Vor ein paar Jahren waren Videokonferenzen nur in ausgewählten Besprechungsräumen verfügbar, es war eine High-Level-Tech-Innovation, die begrenzt war und als Bonus angesehen wurde, nicht als wesentlich. Die Büros waren voller Räume für Telefonkonferenzen und lokale Zusammenarbeit – ein Telefon in der Mitte des Tisches und überall verstreute Mikrofone. Besprechungsräume waren häufig überbucht und frustrierend, und es gab immer diese Verwirrung bei der richtigen Verkabelung, Probleme bei der Bildschirmfreigabe und das klassische „Können Sie mich hören?“. 

Heute liegen die Dinge anders. Da hybrides Arbeiten zur Norm wird, hat jeder Raum das Potenzial, ein Besprechungsraum zu werden. Dazu gehören Ihr Küchentisch, Ihr Schreibtisch zu Hause, ein Besprechungsraum im Büro oder überall dort, wo Sie unterwegs sind. Der Bedarf an Videokonferenzgeräten ist enorm 98% der Wissensarbeiter sagen, dass Remote-Teilnehmer in Zukunft Teil ihrer Meetings sein werden.

In diesem Zeitalter der digitalen Transformation ist es wichtiger denn je, Teammitglieder mit qualitativ hochwertigen Videokonferenzen zu verbinden, und das gilt auch für Ihre Wahl der Videokonferenzausrüstung.

Hier in Zusammenarbeit mit Webex, werfen wir einen Blick auf die besten Konnektivitätstools, um Ihre Videokonferenzerlebnisse zu verbessern. 

Remote Working stärken

Home Offices sind nicht die einzige Variable, die Sie bei der Ausstattung Ihrer Remote-Mitarbeiter berücksichtigen sollten. Auch die Art und Weise, wie Einzelpersonen arbeiten und zusammenarbeiten, ist unterschiedlich. Einige ziehen es vor, gemeinsam zu erschaffen; andere arbeiten fast ausschließlich durch ständige Kommunikation; und wieder andere schließen sich gerne an, konzentrieren sich und tauchen in die Fokusarbeit ein.

Unterschiedliche Arbeitsstile erfordern unterschiedliche Arten von Funktionen für die Zusammenarbeit. Indem Sie zunächst die Funktionen identifizieren, die verschiedene Teams benötigen, ist es einfacher, die richtigen Geräte für eine effiziente und effektive Teamzusammenarbeit in Ihrer gesamten Organisation zu bestimmen. Beispielsweise benötigen Mitarbeiter All-in-One-Geräte für die Zusammenarbeit, damit sie zwischen Videokonferenzen, Co-Creation und konzentrierter Arbeit wechseln können. Diejenigen in kommunikationsbasierten Teams müssen Tools wie Telefone und Headsets priorisieren.

Die beste All-in-One-Videokonferenzausrüstung für entfernte Mitarbeiter sollte es den Mitarbeitern ermöglichen:

• Treffen Sie sich von Angesicht zu Angesicht mit Audio und Video in hoher Qualität
• Begrenzen Sie Ablenkungen bei Besprechungen mit fortschrittlicher Rauschunterdrückung und virtuellen Hintergrundfunktionen
• Arbeiten Sie nahtlos zusammen und arbeiten Sie mit Kollegen zusammen
• Wechseln Sie einfach zwischen Messaging, Anrufen und Besprechungen
• Greifen Sie vor, während und nach einem Meeting auf Whiteboards zu und bearbeiten Sie sie
• Nehmen Sie an einem beliebigen Meeting-Dienst teil, einschließlich Webex, Google Meet, Zoom und Microsoft Teams

Da jedes Heimbüro einzigartig ist, sollten Sie Geräte vermeiden, die möglicherweise zu viel Platz beanspruchen. Optionen wie die Webex Desk Mini sind in diesem Fall perfekt – eine Top-Kombination aus kompakter Größe und beeindruckender Leistung. 

Videokonferenzen am Schreibtisch

Der Schreibtisch ist der Ort, an dem Mitarbeiter die meiste Zeit im Büro verbringen. . Zu oft wechseln sie jedoch zwischen einer Reihe von Geräten und Anwendungen, um zusammenzuarbeiten und ihre Arbeit zu erledigen. Hier verdienen nahtlose Integrationsfunktionen ihr Gewicht in Gold. Für effektive Arbeitsplätze benötigen Mitarbeiter Collaboration-Tools, die sich nahtlos in ihren Arbeitsablauf integrieren lassen und die gleiche Erfahrung bieten, egal wo und wie sie zusammenarbeiten. Dies trägt dazu bei, Reibungspunkte zu beseitigen, die die Produktivität den ganzen Arbeitstag über beeinträchtigen können.

