친애하는 선생님/부인께: 여러분의 받은 편지함이 저와 같다면, 그 안에는 19세기 연애 편지나 십대의 문자 메시지처럼 들리는 이메일로 가득 차 있을 것입니다.

공평하게 말하면 이것은 누구의 잘못도 아닙니다. 사회로서 우리는 가르치지 않습니다. 이메일 에티켓 또는 표준 변경에 따라 전문가를 재교육하십시오. 운이 좋게도 비즈니스 작문 수업을 들을 수 있었다면 아마도 인사말(“친애하는 선생님/부인”, “관심이 있는 분에게”, “진심으로” 등)과 소개서 형식 지정 및 공식 문서 작성 방법을 배웠을 것입니다. 불평.

하지만 일상적인 이메일은 어떻습니까? 당신은 지금까지 스스로입니다.

나는 여러분이 배울 수 있는 비전문적인 이메일의 14가지 예와 함께 비즈니스 이메일에서 사람들이 저지르는 가장 큰 실수를 정리했습니다.

비전문적인 이메일 예시 14가지

전문가답지 않은 이메일을 보냈는지, 아니면 동료가 연락을 끊었는지 궁금하십니까? 비전문적인 이메일 예시를 스크롤하여 오늘날 허용되는 이메일 에티켓과 허용되지 않는 이메일 에티켓을 확인하세요.

1. 누군가의 이름이나 성별을 언급하는 것

안녕 브랜디,

월요일 회의 안건에 이것을 추가해 주실 수 있나요?

감사합니다,

길

매디, 매기, 몰리 - 다 들어봤어요. 나에게는 3개월 동안 나를 브랜디라고 부르는 상사가 한 명 있었다. 나는 아만다라는 이름을 사용하지 않기 때문에 그 인사말이 포함된 이메일은 그 사람이 나를 모른다는 확실한 증거입니다.

누군가의 이름과 선호하는 대명사를 배우는 것이 중요합니다. 누군가의 이름을 학살하는 것은 메시지가 읽히기도 전에 메시지를 없애는 가장 좋은 방법입니다.

대신해야 할 일: 보내기를 누르기 전에 다른 사람 이름의 철자를 다시 확인하고 성별에 대해 가정하지 마세요. 실수를 했다면 사과하세요! 콜드 이메일 시나리오에서 기회를 놓쳤을 수도 있지만 동료나 고객과 함께 실수를 인정하고 계속 진행하세요.

2. 인사말 또는 서명 누락

누군가 나에게 후속 조치를 취할 수 있나요?

이메일 커뮤니케이션은 덜 격식을 갖추었지만 여전히 인사말과 승인이 필요합니다. 이는 특히 새 이메일뿐만 아니라 답장에도 해당됩니다. 많은 사람들이 회신 이메일 서명을 갖고 있지 않기 때문에 이메일이 표시되지 않으면 그룹 스레드의 이메일이 혼란스러울 수 있습니다.

대신해야 할 일: 새 이메일에는 하나의 이메일 서명을 설정하고 답장에는 더 짧은 서명을 설정하세요. 이메일을 열려면 "안녕하세요 [이름]" 또는 "친애하는 [이름]에게"를 사용하고 하단에 최소한 이름을 적어서 승인하세요. 당신은 필요하지 않습니다 영리한 승인 이메일의 경우, 귀하에게 적합한 경우 하나를 선택할 수 있습니다.

3. 지저분한 문법과 철자법

안녕하십니까

프로젝트에 관해 문의하려고 연락드립니다. 다가오는 웹사이트 프로젝트를 위해 작가가 긴급히 필요합니다. 자동차 산업의 고객을 위한 것입니다. 더 자세히 논의하기 위해 연결하기에 좋은 날인지 알려주시기 바랍니다.

행복을 빌며,

토드

작가이자 영어 전공자로서 나는 좋은 문법을 높이 평가하지만 그것이 모든 사람의 장점은 아니라는 것을 깨닫습니다(영어가 모든 사람의 모국어도 아닙니다). 대부분의 사람들은 한 가지 오타를 간과하지만 여전히 좋은 인상을 남기지 않습니다. 오타가 여러 개 있거나 독자가 메시지를 이해할 수 없으면 심각한 문제가 발생합니다.

