Bei Geschäftsausgabenkategorien handelt es sich um eine systematische Klassifizierung von Kosten, die während des Geschäftsbetriebs anfallen. Sie dient dazu, Finanzabflüsse für Zwecke wie Steuervorbereitung, Budgetierung und Finanzanalyse zu organisieren und zu verfolgen. Diese Kategorisierung hilft Unternehmen dabei, ihre Finanzen effizienter zu verwalten, indem sie Einblicke in das Ausgabeverhalten bietet und potenzielle Steuerabzüge identifiziert.

Kluge Unternehmer und Wirtschaftsführer wissen, dass der Teufel im Detail steckt – insbesondere, wenn es um finanzielle Klarheit geht. Diese finanzielle Klarheit beginnt mit einem sorgfältigen Ansatz zur Kategorisierung von Geschäftsausgaben. Auf diese Weise ebnen Unternehmen nicht nur den Weg für eine solide finanzielle Gesundheit, sondern stellen auch sicher, dass sie strategisch positioniert sind, um Chancen zu nutzen und Herausforderungen zu meistern.

Warum Geschäftsausgaben kategorisieren?

Der Prozess der Kategorisierung von Geschäftsausgaben umfasst die Erstellung einer umfassenden Liste von Ausgabenkategorien und die anschließende Sicherstellung, dass jede Transaktion, die Ihr Unternehmen durchführt, genau an der richtigen Stelle zugeordnet wird. Warum ist das alles wichtig, fragen Sie sich vielleicht?

1. Steuervorbereitung und Steuerabzüge:
   Die sorgfältige Kategorisierung von Geschäftsausgaben trägt dazu bei, den Steuervorbereitungsprozess zu optimieren und sicherzustellen, dass keine abzugsfähigen Ausgaben übersehen werden. Durch diese sorgfältige Organisation kann das zu versteuernde Einkommen erheblich gesenkt werden, was zu erheblichen Einsparungen führt. Es vereinfacht den Prozess der Ermittlung, welche Ausgaben in welcher Höhe abzugsfähig sind, wodurch die Steuerzeit weniger entmutigend und effizienter wird.
2. Analyse und Budgetierung:
   Eine gut strukturierte Kategorisierung der Ausgaben liefert unschätzbare Einblicke in die Ausgabenmuster und hilft Unternehmen dabei, Bereiche zu identifizieren, in denen sie Kosten senken und Ressourcen effektiver einsetzen können. Dieser detaillierte Überblick über die Ausgaben ermöglicht es Unternehmern, sowohl realistische als auch strategische Budgets zu erstellen, die finanzielle Stabilität zu verbessern und das Wachstum zu fördern.
3. Tägliches Cashflow-Management:
   Für die Aufrechterhaltung eines gesunden Cashflows ist es von entscheidender Bedeutung, zu verstehen, wo und wie die Mittel täglich ausgegeben werden. Durch die Kategorisierung von Ausgaben können Unternehmen ihre finanziellen Verpflichtungen verfolgen und den Betrieb nach Bedarf anpassen, um die Liquidität sicherzustellen. Ein effektives Cashflow-Management ist die Lebensader eines jeden Unternehmens. Es verhindert Liquiditätsengpässe und sorgt für einen reibungslosen Betriebsablauf.

45 Geschäftsausgabenkategorien für Unternehmen und Startups

Die Erstellung einer umfassenden Liste von Geschäftsausgabenkategorien kann Unternehmen und Startups dabei helfen, ihre Finanzen besser zu verfolgen, effektiver zu budgetieren und Steuerabzüge zu nutzen, um ihr zu versteuerndes Einkommen zu reduzieren. Nachfolgend finden Sie eine Liste von 45 Geschäftsausgabenkategorien, mit denen Unternehmen in den Vereinigten Staaten häufig konfrontiert werden. Diese Kategorisierung dient der Optimierung der Steuerpositionen.