Wenn Sie eine Videokonferenzausrüstung für den Schreibtisch in Betracht ziehen, sind die folgenden Funktionen am nützlichsten: 

• Treffen Sie sich mit verteilten Kollegen, die hochwertige Video- und Audiohardware verwenden
• Ersetzen Sie Unordnung auf dem Schreibtisch wie Telefone, Webcams, Lautsprecher und Monitore durch ein einziges Gerät
• Nehmen Sie an einem Meeting-Dienst wie Microsoft Teams, Webex, Zoom und Google Meet teil
• Greifen Sie schnell und einfach auf Anruf- und Videokonferenzfunktionen zu
• Nahtlose Integration mit den Produktivitätstools, die Ihr Team täglich verwendet
• Ideen entwickeln und mitgestalten mit digitalem Whiteboarding und Anmerkungen zu Inhalten
• Entfernen Sie Hintergrundgeräusche für ein gestochen scharfes und klares Audioerlebnis

Auf diese Weise kann Ihr Schreibtisch im Handumdrehen von einem Chaos zu einem Meisterwerk werden. Das Webex Schreibtisch ist ein All-in-One-Videokonferenzlösung, die den Schreibtisch aufräumt und Ihre Zusammenarbeit auf die nächste Stufe hebt.

Das beste Gerät für Hot Desking

Die meisten Unternehmen arbeiten heute auf einer hybriden Ebene, wobei die Mitarbeiter einige Tage brauchen, um von zu Hause aus zu arbeiten, und andere, um ins Büro zu gehen. Daher ist Hot Desking eine beliebte Alternative zu persönlichen Schreibtischen da viele Mitarbeiter keinen eigenen Platz im Büro benötigen. Diese Räume sollten alles bieten, was ein Mitarbeiter braucht, um genauso produktiv zu sein wie an seinem persönlichen Schreibtisch. Das Erlebnis muss nahtlos und intelligent sein.

Hot Desking-Geräte ermöglichen es jedem, einen offenen Schreibtisch in seinen persönlichen Arbeitsbereich zu verwandeln, indem er einfach sein Telefon an das Gerät berührt oder andockt. Die mobilen, kollaborativen Mitarbeiter von heute sehnen sich nach dieser Art von Agilität.

Die ideale Lösung für Hot-Desking sollte Folgendes beinhalten:

• Erhalten Sie sofortigen Einblick in alle verfügbaren und gebuchten Schreibtische
• Reservieren Sie einen offenen Schreibtisch, indem Sie Ihren Laptop oder Ihr Telefon verwenden, um Ihre Identität mit einem sicheren und berührungslosen Anmeldeerlebnis zu authentifizieren
• Treten Sie Meetings auf Knopfdruck bei
• Zeigen Sie Ihren Zeitplan an und nehmen Sie mit berührungslosen Sprachbefehlen an anstehenden Besprechungen teil
• Telefonieren und empfangen
• Treten Sie Meetings von jeder Collaboration-Plattform bei
• Melden Sie sich am Ende Ihrer Arbeitssitzung automatisch ab oder geben Sie Ihre Buchung einfach frei
• Optimieren Sie Büroimmobilien, indem Sie Umgebungs-, Belegungs- und Schreibtischnutzungsdaten in Echtzeit erfassen

Wenn Sie nach der besten Videokonferenzlösung für Hot Desking suchen, empfehlen wir die Webex Desk-Hub.

Sprungräume und Fokusräume ausrüsten

Jump Spaces und Focus Rooms bieten einen schnellen Ad-hoc-Bereich, in dem Menschen für wichtige Besprechungen in eine ruhige Umgebung eintreten oder sich auf ihre Arbeit konzentrieren können.

Traditionell fehlt es diesen Räumen an fortschrittlichen Kommunikations- und Kollaborationstools, aber die Erwartungen der Mitarbeiter ändern sich. Da sich Büros weiterentwickeln, um den Anforderungen von Hybridarbeitern gerecht zu werden, werden gut ausgestattete Arbeitsräume immer wichtiger, da die Mitarbeiter mehr Räume benötigen, um sich mit entfernten Kollegen zu treffen und in Kontakt zu treten.

