Les entrepreneurs intelligents savent que le diable se cache dans les détails, en particulier lorsqu'il s'agit de clarté financière. Au cœur de cette clarté se trouve l’étape stratégique de catégorisation des dépenses professionnelles. Cela signifie trier méticuleusement chaque dollar dépensé dans des catégories clairement définies, permettant ainsi d'avoir une vue d'ensemble de la destination des fonds. Dans ce blog, nous expliquons pourquoi et comment catégoriser vos dépenses professionnelles.

Pourquoi catégoriser les dépenses professionnelles ?

Lorsqu’il s’agit de gérer les finances de votre entreprise, l’une des étapes fondamentales que vous pouvez suivre est de catégoriser vos dépenses. Cela implique d’élaborer une liste complète des catégories de dépenses professionnelles les plus populaires, en veillant à ce que chaque transaction effectuée par votre entreprise soit soigneusement attribuée à la place qui lui revient. Pourquoi est-ce important, me demanderez-vous ? La réponse réside dans la multitude d’avantages qu’offre cette pratique.

Premièrement, catégoriser vos dépenses est crucial pour maintenir la cohérence organisationnelle au sein de votre entreprise. Il simplifie le processus de suivi des sorties financières, vous permettant ainsi de voir plus facilement où va votre argent. Cette clarté est inestimable non seulement pour la gestion quotidienne mais également à des fins de budgétisation stratégique. En ayant une vision claire de vos habitudes de dépenses, vous pouvez prendre des décisions éclairées sur l’allocation des ressources pour une croissance optimale.

De plus, comprendre quelles dépenses entrent dans quelles catégories est essentiel lorsqu’il s’agit de déclarer ses impôts. Certaines dépenses sont déductibles d’impôt, ce qui signifie qu’elles peuvent être soustraites de votre revenu imposable total, réduisant ainsi le montant d’impôt que vous devez. C’est là que la magie de la catégorisation brille vraiment. En attribuant soigneusement chaque dépense à sa bonne catégorie, vous pouvez maximiser vos déductions, réduisant ainsi votre revenu imposable. Le résultat? Plus de flux de trésorerie qui peuvent être réinvestis dans votre entreprise, favorisant ainsi son développement et son expansion.

La question est donc maintenant de savoir comment catégoriser les dépenses de manière à non seulement organiser vos dossiers financiers, mais également à optimiser vos déductions fiscales ? Dans les sections suivantes, nous examinerons certaines catégories de dépenses professionnelles courantes que vous devriez suivre dans votre logiciel de comptabilité. Nous explorerons également comment la catégorisation des dépenses peut être automatisée à l'aide de la technologie.

Comment catégoriser les dépenses ?

Examinons les nuances de la catégorisation des dépenses professionnelles.

1. Créer des catégories

La première étape pour maîtriser le paysage financier de votre entreprise consiste à établir des catégories claires et complètes pour vos dépenses. Cette tâche fondamentale est plus qu’un simple exercice d’organisation ; il s'agit d'une démarche stratégique visant à obtenir des informations exploitables sur vos opérations financières. Voici les catégories essentielles que toute petite entreprise devrait prendre en compte :

