غالبًا ما تكون إدارة النفقات مهمة شاقة للعديد من المؤسسات. غالبًا ما تكون أنظمة إدارة النفقات التقليدية محفوفة بالتحديات: حيث يستغرق إدخال البيانات يدويًا وقتًا طويلاً وعرضة للأخطاء؛ ويمكن للمطالبات الاحتيالية أن تفلت من الشقوق؛ وضمان الامتثال لسياسات الشركة وقوانين الضرائب يمكن أن يبدو وكأنه التنقل في حقل ألغام. ولا تؤدي أوجه القصور هذه إلى استنزاف الموارد القيمة فحسب، بل تعمل أيضًا على تحويل التركيز عن الأنشطة التجارية الأساسية، مما يؤدي إلى خنق النمو والابتكار.

أصبح الذكاء الاصطناعي (AI) اليوم قوة تحويلية في مجال إدارة النفقات. تقدم تقنيات الذكاء الاصطناعي حلولاً واعدة لهذه المشاكل القديمة، وأتمتة المهام الدنيوية، وتعزيز الدقة، وتبسيط العمليات.

حالات استخدام الذكاء الاصطناعي في إدارة النفقات

الذكاء الاصطناعي (AI) هو في جوهره محاكاة الذكاء البشري في الآلات المبرمجة للتفكير مثل البشر وتقليد أفعالهم. حلول الذكاء الاصطناعي التالية ذات صلة بسياق إدارة النفقات –

أتمتة سير عمل إدارة النفقات

1. معالجة الاستلام والفواتير: يمكن لخوارزميات الذكاء الاصطناعي استخراج البيانات تلقائيًا من الإيصالات والفواتير، مما يقلل من إدخال البيانات يدويًا. تعمل هذه الإمكانية على تبسيط عمليات إعداد تقارير النفقات والسداد، مما يقلل من الأخطاء والاحتيال.

2. تصنيف النفقات وترميز GL: يعمل الذكاء الاصطناعي على تحسين الكفاءة من خلال تصنيف النفقات تلقائيًا وتخصيصها لرموز دفتر الأستاذ العام (GL) الصحيحة. فهو يقلل من الجهد اليدوي، ويزيد من الدقة، ويضمن الاتساق في إعداد التقارير المالية.

3. سير عمل الموافقة الآلية: يستطيع الذكاء الاصطناعي فرض سياسات الشركة من خلال تصنيف النفقات تلقائيًا وتوجيهها من خلال سير عمل الموافقة المناسب. ويضمن ذلك مراجعة النفقات والموافقة عليها بشكل أسرع، مع الالتزام المستمر بالسياسات.

4. التكامل مع الأنظمة المالية: يمكن للذكاء الاصطناعي دمج أنظمة إدارة النفقات بسلاسة مع البرامج المالية الأخرى، مثل الأنظمة المحاسبية أو حلول تخطيط موارد المؤسسات (ERP). يسهل هذا التكامل التحليل المالي في الوقت الفعلي ويساعد في الحفاظ على سجلات مالية دقيقة.

5. كشف الاحتيال والوقاية منه: من خلال تحليل الأنماط والحالات الشاذة في تقارير النفقات، يمكن للذكاء الاصطناعي تحديد الاحتيال المحتمل أو انتهاكات السياسة. يساعد هذا النهج الاستباقي المؤسسات على تخفيف المخاطر وفرض الامتثال بشكل أكثر فعالية.

الاستفادة من الذكاء الاصطناعي التوليدي

6. Chatbots للاستعلامات عن النفقات: يمكن لروبوتات الدردشة المدعومة بالذكاء الاصطناعي تقديم مساعدة فورية للموظفين الذين لديهم أسئلة حول سياسات النفقات أو عمليات التقديم أو حالة السداد. يؤدي ذلك إلى تحسين تجربة المستخدم وتقليل عبء العمل على فرق الشؤون المالية.