1. Werbung und Marketing: Umfasst Online-Anzeigen, Druckmaterialien und Marketingkampagnen. Diese Ausgaben sind grundsätzlich vollständig abzugsfähig.
2. Löhne und Gehälter: Vergütung an Mitarbeiter, einschließlich Gehälter, Löhne, Boni oder Provisionen. Vollständig absetzbar.
3. Leiharbeit: Zahlungen an unabhängige Auftragnehmer. Vollständig abzugsfähig, aber Unternehmen müssen das Formular 1099-NEC ausstellen, wenn sie mehr als 600 US-Dollar pro Jahr zahlen.
4. Miete für Geschäftsimmobilien: Mietzahlungen für Büroräume, Ladenlokale und andere Geschäftsimmobilien. Vollständig absetzbar.
5. Utilities: Strom-, Wasser-, Gas-, Internet- und Telefondienste für den Geschäftsbetrieb. Vollständig absetzbar.
6. Bürobedarf und -ausgaben: Kosten für Büroartikel wie Stifte, Papier und Druckertinte. Vollständig absetzbar.
7. Reparaturen und Wartung: Kosten für die Instandhaltung von Betriebseigentum und -ausstattung, ohne größere Verbesserungen. Vollständig absetzbar.
8. Abschreibung: Abzug für den Wertverlust von Vermögenswerten (z. B. Fahrzeugen, Gebäuden, Ausrüstung) im Laufe der Zeit. Berechnet auf Grundlage der IRS-Richtlinien.
9. Honorare: Gebühren für Rechts-, Buchhaltungs- und andere professionelle Dienstleistungen. Vollständig absetzbar.
10. Versicherungen: Prämien für Unternehmensversicherungen wie Haftpflicht-, Kunstfehler- und Sachversicherung. Vollständig absetzbar.
11. Steuern und Lizenzen: Bestimmte staatliche, lokale und bundesstaatliche Steuern; Lizenzen und behördliche Gebühren. Generell abzugsfähig.
12. Zinsen: Zinsen für Geschäftskredite, Kreditlinien und Hypotheken für Geschäftsimmobilien. Vollständig absetzbar.
13. Reisekosten: Kosten für Geschäftsreisen, einschließlich Unterkunft, Transport und Verpflegung (vorbehaltlich Einschränkungen). Selbstbehalt im Rahmen der IRS-Richtlinien.
14. Mahlzeiten und Unterhaltung: 50 % Selbstbeteiligung bei Geschäftsessen; Bewirtungskosten sind seit dem Tax Cuts and Jobs Act (TCJA) nicht mehr abzugsfähig.
15. Allgemeine und berufliche Bildung: Kosten für Workshops, Seminare und Schulungsmaterialien für Sie oder Ihre Mitarbeiter. Vollständig absetzbar.
16. Software und Abonnements: Unternehmensbezogene Software, Online-Dienste und Publikationsabonnements. Vollständig absetzbar.
17. Mitgliedsbeitrag: Gebühren für Berufsverbände und Wirtschaftsverbände. Selbstbehalt, ausgenommen Clubs, die zu geschäftlichen, Freizeit-, Freizeit- oder anderen gesellschaftlichen Zwecken organisiert werden.
18. Ausgaben für das Homeoffice: Für diejenigen, die einen Teil ihrer Wohnung regelmäßig und ausschließlich geschäftlich nutzen. Selbstbehalt basierend auf dem Prozentsatz der geschäftlichen Nutzung des Hauses.
19. Fahrzeugkosten: Geschäftliche Nutzung eines Fahrzeugs, entweder durch Abzug der tatsächlichen Kosten oder unter Verwendung des Standardkilometersatzes. Selbstbehalt im Rahmen der IRS-Richtlinien.
20. Telekommunikation: Kosten für dienstliche Mobiltelefone und Internetdienste. Vollständig absetzbar.
21. Porto und Versand: Kosten für Post, Kurierdienste und Versand im Geschäftsbetrieb. Vollständig absetzbar.
22. Bankgebühren: Gebühren im Zusammenhang mit Geschäftsbankkonten und Kreditkarten. Vollständig absetzbar.
23. Employee Benefits: Krankenversicherung, Beiträge zur Altersvorsorge und andere Kosten für Leistungen an Arbeitnehmer. Generell abzugsfähig.
24. Rechts- und Regulierungskosten: Gebühren für Patente, Marken und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Vollständig absetzbar.
25. Forschung und Entwicklung: Kosten im Zusammenhang mit der Entwicklung neuer Produkte oder Dienstleistungen. Potenziell Anspruch auf Steuergutschriften für Forschung und Entwicklung.
26. Forderungsausfälle: Ihnen geschuldete Beträge, die Sie nicht eintreiben können. Unter bestimmten Voraussetzungen abzugsfähig.
27. Spendenbeitrag: Spenden an qualifizierte Wohltätigkeitsorganisationen. Innerhalb der von der Unternehmensstruktur abhängigen Grenzen ist ein Selbstbehalt möglich.
28. Umzugskosten: Kosten für den Umzug von Geschäftsausstattung, Inventar und Zubehör. Selbstbehalt im Zusammenhang mit einem Standortwechsel.
29. Zinsen auf verspätet gezahlte Steuern: Zinsen für verspätete Steuerzahlungen. Selbstbehalt.
30. Inventar zum Weiterverkauf: Kosten für Waren oder Rohstoffe, einschließlich Fracht. Abzugsfähig zum Zeitpunkt des Verkaufs des Inventars.
31. Grundsteuern: Steuern auf Gewerbeimmobilien. Vollständig absetzbar.
32. Persönliche Vermögenssteuern: Steuern auf geschäftlich genutztes Eigentum wie Fahrzeuge und Ausrüstung. Vollständig absetzbar.
33. Unfall- und Diebstahlschäden: Schäden durch Diebstahl, Vandalismus, Feuer, Sturm oder ähnliche Ereignisse. Abzugsfähig im Jahr des Schadenseintritts.
34. Krankenversicherungsprämien: Für Selbstständige, möglicherweise abzugsfähig vom Einkommen.
35. Altersvorsorge: Beiträge zur Altersvorsorge der Mitarbeiter. Selbstbehalt in Grenzen.
36. Geschenke: Werbegeschenke sind bis zu 25 $ pro Person und Jahr abzugsfähig.
37. Im Ausland erworbenes Einkommen: Ausgaben im Zusammenhang mit der Erzielung von Einkünften im Ausland. Vorbehaltlich spezifischer Abzüge und Ausschlüsse.
38. Umweltkosten: Kosten für Schadstoffbekämpfung, Umweltsanierung. Bestimmte Ausgaben können für bestimmte Gutschriften oder Abzüge in Frage kommen.
39. Verbesserungen der Energieeffizienz: Kosten für bestimmte energetische Sanierungen von Gewerbeimmobilien. Möglicherweise sind Abzüge oder Gutschriften möglich.
40. Steuergutschrift für Arbeitsmöglichkeiten: Einstellung von Personen aus bestimmten Gruppen, die mit erheblichen Beschäftigungshürden konfrontiert sind. Kredit basierend auf einem Prozentsatz des gezahlten Lohns.
41. Guthaben für behindertengerechten Zugang: Machen Sie Ihr Unternehmen für Menschen mit Behinderungen zugänglicher. Für kleine Unternehmen gibt es einen Kredit.
42. Anlaufkosten: Ausgaben für die Gründung oder den Kauf eines Unternehmens. Sie können im ersten Jahr bis zu 5,000 US-Dollar abziehen und den Restbetrag amortisieren.
43. Organisationskosten: Kosten für die rechtliche Gründung einer Kapital- oder Personengesellschaft. Ähnliche Abzugsregeln wie Gründungskosten.
44. Bearbeitungsgebühren für Kreditkarten: Gebühren für die Annahme von Kreditkartenzahlungen. Vollständig absetzbar.
45. Sicherheitsausrüstung: Kosten für die für den Geschäftsbetrieb erforderliche Sicherheitsausrüstung. Vollständig absetzbar.

