송장 처리 또는 청구서 처리는 공급업체로부터 제품/서비스를 구매하는 비즈니스 목적(의도하지 않은 말장난)과 관련된 작업의 전체 영역입니다. 여기에는 공급업체의 송장을 받는 것부터 적절한 확인 및 승인 후 이루어진 지불 기록에 이르는 모든 단계가 포함됩니다.

인보이스를 받고, 정확성을 확인하고, 인보이스를 지불하고, 거래를 종료하는 것처럼 간단하게 들리겠지만 인보이스 처리는 단순한 워크플로우가 아닙니다. 인보이스가 처리되는 방식과 자동화가 간소화하는 데 어떻게 도움이 되는지 알아보십시오. 송장 관리 비즈니스를 보다 효율적으로 운영할 수 있도록 지원합니다.

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청구서는 어떻게 처리하나요?

중대형 기업에서 송장 처리는 AP(미지급금) 프로세스의 일부입니다. 과정 송장 관리 현금 흐름을 구성하는 것뿐만 아니라 적시 조달을 보장하기 위해 공급업체 및 공급업체를 처리하는 데에도 중요합니다.

인보이스의 기존 처리에는 다음과 같은 기본 단계가 포함됩니다.

• 공급업체로부터 받은 송장 평가: 일반적으로 구매 주문서(PO)를 통해 주문한 제품이나 서비스에 대해 공급업체로부터 먼저 송장을 받습니다. 미지급금 송장 처리 담당자는 식별 코드(총계정 원장 또는 GL 코드)와 함께 원장에 송장을 기록합니다.
• 송장 일치: 주문한 제품/서비스 유형, 합의된 가격, 배송 날짜 등 송장에 있는 데이터를 원래 PO와 비교합니다. 상품/서비스의 배송이 완료된 후 청구서가 발행되는 경우 청구서 내용도 배송 영수증의 내용과 일치합니다. 이 "tXNUMX방향 매칭"는 다음과 같은 질문을 다룹니다.

o 지불 조건이 일치합니까?

o 약속된 할인이 포함되어 있습니까?

o 송장이 적절한 비용 계정으로 코드화되었습니까?

o 지급 보류를 보증하는 수령 후 성능 문제가 있습니까?

• 불일치 확인: 인보이스 데이터의 모든 불일치는 예외로 표시됩니다. 그런 다음 AP 담당자는 공급업체 및 회사 내 관련 부서에 연락하여 오류/불일치를 수정합니다. 예외가 해결되면 공급업체에서 송장을 재발급하고 송장 일치 프로세스를 반복합니다.
• 적절한 승인 및 승인 받기: 회사의 정책에 따라 인보이스는 확인 및 승인을 위해 다양한 수준의 관리로 전달됩니다. 필요한 승인의 수와 성격은 회사 정책과 규모에 따라 다릅니다. 다른 요소에는 소싱 및 조달 프로세스, 제품 유형 및 송장 금액과 관련된 부서가 포함됩니다. 예를 들어 일부 회사에서는 특정 임계값보다 높은 송장 값에 대해 관리 수준의 승인을 요구할 수 있습니다.
• 인보이스 결제 승인: 모든 수준의 승인이 끝나면 공급업체와 협상한 조건에 따라 인보이스가 결제됩니다. 결제는 비즈니스 구조에 따라 AP 부서, 재무 부서 또는 구매 부서의 책임일 수 있습니다. 결제는 미리 결정된 약관에 따라 수표, 전신환 또는 기타 방법으로 처리됩니다.
• 거래 종료: 결제가 완료되면 특정 청구서 추적이 종료되고 거래가 완료된 것으로 기록됩니다. 송장 및 결제 세부 정보는 향후 감사를 위해 GL에 보관됩니다.

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인보이스 처리의 어려움

1. 송장 분실 또는 분실

이것은 회사가 매일 여러 벤더와 많은 송장을 처리할 때 문제가 됩니다. 인보이스가 인쇄본, 스캔한 PDF, 워드 프로세싱 파일 등 다양한 형식으로 수신될 수 있다는 사실로 인해 문제는 더욱 악화됩니다. 서로 다른 시간에, 종종 서로 다른 직원이 수신한 다양한 형태의 인보이스를 관리하는 것이 어려워집니다. .

누락된 청구서는 지불 지연 및 관련 벌금, 긴장된 공급업체 관계, 운영 지연 및 감사 문제로 이어집니다.

2. 데이터 불일치 또는 누락

인보이스에는 회사 ID, 세금 정보, 제공되는 서비스/제품, 가격, 배송 상태 등과 같은 중요한 데이터가 포함됩니다. 인보이스가 다양한 형식인 경우 유효한 모든 데이터를 확인하는 것이 불가능하지는 않더라도 번거롭습니다. 놓치기 쉬운 실수는 다음과 같습니다.