대신해야 할 일: 이메일을 직접 교정하고 다음과 같은 도구를 사용하세요. Chrome 용 문법 당신이 놓친 무엇이든 잡으려고.

4. 나쁜 콜드 이메일

안녕하세요

연락 시도에 응답하지 않으셔서 받은편지함을 다시 확대해 보겠습니다.

엄청난 성장을 원하시나요?

귀하의 웹사이트는 보기에는 좋지만 Google에서 찾기 어렵게 만드는 코드에 심각한 버그가 있습니다. 비즈니스를 인터넷 구멍에 남겨두는 대신 성장시키고 싶다면 더 이상 보지 마십시오!

아래에서는 웹사이트 코드의 가장 중요한 오류 목록을 찾을 수 있는 보고서를 보내드립니다. 수정 후 귀하의 웹사이트는 Google에서 다시 색인화되고 검색 엔진에서 훨씬 더 높은 위치에 도달하게 됩니다. 짧은 시간.

오소리

잠재 고객에 대한 후속 조치는 영업의 핵심 부분이지만 이를 수행하는 데에는 옳고 그른 방법이 있습니다. 그만큼 최고의 콜드 이메일 개인화되고 간단하며 요점이 명확합니다. 수신자를 수치스럽게 만들고 새로운 정보나 가치를 추가하지 않는 끊임없는 후속 이메일을 보내는 것은 확실한 실패의 비결입니다.

대신해야 할 일: 성격이 좋고 예의바르다. 그 사람과 그 사람의 사업을 조사했음을 보여주고 명확한 행동 촉구로 마무리하세요.

5. 무례한 후속 조치

안녕 멜라니,

내 마지막 이메일 봤어?

카렌어

동료에게 글을 쓰든 고객에게 글을 쓰든 수동적 공격적이거나 곧바로 무례한 후속 응답을 조심하세요. 금요일 오후 4시에 이메일을 받고 월요일 아침에 받은 편지함에 이와 같은 메모가 기다리고 있는 것보다 더 나쁜 것은 없습니다. 이 사람이 수동적으로 공격적으로 상사의 메모를 따라한다면 상황은 더욱 악화됩니다.

대신해야 할 일: 체크인을 위해 정중하게 후속 조치를 취하기 전에 적절한 시간(영업일 기준 1~2일)을 기다리세요. 특정 마감일까지 응답이 필요한 경우 그 이유를 상기시켜주세요. 실제 위기 상황이라면 Slack, 전화 통화, 사무실 방문 등의 대체 커뮤니케이션 방법을 사용하세요.

6. 지나치게 친절하거나 비공식적인 태도

안녕 형!

잘 지내요? 한 주 동안 잘 지내셨기를 바랍니다! 🤪

보고서 작성에 도움이 필요한지 확인하세요. 이미 시작했다면 멋진 소스입니다! 🌮 LMK 내가 몇 가지 아이디어를 생각해 내야 한다면!

s응, 너 근처에 있어?

카일

고객, 상사 또는 낯선 사람에게 보내는 이메일은 위와 같이 표시되어서는 안 됩니다. 이메일을 전문적으로 유지하려면 문자 메시지에 속어, 이모티콘, 구두점 부족을 유지하세요. 가까운 동료와의 이메일 스레드에는 어느 정도 유연성이 있지만 제한적으로 유지하고 상식을 따르십시오.

대신해야 할 일: 완전한 문장으로 작성하세요. 속어는 사람들이 모를 때 배타적일 수 있으므로 평이한 언어를 사용하세요. 누군가를 아주 잘 알게 되면 조금은 마음이 편해질 수 있습니다.

7. 지나치게 형식적인 태도

근계,

이 메시지가 당신을 잘 찾을 것이라고 믿습니다. 제 이름은 Jerome이고, 화상 회의 솔루션 분야의 선도적인 공급업체인 XYZ를 대표하고 있습니다.

이 플랫폼은 Fortune 500대 기업의 신뢰를 받고 있으며 최고 수준의 우수성을 바탕으로 설계되었습니다. HD 오디오 및 화면 공유를 포함한 당사의 기능을 사용하면 원격 회의를 촉진하고 비즈니스를 쉽게 성장시킬 수 있습니다.

