Die Rechnungsverarbeitung oder Rechnungsverarbeitung ist die gesamte Palette von Vorgängen, die mit dem geschäftlichen Ende (Wortspiel unbeabsichtigt) des Kaufs von Produkten / Dienstleistungen von einem Anbieter verbunden sind. Es umfasst alle Schritte vom Erhalt einer Lieferantenrechnung bis zur Erfassung der geleisteten Zahlung nach entsprechenden Prüfungen und Genehmigungen.

So einfach es auch klingen mag – Rechnung erhalten, auf Richtigkeit prüfen, Rechnung bezahlen, Transaktion abschließen – die Rechnungsbearbeitung ist kein simpler Workflow. Lassen Sie uns sehen, wie Rechnungen verarbeitet werden und wie die Automatisierung zur Rationalisierung beiträgt Rechnungsverwaltung um Unternehmen dabei zu helfen, effizienter zu arbeiten.

„Was man nicht messen kann, kann man nicht verbessern“ – Peter Drucker.
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Wie werden Rechnungen bearbeitet?

In mittelständischen und großen Unternehmen ist die Rechnungsbearbeitung Teil des Prozesses der Kreditorenbuchhaltung (AP). Der Prozess von Rechnungsverwaltung ist nicht nur für die Organisation des Geldflusses wichtig, sondern auch für den Umgang mit Lieferanten und Lieferanten, um eine rechtzeitige Beschaffung sicherzustellen.

Die herkömmliche Rechnungsverarbeitung umfasst die folgenden grundlegenden Schritte:

• Bewertung der vom Lieferanten erhaltenen Rechnung: Eine Rechnung wird zuerst von einem Lieferanten für ein Produkt oder eine Dienstleistung erhalten, die normalerweise über eine Bestellung (PO) bestellt wurde. Die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung erfassen die Rechnung mit einem Identifizierungscode (dem Hauptbuch- oder GL-Code) in den Büchern.
• Rechnungsabgleich: Die Daten in der Rechnung, einschließlich der Art des bestellten Produkts/der bestellten Dienstleistung, des vereinbarten Preises, des Lieferdatums usw., werden mit der ursprünglichen Bestellung verglichen. Bei Rechnungsstellung nach Lieferung der Ware/Dienstleistung werden die Rechnungsangaben auch mit den Angaben auf dem Lieferschein abgeglichen. Dieses „tDrei-Wege-Matching“ befasst sich mit Fragen wie:

o Stimmen die Zahlungsbedingungen?

o Sind versprochene Rabatte enthalten?

o Wurde die Rechnung den entsprechenden Spesenkonten zugeordnet?

o Gibt es nach Erhalt Leistungsprobleme, die eine Zurückbehaltung der Zahlung rechtfertigen?

• Überprüfung auf Abweichungen: Jede Abweichung in den Rechnungsdaten wird als Ausnahme gekennzeichnet. Das AP-Personal kontaktiert dann den Lieferanten und die betroffene Abteilung innerhalb des Unternehmens, um den Fehler/die Abweichung zu beheben. Sobald die Ausnahme behoben ist, wird die Rechnung vom Kreditor neu ausgestellt und der Rechnungsabgleich wiederholt.
• Erhalten Sie die entsprechenden Autorisierungen und Genehmigungen: Abhängig von den Richtlinien des Unternehmens wird die Rechnung zur Überprüfung und Genehmigung an verschiedene Managementebenen weitergeleitet. Die Anzahl und Art der erforderlichen Genehmigungen hängt von der Unternehmenspolitik und -größe ab. Weitere Faktoren sind die am Beschaffungs- und Beschaffungsprozess beteiligten Abteilungen, die Produktart und der Rechnungsbetrag. Beispielsweise können einige Unternehmen Genehmigungen auf Managementebene für Rechnungswerte vorschreiben, die einen bestimmten Schwellenwert überschreiten.
• Rechnungszahlung autorisieren: Nach allen Genehmigungsstufen wird die Rechnung gemäß den mit dem Lieferanten ausgehandelten Bedingungen bezahlt. Die Zahlung kann je nach Unternehmensstruktur in der Verantwortung der Kreditorenabteilung, der Finanzabteilung oder der Einkaufsabteilung liegen. Die Zahlung wird als Scheck, Banküberweisung oder andere Methoden gemäß den im Voraus festgelegten Geschäftsbedingungen verarbeitet.
• Abschluss der Transaktion: Sobald die Zahlung erfolgt ist, wird dieser bestimmte Rechnungspfad geschlossen und die Transaktion als abgeschlossen erfasst. Die Rechnungs- und Zahlungsdetails werden im GL für zukünftige Audits archiviert.

