Der AP-Genehmigungsprozess ist der Arbeitsablauf zur Erlangung der Genehmigung zur Zahlung von Kreditorenrechnungen (mit Kreditzahlungsbedingungen), die vor der Zahlung in der Kreditorenbuchhaltung enthalten sind. Die Automatisierung des Kreditorenbuchhaltungsprozesses in Ihrem Unternehmen ist von entscheidender Bedeutung, da dadurch viel Zeit gespart, Kosten gesenkt, das Cashflow-Management verbessert und die Geschäftstätigkeit gestärkt wird interne Kontrollenund verbessert die Lieferantenzufriedenheit. 

Vorteile der Optimierung des Arbeitsablaufs zur Rechnungsgenehmigung in der Kreditorenbuchhaltung

Ihr Unternehmen wird Zeit- und Kosteneinsparungen erzielen und Probleme und Frustrationen vermeiden, wenn es ein optimiertes elektronisches Kreditorengenehmigungssystem zur Autorisierung von Rechnungszahlungen in der Kreditorenbuchhaltung implementiert, anstatt einen manuellen Kreditorengenehmigungsprozess zu verwenden. 

Zeit- und Kosteneinsparungen durch die Optimierung des Arbeitsablaufs zur Rechnungsgenehmigung in der Kreditorenbuchhaltung

Wenn Ihr Unternehmen den Workflow für die Genehmigung von Rechnungen in der Kreditorenbuchhaltung rationalisiert, vermeidet es die Mehrkosten, Zeitverluste und Frustrationen eines manuellen Rechnungsgenehmigungsprozesses in der Kreditorenbuchhaltung durch:

• Zusätzliche, zeitaufwändige Schritte im Rechnungsgenehmigungsworkflow der Kreditorenbuchhaltung
• Engpässe
• Fehlende und verlorene Papierdokumente
• Wiederholte Nachverfolgung mit Genehmigern
• Beantwortung vieler eingehender Lieferantenanrufe und E-Mails zum Zahlungsstatus, wenn Rechnungen nicht rechtzeitig zur Zahlung genehmigt werden

Die Optimierung des Rechnungsgenehmigungsworkflows in der Kreditorenbuchhaltung beginnt mit einem Verständnis des derzeit bestehenden ineffizienten manuellen Genehmigungsprozesses im Vergleich zur Nutzung der Softwareproduktivität der Kreditorenbuchhaltungsautomatisierung mit ihren automatisierten Schritten, Regeln, Weiterleitungen und anderen integrierten Effizienzvorteilen. Im Gegensatz zum manuellen Kreditorengenehmigungsprozess für Lieferantenrechnungen bietet die Automatisierungssoftware für die Kreditorenbuchhaltung eine optimierte elektronische Kreditorengenehmigung.

Ineffiziente Arbeitsabläufe in einem manuellen Kreditorengenehmigungsprozess

In einem manuellen Zahlungsgenehmigungsprozess können Ihre Kreditorenbuchhaltungsmitarbeiter Papierdokumente, einschließlich abgeglichener Rechnungen, Bestellungen und Eingangsdokumente, an jeden zuständigen Rechnungsgenehmiger weiterleiten. Diese Dokumente für den Rechnungsgenehmigungsprozess in der Kreditorenbuchhaltung stammen jedoch nicht aus derselben Quelle oder werden nicht zur gleichen Zeit erstellt. 

Der manuelle Arbeitsablauf zur Rechnungsgenehmigung in der Kreditorenbuchhaltung kann die Verwendung temporärer Dateiordner in Aktenschränken erfordern, um Papierdokumente in einem Satz zu sammeln, der an die Rechnung geheftet und manuell auf Übereinstimmung der Einzelposten überprüft wird. (Dokumente werden zunächst manuell überprüft und abgeglichen Kreditorenabteilung, für die Buchhaltung codiert und in das Buchhaltungs- oder ERP-System eingegeben, um sie aufzuzeichnen, bevor Rechnungen im AP-Genehmigungsprozess an Genehmiger weitergeleitet werden.) 

