Bei der Bankabstimmung werden die Kassenbücher des Unternehmens mit dem Kontoauszug abgeglichen. Ziel ist es, sicherzustellen, dass alle Transaktionen korrekt in den Kassenbüchern des Unternehmens erfasst werden, und etwaige Fehler oder Betrug aufzudecken.

Der Abgleich umfasst den Abgleich der Bilanz, der Gewinn- und Verlustrechnung, der Kontoauszüge und der Ausgaben des Unternehmens. Ein genauer Jahresabschluss ist unerlässlich, sonst kann es zu Komplikationen bei der Finanzplanung, der Einhaltung von Steuervorschriften und bei rechtlichen Angelegenheiten kommen.

Nach Angaben der Association of Certified Fraud Examiners verlieren Unternehmen fast 5 % ihres Jahresumsatzes durch Betrug und Diebstahl. Dies hat erhebliche Auswirkungen auf die Rentabilität eines Unternehmens. Der Bankabgleich ist von entscheidender Bedeutung, um solche Verluste zu erkennen und zu minimieren. In diesem Artikel beleuchten wir den Prozess des Bankabgleichs, geben ein Beispiel für einen Bankabgleich, geben Tipps, beantworten häufig gestellte Fragen (FAQs) und zeigen, wie man Automatisierung nutzt um den Versöhnungsprozess zu rationalisieren.

Wie führt man eine Bankabstimmung durch?

Beim Bankabgleich geht es darum, das Geld auf der Bank mit dem tatsächlichen Geld im Kassenbuch abzugleichen. Heutzutage wird die Abstimmung hauptsächlich durch Abstimmungssoftware automatisiert, um Zeit und Geld zu sparen. Lassen Sie uns jedoch einmal den manuellen Bankabstimmungsprozess verstehen:

Schritt 1: Dokumente zusammenstellen

Auf der Bankseite benötigen Sie die Kontoauszüge, ausstehende Schecks, Einlagen und alle ausstehenden Transaktionen. Auf Unternehmensseite benötigen Sie das Kassenbuch des Unternehmens, in dem sowohl eingehende als auch ausgehende Transaktionen erfasst werden.

Schritt 2: Einzahlungen abgleichen

Bei der doppelten Buchführung wird eine Belastung auf dem Kontoauszug als Gutschrift im Kassenbuch verbucht und umgekehrt. Ordnen Sie die Einzahlungen in den beiden Kontoauszügen zu.

Hinweis: Aufgrund ausstehender Transaktionen, wie etwa ausstehender Schecks oder Einlagen auf dem Transportweg, ist im Allgemeinen nicht zu erwarten, dass die Bank- und Kassenbuchsalden übereinstimmen. Sie müssen wie in den nächsten Schritten gezeigt angepasst werden.

Schritt 3: Bankguthaben anpassen

Die Diskrepanz zwischen den beiden Salden muss auf Einzeltransaktionsbasis identifiziert und überprüft werden. Kontoauszüge müssen angepasst werden, indem ausstehende Einzahlungen (Deposit-in-Transit) hinzugefügt und ausstehende ausgehende Schecks (ausstehende Schecks) abgezogen werden. Die Logik hier ist:

Bankguthaben + Einlagen im Umlauf – Ausstehende Schecks = Angepasstes Bankguthaben

Schritt 4: Kassenbücher anpassen

Der Kassenbuchsaldo muss um Bankgebühren, aufgelaufene Zinsen und abgelehnte Schecks (NSF-Schecks) angepasst werden. Die Logik hier ist:

Kassenbuchsaldo + Zinsen – Bankgebühren – abgelehnte Schecks = Angepasstes Kassenbuch

Schritt 5: Guthaben vergleichen

Nach der Anpassung sollten Bankguthaben und Kassenbuch übereinstimmen. Wenn sie nicht gleich sind, liegt ein Fehler im Abgleichsprozess vor. Alle ungerechtfertigten Ausgaben oder fehlenden Einnahmen sollten während des Abstimmungsprozesses untersucht und berücksichtigt werden.

Beispiel für eine Bankabstimmungserklärung

Nehmen wir an, Sie betreiben ein kleines Unternehmen und haben ein Girokonto bei einer örtlichen Bank. Am Ende des Monats erhalten Sie Ihren Kontoauszug, der folgende Informationen enthält:

• Kontoauszugssaldo zum Monatsende: $10,000
• Im Laufe des Monats getätigte Einzahlungen nach Angaben der Bank: $4,000
• Im Laufe des Monats ausgestellte und eingelöste Schecks: $5,500
• Abgezogene Bankgebühren: $50
• Auf dem Konto erwirtschaftete Zinsen: $20

Nun vergleichen Sie diese Informationen mit Ihren eigenen Buchhaltungsunterlagen für denselben Zeitraum. Aus Ihren Unterlagen geht Folgendes hervor:

