L'approche traditionnelle des comptes fournisseurs peut être chronophage, source d'erreurs et gourmande en ressources, ce qui entrave la capacité de l'organisation à se concentrer sur des initiatives stratégiques.

Heureusement, les avancées de pointe en matière de technologie d'automatisation ont révolutionné le paysage des comptes fournisseurs, offrant aux entreprises la possibilité de rationaliser leurs flux de travail et d'atteindre des niveaux d'efficacité sans précédent. Dans ce blog, nous nous penchons sur les avantages et les fonctionnalités des solutions avancées d'automatisation des points d'accès, en comparant leurs capacités aux méthodes traditionnelles. Nous explorerons également comment ces outils d'automatisation intelligents permettent aux équipes financières de bénéficier d'une IA intelligente, d'une intégration transparente et de fonctionnalités conviviales pour révolutionner leur flux de travail AP et générer des résultats transformateurs.

Qu'est-ce qu'Oracle NetSuite?

Oracle NetSuite est une suite logicielle de gestion d'entreprise intégrée basée sur le cloud conçue pour aider les entreprises à gérer divers aspects de leurs opérations, notamment les finances, la gestion de la relation client (CRM), l'inventaire, les ressources humaines, le commerce électronique, etc. Il a été fondé à l'origine en 1998 sous le nom de NetSuite Inc., puis acquis par Oracle Corporation en 2016.

Oracle NetSuite fournit une plate-forme unifiée et évolutive qui permet aux entreprises de toutes tailles, des petites startups aux grandes entreprises, de rationaliser leurs processus, de prendre des décisions basées sur les données et d'atteindre une plus grande efficacité dans différents départements. Certaines fonctionnalités et modules clés d'Oracle NetSuite incluent la gestion financière, la gestion de la relation client, la gestion des stocks et de la chaîne d'approvisionnement, la gestion des ressources humaines, la Business Intelligence et le reporting et leur plate-forme SuiteCloud.

Qu'est-ce que l'automatisation NetSuite ?

L'automatisation NetSuite fait référence à l'utilisation de divers processus et outils automatisés au sein de la plate-forme Oracle NetSuite pour rationaliser et optimiser les opérations commerciales. En tant que système ERP (Enterprise Resource Planning) basé sur le cloud, NetSuite offre une large gamme de fonctionnalités d'automatisation dans différents modules, aidant les entreprises à améliorer leur efficacité, à réduire le travail manuel et à améliorer la productivité globale. Voici quelques aspects clés de l'automatisation de NetSuite :

• Automatisation du flux de travail: NetSuite permet aux entreprises d'automatiser les flux de travail pour divers processus, tels que les approbations de commandes client, les soumissions de notes de frais, les demandes d'achat, etc. Les utilisateurs peuvent définir des règles et des conditions qui déclenchent des actions spécifiques, telles que l'envoi de notifications, la création de tâches ou le lancement d'approbations, ce qui permet un traitement plus fluide et plus rapide des tâches.
• Automatisation financière : Dans le module de gestion financière, NetSuite offre une automatisation pour des tâches telles que les comptes fournisseurs et les comptes clients. Les approbations de factures, la facturation récurrente, le traitement des paiements et la comptabilisation des revenus peuvent être automatisés, ce qui réduit le besoin d'intervention manuelle et améliore la précision financière.
• Gestion de l'inventaire: Les fonctionnalités d'automatisation de NetSuite s'étendent à la gestion des stocks, où les entreprises peuvent configurer des points de réapprovisionnement, des transferts de stock automatisés entre les sites et la création automatique de bons de commande en fonction de la demande. Cela garantit des niveaux de stocks optimaux et minimise les ruptures de stock.
• Reporting et tableaux de bord : NetSuite fournit des rapports automatisés et des tableaux de bord en temps réel, permettant aux utilisateurs d'accéder aux indicateurs de performance clés (KPI) et aux mesures financières sans avoir besoin de collecter manuellement les données. Les rapports peuvent être programmés pour une distribution régulière aux parties prenantes.
• Automatisation des ventes et du marketing : Le module CRM de NetSuite comprend des capacités d'automatisation pour les processus de vente et de marketing. Cela peut inclure la notation des prospects, les campagnes de marketing par e-mail, les suivis automatisés et le suivi des interactions avec les clients.
• Libre-service vendeur et client : NetSuite propose des portails en libre-service pour les fournisseurs et les clients, leur permettant d'accéder aux informations pertinentes, de mettre à jour leurs détails, de consulter l'état des commandes et de suivre les expéditions sans avoir besoin de l'aide des employés de l'entreprise.
• SuiteFlow et SuiteScript : NetSuite fournit des outils tels que SuiteFlow (outil d'automatisation des flux de travail) et SuiteScript (langage de script basé sur JavaScript) qui permettent aux entreprises de personnaliser et de créer des solutions d'automatisation adaptées à leurs besoins spécifiques.
• Importation et intégration de données : NetSuite propose des outils d'importation et d'intégration de données, permettant aux entreprises d'automatiser le processus d'importation de données à partir de sources externes et de tenir à jour leurs enregistrements.

