In der sich schnell entwickelnden Geschäftslandschaft ist die Effizienz der Prozesse der Kreditorenbuchhaltung (AP) nicht mehr nur ein Backoffice-Anliegen, sondern eine strategische Notwendigkeit. Die Komplexität und der ressourcenintensive Charakter der traditionellen AP-Arbeit werden zunehmend unhaltbar, insbesondere angesichts der wachsenden Anforderungen an Geschwindigkeit und Genauigkeit.

Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung (AP). ist der Einsatz von Technologie zur Rationalisierung und Verbesserung des Prozesses der Verwaltung der Rechnungen und Zahlungen eines Unternehmens an andere. Anstatt Rechnungen manuell zu bearbeiten, zu prüfen und Zahlungen durchzuführen, nutzt die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung Software, um diese Aufgaben schneller, genauer und mit weniger menschlichem Aufwand zu erledigen. Dies kann Unternehmen dabei helfen, ihre Rechnungen pünktlich zu bezahlen, Fehler zu vermeiden und Zeit und Geld zu sparen.

Unser Blog geht durch die Komplexität von AP-Prozessen und zeigt einen klaren Weg zur AP-Automatisierung auf. Dieses Narrativ wird stark dadurch vorangetrieben, dass die manuellen Aufgaben im Zusammenhang mit der Kreditorenbuchhaltung durch Software ersetzt werden; Aber es ist auch eine umfassendere Geschichte darüber, wie in der Geschäftswelt die einflussreichsten Revolutionen oft still und leise, hinter den Kulissen, stattfinden und das Gefüge des Unternehmenslebens tiefgreifend verändern.

Warum ist die Kreditorenbuchhaltung so herausfordernd?

Diese Frage beschäftigt die besten Finanzprofis seit langem. Die Kreditorenbuchhaltung wird in Unternehmen typischerweise als Kostenfunktion angesehen, und der Grund ist einfach: Niemand möchte Zeit damit verbringen, Rechnungen zu bezahlen und Daten über Rechnungszahlungen einzugeben!

Es handelt sich jedoch immer noch (sehr) um eine wesentliche Geschäftsfunktion.

Der Grund dafür, dass die AP-Optimierung schwierig ist, liegt in der Natur der Sache.

Die wichtigsten Aktivitäten in einem Kreditorenbuchhaltungsprozess (Datenextraktion, Rechnungscodierung, ERP-Synchronisierung) sind im Wesentlichen Datentransformationsaktivitäten. Mit der heutigen Technologie wäre es einfach, diese zu automatisieren.

Noch wichtiger ist jedoch, dass die Arbeit in der Kreditorenbuchhaltung auch menschliches Eingreifen erfordert – für Überprüfungen, Genehmigungen und Finanzkontrollen.

Es ist diese Mischung aus Datentransformation und menschlichem Input, die AP zu einem notorisch komplexen und schwer zu optimierenden Prozess macht.

Was genau sind diese Herausforderungen?

Hier ist ein detaillierter Blick auf jeden Schritt des AP-Prozesses. Wenn wir weiterlesen, können wir erkennen, wo die inhärenten Herausforderungen in den einzelnen Teilen des Kreditorenbuchhaltungs-Workflows liegen.

• Rechnungseinzug: Ineffizienzen bei der Verwaltung einer Mischung aus digitalen und Papierrechnungen, was zu verlegten Dokumenten und verzögerter Bearbeitung führt.

• Data Entry: Die manuelle Dateneingabe führt zu Ungenauigkeiten und Verzögerungen bei Finanzunterlagen und Berichten.

• Verification: Zeitaufwändiger Prozess der Gegenprüfung von Rechnungen mit Bestellungen und Lieferscheinen, der häufig zu Zahlungsverzögerungen führt.

• Die Genehmigung: Umständlicher Genehmigungsprozess mit Herausforderungen bei der Bereitstellung von Kontext für Genehmiger, der Verfolgung des Rechnungsstatus und der Sicherstellung rechtzeitiger Autorisierungen.

• Zahlungen: Schwierigkeiten bei der Verwaltung mehrerer Zahlungsbedingungen, Zeitpläne und Währungen bei gleichzeitiger Sicherstellung pünktlicher Zahlungen.

• Versöhnung: Arbeitsintensiver Prozess zum Abgleichen von Banktransaktionen mit Hauptbucheinträgen.

• Streitbeilegung: Zeitaufwändiger und komplexer Prozess zur Beilegung von Streitigkeiten, der sich auf die Lieferantenbeziehungen und die betriebliche Effizienz auswirkt.

