Jedes Unternehmen muss sich mit Bestellungen, Rechnungen, Rechnungen und Zahlungen an eine Reihe von Anbietern befassen, die alles von der Grundversorgung bis hin zu hochwertiger Ausrüstung und Dienstleistungen bereitstellen, die für den gesamten Betrieb des Unternehmens benötigt werden. Die Kreditorenbuchhaltung (AP) ist für den Procure-to-Pay-Prozess eines gut organisierten Unternehmens verantwortlich und kümmert sich um den gesamten Einkaufsablauf, angefangen von der Bearbeitung der Bestellung (PO) bis hin zur endgültigen Zahlung an Lieferanten.

Die manuelle Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung ist mühsam und zeitaufwändig, insbesondere wenn ein Unternehmen expandiert und mit mehreren Lieferanten und Einkäufen zu tun hat. Das Durchsuchen von Stapeln von Papierrechnungen, das individuelle Kontaktieren der Genehmiger und das Versenden von Schecks ist umständlich und fehleranfällig. Die manuelle Kreditorenbuchhaltung kann zu Zahlungsverzögerungen führen und in bestimmten Fällen sogar dazu führen, dass das Unternehmen potenziellem Lieferantenbetrug ausgesetzt ist.

Plattformen zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung wie Coupas Software für AP sind die Lösung für die Probleme der manuellen Kreditorenbuchhaltung und können den Procure-to-Pay-Workflow für Finanzteams optimieren. Durch die Eliminierung der Trägheit manueller Verfahren und der damit verbundenen Fehler verbessert die AP-Automatisierung nicht nur die Partnerschaften mit Mitarbeitern und Lieferanten, sondern führt auch zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen.

Laut dem Herbstbericht 2020 des IOFM mit dem Titel „Messung Ihrer AP-Leistung: Effizienz-Benchmarks„42 % der PO-Rechnungen werden durch Automatisierung pünktlich bezahlt, wohingegen dieser Wert bei fehlender Automatisierung bei 25 % liegt.“ Im Jahr 2021 Weltklasse-AP-Leistung: Effizienz-Benchmarking-Metrikbericht, IOFM stellte fest, dass Unternehmen ohne Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung die höchsten durchschnittlichen Kosten pro Rechnung von 1.83 US-Dollar pro Rechnung für den höchsten Prozessreifegrad zahlten. Im Gegensatz dazu zahlten Unternehmen mit durchgängiger AP-Automatisierung und dem höchsten Prozessreifegrad nur 1.45 US-Dollar pro Rechnung.

Gemäß einer Goldman Sachs-Bericht 2018, geben nordamerikanische B2B-Unternehmen jährlich rund 187 Milliarden US-Dollar für die Kreditorenbuchhaltung aus, wobei allein die Arbeit über 90 % der direkten Kosten ausmacht. Allerdings betragen die Kosten für die automatisierte Kreditorenbuchhaltung nur 33 % der manuellen Kosten, was zu erheblichen jährlichen Einsparungen von 62 Milliarden US-Dollar für die Kreditorenbuchhaltungsabteilungen führt.

Leitfaden zur Implementierung der AP-Automatisierung

Die Kreditorenbuchhaltung kann die Cashflow-Dynamik beeinflussen und sich auf die Kreditwürdigkeit des Unternehmens auswirken. Darüber hinaus liefert die kontinuierliche Überwachung der Kreditorenbuchhaltung über einen bestimmten Zeitraum hinweg wertvolle Erkenntnisse über Ausgabenmuster und deren Zusammenhang mit dem Geschäftswachstum. Diese Erkenntnisse können jedoch nur aus gut gepflegten AP-Aufzeichnungen gewonnen werden, die über Jahre hinweg gesammelt wurden.

Der Übergang zur AP-Automatisierung erfordert eine sorgfältige Planung und Ausführung. Bevor Sie mit der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung beginnen, ist es wichtig, ein klares Verständnis darüber zu haben, was durch die Automatisierung erreicht werden soll – sei es die Reduzierung der Kosten pro Rechnung, die Reduzierung der Vollzeitäquivalente (FTE), die Verkürzung der ausstehenden Tage (DPO) usw Sicherstellung von Skonti bei vorzeitiger Zahlung. Die Definition dieser Ziele hilft dabei, einen klaren Rahmen für die Bewertung von Automatisierungssoftware für die Kreditorenbuchhaltung zu schaffen, der Ihren Anforderungen entspricht. Die Festlegung von Zielen zu Beginn dient auch als Maßstab, an dem Sie die Wirksamkeit Ihrer AP-Automatisierungsimplementierung im weiteren Verlauf messen können.