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Herausforderungen bei der Rechnungsbearbeitung

1. Verpasste oder verlorene Rechnungen

Dies ist ein Problem, wenn ein Unternehmen täglich mit mehreren Lieferanten und vielen Rechnungen zu tun hat. Das Problem wird durch die Tatsache verschärft, dass Rechnungen in verschiedenen Formaten empfangen werden können – als Ausdrucke, gescannte PDFs, Textverarbeitungsdateien usw. Es wird schwierig, diese unterschiedlichen Rechnungsformen zu verwalten, die zu unterschiedlichen Zeiten und oft von unterschiedlichen Mitarbeitern eingehen .

Versäumte Rechnungen führen zu verspäteten Zahlungen und damit verbundenen Strafen, angespannten Lieferantenbeziehungen, Verzögerungen im Betrieb und Prüfungsproblemen.

2. Nicht übereinstimmende oder fehlende Daten

Eine Rechnung enthält wichtige Daten wie Firmen-IDs, Steuerinformationen, gelieferte Dienstleistung/Produkt, Preis, Lieferstatus usw. Wenn Rechnungen in verschiedenen Formaten vorliegen, wird es umständlich, wenn nicht sogar unmöglich, alle gültigen Daten daraus zu überprüfen. Einige Fehler, die leicht zu übersehen sind, sind:

– Verwendung des falschen Namens des Kunden

– Produkte/Dienstleistungen nicht klar auflisten

– Passt nicht zur gewünschten Marke

– Rechenfehler

– Nicht die richtige Währung verwenden

– Fälligkeitsdatum nicht erwähnt

– Ganz zu schweigen von Rabatten oder Strafgebühren

– Steuersatzfehler

Laut Leidenschaftliche Partner, sind fast ein Viertel aller Rechnungen mit Ausnahmen gekennzeichnet, die von den Mitarbeitern der Kreditorenbuchhaltung behandelt werden müssen. Rechnungsfehler führen zu Geld- und Zeitverlusten.

Das berichtet dass Krankenhäuser allein aufgrund von Abrechnungsfehlern etwa 68 Milliarden US-Dollar pro Jahr verlieren. Fehler in papierbasierten Rechnungen zu beheben ist ziemlich teuer – die Berichtigung von Rechnungsdaten kann teuer werden $53.50 durchschnittlich pro Rechnung!

Die Probleme im Zusammenhang mit der manuellen Rechnungsverarbeitung machen über 30 % der Kosten des AP-Teams aus. Die Überprüfung auf Genauigkeit nimmt auch übermäßig viel Zeit in Anspruch, und wenn sie als unzureichend oder fehlerhaft befunden wird, würde die ausgelöste Ausnahme mehr Zeit für die Lösung in Anspruch nehmen. Solche Verzögerungen bei der Rechnungsverarbeitung wirken sich auf Zahlungspläne aus. Fast 1 von 5 Unternehmen durch verspätete Lieferantenzahlungen von günstigen Konditionen und Preisnachlässen profitieren.

3. Unbekannter Rechnungsstatus

Der aktuelle Status einer Rechnung in ihrem Verarbeitungsschema ist oft unbekannt, insbesondere wenn viele Stakeholder am Prozess beteiligt sind. Wo ist es? Wer hat es genehmigt? Was braucht es mehr? Wann erfolgt die Zahlung? Das sind Fragen, die sich oft aufgrund mangelnder Transparenz stellen.

4. Fehler bei der Rechnungsweiterleitung

Es kann mehrere Lieferanten geben, die täglich viele Rechnungen an ein Unternehmen ausstellen. Nach einer Vorprüfung sortiert das AP-Rechnungsbearbeitungsteam jede Rechnung in die Routing-Warteschlange. Selbst der effizienteste AP-Spezialist kann beim Weiterleiten einer Rechnung einen Fehler machen. Wenn eine Rechnung falsch weitergeleitet wird, durchläuft sie unnötige Schritte – Zeit und menschlicher Aufwand werden verschwendet. Dieses „High-Touch“-Szenario ist besonders stressig, insbesondere wenn das Kreditorenbuchhaltungsteam regelmäßig Bücher schließen muss. So sind zwar Kreditorenbuchhaltungsteams darauf ausgelegt, die zu verbessern Beschaffung und Beschaffung In Wirklichkeit könnten sie übermäßig viel Zeit damit verbringen, Rechnungen durch den komplexen Genehmigungsweg zu jagen und daraus resultierende Fehler zu beheben, die in der Kette auftreten.

