Beispielvorlage für eine Geschäftsausgabenrichtlinie für Mitarbeiter

Stellen Sie sich vor, Sie entdecken, dass ein einfaches Versehen bei der Verwaltung der Geschäftsausgaben dazu führt, dass ein kleines Vermögen unabsichtlich für vermeidbare Kosten ausgegeben wird.

Dies ist nicht nur ein hypothetisches Szenario; Dies ist eine Realität für Unternehmen, die die strategische Bedeutung einer sorgfältig gestalteten Spesenrichtlinie übersehen.

In diesem Artikel stellen wir eine Vorlage für eine Spesenrichtlinie zur Verfügung, die als Referenz für die Erstellung Ihrer eigenen Spesenrichtlinie für Ihr Unternehmen dienen soll.

Das Rahmenwerk ist darauf ausgelegt, sowohl die Mitarbeiter zu stärken als auch die finanzielle Gesundheit der Organisation zu schützen.

Wir gehen durch das Wesentliche einer Spesenrichtlinie, stellen eine vielseitige Vorlage vor und geben Hinweise zu deren praktischer Anwendung und Automatisierung.

Zusammenfassung: Die Spesenpolitik

Eine Spesenrichtlinie ist eine Reihe von Regeln, die den Mitarbeitern vorgegeben werden

wie sie Unternehmensgelder für Ausgaben ausgeben können.
wie sie die Kosten erstatten können.
was passiert bei Nichteinhaltung.

Die Hauptziele einer Spesenpolitik sind zweierlei.

Erstens spielt diese Richtlinie eine entscheidende Rolle bei der Verwaltung der Unternehmensfinanzen und stellt sicher, dass die Mitarbeiter wissen, was von ihnen erwartet wird, wenn sie im Namen der Organisation Ausgaben tätigen.

Zweitens hilft es dem Unternehmen, die Finanzgesetze und -vorschriften einzuhalten und rechtliche Probleme und Bußgelder zu vermeiden. Dieser doppelte Zweck macht die Spesenpolitik zu einem wichtigen Instrument sowohl für die Mitarbeiter als auch für die finanzielle Gesundheit des Unternehmens.

Die Implementierung einer klaren Spesenrichtlinie bringt mehrere entscheidende Vorteile mit sich:

Verhindert Betrug: Durch die Festlegung strenger Ausgabenrichtlinien wird die Wahrscheinlichkeit unehrlicher Behauptungen verringert.
Sorgt für Fairness: Jeder weiß, was erlaubt ist und was nicht, wodurch die Spesenabrechnung einfacher und fairer wird.
Kontrolliert das Budget: Hilft dabei, die Ausgaben unter Kontrolle zu halten und sicherzustellen, dass die Ausgaben mit den Budgetbeschränkungen des Unternehmens übereinstimmen.

Vorlage für Spesenrichtlinien

Die Erstellung eines effektiven Spesenrichtliniendokuments ist für die Aufrechterhaltung der Finanzkontrolle, die Sicherstellung der Compliance und die Bereitstellung von Klarheit für Ihre Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung.

Hier ist das Dokument mit der Vorlage für die Spesenrichtlinie, das Sie bei der Erstellung Ihrer eigenen Spesenrichtlinie unterstützen soll:

Wortformat:

Sie können eine Kopie der Vorlage auch als Google-Dokument speichern:

Vorlage für Spesenrichtlinien (Vorschau)

[Name der Firma] Dokument zur Spesenrichtlinie

[Name der Firma]
[Datum]
Version Nummer

Dieses Dokument unterliegt Änderungen und kann regelmäßig aktualisiert werden, um den sich ändernden Bedürfnissen von [Name des Unternehmens] und seinen Mitarbeitern Rechnung zu tragen.

Dieses Dokument zur Spesenrichtlinie soll den Mitarbeitern von [Name des Unternehmens] dabei helfen, fundierte und verantwortungsvolle Entscheidungen über die Entstehung und Meldung arbeitsbezogener Ausgaben zu treffen. Unser Ziel ist es sicherzustellen, dass alle Ausgaben notwendig und angemessen sind und mit den Zielen und Werten unseres Unternehmens im Einklang stehen. Durch die Einhaltung dieser Richtlinie fördern wir Transparenz, Rechenschaftspflicht und Effizienz in unseren Finanzpraktiken.

