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Unternehmen auf der ganzen Welt suchen ständig nach Möglichkeiten, die Produktivität am Arbeitsplatz zu optimieren. In den letzten Jahren haben technologische Fortschritte wie die digitale Transformation, künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen eine enorme Bedeutung als Wegbereiter für die Steigerung der organisatorischen Produktivität erlangt, indem sie Unternehmen dabei helfen, Abläufe zu rationalisieren und zu optimieren Aufgaben automatisieren.

Eine genauere Betrachtung dieser Trends legt jedoch nahe, dass diese Maßnahmen untrennbar damit verbunden sind, Unternehmen dabei zu helfen, ihre Zeit besser zu verwalten.

Zeitmanagement ist kein neues Konzept, denn selbst Theophrastus, der antike griechische Philosoph, glaubte, dass „Zeit das Wertvollste ist, was ein Mensch verbringen kann.“ Vom alten Sprichwort bis zum Aushängeschild für disruptive Technologien – Elon Musks innovativer Time-Boxing-Technik – ist Zeitmanagement nach wie vor ein wichtiger Aspekt.

Es hat eine beispiellose Anziehungskraft bei Unternehmen erlangt, die angesichts sich ändernder Arbeitsplatzpräferenzen und eines sich ständig weiterentwickelnden Arbeitsmarktes nach Produktivität und Rentabilität streben.

Was ist Zeitmanagement?

Im organisatorischen Kontext ist Zeitmanagement die Fähigkeit, Arbeitsbelastungen effektiv und effizient zu verwalten. Es hilft dabei, Aufgaben zu priorisieren, die den höchsten Geschäftswert liefern und optimal produktiv sind. Der Prozess des Zeitmanagements umfasst Planung, Zielsetzung, ständige Bewertung des Fortschritts und die Festlegung praktischer Fristen zur Zielerreichung.

Effiziente Zeitmanagementstrategien stehen in direktem Zusammenhang mit einer höheren Produktivität am Arbeitsplatz, einem geringeren Stressniveau der Mitarbeiter, einer besseren Work-Life-Balance und folglich einer geringeren Mitarbeiterabwanderung.

Hier ist ein kurzer Überblick darüber, warum Zeitmanagement am Arbeitsplatz wichtig ist:

1. Trägt zur Erhöhung der Ressourcenauslastung bei

Zeitmanagement hilft Mitarbeitern, ihre Leistungen zu optimieren und ihre Zeit effizient zu verwalten. Ein solcher Prozess hilft Mitarbeitern, Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren, wie z. B. vermeidbare Verluste abrechnungsfähiger Stunden durch die Teilnahme an Verwaltungsaktivitäten wie Besprechungen oder sich wiederholenden Aufgaben wie dem Ausfüllen von Daten in Tabellenkalkulationen. Da Mitarbeiter in der Lage sind, solche Zeitverluste durch die Minimierung solcher Aktivitäten zu erkennen und auszugleichen, können sie höhere Auslastungsraten erzielen.

Mehrere Organisationen haben auch Initiativen ergriffen und beispielsweise die Anzahl der Besprechungsstunden pro Tag begrenzt, um den Mitarbeitern zu helfen, ihre Ressourcenauslastung zu verbessern.

2. Ermöglicht eine bessere Work-Life-Balance

Der Mangel an angemessener Work-Life-Balance ist einer der Hauptgründe für die überdurchschnittlich hohen Fluktuationsraten bei Unternehmen weltweit. Darüber hinaus erwartet die Belegschaft der Generation Z, die bis 25 2025 % der weltweiten Arbeitskräfte ausmachen wird, von ihren Arbeitgebern, dass sie ein flexibles Arbeitsplatz-Ökosystem und eine angemessene Work-Life-Balance bieten.

Aus diesem Grund automatisieren immer mehr Unternehmen ihre Geschäftsprozesse, beispielsweise die Anwesenheitsverfolgung ihrer Mitarbeiter, mithilfe automatisierter Zeiterfassungssoftware. Replikon ist eine solche Zeiterfassungssoftware, die KI nutzt, um die Arbeits- und Zeitdaten der Mitarbeiter über mehrere Apps hinweg zu erfassen. Darüber hinaus nutzen diese Unternehmen auch KI-basierte Software zur Inhaltserstellung, Kundenbetreuung, prädiktiven Analysen usw.

Solche Initiativen haben einen tiefgreifenden Einfluss darauf, dass Mitarbeiter ihre Zeit besser einteilen und eine bessere Work-Life-Balance erleben können, was sich positiv auf die Mitarbeiterfluktuation auswirkt.

3. Ermöglicht ein effizienteres internes und externes Stakeholder-Management

Die Herausforderung, unterschiedliche interne und externe Stakeholder für die Mitarbeiter zu verwalten, ist nur noch größer geworden, seit Unternehmen auf hybride und Remote-Arbeitsplätze umgestiegen sind. Darüber hinaus stellen sich verändernde Kundenerwartungen und häufige Änderungen im Projektumfang eine große Herausforderung für die Fähigkeit der Mitarbeiter dar, ihre Stakeholder auf dem Laufenden zu halten und proaktiv auf ihre Bedenken und Zweifel einzugehen.

Zeitmanagement spielt eine Schlüsselrolle dabei, den Mitarbeitern dabei zu helfen, die Erwartungen der Stakeholder zu erfüllen, indem es sicherstellt, dass sie für solche Unternehmungen angemessene Zeit einplanen. Eine konstant hohe Zufriedenheit der internen und externen Stakeholder hat großen Einfluss auf den Gewinn und die längerfristige Nachhaltigkeit eines Unternehmens.