7. التصنيف خارج الصندوق: الاستفادة من GenAI لتصنيف المعاملات المالية تلقائيًا إلى فئات محددة مسبقًا دون تدريب مكثف أو تخصيص أو تدخل يدوي. يوفر هذا النهج حلاً سريعًا ودقيقًا وقابلاً للتطوير لتصنيف النفقات.

تنفيذ الذكاء الاصطناعي لإدارة النفقات

الآن بعد أن أصبح لدينا فهم لحالات الاستخدام التي يمكن حلها باستخدام الذكاء الاصطناعي، دعنا نستكشف كيفية تنفيذها لشركتك.

أتمتة سير عمل إدارة النفقات

ويمكن القيام بذلك عن طريق استخدام برنامج إدارة النفقات المناسب لإدارة نفقاتك بشكل شامل.

قم بتقييم الاحتياجات المحددة لمؤسستك، مع الأخذ في الاعتبار عوامل مثل الحجم وحجم النفقات والميزات المحددة المطلوبة (على سبيل المثال، التعرف الضوئي على الحروف، وإعداد الموافقة، وإمكانية الوصول عبر الهاتف المحمول، والتكامل مع برامج المحاسبة، وما إلى ذلك).

ثم ابحث في خيارات برامج إدارة النفقات المختلفة، ومقارنة الميزات، ومراجعات المستخدمين، والتسعير، وسهولة التكامل مع الأنظمة الحالية.

قمنا بتنظيم قائمة بأفضل برامج إدارة النفقات في السوق اليوم. قراءتها بالضغط على الرابط أدناه.

15 أفضل حلول برامج إدارة الإنفاق في عام 2024

استكشف عالم برامج إدارة الإنفاق في عام 2024. اكتشف أفضل الحلول وتعرف على كيفية اختيار الحل المناسب لعملك.

الخطوة التالية هي إعداد سير العمل الخاص بك في برنامج إدارة النفقات الخاص بك.

قبل ذلك، دعونا نعيد النظر سريعًا في كيفية ظهور سير العمل اليدوي بدون الذكاء الاصطناعي والأتمتة.

1. تكبد النفقات: يتحمل الموظفون النفقات - السفر والوجبات، سمها ما شئت. إنهم يتشبثون بالإيصالات مثل القطع الأثرية الثمينة، والتي، دعونا نواجه الأمر، غالبًا ما ينتهي بها الأمر بالغسل بعد رحلة غسيل الملابس.

2. إدخال البيانات يدويًا: يقوم الموظفون بتسجيل النفقات يدويًا. فكر في جداول البيانات، والإيصالات المجعدة، وبقع القهوة في بعض الأحيان. إنها عملية شاقة، ومليئة بالأخطاء البشرية، وهي بنفس كفاءة السباق ذو الساق الواحدة.

3. إنشاء تقرير النفقات: عملية محاولة تجميع جداول البيانات هذه في شيء يشبه تقرير النفقات.

4. الموافقات المرهقة: ثم يدخل المديرون إلى الساحة لمحاربة الامتثال للسياسات والمعقولية. غالبًا ما تتضمن هذه العملية ذهابًا وإيابًا أكثر من مباراة بينج بونج.

5. السداد البطيء: بمجرد الموافقة، يدخل الموظفون مرحلة فترات انتظار السداد. إنها حالة من النسيان حيث يتوقف الوقت وتتأثر الروح المعنوية في كثير من الأحيان.

6. إدخال البيانات في برامج تخطيط موارد المؤسسات / المحاسبة: إدخال البيانات - تعود لعنة وجود الفريق المالي مرة أخرى. يعد إدخال البيانات يدويًا في أنظمة المحاسبة مع التصنيف والترميز الصحيح أمرًا مثيرًا مثل مشاهدة الطلاء وهو يجف.

7. رؤى؟ أكثر مثل بعد فوات الأوان: يتم إنشاء تقارير دورية تقدم رؤى غالبًا ما تكون في الوقت المناسب مثل صحيفة الأمس.

لقد غيرت الأتمتة والذكاء الاصطناعي هذا المشهد القاتم.