• Frais d'exploitation: Ce sont les dépenses quotidiennes nécessaires au fonctionnement de votre entreprise. Ils comprennent le loyer ou l’hypothèque de votre espace commercial, les factures de services publics, les fournitures de bureau et les coûts associés à l’entretien de vos locaux commerciaux.
• Frais de personnel: Les salaires, traitements, avantages sociaux et charges sociales entrent dans cette catégorie. Il est crucial de garder un œil attentif sur ces dépenses car elles représentent souvent une part importante de vos dépenses totales.
• Technologie et logiciel: À l'ère numérique d'aujourd'hui, investir dans la technologie et les logiciels est indispensable. Cette catégorie couvre les dépenses liées aux abonnements aux logiciels, aux achats de matériel, à la maintenance et aux services de support informatique.
• Marketing et publicité: Tous les coûts associés à la promotion de votre entreprise, tels que la publicité, les supports marketing et les campagnes de marketing numérique, sont inclus ici. Un marketing efficace est essentiel à la croissance, il est donc essentiel de suivre de près ces dépenses.
• Voyage et divertissement: Pour de nombreuses entreprises, rencontrer des clients, assister à des événements de l'industrie et d'autres activités liées aux voyages sont nécessaires. Cette catégorie englobe tous les coûts liés aux voyages d’affaires et aux divertissements des clients.
• Honoraires professionnels: L'externalisation de services professionnels tels que des conseils juridiques, de comptabilité et de conseil peut être cruciale pour le succès d'une entreprise. Gardez une trace de ces dépenses pour vous assurer d’obtenir un bon retour sur investissement.
• Assurance: Une couverture d’assurance adéquate n’est pas négociable pour protéger votre entreprise. Cette catégorie comprend les primes d’assurance responsabilité civile, d’assurance des biens et toute autre police d’assurance commerciale.
• Taxes et licences: Les impôts, qu'il s'agisse d'impôts sur le revenu, sur les ventes ou sur la propriété, ainsi que tous les frais liés aux licences ou permis commerciaux, doivent être méticuleusement enregistrés dans cette catégorie.
• Recherche et développement (R&D): Pour les entreprises axées sur l'innovation, les dépenses liées à la recherche et au développement de produits sont essentielles à la croissance et à la compétitivité futures.

2. Sous-catégories

L'exploration des sous-catégories permet un suivi et une analyse plus précis des dépenses, fournissant des informations plus approfondies sur la destination de votre argent et identifiant les domaines potentiels de réduction des coûts. Affinons les catégories mentionnées ci-dessus :

• Frais d'exploitation
  • Utilitaires (électricité, eau, internet)
  • Loyer ou hypothèque
  • Entretien et réparations
  • Fournitures et équipement de bureau
• Frais de personnel
  • Traitements et salaires
  • Avantages sociaux (assurance maladie, régimes de retraite)
  • Charges sociales
• Technologie et logiciel
  • Abonnements logiciels
  • Achats de matériel
  • Services d'assistance informatique
• Marketing et publicité
  • Marketing Numérique
  • Publicité imprimée
  • Matériel promotionnel
• Voyage et divertissement
  • Transport (vols, location de voitures)
  • Hébergement
  • Repas et divertissements
• Honoraires professionnels
  • Services juridiques
  • Services de comptabilité
  • Frais de consultation
• Assurance
  • Assurance Responsabilité Civile
  • Assurance des biens immobiliers
  • L'indemnisation des travailleurs
• Taxes et licences
  • Impôts sur les bénéfices
  • Taxes de vente
  • Licences et permis
• Recherche et développement (R&D)
  • Développement de produits
  • Étude de marché
  • Frais de brevet et de marque

3. Suivre les dépenses

La pierre angulaire d’une gestion financière solide est le suivi méticuleux de chaque centime entrant et sortant de votre entreprise. Dans le monde numérique d'aujourd'hui, tirer parti de la technologie pour automatiser ce processus n'est pas seulement une commodité ; c'est une nécessité pour rester compétitif et informé. Voici comment le faire efficacement :

• Utiliser un logiciel de comptabilité: Mettez en œuvre une solution logicielle de comptabilité fiable et adaptée aux besoins de votre entreprise. Des plates-formes telles que Nanonets, QuickBooks, Xero ou FreshBooks peuvent automatiser le suivi des dépenses, de la facturation et de la paie, réduisant ainsi considérablement le risque d'erreur humaine et permettant de gagner du temps.
• Reçus et factures numériques: Encouragez la tenue de dossiers numériques en stockant des numérisations ou des photos de reçus et de factures. Cette pratique prend non seulement en charge l'environnement, mais simplifie également les processus de récupération et d'audit.
• Intégrer les comptes bancaires et les cartes de crédit: De nombreuses solutions logicielles de comptabilité offrent la possibilité de relier directement vos comptes bancaires professionnels et vos cartes de crédit, permettant un suivi en temps réel des dépenses et un rapprochement transparent.
• Catégoriser les transactions immédiatement: Prenez l'habitude de catégoriser chaque dépense au fur et à mesure qu'elle se produit. Retarder cette tâche peut entraîner des inexactitudes et des dépenses négligées.

