In Fortsetzung unserer AAAS-Panel-Zusammenfassungen veranstaltete der CCC ein Panel mit dem Titel: „Aufrechterhaltung von Computerforschungsgemeinschaften in einer hybriden Welt“. Die Diskussionsteilnehmer waren Brent Hecht (Microsoft), Richard Ladner (University of Washington) und Cristina Videira Lopes (University of California, Irvine), und die Diskussion wurde von Sujata Banerjee (VMware) moderiert.

Während der hybriden AAAS-Konferenz 2023 gab es viele Probleme mit virtuellen Fähigkeiten, die am Morgen des zweiten Tages in einer Ankündigung gipfelten, dass die Organisatoren die Entscheidung getroffen haben, auf eine reine Präsenzkonferenz umzusteigen. Dies war ein enttäuschendes technologisches Versagen, aber es verdeutlichte die Schwierigkeiten, die sich aus hybriden Konferenzen ergeben, die diese Podiumsteilnehmer ausführlich diskutierten.

Dr. Banerjee eröffnete das Panel, indem er die einzigartigen Schwierigkeiten bei der Abhaltung von Hybrid-Meetings ansprach. Wir sind seit Tausenden von Jahren geschickt darin, persönliche Meetings abzuhalten, und wir sind sogar ziemlich gut darin geworden, virtuelle Meetings zu veranstalten, aber wir haben Schwierigkeiten, beide Methoden in hybriden Konferenzen zu kombinieren, sagte Dr. Banerjee. Sie erwähnte auch die CCC Meta Hybrid Visioning Workshop, einem Hybrid-Workshop zum Thema Hybrid-Meetings, an dem sie und der Rest der Diskussionsteilnehmer im Jahr 2021 teilnahmen. Die drei Hauptthemen, die die Diskussionsteilnehmer ansprechen wollten, waren laut Dr. Banerjee Zugänglichkeit, Auswirkungen auf die Nachhaltigkeit und Hybrid-Konferenzdesign Basierend auf starken und validen Daten.

Dr. Richard Ladner sprach zuerst über Überlegungen zur Barrierefreiheit für Hybridkonferenzen. Das Ziel von Accessibility Design, so Ladner, sei es, Menschen mit Behinderungen eine möglichst gleichberechtigte Teilnahme an Konferenzen und Workshops zu ermöglichen. Hybridkonferenzen können die Zugänglichkeit auf unterschiedliche Weise sowohl erhöhen als auch verringern. Die Notwendigkeit, nicht reisen oder seine Behinderung offenlegen zu müssen, kann mehr behinderten Menschen die Teilnahme ermöglichen, z. B. solchen, die möglicherweise immungeschwächt sind oder große Reiseschwierigkeiten haben. Hybridkonferenzen können auch die Erreichbarkeit verringern, sagte Ladner. Remote-Teilnehmer haben möglicherweise weniger Möglichkeiten, Leute zu treffen, und das Engagement ist in der Regel viel geringer bei Remote-Teilnehmern, deren Aufmerksamkeit oft zwischen der Konferenz und dem, was bei ihnen zu Hause oder im Büro vor sich geht, aufgeteilt ist.

Dr. Ladner sprach auch über die Arten von barrierefreien Unterkünften, die bei den meisten Konferenzen notwendig sind, hybride oder andere. Ladner gab an, dass 19.4 % der Studenten im Grundstudium und 11 % der Studenten im Aufbaustudium Barrierefreiheitsbedürfnisse haben. Die Zahl der Fakultäten ist unbekannt, da diese Bevölkerungsgruppe jedoch altert, benötigen sie mit zunehmendem Alter eher eine Unterkunft. Dr. Ladner verwendete die AAAS-Konferenz als Beispiel, um über Barrierefreiheitsvorkehrungen zu sprechen, die die Veranstaltung bot, und solche, die fehlten. Mehrere Gebärdensprachdolmetscher waren bei der Veranstaltung anwesend und die AAAS-App hatte eine „Hop-in“-Funktion, die es den Teilnehmern ermöglichte, sich mit anderen virtuellen Teilnehmern der Veranstaltung zu treffen und schnell mit ihnen zu chatten. Die Türen zum Veranstaltungsort, betonte Dr. Ladner, ließen sich nicht automatisch öffnen und waren ziemlich schwer, was bedeutete, dass Teilnehmer im Rollstuhl oder mit anderen körperlichen Behinderungen Hilfe benötigen würden, um sich von Raum zu Raum zu bewegen. Es gab auch keine Rampe zur Bühne, was problematisch gewesen wäre, wenn einer der Diskussionsteilnehmer im Rollstuhl gesessen hätte. 

