Je komplexer und größer die Unternehmen werden, desto komplizierter, zeitaufwändiger und wichtiger wird der Lieferantenzahlungsprozess. Lieferantenzahlungen sind nicht nur entscheidend für die Beschaffung der für den Betrieb eines Unternehmens benötigten Rohstoffe, sondern umfassen auch Stromrechnungen, Mietkosten für Büroräume und vieles mehr. 

Wenn eine Organisation eine Lieferantenzahlung verspätet oder falsch einreicht, könnte dies erhebliche nachgelagerte Auswirkungen auf die Funktionsfähigkeit des Unternehmens haben. Die Rolle des abbrechnungsverbindlichkeiten Das Team ist für die Überwachung und Erfüllung aller Zahlungen an Lieferanten zuständig. Sie müssen überprüfen, ob die Rechnungen korrekt sind, ob Waren oder Dienstleistungen eingegangen sind und ob die Zahlungen gemäß dem zwischen dem Verkäufer und der Einkaufsorganisation vereinbarten Zahlungsplan erfolgen.

Die Verwaltung von Zahlungen an Lieferanten ist keine leichte Aufgabe, aber vielleicht einer der kritischsten Geschäftsvorgänge, die täglich stattfinden – unabhängig von der Branche, Region oder Geschäftsart. Zum Glück für Kreditorenbuchhaltungsteams auf der ganzen Welt wurden neue Tools und Technologien entwickelt, die die effiziente Verwaltung des Lieferantenzahlungsprozesses erleichtern. 

Was sind Lieferantenzahlungen/Kreditorenzahlungen?

Auch wenn er als Lieferantenzahlungen oder Lieferantenzahlungen bezeichnet wird, umfasst der gesamte Lieferantenzahlungsprozess viel mehr als nur das Versenden eines Schecks per Post oder die Übermittlung einer Überweisung über Ihr Geschäftsbankkonto. Die Auszahlung der Gelder ist der letzte Schritt im Prozess. Zuvor müssen Unternehmen jedoch ihre Due-Diligence-Prüfung durchführen, um sicherzustellen, dass die Zahlungen an Lieferanten gerechtfertigt, korrekt und pünktlich sind.

Zur kurzen Erinnerung: Der typische Lieferantenzahlungsprozess sieht in etwa so aus:

1. Anbieter senden Ihrem Unternehmen eine Rechnung für die von ihnen bereitgestellten Waren oder Dienstleistungen. Verwaltung von Lieferantenrechnungen Hier beginnt alles und erfordert von Ihrem AP-Team ein aufmerksames Auge.
2. Das Kreditorenbuchhaltungsteam Ihrer Finanzabteilung sollte die Rechnung überprüfen, bestätigen, dass die Waren oder Dienstleistungen eingegangen sind, und sicherstellen, dass der geschuldete Betrag korrekt ist. Wenn alles richtig aussieht, wird die Rechnung zur Zahlung freigegeben.
3. Nachdem eine Rechnung genehmigt wurde, kann die Zahlung an Lieferanten gemäß den Zahlungsbedingungen übermittelt werden, die Sie mit diesem Lieferanten haben. In den meisten Fällen bedeuten die Zahlungsbedingungen von N30, dass eine Rechnung innerhalb von 30 Tagen bezahlt werden muss.

Oberflächlich betrachtet scheint es einfach, aber es gibt viele Kontrollen, die in den Prozess integriert werden sollten, bevor eine Lieferantenzahlung übermittelt wird. Bis vor wenigen Jahren hing jeder Schritt vom AP-Team ab; Sie mussten Rechnungen manuell prüfen, die Daten mit Lagerbelegen abgleichen, Schecks auf Papier ausstellen, sie vor dem Versenden auf den Schreibtisch eines Vorgesetzten legen, um sie zu unterzeichnen, und sie im richtigen Zyklus per Post verschicken, damit sie rechtzeitig beim Lieferanten eintrafen. Durch den Einsatz von Technologie können nun viele dieser Checks and Balances durchgeführt werden automatisierteDies führt zu geringeren Fehlerquoten, schnelleren Zahlungsfristen und einer Vielzahl weiterer Vorteile.

