Im heutigen wettbewerbsorientierten Geschäftsumfeld stehen Unternehmen vor der Herausforderung, mit weniger mehr zu erreichen. Wenn sie auf dem Markt erfolgreich sein und bestehen wollen, müssen sie ihre Effizienz steigern, Einsparungen erzielen und mehr Wert bieten als ihre Konkurrenten.
Immer mehr Unternehmen suchen daher nach Kosteneinsparungen bei zeitaufwändigen und kostenineffizienten Aufgaben. Backoffice-Aufgaben passen perfekt in diese Beschreibung und belasten die Mitarbeiter oft stark.
Zum Glück kann die Backoffice-Automatisierung ihr Leben einfacher machen! Mit den neuesten technologischen Entwicklungen in OCR und maschinelles Lernen, können Unternehmen den Bedarf an manueller Dateneingabe erheblich reduzieren, sodass sich die Mitarbeiter auf wertvollere Aufgaben konzentrieren können.
Dieser Blog wird Ihnen helfen, das Konzept der Backoffice-Automatisierung zu verstehen, ihre Vorteile zu erklären und zu beschreiben, wie sie Ihr Unternehmen verändern kann!
Was ist Backoffice-Automatisierung?
Damit Sie besser verstehen, was Backoffice-Automatisierung ist, wollen wir zunächst auf die Backoffice-Aufgaben hinweisen. Zu den gängigsten Beispielen für Backoffice-Aufgaben zählen vor allem solche, die administrative Funktionen wie Dateneingabe, Dokumentensortierung, Buchhaltung, Personalwesen und IT-Support bereitstellen.
Im Allgemeinen können häufig auftretende, sich wiederholende oder arbeitsintensive Aufgaben automatisiert werden. Die Backoffice-Automatisierung soll diese manuellen Prozesse reduzieren und die Arbeit genauer erledigen.
Was sind die Vorteile der Backoffice-Automatisierung?
Die Implementierung einer Backoffice-Automatisierung in Ihrem Unternehmen hat viele Vorteile, daher stellen wir Ihnen nun die 4 wichtigsten Vorteile vor und erläutern, wie die Prozessautomatisierung Ihrem Unternehmen zugute kommen kann.
- Kosteneinsparungen
- Optimieren Sie Geschwindigkeit und Genauigkeit
- Produktivitätssteigerung
- Skalierbar
Kosteneinsparungen
Der größte Vorteil der Backoffice-Automatisierung ist die Reduzierung der Arbeitszeit der Mitarbeiter. Sie erhalten mehr Effizienz für weniger Kosten, etwa beim Gehalt, aber auch bei der Büromiete und anderen anfallenden Kosten.
Optimieren Sie Geschwindigkeit und Genauigkeit
Zeitraubende Aufgaben sind immer fehleranfällig. Bei der Verwendung automatisierter Software können Mitarbeiter mit einem einfachen Knopfdruck schneller arbeiten und bessere und genauere Daten bereitstellen.
Produktivitätssteigerung
Computer sind nie krank, nie zu spät und werden nicht müde von einer 24/7-Arbeitswoche. Außerdem können sie mehrere Aufgaben gleichzeitig ausführen. Dies ermöglicht schnellere Arbeitsabläufe, bei denen sich die Mitarbeiter auf wichtigere Aufgaben für das Unternehmen konzentrieren können.
Skalierbar
Mit automatisierter Software können Sie Ihre Server automatisch nach Bedarf skalieren, ohne zusätzliches Recruiting, Verträge, Büroflächen usw.
Wie Backoffice-Automatisierung Ihr Unternehmen verändern kann
Die Backoffice-Automatisierung kann Ihr Unternehmen auf unglaubliche Weise verändern. Aufgaben wie Dateneingabe, Dokumentensortierung, Datenüberprüfung oder Genehmigung sind gute Beispiele für Aufgaben, die automatisiert werden können.
Schauen wir uns nun einige praktische Beispiele für den Einsatz der Backoffice-Automatisierung an.
Nachfolgend finden Sie 3 der häufigsten Anwendungsfälle:
- Loyalty-Programme
- Lösungen für die Kreditorenbuchhaltung
- KYC-Prozesse
Loyalty-Programme
Treuekampagnen bieten Kunden zusätzliche Vorteile oder Werbeaktionen, wie beispielsweise ein kostenloses Produkt oder einen Rabatt. Normalerweise funktioniert das so: Ein Kunde kauft einen Werbeartikel und schickt seine Quittung ein. Die Quittung muss vom Verkäufer geprüft und validiert und in ein System eingegeben werden. Nach einer endgültigen Freigabe wird die Prämie für den Kunden freigegeben.
