Die Kostenverwaltung erweist sich für viele Unternehmen oft als Herkulesaufgabe. Herkömmliche Spesenverwaltungssysteme sind oft mit Herausforderungen behaftet: Die manuelle Dateneingabe ist zeitaufwändig und fehleranfällig; betrügerische Behauptungen können durchs Raster fallen; Und die Sicherstellung der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und Steuergesetzen kann sich wie ein Weg durch ein Minenfeld anfühlen. Diese Ineffizienzen verbrauchen nicht nur wertvolle Ressourcen, sondern lenken auch den Fokus von den Kerngeschäftsaktivitäten ab und bremsen Wachstum und Innovation.

Künstliche Intelligenz (KI) ist heute zu einer transformativen Kraft im Bereich des Spesenmanagements geworden. KI-Technologien bieten vielversprechende Lösungen für diese uralten Probleme, indem sie alltägliche Aufgaben automatisieren, die Genauigkeit erhöhen und Prozesse rationalisieren.

Anwendungsfälle von KI im Spesenmanagement

Im Kern ist Künstliche Intelligenz (KI) die Simulation menschlicher Intelligenz in Maschinen, die so programmiert sind, dass sie wie Menschen denken und deren Handlungen nachahmen. Die folgenden KI-Lösungen sind im Kontext des Spesenmanagements relevant –

Automatisierung des Spesenmanagement-Workflows

1. Empfangs- und Rechnungsbearbeitung: KI-Algorithmen können automatisch Daten aus Belegen und Rechnungen extrahieren und so die manuelle Dateneingabe reduzieren. Diese Funktion optimiert die Kostenabrechnungs- und Erstattungsprozesse und minimiert Fehler und Betrug.

2. Spesenkategorisierung und FIBU-Kodierung: KI steigert die Effizienz, indem sie Ausgaben automatisch kategorisiert und den richtigen Hauptbuchcodes (GL) zuordnet. Es reduziert den manuellen Aufwand, erhöht die Genauigkeit und sorgt für Konsistenz in der Finanzberichterstattung.

3. Automatisierte Genehmigungsworkflows: KI kann Unternehmensrichtlinien durchsetzen, indem sie Ausgaben automatisch kategorisiert und durch die entsprechenden Genehmigungsworkflows leitet. Dadurch wird sichergestellt, dass Ausgaben schneller überprüft und genehmigt werden und die Richtlinien konsequent eingehalten werden.

4. Integration mit Finanzsystemen: KI kann Ausgabenverwaltungssysteme nahtlos in andere Finanzsoftware integrieren, beispielsweise Buchhaltungssysteme oder ERP-Lösungen. Diese Integration erleichtert die Finanzanalyse in Echtzeit und trägt dazu bei, genaue Finanzunterlagen zu führen.

5. Betrugserkennung und -prävention: Durch die Analyse von Mustern und Anomalien in Spesenabrechnungen kann KI potenziellen Betrug oder Richtlinienverstöße erkennen. Dieser proaktive Ansatz hilft Unternehmen, Risiken zu mindern und Compliance effektiver durchzusetzen.

Nutzung generativer KI

6. Chatbots für Spesenabfragen: KI-gestützte Chatbots können Mitarbeitern bei Fragen zu Spesenrichtlinien, Einreichungsprozessen oder dem Status von Erstattungen sofortige Hilfe leisten. Dies verbessert die Benutzererfahrung und reduziert die Arbeitsbelastung der Finanzteams.

7. Out-of-the-box-Kategorisierung: Nutzen Sie GenAI, um Finanztransaktionen automatisch in vordefinierte Kategorien zu klassifizieren, ohne dass umfangreiche Schulungen, Anpassungen oder manuelle Eingriffe erforderlich sind. Dieser Ansatz bietet eine schnelle, genaue und skalierbare Lösung zur Kategorisierung von Ausgaben.

Implementieren Sie KI für das Ausgabenmanagement

Nachdem wir nun ein Verständnis für die Anwendungsfälle haben, die mithilfe von KI gelöst werden können, wollen wir untersuchen, wie wir diese für Ihr Unternehmen implementieren können.

Automatisierung des Spesenmanagement-Workflows

Dies kann durch den Einsatz der richtigen Spesenverwaltungssoftware zur durchgängigen Verwaltung Ihrer Ausgaben erreicht werden.

Bewerten Sie die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens und berücksichtigen Sie dabei Faktoren wie Größe, Ausgabenvolumen und erforderliche spezifische Funktionen (z. B. OCR, Genehmigungseinrichtung, mobile Zugänglichkeit, Integration mit Buchhaltungssoftware usw.).