Kosten

Um die genaue und konsistente Verwaltung von Ausgaben zu erleichtern, ist es wichtig, innerhalb von [Name des Unternehmens] klar zu definieren, was eine erstattungsfähige Ausgabe darstellt. Nachfolgend sind die Kategorien von Ausgaben aufgeführt, die als erstattungsfähig gelten, zusammen mit Beispielen für jede Kategorie, um Unklarheiten auszuräumen:

Reisen: Ausgaben im Zusammenhang mit Geschäftsreisen, einschließlich Flug, Transport und Unterkunft. Zum Beispiel ein Hin- und Rückflugticket für eine Geschäftskonferenz oder ein Bahnticket für ein Kundentreffen.
Unterkünfte: Kosten, die bei Geschäftsreisen für Hotelübernachtungen oder sonstige Übernachtungsmöglichkeiten anfallen. Ein Beispiel könnte ein zweitägiger Aufenthalt in einem Hotel für ein Geschäftsseminar sein.
Verpflegung: Angemessene Kosten für Mahlzeiten während Geschäftsreisen oder Kundenbesprechungen. Dazu gehören Frühstück, Mittag- und Abendessen, beispielsweise ein Abendessen mit einem potenziellen Kunden.
Kundenunterhaltung: Ausgaben für die Bewirtung von Kunden, wie Essenskosten oder Veranstaltungskarten, sofern sie in direktem Zusammenhang mit der Geschäftsentwicklung oder -bindung stehen. Ein Beispiel wäre die Einladung eines Kunden zu einer Sportveranstaltung, um zukünftige Geschäftsmöglichkeiten zu besprechen.
Bürobedarf: Kosten für Artikel, die für den täglichen Bürobetrieb notwendig sind, einschließlich Schreibwaren, Druckmaterialien und kleine Bürogeräte. Zum Beispiel den Kauf von Stiften, Papier und Tintenpatronen für den Bürogebrauch.
Technologie: Ausgaben im Zusammenhang mit Technologie zur Unterstützung der Arbeitsproduktivität, einschließlich Softwareabonnements und Notkäufe von Hardware. Ein Beispiel könnte ein Abonnement eines Projektmanagement-Tools oder der Kauf einer neuen Tastatur aufgrund einer unerwarteten Fehlfunktion sein.

Nicht-Kosten

Ebenso wichtig ist es, Ausgaben anzugeben, die [Firmenname] nicht erstatten wird. Dazu gehören unter anderem:

Persönliche Ausgaben, die nicht mit geschäftlichen Aktivitäten zusammenhängen.
Bußgelder oder Strafen wie Verkehrsverstöße oder Verspätungsgebühren.
Ausgaben, die ohne vorherige Genehmigung die festgelegten Grenzen für bestimmte Kategorien überschreiten.

Ausgabenlimits

Für jede Kategorie erstattungsfähiger Ausgaben haben wir klare Ausgabengrenzen festgelegt. Diese Grenzwerte sollen den Mitarbeitern dabei helfen, umsichtige Ausgabenentscheidungen zu treffen, die mit den Haushaltsüberlegungen und finanziellen Zielen des Unternehmens im Einklang stehen. Darüber hinaus sind abteilungsspezifische Ausnahmen enthalten, um den besonderen Bedürfnissen und Ausgabenmustern verschiedener Bereiche innerhalb des Unternehmens gerecht zu werden.

Allgemeine Ausgabengrenzen

Nachfolgend finden Sie eine Tabelle mit den maximal zulässigen Ausgabengrenzen für jede Ausgabenkategorie, um sicherzustellen, dass alle Ausgaben sowohl notwendig als auch angemessen sind:

Ausgabenkategorie	Höchstgrenze	Notizen
Reisen (Flugkosten)	$500	Economy Class für Inlandsflüge
Reisen (Unterkunft)	$ 150 pro Nacht	Standardzimmerpreis
Verpflegung	25 $ pro Mahlzeit	Ausgenommen sind alkoholische Getränke
Kundenunterhaltung	$100	Pro Person, Ausnahmen bedürfen der vorherigen Genehmigung
Bürobedarf	50 USD pro Bestellung	Nur wesentliche Artikel
Technologie	$300	Für Artikel über diesem Limit ist eine Vorabgenehmigung erforderlich