– 클라이언트의 잘못된 이름 사용

– 제품/서비스를 명확하게 항목화하지 않음

– 요청한 브랜드와 일치하지 않음

– 계산 오류

– 올바른 통화를 사용하지 않음

– 마감일을 언급하지 않음

– 할인이나 위약금은 언급하지 않음

– 세율 오류

에 따르면 열렬한 파트너, 모든 송장의 거의 XNUMX/XNUMX에 미지급금 송장 처리 담당자가 해결해야 하는 예외 사항이 표시되어 있습니다. 인보이스 오류는 금전적 및 시간적 손실로 이어집니다.

이되었습니다 신고 청구 오류로 인해 병원에서만 연간 약 68억 달러의 손실이 발생합니다. 종이 기반 인보이스의 오류는 수정하는 데 상당한 비용이 듭니다. 인보이스 데이터를 수정하는 데 비용이 많이 들 수 있습니다. $53.50 송장당 평균!

수동 청구서 처리와 관련된 문제는 AP 팀 비용의 30% 이상을 차지합니다. 정확성을 확인하는 데에도 과도한 시간이 소요되며, 부적절하거나 오류가 발견되면 발생한 예외를 해결하는 데 더 많은 시간이 소요됩니다. 이러한 송장 처리 지연은 지불 일정에 영향을 미칩니다. 거의 1개 회사 중 5개 공급업체 지불 지연으로 인해 유리한 조건과 할인된 요금을 놓칠 수 있습니다.

3. 알 수 없는 송장 상태

처리 스키마에서 인보이스의 현재 상태는 특히 프로세스에 관련된 이해 관계자가 많은 경우 알 수 없는 경우가 많습니다. 어디야? 누가 승인했습니까? 무엇이 더 필요합니까? 지불은 언제 이루어집니까? 투명성 부족으로 인해 자주 발생하는 질문입니다.

4. 인보이스 라우팅 오류

매일 회사에 많은 송장을 발행하는 여러 벤더가 있을 수 있습니다. 사전 확인 후 AP 송장 처리 팀은 각 송장을 라우팅 대기열로 정렬합니다. 가장 효율적인 AP 전문가라도 인보이스를 라우팅할 때 실수를 할 수 있습니다. 인보이스가 잘못 전달되면 불필요한 단계를 거쳐 시간과 인력을 낭비하게 됩니다. 이 "하이터치" 시나리오는 특히 AP 팀이 정기적으로 장부를 닫아야 하는 경우 스트레스가 많습니다. 따라서 미지급금 팀은 소싱 및 조달 실제로 프로세스는 복잡한 승인 경로를 통해 송장을 추적하고 체인에서 발생하는 오류를 수정하는 데 과도한 시간을 소비할 수 있습니다.

송장 처리 문제의 실질적인 의미

전통주의의 문제점 청구서 관리 프로세스, 이전 섹션에 나열된 것은 회사의 생산성 및 수익성에 심각한 영향을 미칠 수 있습니다.

• 효율성 및 생산성 손실: 송장 확인, 오류 및 예외 처리, 과정 추적, 승인 받기 및 송장 결제는 시간이 많이 걸리는 프로세스입니다. 이러한 작업에 "낭비된" 시간은 기업 가치에 기여하는 작업에 더 잘 사용됩니다. 청구서 처리와 관련된 반복적인 작업은 조직의 생산성을 저해할 수 있습니다.
• 직원 사기 및 문화: AP 직원의 60% 전하는 바에 의하면 송장 처리가 업무 중 가장 싫은 일임을 알게 됩니다. 업무의 절반 이상에 대한 불만은 근로자의 사기와 열정을 잃게 합니다. 직원들이 하는 것은 당연하다. 발견 보람있는 직업의 흥미로운 측면에 보낸 시간. 따라서 송장 처리 프로세스의 일상적인 잡무를 최소화하고 직원 업무의 도전적이고 흥미로운 측면에 소요되는 시간을 늘리면 업무 만족도를 높이고 직원 유지율을 높일 수 있습니다.
• 에스컬레이션 부채: 송장 처리 워크플로에서 지연이 발생하면 실행 불가능한 송장이 발생할 수 있습니다. 이로 인해 시간이 지남에 따라 부채가 발생하고 감사 기간에 압박이 가중되며 규정을 준수하지 않을 수 있습니다. 이 모든 것이 수익에 영향을 미칩니다.
• 사기 취약성: 인보이스 프로세스에서 발생하는 일부 사기에는 제19자 사기, 인력 착오, 중복 지불 및 기타 내부 오류가 포함됩니다. 인보이스 사기는 비정상적인 인보이스 양, 제공된 제품/서비스와 인보이스 사양 간의 불일치, PO와 인보이스 간의 불일치, 의심스러운 직원 행동으로 나타날 수 있습니다. 수동 송장 처리 작업은 지루하고 정신적 무기력을 초래할 수 있습니다. 이로 인해 송장에서 오류 및 데이터 문제를 확인할 때 사기를 놓칠 수 있습니다. 이것은 위기의 시기에 특히 그렇습니다. 예를 들어, 코로나XNUMX 팬데믹 전하는 바에 의하면 2020년 인보이스 사기 발생률이 증가했습니다. 인보이스 사기는 특히 거래량이 많은 경우 수동으로 감지하기 어렵습니다.
• 분산형 인보이스 처리: 일관되거나 응집력 있는 인보이스 관리 워크플로가 없으면 프로세스가 파편화되어 중앙 집중식 가시성과 거버넌스를 방해할 수 있습니다.
• 확장의 장애물: 회사가 성장함에 따라 수동 청구서 처리가 거추장스러워집니다. 따라서 작은 설정에 적합하다고 생각되는 것을 계속 유지하는 것은 확장 및 확장 가능성을 방해합니다. 모든 비즈니스의 궁극적인 목표는 현상 유지가 아니라 성장입니다!