4. Examen régulier

La nature dynamique des affaires nécessite un examen régulier de vos activités financières. Cette pratique aide à identifier les tendances, à gérer les flux de trésorerie et à prendre des décisions éclairées :

• Examens mensuels: Consacrez du temps chaque mois à revoir vos dépenses catégorisées. Recherchez les tendances, telles que les augmentations inattendues dans certaines catégories, et enquêtez sur toute anomalie.
• Réunions financières trimestrielles: Au-delà des évaluations en solo, discutez chaque trimestre avec votre équipe ou votre conseiller financier pour discuter de la santé financière de l'entreprise. Ces réunions sont cruciales pour la planification stratégique et les ajustements.
• Benchmarking: Comparez vos ratios de dépenses aux normes de l’industrie ou d’entreprises similaires. Cette analyse comparative peut mettre en évidence les domaines d’efficacité ou de préoccupation, orientant ainsi les futures stratégies financières.

5. Ajustez les catégories selon vos besoins

La flexibilité dans votre approche de gestion financière permet à votre entreprise de s’adapter aux changements et aux défis inattendus :

• Besoins commerciaux en évolution: À mesure que votre entreprise se développe ou change de direction, votre système de catégorisation financière devra peut-être s'adapter. Soyez ouvert à l’ajout de nouvelles catégories ou à la consolidation de celles existantes pour mieux refléter vos opérations actuelles.
• Ajustements saisonniers: Pour les entreprises connaissant des variations saisonnières, l'ajustement des catégories ou des budgets pour refléter ces changements peut fournir des projections et une planification financières plus précises.
• Changements technologiques et du marché: Restez au courant des avancées technologiques et des tendances du marché qui pourraient avoir un impact sur vos catégories de dépenses. Par exemple, le passage au travail à distance pourrait réduire vos besoins en espace de bureau mais augmenter vos dépenses en technologie et en logiciels.

7. Considérez les implications fiscales

Comprendre et planifier les implications fiscales des dépenses professionnelles est crucial. Toutes les dépenses ne sont pas traitées de la même manière en vertu des lois fiscales, et une catégorisation appropriée peut conduire à des économies d'impôt importantes :

• Restez informé sur les lois fiscales: La réglementation fiscale change fréquemment et rester informé peut vous aider à maximiser les déductions et les crédits. Pensez à consulter un fiscaliste pour assurer la conformité et l’optimisation des avantages fiscaux.
• Faire la distinction entre les dépenses professionnelles et personnelles: Séparez les finances professionnelles et personnelles pour simplifier la préparation des déclarations de revenus et prendre en charge les demandes de remboursement des dépenses professionnelles.
• Tout documenter: Tenir des registres méticuleux de toutes les dépenses, y compris les reçus et les factures. La documentation est cruciale pour justifier les déductions et peut être inestimable en cas d’audit.
• Plan de déductions: Soyez proactif en comprenant quelles dépenses sont entièrement déductibles, partiellement déductibles ou pas du tout déductibles. Ces connaissances peuvent influencer les décisions de dépenses et les stratégies fiscales tout au long de l’année.

8. Être cohérent

La cohérence et l'exactitude dans la façon dont les dépenses sont catégorisées et gérées sont essentielles au maintien de dossiers financiers fiables :

• Établir des lignes directrices claires: Élaborer un ensemble de règles pour catégoriser les dépenses et s’assurer qu’elles sont suivies de manière cohérente. Cette standardisation réduit la confusion et les erreurs, rendant l'analyse financière plus simple.
• Mettre régulièrement à jour les dossiers financiers: Prenez l’habitude de mettre à jour et de réviser régulièrement vos dossiers financiers. Des mises à jour cohérentes évitent les retards et permettent de repérer plus facilement les tendances et de résoudre rapidement les problèmes.
• Entraînez votre équipe: Si d'autres membres de l'équipe sont impliqués dans la gestion financière, assurez-vous qu'ils sont formés et comprennent l'importance de la cohérence dans le suivi et la catégorisation des dépenses.
• Examiner et affiner les processus: À mesure que votre entreprise évolue, vos pratiques de gestion financière devraient également évoluer. Examinez régulièrement vos processus pour en vérifier l’efficacité et l’exactitude, et soyez ouvert à apporter des ajustements pour les améliorer.

