Im heutigen digitalen Zeitalter sind Remote-Meetings zu einem wesentlichen Bestandteil der modernen Arbeitskultur geworden. Unabhängig davon, ob Ihr Team über verschiedene Standorte verteilt ist oder Sie mit Kunden und Partnern aus der ganzen Welt zusammenarbeiten, bieten Remote-Meetings eine bequeme und effiziente Möglichkeit, Kontakte zu knüpfen und zusammenzuarbeiten.

Die Durchführung effektiver Remote-Meetings erfordert jedoch sorgfältige Planung, Kommunikation und die richtigen Tools. In diesem umfassenden Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, um Remote-Meetings erfolgreich zu planen, durchzuführen und nachzuverfolgen und so stets produktive und ansprechende Interaktionen sicherzustellen.

1. Vorbereitung auf das Meeting

A. Ziele definieren:

Definieren Sie vor der Planung eines Remote-Meetings klar die Ziele und die Tagesordnung, um sicherzustellen, dass jeder den Zweck und die Ziele des Meetings versteht.

B. Wählen Sie die richtigen Werkzeuge aus:

Wählen Sie zuverlässig Videokonferenzsoftware das Funktionen wie Bildschirmfreigabe, Chat und Aufnahmefunktionen bietet, um eine reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit zu ermöglichen.

C. Datum und Uhrzeit einstellen:

Berücksichtigen Sie bei der Planung des Meetings Zeitzonenunterschiede und Verfügbarkeit, um allen Teilnehmern gerecht zu werden. Nutzen Sie Planungstools, um einen passenden Zeitpunkt zu finden, der für alle passt.

D. Materialien im Voraus teilen:

Senden Sie den Teilnehmern im Voraus eine Tagesordnung, relevante Dokumente und alle Vorlesematerialien, damit sie sich während des Meetings effektiv vorbereiten und einen Beitrag leisten können.

2. Durchführung des Treffens

A. Prüftechnik:

Führen Sie einen Testlauf der Videokonferenzsoftware durch und stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer vor Beginn des Meetings über die erforderliche Ausrüstung und eine stabile Internetverbindung verfügen. Wenn Sie verwenden virtuelle Büros in London, haben Sie die Möglichkeit, eine Besprechung in einem der verfügbaren Besprechungsräume abzuhalten, wenn die Technologie ein Problem darstellt.

B. Pünktlich starten:

Beginnen Sie das Meeting rechtzeitig, um die Zeit aller zu respektieren und die Produktivität zu maximieren. Nutzen Sie Eisbrecher oder informelle Gespräche, um eine positive Stimmung zu erzeugen und eine Beziehung zwischen den Teilnehmern aufzubauen.

C. Engagement erleichtern:

Fördern Sie die aktive Teilnahme, indem Sie Fragen stellen, Input einholen und Diskussionen unter den Teilnehmern fördern. Nutzen Sie interaktive Tools wie Umfragen oder Breakout-Räume, um die Teilnehmer einzubinden und bei der Stange zu halten.

D. Zeit effektiv verwalten:

Halten Sie sich an die Tagesordnung und planen Sie für jeden Tagesordnungspunkt Zeit ein, um zu verhindern, dass die Besprechung überläuft. Weisen Sie einen Moderator zu, der die Diskussion auf Kurs hält und die Gespräche nach Bedarf umleitet.

3. Nachbereitung nach dem Meeting

A. Aktionspunkte zusammenfassen:

Senden Sie eine Folge-E-Mail, die die wichtigsten Erkenntnisse, getroffenen Entscheidungen und zugewiesenen Aktionspunkte während des Meetings zusammenfasst. Legen Sie Fristen und Verantwortlichkeiten klar fest, um die Verantwortlichkeit sicherzustellen.

B. Besprechungsaufzeichnung teilen:

Wenn die Besprechung aufgezeichnet wurde, teilen Sie die Aufzeichnung mit Teilnehmern, die die Sitzung möglicherweise verpasst haben oder später auf die Diskussion zurückgreifen müssen.

C. Sammeln Sie Feedback:

Bitten Sie die Teilnehmer um Feedback, um sich zu identifizieren Bereiche mit Verbesserungspotenzial erkennen und Anpassungen vornehmen für zukünftige Remote-Meetings. Nutzen Sie Umfragen oder informelle Diskussionen, um Feedback zur Effektivität und Zufriedenheit von Meetings zu sammeln.

D. Planen Sie Folgetreffen:

Planen Sie bei Bedarf Folgebesprechungen oder Check-ins ein, um den Fortschritt bei Aktionspunkten zu verfolgen, offene Probleme anzusprechen und den Schwung aufrechtzuerhalten.
Remote-Meetings sind unverzichtbar geworden Werkzeug für moderne UnternehmenSo können Teams unabhängig von geografischen Barrieren effektiv zusammenarbeiten. Wenn Sie die in diesem Leitfaden beschriebenen Schritte befolgen, können Sie Remote-Meetings mit Zuversicht planen, durchführen und nachverfolgen und so produktive und ansprechende Interaktionen gewährleisten, die zu Ergebnissen führen.

Mit klaren Zielen, effektive KommunikationMit den richtigen Tools und den richtigen Tools können Remote-Meetings eine wertvolle Bereicherung für Ihr Unternehmen sein und die Zusammenarbeit, Innovation und den Erfolg am heutigen digitalen Arbeitsplatz fördern.

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• Quelle: https://iotworm.com/your-comprehensive-guide-to-holding-remote-meetings/