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자동화된 송장 처리

송장 처리 자동화는 이 수동 프로세스와 관련된 모든 문제는 아니지만 대부분의 문제에 대한 명확한 솔루션을 제공합니다. 일부 단계에서 약간의 수동 개입이 필요하기 때문에 "전부가 아닌 경우"라는 경고가 발생합니다. 그럼에도 불구하고 프로세스의 많은 반복 작업을 자동화하면 시간을 절약하고 비용을 절약하며 직원 사기를 유지하고 좋은 공급업체 관계를 유지할 수 있습니다.

수동 개입 없이 영수증에서 마감까지 자동으로 송장을 처리하는 완전한 터치리스 송장 라우팅은 여전히 ​​드뭅니다. ㅏ 측량 AP 프로세스에 관련된 직원들 사이에서 실시한 결과 대부분의 수동 작업 자동화에 대한 압도적인 지원을 보여줍니다.

송장 처리 워크플로의 일부 또는 대부분 작업 자동화의 몇 가지 구체적인 이점은 다음과 같습니다.

• 데이터 일관성: 자동화된 송장 처리 도구에는 송장에서 관련 데이터를 추출하고 후속 확인 및 승인을 지원하는 표준화된 형식으로 저장할 수 있는 자동 데이터 추출 도구가 포함되는 경우가 많습니다. 많은 송장 처리 도구에는 송장에서 관련 데이터를 추출할 수 있는 내장 OCR 모듈이 함께 제공됩니다. AI 지원 송장 관리 도구 Nanonets와 같은 다양한 형식의 인보이스에서 특정 데이터를 추출하도록 훈련할 수 있습니다.
• 더 빠른 XNUMX자 매칭: 거래와 관련된 모든 데이터가 같은 장소에 디지털 방식으로 저장되고 시각적 또는 AI 기반을 통해 쉽게 비교할 수 있기 때문에 송장과 PO 및 영수증의 자동 XNUMX자 비교는 수동 검증보다 빠릅니다. 소프트웨어. 자동화된 인보이스 처리 워크플로는 사람의 개입 없이 자동 매칭을 위해 데이터베이스 및 기타 회계 시스템과 통합될 수 있습니다.
• 간소화된 승인: 송장을 한 단계에서 다음 단계로 자동 전달하고 승인 미리 알림을 설정하면 송장 처리 지연을 방지할 수 있습니다. 우발 상황 및 미리 알림을 워크플로우에 포함하면 병목 현상을 제거할 수 있습니다. 전자 서명과 디지털 양식을 통합하면 프로세스의 다른 참가자가 이동 중에도 승인할 수 있으므로 물리적 부재로 인해 승인 프로세스가 지연되지 않습니다.
• 프로세스 투명성: 데이터에 대한 다단계 액세스 및 중앙 집중식 데이터 스토리지는 투명성을 허용할 수 있습니다. 송장 처리의 자동화는 또한 체크포인트를 따라 송장의 진행 상황을 추적하기 위한 감사 추적을 생성합니다.
• 데이터 보안: 송장 데이터의 디지털화는 유효성 검사 및 승인을 위해 문서를 물리적으로 이동하는 것과 일반적으로 관련된 정보 손실을 방지할 수 있습니다. 자동화를 통해 송장 관리 워크플로를 회사의 워크플로우와 통합할 수도 있습니다. 문서 관리 시스템 감사 및 보관 목적을 위한 기타 부기 도구. 또한 규정 준수에도 도움이 됩니다.
• 더 나은 비즈니스 인텔리전스: 자동화된 송장 관리를 통해 구매 데이터 및 지출에 쉽게 액세스하고 평가할 수 있으므로 더 나은 분석 및 의사 결정이 가능합니다.
• 공급업체 관계 유지 관리: 지연이 없고 송장을 체계적으로 관리하면 시기 적절한 지불, 더 나은 공급업체 커뮤니케이션 및 공급업체와의 생산적인 관계가 이루어집니다.
• 사기 제거: 송장 승인 작업 흐름을 자동화하면 작업 흐름 전반에 걸쳐 수표를 배치하고 가시성을 높여 사기를 제거할 수 있습니다. 불규칙성은 자동화된 XNUMX자 일치 중에 자동으로 표시될 수 있습니다. 또한 전자 서명 확인을 통해 내부/외부 사기 및 관련 손실을 모두 방지할 수 있습니다.