Praktische Auswirkungen von Problemen bei der Rechnungsverarbeitung

Die Probleme des Traditionellen Prozess der Rechnungsverwaltung, die im vorherigen Abschnitt aufgeführt sind, können schwerwiegende Auswirkungen auf die Produktivität und Rentabilität eines Unternehmens haben:

• Verlust an Effizienz und Produktivität: Das Prüfen einer Rechnung, der Umgang mit Fehlern und Ausnahmen, das Verfolgen ihres Verlaufs, das Einholen von Genehmigungen und das Bezahlen der Rechnung sind zeitaufwändige Prozesse. Die Zeit, die mit solchen Aufgaben „verschwendet“ wird, sollte besser für Aufgaben verwendet werden, die zum Unternehmenswert beitragen. Die sich wiederholenden Aufgaben im Zusammenhang mit der Rechnungsverarbeitung können die Produktivität eines Unternehmens beeinträchtigen.
• Mitarbeitermoral und -kultur: 60 % des AP-Personals Berichten zufolge finden die Rechnungsbearbeitung die verabscheuungswürdigste Pflicht ihres Jobs – die Unzufriedenheit mit mehr als der Hälfte ihrer Jobs führt zu einem Moral- und Enthusiasmusverlust bei den Mitarbeitern. Es ist selbstverständlich, dass Mitarbeiter gefunden die Zeit, die für interessante Aspekte ihrer Arbeit aufgewendet wird, lohnt sich. Daher kann die Minimierung alltäglicher Aufgaben des Rechnungsverarbeitungsprozesses und die Erhöhung der Zeit, die für herausfordernde und interessante Aspekte der Arbeit eines Mitarbeiters aufgewendet wird, die Arbeitszufriedenheit und damit die Mitarbeiterbindung verbessern.
• Eskalierende Verbindlichkeiten: Verzögerungen im Rechnungsverarbeitungs-Workflow können zu nicht umsetzbaren Rechnungen führen. Dies kann im Laufe der Zeit zu aufgelaufenen Verbindlichkeiten, eskalierendem Druck in Prüfungszeiten und Nichteinhaltung führen. All dies wirkt sich auf das Endergebnis aus.
• Betrugsanfälligkeit: Einige Betrugsfälle, die im Rechnungsprozess auftreten, umfassen Betrug durch Dritte, falsche Berechnungen von Arbeitskräften, doppelte Zahlungen und andere interne Fehler. Rechnungsbetrug kann sich in anormalem Rechnungsvolumen, Nichtübereinstimmung zwischen geliefertem Produkt/Dienstleistung und Rechnungsspezifikation, Diskrepanzen zwischen Bestellung und Rechnung und zweifelhaftem Verhalten der Mitarbeiter äußern. Manuelle Rechnungsbearbeitungsaufgaben können langweilig sein und zu geistiger Lethargie führen. Dies kann dazu führen, dass Betrüger bei der Prüfung von Rechnungen auf Fehler und Datenprobleme übersehen werden. Dies gilt insbesondere in Krisenzeiten. Zum Beispiel die Covid-19-Pandemie Berichten zufolge Rechnungsbetrug im Jahr 2020 zugenommen. Rechnungsbetrug lässt sich manuell nur schwer erkennen, insbesondere wenn das Geschäftsvolumen hoch ist.
• Dezentrale Rechnungsverarbeitung: Das Fehlen eines konsistenten oder kohärenten Rechnungsmanagement-Workflows kann zu fragmentierten Prozessen führen, was wiederum die zentralisierte Transparenz und Governance beeinträchtigen kann.
• Hindernisse bei der Skalierung: Wenn das Unternehmen wächst, wird die manuelle Rechnungsverarbeitung unhandlich. Daher behindert das Festhalten an dem, was vermutlich für ein kleines Setup funktioniert, die Expansion und das Skalierungspotenzial. Das ultimative Ziel eines jeden Unternehmens ist es nicht, den Status quo zu erhalten, sondern zu wachsen!

