In der Geschäftswelt ist es von entscheidender Bedeutung, den Überblick über Geldangelegenheiten zu behalten, und hier kommen General Ledger Codes oder GL Codes ins Spiel. Stellen Sie sich diese Codes als das Geheimnis vor, das Unternehmen dabei hilft, ihre Finanzen zu organisieren und sicherzustellen, dass jeder ausgegebene oder verdiente Dollar genau nachverfolgt wird. Bei GL-Codes geht es nicht nur darum, Ordnung zu halten; Es geht darum, intelligentere Finanzentscheidungen zu treffen, die Steuerzeit zu verkürzen und sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen reibungslos läuft. In diesem Leitfaden erläutern wir, was GL-Codes sind, warum sie für Ihr Unternehmen so wichtig sind und wie Sie sie effektiv nutzen. Wir besprechen außerdem, wie Sie effiziente GL-Kodierungsprozesse in Ihrem Team einrichten und lernen Software zur Automatisierung der GL-Kodierung kennen.

Was sind GL-Codes?

Hauptbuchcodes oder GL-Codes sind eindeutige alphanumerische Zeichenfolgen, die Finanztransaktionen im Hauptbuch eines Unternehmens klassifizieren und aufzeichnen. Diese Codes dienen als grundlegende Bausteine ​​der Finanzstruktur eines Unternehmens und ermöglichen die Kategorisierung von Transaktionen in verschiedene Konten für Einnahmen, Ausgaben, Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und Eigenkapital. Beispielsweise trägt ein FIBU-Code für Ausgaben für Bürobedarf dazu bei, dass alle Ausgaben im Zusammenhang mit Bürobedarf gruppiert werden, was die Nachverfolgung und Analyse erleichtert.

Warum GL-Codes verwenden?