برنامج حديث لإدارة النفقات مثل النانو توظف هذه التطورات التكنولوجية لجعل إدارة النفقات سلسة وفعالة وخالية من الأخطاء.

الآن دعونا نلقي نظرة على كيفية ظهور سير عمل إدارة النفقات الآلية مع شبكات النانو.

1. تكبد النفقات: نفس النفقات القديمة، ولكن هنا يحدث السحر. يتم التقاط الإيصالات بشكل أسرع من رصاصة مسرعة، وذلك بفضل عجائب تكنولوجيا الهاتف المحمول والتكامل السلس لاستيراد الإيصالات من تطبيقاتك وقواعد بياناتك.

2. التسجيل التلقائي السحري: تتدخل تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) في استخراج البيانات المنظمة من الإيصالات وتحويلها إلى بيانات رقمية بشكل أسرع مما يمكنك قوله "مكلف".

3. تصنيف النفقات وترميز GL: توفر Nanonets المرونة لتخصيص القواعد والفئات وفقًا لاحتياجاتك الخاصة. يمكنك تشغيله تصنيف النفقات الذكي، وقم بتخصيص فئات النفقات والفئات الفرعية بناءً على احتياجات عملك، وتقوم Nanonets تلقائيًا بتعيين النفقات إلى الفئات والفئات الفرعية المناسبة واكتشاف الحالات الشاذة لمزيد من المراجعة. علاوة على ذلك، تعمل هذه الميزة خارج الصندوق دون الحاجة إلى أي بيانات تدريب!

يمكن تنفيذ تعيين رمز GL بشكل فعال من خلال -

• التدريب على البيانات السابقة: باستخدام Nanonets، يمكنك تدريب نموذج التعلم الآلي للتعرف على المعاملات المالية وتصنيفها. يتضمن ذلك تحميل المستندات المالية التاريخية والمعاملات الموسومة برموز GL الصحيحة تاريخيًا. يتعلم النموذج من هذه الأمثلة للتنبؤ بدقة برموز GL للمعاملات الجديدة.

• الذكاء الاصطناعي خارج الصندوق: باستخدام Nanonets GenAI، يمكن لبرنامجنا تفسير النص الموجود على المستندات المالية بطريقة تحاكي الفهم البشري. وهذا يسمح لها باستخراج المعلومات والسياق والدلالات ذات الصلة من أجل تطبيق المنطق المعقد لتعيين رموز GL بدقة، حتى في الحالات التي تكون فيها تفاصيل المعاملة غامضة أو متناثرة.

4. إعداد التقارير في الوقت الحقيقي: يتم إنشاء التقارير بنقرة زر واحدة - وكأنك تمتلك مساعدًا شخصيًا خاصًا بك، دون الحاجة إلى تقديم القهوة. تتوفر البيانات في الوقت الفعلي في النظام مما يضمن الرؤية الكاملة لنفقات الأعمال دون تأخير أو أخطاء.

5. الموافقات السهلة: تبدأ عمليات التحقق من الامتثال التي يحركها النظام أولاً، مع الإشارة إلى القيم المتطرفة فقط. يتعين على المديرين التركيز على القضايا الحقيقية بدلاً من لعب لعبة Whack-a-Mole مع كل تقرير. يمكنك بعد ذلك إضافة أشخاص مطلعين على الأمر لضمان إرسال الفواتير للموافقة عليها إلى الشخص المناسب في الوقت المناسب. علاوة على ذلك، يمكنك فرض سياسة الموافقة الخاصة بك وعمليات التحقق المخصصة من الصحة.

6. التحكم في السرعة الامتثال: عمليات التدقيق التلقائية المستمرة تجعل الحياة أسهل. إن الحالات الشاذة تبرز كالإبهام المؤلم، وإنفاذ السياسات أشد صرامة من الطبول.

7. تعويضات سرعة الضوء: تتم عمليات السداد بسرعة مذهلة، مما يرفع معنويات الموظفين إلى أعلى مستوياتها.