Während die Einzelheiten der Implementierung je nach den individuellen Geschäftsanforderungen und Branchen variieren können, kann eine allgemeine Roadmap als Leitfaden für den Prozess erstellt werden.

Schritt 1: Planung und Bewertung

Der Weg zur AP-Automatisierung beginnt mit der Bewertung der derzeit verwendeten Methoden, unabhängig davon, ob es sich um manuelle Verfahren oder eine Teilautomatisierung handelt. Ein entscheidender Schritt besteht darin, bestehende Herausforderungen zu identifizieren und zu untersuchen, wie Automatisierung Lösungen bieten könnte. Die Definition klarer und messbarer Ziele ist unerlässlich. Zu den wichtigsten zu bewertenden Faktoren gehören die Dauer der Rechnungsbearbeitung, die Kosten pro Rechnung und die Nutzung von Anreizen zur vorzeitigen Zahlung.

Es ist wichtig, die Kategorien von Dokumenten zu erkennen, die verarbeitet werden müssten, beispielsweise Rechnungen, Quittungen und Bestellungen. Mögliche Abweichungen bei Formaten, Sprachen oder anderen Besonderheiten müssen berücksichtigt werden. Viele Unternehmen integrieren 2-Wege- oder 3-Wege-Matching in ihre Kreditorenbuchhaltungsprozesse, was eine genaue Bestimmung des erforderlichen Matching-Typs erfordert. Bestimmte Dokumente können eine Datenmanipulation erforderlich machen, z. B. die Verfeinerung von Datumsangaben oder das Hinzufügen von Währungssymbolen. Das Automatisierungstool sollte über die Fähigkeit verfügen, solche Vorgänge auszuführen.

Die Einbindung aller Benutzer und Stakeholder in die Ausarbeitung eines umfassenden Plans für die Automatisierungsreise ist von entscheidender Bedeutung. In diesem Plan sollten der Zeitplan, die beteiligten Parteien, die finanziellen Anforderungen und die wichtigsten Meilensteine ​​dargelegt werden.

Schritt 2: Die Auswahl von Anbieter und Produkt

Die Auswahl des richtigen Anbieters von Automatisierungssoftware für die Kreditorenbuchhaltung ist von entscheidender Bedeutung. Eine umfassende Recherche und Bewertung verschiedener Optionen ist von entscheidender Bedeutung. Parameter wie Funktionalität, Skalierbarkeit, Integrationsfähigkeiten, Benutzerfreundlichkeit, Ruf des Anbieters und Kundenbewertungen sollten die Auswahl leiten.

Der nächste Schritt besteht normalerweise darin, Ausschreibungen (RFPs) an ausgewählte Anbieter zu senden oder Produktspezifikationen von ihnen einzuholen. Ein gutes Automatisierungssystem für die Kreditorenbuchhaltung muss in der Lage sein, mithilfe von Methoden wie APIs oder Middleware eine Verbindung zu verschiedenen Buchhaltungssystemen herzustellen. Dies ermöglicht ihnen den einfachen Datenaustausch zwischen Systemen. Die Automatisierungssoftware für die Kreditorenbuchhaltung muss in der Lage sein, Rechnungen und Bestellungen aus einem Buchhaltungssystem zu extrahieren, sie zu verarbeiten und die Informationen in einer anderen Buchhaltungsplattform zu aktualisieren. Durch diese Integration können Unternehmen die Funktionen der Kreditorenbuchhaltungsautomatisierungssoftware nutzen und gleichzeitig ihre gewohnte Buchhaltungssoftware beibehalten. Zum Beispiel, Die AP-Automatisierungssoftware von Nanonets kann mit anderen Buchhaltungssystemen wie QuickBooks und Sage arbeiten.