Die beste Videokonferenzlösung für Focus Rooms und Jump Spaces sollte in der Lage sein:

• Fungieren Sie als gemeinsam genutztes Gerät, das jeder Mitarbeiter verwenden kann
• Bieten Sie ein All-in-One-Erlebnis durch einen kleinen Formfaktor, der einen Bildschirm, eine Kamera, Mikrofone und Lautsprecher umfasst
• Erweitern Sie das Laptop-Display, sodass das Gerät als primärer Monitor verwendet werden kann
• Bieten Sie ein berührungsloses Erlebnis, um die Ausbreitung von Keimen zu reduzieren
• Laden Sie Laptops und Mobilgeräte auf, während Einzelpersonen arbeiten und zusammenarbeiten
• Bieten Sie Co-Creation-Funktionen wie digitales Whiteboard und Anmerkungen zu Inhalten an
• Ermöglichen Sie Benutzern den schnellen und einfachen Zugriff auf Anruf- und Videokonferenzsoftware
• Stellen Sie einen digitalen Assistenten oder ein Kalendersystem bereit, um die Verfügbarkeit zu ermitteln und den Raum zu buchen

Um die beste Videokonferenzlösung für Jump Spaces und Focus Rooms zu erhalten, erkunden Sie die Webex Desk Pro.

Optimieren Sie Ihren Huddle Space

Ein Huddle Space ist ein kleiner Raum oder ein offener Raum, der Meetings für nur wenige Personen beherbergt. Huddle Spaces werden immer beliebter, da Teams informelle Räume brauchen, um sich zu vernetzen und die Arbeit voranzutreiben. Jede Organisation, ob groß oder klein, sollte einen Teil ihres Arbeitsplatzes der Zusammenarbeit in kleinen Gruppen widmen – und sie müssen mit der Technologie ausgestattet sein, die Teams optimiert, um Ideen auszutauschen und zusammenzuarbeiten. 

Je nach Aktivität können Organisationen eine Vielzahl von Collaboration-Geräten verwenden. Berücksichtigen Sie bei der Planung eines Huddle Space Folgendes:

• Müssen die Teams in diesem Bereich mit entfernten Kollegen, Partnern oder Agenturen zusammenarbeiten?
• Benötigt der Raum nur Videokonferenzfunktionen oder wird er für Co-Creation und digitales Whiteboard genutzt?
• Haben Sie genügend Huddle Spaces, um die Anzahl der Ad-hoc-Meetings zu unterstützen, die Teams benötigen?
• Können Teams schnell loslegen?
• Ist das Gerät mit Rauschunterdrückung ausgestattet, wenn es sich in einem offenen Raum befindet?

Die beste Videokonferenzausrüstung für Huddle Spaces sollte Folgendes beinhalten:

• Hochwertige Videokonferenzfunktionen
• Die Möglichkeit, Inhalte auf dem Bildschirm lokal oder innerhalb eines virtuellen Meetings zu teilen
• Co-Creation-Fähigkeiten, wenn der Raum mit Blick auf Ideen gestaltet wird
• Intelligente Warnungen und Erinnerungen zur sozialen Distanzierung, wenn der Huddle Space überfüllt ist
• Analytics zur Optimierung und Einblicke in die Nutzung
• Die Möglichkeit, jedem Meeting-Dienst beizutreten 

Wenn Sie nach der besten Videokonferenzausrüstung für Huddle Spaces suchen, empfehlen wir die Webex Room Kit Mini wenn der Raum hauptsächlich für lokale und virtuelle Treffen genutzt wird. Wenn der Raum andererseits für lokale und virtuelle Zusammenarbeit und Co-Creation gedacht ist, sollten Sie unbedingt ein All-in-One-Gerät für Videokonferenzen und Whiteboards wie das in Betracht ziehen Webex Board Pro 55.

Kultivieren der kreativen Zusammenarbeit

Ideenräume sind kleine bis mittelgroße Räume, die es Teams ermöglichen, sich zu versammeln, Ideen auszutauschen und Fortschritte bei der Erreichung ihrer Ziele zu erzielen. Traditionell sind diese Räume in der Regel mit einem Whiteboard, trocken abwischbaren Markern und Haftnotizen ausgestattet. Im Jahr 2022 sind diese Tools jedoch ziemlich veraltet, begrenzt und können es schwierig machen, entfernte Teilnehmer in den kollaborativen Prozess einzubeziehen. 

