In diesem Blog befassen wir uns mit der wesentlichen Aufgabe des Ausfüllens von Quittungsbüchern, einem grundlegenden Element der Finanzbuchhaltung für kleine und große Unternehmen. Die Dokumentation von Transaktionen in Quittungsbüchern gewährleistet die Genauigkeit des Finanzmanagements, die Einhaltung von Steuervorschriften und die Möglichkeit, Unstimmigkeiten problemlos zu beheben.

Wir führen Sie durch die Grundlagen von Quittungsbüchern, einschließlich ihrer Struktur und den Informationen, die normalerweise auf einer Quittung zu finden sind. Anschließend zeigen wir Ihnen in praktischen Schritten mit Beispielen, wie Sie ein Quittungsbuch korrekt ausfüllen und so sicherstellen, dass jede Transaktion umfassend und professionell dokumentiert wird.

Wir werden uns auch mit den Vorteilen der Automatisierung Ihrer Quittungsbücher befassen und wie Plattformen wie Nanonets Ihren Ansatz zur Führung von Finanzunterlagen verändern können.

Quittungsbücher verstehen

Ein Quittungsbuch ist im Wesentlichen ein Buch mit vorgedruckten Formularen, das dazu dient, Transaktionen zwischen einem Verkäufer und einem Käufer zu dokumentieren. Jedes Formular im Buch dient als eigenständiger Datensatz, der die Details einer bestimmten Transaktion darlegt, einschließlich Datum, gekaufte Artikel oder Dienstleistungen, gezahlte Beträge und beteiligte Parteien. Der Hauptzweck eines Quittungsbuchs besteht darin, als physischer Kaufnachweis zu fungieren, der für die Buchhaltung, die Steuerberichterstattung und die Lösung eventueller Unstimmigkeiten zwischen den beteiligten Parteien von entscheidender Bedeutung sein kann.

Eine gut ausgefertigte Quittung dient sowohl dem Käufer als auch dem Verkäufer als Kaufbeleg und Dokumentation. Während digitale Plattformen mit Funktionen wie QR-Codes und digitalen Signaturen zusätzliche Komplexitätsebenen hinzugefügt haben, bleiben die Kernelemente weitgehend unverändert. Folgendes sollten Sie auf jeder Seite eines Quittungsbuchs erwarten:

Datum der Transaktion: Zeigt an, wann der Kauf getätigt wurde. Wichtig, um den Überblick über Verkäufe zu behalten und den Kunden Bescheid zu geben.

Quittungsnummer: Jeder Verkauf erhält eine eindeutige Nummer. Es ist von entscheidender Bedeutung für die spätere Referenzierung von Verkäufen, die Bearbeitung von Retouren oder die Lösung etwaiger Probleme.

Angaben zum Verkäufer: In diesem Teil werden der Name des Unternehmens, die Kontaktmöglichkeiten (Adresse, Telefon, E-Mail) und manchmal auch der Verkäufer des Artikels oder der Dienstleistung aufgeführt.

Käuferinformationen: Manchmal erforderlich, insbesondere für Geschäftsverkäufe. Es kann den Namen und die Kontaktdaten des Käufers enthalten.

Beschreibung der verkauften Waren und Dienstleistungen: Eine einfache Liste mit jedem verkauften Artikel oder jeder verkauften Dienstleistung, der Anzahl und wichtigen Details wie Größe oder Farbe.

Preise der verkauften Waren und Dienstleistungen: Neben jedem Artikel oder jeder Dienstleistung wird der Preis angezeigt. Bei Bedarf werden auch die Preise pro Stunde oder pro Artikel angezeigt.

Zwischensumme: Dies erscheint unterhalb der Tabelle der verkauften Waren und Dienstleistungen und gibt nur die Kosten der Artikel oder Dienstleistungen vor Hinzurechnung etwaiger Steuern oder zusätzlicher Gebühren an.

Steuern: Hier werden alle für den Verkauf anfallenden Steuern angezeigt. Es ist ein Muss, die Steuer richtig zu machen.

Zusatzkosten: Listet alle zusätzlichen Kosten wie Liefer- oder Servicegebühren auf.

Gesamtbetrag: Der volle Preis, den der Kunde zahlen muss, inklusive allem.

