Der Einsatz von Best Practices für das Metadatenmanagement trägt dazu bei, den Wert der von einer Organisation gespeicherten Daten zu maximieren. Wenn das Speichersystem nicht organisiert ist, kann es schwierig sein, die richtigen Daten zu finden, nachdem sie im Speicher abgelegt wurden. Metadaten werden verwendet, um die Daten so zu organisieren, dass sie leicht gefunden werden können. 

Metadaten sind im Wesentlichen ein Kennzeichnungssystem, ähnlich den Zettelkatalogen, die von vielen Bibliotheksbenutzern verwendet werden, wenn sie bestimmte Bücher in den Regalen der Bibliotheken suchen. Es wurde irgendeine Form von Metadaten verwendet Informationen finden Seit tausenden von Jahren.

Zu den Best Practices des Metadatenmanagements gehört die Einrichtung eines Systems für den sinnvollen und organisierten Umgang mit den Metadaten einer bestimmten Organisation.   

Metadaten verwenden Beschreibungen und Schlüsselwörter, die mit dem Inhalt einer Datei verknüpft sind, sodass eine Suchmaschine sie leicht finden kann. Die Metadaten einer Datei basieren in der Regel auf Informationen, die die Datei beschreiben oder sich auf sie beziehen, und verwenden Merkmale wie Name, Datum, Autor, Typ und Speicherort. Diese Funktionen werden zum Filtern und Organisieren der Dateien verwendet.

Durch die Entwicklung eines organisierten Systems zur Verwaltung von Metadaten und den Einsatz geeigneter Software kann ein Unternehmen sicherstellen, dass seine Informationen lokalisiert werden können.

Leider sind nicht viele Tools oder Plattformen verfügbar, die eine tatsächliche Verwaltung der Metadatenstruktur ermöglichen. Software, die als Metadatenverwaltung beschrieben wird, ist oft eine Plattform, die eine Metadatensuchmaschine verwendet und eine Vielzahl von Diensten bereitstellt – wie z. B. Datenherkunft, semantische Definitionen und Auswirkungsanalyse –, aber nur sehr wenig für die eigentliche Verwaltung der Metadatenstruktur. 

Wenn ein Unternehmen ein klares, gut organisiertes System zur Verwaltung seiner Metadaten verwendet, werden die Daten benötigt, um Geschäftsentscheidungen zu treffen (Business Intelligence) können schnell und einfach gefunden werden. Metadaten können automatisch generiert werden, wenn Daten erstellt, geändert oder aktualisiert werden, sie können aber auch manuell erstellt oder geändert werden. Allerdings sollte die Auswahl der verwendeten Metadaten spezifisch auf die Bedürfnisse der Organisation abgestimmt sein. Die Auswahl der richtigen Metadaten für die spezifischen Anforderungen einer Organisation ist eine bewährte Methode. 

Ohne eine Strategie zur Organisation und Verwaltung der Metadaten und zur Bereitstellung genauer Informationen steigt die Wahrscheinlichkeit, Fehlentscheidungen zu treffen. Die Strategie jeder Organisation zur Verwaltung von Metadaten ist einzigartig. Das verwendete Metadaten-/Kennzeichnungssystem hängt von der Art des Unternehmens sowie seinen Zielen und Prioritäten ab.

Best Practices für das Metadatenmanagement legen nahe, dass ein Unternehmen eine Metadatenstruktur verwenden sollte, die darauf ausgelegt ist, den Wert seiner Daten zu maximieren. 

Metadaten als Unterstützungssystem

Ein gut konzipiertes Metadatenverwaltungssystem unterstützt ebenfalls Datenverwaltung, Datenkataloge und Sicherheitdienst. Metadaten können zur Unterstützung der Bemühungen eines Data Governance-Programms verwendet werden, qualitativ hochwertige Daten sicherzustellen, indem die Quelle, das Datum, der Verlauf und die Anzahl der Kopien angegeben werden. 

Es kann auch zur Unterstützung der Erstellung, Aktualisierung und Pflege eines Datenkatalogs (organisierte Bestände der Datenbestände einer Organisation) verwendet werden. Metadaten können auch in der Datensicherheit eingesetzt werden, um sensible Daten zu schützen und zu verhindern, dass unbefugte Benutzer auf die Daten zugreifen und diese ändern.

Darüber hinaus tragen Metadaten dazu bei, Kontext für Menschen bereitzustellen, die sie während der Forschung verwenden. Metadaten können beispielsweise den Titel, eine Beschreibung, das Datum der Einreichung usw. enthalten.