En tirant parti de l'automatisation de NetSuite, les entreprises peuvent améliorer considérablement l'efficacité opérationnelle, réduire les erreurs humaines, améliorer la précision des données et libérer un temps précieux pour que les employés se concentrent sur des tâches plus stratégiques. Le niveau d'automatisation peut être adapté pour répondre aux besoins et aux processus uniques de chaque organisation, faisant de NetSuite une solution puissante et flexible pour les entreprises qui cherchent à rationaliser leurs opérations et à stimuler leur croissance.

Qu'est-ce que l'automatisation financière NetSuite ?

NetSuite Financial Automation est un ensemble de fonctionnalités et de capacités au sein de la plate-forme NetSuite qui automatise divers processus de gestion financière, rationalise les opérations comptables et améliore l'efficacité financière globale. L'objectif de l'automatisation financière est de réduire les tâches manuelles, de minimiser les erreurs, d'améliorer la précision des données et de fournir une visibilité en temps réel sur les données financières. Voici quelques aspects clés de NetSuite Financial Automation :

Automatisation des comptes fournisseurs

NetSuite automatise le processus des comptes fournisseurs, de la saisie des factures au traitement des paiements. La technologie OCR est utilisée pour extraire les données pertinentes des factures, éliminant ainsi le besoin de saisie manuelle des données. Le système peut automatiquement acheminer les factures pour approbation en fonction de règles prédéfinies et les faire correspondre aux bons de commande pour plus de précision.

Automatisation des comptes clients

Dans le processus des comptes clients, NetSuite automatise des tâches telles que la génération de factures, les rappels de paiement et l'application de trésorerie. Des rappels automatisés par e-mail peuvent être envoyés aux clients pour les paiements en retard, ce qui simplifie le processus de recouvrement.

Automatisation du grand livre

L'automatisation financière de NetSuite comprend des entrées de grand livre automatisées basées sur des règles et des transactions prédéfinies. Cela garantit que les données financières sont enregistrées avec précision dans les comptes du grand livre appropriés sans intervention manuelle.

Reconnaissance des revenus

Pour les entreprises qui doivent se conformer aux normes de comptabilisation des revenus (par exemple, ASC 606 ou IFRS 15), NetSuite offre des capacités de comptabilisation automatisée des revenus. Le système peut reconnaître automatiquement les revenus en fonction de règles et de critères prédéfinis, ce qui permet de gagner du temps et de réduire le risque d'erreurs.

Gestion des immobilisations

NetSuite automatise la gestion des immobilisations, y compris les calculs d'amortissement des actifs et les mises à jour du grand livre général. Cela rationalise le processus de suivi et de gestion des immobilisations tout au long de leur cycle de vie.

Rapprochement bancaire

NetSuite automatise le rapprochement bancaire en important des relevés bancaires et en faisant correspondre automatiquement les transactions avec les enregistrements correspondants dans le système. Cela réduit le temps et les efforts requis pour le rapprochement manuel et améliore l'exactitude des enregistrements financiers.

Rapports financiers et tableaux de bord

NetSuite fournit des rapports financiers automatisés et des tableaux de bord en temps réel, permettant aux utilisateurs d'accéder aux mesures financières clés et aux indicateurs de performance sans collecte manuelle de données. Les rapports peuvent être programmés pour une distribution régulière aux parties prenantes.