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Automatisierte Rechnungsverarbeitung

Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung bietet eine klare Lösung für die meisten, wenn nicht alle Probleme, die mit diesem manuellen Prozess verbunden sind. Der Vorbehalt „wenn nicht alles“ ergibt sich aus der geringen Notwendigkeit manueller Eingriffe in einigen Phasen. Dennoch kann die Automatisierung vieler sich wiederholender Aufgaben des Prozesses Zeit und Geld sparen, die Arbeitsmoral der Mitarbeiter erhalten und gute Lieferantenbeziehungen aufrechterhalten.

Ein vollständig berührungsloses Rechnungsrouting – also die automatische Verarbeitung von Rechnungen vom Eingang bis zum Abschluss, ohne manuelles Eingreifen – ist noch selten. EIN Umfrage von Personal durchgeführt, das an Kreditorenbuchhaltungsprozessen beteiligt ist, zeigt eine überwältigende Unterstützung für die Automatisierung eines Großteils der manuellen Aufgaben.

Einige spezifische Vorteile der Automatisierung einiger oder der meisten Aufgaben des Rechnungsverarbeitungs-Workflows sind:

• Datenkohärenz: Automatisierte Rechnungsverarbeitungstools beinhalten oft automatisierte Datenextraktionstools, die relevante Daten aus Rechnungen extrahieren und sie in einem standardisierten Format speichern können, das spätere Prüfungen und Genehmigungen unterstützt. Viele Rechnungsverarbeitungstools verfügen über integrierte OCR-Module, die relevante Daten aus Rechnungen extrahieren können. KI-fähig Tools zur Rechnungsverwaltung wie Nanonets können darauf trainiert werden, bestimmte Daten aus einer Vielzahl von Rechnungsformaten zu extrahieren.
• Schneller Drei-Wege-Abgleich: Automatisierte Drei-Wege-Vergleiche der Rechnung mit der Bestellung und Quittung sind schneller als manuelle Validierungen, da alle für die Transaktion relevanten Daten digital am selben Ort gespeichert sind und entweder visuell oder KI-basiert einfach verglichen werden können Software. Automatisierte Rechnungsverarbeitungs-Workflows können mit Datenbanken und anderen Buchhaltungssystemen integriert werden, um einen automatischen Abgleich ohne menschliches Eingreifen zu ermöglichen.
• Optimierte Genehmigungen: Die automatische Weiterleitung der Rechnung von einer Phase zur nächsten und die Einrichtung von Erinnerungen zur Genehmigung können Verzögerungen bei der Rechnungsbearbeitung vermeiden. Die Einbeziehung von Eventualitäten und Mahnungen in den Workflow kann Engpässe beseitigen. Die Integration elektronischer Signaturen und digitaler Formulare kann Genehmigungen von verschiedenen Prozessbeteiligten unterwegs ermöglichen, sodass eine physische Abwesenheit vom Büro den Genehmigungsprozess nicht verzögert.
• Prozesstransparenz: Mehrstufiger Zugriff auf Daten und zentrale Datenspeicherung können Transparenz schaffen. Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung erstellt auch einen Prüfpfad, um den Fortschritt der Rechnung entlang der Kontrollpunkte zu verfolgen.
• Datensicherheit: Die Digitalisierung von Rechnungsdaten kann den Verlust von Informationen verhindern, die üblicherweise mit dem physischen Transport des Dokuments zur Validierung und Genehmigung verbunden sind. Die Automatisierung kann auch die Integration des Rechnungsmanagement-Workflows mit dem des Unternehmens ermöglichen Dokumenten-Management-System und andere Buchhaltungstools für Prüfungs- und Archivierungszwecke. Es hilft auch bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
• Bessere Business Intelligence: Automatisiertes Rechnungsmanagement kann einen einfachen Zugriff und eine einfache Bewertung von Kaufdaten und Ausgaben ermöglichen und dadurch eine bessere Analyse und Entscheidungsfindung ermöglichen.
• Aufrechterhaltung der Lieferantenbeziehungen: Das Fehlen von Verzögerungen und die organisierte Verwaltung von Rechnungen führen zu pünktlichen Zahlungen, einer besseren Lieferantenkommunikation und damit zu produktiven Beziehungen mit Lieferanten.
• Vermeidung von Betrug: Durch die Automatisierung von Rechnungsgenehmigungs-Workflows kann Betrug verhindert werden, indem Kontrollen im gesamten Workflow durchgeführt und die Transparenz erhöht werden. Unregelmäßigkeiten können während des automatisierten Drei-Wege-Matches automatisch gekennzeichnet werden. Und die Überprüfung der elektronischen Signatur kann sowohl internen als auch externen Betrug und damit verbundene Verluste verhindern.