Zahlungsmethode: Zeigt an, ob der Kunde mit Bargeld, Karte, Scheck, online oder einer anderen Zahlungsmethode bezahlt hat.

Rückgabe: Ein kurzer Hinweis zu Rückgaben oder Umtausch, damit Kunden wissen, was sie tun können, wenn ein Problem auftritt.

Signaturzeile: Bei manchen Verkäufen, vor allem bei großen oder Dienstleistungsverkäufen, gibt es einen Platz für eine Unterschrift, um das Vertrauen zu erhöhen.

Dementsprechend sieht eine typische Quittungsbuchseite so aus.

Digitale vs. physische Belegbücher

Bei der Debatte zwischen digitalen und physischen Quittungsbüchern geht es nicht um Überlegenheit, sondern um Eignung. Jeder Typ hat seinen Platz und die Wahl hängt oft von den spezifischen Bedürfnissen, dem Kundenstamm und der Betriebsstruktur eines Unternehmens ab. Ziel ist es, eine fundierte Entscheidung zu treffen, die Ihren Geschäftszielen und Ihrem Betriebsstil entspricht.

In manchen Fällen könnte die Verwendung eines hybriden Ansatzes – das Anbieten digitaler Belege für Online-Transaktionen und physischer Belege für den Verkauf vor Ort – sogar die beste Strategie sein. Der Schlüssel liegt darin, flexibel zu bleiben und auf die sich ändernden Vorlieben und Bedürfnisse Ihrer Kunden und die sich entwickelnde Landschaft Ihrer Branche zu reagieren.

Auswahl und Vorbereitung

Bevor Sie sich mit den Grundlagen des Ausfüllens von Quittungsbüchern befassen, ist es wichtig, diese entsprechend Ihren Geschäftsanforderungen auszuwählen und vorzubereiten. Hier sind einige Kriterien, die Sie berücksichtigen sollten, um sicherzustellen, dass Ihre Vorbereitung Ihren Geschäftsanforderungen am besten entspricht:

Die Bedeutung von permanenter Tinte: Entscheiden Sie sich für Stifte mit permanenter Tinte, um sicherzustellen, dass die Informationen auf Ihren Quittungen nicht mit der Zeit verschmiert oder gelöscht werden.

Auswahl des richtigen Quittungsbuchs: Die Art Ihrer Transaktionen spielt eine entscheidende Rolle bei der Auswahl eines geeigneten Quittungsbuchs. Unabhängig davon, ob es sich bei Ihren Geschäften um allgemeine Transaktionen handelt oder um spezifische Transaktionen wie Mietzahlungen oder Servicegebühren, kann die Entscheidung für ein Quittungsbuch mit benutzerdefinierten Feldern, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind, Ihren Prozess optimieren.

Der Vorteil doppelter/dreifacher Kopien: Die Verwendung eines Quittungsbuchs mit mehreren Exemplaren bedeutet mehr als nur die Aushändigung des Belegexemplars an den Kunden. Der Originalbeleg, normalerweise weiß, geht an den Kunden, während der gelbe Beleg, ein direktes Duplikat, für die Unterlagen des Unternehmens bestimmt ist. Dieses Setup kann für komplexe Vorgänge auf bis zu vier Farben erweitert werden und ermöglicht so eine strukturierte Verteilung: Weiß für den Kunden, Gelb für den Vertrieb, Rosa für die Finanzen und Blau als Masterkopie. Diese Methode rationalisiert nicht nur die Aufzeichnungen, sondern stärkt auch die Dokumentation und gewährleistet so ein umfassendes Backup-System für das Unternehmen und seine Kunden.

Einbindung Ihres Brandings: Die individuelle Gestaltung Ihres Quittungsbuchs, um die Identität Ihrer Marke widerzuspiegeln – durch Logos, Markenfarben und andere visuelle Elemente – stärkt die Präsenz und Professionalität Ihrer Marke bei jeder Transaktion.

Vorgedruckte statische Felder: Effizienz ist der Schlüssel im Geschäftsbetrieb. Indem Sie sicherstellen, dass statische Felder – wie Verkäuferinformationen, Rückgaberichtlinien und mehr – vorab auf Ihrem Quittungsbuch gedruckt sind, entfällt die Notwendigkeit sich wiederholender manueller Eingaben.