Finances multidevises et mondiales

L'automatisation financière de NetSuite prend en charge les transactions multidevises et les opérations financières mondiales, ce qui permet aux entreprises opérant dans plusieurs pays de gérer efficacement leurs finances.

Conformité et piste d'audit

Avec des processus financiers automatisés, NetSuite maintient une piste d'audit détaillée, enregistrant toutes les actions entreprises sur les transactions financières. Cela garantit la transparence et le respect des contrôles internes et des exigences d'audit externe.

Intégration et personnalisation

La plate-forme SuiteCloud de NetSuite permet l'intégration avec des applications tierces et la personnalisation des flux de travail financiers pour répondre aux besoins uniques de chaque organisation.

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Que comprend l'automatisation des points d'accès NetSuite ?

NetSuite Accounts Payable (AP) Automation est une fonctionnalité puissante intégrée à la plate-forme NetSuite, conçue pour rationaliser le processus des comptes fournisseurs pour les entreprises. Cet outil d'automatisation sophistiqué simplifie l'ensemble du flux de travail AP, de la saisie initiale de la facture au traitement final du paiement, ce qui se traduit par une réduction du travail manuel, une précision améliorée et une efficacité accrue au sein du service des comptes fournisseurs.

L'une des principales fonctionnalités de NetSuite AP Automation est le processus de capture électronique des factures. Les entreprises peuvent désormais numériser les factures, soit en numérisant des copies papier, soit en les recevant par courrier électronique. Cette étape est cruciale pour éliminer le besoin de saisie manuelle des données. Le système exploite la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour extraire les informations pertinentes des factures, telles que les détails des fournisseurs, les numéros de facture, les dates et les articles, ce qui facilite la gestion et le traitement des données.

Le prochain aspect essentiel de la fonction d'automatisation est le processus automatisé d'approbation des factures. Les utilisateurs peuvent définir et configurer des règles d'approbation en fonction de divers critères, tels que le montant de la facture ou des détails spécifiques sur le fournisseur. Lorsqu'une facture est reçue, le système l'achemine automatiquement vers les approbateurs appropriés selon les règles préétablies. Ce flux de travail transparent et efficace accélère le processus d'approbation, garantissant que les factures sont traitées rapidement et évitant les retards dans le traitement des paiements.

NetSuite AP Automation propose également un système intelligent de mise en correspondance des bons de commande. La plate-forme peut automatiquement faire correspondre les factures entrantes avec les bons de commande et les bons de réception correspondants. Ce processus d'appariement à trois voies vérifie que les biens ou services ont été reçus et facturés correctement, réduisant ainsi le risque de trop-perçus et garantissant la plus grande précision dans le processus de paiement.

En plus de rationaliser le processus d'approbation et de mise en correspondance, NetSuite AP Automation facilite les paiements électroniques. La plate-forme prend en charge diverses méthodes de paiement électronique, telles que ACH (Automated Clearing House), EFT (Electronic Funds Transfer) et les cartes de crédit virtuelles. En automatisant le processus d'exécution des paiements, les entreprises peuvent payer les fournisseurs plus rapidement et plus efficacement, tout en profitant également des remises pour paiement anticipé, le cas échéant.

NetSuite habilite davantage les fournisseurs grâce à l'utilisation de portails en libre-service. Les fournisseurs ont accès à leurs factures, à l'état des paiements et à l'historique des informations de paiement. En offrant aux fournisseurs un accès direct à leurs données, le portail en libre-service réduit le nombre de demandes et d'appels au service des comptes fournisseurs, ce qui permet des interactions plus fluides et de meilleures relations avec les fournisseurs.

La visibilité en temps réel est un avantage clé de NetSuite AP Automation. Les équipes financières et les autres parties prenantes peuvent surveiller l'état des factures et des paiements en temps réel, ce qui permet une meilleure gestion des flux de trésorerie et une prise de décision plus éclairée. De plus, NetSuite fournit des capacités de reporting et d'analyse robustes pour les données des comptes fournisseurs. Les entreprises peuvent générer des rapports sur les performances des fournisseurs, les tendances de paiement et d'autres mesures clés, qui contribuent à une meilleure analyse financière et à l'identification des domaines potentiels d'amélioration des processus.

