개요
빠르게 변화하는 현대 비즈니스 세계에서는 문서 승인 프로세스가 가장 중요합니다. 문서의 검토, 수정 및 마무리를 포함하는 이러한 프로세스는 비즈니스 운영이 원활하게 진행되고 필요한 규정 준수 표준을 준수하는 데 중요합니다. 이러한 프로세스는 내부 커뮤니케이션 및 계약 협상부터 재무 보고 및 프로젝트 관리에 이르기까지 모든 것에 영향을 미칩니다.
전통적으로 문서 승인에는 검토 및 승인을 위해 관련 당사자 간에 실제 문서가 배포되는 시간 소모적인 일련의 수동 핸드오프가 포함되었습니다. 이 방법은 간단하기는 하지만 비효율적이었습니다. 잘못된 의사소통으로 인한 지연, 서류 분실, 추적성 부족 등이 일반적인 문제였습니다. 속도와 정확성이 필수적인 오늘날의 디지털 우선 환경에서 이러한 수동 프로세스는 점점 더 불가능해졌습니다.
Nanonets Workflows와 같은 플랫폼이 예시하는 워크플로 자동화 시대를 맞이하십시오. 이러한 도구는 사전 정의된 프로세스를 통해 문서 흐름을 자동화함으로써 기업이 자동화되고 거의 접촉이 필요 없는 문서 승인을 처리하는 방식을 혁신하고 있습니다.
블로그에서 위의 모든 내용을 논의할 예정이지만 먼저 문서 승인 프로세스와 이에 수반되는 내용을 이해해 보겠습니다.
문서 승인 프로세스 이해
문서 승인은 문서가 최종 확정되고 실행되기 전에 문서를 검토, 확인 및 승인하는 것과 관련된 중요한 비즈니스 프로세스입니다. 이 프로세스는 계약서, 제안서, 재무 보고서, 정책 문서 등 다양한 부문과 다양한 문서 유형에 걸쳐 기본입니다. 문서 승인의 주요 목적은 모든 문서가 정확하고 완전하며 확립된 표준 및 규정을 준수하는지 확인하는 것입니다.
그들은 다양한 목적으로 사용됩니다 -
- 이는 문서의 내용이 정확하고 조직에서 설정한 필수 승인 기준을 충족하는지 확인하는 품질 관리 메커니즘의 역할을 합니다.
- 문서 승인 프로세스는 운영 무결성을 유지하고 법률 및 규제 요구 사항을 준수하며 재정적 손실이나 법적 책임으로 이어질 수 있는 오류로부터 보호하는 데 필수적입니다.
- 또한 조직 내 및 조직 간 효과적인 의사소통과 협업을 촉진하는 데 중요한 역할을 합니다.
수동 문서 승인 프로세스
문서 승인에 대한 전통적인 접근 방식은 수동이며, 종종 한 승인자에서 다른 승인자에게 전달되는 실제 문서가 포함됩니다.
많은 조직에서 종종 수동으로 수행되는 워크플로의 전형적인 예는 직원 온보딩 프로세스입니다. 이 프로세스에는 새 직원을 회사에 통합하는 여러 단계가 포함됩니다. 각 단계에 대한 자세한 내용은 다음과 같습니다.
- 채용 제안 및 수락
- 액션 : HR에서 후보자에게 채용 제안을 보냅니다.
- 프로세스 : 제안은 일반적으로 이메일이나 우편을 통해 전송되며 직위, 급여 및 시작 날짜에 대한 세부 정보가 포함됩니다.
- 응답 : 후보자는 제안을 수락하고 서명된 제안서 사본을 HR에 다시 보냅니다.
- 온보딩 문서 준비
- 액션 : HR은 계약서, 회사 정책, 세금 양식 등과 같은 온보딩 문서를 준비합니다.
- 프로세스 : 이러한 문서는 종종 인쇄되어 온보딩 팩으로 편집됩니다.
- 응답 : 신입 사원은 이 문서를 읽고 서명한 후 반환해야 합니다.
- 워크스테이션 설정
- 액션 : IT 부서는 신입 직원을 위한 워크스테이션을 설정합니다.
- 프로세스 : 여기에는 컴퓨터 할당, 이메일 계정 설정, 필요한 소프트웨어 및 네트워크에 대한 액세스 제공이 포함됩니다.