Portabilität für Transaktionen unterwegs (falls erforderlich): Die praktische Gestaltung Ihres Quittungsbuchs ist von größter Bedeutung. Ein kompaktes und langlebiges Quittungsbuch bietet Komfort und Zuverlässigkeit und stellt sicher, dass Sie immer auf die Durchführung von Transaktionen vorbereitet sind, egal wohin Ihr Unternehmen Sie führt.

Sicherheitsfunktionen (falls erforderlich): Die Entscheidung für Quittungsbücher, die mit Wasserzeichen oder eindeutigen Nummerierungssystemen ausgestattet sind, kann eine Sicherheitsmaßnahme sein, die sich als entscheidend erweist, um Betrug abzuschrecken, Vertrauen bei Ihren Kunden zu schaffen und die Integrität Ihrer Transaktionen zu schützen.

Sich die Zeit zu nehmen, das richtige Quittungsbuch für Ihr Unternehmen auszuwählen und anzupassen, ist eine Investition in Ihre betriebliche Effizienz und das Image Ihrer Marke.

Schritte zum Ausfüllen des Quittungsbuchs

Das sorgfältige Ausfüllen eines Quittungsbuchs stellt sicher, dass jede Transaktion korrekt und professionell erfasst wird. Dies hilft nicht nur beim Finanzmanagement, sondern schafft auch Vertrauen bei Ihren Kunden.

Stellen Sie sich vor, Sie sind Inhaberin eines Kleinunternehmens, Sarah, die ein lokales Café betreibt. Ein Stammkunde, John, kommt vorbei, um Kaffeebohnen und eine Kaffeetasse zu kaufen. Sehen wir uns an, wie Sarah eine Quittungsbuchseite für diese Transaktion ausfüllt.

Schritt 1: Datum und Quittungsnummer

Schreiben Sie das Datum immer in einem einheitlichen Format (z. B. MM/TT/JJJJ) oben auf die Quittung. Betrachten Sie für die Belegnummer ein sequentielles System, das bei einer bestimmten Nummer beginnt und sich mit jedem Beleg erhöht. Dieses System hilft bei der Aufrechterhaltung der Ordnung und der Vereinfachung der Aufzeichnungen.

• Szenario: Es ist der 19. Februar 2024 und dies ist die erste Transaktion des Tages.
• Action: Oben auf der Quittung schreibt Sarah als Datum „02“. Sie überprüft die letzte Belegnummer, die Nr. 19 war, weist also „2024“ als neue Belegnummer zu und schreibt sie neben das Datum.

Schritt 2: Kontaktdaten

Durch die Einbeziehung der Kontaktdaten des Verkäufers (Ihres Unternehmens) und des Käufers (Ihres Kunden) wird eine formelle Aufzeichnung der Transaktion erstellt. Es erhöht die Glaubwürdigkeit und liefert wichtige Informationen für den Fall, dass in der Zukunft Kommunikationsbedarf besteht.

• Szenario: Die Angaben zum Café sind auf dem Quittungsbuch vorgedruckt. John, der Kunde, ist Stammkunde, aber bei größeren Einkäufen zeichnet Sarah gerne Kundendaten auf.
• Action: Da John zustimmt, schreibt Sarah seinen Namen „John Doe“ und seine Telefonnummer unter die vorgedruckten Details des Cafés und lässt dabei Platz für Privatsphäre.

Schritt 3: Produkt- oder Servicebeschreibung

Aus Gründen der Klarheit und Dokumentation ist eine detaillierte Beschreibung des verkauften Produkts oder der verkauften Dienstleistung erforderlich. Es hilft bei der Lösung von Streitigkeiten, der Bestandsverwaltung und dem Verständnis von Verkaufstrends. Listen Sie jedes Produkt oder jede Dienstleistung auf, einschließlich relevanter Details wie Menge, Größe, Farbe oder SKU (Stock Keeping Unit), falls zutreffend. Seien Sie so konkret wie möglich, um Unklarheiten zu vermeiden. Bei Dienstleistungen kann eine kurze Beschreibung der durchgeführten Arbeiten beigefügt werden.

