دليل شامل لمنع الاحتيال في المدفوعات B2B
مكتب التحقيقات الفدرالي ذكرت أن تسوية البريد الإلكتروني للأعمال (BEC) والاحتيال في الفواتير كلفتا الشركات الأمريكية أكثر من 2 مليار دولار بين عامي 2014 و 2019 من خلال عمليات الاحتيال BEC. كانت هذه الأحداث وذكرت في جميع الولايات الخمسين وفي 50 دولة.
إذا لم تجد الشركات والمتخصصون في تمويل الشركات طريقة للتخفيف من مخاطر الاحتيال عبر البريد الإلكتروني والفواتير بسرعة ، فيمكننا أن نرى خسائر من اثني عشر رقمًا في المستقبل غير البعيد. لهذا السبب قمنا بإنشاء دليل شامل لمساعدتك في تقليل مخاطر الاحتيال في الفواتير والبريد الإلكتروني في عام 2021 وما بعده.
أولاً ، سنلقي نظرة على الأسباب الرئيسية وراء ارتفاع الاحتيال في الفواتير والبريد الإلكتروني ، ثم سنقوم بتوضيح ذلك سبع طرق لتجنبه. مثل كل الأشياء ، تبدأ الحماية من خلال فهم السبب الجذري.
ما الذي يسبب الاحتيال في دفع الفواتير و B2B
بعبارات بسيطة ، اختراقات هائلة في تكنولوجيا المعلومات وعلوم الكمبيوتر (ويعرف أيضًا باسم إنترنت الأشياء) قفزت مدفوعات B2B وإدارة الفواتير من العصور المظلمة منذ ما يقرب من عقد من الزمان. استمرت التكنولوجيا والمدفوعات في التطور ، لكن بعض الشركات ظلت راكدة ، مفضلة العمليات اليدوية الورقية القديمة و نصف التدابير عبر حلول سحابية أكثر أمانًا وفعالية.
لاحظ المحتالون والفنانون المحتالون. في حين غضت الشركات الكبيرة والصغيرة الطرف عن التطورات في طرق الدفع B2B ، والبنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات ، وحلول أتمتة الدفع ، وأتمتة الفواتير ، وزيادة الأمن ، بذل المحتالون كل طاقاتهم للاستفادة من اللامبالاة الظاهرة في تمويل الأعمال.
أصبح الاحتيال في BEC والفواتير معقدًا للغاية لدرجة أن العديد من المحتالين قاموا بأتمتة عملياتهم لتبسيط الهجمات وزيادة فرصة نجاح المحاولة بشكل كبير. اليوم ، تجري فرق المحتالين بحثًا مكثفًا حول الشركات التي لا تزال تعتمد على عمليات الموافقة على الفواتير القديمة وبناء إستراتيجية BEC الخاصة بها حول نقاط ضعف محددة.
أصبحت بعض الأساليب فعالة للغاية لدرجة أن العديد من المحتالين يعتبرون الاحتيال عبر البريد الإلكتروني و BEC عملًا ناجحًا. عندما تنظر إلى البيانات ، من الصعب الجدال معها. أعمال الاحتيال مزدهرة. لدرجة أننا رأينا ظهور نوع جديد تمامًا من الموسيقى ، موسيقى الراب الاحتيالية. على الرغم من الطبيعة غير القانونية للموضوع ، إلا أنه يتمتع بمتابعة كبيرة بشكل مدهش.
ربما كانت الإحصائيات الأكثر إثارة للدهشة هي عدد قادة الشركات الذين يعتقدون أن الاحتيال في ازدياد لكنهم يعترفون بعدم وجود خطط لمكافحة الهجمات. أعرب أكثر من 75٪ من محترفي الأعمال الذين شملهم الاستطلاع في عام 2019 عن قلقهم المتزايد بشأن الزيادة الكبيرة في الفواتير والاحتيال عبر البريد الإلكتروني خلال السنوات القليلة الماضية. لكن قلة من الأفراد الذين شملهم الاستطلاع قالوا إنهم كانوا يخططون لإضافة المزيد من الموارد لتخفيف المخاطر أو تنفيذ العمليات التي تكتشف تلقائيًا الاحتيال مثل أتمتة الدفع والفواتير.
