Les catégories de dépenses professionnelles sont une classification systématique des coûts encourus lors de l'exploitation d'une entreprise, conçue pour organiser et suivre les sorties financières à des fins telles que la préparation des déclarations de revenus, la budgétisation et l'analyse financière. Cette catégorisation aide les entreprises à gérer leurs finances plus efficacement en fournissant des informations sur les habitudes de dépenses et en identifiant les déductions fiscales potentielles.

Les entrepreneurs et chefs d’entreprise intelligents savent que le diable se cache dans les détails, en particulier lorsqu’il s’agit de clarté financière. Cette clarté financière commence par une approche méticuleuse de la catégorisation des dépenses professionnelles. Ce faisant, les entreprises ouvrent non seulement la voie à une santé financière solide, mais s’assurent également qu’elles sont stratégiquement positionnées pour tirer parti des opportunités et relever les défis.

Pourquoi catégoriser les dépenses professionnelles ?

Le processus de catégorisation des dépenses professionnelles implique d'élaborer une liste complète de catégories de dépenses, puis de s'assurer que chaque transaction effectuée par votre entreprise est soigneusement attribuée à la place qui lui revient. Pourquoi tout cela est-il important, me demanderez-vous ?

1. Préparation des déclarations de revenus et déductions :
   La catégorisation méticuleuse des dépenses professionnelles contribue à rationaliser le processus de préparation des déclarations de revenus, en garantissant qu’aucune dépense déductible n’est négligée. Cette organisation minutieuse peut réduire considérablement le revenu imposable, conduisant à des économies substantielles. Il simplifie le processus d'identification des dépenses déductibles et de leur montant, ce qui rend la période fiscale moins intimidante et plus efficace.
2. Analyses et budgétisation :
   Une catégorisation bien structurée des dépenses fournit des informations inestimables sur les habitudes de dépenses, aidant les entreprises à identifier les domaines dans lesquels elles peuvent réduire les coûts et allouer les ressources plus efficacement. Cette vue granulaire des dépenses permet aux entrepreneurs d'élaborer des budgets à la fois réalistes et stratégiques, améliorant ainsi la stabilité financière et favorisant la croissance.
3. Gestion quotidienne de la trésorerie :
   Comprendre où et comment les fonds sont dépensés quotidiennement est crucial pour maintenir une trésorerie saine. La catégorisation des dépenses permet aux entreprises de suivre leurs engagements financiers et d'ajuster leurs opérations si nécessaire pour garantir la liquidité. Une gestion efficace des flux de trésorerie est la bouée de sauvetage de toute entreprise, évitant les pénuries de trésorerie et permettant un flux opérationnel fluide.

45 catégories de dépenses professionnelles pour les entreprises et les startups

La création d'une liste exhaustive des catégories de dépenses professionnelles peut aider les entreprises et les startups à mieux suivre leurs finances, à budgétiser plus efficacement et à profiter des déductions fiscales pour réduire leur revenu imposable. Vous trouverez ci-dessous une liste de 45 catégories de dépenses professionnelles couramment rencontrées par les entreprises aux États-Unis. Cette catégorisation est structurée pour optimiser les positions fiscales.

