비용 청구 프로세스를 간소화하면 비즈니스 효율성과 정확성이 향상될 뿐만 아니라 수익 측면에서도 판도를 바꿀 수 있습니다.

생각해보세요: 더 빠른 환급, 정확한 재무 기록, 더 쉬운 회사 및 세법 준수. 그러나 여전히 고통스러운 운동입니다. 이에 따르면 글로벌 비즈니스 여행 협회 보고서, 처리 경비 보고서 하룻밤 호텔 숙박 비용은 평균 $58이며 소요 시간은 20분입니다!

귀하의 비즈니스 모델이 얼마나 뛰어난지 또는 귀하의 판매 수치가 얼마나 큰지에 관계없이 누출 비용 청구 프로세스는 귀하의 재정에 느리고 조용한 킬러가 될 수 있습니다. 그리고 당신이 신규 사업이거나 성장하는 사업이라면 그것은 당신이 감당할 수 없는 히트작입니다.

좋은 소식은 비용 청구 프로세스를 자동화하면 더 빠르고 정확하며 비용이 적게 든다는 것입니다. 재정을 빠르고 효과적으로 늘리고 싶다면 이 영역에 집중해야 합니다.

이 기사에서는 비용 청구를 더 잘 자동화하고 관리하는 방법을 강조합니다.

비용 청구란 무엇입니까?

비용 청구는 직원이 회사를 대신하여 발생한 비용을 환급받기 위해 제기하는 공식적인 요청입니다. 이는 출장비, 식사비, 사무용품 또는 직원이 직접 지불한 기타 비용일 수 있습니다.

비용 청구가 생성되는 다양한 방법

팀원이 출장 중에 교통 위반 딱지를 받으면 업무 비용이 아닙니다. 그러나 고객에게 멋진 저녁 식사를 대접했거나 호텔을 예약한 경우에는 이에 대해 청구할 수 있습니다.

XNUMXD덴탈의 IRS 정당한 사업 비용으로 간주되는 것에 대한 간단한 규칙이 있습니다. 평범하고 필요해야 합니다. 평범하다는 것은 귀하의 업무 라인에서 일반적이라는 것을 의미하고, 필요하다는 것은 귀하의 비즈니스에 유용하고 적합하다는 것을 의미합니다.

비용 청구는 다음과 같은 다양한 곳에서 발생할 수 있습니다. 여행, 사무용품 또는 고객 관계 구축. 

그것을 분해하자 :

1. 여행 경비: 직원들이 출장 중일 때 항공료, 호텔, 렌트카, 기름값을 생각해 보십시오.

2. 음식 및 엔터테인먼트: 여기에는 영업 팀이 식사를 위해 잠재 고객을 만나거나 네트워킹 이벤트 티켓을 얻는 것이 포함될 수 있습니다.

3. 사무비: 일상적인 사무용품부터 인터넷 청구서까지 모든 것이 이 범주에 속합니다.

4. 숙박 : 호텔 객실이나 임대 아파트와 같은 하룻밤 숙박에 대한 모든 비용이 여기에 포함됩니다.

5. 예상치 못한 관련 비용: 여기에는 정규 운영의 일부는 아니지만 비즈니스에 필요한 긴급 수리 또는 법적 비용과 같이 직원이 부담하는 예상치 못한 비용이 포함됩니다.

비용 청구서를 생성할 수 있는 방법에는 여러 가지가 있습니다.

영수증: 가장 전통적인 방법은 직원이 업무 관련 구매 영수증을 저장하고 비용 청구 보고서와 함께 제출하는 것입니다.

신용 카드 명세서: 회사에서 업무용 신용카드를 제공하는 경우 카드 명세서에서 직접 지출 내역을 추적할 수 있습니다.

모바일 앱: 현재 많은 기업에서 사용 경비 관리 직원이 영수증 사진을 찍어 즉시 제출할 수 있는 앱.

일당 수당: 경우에 따라 회사에서 직원의 비용을 충당하기 위해 일일 수당을 제공할 수 있습니다. 이 허용량을 초과하는 모든 지출은 별도로 청구해야 합니다.

이러한 모든 방법에는 장단점이 있으며 최선의 선택은 종종 비즈니스의 규모와 요구 사항에 따라 다릅니다.

기업이 비용 청구를 추적하고 관리하는 방법

전통적으로 회사는 비용 청구를 추적하고 관리하기 위해 수동 프로세스에 의존해 왔습니다. 여기에는 일반적으로 직원이 종이 비용 보고서를 작성하고 실제 영수증을 첨부하여 관리자나 컨트롤러에게 제출하는 작업이 포함됩니다.

그런 다음 관리자는 청구를 검토하고 승인합니다. 그 후, 보고서 추가 처리를 위해 회계 부서로 전달됩니다. 회계 팀은 회계 시스템에 데이터를 입력하고 비용을 확인하고 직원에게 환급을 발행합니다.