من الصعب تصديق أنه بعد سنوات من التقدم التكنولوجي في مدفوعات B2B (الفاتورة ، AP & AR) ، لا يزال الاحتيال في الفواتير والبريد الإلكتروني يتقدم. ولكن بعد ذلك مرة أخرى ، لا يزال 72٪ من الشركات تتلقى الفواتير عبر البريد العادي، ولا تزال الشيكات الورقية تمثل 42٪ من مدفوعات B2B. النبأ السار هو أن الأمور تتغير. أدى ظهور طرق الدفع الأسرع والأكثر أمانًا إلى تسريع اعتماد التطورات التكنولوجية في مدفوعات B2B وأتمتة الفواتير. ولا يمكن إنكار أن الزيادة الوشيكة في الفواتير والاحتيال عبر البريد الإلكتروني هي القوة الدافعة وراء زيادة معدل التبني.
أحد العوامل الأساسية التي تساهم في زيادة النشاط الاحتيالي هو سهولة التسلل من المحتالين المحترفين وانعدام الأمن حتى في الإدارات المالية الأكثر تقدمًا في جميع أنحاء العالم. ليست فقط الشركات الصغيرة والمتوسطة في خطر.
لكل رابطة المهنيين الماليين (وكالة الصحافة الفرنسية) ، 74٪ من المؤسسات كانت أهدافًا لعمليات الاحتيال في الدفع في عام 2020. في حين أن هذه النسبة أقل مما تم الإبلاغ عنه في العامين الماضيين ، إلا أنها تشير إلى أن نسبة كبيرة من الشركات لا تزال تتأثر بالاحتيال في المدفوعات.
أحد أسباب التحول في الاستراتيجية هو أن المحتالين اكتشفوا سرًا مفاده أن الوعي لا يعني بالضرورة زيادة الحماية. زعم أكثر من ثلاثة أرباع الشركات التي شملها الاستطلاع أنها نفذت ضوابط داخلية أقوى للحماية من الاحتيال في عام 2018 دون جدوى ، حيث عانت 43٪ من الشركات من خسائر مالية من الاحتيال في المدفوعات. وهذا فقط الاحتيال الذي تمكنوا من اكتشافه.
في الآونة الأخيرة مسح، وجدت 27٪ من الشركات التي واجهت عمليات احتيال في 2019-2020 أن خسائرها الناجمة عن الاحتيال تجاوزت نفقات مكافحة الاحتيال. الأمر الأكثر إثارة للقلق هو أنه ، في المتوسط ، تسترد الشركات 25٪ فقط مما تخسره.
لوضعها في المنظور ، في مارس 2015، رجل من ليتوانيا اعترف بأنه مذنب في سرقة أكثر من 123 مليون دولار أمريكي من Facebook و Google على مدى بضع سنوات. ليس هذا فقط مبلغًا كبيرًا بشكل لا يصدق من المال ، بل إنه أيضًا وقت طويل يمر فيه المحتال دون أن يلاحظه أحد. من غير المعروف بالضبط مقدار ما تمكنت Google و Facebook من استرداده ، لكن متوسط الأعمال لن يسترد سوى 30 دولارًا من 123 مليون دولار خسروها. هذا يكفي لكسر بعض الشركات ماليا.
لقد حان الوقت لأن تكون الشركات جادة بشأن منع الأضرار الجسيمة التي تحدث بسبب الاحتيال في الفواتير والبريد الإلكتروني.
At حلول OnPay, نحن ملتزمون بنشر الوعي حول الاحتيال والتأكد من حماية أكبر عدد ممكن من الشركات. إنه أحد أسباب شغفنا الكبير بالأتمتة. نحن لسنا وحدنا أيضًا. زيادة الأمان والكفاءة التشغيلية هما من الأهداف قبل الأخيرة للتكنولوجيا المالية ككل. نحن نعلم أن التطورات التكنولوجية تؤدي أيضًا إلى زيادة مخاطر التعرض للمتبنين البطيئين. لقد كان الأمر كذلك لسنوات. لهذا السبب نحن هنا للمساعدة.
فيما يلي سبعة أشياء يمكن للشركات البدء في القيام بها على الفور لمقاومة الاحتيال في الفواتير والبريد الإلكتروني.