Catégories de dépenses avec avantages fiscaux

Comprendre comment catégoriser les dépenses et les actifs de votre entreprise selon les directives de l'IRS est une approche stratégique de la gestion financière qui peut affecter considérablement vos résultats. Une catégorisation appropriée vous prépare non seulement à une saison fiscale plus fluide, mais permet également une planification stratégique pour la gestion des flux de trésorerie. Pour les petites entreprises, en particulier, où la marge d’erreur est mince et où le taux de survie est un tirage au sort au-delà de cinq ans, il est essentiel de maîtriser l’art du suivi des dépenses et de tirer parti des avantages fiscaux.

Une dépense professionnelle englobe tout coût engagé dans le but de générer des revenus. L’IRS stipule que pour bénéficier de déductions fiscales, les dépenses doivent être à la fois « ordinaires et nécessaires ». Cette définition large inclut tout, depuis les salaires que vous versez à votre personnel jusqu'au loyer de votre bureau.

Explorons maintenant brièvement les possibilités de déductions fiscales. Intégrez-les à votre cadre de gestion des dépenses pour maximiser votre efficacité fiscale.

Dépenses de marketing et de publicité : Les dépenses engagées pour le marketing et la publicité de votre entreprise, y compris les frais de cartes de visite, de développement de sites Web et de publicité dans les médias numériques ou traditionnels, sont généralement déductibles d'impôt. Cette catégorie est large et englobe tout, depuis la création de matériel publicitaire jusqu'aux cotisations d'adhésion à des réseaux d'entreprises ou à des organisations professionnelles, à condition que celles-ci visent à promouvoir votre entreprise.

Frais de véhicule et de déplacement: Pour les propriétaires d'entreprise utilisant des véhicules personnels à des fins professionnelles, l'IRS autorise des déductions pour une partie des dépenses liées à la location, à l'assurance, aux réparations, au carburant et au loyer du garage. Vous avez la possibilité d'utiliser le taux kilométrique standard ou de calculer les dépenses réelles en fonction du pourcentage d'utilisation professionnelle du véhicule. De plus, les frais de déplacement professionnel, y compris le transport, l'hébergement et les repas (avec certaines limitations), sont également déductibles, ce qui souligne la nécessité qu'ils soient directement liés à l'entreprise.

Les primes d'assurance: Les frais d'assurance destinés à protéger votre entreprise, y compris la responsabilité civile, les biens, l'indemnisation des accidents du travail et les primes d'assurance maladie, sont souvent entièrement déductibles. Cela peut s’étendre à une gamme de couvertures spécifiques liées à vos activités commerciales et à vos avantages sociaux​​​​.

Rémunération et avantages sociaux des employés: Les salaires, traitements, primes et autres formes de rémunération des employés sont des dépenses déductibles. Cela comprend les charges sociales et les avantages sociaux tels que l'assurance maladie, les cotisations au régime de retraite et l'aide aux études, à condition qu'ils profitent à vos employés et répondent à certains critères.

Services professionnels: Les frais payés pour les services juridiques, comptables, de conseil et informatiques nécessaires et ordinaires à vos opérations commerciales peuvent être déduits. Cela aide les entreprises à tirer parti de l’expertise externe sans supporter l’intégralité du fardeau financier.

Repas d'affaires: Networker ou discuter affaires autour d'un repas ? Cinquante pour cent de ces frais sont déductibles. Cependant, si vous fournissez des repas à vos employés sous certaines conditions, comme travailler tard ou organiser des fêtes de bureau, vous envisagez une déduction de 100 %.

Équipement et logiciel: L'achat ou la location d'équipement professionnel, qu'il s'agisse de machines, de véhicules ou de mobilier de bureau, ainsi que de logiciels, peut offrir des déductions. Le traitement spécifique peut dépendre de la nature de l'actif et de son utilisation au sein de votre entreprise. L'IRS permet l'amortissement de l'équipement sur sa durée de vie utile ou, dans certains cas, une radiation immédiate de 100 % pour les articles inférieurs à un certain seuil.