1. Publicité et marketing: Comprend les publicités en ligne, les documents imprimés et les campagnes marketing. Ces dépenses sont généralement entièrement déductibles.
2. Traitements et salaires: Rémunération des employés, y compris les salaires, traitements, primes ou commissions. Entièrement déductible.
3. Main-d'œuvre contractuelle: Paiements aux entrepreneurs indépendants. Entièrement déductible, mais les entreprises doivent émettre le formulaire 1099-NEC si elles paient plus de 600 $ par an.
4. Louer un bien immobilier professionnel: Paiements de location pour les bureaux, les vitrines et autres propriétés commerciales. Entièrement déductible.
5. Utilitaires: Services d'électricité, d'eau, de gaz, d'Internet et de téléphonie pour les opérations commerciales. Entièrement déductible.
6. Fournitures et dépenses de bureau: Coût des articles de bureau comme les stylos, le papier et l’encre d’imprimante. Entièrement déductible.
7. Réparations et maintenance: Frais d'entretien des biens et équipements de l'entreprise, hors améliorations majeures. Entièrement déductible.
8. Dépréciation: Déduction pour la perte de valeur des actifs (par exemple, véhicules, bâtiments, équipements) au fil du temps. Calculé sur la base des directives de l'IRS.
9. Honoraires professionnels: Honoraires pour services juridiques, comptables et autres services professionnels. Entièrement déductible.
10. Assurance: Primes d’assurance commerciale, telles que l’assurance responsabilité civile, contre la faute professionnelle et l’assurance des biens. Entièrement déductible.
11. Taxes et licences: Certaines taxes étatiques, locales et fédérales ; licences et frais réglementaires. Généralement déductible.
12. Intérêt: Intérêts sur les prêts commerciaux, les marges de crédit et les hypothèques immobilières commerciales. Entièrement déductible.
13. Frais de voyage: Frais de déplacement professionnel, y compris l'hébergement, le transport et les repas (sous réserve de limitations). Franchise selon les directives de l'IRS.
14. Repas et divertissements: Franchise à 50% pour les repas d'affaires ; Les frais de divertissement ne sont plus déductibles depuis la loi sur les réductions d'impôts et l'emploi (TCJA).
15. Éducation et formation: Coûts des ateliers, séminaires et matériel pédagogique pour vous ou vos employés. Entièrement déductible.
16. Logiciels et abonnements: Logiciels professionnels, services en ligne et abonnements à des publications. Entièrement déductible.
17. Cotisation: Tarifs pour les associations professionnelles et les organisations d'entreprises. Franchise, à l'exclusion de celles des clubs organisés à des fins professionnelles, de loisirs, de loisirs ou à d'autres fins sociales.
18. Frais de bureau à domicile: Pour ceux qui utilisent une partie de leur logement régulièrement et exclusivement à des fins professionnelles. Franchise basée sur le pourcentage d'utilisation de la maison à des fins professionnelles.
19. Frais de véhicule: Utilisation professionnelle d'un véhicule, soit en déduisant les dépenses réelles, soit en utilisant le tarif kilométrique standard. Franchise selon les directives de l'IRS.
20. Télécommunications: Coûts des téléphones mobiles et des services Internet liés aux entreprises. Entièrement déductible.
21. Frais de port et d'expédition: Frais d'envoi, de services de messagerie et d'expédition pour les opérations commerciales. Entièrement déductible.
22. Frais bancaires: Frais liés aux comptes bancaires professionnels et aux cartes de crédit. Entièrement déductible.
23. Avantages Sociaux: Assurance maladie, cotisations au régime de retraite et autres coûts liés aux avantages sociaux. Généralement déductible.
24. Coûts juridiques et réglementaires: Frais de brevets, de marques et de conformité réglementaire. Entièrement déductible.
25. Recherche et Développement: Coûts associés au développement de nouveaux produits ou services. Potentiellement éligible aux crédits d’impôt R&D.
26. Mauvaises dettes: Montants qui vous sont dus et que vous ne parvenez pas à recouvrer. Franchise sous certaines conditions.
27. Dons de bienfaisance: Dons versés à des organismes caritatifs qualifiés. Franchise dans les limites basées sur la structure de l'entreprise.
28. Frais de déménagement: Coûts de déménagement de l'équipement, des stocks et des fournitures de l'entreprise. Franchise si liée à un changement de localisation de l'entreprise.
29. Intérêts sur les impôts payés en retard: Intérêts payés sur les paiements d'impôts en retard. Déductible.
30. Inventaire pour la revente: Coût des marchandises ou des matières premières, y compris le fret. Franchise au moment de la vente de l'inventaire.
31. Taxes Immobilières: Impôts sur l'immobilier d'entreprise. Entièrement déductible.
32. Taxes sur les biens personnels: Taxes sur les biens utilisés à des fins commerciales, comme les véhicules et l'équipement. Entièrement déductible.
33. Pertes en cas d'accidents et de vols: Pertes dues au vol, au vandalisme, au feu, à la tempête ou à des événements similaires. Franchise l'année où le sinistre est survenu.
34. Primes d'assurance maladie: Pour les travailleurs indépendants, potentiellement déductible de leurs revenus.
35. Plans de retraite: Cotisations aux régimes de retraite des salariés. Franchise dans certaines limites.
36. Cadeaux: Les cadeaux d'affaires sont déductibles jusqu'à 25 $ par personne et par année.
37. Revenu gagné à l'étranger: Dépenses liées à l'obtention d'un revenu dans un pays étranger. Sous réserve de déductions et exclusions spécifiques.
38. Dépenses environnementales: Coûts du contrôle de la pollution, de l'assainissement de l'environnement. Certaines dépenses peuvent donner droit à des crédits ou déductions spécifiques.
39. Améliorations de l'efficacité énergétique: Coûts de certaines améliorations éconergétiques des propriétés commerciales. Peut donner droit à des déductions ou à des crédits.
40. Crédit d'impôt pour opportunité de travail: Embaucher des personnes appartenant à certains groupes confrontés à des obstacles importants à l'emploi. Crédit basé sur un pourcentage du salaire versé.
41. Crédit d'accès pour personnes handicapées: Rendre votre entreprise plus accessible aux personnes handicapées. Un crédit est disponible pour les petites entreprises.
42. Les coûts de démarrage: Dépenses pour démarrer ou acheter une entreprise. Vous pouvez choisir de déduire jusqu'à 5,000 XNUMX $ la première année et d'amortir le reste.
43. Coûts d'organisation: Frais de création légale d'une société ou d'une société de personnes. Règles de déduction similaires aux frais de démarrage.
44. Frais de traitement des cartes de crédit: Frais payés pour l'acceptation des paiements par carte de crédit. Entièrement déductible.
45. Équipement de sécurité: Coûts des équipements de sécurité nécessaires au fonctionnement de l'entreprise. Entièrement déductible.