Schauen Sie sich dann die verschiedenen Optionen für Spesenverwaltungssoftware an und vergleichen Sie Funktionen, Benutzerbewertungen, Preise und die einfache Integration mit vorhandenen Systemen.

Wir haben eine Liste der derzeit besten Spesenmanagementsoftware auf dem Markt zusammengestellt. Lesen Sie es, indem Sie auf den untenstehenden Link klicken.

Die 15 besten Softwarelösungen für das Ausgabenmanagement im Jahr 2024

Entdecken Sie die Welt der Ausgabenverwaltungssoftware im Jahr 2024. Entdecken Sie die besten Lösungen und erfahren Sie, wie Sie die richtige Lösung für Ihr Unternehmen auswählen.

Der nächste Schritt besteht darin, Ihren Workflow in Ihrer Spesenverwaltungssoftware einzurichten.

Schauen wir uns vorher noch einmal kurz an, wie ein manueller Workflow ohne KI und Automatisierung aussieht.

1. Kostenanfall: Mitarbeiter verursachen Ausgaben – Reisen, Mahlzeiten und vieles mehr. Sie klammern sich an Quittungen wie kostbare Artefakte, die, seien wir ehrlich, nach einer Wäscherei-Expedition oft ausgewaschen werden.

2. Manuelle Dateneingabe: Mitarbeiter protokollieren Ausgaben manuell. Denken Sie an Tabellenkalkulationen, zerknitterte Quittungen und gelegentliche Kaffeeflecken. Es ist ein mühsamer Prozess, voller menschlicher Fehler und ungefähr so ​​effizient wie ein einbeiniges Rennen.

3. Erstellung von Spesenabrechnungen: Der Prozess, bei dem versucht wird, diese Tabellenkalkulationen in etwas zusammenzustellen, das einer Spesenabrechnung ähnelt.

4. Umständliche Genehmigungen: Anschließend betreten die Manager die Arena, um die Einhaltung und Angemessenheit von Richtlinien zu bekämpfen. Dieser Prozess erfordert oft mehr Hin und Her als ein Tischtennisspiel.

5. Langsame Rückerstattungen: Nach der Genehmigung beginnt für die Mitarbeiter die Phase der Erstattungswartezeiten. Es ist ein Schwebezustand, in dem die Zeit stehen bleibt und die Moral oft einen Schlag erleidet.

6. Dateneingabe in ERP-/Buchhaltungssoftware: Dateneingabe – der Fluch der Existenz des Finanzteams kehrt erneut zurück. Die manuelle Eingabe der Daten in die Buchhaltungssysteme mit korrekter Kategorisierung und Codierung ist genauso spannend wie das Zusehen, wie Farbe beim Trocknen zusieht.

7. Erkenntnisse? Eher im Nachhinein: Es werden regelmäßig Berichte erstellt, die Einblicke bieten, die oft so aktuell sind wie die Zeitung von gestern.

Automatisierung und künstliche Intelligenz haben diese düstere Landschaft verändert.

Eine moderne Spesenverwaltungssoftware wie Nanonetze nutzt diese technologischen Fortschritte, um das Spesenmanagement nahtlos, effizient und fehlerfrei zu gestalten.

Schauen wir uns nun an, wie der automatisierte Spesenmanagement-Workflow bei Nanonets aussieht.

1. Kostenanfall: Die gleichen Ausgaben wie früher, aber hier passiert die Magie. Dank der Wunder mobiler Technologie und der nahtlosen Integration zum Importieren von Belegen aus Ihren Apps und Datenbanken werden Belege schneller erfasst als eine rasende Kugel.

2. Auto-Magic-Aufnahme: Die OCR-Technologie (Optical Character Recognition) greift ein und extrahiert strukturierte Daten aus Belegen schneller in digitale Daten, als man „Kosten“ sagen kann.

3. Spesenkategorisierung und FIBU-Kodierung: Nanonets bietet die Flexibilität, Regeln und Kategorien an Ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen. Sie können einschalten Intelligente AusgabenkategorisierungPassen Sie Ausgabenkategorien und Unterkategorien entsprechend Ihren Geschäftsanforderungen an, und Nanonets weist Ausgaben automatisch den entsprechenden Kategorien und Unterkategorien zu und erkennt Anomalien zur weiteren Überprüfung. Darüber hinaus funktioniert diese Funktion sofort, ohne dass Trainingsdaten erforderlich sind!