Ineffiziente Kreditorenbuchhaltung: Ein nachgewiesenes Hindernis für das Unternehmenswachstum

Der Einsatz eines manuellen Buchhaltungsprozesses für Ihr Unternehmen verlangsamt dessen Wachstum, da er sich direkt auf die Genauigkeit, Effizienz und die mit dem Kreditorenbuchhaltungsprozess verbundenen Kosten auswirkt –

1. Unnötige Betriebskosten: Die Kosten für die manuelle Rechnungsbearbeitung steigen von 13 auf 50 US-Dollar, wodurch sich die Kreditorenbuchhaltung um bis zu drei Wochen verlängert.
2. Strafen und angespannte Lieferantenbeziehungen: Fast die Hälfte der Lieferanten ist mit verspäteten Zahlungen konfrontiert, was die Lieferantenbeziehungen belastet und verspätete Gebühren oder Strafen verursacht.
3. Cashflow-Chaos: 74 % der CFOs mittelständischer und junger Unternehmen erkennen, dass die Digitalisierung der AP-Zahlungsprozesse die Bilanzen verbessert.
4. Betrugs- und Compliance-Risiko: Eine Studie der ACFE ergab, dass 14 % der Betrugsfälle ihren Ursprung in Buchhaltungsabteilungen hatten, mit einem durchschnittlichen Verlust von 200,000 US-Dollar pro Fall.
5. Produktivitätsverlust: Die durchschnittliche Rechnungsbearbeitungszeit in einer manuellen Umgebung kann bis zu 45 Tage betragen. Dies bedeutet verlorene Zeit und wertvolle Humanressourcen, die besser für wirkungsvollere Initiativen eingesetzt werden sollten.

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Sehen wir uns nun an, wie AP Automation den Kreditorenbuchhaltungsprozess rationalisiert und diese Probleme löst.

Was ist die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung?

Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung (AP). bezieht sich auf den technologischen Prozess der Digitalisierung, Rationalisierung, Automatisierung und Optimierung der Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung eines Unternehmens – wodurch Effizienz, Genauigkeit und Compliance verbessert werden.

AP Automation befasst sich mit der Beantwortung einer bestimmten Frage: Wie kann jeder Schritt des Kreditorenbuchhaltungsprozesses um das Zehnfache verbessert werden?

Lassen Sie uns jeden Schritt einzeln durchgehen und dies verstehen.

Einführung der automatisierten Rechnungserfassung

Stellen Sie sich eine Welt vor, in der alle Ihre Rechnungserfassungsbemühungen harmonisch an einem zentralen Knotenpunkt zusammenlaufen. Das ist kein ferner Traum – mit AP Automation ist es Realität. Sie verabschieden sich von den Tagen, in denen Sie E-Mails, geteilte Laufwerke, Anbieterportale und veraltete Datenbanken durchforsten mussten. Begrüßen Sie stattdessen ein optimiertes Ziel, bei dem jede Rechnung, unabhängig von ihrer Herkunft, automatisch erfasst wird. Denken Sie nur an die Zeitersparnis und die Reduzierung von Fehlern!

Perfektionierung der Kunst der automatisierten Dateneingabe

Die Dateneingabe ist oft ein Nachteil für die Effizienz, aber das muss nicht sein. AP Automation bietet eine KI-gestützte Datenextraktion mit einer beeindruckenden Genauigkeitsrate von über 99 %. Das bedeutet, dass Ihre Rechnungen und Bestellungen ohne den mühsamen Aufwand einer manuellen Eingabe gelesen und verarbeitet werden. Die Stunden oder sogar Tage an Arbeit, die Ihr Team dadurch einsparen könnte, sind von unschätzbarem Wert. Es ist die Art von Veränderung, die Ihr Team dazu bringt, morgens zur Arbeit zu kommen, in dem Wissen, dass es sich auf Aufgaben konzentrieren kann, die sein Fachwissen wirklich erfordern.

Optimierung durch automatisierte GL-Kodierung und Datenexport

Wir alle wissen, wie mühsam und fehleranfällig die Rechnungscodierung sein kann. Aber mit der AP-Automatisierung sind fortschrittliche KI-Techniken wie NLP und LLM hier, um die Routinearbeit zu bewältigen. Durch die Automatisierung der GL-Kodierung und des Datenexports kann Ihre Abteilung intelligenter und nicht härter arbeiten und sicherstellen, dass die Fähigkeiten des Teams dort zum Einsatz kommen, wo sie am meisten benötigt werden.

Verbesserung der Genauigkeit durch automatisierte Verifizierung

Die Magie des automatisierten 3-Wege-Matchings kann nicht genug betont werden. Die Integration von Rechnungen, Bestellungen und Lieferscheinen reduziert sowohl den Zeitaufwand als auch das Fehlerpotenzial – die Suche nach Unstimmigkeiten oder das Versenden unzähliger Folge-E-Mails entfällt. Dieses System wickelt den Verifizierungsprozess mit einer solchen Präzision ab, dass man das Gefühl hat, über ein zusätzliches Paar unfehlbarer Augen zu verfügen.

