Bevor wir uns mit der Auswahl der besten Flottenmanagementsoftware befassen, lassen Sie uns zunächst darüber sprechen, was Flottenmanagementsoftware ist und wie OTR-Flotten davon profitieren können. Eine sehr vereinfachte Definition für Flottenmanagement-Software ist die Software, die von Unternehmen oder Organisationen verwendet wird, um eine Fahrzeugflotte zu verwalten und zu betreiben.
Die Software sollte als das Gehirn und andere Geräte betrachtet werden, die Extremitäten, die die Software mit Informationen füttern. Die Software dekodiert sie dann und präsentiert sie dem Benutzer auf eine Weise, die für ihn sinnvoll ist. Das System kann Kameras, GPS, DVRs, den Diagnoseanschlussleser (OBD) des Fahrzeugs, Panikknöpfe und mehr umfassen.
Flottengrößen und Fahrten variieren von Unternehmen zu Unternehmen, so dass spezifische Bedürfnisse von den Bedürfnissen anderer Flotten abweichen können. Eine Sache, die jede anständige Verwaltungssoftware tut, ist es, Ihre Flotte durch verschiedene Sammel- und Speichermethoden einfacher zu koordinieren und zu verwalten.
Flottenmanagement Softwarevorteile sind direkt mit den verfügbaren Funktionen, der Bedeutung für die Anforderungen Ihres Unternehmens und der Art und Weise, wie Sie diese Funktionen verwenden, verknüpft.
Ihr Flottenmanagement-Software-Auswahl sollte Ihrem Unternehmen helfen, die Vorschriften einzuhalten, die Sicherheit zu fördern, Daten zu erfassen, die Produktivität zu steigern, die Kommunikation zu verbessern, Fahrzeuge und Anlagen zu verfolgen und zumindest wichtige Statistiken zu sammeln.
Um detaillierter auf jeden dieser Bereiche einzugehen, werde ich jeden Bereich kurz beschreiben.
Compliance
Software sollte bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften helfen, z. B. Driver Vehicle Inspection Reporting (DVIR), elektronisches Protokolliergerät usw.
Sicherheit
Die Sicherheit von Fahrzeugen und Fahrern ist entscheidend für das Wohlbefinden der Mitarbeiter Ihres Fuhrparks, anderer Verkehrsteilnehmer und Ihren Gewinn. Schlecht gewartete Fahrzeuge verringern die Größe Ihres Fuhrparks während der Reparatur. Unanstrengendes Fahren kann zu Unfällen oder Pannen, Lieferverzögerungen und möglichen Versicherungsalpträumen führen. Kameras/DVRs, Beschleunigungsmesser (normalerweise auf einem GPS-Gerät) und Flottenmanagementsoftware, die den Fahrzeugzustand und die Fahrergewohnheiten überwacht, mindern diese kostspieligen Probleme.
Daten erfassen
Es wird einige Daten geben, die nicht im Compliance-Abschnitt enthalten sind, was unerlässlich ist. Dies kann aus Video während Alarmsituationen (hartes Bremsen, Aufprall, Geschwindigkeitsüberschreitung, Zwischenfalltasten usw.) sowie beim Entladen und Beladen bestehen. Diese Videos können beim Fahrverhalten, bei Versicherungsansprüchen, beim Nachweis der beschädigungsfreien Abholung und Zustellung von Vermögenswerten und vielem mehr helfen. Die anderen Daten von anderen Geräten sind historische Routen, ermitteln Staus und Routenoptimierung, Geschwindigkeiten und zurückgelegte Kilometer und mehr.
Produktivität
Ein effizienter Betrieb von Fahrzeugen zur Reduzierung des Kraftstoffverbrauchs, zur Verbesserung der Streckeneffizienz und zur Erhöhung der Compliance und Sicherheit wird Ihre Flotte produktiver machen, indem Ausfallzeiten aufgrund von Unfällen und Wartungsarbeiten reduziert werden. Die effektivsten Flottenmanagementsysteme sollten ein vollständiges Paket von Optionen für Fahrzeuge, Fahrer und Manager bieten, um die Flottenproduktivität zu maximieren.
Kommunikation
Die Kommunikation mit den Fahrern ist von entscheidender Bedeutung. Fahrer müssen jedoch gelegentlich sicher kommunizieren, ohne die Hände vom Lenkrad oder den Blick von der Straße zu nehmen. Freisprech-Kommunikationsoptionen ermöglichen es Fahrern, mit anderen zu korrespondieren, ohne ihre Leistung auf der Straße zu beeinträchtigen. Dies ersetzt kein CB-Funkgerät; es verstärkt es lediglich.
Tracking
Das Tracking von Fahrzeugen und Assets gibt Ihnen Auskunft über die Reisezeit und warnt Sie vor möglichen Verzögerungen bei der Ankunft von Lieferungen oder Fahrzeugen. Softwarelösungen für das Flottenmanagement sollte dem Flottenmanager in Echtzeit genau mitteilen, wo sich Anlagen oder Fahrzeuge befinden.