Die GL-Codezuweisung kann effektiv durchgeführt werden durch:

• Schulung anhand vergangener Daten: Mit Nanonets können Sie ein maschinelles Lernmodell trainieren, um Finanztransaktionen zu erkennen und zu kategorisieren. Dazu gehört das Hochladen historischer Finanzdokumente und Transaktionen, die mit historisch korrekten FIBU-Codes versehen sind. Das Modell lernt aus diesen Beispielen, um GL-Codes für neue Transaktionen genau vorherzusagen.

• Out-of-the-Box-Gen-KI: Durch den Einsatz von Nanonets GenAI kann unsere Software den Text in Finanzdokumenten so interpretieren, dass er das menschliche Verständnis nachahmt. Dies ermöglicht es, relevante Informationen, Kontext und Semantik zu extrahieren, um mithilfe komplexer Überlegungen FIBU-Codes genau zuzuordnen, selbst in Fällen, in denen Transaktionsdetails mehrdeutig oder spärlich sind.

4. Echtzeitberichte: Berichte werden per Knopfdruck erstellt – es ist, als hätten Sie Ihren eigenen persönlichen Assistenten, ohne dass der Kaffee läuft. Im System sind Echtzeitdaten vorhanden, die eine vollständige Transparenz der Geschäftsausgaben ohne Verzögerungen und Fehler gewährleisten.

5. Einfache Genehmigungen: Zuerst greifen systemgesteuerte Compliance-Prüfungen ein, die nur die Ausreißer kennzeichnen. Manager können sich auf echte Probleme konzentrieren, anstatt bei jedem Bericht „Whack-a-Mole“ zu spielen. Anschließend können Sie Human-in-the-Loop hinzufügen, um sicherzustellen, dass Rechnungen zur richtigen Zeit an die richtige Person zur Genehmigung gesendet werden. Darüber hinaus können Sie Ihre Genehmigungsrichtlinien und benutzerdefinierten Validierungsprüfungen durchsetzen.

6. Compliance-Tempomat: Kontinuierliche, automatisierte Audits machen das Leben einfacher. Anomalien fallen auf wie ein schmerzender Daumen, und die Durchsetzung von Richtlinien ist strenger als eine Trommel.

7. Speed ​​of Light-Erstattungen: Rückerstattungen erfolgen mit Höchstgeschwindigkeit, was die Arbeitsmoral der Mitarbeiter in die Höhe treibt.

8. Die Sync-Symphonie: Durch die nahtlose Integration in Ihre Buchhaltungssoftware und andere Apps werden Dateneingabe und -abgleich zu einer harmonischen Symphonie und nicht zu einer chaotischen Kakophonie.

9. Analytik in Gedankengeschwindigkeit: Echtzeit-Einblicke stehen Ihnen zur Verfügung und bieten einen Einblick in Ihr Ausgabeverhalten und Sparmöglichkeiten.

Chatbots für Spesenabfragen

Dazu gehört die Erstellung eines benutzerdefinierten Chatbots, der Ihre Spesenrichtlinie aufnimmt und darauf basierende Spesenanfragen beantwortet. Dank der Fortschritte in der generativen KI ist die Implementierung so einfach wie das Hochladen Ihrer Spesenrichtlinie.

Dazu können Sie –

• Verwenden Sie ein Workspace-ChatGPT-Konto.
• Stellen Sie Ihren eigenen Chatbot bereit.
• Verwenden Sie eine Chatbot-Software, die diesen Chatbot für Sie erstellt.

Lesen Sie mehr in unserem Artikel unten.

Chatten Sie mit PDFs mithilfe der ChatGPT- und GPT-API

Mithilfe der GPT-API von ChatGPT und OpenAI erfahren Sie in diesem Code-Tutorial, wie Sie mit PDFs chatten, PDF-Aufgaben automatisieren und PDF-Chatbots erstellen.

Vorteile von KI im Spesenmanagement

Die Integration künstlicher Intelligenz (KI) in Kostenmanagementsysteme bringt eine Vielzahl von Vorteilen mit sich, die die Art und Weise, wie Unternehmen mit ihren Finanzen umgehen, revolutionieren.

1. Verbesserte Effizienz und Produktivität

KI automatisiert mühsame und zeitaufwändige Aufgaben wie die Dateneingabe, die Kategorisierung von Ausgaben und den Genehmigungsprozess. Diese Automatisierung entlastet die Mitarbeiter und ermöglicht ihnen, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren, anstatt sich mit Verwaltungsaufgaben zu beschäftigen. Die Geschwindigkeit der Bearbeitung von Ausgaben und Erstattungen erhöht sich erheblich, wodurch sich die Zykluszeit von der Einreichung bis zur Genehmigung und Zahlung verkürzt.