Dr. Ladner schloss seine Präsentation mit der Feststellung, dass unsere Einstellung zur Barrierefreiheit sehr wichtig sei. Barrierefreiheit ist nicht immer in jedem Fall gegeben, weil es so viele Behinderungen gibt, die ganz unterschiedliche Vorkehrungen erfordern. Der Americans with Disabilities Act (ADA) und andere Gesetze schreiben vor, dass Konferenzen und Veranstaltungsorte einer Liste einiger notwendiger Vorkehrungen entsprechen müssen, aber die bloße Einhaltung reicht nicht aus. Wir müssen uns bemühen, bei der Bereitstellung von behindertengerechten Unterkünften alles zu tun, um sicherzustellen, dass alle behindertengerechten Bedürfnisse bei jeder Konferenz erfüllt werden.

Dr. Cristina Videira Lopes widmete sich dann den Nachhaltigkeitsauswirkungen von Hybridkonferenzen. Sie begann mit einem Beispiel von vor Hunderten von Jahren abgehaltenen Meetings, bei denen die Teilnehmer mit Pferd und Kutsche reisten und bei Freunden oder kleinen Gasthäusern übernachteten, was sehr wenig Ressourcen verbrauchte. Dr. Lopes stellte dieses Beispiel dann der Realität der heutigen großen Konferenzen gegenüber, bei denen Tausende von Teilnehmern zu riesigen Konferenzzentren fliegen und fahren und in Hotels übernachten. „Wir haben uns an den Gedanken gewöhnt, dass Umweltverschmutzung sehr billig ist“, sagte Dr. Lopes. Während der Pandemie reisten viel weniger Menschen und wir sahen einen enormen Rückgang der durch Reisen verursachten Emissionen, aber virtuelle Veranstaltungen haben nicht jedes Problem gelöst. Dr. Lopes diskutierte die „Energie“, die durch persönliche Veranstaltungen erzeugt wird, die bei virtuellen Veranstaltungen fehlt. Die Förderung der wissenschaftlichen Forschung erfordert einen sozialen Aspekt, bei dem Forscher Ideen austauschen und nach Präsentationen lange Gespräche führen können. Virtuelle Meetings lassen diese sozialen Interaktionen nicht auf natürliche Weise zu, und soziale Interaktionen, die online stattfinden, sind selten von ähnlichem Kaliber wie persönliche. 

Dr. Lopes wandte sich dann dem Thema Hybridkonferenzen zu. Es sei unrealistisch, gleichzeitig eine virtuelle und eine persönliche Konferenz zu veranstalten und zu erwarten, dass sich die Teilnehmer beider Konferenzen vermischen, sagt sie. Hybrid-Konferenzen bedeuten auch doppelte Arbeit für Konferenzorganisatoren und die Kosten schießen in die Höhe, da sowohl ein physischer Veranstaltungsort als auch AV-Equipment für jeden Raum benötigt werden. Dr. Lopes argumentiert stattdessen, dass wir keine großen hybriden Konferenzen abhalten sollten, wie sie heute durchgeführt werden. Stattdessen plädierte sie für mehrere alternative Methoden.

• Erstens sagte Dr. Lopes, dass eine Konferenz entweder viele große Online-Veranstaltungen mit einigen kleineren persönlichen Veranstaltungen oder viele kleine Online-Veranstaltungen mit einigen größeren physischen Veranstaltungen veranstalten könnte. Auf diese Weise werden sowohl persönliche als auch Online-Teilnehmer priorisiert, aber es wird nicht erwartet, dass die Veranstaltungen gleichzeitig stattfinden und interagieren, was die Planung für die Organisatoren erschwert und die Gesamtveranstaltung für persönliche und virtuelle Teilnehmer verschlechtert. 