1) توظيف 3 أو 4-طريقة المطابقة
إذا كان بإمكانك مطابقة كل فاتورة بأمر شراء أو إيصال بضائع تم طلبها ، فمن غير المرجح أن تدفع فاتورة احتيالية. لن يواجه معظم المحتالين مشكلة تلفيق 3 أو 4 مستندات. يستخدم حل مطابقة الفواتير لدينا عملية مطابقة رباعية مع محركين منفصلين للتعرف الضوئي على الحروف.
نحن نستخدم المعالجة الآلية لتصنيف فواتير محددة بواسطة مولدات الحجم الكبير وإنشاء قوالب للمنطقة في مجالات معينة. نستخدم أيضًا الأتمتة المعرفية لعزل الكلمات الرئيسية والمقارنة بالفواتير السابقة التي تشير إلى أي نشاط احتيالي. أخيرًا ، يقوم فريقنا الداخلي بمراجعة كل فاتورة قبل الانتقال إلى سير العمل. 4-طريقة المطابقة هي الفواتير الوحيدة المطابقة مع أ معدل دقة 100٪.
2) تحقق من الموردين
عادةً ما يتم إصدار الفواتير ورسائل البريد الإلكتروني الاحتيالية بأسماء تجارية مزيفة أو تستخدم أسماء شرعية مع عنوان أو رقم حساب مصرفي يختلف عن رقم واحد أو رقمين. ستحتاج إلى البحث عن أي بائعين جدد للتأكد من شرعيتهم قبل إصدار المدفوعات. يمكن أن يساعدك البحث السريع في خرائط Google في تأكيد صحة العنوان والاسم.
من الجيد أيضًا التحقق من البائعين الحاليين عند تغيير معلومات الدفع. بدلاً من ذلك ، يمكنك استخدام برنامج أتمتة الدفع والفواتير للإشارة الباعة الجدد ومعلومات الدفع تلقائيًا وتنبيهك عند توقف شيء ما.
3) تتبع نشاط الفاتورة
إذا كنت حريصًا على تتبع نشاط الفاتورة ، فستلاحظ متى يتغير شيء ما أو يبدو غريبًا. على سبيل المثال ، إذا كنت تتلقى عادةً من 10 إلى 12 فاتورة شهريًا من بائع معين ويتضاعف هذا الرقم شهرًا واحدًا ، فقد ترغب في التحقق من البائع للتأكد من أنها كلها صحيحة.
نوع شائع من الاحتيال في الفواتير هو إرسال فواتير أو فواتير مكررة تشبه إلى حد كبير الطلبات العادية. يراقب المحتالون عادةً اتصالات البريد الإلكتروني لشهور إلى سنوات قبل شن هجوم. تراقب عن كثب نشاط الفاتورة أو الاستفادة من نظام يقوم بذلك نيابة عنك طريقة ممتازة لحماية نفسك.
4) مشاهدة مبالغ الفاتورة
قد يبدو هذا وكأنه لا يحتاج إلى تفكير ، لكنك ستندهش من عدد المحتالين الذين يدركون عمليات الموافقة الخاصة بشركتهم المستهدفة. على سبيل المثال ، قد تطلب شركتك مراجعة إضافية للفواتير التي تزيد عن 2,000 دولار (مثال) ، لذلك سترسل إليك فاتورة أقل بقليل من هذا المبلغ.
أي شيء يقترب من الحد الخاص بك يجب أن يلقى نظرة أخرى. أتمتة الفاتورة يسهل عليك الأمر من خلال تتبع السجل الإجمالي للمدفوعات من كل بائع ووضع علامة على أي اختلافات عن القاعدة.
5) استخدام التفويض متعدد المراحل (خاصة للكميات الكبيرة)
مرة أخرى ، يبدو هذا على الأرجح وكأنه منطق سليم ، لكن الدراسات تظهر أن العديد من الشركات تعتمد على نفس الفرد لتفويض كل شيء. المزيد من العيون لديك فحص الفاتورة والدفع ، تزداد احتمالية اكتشاف نشاط احتيالي قبل فوات الأوان.
باستخدام أتمتة الفواتير ، يمكنك إعداد عمليات الموافقة التي تقوم بتشغيل تنبيهات تلقائية لمدفوعات أو مبالغ معينة. على سبيل المثال ، إذا تعاقد قسم التسويق مع وكالة لتشغيل إعلان تجاري أو ترويج ، يمكن لبرنامج أتمتة الفواتير تنبيه قسم AP وأخصائي التسويق الذي طلب الخدمة ، بحيث يمكن للطرفين الموافقة على الفاتورة في مكان واحد.