• Szenario: John kauft 2 Tüten Kaffeebohnen und 2 Kaffeetassen aus Keramik.
• Action: Sarah schreibt die von John gekauften Artikel auf:
  • „Kaffeebohnen – äthiopische Mischung, 1 Pfund“ x2
  • „Kaffeetasse aus Keramik – Blau“ x2

Schritt 4: Preisdetails

Die genaue Auflistung des Preises pro Artikel und die Berechnung der Gesamtkosten sind sowohl für Käufer als auch Verkäufer von grundlegender Bedeutung. Es sorgt für Transparenz und Vertrauen in die Transaktion. Notieren Sie neben jedem aufgeführten Artikel oder jeder aufgeführten Dienstleistung den Preis. Wenn mehrere Mengen desselben Artikels verkauft werden, multiplizieren Sie den Preis mit der Menge und schreiben Sie die Gesamtsumme auf. Wenn Rabatte gelten, listen Sie diese klar auf und ziehen Sie sie von den Gesamtkosten der Artikel ab.

• Szenario: Die Kaffeebohnen kosten 15 $ pro Stück und die Tassen 10 $ pro Stück. Es gibt eine Aktion, bei der man beim Kauf von zwei Beuteln mit Kaffeebohnen einen Rabatt von 5 $ erhält, und bei jedem Becher gibt es einen Rabatt von 2 $, wenn er zusammen mit Kaffeebohnen gekauft wird.
• Action: Sarah listet die Originalpreise auf und wendet die Rabatte dann wie folgt an:
  • Kaffeebohnen: 15 $ x 2 = 30 $
  • Rabatt auf Kaffeebohnen: -$5
  • Keramikkaffeetassen: 10 $ x 2 = 20 $
  • Rabatt auf Tassen (beim Kauf mit Kaffee): -4 $ (2 $ pro Tasse)

Schritt 5: Zwischensummen, Steuern und Gesamtsummen

Vor der Endsumme muss unbedingt die Zwischensumme (Gesamtsumme vor Steuern und Nebenkosten) berechnet werden. Wenden Sie dann alle Steuern an und addieren Sie zusätzliche Gebühren wie Versand- oder Bearbeitungsgebühren, um die Gesamtsumme zu ermitteln.

Summieren Sie die Kosten aller Artikel für die Zwischensumme. Berechnen Sie die Steuer auf der Grundlage Ihres lokalen Steuersatzes und addieren Sie sie zusammen mit allen anderen zusätzlichen Gebühren zur Zwischensumme. Die Summe dieser Zahlen ergibt die Gesamtsumme, also den Betrag, den der Kunde schuldet.

• Szenario: Nach der Anwendung von Rabatten muss die Zwischensumme vor Steuern berechnet werden. Der lokale Umsatzsteuersatz beträgt 8 %.
• Action: Sarah berechnet die Zwischensumme durch Addition der rabattierten Preise:
  • Zwischensumme für Kaffeebohnen: 30 $ – 5 $ = 25 $
  • Zwischensumme für Tassen: 20 $ – 4 $ = 16 $
  • Kombinierte Zwischensumme: 25 $ (Kaffeebohnen) + 16 $ (Tassen) = 41 $
    Sarah berechnet dann die Umsatzsteuer auf die Zwischensumme: 41 $ x 0.08 = 3.28 $. Die Gesamtsumme inklusive Steuern wird wie folgt berechnet:
  • Gesamtsumme = 41 $ (Zwischensumme) + 3.28 $ (Steuer) = 44.28 $

Schritt 6: Abschluss der Quittung

Durch die Überprüfung der Quittung auf Richtigkeit wird sichergestellt, dass alle Angaben korrekt sind und die Transaktion ordnungsgemäß erfasst wird. Durch die Unterzeichnung der Quittung wird diese bestätigt. Für die Dokumentation ist die Entscheidung, welche Kopie dem Kunden ausgehändigt und welche für die Dokumentation aufbewahrt wird, von entscheidender Bedeutung.

• Szenario: Sarah muss die Transaktion abschließen, indem sie die Quittung auf Richtigkeit überprüft, unterschreibt und John seine Kopie aushändigt.
• Action: Sarah überprüft die Quittung auf Richtigkeit und notiert dabei die Originalpreise, die gewährten Rabatte und die Endsummen inklusive Steuern. Zufrieden unterschreibt sie unten auf der Quittung. Dann reißt sie die oberste Kopie (das Original) entlang der Perforationslinie ab und reicht sie John. Das Duplikat verbleibt für Sarahs Unterlagen im Buch.