• Zweitens könnte bei jährlich stattfindenden Konferenzen wie der AAAS die Konferenz jedes Jahr von einer physischen Konferenz in einem Jahr zu einer virtuellen Konferenz im nächsten wechseln. 

• Eine andere Lösung besteht darin, eine physische Konferenz zu veranstalten, die virtuell live gestreamt wird, aber virtuelle Teilnehmer können nicht mit persönlichen interagieren. Diese Lösung ermöglicht es virtuellen Teilnehmern, der Konferenz weiterhin zuzuhören und daran teilzunehmen, verschlechtert jedoch nicht die Gesamtkonferenz durch den Versuch, Hybridfunktionen zu implementieren. 

• Schließlich schlägt Dr. Lopes vor, dass virtuelle und physische Konferenzen gleichzeitig mit denselben Tagesordnungen abgehalten werden können, aber nicht miteinander interagieren. 

Jede dieser Lösungen, so Lopes, würde das Konferenzerlebnis für Teilnehmer, Referenten und Organisatoren verbessern, ohne physische oder virtuelle Konferenzen zu eliminieren.

Anschließend widmete sich Dr. Hecht dem Problem des Konferenzdesigns, indem er sich auf das Problem als Forschungsfrage konzentrierte. Zunächst schlug Hecht Ziele für Konferenzen vor, darunter neue und wirkungsvolle Kooperationen, Karriereerfolg von Nachwuchswissenschaftlern und die allgemeine Stimmung gegenüber der Konferenz, um nur einige zu nennen. Hecht schlug auch vor, Experimente zu entwerfen, um zu testen, welche Konferenzdesigns die oben aufgeführten Ziele am besten erreichen. 

Laut Literatur zu Hybrid- und Fernarbeit ist Hybridarbeit für die meisten Menschen die beste Modalität. Gleiches könne laut Hecht auch für Hybridkonferenzen gelten. Ein Problem, das sich aus hybrider Arbeit und Konferenzen ergibt, besteht darin, dass einige Personen eher versuchen, persönlich teilzunehmen als andere. Nachwuchswissenschaftlerinnen und -wissenschaftler besuchen zum Beispiel viele Konferenzen und meist persönlich. Dies liegt daran, dass Nachwuchsforscher viel davon profitieren können, Kontakte zu knüpfen und Verbindungen zu anderen Nachwuchsforschern und, was oft noch wichtiger ist, zu erfahrenen Forschern aufzubauen. Das Problem dabei ist, dass erfahrene Forscher weniger wahrscheinlich persönlich an Konferenzen teilnehmen, weil sie weniger zu gewinnen haben. Dies bedeutet, dass Nachwuchswissenschaftler weniger einflussreiche Personen haben, mit denen sie sich vernetzen können, um ihre Karriere voranzutreiben, was nachteilig sein kann.

Dr. Hecht schloss mit der Feststellung, dass es unersetzliche Elemente persönlicher Veranstaltungen geben kann. Wenn dies der Fall ist, wird die COXNUMX-Belastung auf Dauer erheblich sein, aber das Stoppen von Konferenzreisen ist für uns nicht der effektivste Weg, dies anzugehen. Stattdessen sollten wir die Klimakrise wie eine Krise behandeln und mehr unserer Forschungsbemühungen darauf richten, sie (und andere große Probleme) anzugehen, anstatt die Forschungsherausforderungen zu verringern.

Nach der Podiumspräsentation öffnete sich die Diskussion für Fragen und Antworten. Dr. Banerjee, der Moderator des Panels, eröffnete die Diskussion mit der folgenden Frage: 

• Dr. Banerjee: Wann sollten wir reisen und wann nicht? Es müssen Kompromisse wie Zugänglichkeit, Nachhaltigkeit und Kosten berücksichtigt werden. Wie rationalisieren wir also unsere Entscheidungen unter Berücksichtigung aller Faktoren?