Services publics et dépenses de bureau: Les dépenses professionnelles régulières telles que les services publics (électricité, eau, Internet) et le loyer ou les intérêts hypothécaires des biens professionnels sont entièrement déductibles. Cela s’étend à tout entretien et réparation nécessaire pour maintenir vos locaux opérationnels​​.

Location: Le coût de la location de votre espace professionnel est déductible. Si votre entreprise nécessite également la location d'équipement, ces dépenses rejoignent la liste des déductions.

Dons de bienfaisance: S'engager dans la philanthropie peut générer des avantages fiscaux sous certaines conditions, ajoutant ainsi une couche de responsabilité fiscale à vos efforts de responsabilité sociale d'entreprise.

Frais de garde de personnes à charge: Une partie de ce que vous payez pour la garde d'enfants ou de personnes à charge peut être déductible, offrant ainsi un allègement aux propriétaires d'entreprise qui concilient famille et entreprise.

Cotisations de retraite: Investir dans votre avenir et celui de vos employés par le biais de plans de retraite garantit non seulement votre bien-être à long terme, mais offre également des avantages fiscaux immédiats.

Mauvaise dette: Réalité du monde des affaires, les prêts aux salariés ou les ventes à crédit aux clients impayés peuvent en effet être transformés en opportunité de déduction. La mise en garde ? Il doit s’agir de dettes véritablement liées à l’entreprise, une stipulation qui souligne l’importance de la documentation et de la diligence raisonnable.

Coûts de démarrage et d’organisation : Les dépenses liées au démarrage d’une entreprise peuvent être amorties et déduites sur plusieurs années​​.

Frais bancaires et intérêts : Les frais liés aux comptes bancaires professionnels sont déductibles. ADe plus, étant donné que le coût de l'emprunt, qu'il s'agisse de prêts ou de crédit, fait intrinsèquement partie de la conduite des affaires, l'IRS autorise la déduction des frais d'intérêt, encourageant les entreprises à tirer parti du crédit comme outil de croissance sans pénalité indue.

Main-d'œuvre contractuelle: Dans une économie de plus en plus dépendante des pigistes et des entrepreneurs, les dépenses associées à cette main-d'œuvre flexible sont déductibles. Cette adaptabilité du personnel, reflétée par les avantages fiscaux, souligne la nature évolutive des opérations commerciales modernes.

Éducation et formation: Les coûts liés à l’amélioration des compétences des employés et au développement professionnel sont déductibles, à condition qu’ils soient pertinents pour votre entreprise​​.

Travail à Domicile :: Pour ceux qui exploitent leur empire à domicile, une partie de vos dépenses liées à la maison peut être transformée en déduction professionnelle, à condition que l'espace soit utilisé exclusivement à des fins professionnelles.

Pertes de pertes: Les catastrophes naturelles et les catastrophes imprévues peuvent entraîner des tensions financières importantes. Pourtant, l’IRS offre une bouée de sauvetage grâce à des déductions pour les pertes subies, à condition que celles-ci ne soient pas compensées par une assurance. Cette catégorie fait référence au principe plus large de la gestion des risques et à ses implications financières.

Catégorisation automatisée des dépenses avec Nanonets

Dans le paysage commercial actuel, en évolution rapide, l'automatisation est devenue une nécessité pour rester compétitif et efficace. Cela est particulièrement vrai lorsqu'il s'agit de la tâche méticuleuse de catégorisation des dépenses, un processus qui, bien que crucial, peut prendre du temps et être sujet aux erreurs humaines. Entrez Nanonets, une plate-forme d'automatisation AP de pointe conçue pour rationaliser votre processus de gestion des dépenses, garantissant que votre entreprise reste organisée, maximise ses avantages fiscaux, prévient la fraude et offre une visibilité perspicace sur les dépenses avec un minimum d'effort.

1. Capture automatisée des dépenses :

Les reçus sont capturés plus rapidement qu'une balle rapide, grâce aux merveilles de la technologie mobile et aux intégrations transparentes pour importer les reçus depuis votre boîte de réception de courrier, vos applications et vos bases de données.