Vereinfachte Prozesse durch einfache Genehmigungen

Durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen stellen Genehmigungen keinen Engpass mehr dar. Sie werden flexibel und leben dort, wo Ihr Unternehmen lebt – sei es in E-Mail, Slack oder Teams. Dadurch entfallen störende Telefonanrufe und die gewohnte Flut an Erinnerungen. Ihr Genehmigungsprozess wird so agil wie Ihr Team und passt sich nahtlos an den Ablauf Ihrer täglichen Abläufe an.

Fluidität mit nahtlosen Zahlungen erreichen

Bei der AP-Automatisierung geht es nicht nur um die Bearbeitung von Rechnungen; Es geht auch darum, den Bezahlvorgang zu erleichtern. Dies bedeutet, dass direkte weltweite Zahlungen sorgenfrei sind, da Sie darauf vertrauen können, dass das System die Devisengebühren abwickelt und plötzliche Rückbuchungen vermeidet. Dies bedeutet auch, dass Sie Ihren Lieferanten pünktliche und genaue Zahlungen garantieren und so bessere Beziehungen und eine stärkere Lieferkette fördern können.

Finanzen mit automatischem Abgleich meistern

Lassen Sie uns abschließend über den Abschluss der Bücher sprechen. Der automatische Abgleich vereinfacht diese oft mühsame Aufgabe und gleicht Banktransaktionen mit den Hauptbucheinträgen in einem Bruchteil der Zeit ab, die dafür erforderlich war. Was früher Tage dauerte, kann jetzt in wenigen Minuten erledigt werden. Stellen Sie sich vor, Sie schließen Ihre Monatsbücher so schnell und präzise ab, dass Sie fast den kollektiven Seufzer der Erleichterung Ihres Teams hören können.

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AP Automation ist der beste Verbündete, den Ihre Finanzabteilung jemals haben wird. Es geht darum, Ihre Kreditorenbuchhaltungsprozesse so umzugestalten, dass sie nicht nur effizienter, sondern auch zufriedener und genauer sind.

Es führt zu einem grundlegenden Wandel in Ihrer Kreditorenbuchhaltung von einem aufgabenorientierten zu einem strategieorientierten Ansatz. Nehmen Sie diese Veränderungen an, und Sie werden nicht nur eine Veränderung Ihrer Arbeitsabläufe, sondern auch der Arbeitsmoral Ihres Teams erleben, wenn es das Potenzial dessen erkennt, was es mit ausreichend Zeit und der richtigen Technologie erreichen kann.

Zahlen sprechen

Verschiedene gemeldete Statistiken unterstreichen die Auswirkungen der AP-Automatisierung. Diese Zahlen geben Aufschluss über die Art von Erfolg, auf den Sie und Ihr Team sich freuen können.

Dramatische Kostensenkungen in der Verarbeitung

Beginnen wir mit der finanziellen Gesundheit Ihrer Abteilung. Es hat sich gezeigt, dass AP-Automatisierung die Verarbeitungskosten um unglaubliche 70 % senkt. Dabei geht es nicht nur darum, ein paar Cent zu sparen; Es geht darum, Ihr Budget in Wachstum, Schulung und vielleicht sogar in die Büro-Espressomaschine umzuverteilen, auf die jeder geachtet hat. Betrachten Sie dies als eine Investition sowohl in die Effizienz als auch in das Wohlbefinden Ihres Teams.

Die Zeit ist von der Essenz

Jetzt, Stellen Sie sich vor, Ihre Rechnungsbearbeitungszeit um 384 % zu reduzieren. Es ist kein Tippfehler, es ist eine Revolution. Dieser drastische Rückgang bedeutet, dass Ihr Team mehr Rechnungen schneller als je zuvor bearbeiten kann und so mehr Zeit hat, sich auf wirklich wichtige strategische Initiativen zu konzentrieren. Mit AP Automation wird aus „Ich habe keine Zeit dafür“ zu „Was steht als nächstes auf der Agenda?“

Fehlerreduzierung für mehr Sicherheit

Wir wissen, dass Fehler nicht nur ärgerlich, sondern auch kostspielig sein können. Mit einer Reduzierung der Fehler bei der Rechnungsverarbeitung um 37 %, AP-Automatisierung sorgt für Sicherheit bei Ihren Abläufen. Weniger Fehler bedeuten weniger Stunden für Korrekturzyklen und mehr Vertrauen in die Integrität Ihrer Daten. Dies führt auch zu weniger Reibungen mit Anbietern und Stakeholdern und ebnet den Weg für reibungslosere Beziehungen und Abläufe.

