분주한 비즈니스 세계에서 지급 계정과 송장 처리를 수동으로 관리하는 것이 점점 더 어려워지고 있습니다.

과제는 다양합니다.

• 수동 데이터 입력이 너무 느림
• 인간의 실수로 인한 항상 위험
• 승인 과정의 효율성 부족

기업에서는 이러한 중요한 운영을 간소화할 수 있는 방법을 끊임없이 모색하고 있습니다. 오늘날 AP 자동화 기술은 한때 힘든 프로세스였던 작업을 자동화할 수 있습니다. 시중에 나와 있는 Sage 회계 소프트웨어 제품군과 함께 사용하면 효율성과 정확성을 목표로 하는 기업에 AP 자동화 소프트웨어 통합이 필수가 됩니다. Nanonets와 Sage의 통합은 금융 거래 관리의 도약을 의미하며 디지털 시대의 운영 효율성에 대한 새로운 표준을 설정합니다. 이것이 어떻게 작동하는지, 그리고 팀을 위해 어떻게 설정할 수 있는지 살펴보겠습니다.

송장 처리의 진화

송장 처리의 전통적인 수동적 뿌리에서 디지털 개척지로의 여정은 기술 진화의 이야기입니다.

1980년대 이전: 수동 지급 계정

지급 계정 프로세스는 실제 송장, 종이 수표, 장부를 포함하여 완전히 수동으로 이루어졌습니다.

1980년대-1990년대: 디지털 원장

초기 소프트웨어 솔루션은 기본적인 디지털 원장 기능을 제공하여 프로세스의 일부를 간소화했습니다.

2000년대: 전자 송장 발행 잠금 해제

인터넷은 전자 송장 발행, 온라인 거래, 이메일 통신을 도입하여 지급 계정에 혁명을 일으켰습니다. 이 시대에는 종이 기반 프로세스가 크게 감소했습니다.

2010년대: 사용하기 쉬운 클라우드 솔루션

클라우드 기반 솔루션을 통해 더욱 확장 가능하고 유연하며 접근 가능한 금융 운영이 가능해졌으며, 모바일 기술을 통해 이동 중에도 송장 관리 및 승인이 가능해졌습니다.

2010년대 후반~현재: 자동화된 지급 계정 솔루션

최신 발전에는 자동화 및 인공 지능을 사용하여 다음을 포함한 전체 프로세스를 자동화하는 것이 포함됩니다.

• 회계 및 AP 인텔리전스: AI 기반 회계 시스템의 출현으로 새로운 효율성 시대가 열렸습니다. 데이터 입력, 송장 일치, 거래 처리 등 반복적인 작업을 수행할 수 있는 이러한 시스템은 인간의 능력을 뛰어넘는 속도와 정확성으로 작동합니다.
• 앱 전반에 걸쳐 연결된 작업 흐름: 오늘날의 상호 연결된 디지털 환경에서는 애플리케이션 간의 원활한 통신이 중요합니다. 이제 이메일, AP 도구, 회계 소프트웨어, ERP 및 기타 데이터베이스가 함께 작동하여 플랫폼 전반에 걸쳐 데이터 캡처 및 동기화를 자동화합니다.
• 지능형 데이터 캡처: 오늘날의 시스템은 자연어 처리 및 광학 문자 인식(OCR)과 같은 AI 기술을 활용하여 다양한 송장 형식의 데이터 추출 및 해석을 자동화합니다. 여기에는 전례 없는 효율성으로 구조화되지 않은 스캔 데이터를 처리하는 것이 포함되며, 미지급금 프로세스를 이전보다 더 원활하고 정확하게 만듭니다.

송장 스캐닝을 위한 OCR 기술

OCR(광학 문자 인식)은 기업이 문서를 처리하는 방법을 단순화합니다. 사용 사례에서 OCR은 송장 및 기타 종이 문서를 스캔하여 디지털 텍스트로 변환합니다. 디지털 텍스트는 AI를 사용하여 해석되고 송장 세부정보가 추출됩니다.

• 입력란(인보이스 날짜, 인보이스 번호, 금액, 판매자 정보, 구매자 정보 등)
• 품목(판매된 상품 및 서비스에 대한 설명 및 비용).
• GL 코드(과거 데이터를 기반으로 AI가 자동 할당).
• 상황에 따른 기타 차원(비용 분류 등)

OCR 및 송장 스캔 소프트웨어는 어떤 영향을 미치나요?

보고된 다양한 통계는 자동화 소프트웨어의 영향을 강조합니다. 이 숫자는 귀하와 귀하의 팀이 경험하기를 기대할 수 있는 성공의 종류를 나타냅니다.

가공 비용의 극적인 절감

귀하 부서의 재정 건전성부터 시작해 보겠습니다. AP Automation은 처리 비용을 무려 70%나 절감한 것으로 나타났습니다. 이것은 단지 돈을 절약하는 것에 관한 것이 아닙니다. 이는 성장, 교육, 심지어 모두가 주목하고 있는 사무실 에스프레소 머신에 예산을 재분배하는 것입니다. 이를 팀의 효율성과 복지에 대한 투자로 생각하십시오.

