नमूना कर्मचारी व्यवसाय व्यय नीति टेम्पलेट

कल्पना कीजिए कि आपको पता चलेगा कि व्यावसायिक खर्चों के प्रबंधन में एक साधारण चूक के कारण एक छोटा सा धन अनजाने में परिहार्य लागतों पर खर्च हो गया।

यह केवल एक काल्पनिक परिदृश्य नहीं है; यह उन संगठनों के लिए एक वास्तविकता है जो सावधानीपूर्वक डिज़ाइन की गई व्यय नीति के रणनीतिक महत्व को नजरअंदाज करते हैं।

इस भाग में, हम आपके व्यवसाय के लिए आपकी स्वयं की व्यय नीति तैयार करने के लिए संदर्भ के रूप में डिज़ाइन किया गया एक व्यय नीति टेम्पलेट प्रदान करेंगे।

यह ढांचा कर्मचारियों को सशक्त बनाने और संगठन के वित्तीय स्वास्थ्य की सुरक्षा दोनों के लिए डिज़ाइन किया गया है।

हम एक व्यय नीति के सार के माध्यम से यात्रा करेंगे, एक बहुमुखी टेम्पलेट का अनावरण करेंगे, और इसके व्यावहारिक अनुप्रयोग और स्वचालन पर मार्गदर्शन प्रदान करेंगे।

पुनर्कथन: व्यय नीति

व्यय नीति नियमों का एक समूह है जो कर्मचारियों को निर्देशित करती है

वे कंपनी का पैसा खर्चों पर कैसे खर्च कर सकते हैं।
वे खर्चों की प्रतिपूर्ति कैसे कर सकते हैं।
अनुपालन न करने की स्थिति में क्या होता है.

व्यय नीति के मुख्य लक्ष्य दोहरे हैं।

सबसे पहले, यह नीति कंपनी के वित्त के प्रबंधन में महत्वपूर्ण भूमिका निभाती है और यह सुनिश्चित करती है कि कर्मचारियों को पता हो कि संगठन की ओर से खर्च करते समय उनसे क्या अपेक्षा की जाती है।

दूसरे, यह कंपनी को वित्तीय कानूनों और विनियमों के अनुरूप बने रहने, कानूनी मुद्दों और जुर्माने से बचने में मदद करता है। यह दोहरा उद्देश्य व्यय नीति को कर्मचारियों और कंपनी के वित्तीय स्वास्थ्य दोनों के लिए एक महत्वपूर्ण उपकरण बनाता है।

स्पष्ट व्यय नीति लागू करने से कई प्रमुख लाभ मिलते हैं:

धोखाधड़ी रोकता है: खर्च पर सख्त दिशानिर्देश निर्धारित करने से, बेईमान दावों की संभावना कम हो जाती है।
निष्पक्षता सुनिश्चित करता है: हर कोई जानता है कि क्या अनुमति है और क्या नहीं, जिससे व्यय दावे अधिक सीधे और निष्पक्ष हो जाते हैं।
बजट नियंत्रित करता है: यह सुनिश्चित करते हुए कि खर्च कंपनी की बजटीय बाधाओं के अनुरूप है, खर्च को नियंत्रित रखने में मदद करता है।

व्यय नीति टेम्पलेट

वित्तीय नियंत्रण बनाए रखने, अनुपालन सुनिश्चित करने और अपने कर्मचारियों को स्पष्टता प्रदान करने के लिए एक प्रभावी व्यय नीति दस्तावेज़ बनाना आवश्यक है।

अपनी स्वयं की व्यय नीति तैयार करने में आपका मार्गदर्शन करने के लिए यहां व्यय नीति टेम्पलेट दस्तावेज़ दिया गया है:

शब्द प्रारूप:

आप टेम्पलेट की एक प्रति Google दस्तावेज़ के रूप में भी सहेज सकते हैं:

व्यय नीति टेम्पलेट (पूर्वावलोकन)

[कंपनी का नाम] व्यय नीति दस्तावेज़

[कंपनी का नाम]
[तारीख]
संस्करण संख्या

यह दस्तावेज़ परिवर्तन के अधीन है और [कंपनी का नाम] और उसके कर्मचारियों की बढ़ती जरूरतों को प्रतिबिंबित करने के लिए इसे समय-समय पर अद्यतन किया जा सकता है।

यह व्यय नीति दस्तावेज़ [कंपनी का नाम] के कर्मचारियों को काम से संबंधित खर्चों को उठाने और रिपोर्ट करने के बारे में सूचित और जिम्मेदार निर्णय लेने में मार्गदर्शन करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। हमारा उद्देश्य यह सुनिश्चित करना है कि सभी व्यय आवश्यक, उचित और हमारी कंपनी के उद्देश्यों और मूल्यों के अनुरूप हों। इस नीति का पालन करके, हम अपनी वित्तीय प्रथाओं में पारदर्शिता, जवाबदेही और दक्षता को बढ़ावा देते हैं।