Abteilungsspezifische Ausgabengrenzen

Um den speziellen Bedürfnissen verschiedener Abteilungen innerhalb von [Firmenname] gerecht zu werden, legen wir außerdem abteilungsspezifische Ausgabengrenzen wie folgt fest:

Sales Department:
- Kundenbewirtung: Das Limit wurde auf 150 $ pro Person erhöht, um potenzielle hochwertige Kundengespräche zu ermöglichen.
- Reisen: Zusätzliche Flexibilität beim Flugpreis bis zu 700 $ für internationale Reisen mit vorheriger Genehmigung.
IT Abteilung:
- Technologie: Das Limit wurde auf 500 US-Dollar erhöht, um den Kauf spezieller Software oder Hardware zu unterstützen, die für den Abteilungsbetrieb unerlässlich ist.

Alle Ausgaben, die voraussichtlich diese Grenzen überschreiten, müssen zur Vorabgenehmigung eingereicht werden, um die Übereinstimmung mit Budgetbeschränkungen und operativen Zielen sicherzustellen.

Genehmigungsverfahren

Die Effizienz und Verantwortlichkeit des Kostenmanagementprozesses von [Name des Unternehmens] sind von größter Bedeutung. Um dies sicherzustellen, werden die folgenden detaillierten Verfahren und Dokumentationsanforderungen festgelegt, die die Mitarbeiter durch den Kostengenehmigungs- und Erstattungsprozess leiten.

Reise und Unterkunft

Genehmigung vor Reiseantritt:
- Mitarbeiter, die eine Geschäftsreise planen, müssen über unser dafür vorgesehenes Online-Portal einen Reiseplan und ein geschätztes Budget zur Genehmigung einreichen.
- Diese Einreichung sollte mindestens zwei Wochen vor dem geplanten Abreisedatum erfolgen, um ausreichend Zeit für die Prüfung und Genehmigung zu haben.
Dokumentation nach der Reise:
- Nach der Rückkehr sind die Mitarbeiter verpflichtet, innerhalb einer Woche sämtliche Belege über Reise- und Übernachtungskosten einzureichen.
- Dazu gehören Flüge, Hotels und andere reisebezogene Ausgaben, die auf unsere digitale Spesenverwaltungsplattform hochgeladen werden müssen.

Geschäftsausgaben

Für Ausgaben, die bei Kundenbesprechungen, dem Kauf von Büromaterial oder anderen geschäftlichen Anforderungen anfallen, müssen Mitarbeiter eine Quittung und eine kurze Beschreibung des Geschäftszwecks vorlegen.
Diese Einreichungen sollten über unser Spesenabrechnungstool innerhalb von drei Tagen nach der angefallenen Ausgabe erfolgen.

Große Ausgaben

Unter großen Ausgaben versteht man jede einzelne Ausgabe, die 2500 US-Dollar übersteigt, oder eine Reihe damit verbundener Ausgaben, die zusammengenommen 2500 US-Dollar innerhalb eines Monats übersteigen.
Bevor die Kosten anfallen, muss ein detaillierter Vorschlag, einschließlich der Begründung, des erwarteten Nutzens und der Gesamtkosten, dem übergeordneten Management vorgelegt und von diesem genehmigt werden.

Dokumentation und Quittungen

Um eine effiziente Kostenabwicklung zu ermöglichen, müssen bei der Beantragung einer Erstattung über das Portal die folgenden Unterlagen eingereicht werden:

Belege für alle Ausgaben als Zahlungsbeleg.
Eine kurze Beschreibung des Geschäftszwecks jeder Ausgabe, um die Transparenz und Rechtfertigung zu verbessern.
Für reisebezogene Ausgaben sind vollständige Reisepläne und Ausgabennachweise erforderlich, um die Einreichung abzuschließen.

Chronik

Spesenabrechnungen für reisebezogene Ausgaben müssen innerhalb einer Woche nach der Reise eingereicht werden.
Berichte über sonstige Geschäftsausgaben sind innerhalb von drei Tagen nach der Entstehung der Ausgaben fällig.
Die Genehmigung oder Rückmeldung zu den eingereichten Ausgaben erfolgt innerhalb von drei Arbeitstagen, um eine zeitnahe Erstattung und Klarheit für die Mitarbeiter zu gewährleisten.

