Gepostet am 21. Juli 2021

Der Aufbau einer effektiven Kommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil eines erfolgreichen Unternehmens. Dadurch können Sie alle möglichen Probleme zeitnah und effektiv lösen und die meisten Missverständnisse zwischen den Abteilungen ausschließen. Dadurch erhalten Sie produktivere und zufriedenere Mitarbeiter, was sich wiederum positiv auf die Qualität der Produkte und Dienstleistungen sowie die Kundenzufriedenheit auswirkt.

Im Folgenden finden Sie fünf Möglichkeiten, die interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen zu verbessern. Diese reichen von der Verwendung der richtigen Kommunikationsinstrumente über die Ermutigung der Mitarbeiter zum Teilen von Feedback und die Achtung kultureller Unterschiede bis hin zum Zeigen von Empathie und dem Setzen klarer Erwartungen. Lesen Sie weiter und halten Sie die Kommunikation offen!

Verwenden Sie die richtigen Kommunikationstools

Um Missverständnisse zwischen Ihren Teammitgliedern zu vermeiden, sollten Sie zunächst entscheiden, welche Kommunikationsmittel für Ihr Unternehmen am besten geeignet sind (E-Mails, Besprechungen, Telefonanrufe, Textnachrichten usw.). Anschließend können Sie einige Grundregeln festlegen, die alle Ihre Teammitglieder befolgen müssen, wie zum Beispiel:

• Achten Sie beim Schreiben Ihrer E-Mail auf eine klare Struktur.
• Schreiben Sie keine langen E-Mails; Teilen Sie sie stattdessen in kurze Absätze auf und fügen Sie Aufzählungspunkte ein, damit Ihre Kollegen sie schnell durchgehen können.
• Vermeide das Benutzen informelle Sprache und umgangssprachlich.
• Überprüfen Sie vor dem Versenden, wie Ihre E-Mails klingen. Wenn Sie beispielsweise jemanden korrigieren möchten, achten Sie darauf, dass Sie nicht unhöflich oder verletzend klingen.

Nutzen Sie außerdem eine Unternehmensplattform für die interne Kommunikation, etwa Slack oder Mattermost. Eine weitere vorteilhafte Möglichkeit besteht darin, sich für zu entscheiden VoIP-Lösungen für ein kleines Unternehmen. Dadurch können alle Mitarbeiter Informationen effizienter austauschen und unnötiges Hin- und Herschicken von E-Mails vermeiden.

Ermutigen Sie zum Teilen von Feedback

Sie müssen Ihre Mitarbeiter nicht immer direkt um Feedback bitten. Sie können es dir selbst geben! Auf diese Weise können Sie leicht herausfinden, was sie wirklich über Ihre Zusammenarbeit mit ihnen denken und was verbessert werden kann. 

Hier sind einige Möglichkeiten, sie zu ermutigen, ihre Gedanken zu teilen:

• Konstruktives Feedback geben. Wenn Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter aus ihren Fehlern lernen, müssen Sie dies tun konstruktives Feedback geben anstatt zu urteilen. Es hilft Ihren Mitarbeitern, Verantwortung für ihr Handeln zu übernehmen und verhindert, dass sie in die Defensive geraten. 
• Bitten Sie bei Besprechungen um Feedback. Um Feedback zu bitten, ist eine hervorragende Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter in die Diskussion einzubeziehen. Es ist auch eine gute Gelegenheit für Sie, zu sehen, wie sie während des Meetings miteinander kommunizieren und mit Ihnen interagieren.
• Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, sich gegenseitig Feedback zu geben. Dies wird dazu beitragen, ihr Vertrauen untereinander aufzubauen und ihre allgemeinen Teamfähigkeiten zu verbessern. 
• Führen Sie regelmäßig 360-Grad-Bewertungen durch. Mithilfe dieser Bewertungen können Sie überprüfen, wie Kollegen und Kunden Ihre Mitarbeiter wahrnehmen und wie sie sich bei der Arbeit verhalten. Darüber hinaus können sie Ihnen helfen zu verstehen, ob sie mit ihrer Arbeit zufrieden sind und, wenn nicht, was sich ändern muss. Es zeigt auch, dass ihnen ihre Karriere und ihre Kollegen am Herzen liegen und dass sie offen für Feedback und Kritik sind.

Respektieren Sie kulturelle Unterschiede

Auch wenn Sie sich für einen aufgeschlossenen Menschen halten, besteht die Möglichkeit, dass Sie dennoch einige Vorurteile haben. Und auch wenn diese Vorurteile möglicherweise nicht so offensichtlich sind wie Stereotypen, die üblicherweise mit bestimmten Kulturen in Verbindung gebracht werden, bestehen sie dennoch und können zu weiteren Missverständnissen zwischen Ihren Mitarbeitern führen, die sich letztendlich auf Ihre Arbeitsweise auswirken können. 