Durch ihre systematische Organisation ermöglichen GL-Codes Unternehmen, –

• Verbessern Sie die finanzielle Genauigkeit und die Einhaltung von Finanzstandards: GL-Codes ermöglichen die genaue Kategorisierung von Finanztransaktionen, was für die Erstellung genauer Finanzberichte von entscheidender Bedeutung ist. Beispielsweise kann ein Unternehmen den Nebenkosten einen bestimmten FIBU-Code zuweisen. Dadurch wird sichergestellt, dass Zahlungen für Strom-, Wasser- und Internetdienste genau in den Betriebskosten erfasst werden, sodass das Unternehmen Finanzberichte erstellen kann, die seine Betriebskosten tatsächlich widerspiegeln. Ebenso ist ein Einzelhandelsunternehmen, das separate Hauptbuchcodes für Lagereinkäufe und -verkäufe verwendet, in der Lage, die Kosten der verkauften Waren (COGS) genau zu berechnen, eine kritische Zahl sowohl für Finanzanalysen als auch für Steuerberechnungen.
• Vereinfachen Sie die Steuervorbereitung und maximieren Sie die Abzüge: Durch die Verwendung von GL-Codes wird die Steuerzeit weniger einschüchternd. Durch die ordnungsgemäße Kategorisierung der Ausgaben können Sie steuerlich absetzbare Ausgaben leicht identifizieren und sicherstellen, dass Sie alle berechtigten Abzüge geltend machen. Beispielsweise kann Ihnen ein GL-Kodex für Reisekosten dabei helfen, schnell alle reisebezogenen Ausgaben zusammenzustellen und sicherzustellen, dass Ihnen die Geltendmachung dieser Abzüge nicht entgeht. In ähnlicher Weise könnte ein Unternehmen durch die Überprüfung der unter einem GL-Code für Ausrüstungskäufe erfassten Ausgaben feststellen, dass es beschleunigte Abschreibungsmethoden oder Abzüge nach Abschnitt 179 nutzen und dadurch sein steuerpflichtiges Einkommen reduzieren kann. Eine solche Organisation kann zu erheblichen Steuereinsparungen führen und das Risiko von Fehlern bei der Steuererklärung verringern.
• Verbessern Sie die Budgetverwaltung: Mit GL-Codes können Unternehmen die tatsächlichen Ausgaben auf detaillierter Ebene mit den Budgets vergleichen. Durch die Zuweisung eines FIBU-Codes zu Marketingausgaben kann ein Unternehmen beispielsweise die Leistung seines Marketingbudgets genau verfolgen. Wenn eine Agentur für digitales Marketing feststellt, dass ihre Ausgaben in der GL-codierten Marketingkategorie dauerhaft über dem Budget liegen, kann sie gezielte Maßnahmen ergreifen, um ihre Marketingstrategien oder Budgetzuweisungen anzupassen.
• Verbessern Sie die Transparenz Ihrer Ausgaben und die Entscheidungsfindung: Durch die Zuweisung eines eindeutigen FIBU-Codes zu jeder Transaktion kann ein Unternehmen die Ausgaben verschiedener Abteilungen, den Umfang jeder Transaktion und detaillierte Ausgabendaten auf Einzelpostenebene sorgfältig überwachen. Unternehmen können so detaillierte Finanzberichte erstellen, die Einblicke in Ausgabenmuster, Rentabilität und finanzielle Gesundheit bieten. Ein produzierendes Unternehmen könnte GL-Codes verwenden, um die mit verschiedenen Produktionslinien verbundenen Kosten zu verfolgen. Die Analyse dieser Kosten kann dabei helfen, Ineffizienzen oder Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren, was zu besseren strategischen Entscheidungen darüber führt, wo Ressourcen für maximale Rendite eingesetzt werden sollen.
• Erhöhen Sie die Effizienz des Monatsabschlusses: Eine genaue GL-Kodierung trägt direkt zu einer höheren Effizienz in den Finanzprozessen eines Unternehmens bei, insbesondere in kritischen Phasen wie dem Monatsabschluss. Indem sichergestellt wird, dass jeder Finanztransaktion von Anfang an der richtige FIBU-Code zugeordnet wird, verringern Unternehmen die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, die zeitaufwändige Korrekturen erfordern, erheblich. Diese Präzision ermöglicht die automatische Konsolidierung von Ausgaben und minimiert manuelle Anpassungen und Neuklassifizierungen, die die Finanzberichterstattung verlangsamen. Das Ergebnis ist ein schnellerer und effizienterer Abschlussprozess, der auch Zeit spart, die Sie woanders sinnvoller einsetzen können.
• Reduzieren Sie das Betrugsrisiko und erreichen Sie Audit-Bereitschaft: Die durch GL-Codes bereitgestellte Granularität bietet eine unschätzbare Sicherheitsebene für Unternehmen. Da jede Transaktion sorgfältig kategorisiert wird, ist es einfacher, Anomalien oder Muster zu erkennen, die auf Probleme wie Betrug oder Missmanagement hinweisen. Wenn ein Unternehmen beispielsweise den Erstattungen seiner Mitarbeiter einen eindeutigen FIBU-Code zuweist, kann es diese Transaktionen problemlos auf ungewöhnlich hohe oder im Widerspruch zu festgelegten Richtlinien stehende Transaktionen überprüfen. Darüber hinaus vereinfacht die detaillierte Organisation der Transaktionen nach GL-Code im Falle einer Prüfung den Prozess der Bereitstellung der erforderlichen Dokumentation und Erklärungen und verringert so das Risiko von Strafen oder Bußgeldern bei Nichteinhaltung. Dieser Ansatz stellt sicher, dass Unternehmen nicht nur ihre finanziellen Ressourcen schützen, sondern auch ihren Ruf und ihre Integrität auf dem Markt wahren.

Wie ordne ich GL-Codes zu?

In der Geschäftswelt, in der jeder Cent zählt und jede Transaktion zählt, ist die Einrichtung Ihrer Hauptbuchcodes (GL) nicht nur eine Aufgabe – es ist eine Kunst. Es kann nicht genug betont werden, wie wichtig es ist, ein solides Fundament für Ihr Buchhaltungssystem zu legen. Und das Herzstück dieses Systems? Eine gut geplante GL-Codestruktur. Lassen Sie uns untersuchen, wie Sie die Kunst der Organisation und Zuweisung von GL-Codes meistern können.