Lieferantenbeziehungen pflegen

Apropos Beziehungen, Lassen Sie uns über die 76 % der Unternehmen sprechen, die eine erhöhte Lieferantenzufriedenheit melden. Das ist der Schlüssel. Zufriedene Lieferanten bedeuten eine zuverlässige Lieferkette und Möglichkeiten für spätere Verhandlungen und Rabatte. Ihre Lieferanten werden dank AP Automation die Pünktlichkeit und Genauigkeit Ihrer Zahlungen bemerken und zu schätzen wissen.

Cashflow-Optimierung durch Frühzahlungsrabatte

Eine Ersparnis von 3 % durch Frühzahlungsrabatte verleiht Ihrem Unternehmen ein finanzielles Facelift, verbessert Ihren Cashflow und verschafft Ihnen mehr Einfluss und Flexibilität bei Ihren Finanzgeschäften.

Compliance ohne Komplikationen

Und schließlich das Kronjuwel der AP-Automatisierung: 100 % stressfreie Compliance. In einer Zeit, in der die regulatorischen Anforderungen immer höher werden, grenzt es an ein Wunder, völlige Compliance ohne Stress zu erreichen.

Der strategische Wandel

Es ist wichtig, über den tiefgreifenden Wandel zu sprechen, den die Kreditorenbuchhaltungsautomatisierung für das Ethos und die Abläufe einer Kreditorenbuchhaltungsabteilung mit sich bringt. Dabei handelt es sich nicht nur um eine Änderung in der Art und Weise, wie Aufgaben erledigt werden – es ist eine Renaissance der eigentlichen Rolle der Kreditorenbuchhaltung in Ihrem Unternehmen. Dies ist durch den Übergang von einem aufgabenorientierten Arbeitsablauf zu einem strategieorientierten Ansatz gekennzeichnet.

• Von der Verarbeitung bis zur Analyse: Stellen Sie sich vor, Ihre Mitarbeiter nutzen die durch die manuelle Dateneingabe eingesparte Zeit, um eine gründliche Ausgabenanalyse durchzuführen und Trends und Möglichkeiten für Kosteneinsparungen zu identifizieren. Mit der neu gewonnenen finanziellen Flexibilität könnten sie bessere Konditionen mit Lieferanten aushandeln, Mengenrabatte nutzen oder Vorteile bei vorzeitiger Zahlung nutzen.
• Von der Reaktion zur Planung: Anstatt auf den endlosen Kreislauf von Rechnungen und Genehmigungen zu reagieren, kann Ihr Team jetzt proaktiv planen. Mit den Effizienzgewinnen durch AP-Automatisierung verfügen Sie über die nötige Bandbreite, um belastbare Budgetprognosen zu entwickeln und sich an der strategischen Finanzplanung zu beteiligen. Dies kann die Ausarbeitung von Notfallplänen zur Gewährleistung der finanziellen Stabilität bei Marktschwankungen oder die Zuweisung von Ressourcen für Wachstums- und Expansionsprojekte umfassen.
• Von der Lösung zur Innovation: Anstatt Stunden damit zu verbringen, Fehler zu beheben und Konten abzugleichen, kann sich Ihr Team jetzt auf Innovationen konzentrieren. Das bedeutet, dass sie neue Zahlungstechnologien wie virtuelle Karten oder Blockchain für sichere und effiziente Transaktionen implementieren können. Oder vielleicht könnten sie Nachhaltigkeitsinitiativen prüfen, wie zum Beispiel den Übergang zu einem vollständig papierlosen Kreditorenbuchhaltungsprozess, der nicht nur die Kosten senkt, sondern auch die Umweltziele Ihres Unternehmens unterstützt.
• Von Transaktionen zu Beziehungen: AP-Automatisierung verlagert den Fokus von Transaktionsaufgaben auf den Aufbau und die Pflege von Beziehungen. Ihr Team kann mehr Zeit damit verbringen, mit Lieferanten zusammenzuarbeiten, um die Lieferkette zu verbessern, oder mit internen Stakeholdern, um deren Beschaffungsanforderungen besser zu verstehen und zu erfüllen. Sie können Leistungsüberprüfungen von Lieferanten initiieren, strategische Partnerschaften eingehen und an gemeinsamen Initiativen zusammenarbeiten, die für beide Seiten von Vorteil sind.
• Von Compliance bis Führung: Endlich müssen Sie sich nicht mehr mit zeitaufwändigen Compliance-Prüfungen befassen, sondern Ihr Team kann nun eine Vorreiterrolle bei Best Practices für die Finanzverwaltung übernehmen. Sie können interne Kontrollrahmen einrichten, die Branchenstandards festlegen und zur Vordenkerrolle im Finanzgeschäft beitragen. Diese proaktive Haltung zur Compliance kann Ihr Unternehmen auch vor zukünftigen regulatorischen Änderungen schützen und Sie als zukunftsorientierte und belastbare Abteilung positionieren.