Die Quittung würde in etwa so aussehen.

Indem Sie diese Schritte sorgfältig befolgen, erstellen Sie eine zuverlässige und professionelle Aufzeichnung jeder Transaktion. Dies trägt nicht nur zu einem effektiven Finanzmanagement bei, sondern verbessert auch das gesamte Kundenerlebnis und stärkt das Vertrauen und die Glaubwürdigkeit Ihres Unternehmens.

Schritte zum Ausfüllen des Mietbelegbuchs

Für Vermieter und Hausverwalter ist es von entscheidender Bedeutung, sich durch den sorgfältigen Prozess des Ausfüllens eines Mietquittungsbuchs zu navigieren. Dadurch wird sichergestellt, dass jede Mietzahlung korrekt und professionell dokumentiert wird und das Vertrauen zwischen Vermieter und Mieter gestärkt wird. Stellen Sie sich ein Szenario vor, in dem Sie, Alex, als Vermieter die monatliche Miete von Ihrem Mieter Jordan eintreiben. Sehen wir uns an, wie Alex für diese Transaktion ein Mietquittungsbuch ausfüllt.

Für Vermieter und Hausverwalter ist es von größter Bedeutung, ein Mietbuch mit Liebe zum Detail auszufüllen. Es bietet einen klaren Papierweg für Finanztransaktionen und gibt Mietern die Gewissheit, dass ihre Zahlungen dokumentiert sind. So würden Sie als Vermieter namens Alex eine Mietquittung für Ihren Mieter Jamie ausfüllen.

Schritt 1: Datum und Quittungsnummer

Schreiben Sie das Datum zunächst in einem Standardformat, z. B. MM/TT/JJJJ, um Verwirrung zu vermeiden. Die Belegnummer sollte einem fortlaufenden Muster folgen, das die effiziente Organisation Ihrer Unterlagen erleichtert.
Szenario: Das heutige Datum ist der 19. Februar 2024 und die vorherige Belegnummer war 447000.
Aktion: Alex gibt das Datum „02“ in die dafür vorgesehene Zeile ein und schreibt „19“ als nächste fortlaufende Belegnummer.

Schritt 2: Von und nach

Geben Sie deutlich den Namen des Mieters an, der die Zahlung leistet, sowie den Namen des Zahlungsempfängers, in der Regel der Vermieter oder die Hausverwaltung.
Szenario: Jamie zahlt die Miete für diesen Monat.
Aktion: Alex schreibt „Jamie Smith“ in den Abschnitt „FROM“ und „Alex Johnson“ in den Abschnitt „TO“, um die an der Transaktion beteiligten Parteien festzulegen.

Schritt 3: Zahlungsdetails

Markieren Sie das entsprechende Kästchen, um anzugeben, dass es sich bei der Zahlung um Miete handelt. Geben Sie die Mietdauer an, indem Sie das Start- und Enddatum angeben. Wenn es sich bei der Zahlung um etwas anderes handelt, beispielsweise um eine Kaution, markieren Sie das andere Kästchen und geben Sie eine Beschreibung ein.
Szenario: Die Zahlung umfasst die Miete für den Monat März 2024.
Aktion: Alex aktiviert das Kästchen „ZU VERMIETEN“ und schreibt „1. März 2024 bis 31. März 2024“ in die dafür vorgesehenen Zeilen.

Schritt 4: Betrag

Geben Sie den Zahlungsbetrag sowohl in Zahlen als auch in Worten ein, um Fehlinterpretationen zu vermeiden. Dies reduziert Fehler und stellt sicher, dass sich beide Parteien über den gezahlten Betrag einig sind.
Szenario: Die monatliche Miete beträgt 1,200 $.
Aktion: Alex schreibt „1,200 Dollar“ in das Feld und „Eintausendzweihundert Dollar“ in die Zeile neben „DOLLAR“.