소프트웨어에 대한 맞춤형 시연을 제공하고 귀하의 요구 사항에 대해 논의하기 위해 최대한 빠른 시일 내에 간단한 화상 통화 일정을 잡게 되어 영광입니다. 다음 주에 이용 가능 여부를 알려주시겠어요?

감사합니다.

제롬

다른 극단에는 다음과 같은 것이 있습니다. 너무 전문적인. 지나치게 형식적인 이메일은 경직되고, 비인격적이며, 연락이 두절된 것처럼 보일 수 있습니다. 공식적인 Mr./Mrs.를 사용할 필요가 없습니다. 더 이상 명칭 — 누군가 특별한 직함을 가지고 있지 않는 한 이름만 사용하면 됩니다. 어떤 상황이나 산업에서는 다른 것보다 더 격식을 요구할 수도 있지만 일반적으로 이런 스타일로 글을 쓸 때 누군가와 관계를 형성하는 것은 어렵습니다.

대신 무엇을해야합니까? 완전한 문장으로 작성하고 이메일 에티켓을 따르되, 지나치게 장황하고 격식을 갖춘 문구를 줄이고 동일한 메시지를 전달하는 보다 정확하고 일상적인 문구를 사용하세요. 촌스러워지지 않고도 존경심을 표현할 수 있습니다.

8. 잘못된 제목

제목: 안녕하세요?

대부분의 잘못된 제목은 모호하거나(안녕하세요, 체크인하세요. 채팅해도 될까요?) 스팸성입니다. "무료", "현금 적립" 또는 "의무 없음"과 같은 키워드는 이메일 필터를 작동시켜 이메일을 피싱 이메일처럼 보이게 하여 쓰레기통에 버릴 수 있습니다.

최악의 제목은? 전혀 넣지 않습니다.

대신해야 할 일: 제목 줄을 설명적이면서도 짧게 만드세요(50자 미만). 독자는 이메일을 열기 전에 이메일이 무엇에 관한 것인지 알아야 합니다. 사용 전원 단어 누군가가 그것을 열 가능성을 높이기 위해.

9. 모호함/행동 촉구 없음

안녕 모두,

그것은 훌륭한 생각과 제안입니다. 나는 이것이 어디로 가는지 좋아한다. 이러한 아이디어를 실행해 봅시다!

클라리스

우리 모두는 사람들이 아이디어를 던지고 다른 사람들은 열정적으로 응답하지만 아무 일도 일어나지 않는 그룹 이메일 스레드에 참여해 왔습니다. 익숙한 것 같나요? 모호함은 상대방이 다음에 무슨 일이 일어날지 불분명하게 만들기 때문에 비전문적입니다.

대신해야 할 일: 각각의 업무용 이메일을 구체적인 클릭 유도 문구로 마무리하세요. 어떤 책임을 맡을 계획인지 명확하게 명시하고 일정을 제시한 다음 위임할 추가 조치 단계를 나열하세요.

10. 누락된 세부정보

안녕 모두,

죄송합니다. 파워포인트를 포함하는 것을 깜빡했습니다! 여기있어. 몇몇 분들이 금요일에 점심식사와 학습이 어디서 진행되는지 물으셨는데, 그곳은 Sky Room입니다.

다시 한번 감사드립니다,

여자 이름

중요한 이메일을 보내고 첨부 파일이나 날짜와 같은 중요한 세부 정보를 잊어버리는 것보다 더 당황스러운 일은 없습니다. 여러 가지 질문이 포함된 이메일에 응답하는 경우 다른 질문은 잊어버리고 한 질문에 답을 작성하는 것이 쉽습니다. 우리 모두에게 그런 일이 일어나는 동안(저는 거기에 가봤습니다!) 이런 일이 일어날 가능성을 낮출 수 있습니다.

대신해야 할 일: 시간을 내어 글을 쓰고 이메일을 교정하세요. 이메일에 답장하는 경우 원본을 교정하여 모든 내용에 답했는지 확인하세요. 대량 이메일인 경우 누락된 내용이 없고 모든 내용이 맞는지 확인하기 위해 다른 사람에게 증명을 요청하세요.

11. 모두 응답을 잘못 사용함

모두가 답장을 그만둘 수 있나요? 고마워

우리 모두는 답장이라는 무서운 이야기를 들어본 적이 있습니다. 대부분의 전체 답장 사고는 우발적입니다. 누군가 의도한 것보다 훨씬 더 많은 청중에게 메시지를 보내거나 "전체 답장"을 눌러 그룹에 비공개 메시지를 보내는 것입니다.