Dr. Hecht antwortete, dass mehr Daten zu diesem Thema benötigt werden, insbesondere um die breite Öffentlichkeit zu informieren, damit fundierte Entscheidungen getroffen werden können. Dr. Lopes stimmte dem zu, betonte aber auch die Bedeutung von erfahrungsbasiertem Wissen beim Treffen dieser Art von Entscheidungen. Sie erwähnte auch, dass sich einige Meetings möglicherweise nicht lohnen, z. B. Meetings, die kürzer als ein ganzer Arbeitstag sind. Für kleinere Förderprojekte schlug Lopes vor, stattdessen virtuelle Meetings abzuhalten. Dr. Ladner fügte hinzu, dass Hybrid-Meetings die Diversität und Chancengleichheit der Teilnehmer erhöhen. Für diejenigen, die nicht über die finanziellen Mittel verfügen, um zu Konferenzen zu reisen, ermöglichen Hybrid-Meetings die Teilnahme, wenn sie sonst nicht zu einem physischen Meeting gehen könnten.

Dan Lopresti, CCC-Vorsitzender und Professor an der Lehigh University, stellte die erste Frage, nachdem das Q&A für das Publikum geöffnet wurde.

• Dr. Lopresti: Ich würde gerne sehen, dass hybride Konferenzen erfolgreich sind, weil es für genügend Leute wichtig genug ist, um zu versuchen, das Design zu perfektionieren. Ich mache mir jedoch Sorgen um die nächste Führungsgeneration in der Forschungsgemeinschaft. Wie haben sich hybride Konferenzen auf ihre Fähigkeit ausgewirkt, Verbindungen aufzubauen und sinnvolle Gespräche mit Menschen in aktuellen Führungsrollen zu führen?

Dr. Lopes antwortete, dass wir bewusst Online-Mentoring-Programme entwickeln müssten. Programme, die während der COVID-19-Pandemie entwickelt wurden, um Nachwuchs- und Seniorforscher zusammenzubringen, waren von Vorteil, obwohl ihnen die Möglichkeit fehlte, informelle Gespräche beim Abendessen zu führen, was für junge Forscher von großem Nutzen sein kann. Dr. Hecht sagte, er habe die gleichen Bedenken wie Dr. Lopresti, dass junge Forscher durch virtuelle und hybride Treffen möglicherweise desillusioniert von Führungsrollen geworden seien, aber Hecht sagte, dass er auf mehreren Konferenzen, an denen er teilnahm, junge Forscher immer noch sehr „engagiert“ habe hybride Konferenzen halten.

Dr. Maria Gini von der University of Minnesota und dem CCC fragte als nächstes nach einer Änderung des Konferenzmodells.

• Dr. Gini: Es ist sehr wichtig, dass junge und junge Forscher an Konferenzen teilnehmen, um ihre Netzwerke aufzubauen. Was wäre, wenn wir die Regeln so ändern würden, dass nur Nachwuchswissenschaftler und Studenten persönlich an Forschungskonferenzen teilnehmen könnten und alle anderen online teilnehmen müssten?

Dr. Hecht antwortete und sagte, dass er zwar den Wunsch verstehe, die Teilnehmerzahl zu optimieren und sicherzustellen, dass Nachwuchsforscher die Möglichkeit dazu haben, er aber der Meinung sei, dass der Nutzen der Interaktion zwischen Nachwuchs- und Seniorforschern die Vorteile der bloßen Interaktion von Nachwuchsforschern aufwiege miteinander. Eine gute Konferenz würde viele Interaktionen beider Arten ermöglichen, fügte Hecht hinzu.

Die nächste Frage wurde von Jay Brodsky, Chief Information Officer bei AAAS, gestellt.

• Herr Brodsky: Ich werde das virtuelle Programm des diesjährigen Treffens nicht kommentieren. In einem anderen Unternehmen, in dem ich früher gearbeitet habe, hielten wir größere hybride und virtuelle Meetings mit rund 20,000 Teilnehmern ab. Bei einer bestimmten Hybridveranstaltung im Jahr 2020, als wir die Teilnehmer befragten, antworteten die persönlichen Teilnehmer (im Durchschnitt), dass sie glaubten, dass die virtuellen Teilnehmer eine bessere Erfahrung machten, und die virtuellen Teilnehmer antworteten, dass sie glaubten, dass die persönlichen Teilnehmer eine bessere Erfahrung machten Erfahrung. Wie geben wir allen Teilnehmern an Hybrid-Meetings das Gefühl, die beste Erfahrung zu machen?