Digitale Einreichung und Verarbeitung

[Firmenname] nutzt eine digitale Spesenverwaltungsplattform [Link] für alle Speseneinreichungen und -genehmigungen.

In diesem Abschnitt finden Sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen für den effektiven Zugriff auf das Portal und dessen Nutzung.

Anmelde-URL: Navigieren Sie mit einem beliebigen Webbrowser zu [Portal-Link]. Dieser Link ist auch im Intranet des Unternehmens im Abschnitt „Mitarbeiterressourcen“ verfügbar.
Benutzername und Passwort: Ihre Anmeldedaten sind Ihre Firmen-E-Mail-Adresse und ein Passwort, das ursprünglich von der IT-Abteilung bereitgestellt wurde. Wenn Sie sich zum ersten Mal anmelden, werden Sie aufgefordert, Ihr Passwort zu ändern.
Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA): Für zusätzliche Sicherheit erfordert das Portal eine Zwei-Faktor-Authentifizierung. Sie erhalten per SMS oder E-Mail einen Code, den Sie auf dem Anmeldebildschirm eingeben müssen.

Sobald Sie angemeldet sind, finden Sie die folgenden Hauptbereiche:

Dashboard: Sehen Sie sich Ihre letzten Speseneinreichungen und deren Status an (ausstehend, genehmigt oder abgelehnt).
Neue Ausgabe einreichen: Geben Sie eine neue Spesenabrechnung ein, einschließlich Hochladen von Belegen und Hinzufügen von Spesendetails.
Meldungen: Erstellen Sie Berichte über Ihre eingereichten Ausgaben über ausgewählte Zeiträume.
Einstellungen : Aktualisieren Sie Ihre persönlichen Daten, ändern Sie Ihr Passwort und konfigurieren Sie Ihre 2FA-Einstellungen.

So reichen Sie eine neue Ausgabe ein:

Gehen Sie zu „Neue Ausgabe einreichen“.: Klicken Sie im Dashboard auf diese Option.
Kostendetails: Füllen Sie das Spesenformular mit Details wie Datum, Kategorie (z. B. Reisen, Mahlzeiten), Betrag und einer kurzen Beschreibung aus.
Quittungen hochladen: Fügen Sie digitale Kopien Ihrer Quittungen bei, indem Sie auf die Schaltfläche „Hochladen“ klicken. Das Portal akzeptiert JPG-, PNG- und PDF-Dateien.
Zur Genehmigung einreichen: Überprüfen Sie Ihren Eintrag auf Richtigkeit und klicken Sie dann auf „Senden“. Sie erhalten eine E-Mail-Bestätigung Ihrer Einreichung.

Zur Überprüfung von Status und Berichten,

Um den Status Ihrer eingereichten Ausgaben zu überprüfen, besuchen Sie das „Dashboard“. Für jeden Eintrag wird sein aktueller Status angezeigt.
Für detaillierte Berichte zu Ihren Ausgaben gehen Sie zum Abschnitt „Berichte“ und passen Sie die Berichtskriterien basierend auf Datumsbereich, Kategorie oder Status an.

Wenn Sie auf Probleme stoßen oder Fragen zur Nutzung des Portals haben:

FAQs und Benutzerhandbuch: Konsultieren Sie die umfassenden FAQs und das Benutzerhandbuch im Abschnitt „Hilfe“ des Portals.
Kontaktieren Sie den IT-Helpdesk: Für technischen Support, einschließlich Anmeldeproblemen oder Problemen beim Hochladen von Dokumenten, wenden Sie sich an den IT-Helpdesk unter ithelp@[Firmenname].com oder (123) 456-7892.

Spezielle Überlegungen

In Situationen, in denen die Einhaltung der Richtlinie eine Herausforderung darstellt, werden Mitarbeiter dazu ermutigt, proaktiv mit ihrem direkten Vorgesetzten oder dem Finanzteam zu kommunizieren. Mit diesem Ansatz soll Orientierung eingeholt oder mögliche Ausnahmen besprochen werden, um sicherzustellen, dass betriebliche Anforderungen erfüllt werden, ohne die Integrität der Richtlinien zu beeinträchtigen.