Comment catégoriser les dépenses dans votre entreprise ?

Examinons les nuances de la catégorisation des dépenses professionnelles.

1. Créer des catégories

La première étape pour maîtriser le paysage financier de votre entreprise consiste à établir des catégories claires et complètes pour vos dépenses.

Voici les catégories essentielles que toute petite entreprise devrait prendre en compte :

• Frais d'exploitation
• Frais de personnel
• Technologie et logiciel
• Marketing et publicité
• Voyage et divertissement
• Honoraires professionnels
• Assurance
• Taxes et licences
• Recherche et développement (R&D)

2. Sous-catégories

L'exploration des sous-catégories permet un suivi et une analyse plus précis des dépenses, fournissant des informations plus approfondies sur la destination de votre argent et identifiant les domaines potentiels de réduction des coûts. À titre d'exemple d'exercice, affinons les catégories mentionnées ci-dessus :

• Frais d'exploitation
  • Utilitaires (électricité, eau, internet)
  • Loyer ou hypothèque
  • Entretien et réparations
  • Fournitures et équipement de bureau
• Frais de personnel
  • Traitements et salaires
  • Avantages sociaux (assurance maladie, régimes de retraite)
  • Charges sociales
• Technologie et logiciel
  • Abonnements logiciels
  • Achats de matériel
  • Services d'assistance informatique
• Marketing et publicité
  • Marketing Numérique
  • Publicité imprimée
  • Matériel promotionnel
• Voyage et divertissement
  • Transport (vols, location de voitures)
  • Hébergement
  • Repas et divertissements
• Honoraires professionnels
  • Services juridiques
  • Services de comptabilité
  • Frais de consultation
• Assurance
  • Assurance Responsabilité Civile
  • Assurance des biens immobiliers
  • L'indemnisation des travailleurs
• Taxes et licences
  • Impôts sur les bénéfices
  • Taxes de vente
  • Licences et permis
• Recherche et développement (R&D)
  • Développement de produits
  • Étude de marché
  • Frais de brevet et de marque

3. Suivre les dépenses

La pierre angulaire d’une gestion financière solide est le suivi méticuleux de chaque centime entrant et sortant de votre entreprise. Dans le monde numérique d'aujourd'hui, tirer parti de la technologie pour automatiser ce processus n'est pas seulement une commodité ; c'est une nécessité pour rester compétitif et informé. Voici comment le faire efficacement :

• Utiliser un logiciel de comptabilité: Mettez en œuvre une solution logicielle de comptabilité fiable et adaptée aux besoins de votre entreprise. Des plates-formes telles que Nanonets, QuickBooks, Xero ou FreshBooks peuvent automatiser le suivi des dépenses, de la facturation et de la paie, réduisant ainsi considérablement le risque d'erreur humaine et permettant de gagner du temps.
• Reçus et factures numériques: Encouragez la tenue de dossiers numériques en stockant des numérisations ou des photos de reçus et de factures. Cette pratique prend non seulement en charge l'environnement, mais simplifie également les processus de récupération et d'audit.
• Intégrer les comptes bancaires et les cartes de crédit: De nombreuses solutions logicielles de comptabilité offrent la possibilité de relier directement vos comptes bancaires professionnels et vos cartes de crédit, permettant un suivi en temps réel des dépenses et un rapprochement transparent.
• Catégoriser les transactions immédiatement: Prenez l'habitude de catégoriser chaque dépense au fur et à mesure qu'elle se produit. Retarder cette tâche peut entraîner des inexactitudes et des dépenses négligées.

4. Examen régulier

La nature dynamique des affaires nécessite un examen régulier de vos activités financières. Cette pratique aide à identifier les tendances, à gérer les flux de trésorerie et à prendre des décisions éclairées :

• Examens mensuels: Consacrez du temps chaque mois à revoir vos dépenses catégorisées. Recherchez les tendances, telles que les augmentations inattendues dans certaines catégories, et enquêtez sur toute anomalie.
• Benchmarking: Comparez vos ratios de dépenses aux normes de l’industrie ou d’entreprises similaires. Cette analyse comparative peut mettre en évidence les domaines d’efficacité ou de préoccupation, orientant ainsi les futures stratégies financières.