व्यय

खर्चों के सटीक और सुसंगत प्रबंधन की सुविधा के लिए, यह स्पष्ट रूप से परिभाषित करना महत्वपूर्ण है कि [कंपनी नाम] के भीतर प्रतिपूर्ति योग्य व्यय क्या होता है। नीचे उन खर्चों की श्रेणियां दी गई हैं जिन्हें प्रतिपूर्ति योग्य माना जाता है, साथ ही किसी भी अस्पष्टता को खत्म करने के लिए प्रत्येक श्रेणी के उदाहरण भी दिए गए हैं:

यात्रा: हवाई किराया, जमीनी परिवहन और आवास सहित व्यावसायिक यात्रा से संबंधित खर्च। उदाहरण के लिए, किसी व्यावसायिक सम्मेलन के लिए वापसी उड़ान टिकट या ग्राहक बैठक के लिए ट्रेन टिकट।
निवास: व्यावसायिक यात्रा के दौरान होटल में ठहरने या अन्य आवास व्यवस्था पर होने वाली लागत। एक उदाहरण किसी व्यावसायिक सेमिनार के लिए किसी होटल में दो रात रुकना हो सकता है।
भोजन: व्यावसायिक यात्रा या ग्राहक बैठकों के दौरान भोजन का उचित खर्च। इसमें नाश्ता, दोपहर का भोजन और रात का खाना शामिल है, उदाहरण के लिए संभावित ग्राहक के साथ रात के खाने की बैठक।
ग्राहक मनोरंजन: ग्राहकों के मनोरंजन के लिए खर्च, जैसे भोजन की लागत या ईवेंट टिकट, बशर्ते वे सीधे व्यवसाय विकास या प्रतिधारण से संबंधित हों। एक उदाहरण भविष्य के व्यावसायिक अवसरों पर चर्चा करने के लिए एक खेल आयोजन में एक ग्राहक की मेजबानी करना है।
कार्यालय की आपूर्ति: कार्यालय के दैनिक संचालन के लिए आवश्यक वस्तुओं की लागत, जिसमें स्टेशनरी, मुद्रण सामग्री और छोटे कार्यालय उपकरण शामिल हैं। उदाहरण के लिए, कार्यालय उपयोग के लिए पेन, कागज और स्याही कारतूस खरीदना।
टेक्नोलॉजी : प्रौद्योगिकी से संबंधित व्यय जो कार्य उत्पादकता का समर्थन करता है, जिसमें सॉफ्टवेयर सदस्यता और आपातकालीन हार्डवेयर खरीद शामिल हैं। इसका उदाहरण किसी प्रोजेक्ट प्रबंधन टूल की सदस्यता या किसी अप्रत्याशित खराबी के कारण नए कीबोर्ड की खरीदारी हो सकती है।

गैर व्यय

उन खर्चों को निर्दिष्ट करना भी उतना ही महत्वपूर्ण है जिनकी प्रतिपूर्ति [कंपनी का नाम] नहीं करेगी। इनमें शामिल हैं, लेकिन यहीं तक सीमित नहीं हैं:

व्यावसायिक गतिविधियों से असंबंधित व्यक्तिगत व्यय।
जुर्माना या सजा, जैसे यातायात उल्लंघन या विलंब शुल्क।
पूर्व अनुमोदन के बिना विशिष्ट श्रेणियों के लिए पूर्व निर्धारित सीमा से अधिक व्यय।

खर्च की सीमा

हमने प्रतिपूर्ति योग्य खर्चों की प्रत्येक श्रेणी के लिए स्पष्ट खर्च सीमाएं स्थापित की हैं। ये सीमाएँ कर्मचारियों को कंपनी के बजटीय विचारों और वित्तीय उद्देश्यों के अनुरूप विवेकपूर्ण व्यय निर्णय लेने में मार्गदर्शन करने के लिए डिज़ाइन की गई हैं। इसके अतिरिक्त, कंपनी के भीतर विभिन्न क्षेत्रों की विशिष्ट आवश्यकताओं और खर्च पैटर्न को संबोधित करने के लिए विभाग-विशिष्ट छूट शामिल की गई हैं।

सामान्य व्यय सीमाएँ

नीचे प्रत्येक श्रेणी के व्यय के लिए अधिकतम स्वीकार्य व्यय सीमा को रेखांकित करने वाली एक तालिका है, जिसका उद्देश्य यह सुनिश्चित करना है कि सभी व्यय आवश्यक और उचित दोनों हैं:

व्यय श्रेणी	अधिकतम सीमा	नोट्स
यात्रा (हवाई किराया)	$500	घरेलू उड़ानों के लिए इकोनॉमी क्लास
यात्रा (आवास)	$ 150 प्रति रात	मानक कमरे की दर
भोजन	$25 प्रति भोजन	मादक पेय पदार्थों को छोड़कर
ग्राहक मनोरंजन	$100	प्रति व्यक्ति, अपवादों के लिए पूर्वानुमति की आवश्यकता होती है
कार्यालय की आपूर्ति	$ 50 प्रति आदेश	केवल आवश्यक वस्तुएँ
टेक्नोलॉजी	$300	इस सीमा से ऊपर की वस्तुओं के लिए पूर्व-अनुमोदन आवश्यक है