Wie kategorisieren Sie Ausgaben in Ihrem Unternehmen?

Lassen Sie uns in die Nuancen der Kategorisierung von Geschäftsausgaben eintauchen.

1. Kategorien erstellen

Der erste Schritt zur Beherrschung der Finanzlandschaft Ihres Unternehmens besteht darin, klare und umfassende Kategorien für Ihre Ausgaben festzulegen.

Hier sind die wesentlichen Kategorien, die jedes kleine Unternehmen berücksichtigen sollte:

• Betriebsaufwand
• Personalkosten
• Technologie und Software
• Vermarktung und Werbung
• Reisen und Unterhaltung
• Honorare
• Versicherungen
• Steuern und Lizenzen
• Forschung und Entwicklung (F & E)

2. Unterkategorien

Die Aufgliederung in Unterkategorien ermöglicht eine genauere Verfolgung und Analyse der Ausgaben, liefert tiefere Einblicke in die Verwendung Ihres Geldes und identifiziert potenzielle Bereiche für Kosteneinsparungen. Als Beispielübung verfeinern wir die oben genannten Kategorien:

• Betriebsaufwand
  • Versorgungsleistungen (Strom, Wasser, Internet)
  • Miete oder Hypothek
  • Wartung und Reparaturen
  • Bürobedarf und -ausrüstung
• Personalkosten
  • Löhne und Gehälter
  • Leistungen (Krankenversicherung, Altersvorsorge)
  • Lohnsteuer
• Technologie und Software
  • Software-Abonnements
  • Hardware-Käufe
  • IT-Support-Services
• Vermarktung und Werbung
  • Digitales Marketing
  • Print-Werbung
  • Werbematerial
• Reisen und Unterhaltung
  • Transport (Flüge, Mietwagen)
  • Unterkunft
  • Mahlzeiten und Unterhaltung
• Honorare
  • Legal Services
  • Buchhaltungsdienstleistungen
  • Beratungskosten
• Versicherungen
  • Haftpflichtversicherung
  • Sachversicherung
  • Arbeiter Entschädigung
• Steuern und Lizenzen
  • Einkommenssteuer
  • Mehrwertsteuer
  • Lizenzen und Genehmigungen
• Forschung und Entwicklung (F & E)
  • Produktentwicklung
  • Marktforschung
  • Patent- und Markengebühren