Beispiele für Metadaten

Die Metadaten meines Mac OS-Laptops (eine Art Popup, auf das Sie über „Informationen abrufen“ zugreifen) enthalten oben einen Titel (z. B. „Bilder JPG“ oder „Roboterroman“), gefolgt von der „Art“ des Dokuments (JPEG, Rich-Text-Dokument, PDF usw.). Auf diese Informationen folgen weitere Bezugsbegriffe, wie z Größe, woher (der Dateispeicherort), erstellt (das Datum) und geändert (das Datum). 

In der Mitte des Metadaten-Popups befinden sich die Referenzbegriffe Mehr Info, Name und Erweiterung, Bemerkungen und öffnen mit (das Format der Datei: RTF, PDF, JPEG). Unten im Metadaten-Popup finden Sie eine Vorschau der Datei und Teilen und Berechtigungen (Sicherheit, administrativer Zugriff). 

Dadurch kann ich Dateien finden, indem ich nach dem Titel, dem Erstellungsdatum, dem Datum der letzten Änderung oder nach dem Speicherort suche. Die anderen Informationen können zur Identifizierung und Recherche nützlich sein.

Das Dublin Core Metadata Initiative hat eine Liste grundlegender, nützlicher standardisierter Referenzbegriffe (oft als „Elemente“ bezeichnet) entwickelt, die zum Erstellen eines Metadatenformats verwendet werden können. Sie werden im Folgenden vorgestellt. Bei der Entwicklung eines Metadatenformats gibt es jedoch keinen Grund, sich auf deren Begriffe zu beschränken. Wenn Sie Ihr eigenes Metadaten-Framework entwickeln, können Sie gerne Ihre eigenen, individuell zugeschnittenen Referenzbegriffe entwickeln.

• Beiträger
• Abdeckung
• Gründer
• Datum
• Beschreibung
• Format
• Identifizieren
• Sprache
• Publisher
• Relation
• Ihre Rechte
• Quelle
• Betreff 
• Titel
• Typ

Best Practices für die Entwicklung eines Metadatenverwaltungsprogramms

Theoretisch ist der Data Governance Steward oder das Data Governance Team für die Entwicklung und Implementierung eines Metadatenverwaltungsprogramms verantwortlich. Wenn die Organisation groß genug und/oder ausgelastet genug ist, muss möglicherweise eine Stelle als Metadatenmanager geschaffen werden.

Metadatenverwaltung ist nützlich in Maximierung des Wertes der Daten einer Organisation. Die Implementierung eines Metadatenverwaltungsprogramms kann einer Organisation zahlreiche Vorteile bringen. Es fördert die Entdeckung und das Verständnis der Datenbestände der Organisation und unterstützt so wiederum eine produktivere und effizientere Arbeit. 

Die Best Practices bei der Entwicklung (oder Umstrukturierung) eines Metadatenverwaltungsprogramms sind unten aufgeführt:

1. Die Überprüfung der Ziele der Organisation zur Verdeutlichung ist ein guter erster Schritt. Gewinne werden teilweise durch Business Intelligence und Effizienz unterstützt. Business Intelligence und Effizienz werden teilweise durch ein gut konzipiertes Metadatenverwaltungsprogramm unterstützt. 

2. Legen Sie die spezifischen Ziele des Metadatenprogramms fest. Welche Art von Unternehmen haben Sie? Die Informationsbedürfnisse eines Krankenhauses unterscheiden sich von denen eines produzierenden Unternehmens. In der Fertigung könnte es nützlich sein, auf Daten zu Fehlern in einer Montagelinie zugreifen zu können, zusammen mit deren Uhrzeiten, Daten und dem Namen des Mitarbeiters. Welche Art von Arbeit leistet Ihre Organisation? 

3. Finden Sie Möglichkeiten, die Metadaten-„Elemente“ zu ändern oder zu bearbeiten. Die Auswahl nützlicher und leicht verständlicher Metadaten-Referenzbegriffe/-elemente kann die Gesamteffizienz verbessern. Automatisierte Metadatensoftware ist normalerweise in die Betriebssysteme von Computern (Mac, Linux, Windows) integriert, um Dateien auf organisierte Weise auf Festplatten zu speichern. Dies macht die Bearbeitung der Metadatenelemente schwierig, es stehen jedoch einige Taktiken zur Verfügung.

CollectiveAccess (entwickelt von Providence) ist eine Open-Source-Software, die ein alternatives und bearbeitbares Metadatenverwaltungssystem bereitstellen kann Es funktioniert gut mit Linux-, Microsoft- und Mac OS X 10.9+-Systemen, erfordert aber auch die Unterstützung der MySQL-Plattform. 

Microsoft Word erlaubt nicht, dass seine standardmäßigen „Dokumenteigenschaften“ (Elemente) entfernt oder geändert werden, aber es erlaubt es für den Zusatz neuer Elemente/Dokumenteigenschaften, die dem gleichen Zweck dienen können.