Machen Sie einen Schritt zurück, bevor Sie überhaupt damit beginnen, Ihren GL-Codes Nummern oder Namen zuzuweisen. Warum? Denn die Planung Ihrer GL-Codestruktur ähnelt dem Entwurf der Baupläne für ein Gebäude. Ohne einen klaren Plan würden Sie nicht mit dem Bau beginnen, oder? Ebenso ist die Einrichtung von FIBU-Codes ohne Strategie ein Garant für Verwirrung, Ineffizienz und Alpträume in der Finanzberichterstattung.

1. Beginnen Sie mit dem Gesamtbild: Beginnen Sie mit der Definition der Hauptkategorien Ihrer Finanztransaktionen. Typischerweise gehören dazu:

1. Details: Hierbei handelt es sich um Ressourcen im Besitz eines Unternehmens, die einen wirtschaftlichen Wert haben. Beispiele hierfür sind Bargeld, Inventar und Ausrüstung.
2. Verbindlichkeiten: Diese stellen dar, was ein Unternehmen anderen schuldet, beispielsweise Kredite und Verbindlichkeiten.
3. Fairness: Eigenkapital stellt den Anspruch des Eigentümers dar, nachdem alle Verbindlichkeiten vom Vermögen abgezogen wurden. Dazu gehören Gewinnrücklagen und Aktien.
4. Die Umsatzerlöse: Einnahmen sind die Einnahmen aus dem Verkauf von Waren oder Dienstleistungen vor Abzug etwaiger Ausgaben.
5. Kosten: Ausgaben sind die Kosten, die bei der Erzielung von Einnahmen anfallen, wie z. B. Miete, Nebenkosten und Gehälter.

Diese Kategorien bilden das Rückgrat Ihres GL-Codesystems und tragen dazu bei, dass jede Transaktion genau klassifiziert werden kann.

2. Berücksichtigen Sie Details, aber vermeiden Sie Überkomplikationen: Erstellen Sie innerhalb jeder Hauptkategorie Unterkategorien, die die Nuancen Ihrer Geschäftsabläufe widerspiegeln. Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für ein Framework mit möglichen Unterkategorien. Klicken Sie auf jede Kategorie und Unterkategorie, um sie weiter zu erkunden.

Details

Verbindlichkeiten

Fairness

Die Umsatzerlöse

Kosten

Indem Sie die Details in jeder Hauptkategorie berücksichtigen, erstellen Sie ein robustes System, das Ihre Geschäftsabläufe genau widerspiegelt. Denken Sie jedoch an den Grundsatz, Überkomplikationen zu vermeiden: Passen Sie Ihre Unterkategorien an die spezifischen Bedürfnisse und die Größe Ihres Unternehmens an und stellen Sie sicher, dass Ihr GL-Codesystem sowohl nützlich als auch verwaltbar bleibt.

3. Erstellen Sie die FIBU-Codes: Verwenden Sie eine einheitliche Logik für die Nummerierung Ihrer Codes. Dies könnte bedeuten, dass bestimmte Bereiche für bestimmte Kategorien verwendet werden (z. B. 1000er-Reihe für Vermögenswerte, 2000er-Reihe für Verbindlichkeiten). Berücksichtigen Sie beim Entwerfen Ihrer GL-Codes Folgendes:

• Detaillierungsgrad: Bestimmen Sie die Granularität der benötigten Informationen. Obwohl Details wertvoll sind, können zu viele Details Ihr System und Ihre Benutzer überfordern.
• Codes auf Abteilungsebene: Wenn Ihr Unternehmen mehrere Abteilungen oder Standorte umfasst, sollten Sie erwägen, diese Unterscheidungen in Ihre Codes zu integrieren, um eine detailliertere Nachverfolgung und Berichterstattung zu ermöglichen.
• Codes auf Projektebene: Für Unternehmen, die auf Projektbasis arbeiten, können projektspezifische Codes dabei helfen, Kosten und Einnahmen genau zu verfolgen.