많은 일처럼 들리지 않습니까? 그리고 그건. 그러나 그것은 최악의 부분도 아닙니다. 발생할 수 있는 모든 번거로움과 잠재적인 오류에 대해 생각해 보십시오.

• 직원은 자신의 모든 정보를 추적해야 합니다. 영수증 제시간에 제출하십시오.
• 관리자는 각 청구를 개별적으로 검토하고 승인해야 하므로 다른 곳에 사용하는 것이 더 나을 수 있는 소중한 시간을 낭비하게 됩니다.
• 허위 또는 부풀려진 청구가 빠져나가 금전적 손실을 초래할 수 있습니다.
• 수동으로 데이터를 입력할 때 회계 오류가 발생하여 재무 기록이 불일치할 수 있습니다.
• 처리가 지연되면 환급이 늦어져 직원의 불만을 야기할 수 있습니다.
• 회계팀은 세무 목적으로 데이터를 추출하고 분류해야 하므로 시간이 많이 걸리고 오류가 발생하기 쉽습니다.
• 부정확한 데이터는 재무 계획 및 예산 책정을 방해하여 잘못된 비즈니스 결정을 내릴 수 있습니다.

이러한 모든 장애물로 인해 많은 기업이 자동화된 비용 관리 솔루션을 채택하고 있는 것은 놀라운 일이 아닙니다. 이러한 도구는 제출에서 승인, 환급에 이르기까지 전체 프로세스를 간소화합니다. 또한 회계 시스템과 통합하여 비용을 보다 쉽게 ​​추적하고 분류할 수 있습니다.

비용 청구 프로세스 자동화를 고려해야 하는 이유는 무엇입니까?

직원이 영수증을 찍어 온라인 플랫폼에 업로드합니다. 데이터를 자동으로 추출하고 비용을 분류하여 청구서를 제출합니다. 그런 다음 청구는 승인을 위해 적절한 관리자에게 자동으로 전달되고 처리를 위해 회계 부서로 전달됩니다. 직원은 환급을 받고 비용 데이터는 회계 시스템에 자동으로 기록되고 분류됩니다.

다음과 같은 자동화 솔루션으로 나노넷 비용 청구서 OCR, 이것은 가상의 시나리오가 아니라 현실입니다. 수동 데이터 입력의 필요성을 제거하고 오류 위험을 줄이며 전체 비용 청구 프로세스의 속도를 높일 수 있습니다.

비용 청구 프로세스 자동화를 고려해야 하는 몇 가지 이유가 있습니다.

1. 처리 속도 향상: 자동화는 수동 데이터 입력을 제거하고 승인 시간을 단축하며 더 빠른 환급을 보장합니다. 팀은 서류 작업에 얽매이지 않고 더 중요한 작업에 집중할 수 있습니다.

2. 수동 개입 줄이기: 규칙과 작업 흐름이 처음부터 바로 설정되기 때문에 관리자와 회계 팀은 각 청구를 검토하고 승인하는 데 많은 시간을 할애할 필요가 없습니다. 이는 인적 오류의 위험을 줄이고 프로세스의 일관성을 보장합니다.

3. 부정확성 감소: 유효하지 않은 데이터, 중복 항목 및 사기성 청구는 자동으로 표시되며 즉시 처리할 수 있습니다. 이렇게 하면 재무 기록이 정확하고 신뢰할 수 있으며 규정을 준수할 수 있습니다.

4. 가시성 향상: 자동화를 통해 비용을 실시간으로 파악할 수 있습니다. 지출 추세를 추적하고, 지출이 많은 영역을 식별하고, 정보에 입각한 결정을 내려 비용을 제어할 수 있습니다.

5. 규정 준수 보장: 자동화 시스템은 귀사의 비용 정책 및 IRS 규정에 따라 프로그래밍할 수 있습니다. 이를 통해 모든 클레임이 규정을 준수하도록 보장하여 감사 및 처벌의 위험을 줄입니다.

6. 보고 간소화: 자동화된 도구는 자세한 보고서를 생성하여 데이터를 보다 쉽게 ​​분석하고 지출 패턴에 대한 통찰력을 얻을 수 있도록 합니다. 이것은 예산 및 재정 계획에 도움이 될 수 있습니다.

7. 직원 만족도 향상: 직원들은 수백 건의 비용 보고서를 제출하거나 환급을 받기 위해 몇 주를 기다리는 것을 원하지 않습니다. 자동화 시스템을 통해 비용을 쉽게 제출하고 신속하게 환급받을 수 있습니다. 더 이상 승인을 쫓거나 영수증 분실에 대해 걱정할 필요가 없습니다.