Schritt 5: Zahlungsmethode

Geben Sie die Zahlungsmethode an, indem Sie das entsprechende Kästchen ankreuzen – Bargeld, Scheck, Zahlungsanweisung oder Kreditkarte. Wenn ein Scheck oder eine Zahlungsanweisung verwendet wird, notieren Sie die Nummer als Referenz.
Szenario: Jamie bezahlt mit einem Scheck.
Aktion: Alex aktiviert das Kästchen „CHECK“ und trägt die Schecknummer in das Feld „ACCT“ ein. NEIN." Abschnitt.

Schritt 6: Unterschriften und Salden

Wenn ein Restbetrag aussteht, vermerken Sie ihn im Abschnitt „FÄLLIG“. Anschließend sollten sowohl der Vermieter als auch der Mieter die Quittung unterzeichnen, um die Zahlung zu bestätigen. Wenn Sie dem Mieter eine Kopie zur Verfügung stellen, entscheiden Sie, ob das Original oder ein Duplikat für seine Unterlagen geeignet ist.
Szenario: Jamies Miete ist vollständig bezahlt, es besteht kein Restbetrag.
Aktion: Alex schreibt „0“ in den Abschnitt „FÄLLIG“, unterschreibt die Quittung und übergibt Jamie das Original, während er das Duplikat für seine Unterlagen aufbewahrt.

Durch die sorgfältige Befolgung dieser Schritte können Vermieter und Hausverwalter eine zuverlässige und professionelle Aufzeichnung jeder Miettransaktion erstellen.

Verwalten Sie Ihr Quittungsbuch

Konsistenz und Klarheit: Eine der Grundlagen einer effektiven Quittungsbuchverwaltung ist Konsistenz. Dies bedeutet, dass für alle Einträge das gleiche Format für Datumsangaben, Belegnummern und Details verwendet wird. Konsistenz erleichtert nicht nur die Referenzierung und Organisation von Belegen, sondern rationalisiert auch den Prozess zur Überprüfung und Prüfung von Finanzunterlagen.

Sichere Speicherung und Organisation: Im heutigen digitalen Zeitalter war die Sicherung Ihrer physischen Unterlagen noch nie so wichtig. Bewahren Sie Ihre Quittungsbücher an einem sicheren, trockenen Ort auf, um sie vor Beschädigungen zu schützen. Das regelmäßige Fotokopieren oder Scannen Ihrer ausgefüllten Quittungsbücher bietet einen Schutz vor Verlust, Beschädigung oder Abnutzung. Digitale Backups sollten sicher gespeichert werden und zum Schutz sensibler Informationen verschlüsselte Speicherlösungen verwenden. Ordnen Sie sie chronologisch oder so, dass sie zu Ihren Geschäftsabläufen passen, und stellen Sie bei Bedarf einen einfachen Zugriff sicher.

Umfassende Automatisierung: Wenn Ihr Unternehmen wächst, kann die manuelle Belegverwaltung ineffizient und fehleranfällig werden. Durch den Einsatz von Technologie zur Automatisierung Ihrer Quittungsbuchverwaltung können Sie Zeit sparen und die Fehlerwahrscheinlichkeit verringern. Tools wie Nanonets bieten Lösungen für die Digitalisierung von Belegen, die Verfolgung von Ausgaben und die nahtlose Integration von Finanzunterlagen in Buchhaltungssysteme. Automatisierung rationalisiert nicht nur Prozesse, sondern schafft auch wertvolle Zeit, um sich auf die Kerngeschäftsaktivitäten zu konzentrieren. Wir werden dies im nächsten Abschnitt ausführlicher besprechen.

Automatisieren Sie Ihre Quittungsbücher

Die Automatisierung von Belegbüchern stellt einen bedeutenden Fortschritt im Finanzmanagement dar und bietet beispiellose Effizienz, Genauigkeit und Integration in verschiedene Geschäftssysteme. Der Übergang von manuellen zu automatisierten Prozessen rationalisiert nicht nur den Betrieb, sondern bietet auch einen robusten automatisierten Rahmen für die Aufzeichnung und Verwaltung von Transaktionen, der vom Moment des Kaufs über den Abgleich in Buchhaltungs- oder ERP-Systemen bis hin zum endgültigen Hauptbucheintrag in Ihrem Buchhaltungs- oder ERP-System reicht .

Werfen wir einen Blick darauf, wie Nanonets diese Prozesse automatisiert.