자동화에 적합한 AP 프로세스

자동화의 이점을 누릴 수 있는 일부 송장 처리 단계는 다음과 같습니다.

• 인보이스 접수: 다양한 벤더로부터 다양한 형식의 인보이스가 수신되는 경우 인보이스의 다양한 관련 필드를 자동으로 감지하면 인보이스를 디지털화하고 데이터를 더 잘 관리하는 데 도움이 됩니다. OCR 도구는 여기에서 유용합니다.
• 인보이스 유효성 검사: 인보이스의 데이터 무결성 및 완전성을 확인하는 규칙을 쉽게 설정할 수 있습니다. 송장 데이터베이스의 다양한 맞춤형 필드를 채우면 불완전하거나 누락된 정보를 감지하는 데 도움이 될 수 있습니다.
• XNUMX자 일치: 송장은 PO에 대한 응답으로 발생하는 경우가 많으며 종종 영수증과 연결됩니다. 이 세 문서는 공통 PO 번호로 연결됩니다. 송장, PO 및 영수증의 자동 일치는 검증 프로세스를 가속화하고 지연 없이 송장을 다음 단계로 이동합니다.
• 예외 처리: 예외 및 극단적인 경우는 송장 관리에서 드문 일이 아닙니다. 시간대 변경, 여러 번의 반복 청구, 소급 가격 조정 및 가변 월 길이로 인해 특별한 경우가 발생할 수 있습니다. 일부 소프트웨어, 특히 Nanonets와 같은 AI로 구동되는 소프트웨어는 이러한 에지 케이스를 처리할 수 있지만 일부 소프트웨어는 다양한 수준의 인간 개입이 필요합니다.
• 승인 프로세스: 디지털 송장은 승인을 위해 자동으로 관리 계층 구조를 따라 이동할 수 있습니다. 미리 알림을 설정하면 인보이스 프로세스를 서두르는 데 도움이 될 수 있습니다.
• 결제: 디지털 결제(전신 송금 등)를 소프트웨어에 내장하여 모든 승인을 받으면 공급업체에 대한 자동 결제를 활성화할 수 있습니다.
• 분석: 자동화를 통해 지출 패턴과 공급업체 관계를 평가 및 분석할 수 있으므로 과정 수정 및 생산적인 비즈니스 결정에 도움이 될 수 있습니다. AI 기반 시스템은 송장에 대한 더 많은 교육을 통해 더 나은 분석을 가능하게 합니다.

이 30분 라이브 데모를 예약하면 송장 또는 영수증의 데이터를 ERP 소프트웨어에 수동으로 입력해야 하는 마지막 시간이 됩니다.

지능형 송장 처리를 위한 나노넷

Nanonets는 비즈니스의 송장 처리 단계를 자동화하고 간소화하는 데 사용할 수 있는 AI 기반 소프트웨어입니다.

다양한 송장 파일 유형에서 데이터를 오류 없이 캡처할 수 있습니다. Nanonets의 AI 엔진은 코딩 없이 실제 인보이스로 학습할 수 있어 기업에 맞게 커스터마이징이 가능합니다.  

또한 최첨단 알고리즘과 다단계 승인을 위한 강력한 인프라가 내장되어 있습니다. Nanonets 송장 처리 소프트웨어는 Mysql 데이터베이스, QuickBooks 또는 Salesforce와 같은 다른 시스템과 통합될 수 있으며 플랫폼에 구애받지 않습니다. 정확하고 확장 가능하며 매입금 인보이스 처리 팀의 시간과 비용을 절약하고 생산성을 향상시킵니다.

결론

송장 처리 자동화는 구매 프로세스를 간소화하고 송장 경로의 투명성을 향상시키며 시간과 비용을 절약하고 직원 생산성을 높이며 공급업체 관계를 개선합니다. 인보이스 흐름 자동화를 통해 인간 직원은 계획 및 전략 수립과 같은 덜 일상적이고 더 높은 가치의 활동에 집중할 수 있습니다. 결과적으로 비즈니스의 전반적인 효율성과 수익성이 향상될 수 있습니다.