- 응답 : 신입사원의 작업공간은 입사일 이전에 준비됩니다.
- 팀 소개
- 액션 : HR 또는 채용 관리자가 신입 직원을 팀에 소개합니다.
- 프로세스 : 이는 예정된 회의나 비공식 팀 모임을 통해 이루어질 수 있습니다.
- 응답 : 팀원들은 신입사원을 환영하고 진행 중인 프로젝트에 대한 개요를 제공할 수도 있습니다.
- 오리엔테이션 및 교육
- 액션 : HR 또는 지정된 트레이너가 오리엔테이션 세션을 진행합니다.
- 프로세스 : 이 세션에는 회사 연혁, 문화, 정책, 직무별 교육 등이 포함됩니다.
- 응답 : 신입사원은 자신의 역할과 회사를 더 잘 이해하기 위해 이러한 세션에 참석합니다.
- 수습기간 검토
- 액션 : HR 및 직원의 직속 관리자는 직원의 성과를 검토합니다.
- 프로세스 : 이는 일반적으로 정해진 기간(예: 3개월 또는 6개월) 후에 발생하며 공식 회의와 피드백 세션이 포함됩니다.
- 응답 : 직원에게 피드백이 제공되고 고용 유지에 대한 결정이 내려집니다.
- 온보딩 완료
- 액션 : 온보딩 프로세스가 공식적으로 완료되었습니다.
- 프로세스 : 여기에는 HR과의 최종 회의가 포함되어 모든 서류 작업이 완료되고 미해결 문제가 해결되었는지 확인하는 경우가 많습니다.
- 응답 : 이제 직원은 회사에 완전히 통합되었습니다.
수동 온보딩 프로세스에서는 물리적 문서 준비 및 처리부터 직접 회의 예약 및 수행에 이르기까지 각 단계에 상당한 인적 개입이 필요합니다. 효과적이긴 하지만 시간이 많이 걸리고 문서 처리 지연이나 의사소통 오류 등 오류가 발생하기 쉽습니다. 이러한 프로세스를 자동화하면 이러한 작업을 크게 간소화하여 효율성을 높이고 오류 발생 가능성을 줄일 수 있습니다.
자동화된 문서 승인 프로세스
자동화된 문서 승인 워크플로는 수동 접근 방식의 패러다임 전환을 나타냅니다. 기술을 활용함으로써 기업은 기존 방법의 한계를 극복하고 효율성, 정확성 및 보안을 향상시킬 수 있습니다.
Nanonets Workflows를 사용하여 수동 직원 온보딩 프로세스를 자동화된 워크플로로 전환하면 효율성과 정확성을 크게 향상시킬 수 있습니다. 이 시나리오에서는 다양한 앱이 Zaps(Zapier의 자동화된 워크플로)에 통합되어 각 단계를 간소화합니다. 구성 방법은 다음과 같습니다.
- 채용 제안 및 수락
- 트리거 : HR은 Workable에서 상태를 "제안 수락됨"으로 업데이트합니다.
- 액션 : Gmail은 DocuSign을 사용하여 채용 제안 및 디지털 서명 지침이 포함된 자동 이메일을 보냅니다.
- 온보딩 문서 준비
- 트리거 : 후보자 표지판은 Docusign에 편지를 제공합니다.
- 액션 : Google Drive 폴더가 생성되고, 컴파일된 온보딩 문서가 자동으로 전송됩니다. 또한 시작일을 입력할 수 있는 Google Form도 함께 전송됩니다.
- 워크스테이션 설정
- 트리거 : Google Forms 제출을 통해 시작 날짜를 확인합니다.
- 액션 : 워크스테이션 설정을 위해 IT 부서에 Slack 알림을 보냅니다.
- 팀 소개
- 트리거 : 시작일 일주일 전.
- 액션 : Google 캘린더는 캘린더에서 팀 소개 회의를 예약합니다.
- 오리엔테이션 및 교육
- 트리거 : 직원의 첫날.
- 액션 : Gmail은 직무에 따라 Notion에서 가져온 오리엔테이션 일정과 관련 교육 리소스가 포함된 이메일을 보냅니다.
- 수습기간 검토
- 트리거 : 수습기간이 종료됩니다.