Dr. Lopes antwortete als erster, indem er sagte, dass virtuelle und persönliche Teilnehmer zwei fast völlig unterschiedliche Meetings erleben, wenn sie an einer Hybridveranstaltung teilnehmen, sodass es schwierig ist, ihre Erfahrungen zu vergleichen. Außerdem neigen die Leute dazu zu denken, dass das Gras auf der anderen Seite grüner ist, daher ist es ein häufiges Problem, dass eine Gruppe die andere als die bessere Erfahrung wahrnimmt, aber wenn beide Gruppen eine gute Zeit haben, dann würde sie das auch so sehen ein Erfolg. Dr. Ladner stimmte zu und sagte, dass die Befragung der Teilnehmer nach Hybridveranstaltungen genau das sei, was wir tun sollten, und er hoffe, dass es nach der diesjährigen AAAS-Konferenz eine Befragung geben werde. Für Remote-Teilnehmer war die Technologie dieses Jahr eindeutig nicht der Aufgabe gewachsen. Ladner sagte, seine Erfahrung bei einem kürzlichen Remote-Meeting sei eine Katastrophe gewesen, da einige Moderatoren nicht über ausreichend Bandbreite in ihrem Internet verfügten und aus dem Meeting geworfen wurden, was ein Billigkeitsproblem aufwarf. Das WLAN auf der Konferenz selbst war auch ziemlich fleckig. Dr. Hecht sagte, dass diese Diskussion häufig in Bezug auf Remote- und Hybridarbeit auftaucht. Remote-Arbeiter sehen ihre Erfahrung normalerweise als zweitklassig an. Auch Aktienemissionen können komplizierter sein, als wir denken, so Hecht weiter. Manchmal haben die mit dem meisten Geld die zweitklassige Erfahrung, wie zum Beispiel CEOs, die von ihren Skihütten aus Meetings abhalten, während alle anderen im Amt sind. In diesem Fall ist dies das gerechte Ergebnis.

Dr. Banerjee beendete das Q&A mit einer Schlussfrage.

• Dr. Banerjee: Was würde jeder von Ihnen vorschlagen, um unsere Hybrid-Erfahrung zu verbessern?

Dr. Ladner antwortete und sagte, wir müssten mehr Daten sammeln. Umfragen sind eine großartige Möglichkeit, dies zu tun, und die richtigen Fragen zu Umfragen ermöglichen es uns, die Lücken in Bezug auf Gerechtigkeit und Erfahrung herauszufinden. Über 250 Unternehmen bieten virtuelle und hybride Konferenzfunktionen an, und es gibt keine standardisierten Praktiken zwischen diesen Unternehmen. Ladner empfahl, einen zentralen Leitfaden zu schaffen, um Unternehmen über Best Practices für hybride Veranstaltungen zu beraten. Dr. Lopes riet davon ab, überhaupt hybride Konferenzen zu veranstalten, und schlug vor, dass die meisten Jahreskonferenzen 50:50 aufgeteilt und in einem Jahr physische Konferenzen und im nächsten virtuelle Konferenzen abgehalten würden, um sicherzustellen, dass jedes Jahr sinnvolle Konferenzen abgehalten werden, während Gleichheitsmaßnahmen im Auge behalten werden. Dr. Hecht stimmte mit Dr. Ladner darin überein, mehr Daten zu sammeln und Umfragen nach hybriden Konferenzen zu verstärken, und sprach sich auch dafür aus, die Kosten für die Teilnahme an physischen Konferenzen zu senken, z. B. mehr Konferenzen an Universitäten abzuhalten, um die Ungleichheiten teurer Konferenztickets zu minimieren. Dr. Banerjee wiederholte, dass es schwierig sei zu sagen, was die beste Option sei, sowohl vom Standpunkt des Organisators als auch der Teilnehmer. Sie erklärte, es sei wichtig zu berücksichtigen, wer die Teilnehmer sind und welche Bedürfnisse sie haben könnten, um Konferenzen zu gestalten, die so gerecht und zugänglich wie möglich sind.

Vielen Dank fürs Lesen und seien Sie gespannt auf die Panel-Zusammenfassung nächste Woche Verbesserung der psychischen Gesundheit und Unterstützung der Selbstregulierung durch Technologie.

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