Diese Kampagnen sind immer mit viel Handarbeit verbunden und können manchmal Tage oder sogar Wochen dauern.
Mit einer automatisierten Lösung können Kunden einfach mit ihrem Telefon ein Foto des Belegs machen und die Software erledigt den Rest für Sie! Eingangsdaten werden in wenigen Sekunden automatisch analysiert, interpretiert und verarbeitet.
Was ist das Ergebnis? Schnellere Prozesse und zufriedenere Kunden sind die Hauptvorteile einer automatisierten Loyalty-Lösung. Es wird auch zu weniger Betrugsfällen führen, wie z. B. der Annahme doppelter Quittungen.
Lösungen für die Kreditorenbuchhaltung
Einige Unternehmen verarbeiten Hunderte oder sogar Tausende von Rechnungen pro Monat. Die Rechnungen werden in der Regel von Mitarbeitern geprüft und dann an die Verantwortlichen gesendet, die die Zahlung des angeforderten Betrags autorisieren. Jede Rechnung muss kategorisiert werden, damit sie zur weiteren Autorisierung an die richtige Person gesendet wird.
Gleichzeitig werden all diese Rechnungen einzeln auf Fehler und Inkonsistenzen geprüft. Dann muss sich jemand vergewissern, dass er innerhalb der Fälligkeit der Rechnung tatsächlich autorisiert ist. Danach kann die Zahlung bearbeitet, der Finanzübersicht hinzugefügt und archiviert werden.
Mit der Implementierung einer automatisierten Lösung kann dieser Prozess vereinfacht werden. Nach Eingang der Rechnungen werden diese automatisch kategorisiert und an den Verantwortlichen gesendet, der die Rechnungen generell freigibt. Die Rechnung wird dann automatisch der Online-Datenbank hinzugefügt und die Zahlungsaufforderung automatisch an die Finanzabteilung gesendet. Außerdem können mehrere Rechnungen gleichzeitig und problemlos verarbeitet werden!
KYC-Prozesse
Viele Unternehmen in der Finanzdienstleistungsbranche müssen die Know Your Customer (KYC)-Vorschriften einhalten. Die Anforderungen können von Land zu Land unterschiedlich sein, aber Kunden müssen in der Regel einen amtlichen Ausweis als Identitätsnachweis vorlegen.
Vor einiger Zeit gingen Kunden zu einer Bank, legten ihren Ausweis vor und unterschrieben einige Formulare. Der Bankmitarbeiter würde dann die Daten manuell verifizieren und in das System der Bank eingeben und der Kunde würde als Kontoeröffner bestätigt.
Die Automatisierung des oben beschriebenen Prozesses kann einem Unternehmen viel Zeit und auch Vermögen sparen. Alle Daten aus einem Personalausweis oder Reisepass können extrahiert werden. Üblicherweise werden die Daten an ähnlicher Stelle auf der Karte platziert und mit einer mehrsprachigen Beschreibung ergänzt. Dies bedeutet, dass alle Daten einfach und genau extrahiert werden können.
Es können auch nicht-textuelle Daten extrahiert werden: der Lichtbildausweis, die Unterschrift und die maschinenlesbare Zone (MRZ). Dies macht es viel einfacher, die Identität des Kunden zu bestätigen.
Die Kraft der Backoffice-Automatisierung
Möchten Sie Ihr Geschäft auf das nächste Level bringen? Da Sie nun mehr über Backoffice-Automatisierung wissen, besteht der nächste Schritt darin, intelligente Software zu finden, die Ihren Geschäftsanforderungen entspricht.
Klippa ist einer der führenden Anbieter auf dem Markt und kann Ihnen bei allen in diesem Blog genannten Fällen und vielem mehr helfen.
Autor: Yeelen Knegtering
Autor Bio: Yeelen Knegtering, CEO und Mitbegründer von Klippa, entwickelt mit Leidenschaft digitale Produkte, die Menschen helfen, Zeit bei administrativen Problemen zu sparen und Zeit mit den Dingen zu verbringen, die sie lieben. Nach seinem Abschluss in Informatik an der Universität Groningen gründete er Klippa mit der Idee, dass es eine bessere Möglichkeit geben musste, Belege zu organisieren und zu verwalten. Heute ist Klippa ein Unternehmen für die Digitalisierung von Dokumenten, das sich auf die Digitalisierung und Automatisierung von Dokumentenströmen für Unternehmen konzentriert.