8. سمفونية المزامنة: يؤدي التكامل السلس مع برامج المحاسبة والتطبيقات الأخرى إلى تحويل إدخال البيانات ومطابقتها إلى سيمفونية متناغمة بدلاً من نشاز فوضوي.

9. التحليلات في سرعة الفكر: أصبحت الرؤى في الوقت الفعلي في متناول يدك، مما يقدم كرة بلورية حول أنماط الإنفاق وفرص الادخار.

Chatbots للاستعلامات عن النفقات

يتضمن ذلك إنشاء روبوت دردشة مخصص يستوعب سياسة النفقات الخاصة بك ويجيب على الاستفسارات المتعلقة بالنفقات بناءً عليها. بفضل التطورات في الذكاء الاصطناعي التوليدي، أصبح تنفيذ ذلك أمرًا بسيطًا مثل تحميل سياسة النفقات الخاصة بك.

للقيام بذلك، يمكنك –

• استخدم حساب ChatGPT لمساحة العمل.
• قم بنشر Chatbot الخاص بك.
• استخدم برنامج Chatbot الذي يقوم بإنشاء برنامج chatbot هذا لك.

اقرأ المزيد في مقالتنا أدناه.

الدردشة مع ملفات PDF باستخدام ChatGPT و GPT API

باستخدام واجهة برمجة تطبيقات GPT الخاصة بـ ChatGPT وOpenAI، يعلمك هذا البرنامج التعليمي للتعليمات البرمجية كيفية الدردشة مع ملفات PDF، وأتمتة مهام PDF، وإنشاء روبوتات محادثة بتنسيق PDF.

فوائد الذكاء الاصطناعي في إدارة النفقات

إن دمج الذكاء الاصطناعي (AI) في أنظمة إدارة النفقات يجلب مجموعة من الفوائد التي تحدث ثورة في الطريقة التي تتعامل بها المؤسسات مع شؤونها المالية.

1. تحسين الكفاءة والإنتاجية

يقوم الذكاء الاصطناعي بأتمتة المهام الشاقة والمستهلكة للوقت مثل إدخال البيانات وتصنيف النفقات وعملية الموافقة. تعمل هذه الأتمتة على توفير وقت الموظفين، مما يسمح لهم بالتركيز على المزيد من المهام الإستراتيجية بدلاً من التورط في الواجبات الإدارية. تزداد سرعة معالجة النفقات والسداد بشكل كبير، مما يقلل من وقت الدورة من التقديم إلى الموافقة والدفع.

2. زيادة الدقة وتقليل الأخطاء

يعد إدخال البيانات يدويًا عرضة للخطأ البشري، مما قد يؤدي إلى عدم الدقة في السجلات المالية. تستخدم الأنظمة التي تعمل بالذكاء الاصطناعي تقنية التعرف البصري على الأحرف (OCR) وخوارزميات التعلم الآلي لاستخراج البيانات من الإيصالات والفواتير ومعالجتها بدقة عالية. وهذا يقلل من الأخطاء، ويضمن الدقة في تقارير النفقات، ويحافظ على سلامة البيانات المالية.

3. تحسين الامتثال والكشف عن الاحتيال

يمكن برمجة أنظمة الذكاء الاصطناعي لفهم سياسات الشركة والمتطلبات التنظيمية وتنفيذها تلقائيًا. يمكنهم اكتشاف الحالات الشاذة وأنماط الإنفاق غير العادية والأنشطة الاحتيالية المحتملة من خلال تحليل كميات هائلة من البيانات في الوقت الفعلي. يساعد هذا النهج الاستباقي للامتثال واكتشاف الاحتيال المؤسسات على تخفيف المخاطر وتجنب الخسائر المالية المحتملة والمشكلات القانونية.

4. تعزيز تجربة الموظف

تسهل روبوتات الدردشة والواجهات البديهية التي تعمل بالذكاء الاصطناعي على الموظفين إرسال النفقات والاستعلام عن السياسات وتتبع حالة المبالغ المسددة لهم. يعمل هذا النهج سهل الاستخدام على تحسين التجربة الإجمالية للموظفين، مما يؤدي إلى زيادة الرضا والامتثال لإجراءات إعداد تقارير النفقات.