विभाग-विशिष्ट व्यय सीमाएँ

[कंपनी नाम] के भीतर विभिन्न विभागों की विशिष्ट आवश्यकताओं को समायोजित करने के लिए, हम निम्नानुसार विभाग-विशिष्ट व्यय सीमाएं भी स्थापित करते हैं:

सेल्स विभाग:
- ग्राहक मनोरंजन: संभावित उच्च-मूल्य वाली ग्राहक बैठकों को समायोजित करने के लिए प्रति व्यक्ति सीमा $150 तक बढ़ा दी गई है।
- यात्रा: पूर्वानुमति के साथ अंतरराष्ट्रीय यात्रा के लिए $700 तक हवाई किराए में अतिरिक्त लचीलापन।
आईटी विभाग:
- प्रौद्योगिकी: विभागीय संचालन के लिए आवश्यक विशेष सॉफ्टवेयर या हार्डवेयर की खरीद का समर्थन करने के लिए सीमा $500 तक बढ़ा दी गई है।

बजटीय बाधाओं और परिचालन उद्देश्यों के साथ संरेखण सुनिश्चित करने के लिए इन सीमाओं से अधिक होने वाले किसी भी खर्च को पूर्व-अनुमोदन के लिए प्रस्तुत किया जाना चाहिए।

अनुमोदन प्रक्रियाएँ

[कंपनी का नाम] की व्यय प्रबंधन प्रक्रिया की दक्षता और जवाबदेही सर्वोपरि है। इसे सुनिश्चित करने के लिए, निम्नलिखित विस्तृत प्रक्रियाएं और दस्तावेज़ीकरण आवश्यकताएं स्थापित की गई हैं, जो कर्मचारियों को व्यय अनुमोदन और प्रतिपूर्ति प्रक्रिया के माध्यम से मार्गदर्शन करती हैं।

यात्रा और आवास

यात्रा पूर्व स्वीकृति:
- व्यावसायिक यात्रा की योजना बनाने वाले कर्मचारियों को हमारे नामित ऑनलाइन पोर्टल के माध्यम से अनुमोदन के लिए एक यात्रा कार्यक्रम और अनुमानित बजट जमा करना होगा।
- समीक्षा और अनुमोदन के लिए पर्याप्त समय देने के लिए यह सबमिशन नियोजित प्रस्थान तिथि से कम से कम दो सप्ताह पहले होना चाहिए।
यात्रा के बाद का दस्तावेज़ीकरण:
- लौटने पर, कर्मचारियों को एक सप्ताह के भीतर यात्रा और आवास व्यय से संबंधित सभी रसीदें जमा करनी होंगी।
- इसमें उड़ानें, होटल और यात्रा-संबंधी अन्य खर्च शामिल हैं, जिन्हें हमारे डिजिटल व्यय प्रबंधन प्लेटफ़ॉर्म पर अपलोड किया जाना चाहिए।

व्यावसायिक खर्च

ग्राहकों की बैठकों, कार्यालय की आपूर्ति खरीदने, या किसी अन्य व्यवसाय-संबंधित जरूरतों के दौरान किए गए खर्चों के लिए, कर्मचारियों को एक रसीद और व्यावसायिक उद्देश्य का संक्षिप्त विवरण प्रदान करना होगा।
ये प्रस्तुतियाँ हमारे व्यय रिपोर्टिंग टूल के माध्यम से किए गए व्यय के तीन दिनों के भीतर की जानी चाहिए।

बड़े खर्चे

बड़े खर्चों को $2500 से अधिक के किसी एकल व्यय या संबंधित खर्चों की एक श्रृंखला के रूप में परिभाषित किया जाता है जो सामूहिक रूप से एक महीने के भीतर $2500 से अधिक हो जाते हैं।
औचित्य, अपेक्षित लाभ और कुल लागत सहित एक विस्तृत प्रस्ताव, व्यय करने से पहले उच्च-स्तरीय प्रबंधन को प्रस्तुत और अनुमोदित किया जाना चाहिए।

दस्तावेज़ीकरण और रसीदें

कुशल व्यय प्रसंस्करण की सुविधा के लिए, पोर्टल के माध्यम से प्रतिपूर्ति अनुरोध करते समय निम्नलिखित दस्तावेज जमा करना आवश्यक है:

भुगतान का प्रमाण प्रदर्शित करते हुए सभी व्ययों की रसीदें।
प्रत्येक व्यय के व्यावसायिक उद्देश्य का संक्षिप्त विवरण, पारदर्शिता और औचित्य को बढ़ाना।
यात्रा-संबंधी खर्चों के लिए, पूर्ण यात्रा कार्यक्रम और व्यय का प्रमाण प्रस्तुत करना आवश्यक है।

समयसीमा

यात्रा से संबंधित खर्चों की व्यय रिपोर्ट यात्रा के बाद एक सप्ताह के भीतर प्रस्तुत की जानी चाहिए।
अन्य व्यावसायिक खर्चों की रिपोर्ट व्यय घटित होने के तीन दिनों के भीतर देनी होती है।
प्रस्तुत खर्चों पर अनुमोदन या फीडबैक तीन कार्य दिवसों के भीतर प्रदान किया जाएगा, जिससे कर्मचारियों के लिए त्वरित प्रतिपूर्ति और स्पष्टता सुनिश्चित होगी।