3. Verfolgen Sie die Ausgaben

Der Grundstein für ein solides Finanzmanagement ist die sorgfältige Verfolgung jedes Cents, der in Ihr Unternehmen ein- und ausfließt. In der heutigen digitalen Welt ist der Einsatz von Technologie zur Automatisierung dieses Prozesses nicht nur eine Annehmlichkeit; Dies ist eine Notwendigkeit, um wettbewerbsfähig und informiert zu bleiben. So machen Sie es effektiv:

• Verwenden Sie Buchhaltungssoftware: Implementieren Sie eine zuverlässige Buchhaltungssoftwarelösung, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht. Plattformen wie Nanonets, QuickBooks, Xero oder FreshBooks können die Verfolgung von Ausgaben, Rechnungen und Gehaltsabrechnungen automatisieren, wodurch das Potenzial für menschliche Fehler erheblich reduziert und Zeit gespart wird.
• Digitale Quittungen und Rechnungen: Fördern Sie die digitale Aufzeichnung, indem Sie Scans oder Fotos von Quittungen und Rechnungen speichern. Diese Vorgehensweise schont nicht nur die Umwelt, sondern vereinfacht auch die Abruf- und Prüfprozesse.
• Integrieren Sie Bankkonten und Kreditkarten: Viele Buchhaltungssoftwarelösungen bieten die Möglichkeit, Ihre Geschäftsbankkonten und Kreditkarten direkt zu verknüpfen, was eine Echtzeitverfolgung von Ausgaben und einen nahtlosen Abgleich ermöglicht.
• Kategorisieren Sie Transaktionen sofort: Machen Sie es sich zur Gewohnheit, jede Ausgabe zu kategorisieren, sobald sie anfällt. Eine Verzögerung dieser Aufgabe kann zu Ungenauigkeiten und übersehenen Kosten führen.

4. Regelmäßige Überprüfung

Die dynamische Natur des Geschäfts erfordert eine regelmäßige Überprüfung Ihrer Finanzaktivitäten. Diese Vorgehensweise hilft dabei, Trends zu erkennen, den Cashflow zu verwalten und fundierte Entscheidungen zu treffen:

• Monatliche Bewertungen: Nehmen Sie sich jeden Monat Zeit, um Ihre kategorisierten Ausgaben zu überprüfen. Suchen Sie nach Trends, beispielsweise unerwarteten Anstiegen in bestimmten Kategorien, und untersuchen Sie etwaige Anomalien.
• Benchmarking: Vergleichen Sie Ihre Kostenquoten mit Branchenstandards oder ähnlichen Unternehmen. Dieses Benchmarking kann Effizienz- oder Problembereiche hervorheben und so zukünftige Finanzstrategien leiten.

5. Berücksichtigen Sie die steuerlichen Auswirkungen

Es ist von entscheidender Bedeutung, die steuerlichen Auswirkungen von Geschäftsausgaben zu verstehen und zu planen. Nicht alle Ausgaben werden steuerrechtlich gleich behandelt, und die richtige Kategorisierung kann zu erheblichen Steuereinsparungen führen:

• Bleiben Sie über Steuergesetze auf dem Laufenden: Steuervorschriften ändern sich häufig, und wenn Sie auf dem Laufenden bleiben, können Sie Abzüge und Gutschriften maximieren. Erwägen Sie die Konsultation eines Steuerberaters, um die Einhaltung und Optimierung der Steuervorteile sicherzustellen.
• Unterscheiden Sie zwischen geschäftlichen und persönlichen Ausgaben: Halten Sie geschäftliche und private Finanzen getrennt, um die Steuervorbereitung zu vereinfachen und die Geltendmachung von Geschäftsausgaben zu unterstützen.
• Alles dokumentieren: Führen Sie sorgfältige Aufzeichnungen über alle Ausgaben, einschließlich Quittungen und Rechnungen. Die Dokumentation ist für die Begründung von Abzügen von entscheidender Bedeutung und kann im Falle einer Prüfung von unschätzbarem Wert sein.
• Planen Sie Abzüge: Seien Sie proaktiv und ermitteln Sie, welche Ausgaben vollständig, teilweise oder überhaupt nicht abzugsfähig sind. Dieses Wissen kann das ganze Jahr über Ausgabenentscheidungen und Steuerstrategien beeinflussen.