• Ihre erfassten Einzahlungen für den Monat: $3,800
• Ihre erfassten Schecks für den Monat: $5,300
• Ihre erfassten Bankgebühren: $40
• Ihr erfasster Zinsertrag: $15

Bankabgleichserklärung:

Anfangskontoauszugssaldo: $10,000

Hinzufügen: Getätigte Einzahlungen (Bankunterlagen): 4,000 $

Weniger: Ausgestellte und eingelöste Schecks (Bankunterlagen): 5,500 $

Weniger: Bankgebühren (Bankunterlagen): 50 $

Hinzufügen: Verdiente Zinsen (Bankunterlagen): 20 $

Angepasster Kontoauszugssaldo: $8,470

Vergleichen Sie nun den angepassten Kontoauszugssaldo (8,470 $) mit Ihren eigenen Buchhaltungsunterlagen. Wenn sie übereinstimmen, bedeutet das, dass Ihre Unterlagen und der Kontoauszug abgeglichen sind und keine Diskrepanzen vorliegen. Wenn es einen Unterschied gibt, bedeutet das, dass einige Transaktionen überprüft und erklärt werden müssen, wie zum Beispiel ausstehende Schecks oder Einlagen, die noch nicht eingelöst wurden.

Warum ist es wichtig, Ihre Kontoauszüge abzugleichen?

Es ist wichtig, Kontoauszüge abzugleichen, um Fehler zu erkennen, Betrug aufzudecken und ein genaues Hauptbuch zu führen. Hier sind die wichtigsten Vorteile der Bankabstimmung:

1. Identifizieren Sie Buchhaltungsfehler: Das Kassenbuch kann Ungenauigkeiten enthalten, die auf doppelte Zahlungen, versäumte Zahlungen, verlorene Schecks und sogar einfache menschliche Fehler zurückzuführen sind. Versöhnung ist entscheidend, um diese Fehler zu erkennen und zu korrigieren, bevor sie dauerhaft werden.
2. Behebung von Bankfehlern: Der Kontoauszug kann Fehler wie unangemessene Strafen oder falsche Transaktionsaufzeichnungen enthalten. Wenn Sie solche Fehler feststellen, können Sie diese bei Ihrer Bank beanstanden und beheben.
3. Betrugsprävention: Dies ist ein wesentlicher Vorteil der Bankabstimmung. Durch Querverweise auf Datensätze ist es einfach, alle Transaktionen zu lokalisieren, die nicht stattfinden sollten. Es ist plausibel, dass entweder ein Teammitglied oder ein Hacker nicht autorisierte Transaktionen durchgeführt hat, um das Unternehmen zu bestehlen. Durch einen regelmäßigen Abgleich können potenzielle Betrugsfälle frühzeitig erkannt und gestoppt werden, sodass die Bank Zeit hat, Transaktionen rückgängig zu machen.
4. Genaue Steuerberichterstattung: Der Abgleich hilft dabei, zeitnah genaue Finanzunterlagen zu erstellen. Für die Abgabe von Steuererklärungen sind genaue Aufzeichnungen erforderlich, andernfalls können Strafen drohen. Die regelmäßige Bankabstimmung vereinfacht den Steuerberichtsprozess am Ende des Geschäftsjahres.
5. Finanzielle Optimierung: Identifizieren und sparen Sie ungerechtfertigte Gebühren wie Überziehungskredite oder Vertragsstrafen.

Wir haben die Vorteile der Versöhnung besprochen. Schauen wir uns an, wie wir den Prozess mithilfe von Tools und Strategien optimieren können.