Grundlagen der AP-Automatisierung

In jeder sich entwickelnden Erzählung gibt es nicht verhandelbare Faktoren – Faktoren, die vorhanden sein müssen, damit die Geschichte voranschreitet. Wenn es um die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung geht, sind diese drei nicht verhandelbaren Säulen die Säulen, die eine solide, effiziente Struktur Ihres Kreditorenbuchhaltungsprozesses gewährleisten.

1. Integration: Die Brücke in die Zukunft

Dabei geht es um die nahtlose Zusammenführung neuer AP-Automatisierungstools mit bestehenden ERP-Systemen. Wählen Sie ein AP-Tool, das sich problemlos in aktuelle ERP-Systeme integrieren lässt, einen direkten Weg zur Markteinführung bietet und die Time-to-Value verkürzt.

2. KI-angetrieben: Der Geist hinter der Maschine

Die zweite Säule ist die Intelligenz des Systems, ein KI-gestützter Kern, der den Arbeitsablauf gestaltet und sicherstellt, dass jeder manuelle Prozess und jede Datentransformation automatisiert wird und jede menschliche Überprüfung einfacher ist.

3. Skalierbarkeit: Das Wachstumsgebot

Schließlich spricht die Skalierbarkeit für den Ehrgeiz des Wachstums. Wählen Sie Software, die den aktuellen Anforderungen entspricht und sich nahtlos mit Ihrem Geschäftswachstum skaliert, sodass Sie kostspielige Systemüberholungen und Lizenzen vermeiden können.

Die AP-Automatisierungs-Checkliste

Hier finden Sie eine umfassende Liste der Funktionalitäten, die Sie bei der Priorisierung berücksichtigen sollten.

Sie können dies als Abriss betrachten, um es als Referenz aufzubewahren.

Revolutionieren Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung – Erste Schritte

Lassen Sie uns erkunden, wie Sie mit der AP-Automatisierung beginnen und sie in Ihren Kreditorenbuchhaltungsprozess integrieren können. Hier sind einige Dinge, die Sie beachten sollten.

1. Machen Sie sich die Denkweise der Automatisierung zu eigen: Beginnen Sie mit der Philosophie, dass Automatisierung eine Kernstrategie und kein nachträglicher Einfall ist. Diese Denkweise stellt sicher, dass jeder Prozess und jede Entscheidung die Effizienz und Genauigkeit maximiert.

2. Definieren Sie Ihre Erfolgskennzahlen: Legen Sie klare, messbare Ziele fest, um den Erfolg des Übergangs zu bewerten. Dies könnte eine Verkürzung der Bearbeitungszeit, eine Kostensenkung oder eine Verbesserung der Genauigkeit sein. Um den Fortschritt verfolgen zu können, ist es entscheidend zu wissen, wie Erfolg aussieht.

3. Arbeiten Sie mit einem ROI-orientierten Anbieter zusammen: Wählen Sie einen Anbieter, der nach Ihren Erfolgskennzahlen fragt und ein echtes Engagement für die Wertschöpfung zeigt.

4. Sicheres Stakeholder-Buy-In: Gewinnen Sie Unterstützung von der Führung, indem Sie das Wertversprechen der AP-Automatisierung artikulieren – Kosteneinsparungen, verbesserte Effizienz und stärkere Finanzkontrollen.

5. Bewerten Sie aktuelle AP-Prozesse: Führen Sie eine gründliche Überprüfung Ihrer bestehenden AP-Prozesse durch. Identifizieren Sie Bereiche mit Ineffizienz und Potenzial für Automatisierung.

6. Klären Sie Anforderungen und Anpassungen: Beschreiben Sie klar, was Sie von einem AP-Automatisierungstool benötigen, einschließlich etwaiger spezifischer Anpassungen.

7. Planen Sie Integration und Skalierbarkeit: Stellen Sie sicher, dass sich die gewählte Lösung gut in Ihre bestehenden Systeme integrieren lässt und skalierbar ist, um sich an zukünftiges Geschäftswachstum und sich ändernde Anforderungen anzupassen.

8. Implementieren, trainieren und anpassen: Konzentrieren Sie sich nach der Umsetzung auf eine umfassende Schulung Ihres Teams. Seien Sie darauf vorbereitet, Prozesse je nach Bedarf anzupassen, basierend auf Feedback und sich ändernden Anforderungen.

Wie sieht Ihre AP-Automatisierungsreise mit Nanonets aus?