डिजिटल सबमिशन और प्रोसेसिंग

[कंपनी का नाम] सभी व्यय प्रस्तुतियों और अनुमोदनों के लिए एक डिजिटल व्यय प्रबंधन मंच [लिंक] का उपयोग करता है।

यह अनुभाग पोर्टल तक प्रभावी ढंग से पहुंचने और उसका उपयोग करने के बारे में चरण-दर-चरण निर्देश प्रदान करता है।

URL लॉगिन करें: किसी भी वेब ब्राउज़र का उपयोग करके [पोर्टल लिंक] पर नेविगेट करें। यह लिंक कंपनी के इंट्रानेट पर 'कर्मचारी संसाधन' अनुभाग के अंतर्गत भी उपलब्ध है।
उपयोगकर्ता नाम और पासवर्ड: आपका लॉगिन क्रेडेंशियल आपकी कंपनी का ईमेल पता और आईटी विभाग द्वारा शुरू में प्रदान किया गया एक पासवर्ड है। यदि आप पहली बार लॉग इन कर रहे हैं, तो आपको अपना पासवर्ड बदलने के लिए कहा जाएगा।
दो-कारक प्रमाणीकरण (2FA): अतिरिक्त सुरक्षा के लिए, पोर्टल को दो-कारक प्रमाणीकरण की आवश्यकता है। आपको एसएमएस या ईमेल के माध्यम से एक कोड प्राप्त होगा, जिसे आपको लॉगिन स्क्रीन पर दर्ज करना होगा।

एक बार लॉग इन करने पर, आपको निम्नलिखित मुख्य अनुभाग मिलेंगे:

डैशबोर्ड : अपने हाल के व्यय प्रस्तुतीकरण और उनकी स्थिति (लंबित, स्वीकृत या अस्वीकृत) देखें।
नया व्यय जमा करें: रसीदें अपलोड करने और व्यय विवरण जोड़ने सहित एक नया व्यय दावा दर्ज करें।
रिपोर्ट: चयनित समय अवधि में अपने प्रस्तुत खर्चों की रिपोर्ट तैयार करें।
सेटिंग: अपनी व्यक्तिगत जानकारी अपडेट करें, अपना पासवर्ड बदलें, और अपनी 2FA सेटिंग्स कॉन्फ़िगर करें।

नया व्यय जमा करने के लिए:

'नया व्यय सबमिट करें' पर जाएं: डैशबोर्ड से इस विकल्प पर क्लिक करें।
व्यय विवरण: दिनांक, श्रेणी (जैसे, यात्रा, भोजन), राशि और संक्षिप्त विवरण जैसे विवरण के साथ व्यय प्रपत्र भरें।
रसीदें अपलोड करें: 'अपलोड' बटन पर क्लिक करके अपनी रसीदों की डिजिटल प्रतियां संलग्न करें। पोर्टल JPG, PNG और PDF फ़ाइलें स्वीकार करता है।
अनुमोदन के लिए सबमिट करें: सटीकता के लिए अपनी प्रविष्टि की समीक्षा करें, फिर 'सबमिट' पर क्लिक करें। आपको अपने सबमिशन की एक ईमेल पुष्टिकरण प्राप्त होगा।

स्थिति और रिपोर्ट की जाँच के लिए,

अपने सबमिट किए गए खर्चों की स्थिति जांचने के लिए, 'डैशबोर्ड' पर जाएं। प्रत्येक प्रविष्टि अपनी वर्तमान स्थिति दिखाएगी।
अपने खर्चों पर विस्तृत रिपोर्ट के लिए, 'रिपोर्ट' अनुभाग पर जाएं और दिनांक सीमा, श्रेणी या स्थिति के आधार पर रिपोर्ट मानदंड को अनुकूलित करें।

यदि आपको पोर्टल का उपयोग करने में कोई समस्या आती है या आपके कोई प्रश्न हैं:

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न और उपयोगकर्ता गाइड: पोर्टल के 'सहायता' अनुभाग में उपलब्ध व्यापक FAQs और उपयोगकर्ता मार्गदर्शिका देखें।
आईटी हेल्प डेस्क से संपर्क करें: लॉगिन समस्याओं या दस्तावेज़ अपलोड करने में समस्याओं सहित तकनीकी सहायता के लिए, IT हेल्प डेस्क से ithelp@[companyname].com या (123) 456-7892 पर संपर्क करें।

विशेष ध्यान

ऐसी स्थितियों में जहां नीति का पालन करना चुनौतियां पेश करता है, कर्मचारियों को अपने प्रत्यक्ष पर्यवेक्षक या वित्त टीम के साथ सक्रिय संचार में संलग्न होने के लिए प्रोत्साहित किया जाता है। इस दृष्टिकोण का उद्देश्य मार्गदर्शन प्राप्त करना या संभावित अपवादों पर चर्चा करना है, यह सुनिश्चित करना कि नीति अखंडता से समझौता किए बिना परिचालन संबंधी ज़रूरतें पूरी की जाती हैं।