4. Erstellen Sie einen umfassenden Kontenplan: Sobald Ihre Kategorien, Unterkategorien und FIBU-Codes eingerichtet sind, haben Sie Ihren Kontenplan effektiv erstellt. Hier ist ein Ausschnitt davon, wie ein Kontenplan letztendlich aussehen könnte.

XYZ Manufacturing Co.
Kontenplan

Ein durchdachtes GL-Codesystem ermöglicht es Ihnen, jede Finanztransaktion präzise zu verfolgen, erleichtert nahtlose Prüfungen und liefert umsetzbare Erkenntnisse als Grundlage für Ihre Geschäftsentscheidungen. Es geht nicht nur darum, Ihre Bücher in Ordnung zu halten; Es geht darum, sich durch überlegene Finanzintelligenz einen strategischen Vorteil zu verschaffen.

Einrichten von FIBU-Codes in Buchhaltungssoftware

Stellen Sie sich die Integration von FIBU-Codes in Ihre Buchhaltungssoftware als die Programmierung der DNA Ihres Finanzsystems vor. Die meisten modernen Buchhaltungsprogramme bieten eine benutzerfreundliche Oberfläche, um diesen Prozess zu vereinfachen. So gehen Sie vor:

1. Greifen Sie auf die Kontenplanfunktion zu: Navigieren Sie zunächst zum Abschnitt „Kontenpläne“ Ihrer Software. Dies ist normalerweise in den Einstellungen oder im System-Setup-Menü zu finden. Hier können Sie Konten und die entsprechenden FIBU-Codes anzeigen, hinzufügen, bearbeiten oder löschen.
2. Neue GL-Codes hinzufügen: Beginnen Sie je nach der von Ihnen geplanten Struktur mit dem Hinzufügen neuer FIBU-Codes. Stellen Sie sicher, dass jeder Code eindeutig ist und mit der von Ihnen gewählten Nummerierungslogik übereinstimmt. Beispielsweise könnten alle Vermögenskonten mit der Nummer 1 beginnen (z. B. 1010 für Bargeld, 1020 für Debitorenbuchhaltung usw.).
3. Eingabebeschreibungen: Geben Sie für jeden Hauptbuchcode eine klare und prägnante Beschreibung an. Diese Beschreibung sollte die Art der Transaktionen widerspiegeln, die der Code darstellen wird. Dieser Schritt ist von entscheidender Bedeutung, um Klarheit und Konsistenz in Ihrem gesamten Finanzteam sicherzustellen.
4. Kontotypen zuweisen: Kategorisieren Sie jeden FIBU-Code korrekt nach den Hauptkontotypen (Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, Eigenkapital, Einnahmen und Ausgaben). Diese Klassifizierung ist für eine genaue Finanzberichterstattung und -analyse von entscheidender Bedeutung.
5. Testen Sie Ihr Setup: Führen Sie vor der Inbetriebnahme einen Test durch, indem Sie einige Transaktionen eingeben und sicherstellen, dass diese korrekt in den richtigen Hauptbuchkonten widergespiegelt werden. Dieser Schritt hilft Ihnen dabei, etwaige Probleme bei der Einrichtung Ihres FIBU-Codes zu identifizieren, sodass Sie die erforderlichen Anpassungen vornehmen können.

Zuweisen von FIBU-Codes zu Transaktionen

Sobald Ihre FIBU-Codes in Ihrer Buchhaltungssoftware eingerichtet sind, besteht der nächste Schritt darin, diese Codes den Transaktionen zuzuweisen, sobald diese stattfinden. Dieser Prozess ist von zentraler Bedeutung für die Aufrechterhaltung eines organisierten und effizienten Buchhaltungssystems. So stellen Sie Genauigkeit und Konsistenz bei dieser Aufgabe sicher:

1. Informieren Sie Ihr Team: Stellen Sie sicher, dass alle an Finanztransaktionen beteiligten Teammitglieder die Bedeutung von GL-Codes und deren Verwendung verstehen. Dies kann Schulungen oder die Erstellung eines Referenzhandbuchs umfassen.
2. Überprüfen Sie die Quelldokumente: Überprüfen Sie für jede Transaktion das Quelldokument (Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge usw.), um den entsprechenden FIBU-Code zu ermitteln. Welcher FIBU-Code verwendet werden soll, hängt von der Art der Transaktion ab.
3. Eingabetransaktionen: Wählen Sie bei der Eingabe von Transaktionen in Ihre Buchhaltungssoftware den entsprechenden FIBU-Code aus dem Dropdown-Menü aus oder geben Sie ihn manuell ein, abhängig von der Einrichtung Ihres Systems. Stellen Sie sicher, dass die Details der Transaktion mit der Beschreibung des FIBU-Codes übereinstimmen.
4. Regelmäßige Audits: Führen Sie regelmäßige Prüfungen der Transaktionen durch, um sicherzustellen, dass GL-Codes korrekt verwendet werden. Dadurch können Fehler oder Inkonsistenzen frühzeitig erkannt und leichter behoben werden.

Workflow für die GL-Code-Zuweisung

Lassen Sie uns den Arbeitsablauf anhand eines Beispiels aus der Praxis veranschaulichen, um alles zusammenzuführen:

1. Transaktionsidentifikation: Ihr Unternehmen kauft Büromaterial im Wert von 5,000 US-Dollar auf Kredit.
2. Quelldokument überprüfen: Sie erhalten in Ihrem Posteingang eine Rechnung des Lieferanten mit detaillierten Angaben zum Kauf.
3. Bestimmen Sie den geeigneten FIBU-Code: Anhand Ihrer GL-Codestruktur legen Sie fest, dass Büromaterial unter dem FIBU-Code für Büroausgaben erfasst werden soll (z. B. 5060 – Ausgaben für Büromaterial).
4. Geben Sie die Transaktion in der Buchhaltungssoftware ein:
   • Greifen Sie in Ihrer Software auf die Transaktionseingabeseite zu.
   • Geben Sie das Transaktionsdatum, den Betrag (5,000 $) und die Lieferantendaten ein.
   • Wählen Sie den Hauptbuchcode 5060 für Ausgaben für Büromaterial aus oder geben Sie ihn ein.
   • Da der Kauf auf Kredit erfolgte, wählen Sie auch den FIBU-Code für die Kreditorenbuchhaltung (z. B. 2010 – Kreditorenbuchhaltung) aus, um die durch diese Transaktion entstandene Verbindlichkeit darzustellen.
5. Überprüfen und bestätigen Sie: Überprüfen Sie die Transaktionsdetails und FIBU-Codes noch einmal auf Richtigkeit und bestätigen Sie dann die Transaktion oder speichern Sie sie im System.
6. Regelmäßige Abstimmung: Gleichen Sie am Monatsende die Verbindlichkeiten ab, um sicherzustellen, dass alle Einkäufe, einschließlich der Büromaterialien, korrekt abgerechnet werden und die Zahlungsverbindlichkeiten klar sind.

Automatisieren Sie die GL-Kodierung mit Nanonets

Im digitalen Zeitalter ist Automatisierung der Schlüssel zur Verbesserung der Effizienz und Genauigkeit von Finanzprozessen. Durch den Einsatz eines Tools wie Nanonets zur Automatisierung des Arbeitsablaufs zur Codezuweisung im Hauptbuch (GL) können Unternehmen den manuellen Aufwand erheblich reduzieren und Fehler und Verzögerungen minimieren.

Schauen wir uns noch einmal das Beispiel für den Kauf von Büromaterial in einem automatisierten Workflow an:

• Rechnungseingang und -erfassung: Sobald Sie die elektronische Rechnung für den Kauf von Büromaterial im Wert von 5,000 US-Dollar in Ihrem Posteingang erhalten, erfasst Nanonets das Dokument automatisch aus der E-Mail.

• Datenextraktion: Mithilfe von OCR (Optical Character Recognition) und KI extrahiert Nanonets relevante Transaktionsdetails aus der Rechnung.
• Zuweisung von GL-Codes: Die GL-Codezuweisung kann effektiv ausgeführt werden durch –
  • Schulung anhand vergangener Daten: Mit Nanonets können Sie ein maschinelles Lernmodell trainieren, um Finanztransaktionen zu erkennen und zu kategorisieren. Dazu gehört das Hochladen historischer Finanzdokumente und Transaktionen, die mit historisch korrekten FIBU-Codes versehen sind. Das Modell lernt aus diesen Beispielen, um GL-Codes für neue Transaktionen genau vorherzusagen.