Aus diesem Grund ist es wichtig, kulturelle Unterschiede zu respektieren und sicherzustellen, dass Sie niemanden beleidigen. Hier sind einige Tipps, wie das geht:

• Fragen stellen und versuchen Sie zu verstehen, was für Ihre Mitarbeiter wesentlich ist. Wenn Sie wissen möchten, wie Sie effektiv und respektvoll mit jemandem aus einer anderen Kultur als Ihrer eigenen kommunizieren können, müssen Sie Fragen stellen. Fragen Sie sie nach ihren Werten und Überzeugungen, ihrem Hintergrund, ihrer Einstellung zur Arbeit und vielem mehr.
• Seien Sie ehrlich und aufrichtig. Freundlichkeit und Respekt bedeuten nicht, dass Sie mit allem einverstanden sein müssen, was Ihre Mitarbeiter sagen oder tun. Es setzt jedoch voraus, dass Sie ehrlich sind und sich wirklich für ihre Meinung interessieren.
• Seien Sie sich der kulturellen Unterschiede in den Kommunikationsstilen bewusst. Wenn Sie mit jemandem aus einer anderen Kultur als Ihrer kommunizieren, müssen Sie ihm und seinen Werten oder Überzeugungen dennoch Respekt entgegenbringen. Es ist immer besser, vorher zu fragen, als irgendwelche Vermutungen über die Kultur einer Person anzustellen.
• Achten Sie auf Ihre nonverbalen Hinweise. Nonverbale Hinweise wie Körpersprache oder Tonfall können mehr sagen als Worte.

Zeigen Sie Empathie

Empathie ist eine der wesentlichen Fähigkeiten, die jeder besitzen sollte, unabhängig von Geschlecht, Alter oder Position in der Unternehmenshierarchie. Einfühlungsvermögen hilft Ihnen und Ihren Mitarbeitern dabei, stärkere Beziehungen aufzubauen, die Kommunikationsfähigkeiten zu verbessern und das Risiko von Missverständnissen zwischen verschiedenen Abteilungen zu verringern.

Versuchen Sie im Umgang mit Ihren Mitarbeitern, sich in ihre Lage zu versetzen und die Dinge aus ihrer Perspektive zu betrachten, anstatt voreilige Schlussfolgerungen zu ziehen oder Annahmen zu treffen. Versuchen Sie außerdem, aktives Zuhören zu üben, indem Sie sich auf das konzentrieren, was Ihr Gesprächspartner zu sagen hat, anstatt darüber nachzudenken, was Sie als Nächstes sagen möchten. Es wird Ihnen helfen, Ihre Mitarbeiter besser zu verstehen und bessere Beziehungen zu ihnen aufzubauen.

Setzen Sie klare Erwartungen

Das Setzen klarer Erwartungen ist für eine effektive interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen unerlässlich. Dabei kommt es darauf an, sicherzustellen, dass jeder ohne weitere Erklärungen genau versteht, was von der anderen Partei erwartet wird. 

Hier sind einige Möglichkeiten, dies zu tun:

• Verwenden Sie nach Möglichkeit Checklisten und Kontrollkästchen. Wenn Sie alles aufschreiben, was von beiden Parteien verlangt wird, vermeiden Sie spätere Verwirrung. Dadurch entfällt auch der unnötige E-Mail-Versand zwischen den beiden Parteien. 
• Unternehmensziele schaffen und besprechen Sie diese dann mit Ihren Mitarbeitern, damit diese genau wissen, was als nächstes zu tun ist. Achten Sie darauf, dass in Ihren Gesprächen keine Unklarheiten entstehen, um spätere Missverständnisse auszuschließen. 
• Geben Sie regelmäßig Feedback. Achten Sie beim Geben von Feedback darauf, dass es konstruktiv und nicht negativ ist, damit Ihre Mitarbeiter wissen, wie sie sich beim nächsten Mal verbessern können. Regelmäßiges Feedback trägt außerdem dazu bei, die Beziehung zueinander zu verbessern und das Engagement der Mitarbeiter insgesamt zu steigern.
• Stellen Sie sicher, dass die Fristen effektiv, angemessen und erreichbar sind. Setzen Sie sich keine unrealistischen Ziele und Fristen, sonst könnten Sie unproduktive und frustrierte Mitarbeiter haben, die irgendwann das Interesse an den Geschäftszielen Ihres Unternehmens verlieren.
• Seien Sie flexibel mit Ihren Fristen. Wenn etwas Unerwartetes passiert und Sie feststellen, dass Sie Ihre Frist aufgrund unvorhergesehener Umstände nicht einhalten können, stellen Sie sicher, dass Sie dies Ihren Teammitgliedern so schnell wie möglich mitteilen, damit sie sich entsprechend anpassen können.

Abschließende Überlegungen

Effektive Kommunikation ist für jedes erfolgreiche Unternehmen unerlässlich und hängt in der Regel davon ab, wie gut das Management mit seinen Mitarbeitern umgehen kann. Für Ihre Vorgesetzten ist es von entscheidender Bedeutung, aufmerksam zuzuhören, einfühlsam zu sein und klare Erwartungen zu formulieren, damit Ihre Mitarbeiter ihre Aufgaben effektiv erfüllen können.

Effektive Kommunikation hängt jedoch auch davon ab wie offen Sie gegenüber Ihren Mitarbeitern sind indem wir ihnen zuhören und ihnen erlauben, ihre Meinung zu äußern. Es ist außerdem wichtig, dass Sie sich der kulturellen Unterschiede bewusst sind und keine Annahmen über die Kultur, das Geschlecht oder die Position anderer Personen in der Unternehmenshierarchie treffen.

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Quelle: http://hrnews.co.uk/5-ways-to-establish-efficient-communication-within-your-company/