सर्वोत्तम प्रथाएँ, संसाधन और भागीदारी

खर्चों को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने में [कंपनी का नाम] के कर्मचारियों का समर्थन करने और रणनीतिक साझेदारी के माध्यम से संभावित बचत का लाभ उठाने के लिए, यह अनुभाग मूल्यवान संसाधन, सर्वोत्तम अभ्यास और लाभकारी साझेदारी पर विवरण प्रदान करता है।

सर्वोत्तम अभ्यास और सुझाव

पहले से बुक्क करो: जितनी जल्दी हो सके यात्रा और आवास की योजना बनाना और बुकिंग करना लागत को काफी कम कर सकता है। इन्हें कम से कम तीन सप्ताह पहले बुक करने का लक्ष्य रखें।
पसंदीदा विक्रेताओं का उपयोग करें: जब भी संभव हो, यात्रा, आवास, कार्यालय आपूर्ति और प्रौद्योगिकी के लिए पसंदीदा विक्रेताओं का उपयोग करें। इन विक्रेताओं की मूल्य और सेवा गुणवत्ता के लिए जांच की गई है।
डिजिटल रसीदें: सभी रसीदों की डिजिटल प्रतियां रखें। अधिकांश विक्रेता ई-रसीदें प्रदान करते हैं, जिन्हें प्रबंधित करना और आपकी व्यय रिपोर्ट के साथ जमा करना आसान होता है।
व्यय रिपोर्ट समयबद्धता: त्वरित प्रसंस्करण और प्रतिपूर्ति सुनिश्चित करने के लिए व्यय रिपोर्ट तुरंत जमा करें। विलंबित सबमिशन से प्रतिपूर्ति में देरी हो सकती है और बजट ट्रैकिंग जटिल हो सकती है।

उपयुक्त संसाधन चुनें

डिजिटल व्यय प्रबंधन प्लेटफार्म: [कंपनी का नाम] खर्चों पर नज़र रखने और जमा करने के लिए एक ऑनलाइन प्लेटफ़ॉर्म प्रदान करता है, जिसे कंपनी इंट्रानेट के माध्यम से एक्सेस किया जा सकता है। इस प्लेटफ़ॉर्म का उपयोग करने पर प्रशिक्षण सत्र त्रैमासिक उपलब्ध हैं।
वित्त विभाग स्लैक चैनल: व्यय नीतियों पर प्रश्न या स्पष्टीकरण के लिए, कर्मचारी वित्त विभाग स्लैक चैनल से संपर्क कर सकते हैं, जो व्यावसायिक घंटों के दौरान #expense-queries पर उपलब्ध है।

सामरिक भागीदारी

[कंपनी का नाम] ने कर्मचारियों को छूट और विशेष शर्तें प्रदान करने, व्यवसाय-संबंधित व्यय के मूल्य और दक्षता को बढ़ाने के लिए कई बाहरी विक्रेताओं के साथ साझेदारी स्थापित की है।

यात्रा साझेदारी: ट्रैवेलको के साथ, कर्मचारी उड़ानों और होटल बुकिंग के लिए रियायती दरों का लाभ उठा सकते हैं। TravelCo प्लेटफ़ॉर्म या ऐप के माध्यम से बुकिंग करते समय कॉर्पोरेट कोड [TC123] का उपयोग करें। [जोड़ना]
प्रौद्योगिकी आपूर्ति: TechSolutions [कंपनी का नाम] कर्मचारियों को कंप्यूटर एक्सेसरीज़ और सॉफ़्टवेयर पर विशेष मूल्य निर्धारण प्रदान करता है। कंपनी के खाते का उपयोग करके, हमारे इंट्रानेट पर दिए गए लिंक के माध्यम से इस तक पहुंचें। [जोड़ना]
कार्यालय आपूर्ति छूट: OfficeMax ने कार्यालय आपूर्ति पर छूट प्रदान करने के लिए हमारे साथ साझेदारी की है। ऑर्डर सीधे हमारी खरीद प्रणाली के माध्यम से दिए जा सकते हैं, छूट स्वचालित रूप से लागू होती है। [जोड़ना]

इन साझेदारियों का उपयोग करने के लिए, कर्मचारियों को कंपनी इंट्रानेट पर उपलब्ध कराए गए विशिष्ट कोड और लिंक का संदर्भ लेना चाहिए। पहली बार पहुंच के लिए या कठिनाइयों का सामना करने पर, खरीद टीम सहायता के लिए उपलब्ध है और यह सुनिश्चित करती है कि कर्मचारी इन प्रस्तावों का पूरा लाभ उठा सकें।

गैर-अनुपालन नीति

संगठन के भीतर वित्तीय अखंडता और जवाबदेही बनाए रखने के लिए [कंपनी नाम] की व्यय नीति का पालन सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है। यह अनुभाग व्यय नीति का अनुपालन करने में विफल रहने के परिणामों और गैर-अनुपालन मुद्दों की समीक्षा करने और उनका मुकाबला करने की प्रक्रिया की रूपरेखा देता है।