Das/die Problem(e) bei manuellen Zahlungen an Lieferanten

Um zu verstehen, welche Auswirkungen ein technologiegestützter Lieferantenzahlungsprozess auf ein Unternehmen haben kann, müssen wir zunächst die Schwachstellen untersuchen, die bei herkömmlichen Lieferantenzahlungsmethoden so häufig auftreten. Wenn alles von Hand erledigt wird und auf den Menschen angewiesen ist, sind einige der größten Probleme: 

Verzögerte Lieferzeiten

Viele Anbieter bieten Rabatte für vorzeitige Lieferantenzahlungen an und bieten so ihren Kunden eine einfache Möglichkeit, Geld zu sparen. Auf der anderen Seite erheben die meisten jedoch Verzugszinsen, wenn sie eine Zahlung nicht bis zum Fälligkeitsdatum erhalten. Bei herkömmlichen Zahlungsprozessen von Lieferanten gibt es viele Möglichkeiten für Zahlungsverzögerungen. Es kann so einfach sein, dass eine Papierrechnung im falschen Stapel auf dem Schreibtisch eines Genehmigers stecken bleibt und einige Wochen lang unbemerkt bleibt. Wenn die Person die Rechnung findet, genehmigt und den weiteren Prozess durchläuft, ist mit Sicherheit bereits eine Verzugsgebühr angefallen.

Unzusammenhängende Systeme

Jeder, der schon einmal in der Kreditorenbuchhaltung gearbeitet hat, weiß, wie schwierig es ist, eine Rechnung dem Beschaffungssystem zuzuordnen, wenn das Einkaufsteam die Informationen falsch in das System eingegeben hat. Wenn Ihr Unternehmen nicht verbundene und veraltete Systeme verwendet, die nicht mit anderen Systemen im gesamten Unternehmen kommunizieren können, werden Sie einen enormen Zeitverlust beim Versuch bemerken, Rechnungsfehler oder falsche Dateneingaben aufzudecken.

Betrugsrisiken

Mit der Übermittlung einer Zahlung an Lieferanten besteht immer ein Betrugsrisiko, aber manuelle Zahlungsprozesse erhöhen dieses Risiko exponentiell. Manuelle Schritte erleichtern es, dass Zahlen falsch angepasst werden, Lieferanten vollständig von Betrügern erfunden werden und doppelte Zahlungen durch das Raster fallen. 

Menschlicher Fehler

Auch wenn falsche Lieferantenzahlungen nicht in böser Absicht erfolgen, kann sich menschliches Versagen negativ auf die vorhandenen und verfügbaren Barreserven auswirken. Möglicherweise hat die Person, die den Scheck ausgestellt hat, den Betrag falsch angegeben und der Genehmiger hat ihn nicht bemerkt. Oder vielleicht wurde eine Rechnung nicht rechtzeitig bearbeitet, was zu einer Verzugsgebühr führte. Diese Fehler können sich summieren und verheerende Auswirkungen auf die Liquidität und das Endergebnis eines Unternehmens haben.

Nicht optimierte Zahlungsstrategien

Wenn Sie global agieren oder mit Lieferanten in verschiedenen Ländern zusammenarbeiten, müssen Sie bei Zahlungen an Lieferanten die Wechselkurse berücksichtigen. Das Recht Zahlungsstrategien der Lieferanten kann die Belastung durch ständig schwankende Wechselkurse reduzieren, aber das ist nicht die einzige zu berücksichtigende Überlegung. Durch das Versenden von Sammelzahlungen können die Bearbeitungsgebühren gesenkt werden, und die Nutzung von Banken mit hohen Überweisungslimits macht das Versenden großer Beträge kostengünstiger. Es ist eine Herausforderung, all diese kleinen Details richtig zu machen, wenn Sie auf manuelle Zahlungsprozesse angewiesen sind.

Top-Tipps zur Optimierung des Lieferantenzahlungsprozesses 

Wenn Sie einen oder mehrere der oben genannten Schmerzpunkte erlebt haben, ist es an der Zeit, etwas zu ändern. Auf der Prozessseite können zwar Änderungen vorgenommen werden, aber viel Spielraum für Möglichkeiten besteht innerhalb der Technologie. Mit AP-Automatisierung Mit Plattformen wie Nanonets können die meisten AP-Funktionen rationalisiert, optimiert und automatisiert werden, wodurch den Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen wertvolle Zeit zurückgegeben wird. 

Abhängig von Ihren Herausforderungen nutzen Sie die folgenden Tipps, um einen neuen und verbesserten Lieferantenzahlungsprozess zu erstellen:

Aktualisieren Sie Ihre AP-Prozesse

Bevor Sie neue Technologien implementieren, schauen Sie sich die an AP-Prozesse Sie haben jetzt Platz. Sind zu viele Personen beteiligt? Können Sie an irgendeiner Stelle im Prozess „Fett“ oder zusätzliche Schritte einsparen? Gibt es eine einfachere Möglichkeit, Schecks oder Überweisungen auszustellen und zu versenden? Viele Unternehmen verfügen nur über aktuelle Prozesse, weil „das schon immer so gemacht wurde“, aber sobald diese Denkweise freigesetzt wird, werden Sie an den unerwartetsten Stellen Möglichkeiten für Verbesserungen finden.