- 액션 : Google 캘린더는 성과 검토 회의를 예약하고 알림을 보냅니다. 또는 BambooHR과 같은 HR 도구를 사용하여 동일한 작업을 수행할 수도 있습니다.
- 온보딩 완료
- 트리거 : 수습기간 검토 완료를 승인하였습니다.
- 액션 : Gmail은 온보딩 확인 완료와 피드백을 위한 SurveyMonkey 링크를 보냅니다.
이 자동화된 워크플로에서는 온보딩 프로세스의 각 단계가 다양한 앱의 트리거와 작업을 통해 연결됩니다. 이를 통해 수동 개입 없이 작업이 비접촉 방식으로 실행되어 오류 및 지연 가능성이 줄어듭니다. 이러한 프로세스를 자동화하면 시간을 절약할 수 있을 뿐만 아니라 적시에 일관된 커뮤니케이션과 리소스를 제공하여 신입 직원의 경험을 향상시킬 수 있습니다.
Nanonets를 사용하여 자동화된 문서 승인 워크플로를 만들고 수동 작업을 줄입니다.
효율적인 문서 승인 워크플로우의 필요성
문서 승인 프로세스의 비효율성은 비즈니스 운영에 심각한 병목 현상을 일으킬 수 있습니다. 승인이 지연되면 프로젝트가 지연되고 기회가 상실되며 고객 관계에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다. 재무 또는 법률과 같은 중요한 영역에서 지연으로 인해 규정을 준수하지 않거나 재정적 처벌을 받을 수 있습니다. 더욱이, 비효율적인 워크플로는 반복적인 작업, 운영 비용 증가, 직원의 불만을 초래하여 전반적인 생산성과 사기에 영향을 미치는 경우가 많습니다.
이러한 비효율성은 다양한 산업에서 발생합니다.
건설: 프로젝트 계획이나 건축 도면의 승인 지연으로 인해 건설 일정이 지연되고 마감일과 비용에 영향을 미칠 수 있습니다.의료: 환자 치료 계획이나 의료 보고서는 신속한 치료와 의료 규정 준수를 보장하기 위해 시기적절한 승인이 필요합니다.재무: 은행 업무에서는 시장 기회를 활용하고 고객의 기대에 부응하기 위해 대출 또는 투자 승인이 신속하게 이루어져야 합니다.교육: 커리큘럼 변경이나 보조금 승인은 학사 일정 및 자금 조달 주기에 맞게 효율적으로 처리되어야 합니다.Government: 입법 일정 및 공공 서비스 약속을 충족하려면 정책 문서 또는 규제 승인을 신속하게 처리해야 합니다.
문서 승인 워크플로의 주요 요소
강력한 문서 승인 워크플로를 구축하려면 원활한 운영과 효과적인 의사소통을 보장하는 몇 가지 주요 구성 요소를 고려하는 것이 중요합니다. 포괄적인 Nanonets 문서 승인 워크플로에는 아래 나열된 구성 요소가 필요합니다. 워크플로의 대략적인 설계를 염두에 두고 나면 새로운 Nanonets 워크플로를 시작하고 자동화된 트리거 및 작업을 사용하여 앱 연결을 시작할 수 있습니다.
서류제출 및 수집도구: 정보 수집을 위한 Google Forms, JotForm 또는 Microsoft Forms.방법: 문서 제출을 위한 안전하고 액세스하기 쉬운 포털로, 일관된 형식과 콘텐츠를 보장합니다.승인자 및 역할 할당도구: 작업 할당을 위한 Trello, Asana 또는 Monday.com.방법: 각 승인자의 역할과 책임을 명확하게 정의하여 책임성과 효율성을 보장합니다.권한 수준 설정도구: 문서 저장을 위한 SharePoint 또는 Google Drive.방법: 중요한 정보를 보호하고 문서 무결성을 유지하기 위해 다양한 액세스 수준을 설정합니다.마감일 설정도구: 마감 기한을 추적하기 위한 Asana, Trello 또는 Microsoft Project.방법: 철저한 검토를 위한 충분한 시간을 허용하는 동시에 시기적절한 승인을 보장하기 위해 현실적인 마감일을 설정합니다.피드백 및 개정 추적도구: 실시간 협업을 위한 Google Docs 또는 Microsoft Word.방법: 효율적인 개정 및 업데이트를 위해 명확하고 추적 가능한 피드백 메커니즘을 활성화합니다.알림 및 경고도구: Slack, Microsoft Teams 또는 Mailchimp와 같은 이메일 자동화 도구.방법: 모든 이해관계자에게 문서 상태 및 보류 중인 작업에 대한 정보를 제공하는 자동 경고입니다.최종 승인 및 승인도구: DocuSign, 디지털 서명용 Adobe Sign.방법: 법적 및 절차적 준수를 보장하기 위한 최종 승인을 위한 안전하고 검증 가능한 방법입니다.보고 및 분석도구: 데이터 시각화 및 보고를 위한 Power BI, Tableau.방법: 워크플로 효율성을 모니터링하고 개선이 필요한 영역을 식별하는 정기 보고서입니다.