व्यय नीति का अनुपालन न करने पर उल्लंघन की प्रकृति और आवृत्ति के आधार पर कई प्रकार की कार्रवाइयां हो सकती हैं:

पहला अपराध: जो कर्मचारी पहली बार व्यय नीति का अनुपालन करने में विफल रहते हैं, उन्हें एक लिखित चेतावनी मिलेगी और उन्हें व्यय नीति अनुपालन पर एक प्रशिक्षण सत्र में भाग लेने की आवश्यकता हो सकती है।
बार-बार अपराध: लगातार गैर-अनुपालन के परिणामस्वरूप अधिक गंभीर कार्रवाइयां होंगी, जिसमें गैर-अनुपालन खर्चों के लिए प्रतिपूर्ति से इनकार, विभाग प्रमुख के साथ एक औपचारिक समीक्षा और बर्खास्तगी तक की संभावित अनुशासनात्मक कार्रवाई शामिल है।
गंभीर उल्लंघन: धोखाधड़ी या जानबूझकर गुमराह करने वाले व्यय दावे तत्काल अनुशासनात्मक कार्रवाई के अधीन होंगे, जिसमें रोजगार की समाप्ति और कानूनी कार्यवाही शामिल हो सकती है।

समीक्षा और प्रतियोगिता प्रक्रिया को इस प्रकार प्रलेखित किया गया है -

प्रारंभिक समीक्षा: यदि किसी कर्मचारी की व्यय रिपोर्ट को गैर-अनुपालन के लिए चिह्नित किया जाता है, तो कर्मचारी को विशिष्ट मुद्दे का विवरण देने वाली एक अधिसूचना प्राप्त होगी। कर्मचारी को समस्या के समाधान के लिए अतिरिक्त दस्तावेज़ या स्पष्टीकरण प्रदान करने का अवसर मिलेगा।
औपचारिक अपील: यदि कर्मचारी प्रारंभिक समीक्षा के बाद लिए गए निर्णय से असहमत है, तो उन्हें निर्णय के खिलाफ औपचारिक रूप से अपील करने का अधिकार है। प्रारंभिक निर्णय के 10 व्यावसायिक दिनों के भीतर अपील वित्त विभाग को लिखित रूप में प्रस्तुत की जानी चाहिए।
अपील समीक्षा समिति: एक अपील समीक्षा समिति, जिसमें वित्त, मानव संसाधन और कर्मचारी विभाग के प्रतिनिधि शामिल होंगे, अपील की समीक्षा करेगी। यह समिति अंतिम निर्णय लेने के लिए सभी प्रस्तुत दस्तावेजों और तर्कों पर विचार करेगी।
अन्तिम निर्णय: समिति का निर्णय अंतिम है और अपील प्रस्तुत करने के 10 व्यावसायिक दिनों के भीतर कर्मचारी को सूचित किया जाएगा। निर्णय किसी भी कार्रवाई की रूपरेखा तैयार करेगा या समस्या के समाधान की पुष्टि करेगा।

[कंपनी का नाम] की गैर-अनुपालन नीति मुद्दों को संबोधित करने और हल करने के लिए एक निष्पक्ष प्रक्रिया प्रदान करते हुए व्यय नीति की समझ और पालन को बढ़ावा देने के लिए डिज़ाइन की गई है। यह दृष्टिकोण सुनिश्चित करता है कि कर्मचारी अनुपालन के महत्व और स्थापित दिशानिर्देशों का पालन करने में विफल रहने के परिणामों से अवगत हैं, जिससे संगठन के वित्तीय स्वास्थ्य और नैतिक मानकों को बनाए रखा जा सके।

संपर्क और समर्थन

यह सुनिश्चित करने के लिए कि [कंपनी का नाम] के सभी कर्मचारियों के पास व्यय नीति के संबंध में मार्गदर्शन और समर्थन तक पहुंच है, यह अनुभाग व्यय-संबंधी पूछताछ और प्रक्रियाओं की देखरेख और सहायता के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों और विभागों के लिए विस्तृत संपर्क जानकारी प्रदान करता है।