6) لا تتعرض للضغط وتحقق دائمًا من المعلومات
كلنا كنا هناك، أول شيء تتلقى رسالة بريد إلكتروني عاجلة في الصباح من مورد معروف أو ربما حتى رئيسك التنفيذي. يقرأ سطر الموضوع "يلزم الانتباه العاجل" ويقول النص "الموافقة على الفور". أنت تتعرف على التوقيع وعنوان البريد الإلكتروني والأمر وكل شيء. لكن ليسوا هم. يزدهر المحتالون بسبب الطبيعة عالية السرعة لعالم الشركات.
كل شيء يحتاج إلى ترتيب الأولويات وتنفيذها بسرعة وكفاءة. باستثناء المدفوعات والفواتير المعتمدة يدويًا. تحقق دائمًا من رسائل البريد الإلكتروني والفواتير العاجلة ثلاث مرات.
7) تحقيق أقصى قدر من الحماية من خلال الأتمتة
تقضي الأتمتة فعليًا على عمليات الاحتيال عبر البريد الإلكتروني و BEC وتوفر حماية إضافية ضد أشكال الاحتيال الأخرى. يمكن لأتمتة الفواتير بسهولة التقاط الفواتير المزورة وخفض تكاليف معالجة الفواتير بشكل كبير. يمكن أن تقلل أتمتة الدفع بشكل كبير من عدد الشيكات التي تصدرها ، وتحويل هذه المدفوعات إلى أنواع دفع أكثر أمانًا مثل البطاقات الافتراضية و ACH.
تحقق الاحتيال هو نوع الدفع الأكثر استهدافًا لمحاولة الاحتيال / الاحتيال الفعلي بنسبة 66٪. وفي الوقت نفسه ، أثبتت البطاقات الافتراضية أنها واحدة من أكثر طرق الدفع أمانًا. يتم إنشاء البطاقات الافتراضية برقم يستخدم لمرة واحدة مخصص لمبلغ معين يتم تدميره ذاتيًا بعد الاستخدام. البطاقات الافتراضية هي أيضًا مدرة للدخل. اقرأ المزيد عنها هنا.
وفي الختام
ها أنت ذا. سبع طرق سهلة لمنع الاحتيال في الفواتير والبريد الإلكتروني والحد منه والتخفيف منه وفي بعض الحالات القضاء عليه. نحن ندرك أن هذا قد لا يكون أكثر المقالات إثارة التي قرأتها على الإطلاق. قد يكون من الصعب التحدث عن الموضوعات الصعبة ؛ نأمل فقط أن تساعد في تقليل هجمات الاحتيال الناجحة في المستقبل. بحسب ال ACFE، تشير التقديرات إلى أن الشركات تخسر 5٪ من إجمالي إيراداتها بسبب الاحتيال كل عام. بالنسبة لنا ، هذا غير مقبول.
كبير استراتيجيي عمليات الاحتيال ، فرانك ماكينا ، قالها أفضل,
"آسف على النظرة الكئيبة الجميلة ، لكننا نعتقد أن المعركة ضد الاحتيال لا يتم كسبها إلا من خلال محاربة التراخي. في اللحظة التي نعتقد أننا تعرضنا فيها للاحتيال ، سنواجه مشاكل كبيرة ".
المغزى من القصة بسيط: التهديد بالاحتيال في مدفوعات B2B حقيقي ، وهو يكتسب زخمًا. من الضروري أن تتعاون كل شركة ، كبيرة كانت أم صغيرة ، لتبني حلولًا جديدة تم إنشاؤها لتبسيط عمليات الدفع والحماية من الأنشطة الاحتيالية مثل الفواتير والاحتيال عبر البريد الإلكتروني.
من الأهمية بمكان لنجاح الشركات في جميع أنحاء العالم وقف انتشار الاحتيال وخلق مستقبل أكثر إشراقًا لمشهد مدفوعات B2B.
نُشر في الأصل في 13 فبراير 2020. تم التحديث في 2 أغسطس 2021 للجودة والمحتوى.
المصدر: https://www.onpaysolutions.com/payment-blog/7-ways-to-prevent-invoice-and-email-fraud