5. Considérez les implications fiscales

Comprendre et planifier les implications fiscales des dépenses professionnelles est crucial. Toutes les dépenses ne sont pas traitées de la même manière en vertu des lois fiscales, et une catégorisation appropriée peut conduire à des économies d'impôt importantes :

• Restez informé sur les lois fiscales: La réglementation fiscale change fréquemment et rester informé peut vous aider à maximiser les déductions et les crédits. Pensez à consulter un fiscaliste pour assurer la conformité et l’optimisation des avantages fiscaux.
• Faire la distinction entre les dépenses professionnelles et personnelles: Séparez les finances professionnelles et personnelles pour simplifier la préparation des déclarations de revenus et prendre en charge les demandes de remboursement des dépenses professionnelles.
• Tout documenter: Tenir des registres méticuleux de toutes les dépenses, y compris les reçus et les factures. La documentation est cruciale pour justifier les déductions et peut être inestimable en cas d’audit.
• Plan de déductions: Soyez proactif en comprenant quelles dépenses sont entièrement déductibles, partiellement déductibles ou pas du tout déductibles. Ces connaissances peuvent influencer les décisions de dépenses et les stratégies fiscales tout au long de l’année.

Logiciel de gestion des dépenses pour la catégorisation des dépenses

Dans le monde des affaires concurrentiel, l’automatisation est essentielle pour être efficace et garder une longueur d’avance. La catégorisation des dépenses, cruciale mais fastidieuse, se fait sans effort grâce à Logiciel de gestion des dépenses comme nanonets.

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Voyons comment un logiciel de gestion des dépenses comme Nanonets automatise la catégorisation et la gestion des dépenses.

Capture des dépenses

Un employé capture un reçu à l'aide d'une application mobile ou télécharge un document de dépenses dans n'importe quel format. La technologie OCR de l'application extrait les détails clés tels que la date, le montant et le commerçant du reçu.

Catégorisation automatique

Le système classe automatiquement les dépenses dans des catégories d'entreprise prédéfinies, réduisant ainsi le besoin de tri manuel et améliorant l'efficacité organisationnelle.

Codage GL

Après catégorisation, la dépense se voit attribuer le code correct du Grand Livre (GL), minimisant ainsi le travail manuel et les erreurs potentielles de codage.

Rapports de dépenses numériques

Les dépenses sont ajoutées automatiquement à un rapport numérique, éliminant ainsi la saisie manuelle. Les employés peuvent examiner et ajuster les détails si nécessaire.

Processus d'approbation

Les responsables reçoivent des notifications dans leur espace de travail numérique (par exemple, Slack, Teams, Email) pour les examiner et peuvent approuver ou rejeter les dépenses en un seul clic, ce qui accélère le processus.

Automatisation du remboursement

Les dépenses approuvées sont traitées automatiquement pour le remboursement, en s'intégrant aux systèmes de paie pour émettre des paiements sans intervention manuelle.

Synchronisation ERP

La plateforme exporte de manière transparente les données de dépenses vers le logiciel ERP de l'entreprise, éliminant ainsi la saisie manuelle des données et améliorant l'exactitude des données.

Réconciliation continue

Le système offre un rapprochement en temps réel, faisant automatiquement correspondre les dépenses avec les transactions bancaires et mettant en évidence les écarts pour garantir l'exactitude et la conformité financières.

Conclusion

Comme indiqué, la catégorisation des dépenses facilite la préparation des déclarations de revenus, améliore l'analyse pour la budgétisation et est essentielle pour une gestion efficace des flux de trésorerie.

La liste fournie des catégories de dépenses professionnelles offre un cadre de référence permettant aux entreprises d'optimiser leur situation fiscale et d'acquérir une compréhension plus approfondie de leurs opérations financières.

De plus, l’intégration de la technologie, notamment via des logiciels de gestion des dépenses comme Nanonets, a révolutionné la façon dont les entreprises abordent la catégorisation des dépenses. De telles plates-formes automatisent le processus, garantissant la précision, l'efficacité et la conformité, qui sont essentielles pour les entreprises dans le monde en évolution rapide d'aujourd'hui. Cette automatisation permet non seulement de gagner du temps, mais fournit également des informations financières en temps réel qui sont cruciales pour prendre des décisions commerciales éclairées.

Nous conseillons aux entreprises de –

• adopter une approche structurée pour catégoriser les dépenses,
• tirer parti de la technologie pour rationaliser les processus,
• se tenir au courant des lois fiscales,
• consulter des professionnels améliorera encore la stratégie,
• et examiner régulièrement pour identifier les opportunités de croissance et d’économies.

Ce faisant, les entreprises peuvent s’assurer non seulement d’être en bonne santé financière, mais également d’être prêtes à réussir sur un marché concurrentiel.

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• La source: https://nanonets.com/blog/45-business-expense-categories-for-businesses-and-startups/