Erfolgsgeschichten der AP-Automatisierung mit Nanonets

Von kleinen Unternehmen, die sich mit der Einrichtung von Kreditorenbuchhaltungs-Workflows herumschlagen, bis hin zu Großkonzernen, die die Effizienz ihrer Kreditorenbuchhaltungsprozesse steigern möchten, bieten diese Berichte einen umfassenden Überblick über die konkreten Vorteile, die die Kreditorenbuchhaltungsautomatisierung mit sich bringen kann.

SaltPay nutzt Nanonets zur Integration mit SAP, um die Kreditorenbuchhaltung zu automatisieren

SaltPay mit Sitz in London, England, ist ein Zahlungsdienstleister und Softwareanbieter für lokale europäische Unternehmen. Das 2019 gegründete Unternehmen bietet seine Dienstleistungen über 100,000 kleinen und mittleren Unternehmen in ganz Europa an.

Herausforderung

• SaltPay musste SAP für eine effiziente Lieferantenverwaltung integrieren.
• Die manuelle Bearbeitung Tausender Rechnungen war unpraktisch.

Lösung

• Nanonets stellte ein KI-gestütztes Tool zur Rechnungsdatenextraktion bereit.
• Nahtlose Integration mit SAP zur Verbesserung der Datengenauigkeit und Prozesseffizienz.

Die Ergebnisse

• Drastische Reduzierung des manuellen Aufwands mit 99 % Zeitersparnis.
• Erfolgreiches Management von über 100,000 Anbietern.
• Deutliche Steigerung der Produktivität und Automatisierungsmöglichkeiten.

Tapi automatisiert Rechnungen für die Instandhaltung von Immobilien mithilfe von Nanonetzen

Die Immobilienwartungssoftware von Tapi vereinfacht die Immobilienwartung. Tapi mit Sitz in Wellington, Neuseeland, hilft bei der Instandhaltung von 110,000 Immobilien und expandiert schnell.

Herausforderung

• Manuelle Bearbeitung von über 100,000 monatlichen Rechnungen in der Immobilienverwaltung.
• Bedarf an skalierbarem, effizientem Rechnungsmanagement.

Lösung

• Nanonets KI-Tool zur automatisierten Rechnungsdatenextraktion.
• Schnelle Integration in bestehende Systeme, Wartung durch technisch nicht versiertes Personal.

Die Ergebnisse

• Die Bearbeitungszeit wurde von 6 Stunden auf 12 Sekunden reduziert.
• 70 % Kostenersparnis bei der Rechnungsstellung.
• 94 % Automatisierungsgenauigkeit.

Pro Partners Wealth automatisiert die Eingabe von Buchhaltungsdaten mit Nanonets

Pro Partners Wealth mit Sitz in Columbia, Missouri, ist auf Vermögensverwaltung und Buchhaltungsdienstleistungen für Tierarztbesitzer spezialisiert.

Herausforderung

• Pro Partners Wealth benötigte eine genaue und effiziente Dateneingabe für die Rechnungsstellung.
• Die vorhandenen Automatisierungstools reichten nicht aus, was zu hohen Fehlerquoten führte.

Lösung

• Nanonets bot eine maßgeschneiderte Lösung mit präziser Datenextraktion und Integration mit QuickBooks.
• Ermöglicht eine optimierte Rechnungsstellung und automatisierte Datenvalidierung.

Die Ergebnisse

• Erzielte eine Genauigkeit von über 95 % bei der Datenextraktion.
• 40 % Zeitersparnis im Vergleich zu herkömmlichen OCR-Tools.
• Über 80 % Straight-Through-Processing-Rate, wodurch manuelle Eingriffe reduziert werden.

Augeo nutzt Nanonets für die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung auf Salesforce

Augeō bietet ausgelagerte Buchhaltungs- und Beratungsdienstleistungen an und fungiert als virtuelle Buchhaltungsabteilung für verschiedene Kunden in den Vereinigten Staaten. Ihr Gründer und CEO, Ken Christiansen (ehemaliger Finanzdirektor bei Kaiser Permanente), verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung im Finanz- und Rechnungswesen.

Herausforderung

• Augeo benötigte eine effiziente Kreditorenbuchhaltungslösung auf Salesforce.
• Manuelle Bearbeitung tausender Rechnungen pro Monat.

Lösung

• Nanonets stellte eine KI-gesteuerte Plattform für die automatisierte Rechnungsverarbeitung bereit.
• Integration mit Salesforce für eine optimierte Datenverarbeitung.

Die Ergebnisse

• Reduzierte Rechnungsbearbeitungszeit von 4 Stunden auf 30 Minuten täglich.
• 88 % Reduzierung des Zeitaufwands für die manuelle Dateneingabe.
• Verarbeitet jährlich 36,000 Rechnungen mit höherer Genauigkeit und Effizienz.