시간이 본질이다

지금, 송장 처리 시간을 384% 단축한다고 상상해 보십시오. 이러한 급격한 감소는 팀이 이전보다 더 많은 송장을 더 빠르게 처리할 수 있어 진정으로 중요한 전략적 이니셔티브에 집중할 수 있는 시간을 확보할 수 있음을 의미합니다. AP 자동화를 사용하면 “그럴 시간이 없어요”가 “다음 의제는 무엇입니까?”가 됩니다.

마음의 평화를 위한 오류 감소

우리는 오류가 단지 짜증나는 것 이상일 수 있으며 비용이 많이 들 수 있다는 것을 알고 있습니다. 송장 처리 오류 37% 감소, AP 자동화는 귀하의 운영에 마음의 평화를 가져다줍니다. 오류가 적다는 것은 수정 주기에 소요되는 시간이 줄어들고 데이터 무결성에 대한 확신이 높아진다는 것을 의미합니다. 이는 또한 공급업체 및 이해관계자와의 마찰이 줄어들어 보다 원활한 관계와 운영이 가능해집니다.

공급업체 관계 육성

관계에 대해 말하자면, 공급업체 만족도가 향상되었다고 보고한 조직의 76%에 대해 이야기해 보겠습니다. 이것이 핵심입니다. 행복한 공급업체는 안정적인 공급망과 협상 및 할인 기회를 의미합니다. 공급업체는 AP 자동화 덕분에 결제의 시간 엄수와 정확성을 인식하고 높이 평가할 것입니다.

조기지불 할인을 통한 현금흐름 최적화

조기납부 할인으로 3% 할인 조직의 재정적인 면모를 개선하고 현금 흐름을 개선하며 재무 운영에 더 많은 영향력과 유연성을 제공합니다.

합병증 없는 규정 준수

마지막으로, AP 자동화의 핵심은 스트레스 없는 100% 규정 준수입니다. 규제 요구 사항이 계속 증가하는 시대에 스트레스 없이 완전한 규정 준수를 달성하는 것은 기적이나 마찬가지입니다.

Sage의 OCR 및 송장 스캐닝을 위한 나노넷

회계 요구 사항을 위해 Sage를 활용하는 회사의 경우 송장을 수동으로 처리하는 과정은 인내심을 시험할 뿐만 아니라 리소스를 상당히 소모하게 됩니다. Sage용 OCR 및 송장 스캔 소프트웨어는 중요하지만 번거로운 이 프로세스를 능률적이고 효율적인 작업 흐름으로 전환합니다.

회계팀이 Nanonets와 같은 OCR 기반 AP 자동화 소프트웨어를 사용하고 이를 Sage와 통합하여 회계 워크플로우를 간소화하는 방법을 살펴보겠습니다.

Sage의 수동 AP 워크플로

Sage를 사용하는 회사의 일반적인 수동 AP 프로세스를 살펴보겠습니다.

송장 영수증: 송장은 종이, 디지털 등 다양한 형식으로 도착합니다. 직원은 이러한 문서를 수동으로 수집하고 정리해야 합니다.

수동 분류 및 GL 코딩: 각 송장은 공급업체, 금액, 만기일 등의 기준에 따라 정렬되므로 상당한 시간과 노력이 필요합니다. 그런 다음 각 송장을 해당 General Ledger 계정에 코드화해야 합니다.

데이터 입력: 공급업체 세부 정보, 금액, 날짜 등 각 송장의 중요한 정보가 Sage에 수동으로 입력됩니다.

송장 확인: 송장은 회사의 정책에 따라 양방향(송장 및 PO), 3방향(송장, PO, 입고보고서), 4방향(송장, PO, 입고보고서, 검사보고서) 매칭을 거칠 수 있습니다. 거래를 확인합니다.

승인: 확인되면 송장은 승인을 위해 전달되며, 종종 여러 부서 또는 권한 수준이 관련됩니다.

지불 처리: 승인된 송장은 조건 및 현금 흐름을 고려하여 지급되도록 예약됩니다.

화해: 마지막으로 Sage에서 결제가 조정되어 모든 거래가 재무 기록에 정확하게 반영됩니다.

Nanonet을 사용한 자동화된 AP 워크플로우

이제 Sage에 통합된 Nanonet을 사용하여 이 워크플로를 다시 상상해 보겠습니다.

송장 영수증: 사진을 찍어보세요. 출처에 관계없이 기업이 받는 모든 청구서는 하나의 디지털 지점에 깔끔하게 정리되어 있습니다. 복잡한 이메일, 드라이브, 데이터베이스에서 청구서를 도착하자마자 자동으로 가져오므로 시간이 절약되고 실수가 줄어듭니다.

Nanonets는 이메일 본문과 첨부 파일에서 이메일로 전송된 송장을 자동으로 읽습니다.

