ROCHESTER, NY – Paychex, ein externer Lohn- und Personaldienstleister, wird Direkteinzahlungen, Zeiterfassung und automatische Lohnsteuerverwaltung für die Cannabisindustrie mit Wirkung zum 1. Mai aussetzen. Das Unternehmen hat in einem an die Kunden gesendeten Memo keine klare Antwort auf seine Entscheidung gegeben am 29. März

Paychex wickelt die Zahlungen für jeden zwölften Angestellten des Privatsektors in den Vereinigten Staaten ab, und mit einem Monat, um einen geeigneten Ersatz zu finden, kämpfen die Arbeitgeber, um ihre Gehaltsabrechnungsverpflichtungen in einem bereits umständlichen Bankenumfeld zu erfüllen.

„Es gibt nur sehr wenige Anbieter, die bereit sind, die Branche zu bedienen. Wenn Sie also einen finden, der über die Erfahrung und Technologie verfügt, um pflanzenberührende Unternehmen zu bedienen, ist es sowohl für Inhaber von Cannabisunternehmen als auch für Buchhalter sehr ärgerlich, wenn sie sehen, dass sie ihre Tätigkeit im Cannabisbereich einstellen. “, sagte Angela Mays, Gründerin und Chief Executive Officer von Der stumpfe Buchhalter. „Die Auswahlmöglichkeiten sind gering, und den meisten fehlen die technologischen Fähigkeiten und Erfahrungen, die Paychex auf den Markt bringt. Es macht unsere Arbeit als Buchhalter schwierig und verursacht auch zusätzliche Kopfschmerzen für anlagenberührende Geschäftsinhaber, da es an Unternehmen mangelt, die bereit sind, die Branche zu bedienen.“

Für Unternehmen, die in der Lage sind, schnell eine alternative Gehaltsabrechnungslösung zu finden, könnte der Onboarding-Prozess, der bis zu 12 Wochen dauern kann, Probleme mit versäumten Gehaltszahlungen verursachen. Während der Arbeitnehmerschutz von Staat zu Staat unterschiedlich ist, ist ein Großteil der Branche in Staaten tätig, in denen versäumte Zahlungen bestraft werden.

„Der Colorado Wage Act (CRS 8-4-101 ff.) verlangt von den Arbeitgebern in Colorado, dass sie den Arbeitnehmern ihre verdienten Löhne rechtzeitig zahlen“, sagte Christine Lamb, Partnerin bei Fortis-Gesetz. „Zahlungsperioden können nicht länger als einmal pro Kalendermonat oder dreißig Tage sein, je nachdem, was länger ist. Zahltage müssen spätestens zehn Tage nach dem Ende jeder Zahlungsperiode liegen. Die Colorado Division of Labor Standards and Statistics wird Streitigkeiten untersuchen, bei denen ein Mitarbeiter nicht rechtzeitig für alle geleisteten Arbeiten vollständig entschädigt wurde.“

Laut Ruth A. Rauls, Partnerin bei Saul Ewing LLP, „Viele der [Arbeits-]Gesetze sehen auch erhebliche Sanktionsbestimmungen für Arbeitgeber vor, wenn sie nicht befolgt werden, wie z. B. finanzielle Schäden, Gebührenverschiebungen und in einigen Fällen strafrechtliche Sanktionen. Beispielsweise hat New Jersey im Jahr 2019 mehrere neue Gesetze erlassen, die die Strafen für Arbeitgeber verschärfen, einschließlich möglicher Haftstrafen für Arbeitgeber, die gegen die Bestimmungen verstoßen, und zusätzlichen Schutz für Vergeltungsansprüche von Arbeitnehmern bieten.“

Laut Lamb und Rauls sollten sich Arbeitgeber, die sich auf Paychex verlassen, die Regeln und Vorschriften für jeden Staat, in dem sie Mitarbeiter beschäftigen, genau ansehen, um unerwünschte Überprüfungen und Strafen durch die Aufsichtsbehörden zu vermeiden. Trotz möglicher Unterbrechungen bei der Gehaltsabrechnung sollten Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern mitteilen können, wie und wann sie bezahlt werden.

„Die Zahlung von Löhnen und die Sicherstellung der Einhaltung staatlicher Gesetze sollten für Arbeitgeber oberste Priorität haben“, sagte Rauls. „Entsprechend können Änderungen in der Art und Weise, wie Unternehmen und in diesem Fall Cannabisunternehmen ihre Gehaltsabrechnung führen, erhebliche Auswirkungen haben, wenn sie nicht richtig gehandhabt werden.“

Wie viele andere branchenorientierte Zulieferunternehmen hat auch die Cannabis-Workforce-Management-Plattform Würk Ressourcen verlagert, um die Lücke zu schließen, die durch den Abgang von Paychex entstanden ist.

„Angesichts der aktuellen Umstände der Reduzierung der Dienstleistungen unserer Wettbewerber mussten wir zusätzliche Ressourcen zuweisen, um schnell neue Kunden an Bord zu holen, um sicherzustellen, dass deren Betrieb nicht beeinträchtigt wird“, sagte Scott Kenyon, Executive Chairman und Chief Executive Officer bei Würk. „Mit diesen zusätzlichen Ressourcen wollen wir neue Kunden innerhalb von drei bis vier Wochen an Bord holen, um ihre Gehaltsabrechnungsverpflichtungen für Mai zu erfüllen. Wir verstehen den unmittelbaren Stress, dem diese Unternehmen ausgesetzt sind, und tun daher alles, um sie bei der Umstellung zu unterstützen.“

Würk ist eines von etwa einem Dutzend Unternehmen, die US-amerikanischen Cannabisunternehmen viele der gleichen Dienstleistungen anbieten, die sie von Paychex erhalten haben. Andere direkte Dienstleister oder Vermittler, die die Branche bedienen, umfassen Adaptives HR, Komplott, Dama Finanz, Green Leaf-Geschäftslösungen, Geschmack, KayaPush, Allheilmittel Gehaltsabrechnung und Paragon Gehaltsabrechnung.

Neben der Suche nach einem neuen Anbieter für die Gehaltsabrechnung und andere damit verbundene Dienstleistungen ist es wichtig, genaue Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden aller Mitarbeiter zu führen, die Paychex zur Stundenerfassung verwendet haben.

„Wie bei der Zahlung von Löhnen ist die ordnungsgemäße Erfassung der geleisteten Arbeitszeit stark reglementiert und kann zu erheblichen Strafen führen, wenn sie nicht ordnungsgemäß durchgeführt wird“, sagte Rauls. „Dazu gehört die ordnungsgemäße Erfassung von geleisteten Überstunden bei Tarif- und Stundenarbeitern sowie die Lohnabrechnung. Arbeitgeber sollten auch sicherstellen, dass sie ihren Mitarbeitern alle Änderungen in der Gehaltsabrechnung klar mitteilen. Die Ernennung eines geeigneten Unternehmensvertreters zur Beantwortung dieser Fragen ist eine hervorragende Möglichkeit, diesen Prozess zu rationalisieren.“

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• Quelle: https://mgmagazine.com/business/human-resources/cannabis-payroll-shakeup-be-aware-of-pitfalls-but-dont-panic/