Häufig gestellte Fragen

Was ist die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung?

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ist, als würde man Ihrem Finanzteam eine Supermacht verleihen. Dabei handelt es sich um den Einsatz von Software, um die traditionelle, manuelle Bearbeitung der Kreditorenbuchhaltung in einen optimierten, digitalen Prozess umzuwandeln. Durch die Automatisierung von Aufgaben wie Rechnungsverarbeitung, Dateneingabe und Zahlungsplanung können Unternehmen ihre Arbeitsabläufe beschleunigen, Fehler reduzieren und Echtzeiteinblicke in ihre Finanzen gewinnen. Stellen Sie sich das so vor, als würden Ihre Finanzabläufe auf Autopilot laufen, mit verbesserter Effizienz und Kontrolle.

Wie wirkt sich die Automatisierung auf die Genauigkeit der Kreditorenbuchhaltung aus?

Stellen Sie sich eine Welt vor, in der falsch platzierte Rechnungen, Tippfehler und Fehlkalkulationen der Vergangenheit angehören. Das ist die Welt der automatisierten Kreditorenbuchhaltung. Durch die Minimierung menschlicher Eingriffe verringert die Automatisierung die Fehlerwahrscheinlichkeit erheblich. Es ist, als ob Sie einen akribischen, unermüdlichen virtuellen Assistenten hätten, der sicherstellt, dass jede Zahl korrekt ist, und so die Gesamtgenauigkeit Ihrer Finanzoperationen verbessert.

Kann die Automatisierung in bestehende Finanzsysteme integriert werden?

Ja, und das ist eine seiner größten Stärken! Bei der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung geht es nicht darum, Ihre bestehenden Systeme zu ersetzen. es geht darum, sie zu verbessern. Die meisten modernen Lösungen sind so konzipiert, dass sie sich nahtlos in eine Vielzahl von Finanzsystemen und ERP-Plattformen integrieren lassen. Es ist, als würden Sie Ihrem Auto einen Turbolader hinzufügen – die Leistung steigern, ohne das zu ändern, was für Sie bereits gut funktioniert.

Welche Kostenauswirkungen hat die Implementierung der Automatisierung?

Das lässt sich nicht beschönigen – die Implementierung der Automatisierung erfordert eine Anfangsinvestition. Dies kann Softwarekosten, Integration und mögliche Schulungen umfassen. Es ist jedoch, als würde man einen Samen pflanzen, der zu einem Baum der Ersparnisse heranwächst. Im Laufe der Zeit senkt die Automatisierung die Arbeitskosten, eliminiert Gebühren für verspätete Zahlungen und verbessert das Cashflow-Management. Die langfristigen finanziellen Vorteile und der ROI überwiegen oft bei weitem die anfänglichen Kosten.

Lesen Sie diesen Blog, in dem erläutert wird, wie viel Geld Unternehmen durch die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung einsparen können. https://www.nextprocess.com/ap-software/much-money-will-accounts-payable-automation-actually-save-company-future/

Wie sicher ist die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung?

Im heutigen digitalen Zeitalter ist Sicherheit nicht nur eine Funktion; es ist eine Notwendigkeit. Automatisierungslösungen für die Kreditorenbuchhaltung basieren auf robusten Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Benutzerauthentifizierung und Prüfprotokollen. Sie halten sich an verschiedene Datenschutzbestimmungen, um sicherzustellen, dass Ihre Finanzdaten sicher und vertraulich bleiben.

Ist eine Schulung des Personals für den Umgang mit automatisierten Systemen erforderlich?

Obwohl Tools zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung auf Benutzerfreundlichkeit ausgelegt sind, ist in der Regel eine gewisse Schulung erforderlich, um das System optimal nutzen zu können. Dies ist jedoch kein einmonatiger Kurs; es geht mehr um Einarbeitung und Best Practices. Die meisten Anbieter bieten umfassende Schulungsressourcen und Support, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Betrachten Sie es als eine kurze Lernkurve, die innerhalb von Stunden bewältigt werden kann und zu einem langen Weg zur Effizienz führt.

Wie funktioniert AP-Software?

Software für die Kreditorenbuchhaltung funktioniert durch die Digitalisierung und Automatisierung des gesamten Rechnungsverarbeitungsworkflows. Im Kern nutzt es Technologien wie die optische Zeichenerkennung (OCR), um Rechnungsdaten in ein digitales Format umzuwandeln. Fortschrittliche Algorithmen kategorisieren und validieren diese Daten dann anhand von Bestellungen und Lieferbelegen. Die Software leitet Rechnungen automatisch durch einen vordefinierten Genehmigungsworkflow und lässt sich für eine nahtlose Zahlungsabwicklung und Aufzeichnung in bestehende Finanzsysteme integrieren.