5. تقليل التكاليف

يؤدي اعتماد الذكاء الاصطناعي في إدارة النفقات إلى توفير التكاليف المباشرة وغير المباشرة. تعمل أتمتة المهام الروتينية على تقليل تكاليف العمالة، بينما تعمل الدقة المحسنة واكتشاف الاحتيال على منع الخسائر المالية. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للرؤى الإستراتيجية التي يوفرها الذكاء الاصطناعي أن تساعد الشركات على تحسين إنفاقها، مما يؤدي إلى استخدام أكثر فعالية للميزانية.

6 قابلية التوسع والمرونة

يمكن لأنظمة الذكاء الاصطناعي التكيف بسهولة مع احتياجات العمل المتغيرة وتوسيع نطاقها للتعامل مع كميات متزايدة من معاملات النفقات دون زيادة مقابلة في الأخطاء أو وقت المعالجة. تضمن قابلية التوسع هذه أن تتمكن الشركات من النمو والتطور دون التقيد بعمليات إدارة النفقات الخاصة بها.

في حين أن القفزة من التنفيذ اليدوي إلى إدارة النفقات الآلية قد تبدو وكأنها قفزة عملاقة، إلا أنها في الواقع عبارة عن سلسلة من الخطوات الصغيرة والعملية نحو الكفاءة والوضوح وزيادة الربحية في نهاية المطاف.

فيما يلي بعض دراسات الحالة للشركات التي نجحت في تنفيذ إدارة النفقات والأتمتة باستخدام الذكاء الاصطناعي -

1. يستخدم SaltPay شبكات Nanonets للتكامل مع SAP لإدارة فواتير البائعين.
2. تساعد إدارة مشروع In2 شركة Water Supply Corporation على توفير 700,000 دولار أسترالي باستخدام Nanonets AI.
3. كيف استفادت شركة Happy Jewellers، وهي شركة صغيرة ومتوسطة الحجم، من شبكات NanoNets.
4. تساعد تقنية Nanonets AI خدمات ACM على أتمتة الاستخراج من مستندات النفقات، مما يوفر 90% من الوقت لفريق الحسابات الدائنة.
5. يقوم Tapi بأتمتة فواتير صيانة الممتلكات باستخدام Nanonets.
6. تعمل شركة Puma على أتمتة عملية إدارة النفقات باستخدام Zoho Expense.
7. قامت SWISS بتحسين كفاءة معالجة النفقات بنسبة 80% باستخدام Rydoo.
8. تدير شركة Suncommon إنفاق الشركة وتوفر وقت الشركة من خلال الاستفادة من بطاقة Expensify.

وفي الختام

ومن خلال أتمتة العمليات وتعزيز الدقة وضمان الامتثال وتوفير رؤى استراتيجية، تعمل تقنيات الذكاء الاصطناعي على تحويل إدارة النفقات إلى أصول استراتيجية بدلاً من كونها عبئًا إداريًا.

إن المؤسسات التي تتبنى حلول إدارة النفقات المدعومة بالذكاء الاصطناعي تضع نفسها في موقع يسمح لها بزيادة الكفاءة التشغيلية والرقابة المالية والميزة التنافسية في السوق.

• محتوى مدعوم من تحسين محركات البحث وتوزيع العلاقات العامة. تضخيم اليوم.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. تمكين نفسك. الوصول هنا.
• أفلاطونايستريم. ذكاء Web3. تضخيم المعرفة. الوصول هنا.
• أفلاطون كربون، كلينتك ، الطاقة، بيئة، شمسي، إدارة المخلفات. الوصول هنا.
• أفلاطون هيلث. التكنولوجيا الحيوية وذكاء التجارب السريرية. الوصول هنا.
• المصدر https://nanonets.com/blog/7-ways-ai-can-streamline-expense-management/