Spesenverwaltungssoftware zur Spesenkategorisierung

In der wettbewerbsintensiven Geschäftswelt ist Automatisierung der Schlüssel zu Effizienz und Vorsprung. Die Kategorisierung von Ausgaben, die zwar wichtig und dennoch mühsam ist, wird damit zum Kinderspiel Spesenmanagement-Software Gefällt mir Nanonetze.

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Werfen wir einen Blick darauf, wie eine Spesenverwaltungssoftware wie Nanonets die Kategorisierung und Verwaltung von Ausgaben automatisiert.

Spesenerfassung

Ein Mitarbeiter erfasst einen Beleg über eine mobile App oder lädt einen Spesenbeleg in einem beliebigen Format hoch. Die OCR-Technologie der App extrahiert wichtige Details wie Datum, Betrag und Händler aus dem Beleg.

Automatische Kategorisierung

Das System kategorisiert die Ausgaben automatisch in vordefinierte Unternehmenskategorien, wodurch die Notwendigkeit einer manuellen Sortierung reduziert und die organisatorische Effizienz verbessert wird.

GL-Kodierung

Nach der Kategorisierung wird der Ausgabe der richtige Hauptbuchcode (GL) zugewiesen, wodurch manuelle Arbeit und mögliche Codierungsfehler minimiert werden.

Digitale Spesenabrechnung

Ausgaben werden automatisch einem digitalen Bericht hinzugefügt, sodass eine manuelle Eingabe entfällt. Mitarbeiter können Details überprüfen und bei Bedarf anpassen.

Genehmigungsworkflow

Manager erhalten Benachrichtigungen in ihrem digitalen Arbeitsbereich (z. B. Slack, Teams, E-Mail) zur Überprüfung und können Ausgaben mit einem einzigen Klick genehmigen oder ablehnen, was den Prozess beschleunigt.

Rückerstattungsautomatisierung

Genehmigte Ausgaben werden zur Erstattung automatisch verarbeitet und in Gehaltsabrechnungssysteme integriert, um Zahlungen ohne manuelles Eingreifen auszugeben.

ERP-Synchronisierung

Die Plattform exportiert Spesendaten nahtlos in die ERP-Software des Unternehmens, wodurch die manuelle Dateneingabe entfällt und die Datengenauigkeit verbessert wird.

Kontinuierliche Versöhnung

Das System bietet einen Echtzeitabgleich, gleicht Ausgaben automatisch mit Banktransaktionen ab und hebt Unstimmigkeiten hervor, um finanzielle Genauigkeit und Compliance sicherzustellen.

Zusammenfassung

Wie bereits erwähnt, hilft die Kategorisierung von Ausgaben bei der Steuervorbereitung, verbessert die Analyse für die Budgetierung und ist für ein effektives Cashflow-Management von entscheidender Bedeutung.

Die bereitgestellte Liste der Geschäftsausgabenkategorien bietet Unternehmen einen Referenzrahmen, um ihre Steuerposition zu optimieren und tiefere Einblicke in ihre Finanzgeschäfte zu gewinnen.

Darüber hinaus hat die Integration von Technologie, insbesondere durch Spesenverwaltungssoftware wie Nanonets, die Herangehensweise von Unternehmen an die Spesenkategorisierung revolutioniert. Solche Plattformen automatisieren den Prozess und sorgen für Genauigkeit, Effizienz und Compliance, die für Unternehmen in der heutigen schnelllebigen Welt unerlässlich sind. Diese Automatisierung spart nicht nur Zeit, sondern liefert auch finanzielle Einblicke in Echtzeit, die für fundierte Geschäftsentscheidungen von entscheidender Bedeutung sind.

Wir raten Unternehmen dazu –

• einen strukturierten Ansatz zur Kategorisierung von Ausgaben anwenden,
• Technologie nutzen, um Prozesse zu optimieren,
• sich über Steuergesetze auf dem Laufenden halten,
• Die Beratung mit Fachleuten wird die Strategie weiter verbessern.
• und überprüfen Sie regelmäßig, um Wachstums- und Einsparmöglichkeiten zu identifizieren.

Auf diese Weise können Unternehmen sicherstellen, dass sie nicht nur finanziell gesund sind, sondern auch für den Erfolg auf dem wettbewerbsintensiven Markt gerüstet sind.

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• Quelle: https://nanonets.com/blog/45-business-expense-categories-for-businesses-and-startups/