Wie erleichtert Automatisierungssoftware die Skalierung von AP-Teams?

Mit der Automatisierungssoftware für die Kreditorenbuchhaltung können Teams größere Rechnungsmengen verwalten, ohne dass sich die Mitarbeiterzahl proportional erhöht oder manueller Aufwand erforderlich ist. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben können sich die Mitarbeiter auf strategische Aktivitäten konzentrieren. Die Skalierbarkeit der Software stellt sicher, dass das System bei steigenden Transaktionsvolumina die erhöhte Arbeitslast ohne Einbußen bei Effizienz oder Genauigkeit bewältigen kann.

Wird die AP-Automatisierung bestimmte Buchhaltungsjobs überflüssig machen?

Anstatt Jobs obsolet zu machen, transformiert die AP-Automatisierung sie. Dadurch verlagert sich der Schwerpunkt von manuellen, sich wiederholenden Aufgaben hin zu eher analytischen und strategischen Rollen. Fachleute im Rechnungswesen und in der Buchhaltung werden feststellen, dass sich ihre Rollen weiterentwickeln und die Verwaltung der Automatisierungssoftware, die Analyse von Finanzdaten und die Mitwirkung an der strategischen Entscheidungsfindung umfassen.

Was sind die typischen Kosten für AP-Software?

Die Kosten für AP-Software variieren je nach Faktoren wie der Größe des Unternehmens, dem Transaktionsvolumen und den erforderlichen spezifischen Funktionen. Es kann zwischen einigen Hundert und mehreren Tausend Dollar pro Monat liegen. Viele Anbieter bieten anpassbare Preismodelle an, um unterschiedlichen Geschäftsanforderungen und -größen gerecht zu werden.

Wie viel kann ein Unternehmen mit AP-Automatisierung sparen?

Unternehmen können durch AP-Automatisierung erhebliche Einsparungen erzielen. Diese Einsparungen resultieren aus geringeren Arbeitskosten, dem Wegfall von Gebühren für verspätete Zahlungen, Skonti bei vorzeitiger Zahlung sowie geringeren Fehlern und Betrug. Typischerweise können Unternehmen damit rechnen, nach der Implementierung der AP-Automatisierung zwischen 60 und 80 % ihrer aktuellen Verarbeitungskosten einzusparen.

Wie kann Automatisierung die Struktur einer Kreditorenbuchhaltung verbessern?
Durch die Automatisierung wird die Kreditorenbuchhaltung von einer transaktionsorientierten zu einer strategieorientierten Struktur. Durch die Automatisierung manueller Aufgaben können sich die Mitarbeiter auf höherwertige Aktivitäten wie Lieferantenbeziehungsmanagement, Ausgabenanalyse und Finanzstrategie konzentrieren. Dieser Wandel verbessert nicht nur die Effizienz und Effektivität der AP-Abteilung, sondern stärkt auch ihre Rolle innerhalb der Organisation.

Wie unterstützt die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung den Rechnungsgenehmigungsprozess?

Die AP-Automatisierung rationalisiert den Genehmigungsprozess, indem Rechnungen auf der Grundlage voreingestellter Regeln automatisch an die entsprechenden Genehmiger weitergeleitet werden. Es versorgt Genehmiger mit allen notwendigen Informationen und Kontexten und erleichtert so eine schnellere Entscheidungsfindung. Das System verfolgt außerdem den Fortschritt jeder Rechnung und sendet Erinnerungen und Aktualisierungen, um zeitnahe Genehmigungen sicherzustellen.

Kann AP-Automatisierungssoftware Rechnungsbetrug und doppelte Zahlungen verhindern?
Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung spielt eine wichtige Rolle bei der Verhinderung von Rechnungsbetrug. Dies geschieht durch die Implementierung von Kontrollen wie dem 3-Wege-Abgleich, der sicherstellt, dass Zahlungen nur für verifizierte und genehmigte Käufe erfolgen. Darüber hinaus hilft der Einsatz digitaler Prüfpfade und Anomalieerkennungsalgorithmen dabei, verdächtige Aktivitäten zu identifizieren und so das Risiko betrügerischer Transaktionen zu verringern.

Kann AP Automation mehrere Währungen und internationale Zahlungen abwickeln?
AP-Automatisierungssoftware ist in der Regel für die Abwicklung von Transaktionen in mehreren Währungen und internationalen Zahlungen ausgestattet. Es kann Währungen automatisch zu aktuellen Wechselkursen umrechnen, Währungsschwankungsrisiken verwalten und internationale Zahlungsprotokolle und Steuervorschriften einhalten, um effiziente und konforme globale Zahlungsprozesse sicherzustellen.

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