Wenn es sich hierbei um das papierbasierte Altsystem Ihres Unternehmens für den Kreditorenrechnungsgenehmigungsprozess handelt, fallen für Sie zusätzliche Geschäftskosten für die Lagerhaltung zur Archivierung von Papierunterlagen an. Nehmen Sie sich Zeit, um die gesuchte Rechnung in Kisten mit gespeicherten Unterlagen zu finden, wenn in späteren Jahren eine Einkommensteuerprüfung ansteht. Und ich hoffe, die benötigte Rechnung ist bis dahin nicht verloren gegangen. (Wenn Ihr Unternehmen einen Scandienst zum Scannen von Papierrechnungen zur digitalen Archivierung nutzt, müssen Sie stattdessen diese Art von Kosten hinzufügen.)

Probleme eines manuellen Lieferantenrechnungsgenehmigungsprozesses 

Ein manueller Prozess zur Genehmigung von Kreditorenrechnungen für die Kreditorenbuchhaltung bringt inhärente Probleme mit sich, deren Lösung Zeit und Geld kostet:

1. Wer ist der Genehmiger für diese bestimmte Rechnung? Ist im Zahlungsfreigabeprozess für Rechnungen über einem bestimmten Betrag eine zusätzliche Genehmigung einer zweiten autorisierten Person erforderlich?
2. Ist dieser Genehmiger physisch im Büro verfügbar, um Rechnungen zu genehmigen, die durch andere Papierdokumente unterstützt werden?
3. Wird der Genehmiger die Rechnungen sofort genehmigen, oder verschwendet das Personal in der Kreditorenbuchhaltung Zeit damit, im Rahmen des Rechnungsgenehmigungsprozesses manuell Erinnerungen zu verschicken?
4. Gehen Papierrechnungen und zugehörige Dokumente während dieses AP-Genehmigungsprozesses verloren?
5. Bei fehlenden Rechnungen muss sich die Kreditorenbuchhaltung an den Lieferanten wenden. Dieses Problem verzögert die Rechnungsverarbeitung, einschließlich des Rechnungsgenehmigungsprozesses der Kreditorenbuchhaltung.
6. Wird ein Lieferant weiterhin Produkte pünktlich an Ihr Unternehmen liefern, wenn seine Zahlungen aufgrund eines verzögerten Rechnungsgenehmigungsprozesses erheblich im Verzug sind?
7. Entstehen für Ihr Unternehmen hohe Gebühren für verspätete Zahlungen durch den Anbieter oder werden Ihnen die Skonti bei vorzeitiger Zahlung entgehen, die der Anbieter in seinen Zahlungsbedingungen für 2/10, netto 30 Rechnungen anbietet?

So automatisieren Sie den Genehmigungsprozess für die Kreditorenbuchhaltung

Mit Software für die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung, einschließlich automatisierter digitaler Rechnungserfassung und Rechnungsverarbeitung mit elektronischer Kreditorengenehmigung, optimiert Ihr Unternehmen den Rechnungsgenehmigungsworkflow für die Kreditorenbuchhaltung und spart Zeit und Geld, indem es die Probleme eines langsamen und fehleranfälligen manuellen Rechnungsgenehmigungssystems vermeidet. 

Um zu verstehen, wie Sie den Kreditorenbuchhaltungsgenehmigungsprozess automatisieren können, überlegen Sie, wie Sie die Kreditorenbuchhaltungsgenehmigung Ihres Unternehmens mithilfe von AP-Automatisierungssoftware optimieren können Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen. Dann erhalten Sie einen umfassenden Einblick in den gesamten Kreditoren-Workflow in Flow (von Nanonets), einer Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung. 

Verwendung von AP-Automatisierungssoftware zur Optimierung von AP-Genehmigungen

AP-Automatisierungssoftware umfasst Prozesse für die AP-Genehmigung. Mit Flow von Nanonet, einem Softwareprodukt zur AP-Automatisierung, kann Ihr Unternehmen die Effizienz steigern und mindestens acht Stunden pro Woche in seiner AP einsparen Genehmigungsprozess, mit KI (künstliche Intelligenz) und Roboterprozessautomatisierung (RPA)-Technologie. Ihr Unternehmen muss nicht ständig Folge-E-Mails vorbereiten oder Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung für die Kommunikation mit Genehmigern während des Kreditorengenehmigungsprozesses einsetzen. 