4. Wählen Sie die besten Referenzbegriffe/Elemente aus. Für die Entwicklung eines effizienten Metadatenprogramms ist es wichtig zu bestimmen, welche Referenzbegriffe verwendet werden. Einzelhandelsunternehmen würden beispielsweise von der Analyse der Metadaten zu ihren Verkäufen und Kundenfeedbacks profitieren, um Trends zu erkennen und Entscheidungen darüber zu treffen, welche Produkte gekauft werden. Durch die Verwendung relevanter Metadatenbegriffe wie Art des „Produkts“ (Hemd, Kleid), „Verkaufsdatum“, „Größe“, „Farbe“ und „Markenname“ können Metadaten für die Recherche und Nutzung genutzt werden den Online-Verkauf des Unternehmens verbessern.

Darüber hinaus ist die Verwendung von „Schlüsselwörter„In den Metadaten können Käufer das Gesuchte effizienter finden.

Andererseits würde ein Krankenhaus Metadatenbegriffe auswählen, die sich auf Patienten und ihre Behandlung konzentrieren. Diese Metadaten würden den „Namen“ des Patienten, möglicherweise seinen „Arzt“, das Datum seines „letzten Besuchs“, etwaige „Medikamente“, die er einnimmt, und „Gesundheitsprobleme“ enthalten.

5. Informieren Sie die Mitarbeiter über Änderungen. Die Mitarbeiter sollten über alle Änderungen an der Metadatenstruktur oder deren Verwendung durch die Mitarbeiter informiert und möglicherweise geschult werden. Eine Best-Practice-Liste ist nicht vollständig, wenn die Mitarbeiter über die Änderungen im Unklaren gelassen werden.

Best Practices für die Wartung des Metadatenmanagements

Die Verwaltung von Metadaten ist leider keine einmalige Aktivität. Es muss gepflegt, angepasst und verbessert werden, während die Organisation wächst und sich weiterentwickelt. Metadaten werden zur Unterstützung von Data Governance verwendet, und viele der Fähigkeiten, die bei der Aufrechterhaltung des Data Governance-Programms eingesetzt werden, ähneln den Fähigkeiten, die zur Aufrechterhaltung und Unterstützung des Metadatenmanagements erforderlich sind.

Jemandem (vorzugsweise dem Data Governance-Verwalter oder dem Data Governance-Team) sollte die Verantwortung übertragen werden, die Mitarbeiter über alle Änderungen am Metadatensystem zu informieren, das System zu warten und das Metadatensystem nach Bedarf zu bearbeiten und zu ändern. Diese Person (und vielleicht zwei oder drei Backups, nur für den Fall, dass dieser Person etwas passiert) sollte die einzige(n) Person(en) sein, die Zugriff auf das „System“ der Metadaten hat, um böswillige Handlungen zu verhindern.

Die Durchführung regelmäßiger Audits zur Feststellung der Genauigkeit und Funktionalität Ihrer Metadaten kann dabei helfen, Bereiche zu bewerten und zu identifizieren, in denen Verbesserungen erforderlich sind. Die offensichtlichsten Bedenken hinsichtlich der Metadatenpflege sind:

• Rückstellung: Sicherstellen, dass allen neuen Datensätzen genaue Metadaten beigefügt werden
• Streichung: Das Entfernen unnötiger Datensätze und ihrer Metadaten 
• Änderung: Metadaten nach Bedarf ändern, um deren Genauigkeit sicherzustellen
• Gemeinsame Nutzung: Kopieren und Teilen ausgewählter Daten, die für andere Zwecke benötigt werden
• Migration: Übertragen von Daten von einem Architektursystem auf ein anderes
• Ausdruck: Daten für die Forschung verfügbar machen
• Sicherheit: Beschränken des Zugriffs auf Metadatenkontrollen auf ausgewählte Personen

Die Zukunft des Metadatenmanagements

Während ein DATAVERSITY®-Interview Über die Zukunft des Metadatenmanagements sagte Emily Washington, Senior Vice President für Produktmanagement bei Precisely: 

„Metadateninformationen müssen aktualisiert werden, wenn neue Felder zu Systemen hinzugefügt werden oder neue Ein- und Ausgaben zu und von ihnen fließen. Umfangreiche Automatisierung hilft dabei, Metadaten zu verwalten und auf dem neuesten Stand zu halten, sodass Änderungen, Hinzufügungen und Löschungen überprüft werden können. Maschinelles Lernen und KI können historische Metadatentrends und -nutzung überwachen. Anhand von Metadaten kann es herausfinden, welche Daten am häufigsten berührt wurden, wo sensible Informationen gespeichert sind und wo redundante Daten vorhanden sind.“

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• Quelle: https://www.dataversity.net/metadata-management-best-practices/