: 자동화 도구는 적절하게 구성 또는 유지 관리되지 않으면 보안 위험을 초래할 수도 있습니다. 예를 들어 조직의 데이터가 제대로 보호되지 않으면 사이버 공격에 취약할 수 있습니다.
• 제한된 접근성: 자동화 도구는 모든 직원, 특히 제한된 기술 능력이나 장애가 있는 직원이 액세스하지 못할 수 있습니다.

전반적으로 사무 자동화 도구는 많은 이점을 제공할 수 있지만 조직이 이러한 시스템을 구현하기 전에 요구 사항을 신중하게 평가하고 잠재적인 단점을 평가하는 것이 중요합니다.

이제 다양한 유형의 사무 자동화 도구와 그 구체적인 목적을 살펴보겠습니다.

전자출판

전자 출판은 사무 자동화의 가장 인기 있는 형태 중 하나입니다. 이 범주에는 개인 및 업무 환경 모두에서 필수가 된 워드 프로세싱 및 탁상 출판 소프트웨어와 같은 도구가 포함됩니다. 매월 약 60천만 명의 활성 상용 클라이언트가 있는 Office 365 제품 라인의 구성 요소인 Microsoft Word는 가장 널리 사용되는 솔루션입니다.

또 다른 유형의 사무 자동화 도구는 최근 몇 년 동안 인기를 얻은 정보 관리 시스템(CMS)입니다. 이러한 시스템을 통해 직원은 디지털 콘텐츠를 쉽게 추가, 예약 또는 수정할 수 있습니다. 또한 많은 CMS 프로그램이 클라우드에서 호스팅되므로 모든 위치에서 여러 사용자가 액세스할 수 있습니다. 끌어서 놓기 기능과 같은 로우 코드 기술을 사용하면 비기술 사용자도 자신의 웹 콘텐츠를 쉽게 구축하고 관리할 수 있습니다. WordPress는 CMS의 가장 잘 알려진 예 중 하나입니다.

협업 솔루션

정보의 흐름은 조직 내 프런트 오피스와 백 오피스 생산성을 모두 향상시키는 데 중요한 역할을 합니다. 작년에 많은 기업이 원격 근무 모델을 채택해야 함에 따라 커뮤니케이션이 그 어느 때보다 어려워졌습니다. Gallup 설문 조사에 따르면 2020년 70월 미국 근로자의 56%가 "항상" 또는 "가끔" 원격 근무를 한다고 보고했습니다. 대유행이 시작된 지 XNUMX년이 지난 후에도 근로자의 XNUMX%가 여전히 같은 보고를 했습니다.

원격 작업이 보편화됨에 따라 조직은 커뮤니케이션을 간소화하기 위해 사무 자동화 솔루션으로 전환할 가능성이 높습니다. 이러한 솔루션의 예로는 Slack과 같은 협업 도구와 Zoom 또는 Microsoft Teams와 같은 화상 회의 서비스가 있습니다. 또한 비즈니스 프로세스 관리(BPM) 소프트웨어와 같은 로우 코드 개발 도구는 기업이 운영을 간소화하는 데 도움이 될 수 있습니다.

예를 들어 승인 절차를 자동화함으로써 회사는 병목 현상을 제거할 수 있습니다. 직원은 서명을 위해 상사에게 연락하지 않고도 집이나 사무실에서 요청을 제출할 수 있습니다. 수신자는 전자적으로 통지를 받고 요청자는 반복적으로 후속 조치를 취하지 않고도 신속하게 상태를 추적할 수 있습니다.

문서 저장 및 이미지 처리

이미지 처리 및 문서 저장 솔루션에는 문서 작업 흐름 관리 시스템과 같은 기술과 스캐너 및 비디오 캡처 카드와 같은 이미징 도구가 포함됩니다. 종이 기반 프로세스나 표준화되지 않은 프로세스에 계속 의존하는 조직은 종종 과도한 비용, 생산성 손실, 비용이 많이 드는 오류 및 규정 준수 문제를 경험합니다.

문서 워크플로 관리 시스템은 문서의 저장, 검색 및 검색을 단순화할 수 있습니다. 또한 감사 추적을 유지하여 규정 준수를 개선하고 OCR(광학 문자 인식) 및 ICR(지능형 문자 인식)과 같은 기능을 통해 수동 데이터 입력 작업의 필요성을 없앨 수 있습니다.

관리 사무소

이러한 사무 자동화 소프트웨어에는 사무실 환경에서 작업 및 일정 관리를 위한 솔루션이 포함되어 있습니다. 조직은 쉽게 작업을 할당하고 진행 상황을 추적하며 작업 관리 도구를 사용하여 성과 데이터를 수집 및 분석할 수 있습니다. 비즈니스 프로세스 관리(BPM) 솔루션은 기업이 프로세스 수준에서 개선할 수 있도록 하여 사무 자동화를 한 단계 끌어올립니다.