Für die AP-Genehmigung können Sie mit Flow bestimmte Genehmiger für Kreditorenrechnungen hinzufügen oder KI-gesteuerte, regelbasierte automatisierte Genehmigungen verwenden. Die automatisierte Software für Ausgaben und Verbindlichkeiten ist vollständig anpassbar, um Unternehmensgenehmigungen im Workflow zur Genehmigung von Kreditorenrechnungen durchzuführen. Die Unternehmensrichtlinien sind mit diesen automatisierten Regeln für die Weiterleitung von AP-Genehmigungen an autorisierte Genehmiger und integrierten Genehmigerbenachrichtigungen in das System eingebettet. 

Nanonets, ein cloudbasiertes System mit digitaler in rechnung stellen Capture ermöglicht die elektronische AP-Genehmigung per E-Mail, Slack oder der Online-Software. Für den Zahlungsgenehmigungsprozess können Genehmiger von überall aus schnell Lieferantenrechnungen und Mitarbeiterbelege genehmigen. 

Überblick über den Kreditorenbuchhaltungs-Workflow in einer AP-Automatisierungssoftware

Flow AP-Automatisierungssoftware Mit Nanonets kann Ihr Unternehmen seine Kreditorenbuchhaltungsprozesse rationalisieren und die Effizienz verbessern. Die Flow-Software verwendet ein Dashboard-Menü für:

• Rechnungen
• Einkünfte
• Anbieter
• Team
• Zulassungen
• Integration
• Analyse

Flow-Automatisierungssoftware für Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung Will: 

1. Empfangen, lesen und erfassen Sie Rechnungsdaten automatisch nach Einzelposten mit KI
2. Verarbeiten Sie Rechnungen schnell und sorgen Sie für eine pünktliche Zahlung
3. Erstellen und verwenden Sie automatisierte Regeln, um den elektronischen Zahlungsgenehmigungsprozess für Rechnungen zu ermöglichen, fügen Sie einen Genehmiger hinzu und automatisieren Sie die Weiterleitung an bestimmte Genehmiger, um deren Rechnungsgenehmigungen abzuschließen. 
4. Synchronisieren Sie genehmigte und codierte Rechnungen automatisch mit Ihrer Buchhaltungssoftware
5. Lassen Sie eine genehmigte Lieferantenrechnung bezahlen (mithilfe eines integrierten Zahlungspartners)

Um Rechnungen in das Flow AP-Automatisierungssystem zu importieren, können Anbieter diese automatisch per E-Mail oder freigegebenen Laufwerken importieren oder Rechnungen über „Rechnung hinzufügen“ direkt in Flow hochladen. Flow liest die Rechnungen mit KI-Automatisierung Technologie und erfasst die Rechnungsdaten nach Einzelposten für Verwaltung von Lieferantenrechnungen, Überprüfung, Genehmigung, Aufzeichnung und Zahlung. 

Die Rechnungsverarbeitung für die Kreditorenbuchhaltung umfasst die folgenden Schritte:

• Rechnungsbeleg 
• Rechnungsprüfung
• 3-Wege-Matching von Rechnungen mit Bestellungen und Empfangsbelegen
• Genehmigung der Rechnungszahlung im Kreditorenbuchhaltungsprozess
• Rechnungszahlung. 

Geht davon Rechnungsverarbeitung als eine Reihe von Workflow-Schritten für den gesamten Invoice-to-Pay-Prozess in der Kreditorenbuchhaltung. Die Rechnungsverarbeitung verbessert die internen Kontrollen zur Erkennung und Kennzeichnung von Fehlerausnahmen und erzwingt die Aufgabentrennung für die Rechnungsverarbeitung und Rechnungsgenehmigung. In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf den AP-Genehmigungsschritt der Rechnungsverarbeitung.  

Zusammenfassung

Mit Software für die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung, einschließlich automatisierter digitaler Rechnungserfassung und Rechnungsverarbeitung mit elektronischer Kreditorengenehmigung, optimiert Ihr Unternehmen den Rechnungsgenehmigungsworkflow für die Kreditorenbuchhaltung und spart Zeit und Geld, indem es die Probleme eines langsamen und fehleranfälligen manuellen Rechnungsgenehmigungssystems vermeidet. Um mit der Verbesserung des AP-Genehmigungsworkflows Ihres Unternehmens zu beginnen, nehmen Sie an einer Produkttour teil oder sehen Sie sich eine Demo der AP-Automatisierungslösung an. Flow von Nanonets. 

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• Quelle: https://nanonets.com/blog/ap-approval-process/