Analyse
Die Analyse der Fahrzeugleistung kann Flottenmanagern dabei helfen, vorbeugende Wartungsarbeiten zu planen oder festzustellen, wann ein Fahrzeug einer Inspektion bedarf, um ein wachsendes Problem zu beheben. Die Managementsoftware sollte auch Informationen über Fahrergewohnheiten sammeln, um es dem Flottenmanager zu ermöglichen, das Training für den sicheren Betrieb auf der Straße für diejenigen Fahrer zu verbessern, die zu viel Zeit im Leerlauf verbringen, stark bremsen oder zu schnell fahren.
Nun zu dem Teil, auf den Sie gewartet haben: Wie Sie die beste Flottenmanagement-Softwarelösung für sich auswählen.
Berücksichtigen Sie beim Vergleich der verschiedenen Lösungen einige der folgenden Aspekte und wie wichtig diese für Sie sind:
Eigenschaften
Passen Sie die Funktionen der Software an die Bedürfnisse Ihrer Flotte an.
Flexibilität
Ihr Unternehmen wird Veränderungen durchlaufen, und Sie benötigen eine Flottenmanagementsoftware, die anpassbar ist, damit Sie Funktionen und Vorteile nach Bedarf skalieren können.
KUNDENSERVICE
Eventuell benötigen Sie Hilfe bei der Software. Ein robustes Kundensupportsystem des Softwareanbieters kann sicherstellen, dass ein geringfügiges technisches Problem mit der Software nicht zu einer unnötigen Verzögerung des Betriebs führt.
Installation
Sehen Sie sich an, wer die Systemhardware installieren wird, wie lange die Installation dauert und welche Kosten für die Installation und Aktivierung (falls zutreffend) der Software anfallen.
Bevor Sie die richtige Software identifizieren, müssen Sie wissen, was für Ihr Unternehmen von dem Programm unbedingt zu erwarten ist. Wenn Sie Ihre Flottenmanagementsoftware ändern, finden Sie die Fehler und Lücken mit den Funktionen, die Sie benötigen. Wenn Sie mit dieser Software völlig neu sind, notieren Sie, was wichtig ist, was nützlich sein kann (aber nicht erforderlich) und was für Sie überhaupt nicht wesentlich ist. Treffen Sie während des gesamten Prozesses keine schnellen Entscheidungen, sondern folgen Sie diesem oder einem ähnlichen Prozess, um die Optionen einzugrenzen und die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.
Das nächste, was Sie tun müssen, ist, die Softwareunternehmen, ihre allgemeine Preisgestaltung (um eine durchschnittliche Preisspanne für das zu erhalten, was Sie benötigen) zu recherchieren und ob es zu Ihrem Budget passt. Eliminieren Sie Unternehmen, die keine Flottenmanagementfunktionen anbieten, die Ihnen helfen, die Ziele Ihres Unternehmens zu erreichen
Nachdem Sie die Optionen anhand der Recherche so weit wie möglich eingegrenzt haben, fordern Sie Live-Demos an. Diese Demos ermöglichen es Ihnen, aus erster Hand zu sehen, wie ihr System funktioniert und wie einfach es zu bedienen ist (nicht nur, was sie in ihrem Marketingmaterial zeigen und behaupten). Angenommen, Sie haben Zeit und sind auf ein paar Unternehmen angewiesen; Sie können fragen, ob Sie eine Testeinheit bekommen können, die Sie einen Monat lang in einem Fahrzeug installieren können, und die Meinung Ihrer Mitarbeiter (oder Ihrer eigenen) einholen, welche die beste ist.
Nachdem Sie sich für ein geeignetes Flottenmanagementprogramm entschieden haben, lassen Sie die Geräte und Software in Ihrer Flotte installieren. Sie möchten nicht Ihre gesamte Flotte für die Installation außer Betrieb nehmen, also müssen Sie möglicherweise entweder die Fahrzeuge ein- und ausschalten (d. h. zwei für 2-4 Stunden offline nehmen, Ausrüstung installieren und sie dann freigeben, und bringen Sie zwei weitere hinzu) oder lassen Sie den Softwareanbieter mehrmals kommen, um Serviceunterbrechungen zu minimieren.
Abschließend müssen Sie, wie bei jedem neuen System, alle Ihre Fahrer und Flottenmanager in der korrekten Verwendung des Programms schulen. Planen Sie regelmäßige Schulungen und ermutigen Sie Fahrer und Manager, die Software zu verwenden, um sich einzukaufen. Sie könnten auch Belohnungen für diejenigen anbieten, die die Software richtig verwenden, oder für Fahrer, die sicher fahren.
Autor Bio:
Jayesh Mehta ist Marketingdirektor bei Festungsmobil. Er ist auch der Autor von „Rogue's Guide to Acquisition: Principles from the Final Frontier“, das auf Bill Gates Recommended Summer Reading 2012 aufgeführt ist. Jayesh ist seit 2001 im Marketingbereich und seit 2020 bei Fortress Mobile tätig.