4. Steigert das Endergebnis

Das mag überraschen, aber US-Unternehmen verlieren fast 600 Milliarden US-Dollar zu Unterbrechungen am Arbeitsplatz, und durchschnittliche Mitarbeiter verbringen die Hälfte ihres abrechenbaren Arbeitstages mit Aufgaben, die wenig oder gar keinen Mehrwert bringen! Jedes Unternehmen, das eine konstant hohe Ressourcenauslastung erreicht, wird mit hoher Wahrscheinlichkeit ein gesünderes Endergebnis erzielen.

Da die Mitarbeiter den Großteil ihrer abrechenbaren Arbeitszeit für produktive und fruchtbare Tätigkeiten nutzen können, wird die Zeitverschwendung drastisch reduziert. Für Unternehmen auf Unternehmensebene mit Hunderten und Tausenden von Mitarbeitern kann dies eine Zeitersparnis von mehreren Hundert Arbeitsstunden im Wert von mehreren Millionen Dollar bedeuten!

5. Ermöglicht es den Mitarbeitern, sich besser weiterzubilden und umzuschulen

Die sich schnell entwickelnde Kompetenzmatrix erfordert von den Mitarbeitern eine kontinuierliche Weiterentwicklung und Umschulung, da sich die zur Erfüllung der Arbeitsanforderungen erforderlichen Fähigkeiten weiterhin mit atemberaubender Geschwindigkeit weiterentwickeln.

Laut Lisa Lyons, Workforce Transformation Partner bei Mercer „Bis zum Jahr 2025 müssen fast die Hälfte aller Arbeitnehmer ihre Qualifikationen verbessern, ein guter Teil wird sich auch komplett umschulen müssen.“

Allerdings benötigen Mitarbeiter Zeit, um an solchen längerfristigen Verpflichtungen zu arbeiten, und Unternehmen können nicht erwarten, dass Mitarbeiter solche Initiativen über ihre Arbeitszeit hinaus ergreifen.

Aus diesem Grund müssen Unternehmen Möglichkeiten wie die Integration einer Professional-Services-Automatisierungslösung erkunden, um Aspekte des Projektmanagements zu automatisieren und so die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter zu verringern und ihnen die nötige Zeit zu geben, um Weiterbildungs- und Umschulungsaktivitäten durchzuführen. Auf diese Weise wirkt sich das Zeitmanagement auch auf die Fähigkeit der Mitarbeiter aus, sich effektiv weiterzubilden und umzuschulen, was sich auf den längerfristigen Wettbewerbsvorteil und die Nachhaltigkeit eines Unternehmens auswirkt.

6. Gibt der Führung die Freiheit, den längerfristigen Kurs festzulegen

Datum geht davon aus, dass ein durchschnittlicher Unternehmensleiter jede Woche 37 Besprechungen absolviert und 72 Prozent seiner wöchentlichen Arbeitszeit mit der Durchführung von Besprechungen verbringt!

Diese erschütternden Zahlen unterstreichen, wie viel Zeit die Führungsspitze in die Durchführung von Meetings investiert. Auch wenn nicht alle Besprechungen eine administrative Angelegenheit oder eine Verschwendung von Arbeitsstunden sind, müssen sich Unternehmensleiter mehr Zeit nehmen, um Strategien zu entwickeln und mit ihren Teams und Kunden in Kontakt zu treten. Dies erfordert ein geschicktes Zeitmanagement.

Wenn Führungskräfte in der Lage sind, ihre Zeit besser einzuteilen, können sie sich stärker auf die strategische Seite des Unternehmens konzentrieren und so einen größeren Wert für das Unternehmen als Ganzes schaffen. Sie sind auch in der Lage, mit gutem Beispiel voranzugehen und zu Veränderern zu werden, indem sie ihren Mitarbeitern Zeitmanagementqualitäten über alle Geschäftsfunktionen und Führungsebenen hinweg vermitteln.

Warum ist Zeitmanagement wichtig?

Unternehmen geraten wahrscheinlich stärker unter Druck auf ihre Gewinnmargen, da Kunden ihre Ausgaben rationalisieren und finanzielle Zurückhaltung üben, um unvorhergesehene geschäftliche Umstände zu überbrücken. Dies gilt umso mehr, wenn sich die Geschäftsmodelle selbst ändern. Während Unternehmen zu Recht eine Teleskopperspektive einnehmen und ihre Prozesse untersuchen, um Technologien zu integrieren und zukunftsfähiger zu werden, müssen sie auch darauf achten, die Grundlagen richtig zu machen.

Zeitmanagement ist der Schlüssel zu einer agilen und motivierten Belegschaft, was ein nicht verhandelbares Element für den Geschäftserfolg in einem herausfordernden Markt ist, der immer wieder von Störungen betroffen ist. Organisationen dürfen den Wald vor lauter Bäumen nicht verpassen!

Autor Bio:

Shashank Shekhar arbeitet als Senior Marketing Communications Specialist bei Deltek | Replikon. Er ist seit über 9 Jahren als Digital- und Content-Marketing-Experte tätig. Er ist spezialisiert auf das Schreiben über Technologietrends wie künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML) und deren Auswirkungen auf die Gestaltung der Projektmanagementlandschaft mit Tools wie professionellen Automatisierungslösungen für Dienstleistungen und Zeiterfassungslösungen. Außerhalb der Arbeit liest er gerne über Geschichte, Astrophysik und Geopolitik.

Bild des Autors:

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• Quelle: Datenintelligenz von Platon.