Die beste Videokonferenzausrüstung für Ideenräume sollte Folgendes umfassen:

• Hochwertige Videokonferenzfunktionen mit optimierten Ansichten und räumlichem Audio für ein immersives Erlebnis
• Einfache drahtlose Kopplung mit Laptops und Mobilgeräten zum Verbinden und Teilen von Inhalten
• Leistungsstarke Whiteboard-Funktionen mit digitalen Haftnotizen und Formerkennung
• Die Möglichkeit, mehrere Geräte zu verbinden, damit jeder teilnehmen kann
• Integration mit Anwendungen von Drittanbietern wie Office 365, Trello und Salesforce.com
• Möglichkeit, überall auf Whiteboards zuzugreifen und genau dort weiterzumachen, wo Sie aufgehört haben
• Analytics zur Optimierung und Einblicke in die Nutzung

Wir empfehlen das Webex Board-Reihe für alle, die nach der besten Videokonferenzlösung für Ideenfindung und visuelle Zusammenarbeit suchen.

Ausstattung des Tagungsraumes

Der Besprechungsraum ist einer der kompliziertesten Bereiche. Diese Räume sind in der Regel mit einem Konferenztelefon, einem Projektor, einem Whiteboard und veralteter Videokonferenzausrüstung ausgestattet und weisen zahlreiche Fehlerquellen auf.

Moderne Collaboration-Geräte können einen Großteil der Technologie in diesen Räumen durch ein einziges Gerät ersetzen. Und Sie erhalten eine zentrale Ansicht, um Probleme zu verwalten und zu selektieren, anstatt mehrere Systeme überwachen zu müssen. Ein moderner Besprechungsraum kann ein unerwartet angenehmes Erlebnis bieten und dem Besprechungsraum glücklicherweise die zweifelhafte Ehre nehmen, der frustrierendste Raum im Büro zu sein.

Die beste Video-Collaboration-Lösung für Besprechungsräume sollte Folgendes beinhalten:

• Hochwertige Videokonferenzfunktionen
• Schneller und einfacher Zugriff auf Anruf- und Videokonferenzsoftware
• Die Möglichkeit, Inhalte auf dem Bildschirm lokal oder innerhalb eines virtuellen Meetings zu teilen
• Erinnerungen zur sozialen Distanzierung und intelligente Warnungen, wenn zu viele Personen einen Raum belegen
• Rauschunterdrückung, um den Ton scharf und klar zu halten
• Zero-Touch-Erlebnisse, um den Kontakt mit gemeinsam genutzten Oberflächen zu reduzieren
• Ein digitaler Assistent, um Ihre Räume zu buchen und Besprechungsaufgaben zu verwalten
• Alarmierung und digitale Beschilderung, die Mitarbeiter im Notfall zum nächsten Ausgang leiten

Aufbau des Sitzungssaals

. Die C-Suite erfordert eine Erfahrung, die Führungskräfte und Partner so zusammenbringt, als säßen sie von Angesicht zu Angesicht – auch wenn die Entfernung ein Hindernis darstellt. Die Collaboration-Geräte im Sitzungssaal müssen hochwertige, anpassbare Designs mit intuitiven, leistungsstarken Funktionen kombinieren.

Um Ihren Sitzungssaal mit der besten Videokonferenzausrüstung auszustatten, benötigen Sie:

• Erstklassiges Audio und Video für ein lebensechtes, immersives Erlebnis
• Gerichteter Sound, um das persönliche Erlebnis zu emulieren
• Teilen von Inhalten, ohne das Video-First-Erlebnis zu opfern
• Ein digitaler Assistent, der beim Starten des Meetings, beim Erstellen von Notizen, bei der Übersetzung in Echtzeit und bei der Transkription hilft
• Hochauflösende Displays
• Anpassbare High-End-Veredelung und Möbel

Wenn Sie nach der besten Videokonferenzlösung für den Sitzungssaal suchen, empfehlen wir die Webex-Raumpanorama.

Geräte zur Problemlösung

In all den verschiedenen Räumen, in denen sich Mitarbeiter in einer Videokonferenz wiederfinden können, gibt es einige häufig auftretende Probleme in Konferenzräumen. Wenn es darum geht, Ihr Team mit der besten Technologie für Konferenzen auszustatten, ist es gut, sie im Auge zu behalten. 