8. 환경 친화적: 더 이상 프린터와 복사기를 사용하지 마세요. 디지털화함으로써 탄소 발자국을 줄이고 더 많은 것에 기여하고 있습니다. 지속가능한 환경을 제공합니다.

9. 확장 가능: 비즈니스가 성장함에 따라 비용도 증가합니다. 수동 처리와 달리 자동화 시스템은 더 많은 사용자와 트랜잭션을 수용하도록 쉽게 확장할 수 있으므로 회사가 확장됨에 따라 원활한 운영이 보장됩니다.

10. 비용 절감: 물론 시스템 자동화에는 대가가 따르지만 다음 사항을 고려하십시오. 종이, 잉크 및 기타 잡화에 더 이상 비용이 들지 않습니다. 지루한 수동 데이터 입력 및 처리에 소요되는 시간을 더 이상 지불하지 않아도 됩니다. 또한 정확성을 개선하고 중복 및 허위 청구를 줄이면 장기적으로 더 많은 비용을 절약할 수 있습니다.

비용 청구 프로세스를 자동화하는 방법

귀하의 비즈니스에는 고유한 요구 사항과 요구 사항이 있을 수 있습니다. 소기업은 영수증 데이터를 캡처하기 위해 OCR 도구만 필요할 수 있습니다. 나머지는 스프레드시트를 사용하여 관리할 수 있습니다.

반면에 중견 기업은 보다 포괄적인 솔루션이 필요할 수 있습니다. 데이터 캡처에서 승인 워크플로우, 회계 소프트웨어와의 통합에 이르기까지 모든 것을 처리하는 것입니다.

자동화에 대해 생각하기 전에 요구 사항을 명확하게 이해해야 합니다.

비용 청구 프로세스를 자동화하기 위해 따를 수 있는 단계에 대한 간략한 설명은 다음과 같습니다.

1. 당신의 필요를 확인하십시오

자동화를 통해 달성하려는 목표를 결정합니다. 이는 처리 시간 단축, 오류 감소, 규정 준수 향상 또는 위의 모든 것일 수 있습니다.

또한 다음과 같은 요소를 고려하십시오.

• 회사의 규모
• 비용 정책
• 귀하가 처리하는 비용 청구의 양
• 팀의 기술적 능력
• 예산
• 기존 워크플로의 장애물

2. 사용 가능한 솔루션 평가

사용 가능한 비용 관리 솔루션에 대한 시장 조사. 필요에 맞는 기능을 찾으십시오.

• 데이터 캡처 및 처리를 위한 OCR
• 더 빠른 처리를 위한 규칙 기반 승인
• AI 기반 이상 징후 신고
• 비용 분류를 위한 자가 학습 알고리즘
• 회계 소프트웨어와 통합
• 출장 경비 제출
• 사용자 지정 가능한 승인 워크플로
• 규정 준수 확인 및 알림
• 자세한 보고 및 분석

3. 비용 관리 솔루션 선택 및 구현

솔루션을 선택하는 동안 사용자 친화성, 필요한 교육, 확장성, 보안 조치, 비용 및 고객 지원과 같은 요소를 고려하십시오.

옵션을 좁히십시오. 데모 또는 평가판 기간을 요청하십시오. 이렇게 하면 소프트웨어에 대한 실제 경험을 얻을 수 있으며 귀하의 비즈니스에 적합한지 판단하는 데 도움이 됩니다.

올바른 솔루션을 찾으면 조직에서 구현할 수 있습니다. 여기에는 다음이 포함될 수 있습니다.

• 직원 교육
• 적격 비용, 승인자, 승인 한도 및 워크플로우 정의
• 비용 정책 및 규정을 준수하기 위한 역할 및 시스템 설정
• 기존 시스템과 통합(회계, 급여, HR 등)

4. 성능 모니터링 및 최적화

데이터 캡처, 승인 시간 및 환급 시간의 정확성을 확인하십시오. 수동 개입이 필요한 빈도와 시스템이 이상 징후를 올바르게 표시하는지 확인하십시오. 필요에 따라 역할과 규칙을 업데이트합니다.

사용자 피드백을 추적합니다. 직원들이 시스템을 사용하기 쉽다고 생각합니까? 비용을 제출하고 신속하게 상환받을 수 있습니까? 피드백을 사용하여 개선할 수 있습니다.

또한 수익에 대한 시스템의 영향을 모니터링하십시오. 시간과 비용을 절약하고 있습니까? 도구가 비용을 제어하고 사기를 줄이는 데 도움이 됩니까?

Nanonets가 비용 청구 프로세스를 자동화하는 데 도움이 되는 방법

비용 청구 처리가 훨씬 쉬워집니다. 나노 넷. 영수증 캡처에서 비용 승인 및 지불 처리에 이르는 전체 비용 청구 프로세스를 자동화할 수 있습니다.