2. Capture de données automatisée :

Nanonets utilise la technologie avancée de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour extraire automatiquement les données des reçus, factures et autres documents financiers. Cette fonctionnalité signifie qu'au moment où un document entre dans votre système, Nanonets commence à catégoriser les dépenses en identifiant les informations clés telles que les noms des fournisseurs, les dates, les montants, etc. Cette automatisation réduit le besoin de saisie manuelle, réduisant considérablement le temps passé et le risque d'erreurs.

3. Catégorisation intelligente :

Comprenant que chaque entreprise a des pratiques financières uniques, Nanonets offre la flexibilité de personnaliser les règles et les catégories en fonction de vos besoins spécifiques. Que vous ayez besoin d'ajouter de nouvelles catégories de dépenses, de modifier celles existantes ou de définir des règles spécifiques pour la catégorisation automatique, Nanonets fournit les outils nécessaires pour y parvenir. Cette personnalisation garantit que votre processus de gestion des dépenses s'aligne sur vos opérations commerciales et vos stratégies de planification fiscale.

Vous pouvez également activer Catégorisation intelligente des dépenses, personnalisez les catégories et sous-catégories de dépenses en fonction des besoins de votre entreprise, et Nanonets attribue automatiquement les dépenses aux catégories et sous-catégories appropriées et détecte les anomalies pour un examen plus approfondi. De plus, cette fonctionnalité fonctionne immédiatement sans nécessiter de données d'entraînement !

4. Approbations faciles : 

Les contrôles de conformité pilotés par le système interviennent en premier, signalant uniquement les valeurs aberrantes. Les managers peuvent se concentrer sur les vrais problèmes au lieu de jouer à Whack-a-Mole avec chaque rapport. Vous pouvez ensuite ajouter des humains dans la boucle pour garantir que les factures sont envoyées pour approbation à la bonne personne au bon moment. De plus, vous pouvez appliquer votre politique d'approbation et vos contrôles de validation personnalisés.

5. Intégration avec un logiciel de comptabilité et d'autres applications :

Nanonets offre des capacités d'intégration transparentes avec des logiciels de comptabilité populaires tels que QuickBooks, Xero et FreshBooks. Cela signifie qu'une fois les dépenses saisies et catégorisées, elles peuvent être directement importées dans votre logiciel de comptabilité, conservant ainsi une source unique de vérité pour vos données financières.

6. Visibilité en temps réel sur les dépenses et les budgets

Avec Nanonets, vous avez accès à des rapports en temps réel et à des informations analytiques sur vos données de dépenses. Cette fonctionnalité vous permet de surveiller les habitudes de dépenses, d'identifier les opportunités d'économies et de prendre des décisions éclairées basées sur des informations financières à jour. De plus, avoir une visibilité instantanée sur les dépenses catégorisées peut faciliter une meilleure budgétisation, prévision et préparation fiscale.

7. Améliorer la conformité et la préparation aux audits :

Les audits continus et automatisés facilitent la vie. Les anomalies ressortent comme un pouce endolori et l’application des politiques est plus stricte qu’un tambour.

Conclusion

En conclusion, maîtriser l’art de la catégorisation des dépenses n’est pas seulement une question d’hygiène financière ; il s'agit d'un effort stratégique qui améliore l'efficacité opérationnelle, l'optimisation fiscale et la trajectoire de croissance globale de votre entreprise. Grâce à une catégorisation diligente et à l’exploitation de technologies d’automatisation telles que les Nanonets, les entreprises peuvent atteindre un niveau de clarté et d’efficacité financières qui était auparavant inaccessible.

En adoptant les pratiques décrites dans ce blog, depuis l'établissement de catégories de dépenses complètes jusqu'à l'intégration d'outils de gestion des dépenses de pointe, les entrepreneurs peuvent obtenir des informations inestimables sur leurs opérations financières. Cela facilite non seulement la prise de décision quotidienne, mais positionne également l'entreprise pour une croissance durable et une résilience face à l'évolution de la dynamique du marché.

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• La source: https://nanonets.com/blog/how-to-categorize-business-expenses/