Best Practices, Ressourcen und Partnerschaften

Um die Mitarbeiter von [Name des Unternehmens] dabei zu unterstützen, ihre Ausgaben effektiv zu verwalten und potenzielle Einsparungen durch strategische Partnerschaften zu nutzen, bietet dieser Abschnitt wertvolle Ressourcen, Best Practices und Details zu vorteilhaften Partnerschaften.

Best Practices und Tipps

Buchen Sie im Voraus: Eine frühzeitige Planung und Buchung von Reisen und Unterkunft kann die Kosten deutlich senken. Versuchen Sie, diese mindestens drei Wochen im Voraus zu buchen.
Nutzen Sie bevorzugte Anbieter: Nutzen Sie nach Möglichkeit bevorzugte Anbieter für Reisen, Unterkunft, Büromaterial und Technologie. Diese Anbieter wurden auf ihr Preis-Leistungs-Verhältnis und ihre Servicequalität überprüft.
Digitale Belege: Bewahren Sie digitale Kopien aller Belege auf. Die meisten Anbieter bieten E-Belege an, die einfacher zu verwalten und zusammen mit Ihren Spesenabrechnungen einzureichen sind.
Pünktlichkeit der Spesenabrechnung: Reichen Sie Spesenabrechnungen zeitnah ein, um eine schnelle Bearbeitung und Erstattung zu gewährleisten. Verspätete Einreichungen können zu Verzögerungen bei der Erstattung führen und die Budgetverfolgung erschweren.

Downloads

Digitale Spesenmanagementplattform: [Firmenname] bietet eine Online-Plattform zur Verfolgung und Übermittlung von Ausgaben an, die über das Intranet des Unternehmens zugänglich ist. Schulungen zur Nutzung dieser Plattform werden vierteljährlich angeboten.
Slack-Kanal der Finanzabteilung: Bei Fragen oder Erläuterungen zu Spesenrichtlinien können sich Mitarbeiter an den Slack Channel der Finanzabteilung wenden, der während der Geschäftszeiten unter #expense-queries erreichbar ist.

Strategische Partnerschaften

[Name des Unternehmens] hat Partnerschaften mit mehreren externen Anbietern geschlossen, um Mitarbeitern Rabatte und Sonderkonditionen zu bieten und so den Wert und die Effizienz geschäftsbezogener Ausgaben zu steigern.

Reisepartnerschaft: Mit TravelCo können Mitarbeiter von ermäßigten Tarifen für Flüge und Hotelbuchungen profitieren. Verwenden Sie den Unternehmenscode [TC123], wenn Sie über die TravelCo-Plattform oder -App buchen. [Verknüpfung]
Technologiebedarf: TechSolutions bietet Mitarbeitern von [Firmenname] Sonderpreise für Computerzubehör und Software. Greifen Sie über den in unserem Intranet bereitgestellten Link über das Firmenkonto darauf zu. [Verknüpfung]
Rabatt auf Büromaterial: OfficeMax hat sich mit uns zusammengetan, um Rabatte auf Büromaterial anzubieten. Bestellungen können direkt über unser Beschaffungssystem aufgegeben werden, wobei Rabatte automatisch gewährt werden. [Verknüpfung]

Um diese Partnerschaften zu nutzen, sollten Mitarbeiter die spezifischen Codes und Links im Intranet des Unternehmens beachten. Beim erstmaligen Zugang oder bei Schwierigkeiten steht das Beschaffungsteam zur Verfügung, um zu unterstützen und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter diese Angebote in vollem Umfang nutzen können.

Richtlinie zur Nichteinhaltung

Die Einhaltung der Spesenrichtlinien von [Name des Unternehmens] ist für die Aufrechterhaltung der finanziellen Integrität und Verantwortlichkeit innerhalb der Organisation von entscheidender Bedeutung. In diesem Abschnitt werden die Folgen einer Nichteinhaltung der Spesenrichtlinie sowie das Verfahren zur Überprüfung und Anfechtung von Verstößen dargelegt.