다음은 Nanonets가 어떻게 도움이 될 수 있는지에 대한 간략한 개요입니다.

1. 데이터 캡처 자동화: 직원은 영수증을 대량으로 업로드하고 모든 정보를 자동으로 추출하고 분류할 수 있습니다. 서식 지정 또는 수동 데이터 입력 오류에 대해 걱정할 필요가 없습니다.

2. 비용 관리 중앙 집중화: 모든 비용 청구서가 한 곳에 저장되어 추적, 관리, 지불 및 감사가 용이합니다. 파싱된 데이터를 CSV 또는 뛰어나다 추가 분석 또는 보고를 위한 파일.

3. 지능형 모델 작업: 비용 청구 처리 모델은 시간이 지남에 따라 귀하의 행동을 통해 학습합니다. 이는 데이터 추출 및 분류의 정확성을 개선하여 시간이 지남에 따라 프로세스를 보다 효율적으로 만드는 데 도움이 됩니다.

4. 워크플로를 사용자 지정합니다. 회사 정책에 맞는 승인 워크플로우를 설정할 수 있습니다. 이렇게 하면 모든 비용 청구가 승인 전에 필요한 점검과 균형을 거칩니다.

5. 이상 징후를 자동으로 표시합니다. 과거 데이터를 기반으로 비정상적인 비용 청구를 식별하고 검토를 위해 플래그를 지정합니다. 이는 사기를 방지하고 회사 정책을 준수하는 데 도움이 됩니다.

6. 기존 시스템과 통합: Google Drive, Zapier, Xero, Sage, Gmail, QuickBooks 등과 같은 도구와 원활하게 통합됩니다. 끝없는 데이터 마이그레이션은 잊어버리고 원활한 전환을 즐기십시오.

7. 실시간 분석에 액세스: 지출 패턴에 대한 통찰력을 얻고 추세를 식별하며 데이터 기반 의사 결정을 내립니다. 비용 청구를 실시간으로 모니터링하고 필요한 경우 즉각적인 조치를 취하십시오.

8. 규정 준수 보장: 내장된 규정 준수 확인 및 경고를 통해 모든 비용 청구가 회사의 정책 및 규정을 준수하는지 확인할 수 있습니다. 감사 추적을 유지하는 것이 쉬워지고 잠재적인 법적 문제를 피할 수 있습니다.

마무리

비용 청구를 엄격히 통제하는 것은 모든 번창하는 비즈니스에 매우 중요합니다. 번잡한 성장과 확장 속에서 비용을 놓치기가 너무 쉽습니다.

해결책? 비용 청구 처리를 자동화합니다. 이 간단한 단계를 통해 단기적으로 시간, 비용 및 많은 골칫거리를 줄일 수 있습니다.

수동 오류를 줄이고 규정 준수를 보장하며 회사 지출에 대한 명확한 보기를 제공합니다. 이것은 단지 비용 관리에 관한 것이 아니라 지능적이고 정보에 입각한 비즈니스 결정을 내리는 것입니다.

Nanonets는 비용 청구 관리를 위한 스마트하고 신뢰할 수 있으며 안전하고 효율적인 솔루션을 제공하여 이러한 여정을 도와드립니다. 당사의 플랫폼은 귀하의 비즈니스 요구에 맞게 설계되어 자동화된 비용 관리로 원활하고 쉽게 전환할 수 있습니다.

와 나노 넷, 비용 환급 프로세스의 모든 부분을 자동화할 수 있습니다.

• 송장, 영수증, 이메일 또는 웹사이트와 같은 다양한 문서에서 데이터를 가져옵니다.
• 경비 태깅 간소화
• 워크플로 자동화로 총계정원장 코딩 간소화
• 승인 프로세스 자동화
• 데이터 입력, 문서 일치 및 분류와 같은 지루한 작업을 처리하여 시간을 90% 절약하십시오.
• 직원 및 회계 비용 측면에서 비용을 80% 절감

• SEO 기반 콘텐츠 및 PR 배포. 오늘 증폭하십시오.
• PlatoData.Network 수직 생성 Ai. 자신에게 권한을 부여하십시오. 여기에서 액세스하십시오.
• PlatoAiStream. 웹3 인텔리전스. 지식 증폭. 여기에서 액세스하십시오.
• 플라톤ESG. 자동차 / EV, 탄소, 클린테크, 에너지, 환경, 태양광, 폐기물 관리. 여기에서 액세스하십시오.
• PlatoHealth. 생명 공학 및 임상 시험 인텔리전스. 여기에서 액세스하십시오.
• 차트프라임. ChartPrime으로 트레이딩 게임을 향상시키십시오. 여기에서 액세스하십시오.
• BlockOffsets. 환경 오프셋 소유권 현대화. 여기에서 액세스하십시오.
• 출처: https://nanonets.com/blog/expense-claim-processing-automation/