2. Erhöhte Genauigkeit und weniger Fehler

Die manuelle Dateneingabe ist anfällig für menschliches Versagen, was zu Ungenauigkeiten in den Finanzunterlagen führen kann. KI-gestützte Systeme nutzen optische Zeichenerkennung (OCR) und maschinelle Lernalgorithmen, um Daten aus Belegen und Rechnungen mit hoher Präzision zu extrahieren und zu verarbeiten. Dadurch werden Fehler minimiert, die Genauigkeit der Spesenabrechnungen sichergestellt und die Integrität der Finanzdaten gewahrt.

3. Verbesserte Compliance und Betrugserkennung

KI-Systeme können so programmiert werden, dass sie Unternehmensrichtlinien und behördliche Anforderungen automatisch verstehen und durchsetzen. Sie können Anomalien, ungewöhnliche Ausgabemuster und potenzielle betrügerische Aktivitäten erkennen, indem sie riesige Datenmengen in Echtzeit analysieren. Dieser proaktive Ansatz zur Compliance und Betrugserkennung hilft Unternehmen, Risiken zu mindern und potenzielle finanzielle Verluste und rechtliche Probleme zu vermeiden.

4. Verbesserte Mitarbeitererfahrung

KI-gestützte Chatbots und intuitive Schnittstellen erleichtern es Mitarbeitern, Ausgaben einzureichen, sich nach Richtlinien zu erkundigen und den Status ihrer Erstattungen zu verfolgen. Dieser benutzerfreundliche Ansatz verbessert das Gesamterlebnis für die Mitarbeiter und führt zu höherer Zufriedenheit und Einhaltung der Kostenabrechnungsverfahren.

5. Kostenreduzierung

Die Einführung von KI im Spesenmanagement führt zu direkten und indirekten Kosteneinsparungen. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben werden die Arbeitskosten gesenkt, während eine verbesserte Genauigkeit und Betrugserkennung finanzielle Verluste verhindern. Darüber hinaus können die von KI bereitgestellten strategischen Erkenntnisse Unternehmen dabei helfen, ihre Ausgaben zu optimieren, was zu einer effektiveren Budgetnutzung führt.

6. Skalierbarkeit und Flexibilität

KI-Systeme können sich problemlos an sich ändernde Geschäftsanforderungen anpassen und skalieren, um steigende Mengen an Spesentransaktionen zu bewältigen, ohne dass es zu einem entsprechenden Anstieg der Fehler oder der Verarbeitungszeit kommt. Diese Skalierbarkeit stellt sicher, dass Unternehmen wachsen und sich weiterentwickeln können, ohne durch ihre Kostenmanagementprozesse eingeschränkt zu werden.

Auch wenn der Übergang von der Implementierung einer manuellen zur automatisierten Spesenverwaltung wie ein riesiger Sprung erscheint, handelt es sich in Wirklichkeit um eine Reihe kleiner, praktischer Schritte hin zu Effizienz, Klarheit und letztendlich höherer Rentabilität.

Hier sind einige Fallstudien von Unternehmen, die das Ausgabenmanagement und die Automatisierung mithilfe von KI erfolgreich implementiert haben:

1. SaltPay nutzt Nanonets zur Integration mit SAP zur Verwaltung von Lieferantenrechnungen.
2. In2 Project Management hilft der Water Supply Corporation, mit Nanonets AI 700,000 AUD einzusparen.
3. Wie Happy Jewellers, ein KMU, von NanoNets profitierte.
4. Nanonets AI unterstützt ACM Services bei der Automatisierung der Extraktion aus Spesendokumenten und spart so 90 % Zeit für das Kreditorenbuchhaltungsteam.
5. Tapi automatisiert Rechnungen für die Instandhaltung von Immobilien mithilfe von Nanonets.
6. Puma automatisiert seinen Spesenverwaltungsprozess mit Zoho Expense.
7. SWISS verbesserte mit Rydoo die Effizienz der Spesenabwicklung um 80 %.
8. Suncommon verwaltet die Ausgaben seines Unternehmens und spart dem Unternehmen Zeit, indem es die Expensify Card nutzt.

Zusammenfassung

Durch die Automatisierung von Prozessen, die Verbesserung der Genauigkeit, die Sicherstellung von Compliance und die Bereitstellung strategischer Erkenntnisse verwandeln KI-Technologien das Ausgabenmanagement in einen strategischen Vermögenswert und nicht in einen Verwaltungsaufwand.

Unternehmen, die KI-gestützte Spesenmanagementlösungen einsetzen, positionieren sich für eine höhere betriebliche Effizienz, Finanzkontrolle und Wettbewerbsvorteile auf dem Markt.

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• Quelle: https://nanonets.com/blog/7-ways-ai-can-streamline-expense-management/