손으로 직접 작성하거나 인쇄한 모든 청구서는 스마트폰을 사용하여 쉽게 스캔하거나 플랫폼에 직접 업로드할 수 있습니다.

디지털 영수증은 Nanonets 플랫폼을 사용하여 직접 생성 및 인쇄하거나 메일, 앱 및 데이터베이스에서 Nanonets로 가져올 수 있습니다.

이 프로세스를 통해 원본에 관계없이 모든 데이터 조각이 중앙 집중식 디지털 저장소에서 제자리를 찾아 추가 작업을 수행할 수 있도록 합니다.

자동화된 데이터 입력: Nanonets AI는 99% 이상의 정확도로 송장을 판독하여 시간을 순간으로 단축합니다. 이러한 변화는 팀이 단조로운 일을 버리고 실제로 중요한 작업에 전념할 수 있음을 의미합니다. 그런 다음 수동으로 데이터를 입력할 필요 없이 데이터가 추출되어 Sage에 직접 입력됩니다.

자동 분류 및 GL 코딩: Nanonets는 OCR을 사용하여 공급업체, 날짜, 금액 및 기타 관련 기준별로 송장을 자동으로 인식하고 분류합니다. GL 코드 할당은 다음을 통해 자동화할 수 있습니다.

• 과거 데이터에 대한 학습: 여기에는 역사적으로 올바른 GL 코드가 태그된 과거 재무 문서 및 거래를 업로드하는 것이 포함됩니다. 모델은 이러한 예를 통해 새로운 거래에 대한 GL 코드를 정확하게 예측합니다.

• 즉시 사용 가능한 Gen AI: Nanonets GenAI를 사용하면 당사의 소프트웨어는 인간의 이해를 모방하는 방식으로 금융 문서의 텍스트를 해석할 수 있습니다. 이를 통해 거래 세부 사항이 모호하거나 희박한 경우에도 복잡한 추론을 적용하여 GL 코드를 정확하게 할당하기 위해 관련 정보, 컨텍스트 및 의미를 추출할 수 있습니다.

지능형 송장 검증: Nanonets는 AI를 활용하여 추출된 송장 데이터를 Sage에 있는 구매 주문, 수신 보고서, 검사 보고서와 읽고 상호 참조하여 양방향, 3방향 또는 4방향 매칭을 자동으로 수행합니다.

검증: 시스템은 불일치 사항을 사람의 검토를 위해 표시하지만 그렇지 않은 경우 회사 기준과 일치하는 송장은 승인을 위해 자동으로 전달되거나 사전 설정된 규칙에 따라 직접 승인됩니다.

승인: Nanonets 승인은 더 이상 병목 현상이 발생하지 않습니다. 이메일, Slack, Teams 등 조직이 있는 곳 어디에서나 유연하게 활동할 수 있습니다. 이렇게 하면 방해가 되는 전화 통화와 너무도 익숙한 알림 공세의 필요성이 사라집니다.

지불 처리: 승인된 송장은 조건에 따라 자동으로 결제 대기되므로 현금 흐름 관리가 최적화됩니다.

화해: 은행 명세서를 가져올 수 있으며 Nanonets는 Sage에서 자동으로 지불금을 조정하여 재무제표가 최신 상태이고 정확하도록 보장하며 장부가 90% 더 빨리 마감됩니다.

앞서 Sage용 OCR 및 송장 스캔 소프트웨어를 사용하면 얻을 수 있는 실질적인 이점에 대해 논의했습니다. 그러나 무엇보다도 수동에서 자동화된 AP 프로세스로의 전환은 작업 수행 방식의 변화일 뿐만 아니라 재무 부서 역할의 근본적인 변화를 의미합니다. Nanonets와 같은 도구를 사용하면 재무 팀이 백오피스 기능에서 전략적 기여자로 이동하여 실시간 데이터 및 분석을 활용하여 비즈니스 결정을 내릴 수 있습니다. 이것이 금융의 미래이며 이제 Nanonets를 통한 자동화 기능을 통해 Sage 사용자에게 제공됩니다.

우리가 살펴보았듯이 Nanonets와 Sage 회계 소프트웨어의 통합은 수동 송장 처리의 비효율성으로 인해 어려움을 겪고 있는 기업에 획기적인 변화를 가져옵니다. 수동에서 자동화된 지급 계정 프로세스로의 진화는 단순한 진전이 아닙니다. 이는 재무 운영이 간소화되고 오류율이 급락하며 실시간 데이터 분석을 통해 전략적 의사결정이 강화되는 미래로의 도약입니다. 단조로운 수동 작업에서 전략적 통찰력으로 전환함으로써 올바른 자동화 도구를 갖춘 재무팀은 디지털 시대에 기업의 수익성, 민첩성 및 경쟁 우위를 더욱 높일 수 있습니다.

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• 출처: https://nanonets.com/blog/ocr-and-invoice-scanning-software-for-sage/