Les fonctionnalités d'automatisation de NetSuite AP Automation améliorent également la conformité et garantissent une piste d'audit complète. Toutes les mesures prises sur les factures et les paiements sont enregistrées en détail, garantissant la conformité aux contrôles internes et aux exigences d'audit externe, et fournissant un enregistrement transparent de toutes les transactions financières.

Comment fonctionne l'automatisation NetSuite AP ?

• Saisie de facture : Les factures sont capturées électroniquement dans NetSuite via des fonctionnalités de numérisation ou d'importation d'e-mails. Cela élimine le besoin de saisie manuelle des données, ce qui réduit les erreurs et fait gagner du temps.
• Examen de la facture : Le personnel des comptes fournisseurs peut comparer la facture capturée avec l'enregistrement correspondant dans NetSuite, garantissant ainsi l'exactitude et l'exhaustivité. La vue côte à côte simplifie le processus de révision et permet de compléter les détails manquants.
• Correspondance et approbation : NetSuite associe les factures aux documents d'achat et de réception pour en valider l'exactitude. Ce processus de correspondance à trois voies permet de s'assurer que les factures correspondent aux biens ou services reçus. Après la mise en correspondance, les factures sont acheminées vers le personnel approprié pour approbation en fonction de règles et de flux de travail prédéfinis.
• Paiements automatisés : NetSuite AP Automation s'intègre à HSBC pour fournir des services de paiement automatisés. Cela permet un traitement simple et sécurisé des paiements par le biais de diverses méthodes, notamment ACH (Automated Clearing House), les chèques ou les cartes de crédit virtuelles. Les paiements peuvent être lancés directement dans NetSuite, ce qui simplifie le processus de paiement et améliore l'efficacité.
• Réconciliation: NetSuite met automatiquement à jour les détails de paiement en temps réel et les associe aux transactions existantes, telles que les factures et les relevés bancaires. Cela simplifie le processus de rapprochement en assurant une correspondance précise et efficace entre les dossiers financiers de l'organisation et les relevés bancaires.
• Signaler les écarts : Dans le cadre du processus AP Automation, NetSuite identifie toutes les entrées manquantes ou les écarts potentiels. Ces écarts sont signalés pour examen, ce qui permet au personnel de l'AP d'enquêter et de résoudre rapidement les problèmes, garantissant ainsi l'exactitude des dossiers financiers.
• Visibilité bancaire : NetSuite offre une visibilité sur les activités des comptes bancaires et de carte de crédit HSBC au sein de la plateforme. Les utilisateurs peuvent facilement accéder aux soldes des comptes, gérer les détails des comptes et suivre l'état des paiements des fournisseurs. Cela centralise les informations financières et fournit des informations en temps réel sur les activités bancaires. Sans utiliser un compte HSBC ou une passerelle de paiement intégrée similaire, vous devrez gérer manuellement le traitement des paiements en dehors de NetSuite. Cela peut impliquer l'exportation des données de paiement depuis NetSuite, puis le traitement des paiements via les systèmes de paiement de votre banque ou d'autres plates-formes de paiement.

En quoi l'automatisation des points d'accès Nanonets est-elle différente ?

Nanonets AP Automation est un logiciel spécialisé axé uniquement sur l'automatisation des comptes fournisseurs, tandis que NetSuite est une plate-forme ERP complète basée sur le cloud qui inclut l'automatisation AP comme l'un de ses modules.

Avec les nanonets, il y a des avantages supplémentaires :

• Nanonets est un logiciel spécialisé d'automatisation des points d'accès axé sur la rationalisation et l'automatisation du processus des comptes fournisseurs. Il utilise les technologies d'intelligence artificielle et d'OCR pour capturer, traiter et gérer efficacement les factures, les approbations et les paiements.
• Nanonets s'intègre à divers systèmes comptables et ERP, ce qui lui permet de fonctionner avec les solutions logicielles existantes.
• Avec Nanonets, vous pouvez configurer des politiques d'approbation AP personnalisées avec n'importe quelle combinaison d'approbateurs, de limites de dépenses et de structures de service.

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• La source: https://nanonets.com/blog/netsuite-ap-automation/