Tipps zum effektiven Abgleich von Kontoauszügen

• Organisieren Sie Ihre Finanzunterlagen: Die Aufrechterhaltung eines organisierten Systems zur Speicherung von Finanzdokumenten ist von wesentlicher Bedeutung. Dazu gehört die Nachverfolgung von Quittungen, Rechnungen und Kontoauszügen. Erwägen Sie den Einsatz digitaler Tools oder Software, um Ihre Dokumente zu digitalisieren und zu kategorisieren, damit sie für den Abgleich leicht zugänglich sind.
• Regelmäßige Abstimmung: Es ist wichtig, dass Sie Ihre Kontoauszüge regelmäßig, idealerweise monatlich, abgleichen. Diese Häufigkeit hilft Ihnen, Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen und stellt sicher, dass sich Fehler im Laufe der Zeit nicht anhäufen. Regelmäßige Abstimmungen verbessern auch Ihre Fähigkeit, den Cashflow effektiv zu verwalten.
• Aufgaben trennen: Wenn möglich, beziehen Sie mehrere Personen in den Versöhnungsprozess ein. Diese Vorgehensweise trägt dazu bei, das Risiko von Fehlern und Betrug zu verringern. Trennen Sie die Verantwortlichkeiten zwischen den Teammitgliedern, z. B. das Aufzeichnen von Transaktionen, den Abgleich von Konten und die Genehmigung von Unstimmigkeiten, um ein System von Checks and Balances aufrechtzuerhalten.
• Auf Zeitunterschiede prüfen: Achten Sie auf zeitliche Unterschiede zwischen der Erfassung von Transaktionen in Ihren Finanzunterlagen und deren Erscheinen auf dem Kontoauszug. Berücksichtigen Sie Einzahlungen im Transit (Einzahlungen, die Sie getätigt, aber noch nicht eingelöst haben) und ausstehende Schecks (Schecks, die Sie ausgestellt, aber vom Zahlungsempfänger nicht eingelöst wurden).
• Überprüfen Sie Ihre Kontoauszüge sorgfältig: Nehmen Sie sich die Zeit, jeden Posten auf Ihrem Kontoauszug gründlich zu prüfen. Eine sorgfältige Prüfung kann Ihnen helfen, etwaige Unstimmigkeiten oder Unregelmäßigkeiten zu erkennen, die möglicherweise einer weiteren Untersuchung oder Korrektur bedürfen. Achten Sie auf Transaktionsdaten, Beträge und Beschreibungen, um die Richtigkeit Ihrer Aufzeichnungen sicherzustellen.
• Zinsen und Gebühren prüfen: Überprüfen Sie Ihre Kontoauszüge auf Richtigkeit hinsichtlich Bankgebühren, Gebühren und Zinserträgen. Stellen Sie sicher, dass alle erwirtschafteten Zinsen Ihrem Konto korrekt gutgeschrieben werden, und erkundigen Sie sich ggf. bei Ihrer Bank nach unerwarteten Gebühren oder Belastungen. Diese Gebühren können sich auf Ihren Kontostand und Ihre Finanzunterlagen auswirken.
• Verwenden Sie eine Abstimmungssoftware: Erwägen Sie den Einsatz von Buchhaltungs- oder Abstimmungssoftware, um den Prozess zu optimieren. Viele moderne Softwarelösungen können Ihre Bankkonten automatisch synchronisieren, Transaktionen kategorisieren und Aktualisierungen in Echtzeit bereitstellen. Diese Tools können den manuellen Aufwand und Fehler im Abstimmungsprozess erheblich reduzieren.

Wie kann die Bankabstimmung automatisiert werden?

Der Bankabgleich ist ein zeitaufwändiger Prozess mit vielen manuellen Schritten. Die meisten Automatisierungstools bieten OCR-Funktionen, die relevante Informationen aus Dokumenten extrahieren. Dies ist jedoch nur ein Aspekt Ihres Workflows. Sie benötigen ein Tool zum Aufbau eines individuellen Workflows, der die Geschäftslogik automatisiert und gleichzeitig in bestehende Tools integriert werden kann.

Nanonets ist eine KI-gestützte Workflow-Automatisierungslösung, die den Kontoabgleich vereinfacht und rationalisiert. Es automatisiert verschiedene Schritte, reduziert den manuellen Aufwand und steigert die Effizienz um das Zehnfache.

Automatisieren Sie Ihre Hypothekenbearbeitung, Underwriting, Betrugserkennung, Bankabstimmungen oder Buchhaltungsprozesse mit einem gebrauchsfertigen, benutzerdefinierten Workflow.

Der Bankabstimmungsworkflow von Nanonets funktioniert wie folgt:

• Automatisierter Import: Nanonets können Dokumente wie Kontoauszüge automatisch per E-Mail oder über die Bank-API importieren.
• Datenextraktion: Nanonets nutzt modernste OCR-Technologie (Optical Character Recognition), um relevante Daten präzise zu extrahieren. Dadurch entfällt die Notwendigkeit einer manuellen Dateneingabe, was Zeit sparen und Fehler reduzieren kann.
• Datenabgleich: Mit Nanonets können Sie einen regelbasierten Abgleich einrichten, um Transaktionen über verschiedene Systeme hinweg zu identifizieren und abzugleichen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Transaktionen erfasst werden und keine Fehler auftreten.
• Die Genehmigung: Nanonets kann den Kontoabgleichsprozess automatisieren, von der Dateneingabe bis zur Genehmigung. Dies kann den Buchhaltern Zeit geben, sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren.
• Zentralisiertes Repository: Nanonets bietet ein zentrales Repository für unterstützende Dokumentation. Dies erleichtert das Auffinden und Zugreifen auf Dokumente bei Bedarf.

Wenn Nanonets Ihren Geschäftsanforderungen entspricht, können Sie sich für ein individuelles Angebot an uns wenden.

FAQs

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• Quelle: https://nanonets.com/blog/what-is-bank-reconciliation/