Mühelose Belegaufzeichnung immer zur Hand

Alle handgeschriebenen und gedruckten Belege können einfach mit dem Smartphone gescannt oder direkt auf die Nanonets-Plattform hochgeladen werden.

Alle digitalen Belege können entweder direkt über die Nanonets-Plattform erstellt und gedruckt oder aus Ihren E-Mails, Apps und Datenbanken in Nanonets importiert werden.

Dieser Prozess stellt sicher, dass jedes Datenelement, unabhängig von seiner Herkunft, seinen Platz in einem zentralen, digitalen Repository findet und für weitere Aktionen bereit ist.

Entfesseln Sie die Leistungsfähigkeit von OCR für eine nahtlose Digitalisierung

Nanonets liest nicht nur Ihre Quittungen; es versteht sie. Durch die Extraktion wichtiger Daten aus jeder Art von Beleg und deren Organisation in einem strukturierten digitalen Format beseitigt Nanonets das Chaos in Ihren Finanzunterlagen. Dieser Digitalisierungsprozess spart nicht nur Zeit, sondern stellt auch sicher, dass jede Transaktion genau erfasst und gespeichert wird.

Intelligente Kategorisierung und GL-Kodierung

Nanonets geht über die bloße Datenerfassung hinaus. Mithilfe von KI untersucht es den Kontext Ihrer Belege und versteht die Nuancen Ihrer Finanztransaktionen. Nanonets AI ermöglicht eine automatische Kategorisierung gemäß Ihrem eigenen Rahmenwerk und weist sogar Hauptbuchcodes (GL) zu, wodurch der Prozess der Finanzberichterstattung und -analyse optimiert wird.

Erweiterte Suchfunktionen und aufschlussreiche Ausgabenanalyse

Wenn Ihre Belege digitalisiert und organisiert sind, schaltet Nanonets leistungsstarke Suchfunktionen frei. Sie können Ihre Finanzdaten jetzt ganz einfach durchsuchen, Belege nach FIBU-Codes oder anderen Dimensionen kategorisieren und detaillierte Ausgabenanalysen durchführen. Diese umfassenden Echtzeitdaten verschaffen Ihnen einen klaren Überblick über Ihre Finanzlandschaft und ermöglichen es Ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen.

Erweiterte Validierungsprüfungen

Mit Nanonets können Sie voreingestellte Validierungsregeln konfigurieren, um etwaige Unstimmigkeiten oder Anomalien innerhalb Ihrer Transaktionen zu erkennen und Probleme zur Überprüfung zu kennzeichnen, bevor sie problematisch werden.

Nahtlose ERP-Integration

Nanonets bietet eine nahtlose Datensynchronisierung in Echtzeit mit Ihrer Buchhaltungssoftware / Ihrem ERP-System / anderen Apps. Diese Datensynchronisierung in Echtzeit ist von entscheidender Bedeutung, da keine manuelle Dateneingabe mehr erforderlich ist und sichergestellt wird, dass Ihre Finanzunterlagen immer auf dem neuesten Stand sind. Wir bieten eine nahtlose Integration mit Hunderten von Tools, darunter Gmail, Quickbooks, Xero und Stripe.

Automatisierter Finanzabgleich

Durch die Synchronisierung von Kontoauszügen und ERP-Daten mit wenigen Klicks ermöglicht Nanonets einen Abgleichsprozess, der nicht nur automatisiert, sondern auch bis zu 90 % schneller ist. Dadurch wird das Schließen Ihrer Monatsabschlussbücher zum Kinderspiel und Sie sparen wertvolle Zeit und Ressourcen.

Im Wesentlichen bietet Nanonets einen vielschichtigen Ansatz zur Automatisierung von Belegbüchern, der Effizienz, Genauigkeit und Integration gewährleistet und den Weg für eine schlankere, aufschlussreichere und proaktivere Finanzstrategie ebnet.

Sind Sie bereit, das Ausfüllen und Verwalten Ihrer Quittungsbücher zu automatisieren? Ergreifen Sie die Zukunft der Transaktionsdokumentation. Entdecken Sie Nanonets und entdecken Sie, wie Automatisierung Ihren Belegdokumentations- und -verwaltungsprozess noch heute verändern kann.

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• Quelle: https://nanonets.com/blog/how-to-fill-out-a-receipt-book/