1. Ist dieses Zimmer frei?
   • Treffen in letzter Minute? In Eile? Einen freien Raum in einem Büro zu finden, kann ein bisschen Kopfschmerzen bereiten. Unternehmen sind schließlich dynamische Orte, und es ist immer viel los. Videokonferenzgeräte wie der Webex Room Navigator helfen, den Druck zu beseitigen, einen Besprechungsraum mit LED-Anzeigen außerhalb des Raums zu finden, um anzuzeigen, welche Räume verfügbar und welche belegt sind. Sie können auch den bevorstehenden Zeitplan sehen und wenn in diesem Raum ein Meeting stattfindet, können Sie zum nächsten verfügbaren Raum geleitet werden. Kein Herumrennen mehr im Büro, keine verschwitzten Vorstellungsgespräche mehr. Geben Sie Händedruck mit Zuversicht. 
2. Ich bin verloren! Wo ist das Treffen? 
   • Wir alle hatten diesen Moment, in dem wir versuchten, den Besprechungsraum in einer unbekannten Etage des Büros zu finden. Nachdem Sie das Gebäude umrundet und festgestellt haben, dass Sie wieder dort sind, wo Sie angefangen haben, können Sie sogar Ihren Kopf in den Würfel eines Kollegen stecken, um zu fragen, wo das Zimmer ist. Mit Wegfindungsfunktionen müssen Sie sich keine Gedanken mehr über die Lokalisierung des Meetings machen. In Verbindung mit einem mobilen Gerät erhalten Sie ein vertrautes Navigationssystem, das Sie dorthin führt, wo Sie sein müssen.
3. Wie ist nochmal der Konferenzcode?
   • Den Überblick über Konferenzcodes zu behalten, kann eine organisatorische Aufgabe für sich sein und kann oft verhindern, dass Meetings pünktlich beginnen, was Konferenzen zu einem schlechten Start verhilft. Mit der drahtlosen Kopplung mit Ihrem Laptop oder Mobilgerät können moderne Kollaborationsgeräte Sie authentifizieren, sobald Sie den Raum betreten, und Sie per Knopfdruck an Ihrem Meeting teilnehmen lassen. Besser noch, nutzen Sie einen digitalen Assistenten für ein berührungsloses Beitrittserlebnis.
4. Die Kabelverwicklung. 
   • Kabel, Kabel überall, Stecker, Stecker nirgendwo. Es kann frustrierend und zeitaufwändig sein, die richtige Verbindung zu finden, die mit Ihrem Laptop funktioniert. Ganz zu schweigen davon, dass herumliegende Kabel für einen unordentlichen Besprechungsraum sorgen. Moderne Tagungsräume, die mit den neuesten Videokonferenzgeräten ausgestattet sind, ermöglichen es Ihnen, sich drahtlos zu koppeln und Ihre Inhalte von Ihrem Laptop oder Mobilgerät aus zu teilen. Kein Suchen mehr nach Kabeln, keine unordentlichen Konferenzräume mehr.
5. Wie heißen sie nochmal? 
   • Mit dem Aufkommen von Remote- und Hybridarbeit ist es auch ziemlich wahrscheinlich, dass Sie Videokonferenzen mit Personen abhalten werden, die Sie noch nie zuvor persönlich getroffen haben – was es umso schwieriger machen kann, sich an die Namen der Personen zu erinnern. Führende Anbieter von Videokonferenzen haben fortschrittliche KI-Funktionen eingeführt, die identifizieren können, wer der Sprecher ist, und Namensetiketten und Titel unter jedem Sprecher bereitstellen. Sie müssen also nie fragen: „Wer ist diese Person?“ wieder.

Die Schaffung eines Videokonferenzraums, unabhängig davon, ob er sich im Büro oder zu Hause befindet, erfordert sorgfältige Planung und Überlegung, und es erfordert, an die Zukunft zu denken. Auf diese Weise können elegante, saubere und organisierte Arbeitsbereiche geschaffen werden, die letztendlich zu besseren Ergebnissen und einer erfolgreicheren Zusammenarbeit führen. 

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Dieser Inhalt wurde ursprünglich auf der Webex-Blog-Site veröffentlicht, verfügbar hier.