Nanonets를 사용하여 자동화된 문서 승인 워크플로를 만들고 수동 작업을 줄입니다.
효과적인 문서 승인 워크플로우 설계
간소화된 문서 승인 워크플로를 만들려면 다음 단계에 따라 올바른 도구를 통합하여 효율성과 정확성을 높이세요.
문서 초안 작성도구: 구글 문서, 마이크로소프트 워드.방법: 일관성을 보장하기 위해 표준화된 템플릿을 사용하여 문서를 만듭니다.검토를 위해 제출 중도구: Outlook, Gmail과 같은 이메일 플랫폼; Asana 또는 Trello와 같은 프로젝트 관리 도구.방법: 필요한 모든 정보가 포함되도록 검토용 문서 제출 시스템을 구현합니다.문서 검토도구: PDF용 Adobe Acrobat, 공동 편집용 Microsoft Word.방법: 검토자는 투명성을 위해 변경 사항 추적 및 댓글 기능을 사용하여 변경 사항에 대한 피드백과 제안을 제공합니다.피드백 통합도구: 제도 도구와 동일합니다.방법: 원저자는 피드백을 기반으로 필요한 변경을 수행하며 잠재적으로 여러 검토 주기를 거칩니다.최종 승인도구: DocuSign, 전자 서명용 Adobe Sign.방법: 최종 승인자는 문서를 검토하고 전자적으로 서명하여 공식적인 승인을 나타냅니다.보관 및 기록 보관도구: Dropbox, Google Drive와 같은 클라우드 스토리지 솔루션.방법: 간편한 검색 및 규정 준수를 위해 승인된 문서를 안전하고 체계적으로 저장합니다.워크플로 모니터링 및 평가도구: Zapier에 내장된 분석 도구인 Google Analytics와 같은 워크플로우 분석 도구입니다.방법: 워크플로우 성능을 지속적으로 모니터링하고 필요에 따라 조정하여 효율성을 향상시킵니다.
각 단계를 신중하게 설계하고 적절한 도구를 통합함으로써 기업은 원활하고 효율적이며 투명한 문서 승인 프로세스를 보장할 수 있습니다. 이 접근 방식은 시간과 자원을 절약할 뿐만 아니라 전반적인 운영 효율성도 향상시킵니다.
결론: Nanonets 워크플로를 통한 문서 승인 혁신
현대 비즈니스 운영 영역에서는 문서 승인 워크플로우의 효율성과 정확성이 매우 중요합니다. Nanonets Workflows는 워크플로우 자동화의 힘을 활용하여 이러한 프로세스를 간소화하고 향상시키는 혁신적인 솔루션으로 등장합니다. Nanonets는 정교한 AI와 LLM(대형 언어 모델)을 통합하여 워크플로 생성을 단순화할 뿐만 아니라 복잡한 문서 관련 작업을 관리하는 기능을 향상시킵니다. 이러한 발전은 단순한 업그레이드가 아닙니다. 이는 기업이 문서 승인을 처리하고 규정 준수를 보장하며 원활한 협업을 육성하는 방식을 바꾸는 전략적 혁명입니다.
Nanonets를 통한 자동화된 문서 승인
현대 비즈니스 운영 영역에서는 문서 승인 워크플로우의 효율성과 정확성이 매우 중요합니다. Nanonets Workflows는 워크플로우 자동화의 힘을 활용하여 이러한 프로세스를 간소화하고 향상시키는 혁신적인 솔루션으로 등장합니다.