대신해야 할 일: 스레드에 1:1 답변을 보내야 하는 경우 수신자 목록을 확인하거나 새로운 이메일을 시작하는 것을 고려해 보세요. 실수로 전체 답장 메시지를 받은 경우 모든 사람에게 답장하여 상황을 악화시키지 마십시오. 문제를 해결하려면 보낸 사람에게 개별적으로 문의하세요.

12. 횡설수설하는 이메일

안녕하세요!

한 주 동안 잘 지내셨나요? 영하의 한 주가 또다시 찾아온다니 믿을 수 없습니다. 어제 개들을 데리고 산책을 나가려고 했는데, 몇 블록만 지나서 둘 다 떨려서 돌아가야 했어요! 나는 벌써 여름을 맞이할 준비가 되어 있다.

다음주 화요일에 제가 사무실에 출근할 예정입니다(화요일 타코를 놓칠 수 없겠죠?). 전원회의가 있어서 며칠 동안 출퇴근길을 헤매고 있어요! 커피 한 잔 드시겠어요? 나는 당신 부서의 새로운 소식을 듣고 싶습니다.

재키

동료 및 비즈니스 연락처와 관계를 구축하는 것은 좋지만 길고 장황한 이메일은 효과적이지 않습니다. 콜드 이메일이라면 독자는 두 번째 문단까지 도달하지 못할 것입니다. 직장 환경에서는 동료가 긴 개인적인 일화를 설명하고 친절하게 답변할 시간이나 에너지가 없을 수 있습니다.

대신해야 할 일: 상대방의 시간을 존중하고 이메일을 가장 중요한 세부사항으로 다듬으세요. 잡담은 한 줄로 제한하세요. 할 말이 많으면 회의나 실제 대화를 위해 저장해 두세요.

13. 험담과 불평

좋아요. 방금 회의에서 무슨 일이 일어났는지 믿을 수 있나요? 그 말 한마디에 그는 혈관이 터질 것 같았다.

티나

“다른 사람이 읽지 않기를 바라는 내용은 절대로 적지 마세요.” 저는 중학교 때 이 조언을 받았고 그것이 보편적으로 적용된다고 생각하지는 않지만 업무용 이메일에는 확실히 적용됩니다. 누군가에 대한 험담, 불만, 조롱은 업무상 이메일에 있어서는 안 됩니다.

대신해야 할 일: 누군가에 대해 정당한 불만 사항이 있는 경우 다음을 수행해야 합니다. 그 사람에게 직접 이야기하거나 상사나 HR 책임자에게 이야기하십시오.

사실을 확인한 후 이메일의 몇 가지 중요 항목으로 대화를 기록하세요. “안녕하세요. 오늘 대화를 요약하자면…” 이렇게 하면 필요한 경우 성과 문제나 인사 파일에 대한 기록을 갖게 됩니다.

어려운 동료에 대한 화를 터뜨리기만 하면 되나요? 행복한 시간을 위해 저장하세요.

14. 누군가를 인정하거나 감사하지 않음

안녕하세요, 매트

확인이 완료되어 다행입니다. 계속해서 다음 주에 2분기 전략 회의 일정을 잡을 수 있을까요?

조나단

누군가가 당신을 위해 일을 완수했거나 당신에게 호의를 베풀었을 때, 그들의 기여를 인정하지 않는 것은 무례한 행동입니다. 또는 더 나쁜 것은 다른 사람의 작업에 대한 공로를 인정하는 것입니다.

대신해야 할 일: 프로젝트를 마무리하거나 단순히 누군가가 보낸 것을 받을 때 각 사람의 작업과 기여에 대해 감사를 표하세요. 동료들 앞에서 약간의 감사와 인정을 받는 것은 큰 도움이 될 것입니다.

전문적인 이메일이 중요합니다

상사, 동료, 고객 또는 리더에게 이메일을 보내든 이메일은 귀하와 귀하의 회사를 대표하므로 전문성이 중요합니다. 수신자 이름, 오타, 어조 등을 다시 확인하고 필요한 정보와 첨부 파일이 모두 포함되어 있는지 항상 이메일을 다시 읽어보세요.

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