업계 최고의 로우 코드 지능형 비즈니스 프로세스 관리 소프트웨어(iBPMS) 솔루션은 기업이 백오피스 자동화를 구현하고 관리하는 데 도움을 줄 수 있습니다. 비즈니스 사용자는 끌어서 놓기 양식 빌더와 같은 기능 덕분에 전자적으로 데이터를 수집하고 승인 프로세스를 생성하는 양식을 쉽게 개발할 수 있습니다. 이해 관계자에게 성능 데이터에 대한 쉬운 액세스를 제공하는 것 외에도 사용자 친화적인 대시보드를 통해 이해 관계자는 프로세스를 지속적으로 분석하고 개선할 수 있습니다.

엔터프라이즈 클라우드 스토리지는 성공적인 원격 인력을 위한 기반입니다.

최고의 사무 자동화 도구

사무 자동화 도구는 현대 비즈니스 운영의 필수적인 부분으로, 조직 내에서 효율성, 생산성 및 커뮤니케이션을 향상시키는 다양한 이점을 제공합니다. 사용 가능한 다양한 유형의 사무 자동화 도구가 있으며 각각 고유한 특징과 기능이 있습니다. 조직에 적합한 도구를 선택하는 것은 회사의 특정 요구 사항에 따라 다르기 때문에 어려운 작업이 될 수 있습니다. 최고의 사무 자동화 솔루션을 살펴보겠습니다.

키시

새 팀원을 온보딩하고 사무실 및 건물과 같은 보안 영역에 대한 액세스 권한을 부여하는 것은 시간이 많이 걸리는 프로세스일 수 있습니다. 그러나 다음과 같은 도구의 도움으로 키시, 프로세스를 간소화할 수 있습니다. Kisi를 사용하면 신입 사원 그룹을 쉽게 추가하고, 모바일 장치를 통해 액세스 권한을 부여 및 취소하고, 신입 직원이 바로 시작하는 데 필요한 액세스 권한을 갖도록 할 수 있습니다. 또한 중요한 기록에 대한 완전한 디지털 감사 추적이 제공되어 향후 참조에 유용할 수 있습니다.

침입자

사이버 보안은 모든 조직 및 다음과 같은 도구에 중요한 관심사입니다. 침입자 프로세스를 자동화하고 일부 걱정을 완화하는 데 도움이 될 수 있습니다. Intruder는 시스템을 스캔하고 새로운 취약점을 식별하며, 위험을 증가시키는 문제를 감지하면 문제를 해결하기 위해 수행할 특정 단계를 제공합니다. Intruder를 사용하면 컴퓨터 시스템과 데이터를 보호할 수 있습니다.

조달

조달 비즈니스 비용을 효과적으로 추적하고 자세한 재무 보고서에 액세스할 수 있습니다. 이 도구에는 실시간 예산 모니터링, 구매 분석, 비용 관리, 벤더 관리, 맞춤형 승인과 같은 기능이 포함되어 있어 효율성과 속도를 유지하면서 전체 구매 프로세스를 제어할 수 있습니다.

어디서나 자동화

어디서나 자동화 로봇 프로세스 자동화(RPA)를 활용하여 디지털 작업을 자동화하는 소프트웨어입니다. 이를 통해 비즈니스 프로세스를 지속적으로 학습하고 수행할 수 있는 봇을 생성할 수 있으므로 인적 오류의 위험 없이 더 빠른 생산성과 안정성을 제공합니다. 봇은 계산, 웹 데이터 스크래핑, 파일 생성 및 이동 등과 같은 다양한 기능을 수행할 수 있습니다. 이 소프트웨어를 사용하면 비용 효율성, 더 빠른 배송 및 향상된 정확성을 달성할 수 있으므로 직원은 봇이 나머지를 처리하는 동안 사람의 개입이 필요한 작업에 집중할 수 있습니다.

Trello

Trello 팀 커뮤니케이션 및 협업을 돕는 작업 관리 플랫폼입니다. 여기에는 규칙 기반 트리거, 한 번에 여러 작업을 수행하기 위한 사용자 지정 버튼, 기한 명령과 같은 워크플로 자동화 기능을 제공하는 Butler라는 추가 기능이 있습니다. Trello는 다양한 다른 앱과 통합될 수 있으며 프로젝트 및 진행 상황을 처음부터 끝까지 추적하여 지연을 방지하고 팀 생산성을 유지하는 데 도움이 됩니다.

최종 단어

요약하면 사무 자동화는 현대 비즈니스 운영에서 중요한 역할을 합니다. AI와 데이터 과학의 통합으로 기업은 더 빠른 속도로 운영할 수 있게 되었고, 사무 자동화 솔루션은 경쟁력을 유지하는 데 중요한 측면이 되었습니다. 이러한 도구는 문서 관리, 일정 관리, 데이터 관리 및 통신과 같이 기업이 의존하는 다양한 작업을 자동화할 수 있습니다. 이는 효율성, 생산성 및 경쟁력 향상으로 이어져 기업이 비즈니스 세계의 급변하는 변화에 발맞출 수 있도록 합니다. 간단히 말해서 사무 자동화 솔루션은 경쟁 우위를 유지하려는 모든 조직에 필수적입니다.

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• 출처: https://dataconomy.com/2023/01/office-automation-tools-examples/