Die Nichteinhaltung der Spesenrichtlinie kann je nach Art und Häufigkeit der Verstöße eine Reihe von Maßnahmen nach sich ziehen:

Erster Verstoß: Mitarbeiter, die zum ersten Mal gegen die Spesenrichtlinie verstoßen, erhalten eine schriftliche Verwarnung und müssen möglicherweise an einer Schulung zur Einhaltung der Spesenrichtlinie teilnehmen.
Wiederholte Straftaten: Eine fortgesetzte Nichteinhaltung führt zu schwerwiegenderen Maßnahmen, einschließlich der Verweigerung der Erstattung nicht konformer Ausgaben, einer formellen Überprüfung durch den Abteilungsleiter und möglichen Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Kündigung.
Schwerwiegende Verstöße: Betrügerische oder vorsätzlich irreführende Spesenabrechnungen unterliegen sofortigen Disziplinarmaßnahmen, die die Kündigung des Arbeitsverhältnisses und rechtliche Schritte umfassen können.

Der Überprüfungs- und Anfechtungsprozess wird wie folgt dokumentiert:

Erste Überprüfung: Wenn in der Spesenabrechnung eines Mitarbeiters eine Nichteinhaltung festgestellt wird, erhält der Mitarbeiter eine Benachrichtigung mit einer detaillierten Beschreibung des spezifischen Problems. Der Mitarbeiter hat die Möglichkeit, zusätzliche Unterlagen oder Erläuterungen zur Lösung des Problems bereitzustellen.
Formeller Einspruch: Sollte der Mitarbeiter mit der nach der ersten Prüfung getroffenen Entscheidung nicht einverstanden sein, hat er das Recht, gegen die Entscheidung förmlich Berufung einzulegen. Der Einspruch muss innerhalb von 10 Werktagen nach der ursprünglichen Entscheidung schriftlich bei der Finanzabteilung eingereicht werden.
Berufungsprüfungsausschuss: Ein Berufungsprüfungsausschuss, bestehend aus Vertretern der Finanzabteilung, der Personalabteilung und der Abteilung des Mitarbeiters, prüft die Berufung. Dieses Komitee wird alle eingereichten Unterlagen und Argumente prüfen, um eine endgültige Entscheidung zu treffen.
Endgültige Entscheidung: Die Entscheidung des Ausschusses ist endgültig und wird dem Mitarbeiter innerhalb von 10 Werktagen nach Einreichung der Berufung mitgeteilt. In der Entscheidung werden die zu ergreifenden Maßnahmen dargelegt oder die Lösung des Problems bestätigt.

Die Nichteinhaltungsrichtlinie von [Name des Unternehmens] soll das Verständnis und die Einhaltung der Spesenrichtlinie fördern und gleichzeitig einen fairen Prozess zur Behandlung und Lösung von Problemen bieten. Durch diesen Ansatz wird sichergestellt, dass sich die Mitarbeiter der Bedeutung der Compliance und der Folgen der Nichteinhaltung festgelegter Richtlinien bewusst sind und so die finanzielle Gesundheit und die ethischen Standards des Unternehmens gewahrt bleiben.

Kontakte und Support

Um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter von [Name des Unternehmens] Zugang zu Beratung und Unterstützung bezüglich der Spesenrichtlinie haben, finden Sie in diesem Abschnitt detaillierte Kontaktinformationen für Personen und Abteilungen, die für die Überwachung und Unterstützung bei Spesenanfragen und -prozessen verantwortlich sind.