• Out-of-the-Box-Gen-KI: Durch den Einsatz von Nanonets GenAI kann unsere Software den Text in Finanzdokumenten so interpretieren, dass er das menschliche Verständnis nachahmt. Dies ermöglicht es, relevante Informationen, Kontext und Semantik zu extrahieren, um mithilfe komplexer Überlegungen FIBU-Codes genau zuzuordnen, selbst in Fällen, in denen Transaktionsdetails mehrdeutig oder spärlich sind.

• Überprüfung und Validierung: Die Transaktion wird für eine schnelle Überprüfung markiert, da der Betrag einen vordefinierten Schwellenwert überschreitet. Nach Überprüfung der Details genehmigt das Finanzteam die FIBU-Codezuweisung.

• In Buchhaltungssoftware buchen und Daten mit anderen Apps synchronisieren: Die validierte Transaktion wird zusammen mit den zugewiesenen FIBU-Codes automatisch in die Buchhaltungssoftware hochgeladen. Die Kreditoren- und Büromaterialkostenkonten werden entsprechend aktualisiert, ohne dass eine manuelle Dateneingabe erforderlich ist.

• Automatisierter Abgleich: Integrieren Sie Nanonets in Ihre Kontoauszüge und Hauptbuchdaten, um Ihre Bücher sofort abzugleichen, Unstimmigkeiten zu erkennen und die Zeit bis zum Abschluss Ihrer Bücher am Monatsende um 90 % zu reduzieren.

Zusammenfassung

Im komplizierten Geflecht der Unternehmensfinanzierung erweisen sich General Ledger Codes (GL Codes) nicht nur als methodischer Schritt, sondern als transformativer Sprung in Richtung finanzieller Klarheit und strategischer Einsicht. Diese alphanumerischen Schlüssel eröffnen Unternehmen die Möglichkeit, die Komplexität von Finanztransaktionen präzise zu steuern und sicherzustellen, dass die Reise jedes Cents verfolgt, kategorisiert und analysiert wird, um die finanzielle Gesundheit des Unternehmens zu verbessern.

Das Wesen der GL-Kodizes geht über die bloße Organisation hinaus; Es geht darum, eine Ebene der Intelligenz in die Finanzstruktur eines Unternehmens einzubetten. Durch die sorgfältige Zuweisung dieser Codes zu jeder Transaktion können Unternehmen den Weg zu verbesserter finanzieller Genauigkeit, optimierter Steuervorbereitung und robustem Budgetmanagement ebnen. Diese Klarheit fördert ein Umfeld, in dem strategische Entscheidungen auf Daten und nicht auf Vermutungen basieren und es Unternehmen ermöglichen, angesichts finanzieller Herausforderungen und Chancen flexibel zu reagieren.

Darüber hinaus stellt die Integration von GL-Codes in Buchhaltungssoftware, ergänzt durch die Leistungsfähigkeit von Automatisierungstools wie Nanonets, einen Sprung in eine Zukunft dar, in der Finanzprozesse nicht nur effizient, sondern auch belastbar sind. Diese digitale Transformation reduziert den manuellen Aufwand für Teams und ermöglicht es ihnen, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren, die das Unternehmen voranbringen, und schützt gleichzeitig vor Fehlern und Betrug.

Sind Sie bereit, Ihre Finanzprozesse mit beispielloser Effizienz und Genauigkeit zu revolutionieren? Erleben Sie die Zukunft des Finanzwesens mit Nanonets. Unsere hochmoderne Automatisierungsplattform verändert die Art und Weise, wie Sie die Kodierung im Hauptbuch (GL) handhaben, und rationalisiert gleichzeitig Ihre Finanzabläufe wie nie zuvor.

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• Quelle: https://nanonets.com/blog/general-ledger-codes-and-gl-code-automation/