व्यय नीति प्रश्न और स्पष्टीकरण: व्यय नीति दिशानिर्देशों, स्वीकार्य व्यय, या प्रतिपूर्ति प्रक्रियाओं से संबंधित प्रश्नों के लिए।
- संपर्क: जेन डो, व्यय नीति प्रबंधक
- ईमेल: jane.doe@[companyname].com
- टेलीफोन: (123) 456 7890
प्रशिक्षण और अनुपालन: व्यय नीति प्रशिक्षण सत्रों, अनुपालन मुद्दों के बारे में पूछताछ के लिए, या व्यय प्रतिपूर्ति से संबंधित चिंताओं की रिपोर्ट करने के लिए।
- संपर्क: जॉन स्मिथ, मानव संसाधन अनुपालन अधिकारी
- ईमेल: john.smith@[companyname].com
- टेलीफोन: (123) 456 7891
डिजिटल व्यय प्रबंधन प्लेटफ़ॉर्म सहायता: ऑनलाइन व्यय सबमिशन प्लेटफ़ॉर्म के साथ तकनीकी सहायता के लिए, जिसमें लॉगिन समस्याएं, सबमिशन त्रुटियां, या दस्तावेज़ अपलोड करने का तरीका शामिल है।
- संपर्क: आईटी हेल्प डेस्क
- ईमेल: ithelp@[companyname].com
- टेलीफोन: (123) 456 7892
विक्रेता भागीदारी और छूट: पसंदीदा विक्रेता छूट तक पहुंचने, कंपनी खातों के माध्यम से ऑर्डर करने, या अनुमोदित विक्रेताओं के बारे में पूछताछ में सहायता के लिए।
- संपर्क: लिसा ग्रीन, खरीद विशेषज्ञ
- ईमेल: lisa.green@[companyname].com
- टेलीफोन: (123) 456 7893
सामान्य पूछताछ: किसी भी अन्य प्रश्न या सहायता के लिए जो विशेष रूप से ऊपर सूचीबद्ध नहीं है, कर्मचारी सामान्य सहायता लाइन या ईमेल से संपर्क कर सकते हैं, जहां प्रश्न उपयुक्त विभाग या व्यक्ति को निर्देशित किए जाएंगे।
- सामान्य सहायता ईमेल: support@[companyname].com
- सामान्य सहायता फ़ोन: (123) 456-7894

[कंपनी का नाम] के लिए डिज़ाइन किया गया यह व्यय नीति दस्तावेज़, काम से संबंधित खर्चों को इस तरह से प्रबंधित करने के लिए एक व्यापक मार्गदर्शिका के रूप में कार्य करता है जो हमारे संगठन की अखंडता, जवाबदेही और वित्तीय जिम्मेदारी के मूल्यों के साथ संरेखित होता है।

हम सभी कर्मचारियों को इस नीति से परिचित होने, उपलब्ध कराए गए संसाधनों और संपर्कों का उपयोग करने और वित्तीय प्रबंधन के उच्चतम मानकों को बनाए रखने के लिए प्रतिबद्ध होने के लिए प्रोत्साहित करते हैं।

हमारे कारोबारी माहौल, नियामक आवश्यकताओं या कंपनी की जरूरतों में बदलावों को प्रतिबिंबित करने के लिए इस नीति की नियमित समीक्षा और अपडेट सूचित किए जाएंगे।

यदि आपके कोई प्रश्न हों या आगे स्पष्टीकरण की आवश्यकता हो, तो कृपया पिछले अनुभाग में सूचीबद्ध उचित संपर्कों तक पहुंचने में संकोच न करें।

इस नीति के साथ आपकी समझ, सहयोग और सक्रिय जुड़ाव [कंपनी का नाम] की प्रतिष्ठा और सफलता को बनाए रखने के लिए अमूल्य है।

इन मानकों को बनाए रखने और हमारी कंपनी की उत्कृष्टता और अखंडता की संस्कृति में योगदान देने की आपकी प्रतिबद्धता के लिए धन्यवाद।

दस्तावेज़ का अंत

अपने व्यवसाय के लिए व्यय नीति टेम्पलेट कैसे लागू करें?

एक बार जब आप अपनी व्यावसायिक आवश्यकताओं के अनुसार अपनी व्यय नीति तैयार कर लेते हैं, तो अगला कदम इसे व्यवसाय के दैनिक संचालन में लागू करना होता है।

अब हम यह पता लगाएंगे कि सरल मैन्युअल वर्कफ़्लो के साथ खर्चों को कुशलतापूर्वक कैसे प्रबंधित किया जाए, जिसमें नीति साझा करने से लेकर प्रक्रियाओं को अद्यतन करने तक के चरण शामिल हैं।

आगे बढ़ते हुए, हम इस पर भी नज़र डालेंगे कि कैसे नैनोनेट्स जैसे व्यय प्रबंधन सॉफ़्टवेयर स्वचालित व्यय प्रबंधन के माध्यम से प्रक्रिया को और सरल बना सकते हैं, जो ऑनलाइन सबमिशन, रसीद स्कैनिंग और प्रत्यक्ष अनुमोदन जैसी सुविधाएँ प्रदान करते हैं।