Investieren Sie in eine umfassende Lieferantenzahlungsplattform

Heutzutage gibt es zu viele AP-Plattformen auf dem Markt, als dass man sich die Vorteile einer solchen Plattform entgehen lassen könnte. Finden Sie eine Zahlungsplattform für Lieferanten, die mit den vorhandenen ERPs, CRMs und Geschäftssystemen Ihres Unternehmens kommunizieren kann, und Sie werden sofort die Vorteile erkennen. Diese Plattformen können das Ausstellen und Drucken von Schecks ermöglichen Genehmigungsworkflows innerhalb des Tools selbst durchzuführen und den für jede Rechnung erforderlichen Verifizierungsprozess zu automatisieren. Mit den richtigen Tools wird die Zahlung an Lieferanten viel einfacher.

Entwickeln Sie eine kohärente Onboarding-Strategie

Bevor Sie einen Vertrag mit einem neuen Anbieter unterzeichnen, überprüfen Sie das Unternehmen, das Team, mit dem Sie zusammenarbeiten, und die von ihm gelieferten Waren, um sicherzustellen, dass Sie es sind Auswahl des richtigen Anbieters für Ihre Bedürfnisse. Wenn Sie beginnen, mit neuen Lieferanten zusammenzuarbeiten, integrieren Sie diese auf einheitliche Weise. Sie sollten über eine vorgegebene Zahlungsstruktur verfügen, die Sie im Allgemeinen verwenden, über Daten, an denen Lieferantenzahlungen jede Woche oder jeden Monat gesendet werden, und über einen Prozess zur Informationserfassung für jeden Lieferanten, damit diese in Ihren Systemen genau dargestellt werden. Verfügen Sie über alle Informationen, die Sie für Steuerformulare benötigen? Was ist mit Zollformularen, wenn der Lieferant international ist? Alles sollte an einem Ort gespeichert sein – einer AP-Plattform – und Ihre Lieferanten sollten genau wissen, was sie während der gesamten Dauer Ihrer Partnerschaft von Ihnen erwarten können.

Automatisierung, Automatisierung, Automatisierung

So viele AP-Experten müssen Rechnungen überprüfen, Genehmigungen einholen und Zahlungsinformationen manuell eingeben. Es ist der 21^st Jahrhundert; Sie sollten neue Strategien entwickeln, um jede Zahlung an Lieferanten zu optimieren, mit der Buchhaltung zusammenarbeiten, um potenziellen Betrug zu untersuchen, und Zeit damit verbringen, Lieferantenbeziehungen aufzubauen. Der beste Weg, um sicherzustellen, dass sie die Zeit haben, die wirkliche Mehrwertarbeit zu leisten, ist durch automatisieren die alltäglichen Aufgaben – wie repetitive Kreditorenbuchhaltung – die täglich ihre Produktivität schmälern. Das richtige Kreditorenbuchhaltungstool kann in Kombination mit einer fortschrittlichen Kontosoftware Rechnungsdaten validieren, frühere Zahlungen gegenprüfen, den Scheck oder die Überweisung erstellen und ihn zur Genehmigung senden – und das alles ohne menschliches Eingreifen. 

Mit Blick auf die Zukunft: AP verändert sich

Das Funktion des Kreditorenbuchhaltungsteams hat sich seit einiger Zeit langsam verändert. Die talentierten Personen, die ihre Tage damit verbracht haben, dafür zu sorgen, dass Ihr Unternehmen korrekte und pünktliche Lieferantenzahlungen leistet, haben viel mehr zu bieten als Datenvalidierung und Unterschriftenverfolgung. Wenn Sie sie mit einem verbesserten Prozess und fortschrittlichen Tools ausstatten, wird sich nicht nur ihr Alltag verändern, sondern auch Ihre Lieferantenbeziehungen, Ihre Kostenmanagementstrategie und das Erfolgsniveau, das Ihr Unternehmen erreichen kann. 

Es kann einige Zeit dauern, bis sich diese Änderungen durchsetzen. Die Implementierung neuer Tools und die Anpassung der Art und Weise, wie Menschen ihre Arbeit erledigen, kann eine mühsame Angelegenheit sein, aber sie zahlt sich immer aus. Es beginnt jetzt – lassen Sie Ihre Organisation nicht ins Hintertreffen geraten.

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• Quelle: https://nanonets.com/blog/supplier-payment-process/