Fragen und Erläuterungen zu Spesenrichtlinien: Bei Fragen zu Richtlinien zu Ausgabenrichtlinien, zulässigen Ausgaben oder Erstattungsprozessen.
- Kontakt: Jane Doe, Expense Policy Manager
- E-Mail: jane.doe@[Firmenname].com
- Telefon: (123) 456-7890
Schulung und Compliance: Für Anfragen zu Schulungen zu Spesenrichtlinien, Compliance-Fragen oder zum Melden von Bedenken im Zusammenhang mit Spesenerstattungen.
- Kontakt: John Smith, HR Compliance Officer
- E-Mail: john.smith@[Firmenname].com
- Telefon: (123) 456-7891
Unterstützung der digitalen Spesenmanagement-Plattform: Für technischen Support mit der Online-Plattform zur Speseneinreichung, einschließlich Anmeldeproblemen, Einreichungsfehlern oder Anleitung zum Hochladen von Dokumentationen.
- Kontakt: IT-Helpdesk
- E-Mail: ithelp@[Firmenname].com
- Telefon: (123) 456-7892
Lieferantenpartnerschaften und Rabatte: Für Unterstützung beim Zugriff auf Rabatte bei bevorzugten Anbietern, bei Bestellungen über Firmenkonten oder bei Anfragen zu zugelassenen Anbietern.
- Kontakt: Lisa Green, Beschaffungsspezialistin
- E-Mail: lisa.green@[Firmenname].com
- Telefon: (123) 456-7893
Allgemeine Anfragen: Für weitere Fragen oder Unterstützung, die oben nicht ausdrücklich aufgeführt sind, können sich Mitarbeiter an die allgemeine Support-Hotline oder per E-Mail wenden, wo Anfragen an die entsprechende Abteilung oder Person weitergeleitet werden.
- Allgemeine Support-E-Mail: support@[Firmenname].com
- Allgemeine Support-Telefonnummer: (123) 456-7894

Dieses für [Firmenname] erstellte Dokument zur Spesenrichtlinie dient als umfassender Leitfaden für die Verwaltung arbeitsbezogener Ausgaben in einer Weise, die mit den Werten unserer Organisation in Bezug auf Integrität, Verantwortlichkeit und finanzielle Verantwortung im Einklang steht.

Wir ermutigen alle Mitarbeiter, sich mit dieser Richtlinie vertraut zu machen, die bereitgestellten Ressourcen und Kontakte zu nutzen und sich zur Einhaltung höchster Standards der Finanzverwaltung zu verpflichten.

Regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen dieser Richtlinie werden kommuniziert, um Änderungen in unserem Geschäftsumfeld, regulatorischen Anforderungen oder Unternehmensanforderungen Rechnung zu tragen.

Sollten Sie Fragen haben oder weitere Erläuterungen benötigen, wenden Sie sich bitte an die im vorherigen Abschnitt aufgeführten Ansprechpartner.

Ihr Verständnis, Ihre Kooperation und Ihr proaktives Engagement für diese Richtlinie sind für die Aufrechterhaltung des Rufs und Erfolgs von [Name des Unternehmens] von unschätzbarem Wert.

Vielen Dank für Ihr Engagement, diese Standards aufrechtzuerhalten und zur Kultur der Exzellenz und Integrität unseres Unternehmens beizutragen.

Ende des Dokuments

Wie implementieren Sie die Vorlage für Spesenrichtlinien für Ihr Unternehmen?

Sobald Sie mit der Ausarbeitung Ihrer Spesenrichtlinie entsprechend Ihren Geschäftsanforderungen fertig sind, besteht der nächste Schritt darin, sie in den täglichen Geschäftsbetrieb zu implementieren.

Wir werden nun untersuchen, wie Sie Ausgaben mit einem unkomplizierten manuellen Arbeitsablauf effizient verwalten können, einschließlich der Schritte von der Weitergabe der Richtlinie bis zur Aktualisierung von Verfahren.

Anschließend werfen wir auch einen Blick darauf, wie Spesenverwaltungssoftware wie Nanonets den Prozess durch automatisiertes Spesenmanagement weiter vereinfachen kann und Funktionen wie Online-Einreichungen, Belegscannen und direkte Genehmigungen bietet.