मैनुअल वर्कफ़्लो: सरलीकृत और व्यावहारिक चरण

नीति साझा करें: व्यय नीति सभी को ईमेल करें और इसे कंपनी इंट्रानेट पर पोस्ट करें। सुनिश्चित करें कि नए कर्मचारियों को भी यह मिले।
सभी को प्रशिक्षित करें: नीति को समझाने के लिए सत्र आयोजित करें। अपनी टीम के खर्चों की निगरानी कैसे करें, इस पर प्रबंधकों के लिए एक विशेष सत्र शामिल करें।
व्यय जमा करना: जब भी कर्मचारी कोई व्यावसायिक व्यय उठाते हैं तो वे एक मानक व्यय फॉर्म भरते हैं। उनमें यह शामिल होना चाहिए कि खर्च किसलिए हुआ, इसकी लागत कितनी थी और यह किस तारीख को हुआ।
व्ययों को वर्गीकृत करना: विवरण दर्ज करने के बाद, वित्त व्यक्ति प्रत्येक खर्च को यात्रा या भोजन जैसी श्रेणियों में क्रमबद्ध करता है। इससे चीज़ों को व्यवस्थित रखने में मदद मिलती है और रिपोर्टिंग आसान हो जाती है.
रसीदें संलग्न करना: कर्मचारियों को अपने फॉर्म के साथ रसीदें देनी होंगी। यदि रसीदें कागजी हैं, तो उनकी स्पष्ट तस्वीर लेनी चाहिए या स्कैन करना चाहिए।
डेटा दर्ज करना: वित्त क्षेत्र से जुड़ा कोई व्यक्ति संलग्न रसीदों से विवरण कंपनी के व्यय ट्रैकिंग सिस्टम में दर्ज करता है। यह सुनिश्चित करता है कि सभी खर्च सटीक हैं और एक ही स्थान पर दर्ज किए गए हैं।
समीक्षा करें और स्वीकृत करें: यह सुनिश्चित करने के लिए कि वे नीति का पालन करते हैं, खर्चों की समीक्षा प्रक्रिया से गुज़रते हैं, आमतौर पर पहले कर्मचारी के प्रबंधक द्वारा और फिर वित्त विभाग द्वारा।
प्रतिपूर्ति जारी करें: एक बार मंजूरी मिलने के बाद, वित्त विभाग अगले पेरोल पर या कंपनी की प्रतिपूर्ति अनुसूची के अनुसार व्यय की प्रतिपूर्ति की व्यवस्था करता है।
जाँच और लेखापरीक्षा: समय-समय पर, वित्त टीम किसी भी समस्या या धोखाधड़ी को पकड़ने के लिए पॉलिसी के विरुद्ध व्यय रिपोर्ट की जांच करती है।
अद्यतन और प्रतिक्रिया: व्यय प्रक्रिया पर कर्मचारियों से फीडबैक एकत्र करें और चीजों को सुचारू रूप से चलाने के लिए आवश्यकतानुसार नीति या प्रक्रियाओं को अपडेट करें।

व्यय प्रबंधन सॉफ्टवेयर के साथ स्वचालित वर्कफ़्लो

नैनोनेट्स जैसा एक स्वचालित व्यय प्रबंधन सॉफ्टवेयर एक सुव्यवस्थित वर्कफ़्लो में व्यय नीति लागू करता है।

आइए देखें कैसे।

शुरू हो जाओ: पर साइन अप करें app.nanonets.com.
सेट अप: अपनी व्यय नीति को अपने नैनोनेट्स खाते में कॉन्फ़िगर करें। सत्यापन जांच और अनुमोदन रूटिंग जोड़ें।
ऑनलाइन सबमिशन: कर्मचारी अपनी रसीद की स्कैन या डिजिटल कॉपी अपलोड करके तुरंत अपने खर्चों को नैनोनेट्स में दर्ज करते हैं!

डेटा निकालना: नैनोनेट्स स्वचालित रूप से सबमिट की गई रसीदों से डेटा खींचता है, जैसे तारीख, राशि और व्यापारी, इस प्रकार मैन्युअल डेटा प्रविष्टि की आवश्यकता समाप्त हो जाती है और यह सुनिश्चित होता है कि आपका व्यय डेटा हमेशा सटीक होता है।

स्वचालित छँटाई: फिर नैनोनेट्स आपकी पॉलिसी के संदर्भ और वर्गीकरण ढांचे, जैसे यात्रा या भोजन, के अनुसार प्रत्येक खर्च को सही श्रेणी में क्रमबद्ध करता है।

नीति जाँच: जैसा कि यह वर्गीकृत करता है, नैनोनेट्स आपके पॉलिसी नियमों के अनुसार प्रत्येक व्यय की जांच करता है। यह स्वचालित रूप से किसी भी चीज़ को चिह्नित करता है जो समीक्षा के लिए उपयुक्त नहीं है।

प्रत्यक्ष अनुमोदन: सिस्टम आपके द्वारा निर्धारित नियमों, जैसे व्यय राशि या विभाग, के आधार पर अनुमोदन के लिए प्रत्येक व्यय को सही प्रबंधक के पास भेजता है। इससे अनुमोदन प्रक्रिया में तेजी आती है.

त्वरित प्रतिपूर्ति: एक बार मंजूरी मिलने के बाद, खर्च स्वचालित रूप से प्रतिपूर्ति के लिए तैयार हो जाते हैं। बिना किसी अतिरिक्त कदम के ऐसा करने के लिए नैनोनेट्स आपके अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर से लिंक कर सकता है।

अंतर्दृष्टि और रिपोर्ट: नैनोनेट्स खर्च के पैटर्न और नीति अनुपालन पर रिपोर्ट और विश्लेषण प्रदान करता है, जिससे आपको यह स्पष्ट तस्वीर मिलती है कि पैसा कहां जा रहा है।

आगे पढ़ने के लिए, यहां बाज़ार में सर्वोत्तम व्यय प्रबंधन सॉफ़्टवेयर की एक सूची दी गई है जो आपकी व्यय नीति को आसानी से लागू करने में आपकी सहायता करेगी।

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स्रोत: https://nanonets.com/blog/sample-employee-business-expense-policy-template/

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