또한 Nanonets는 정교한 AI와 LLM(대형 언어 모델)을 통합하여 워크플로 생성을 단순화할 뿐만 아니라 복잡한 문서 관련 작업을 관리하는 기능을 향상시킵니다. 이러한 발전은 단순한 업그레이드가 아닙니다. 이는 기업이 문서 승인을 처리하고 규정 준수를 보장하며 원활한 협업을 육성하는 방식을 바꾸는 전략적 혁명입니다.
법무 부서의 계약 관리문서 제출: 법무팀은 Google Forms를 사용하여 계약서를 제출합니다.과제 검토: Trello는 주제에 따라 검토할 계약을 자동으로 할당합니다.자동 검토: Nanonets AI는 초기 검토를 수행하고 LLM을 사용하여 잠재적인 문제를 표시합니다.피드백 및 수정: Google Docs를 통한 공동 편집 및 피드백.최종 승인: 법적 준수를 위해 DocuSign을 통한 디지털 서명.보관: 최종 계약을 SharePoint에 안전하게 저장합니다.정부 기관의 정책 개발초기 제도: 정책 초안은 Microsoft Word의 표준화된 템플릿을 사용하여 작성됩니다.이해관계자 상담: Asana는 상담 프로세스를 관리하고 다양한 부서의 피드백을 추적합니다.개정 통합: 작성자는 Microsoft Word에서 추적된 피드백을 기반으로 정책을 업데이트합니다.승인 및 출판: Adobe Sign을 통한 최종 승인 후 해당 기관의 웹 사이트에 게시됩니다.기업 재무의 재무 보고보고서 생성: 보고서는 Excel을 사용하여 생성되고 이메일을 통해 공유됩니다.데이터 검증: Nanonets AI는 내부 데이터베이스와 재무 데이터를 교차 확인합니다.관리 검토: 고위 경영진은 협업 도구를 사용하여 검토하고 피드백을 제공합니다.규정 준수 확인: 맞춤형 LLM을 사용하여 규정 준수 여부를 자동으로 확인합니다.마무리: 보고서는 전자적으로 승인되며 기록 보관을 위해 Google Drive에 저장됩니다.학술 기관의 연구 제안 승인제안서 제출: 연구자들은 JotForm을 통해 제안서를 제출합니다.동료 검토 조정: Microsoft Project를 사용하여 동료 검토를 자동으로 조정합니다.피드백 통합: 연구자들은 동료 의견을 바탕으로 제안서를 수정합니다.윤리위원회 승인 : 제안서는 DocuSign을 통해 최종 승인을 받기 위해 윤리위원회로 전달됩니다.자금 할당: 승인된 제안은 맞춤형 Nanonets 통합을 사용하여 자금 출처에 자동으로 연결됩니다.
AI 전문가와의 통화를 예약하여 Nanonets와 함께하는 여정을 시작해 보세요. 귀하의 비즈니스 요구에 맞게 특별히 설계된 맞춤형 데모 및 평가판을 받아보세요. 우리 팀은 자동화된 워크플로로의 전환이 원활하고 효과적으로 이루어지도록 설정 프로세스를 안내해 드립니다.
Nanonets Workflows를 사용하면 팀이 중요한 전략적 작업에 집중할 수 있도록 역량을 강화할 수 있습니다. 단조로운 수동 작업에 작별을 고하고 자동화를 통해 문서 승인 프로세스의 모든 측면이 향상되는 미래를 맞이하세요. 지금 시작하여 귀하의 비즈니스에서 Nanonets Workflows의 혁신적인 힘을 경험해 보십시오.
- SEO 기반 콘텐츠 및 PR 배포. 오늘 증폭하십시오.
- PlatoData.Network 수직 생성 Ai. 자신에게 권한을 부여하십시오. 여기에서 액세스하십시오.
- PlatoAiStream. 웹3 인텔리전스. 지식 증폭. 여기에서 액세스하십시오.
- 플라톤ESG. 탄소, 클린테크, 에너지, 환경, 태양광, 폐기물 관리. 여기에서 액세스하십시오.
- PlatoHealth. 생명 공학 및 임상 시험 인텔리전스. 여기에서 액세스하십시오.
- 출처: https://nanonets.com/blog/document-approval/