Die Spezifikationen, die die Auswahl einer Automatisierungslösung leiten, müssen nicht nur die technischen Fähigkeiten der Software, sondern auch Budgetbeschränkungen und den geplanten Zeitplan für die Implementierung umfassen. Die eingegangenen Vorschläge/Spezifikationen müssen gründlich geprüft und bewertet werden, wobei Faktoren wie Preisgestaltung, Implementierungsunterstützung, Anpassungsoptionen und laufende Kundenunterstützung berücksichtigt werden.

Der ausgewählte Anbieter und das Produkt sollten am besten zu den Anforderungen des Unternehmens passen, gefolgt von Verhandlungen zur Festlegung der Vertragsbedingungen. 

Schritt 3: Einrichten und Anpassen

Die Einrichtung der AP-Automatisierungssoftware umfasst die Konfiguration und Anpassung, um die bevorzugten Rechnungsweiterleitungs- und Genehmigungshierarchien der Organisation zu replizieren. Durch die Festlegung von Benutzerrollen und Berechtigungen innerhalb des Systems wird ein angemessener Zugriff und eine Trennung der Verantwortlichkeiten gewährleistet. Die Anpassung des Systems an unterschiedliche Geschäftsanforderungen umfasst die Anpassung von Feldern, Benachrichtigungen und Erinnerungen sowie die Erstellung relevanter Berichte. Unternehmen haben beispielsweise die Möglichkeit, hierarchische Genehmigungsverfahren basierend auf Rechnungsbeträgen einzurichten. Dieser maßgeschneiderte Ansatz automatisiert sich wiederholende Aufgaben und gewährleistet die Einhaltung etablierter Protokolle.

Schritt 4: Training und Tests

Bei einem umfassenden User Acceptance Test (UAT) vor der eigentlichen Einführung des Systems werden verschiedene Szenarien untersucht, darunter Rechnungseingang, 2- oder 3-Wege-Abgleich, Genehmigungsworkflows, Zahlungsabwicklung und Berichterstellung. Ziel ist es, sicherzustellen, dass das System genau wie vorgesehen funktioniert und alle Elemente nahtlos miteinander verknüpft sind.

Ebenso wichtig ist die Bereitstellung einer gründlichen Schulung des Kreditorenbuchhaltungsteams und relevanter Stakeholder im Umgang mit der AP-Automatisierungslösung. Diese Schulung gewährleistet einen reibungslosen Übergang und eine effektive Einführung des neuen Systems. Das Ausräumen etwaiger Bedenken, die Bereitstellung einer detaillierten Dokumentation und das Hervorheben der Vorteile der Automatisierung können erheblich zur Förderung der Benutzerakzeptanz beitragen. Klare Kommunikation und Aufklärung über die Vorteile des Systems tragen dazu bei, Vertrauen und Begeisterung bei den Benutzern aufzubauen und so einen erfolgreichen Integrationsprozess sicherzustellen.

Schritt 6: Implementierung und Verfeinerung

Mit der Implementierung des AP-Automatisierungssystems beginnt der Einsatz der Software. Eine sorgfältige Überwachung während der Anfangsphase ist unerlässlich, da sie die schnelle Identifizierung und Lösung aller potenziell auftretenden Probleme ermöglicht.

Die Sicherstellung der Wirksamkeit des Systems ist eine ständige Verpflichtung. Kontinuierliche Bewertung und Optimierung sind integraler Bestandteil dieser Phase. Die regelmäßige Überprüfung wichtiger Leistungskennzahlen, das Sammeln von Erkenntnissen aus Benutzerfeedback und die Einführung notwendiger Verbesserungen sind Praktiken, die das System mit der dynamischen Entwicklung der Geschäftsanforderungen synchron halten.

Der Aufbau einer starken Partnerschaft mit dem Automatisierungsanbieter ist wichtig, um kontinuierlichen Support zu gewährleisten, das System mit zeitnahen Updates auf dem neuesten Stand zu halten und eventuell auftretende technische Herausforderungen umgehend zu bewältigen. Das Fachwissen und die Unterstützung des Automatisierungsanbieters würden dazu beitragen, die nahtlose Funktionalität des Systems aufrechtzuerhalten und so zum nachhaltigen Erfolg der Automatisierungsreise beizutragen.