Manueller Arbeitsablauf: Vereinfachte und praktische Schritte

Teilen Sie die Richtlinie: Senden Sie die Spesenrichtlinie per E-Mail an alle und veröffentlichen Sie sie im Intranet des Unternehmens. Stellen Sie sicher, dass auch neue Mitarbeiter davon profitieren.
Trainieren Sie alle: Halten Sie Sitzungen ab, um die Richtlinie zu erläutern. Planen Sie eine spezielle Sitzung für Manager ein, in der es darum geht, wie sie die Ausgaben ihres Teams überwachen können.
Spesen einreichen: Mitarbeiter füllen ein Standard-Spesenformular aus, wenn ihnen geschäftliche Ausgaben entstehen. Sie sollten angeben, wofür die Ausgabe getätigt wurde, wie viel sie gekostet hat und an welchem Datum sie angefallen ist.
Ausgaben kategorisieren: Nach der Eingabe der Details sortiert der Finanzmitarbeiter jede Ausgabe in Kategorien wie Reisen oder Mahlzeiten. Dies hilft, die Dinge zu organisieren und erleichtert die Berichterstattung.
Quittungen anhängen: Mitarbeiter müssen ihren Formularen Quittungen beifügen. Wenn es sich bei den Belegen um Papier handelt, sollten sie ein klares Foto machen oder einen Scan durchführen.
Daten eingeben: Jemand aus der Finanzabteilung gibt die Details der beigefügten Belege in das Ausgabenverfolgungssystem des Unternehmens ein. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Ausgaben korrekt sind und an einem Ort erfasst werden.
Überprüfen und genehmigen: Ausgaben durchlaufen einen Überprüfungsprozess, in der Regel zunächst durch den Vorgesetzten des Mitarbeiters und dann durch die Finanzabteilung, um sicherzustellen, dass sie den Richtlinien entsprechen.
Rückerstattungen für Ausgaben: Nach der Genehmigung veranlasst die Finanzabteilung die Erstattung der Kosten auf der nächsten Gehaltsabrechnung oder gemäß dem Erstattungsplan des Unternehmens.
Prüfen und Auditieren: In regelmäßigen Abständen überprüft das Finanzteam die Spesenabrechnungen anhand der Richtlinien, um etwaige Probleme oder Betrug zu erkennen.
Update und Feedback: Sammeln Sie Feedback von Mitarbeitern zum Spesenprozess und aktualisieren Sie die Richtlinien oder Verfahren nach Bedarf, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Automatisierter Workflow mit Spesenverwaltungssoftware

Eine automatisierte Spesenverwaltungssoftware wie Nanonets implementiert die Spesenrichtlinie in einem optimierten Arbeitsablauf.

Mal sehen wie.

Loslegen: Melden Sie sich an app.nanonets.com.
Konfiguration: Konfigurieren Sie Ihre Ausgabenrichtlinie in Ihrem NanoNets-Konto. Fügen Sie Validierungsprüfungen und Genehmigungsrouting hinzu.
Online-Einreichung: Mitarbeiter erfassen ihre Ausgaben sofort in NanoNets, indem sie einfach eine gescannte oder digitale Kopie ihrer Quittung hochladen!

Datenextraktion: NanoNets ruft automatisch Daten aus den eingereichten Belegen ab, wie z. B. Datum, Betrag und Händler, sodass keine manuelle Dateneingabe mehr erforderlich ist und sichergestellt wird, dass Ihre Ausgabendaten immer korrekt sind.

Automatische Sortierung: Anschließend ordnet NanoNets jede Ausgabe entsprechend dem Kontext und dem Kategorisierungsrahmen Ihrer Police in die richtige Kategorie ein, z. B. Reisekosten oder Mahlzeiten.

Richtlinienprüfungen: Bei der Kategorisierung prüft NanoNets jede Ausgabe anhand Ihrer Richtlinienregeln. Es markiert automatisch alle, die nicht zur Überprüfung geeignet sind.

Direkte Genehmigung: Das System leitet jede Ausgabe basierend auf den von Ihnen festgelegten Regeln, z. B. Ausgabenbetrag oder Abteilung, zur Genehmigung an den richtigen Manager weiter. Dies beschleunigt den Genehmigungsprozess.

Schnelle Rückerstattung: Nach der Genehmigung werden die Ausgaben automatisch zur Erstattung angemeldet. NanoNets kann eine Verbindung zu Ihrer Buchhaltungssoftware herstellen, um dies ohne zusätzliche Schritte zu ermöglichen.

Einblicke und Berichte: NanoNets bietet Berichte und Analysen zu Ausgabemustern und zur Einhaltung von Richtlinien und gibt Ihnen so ein klares Bild davon, wohin das Geld fließt.

Zur weiteren Lektüre finden Sie hier eine Liste der besten Spesenverwaltungssoftware auf dem Markt, die Ihnen bei der einfachen Umsetzung Ihrer Spesenrichtlinien helfen wird.

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Quelle: https://nanonets.com/blog/sample-employee-business-expense-policy-template/

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Beispiel einer Vorlage für eine Geschäftsausgabenrichtlinie für Mitarbeiter