AP-Prozesse, die sich gut für die Automatisierung eignen

Einige der Rechnungsverarbeitungsschritte, die von einer Automatisierung profitieren würden, sind:

• Rechnungseingang: Angesichts der Tatsache, dass verschiedene Rechnungsformate von verschiedenen Anbietern eingehen, würde die automatische Erkennung der verschiedenen relevanten Felder in der Rechnung bei der Digitalisierung der Rechnung und einer besseren Datenverwaltung helfen. OCR-Tools sind hier hilfreich.
• Rechnungsvalidierung: Es ist einfach, Regeln einzurichten, um die Datenintegrität und Vollständigkeit in Rechnungen zu prüfen. Das Ausfüllen der verschiedenen benutzerdefinierten Felder in der Rechnungsdatenbank kann dabei helfen, unvollständige oder fehlende Informationen zu erkennen.
• Drei-Wege-Abgleich: Rechnungen werden oft als Antwort auf eine Bestellung erstellt und oft mit einer Quittung verknüpft. Diese drei Dokumente würden durch eine gemeinsame Bestellnummer verbunden. Der automatisierte Abgleich von Rechnungen, Bestellungen und Quittungen beschleunigt den Validierungsprozess und bringt die Rechnung ohne Verzögerung auf die nächste Ebene.
• Ausnahmebehandlung: Ausnahmen und Grenzfälle sind im Rechnungsmanagement keine Seltenheit. Grenzfälle können aufgrund von Zeitzonenänderungen, mehrfach wiederkehrenden Gebühren, rückwirkenden Preisanpassungen und variablen Monatslängen auftreten. Einige Software, insbesondere solche, die von KI unterstützt werden, wie Nanonets, können diese Grenzfälle bewältigen, während andere ein unterschiedliches Maß an menschlichem Eingreifen erfordern.
• Der Genehmigungsprozess: Digitale Rechnungen können für Genehmigungen automatisch entlang der Verwaltungshierarchie verschoben werden. Auch das Einrichten von Mahnungen kann helfen, den Rechnungsprozess zu beschleunigen.
• Zahlung: Digitale Zahlungen (Banküberweisung usw.) können in die Software integriert werden, um eine automatische Zahlung an den Anbieter zu ermöglichen, sobald alle Genehmigungen eingegangen sind.
• Analytik: Die Automatisierung kann die Bewertung und Analyse von Ausgabenmustern und Lieferantenbeziehungen ermöglichen, was bei Kurskorrekturen und produktiven Geschäftsentscheidungen helfen könnte. KI-basierte Systeme würden eine bessere Analyse mit mehr Training mit Rechnungen ermöglichen.

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Nanonets für intelligente Rechnungsverarbeitung

Nanonets ist eine KI-basierte Software, mit der Sie die Rechnungsverarbeitungsschritte Ihres Unternehmens automatisieren und rationalisieren können.

Daten können aus einer Vielzahl von Rechnungsdateitypen fehlerfrei erfasst werden. Die KI-Engine von Nanonets kann mit tatsächlichen Rechnungen trainiert werden, ohne dass eine Codierung erforderlich ist, wodurch sie an das Unternehmen anpassbar ist.  

Es verfügt außerdem über integrierte hochmoderne Algorithmen und eine starke Infrastruktur für mehrstufige Genehmigungen. Die Rechnungsverarbeitungssoftware von Nanonets kann mit anderen Systemen wie der Mysql-Datenbank, QuickBooks oder Salesforce integriert werden und ist plattformunabhängig. Es ist genau und skalierbar, spart Zeit und Geld für Ihr Rechnungsbearbeitungsteam in der Kreditorenbuchhaltung und steigert die Produktivität.

Zusammenfassung

Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung rationalisiert den Kaufprozess, verbessert die Transparenz des Rechnungswegs, spart Zeit und Geld, erhöht die Mitarbeiterproduktivität und verbessert die Lieferantenbeziehungen. Die Automatisierung des Rechnungsflusses ermöglicht es menschlichen Mitarbeitern, sich auf weniger alltägliche, höherwertige Aktivitäten wie Planung und Strategieentwicklung zu konzentrieren. Diese können wiederum zu einer verbesserten Gesamteffizienz und Rentabilität des Unternehmens führen.