Nanonetze auf Ihrem Weg zur AP-Automatisierung

AP-Automatisierungstools wie Nanonets bieten eine Vielzahl von Vorteilen. Mit der Kraft der KI ermöglichen diese Tools die mühelose Erstellung von AP-Workflows, die automatisch Dateien und Dokumente aus verschiedenen Quellen zusammenfassen, von E-Mails und gescannten Dokumenten bis hin zu digitalen Dateien, Cloud-Speicher und ERP-Systemen.

Über die intelligenten Erfassungsfunktionen hinaus bieten effektive AP-Automatisierungstools, einschließlich Nanonets, eine umfassende Palette an Funktionen. Dazu gehören die automatisierte und intelligente Datenextraktion aus einer Vielzahl von Dokumenttypen, der Spesenabgleich und -abgleich, die optimierte Verwaltung von Spesenabläufen, von der Erstellung von Berichten bis zur Einholung von Managergenehmigungen, und die nahtlose Integration des monatlichen Buchhaltungsabschlusses in bevorzugte ERPs, Buchhaltungssoftware oder Unternehmen Werkzeuge.

Nanonets zeichnet sich durch die Datenextraktion aus einer Vielzahl von Rechnungen aus, darunter Kredit-/Debitrechnungen, Proforma-Rechnungen, Handelsrechnungen und mehr. Über Rechnungen hinaus stellt Nanonets seine Kompetenz beim Scannen verschiedener Finanzdokumente wie Quittungen, Preisschilder, Bestellungen, Debit- und Kreditkarten und viele andere unter Beweis.

Nanonets bietet AP-Teams erhebliche Vorteile, darunter eine beeindruckende Kostenreduzierung von 80 % für Unternehmen, eine bis zu zehnfache Steigerung der Rechnungsverarbeitungsgeschwindigkeit und eine verbesserte Optimierung der AP-Tage. Es eliminiert effektiv Ungenauigkeiten, die durch manuelle Kontrollen und Verifizierungen entstehen, geht kompetent auf Ausnahmen ein und leitet sie intelligent an das zuständige Personal weiter. Darüber hinaus kann Nanonets dabei helfen, Betrug, Diebstahl, Doppelzahlungen und andere Ineffizienzen aufzudecken und zu beseitigen.

Im Mittelpunkt der Fähigkeiten von Nanonets steht die KI-gesteuerte Plattform namens Flow. Diese innovative Plattform definiert den Kreditorenbuchhaltungsprozess neu, indem sie wichtige KI-Elemente nahtlos in den Workflow der Buchhaltungsverarbeitung integriert. Nanonets hilft dabei, die AP-Automatisierung voranzutreiben, durchgängige Buchhaltungsworkflows einzurichten und sich mühelos in eine Reihe von Plattformen zu integrieren, darunter Sage, Xero, Netsuite, Quickbooks und mehr. Darüber hinaus unterstützt Nanonets sowohl inländische als auch globale Zahlungsmethoden, darunter ACH, Überweisungen, Kreditkarten, Wallets und Neobanken.

wegnehmen

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung kann sich erheblich auf die finanzielle Gesundheit, die betriebliche Effizienz und die allgemeine Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens auswirken. Wie aus Branchenberichten und Statistiken hervorgeht, sind die Vorteile der AP-Automatisierung erheblich. Die Implementierung der Automatisierung führt zu einer deutlichen Steigerung der pünktlichen Zahlungen, einer Reduzierung der Bearbeitungskosten und einer effizienteren Rechnungsverwaltung. Da Unternehmen Milliarden für die Kreditorenbuchhaltung ausgeben, liegt das Potenzial für erhebliche Einsparungen durch Automatisierung auf der Hand. Da sich die Technologie ständig weiterentwickelt, bringt der Einsatz von Lösungen wie Nanonets nicht nur kurzfristige Vorteile, sondern versetzt Unternehmen auch in die Lage, in einer zunehmend digitalisierten Geschäftslandschaft nachhaltiges Wachstum und Erfolg zu erzielen.

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• Quelle: https://nanonets.com/blog/guide-to-ap-automation-how-to-get-started-with-accounts-payable-automation/