فئات نفقات الأعمال هي تصنيف منهجي للتكاليف المتكبدة أثناء تشغيل الشركة، وهي مصممة لتنظيم وتتبع التدفقات المالية الخارجة لأغراض مثل إعداد الضرائب وإعداد الميزانية والتحليل المالي. يساعد هذا التصنيف الشركات على إدارة شؤونها المالية بشكل أكثر كفاءة من خلال توفير رؤى حول أنماط الإنفاق وتحديد التخفيضات الضريبية المحتملة.

يعرف رواد الأعمال وقادة الأعمال الأذكياء أن الشيطان يكمن في التفاصيل، خاصة عندما يتعلق الأمر بالوضوح المالي. يبدأ هذا الوضوح المالي باتباع نهج دقيق لتصنيف نفقات الأعمال. ومن خلال القيام بذلك، لا تمهد الشركات الطريق لصحة مالية قوية فحسب، بل تضمن أيضًا أنها في وضع استراتيجي للاستفادة من الفرص والتغلب على التحديات.

لماذا تصنيف نفقات الأعمال؟

تتضمن عملية تصنيف نفقات الأعمال وضع قائمة شاملة لفئات النفقات، ومن ثم التأكد من أن كل معاملة تجريها شركتك قد تم تعيينها بدقة في مكانها الصحيح. لماذا كل هذا مهم، قد تسأل؟

1. إعداد الضرائب والخصومات:
   يساعد تصنيف نفقات الأعمال بدقة في تبسيط عملية إعداد الضرائب، مما يضمن عدم التغاضي عن أي نفقات قابلة للخصم. يمكن لهذا التنظيم الدقيق أن يقلل بشكل كبير من الدخل الخاضع للضريبة، مما يؤدي إلى وفورات كبيرة. فهو يبسط عملية تحديد النفقات التي يمكن خصمها ومقدارها، مما يجعل الوقت الضريبي أقل صعوبة وأكثر كفاءة.
2. التحليلات والميزانية:
   يوفر التصنيف المنظم جيدًا للنفقات رؤى لا تقدر بثمن حول أنماط الإنفاق، مما يساعد الشركات على تحديد المجالات التي يمكنها فيها خفض التكاليف وتخصيص الموارد بشكل أكثر فعالية. هذه النظرة التفصيلية للنفقات تمكن رواد الأعمال من صياغة ميزانيات واقعية واستراتيجية على حد سواء، مما يعزز الاستقرار المالي ويعزز النمو.
3. إدارة التدفق النقدي اليومي:
   يعد فهم أين وكيف يتم إنفاق الأموال يوميًا أمرًا بالغ الأهمية للحفاظ على التدفق النقدي السليم. يسمح تصنيف النفقات للشركات بتتبع التزاماتها المالية وتعديل العمليات حسب الحاجة لضمان السيولة. تعتبر الإدارة الفعالة للتدفق النقدي بمثابة شريان الحياة لأي عمل تجاري، حيث تمنع حدوث أزمة نقدية وتمكن من التدفق التشغيلي السلس.

45 فئات نفقات الأعمال للشركات والشركات الناشئة

يمكن أن يساعد إنشاء قائمة شاملة لفئات نفقات الأعمال الشركات والشركات الناشئة على تتبع مواردها المالية بشكل أفضل، والميزانية بشكل أكثر فعالية، والاستفادة من التخفيضات الضريبية لتقليل دخلها الخاضع للضريبة. فيما يلي قائمة تضم 45 فئة من فئات نفقات الأعمال التي تواجهها عادةً الشركات في الولايات المتحدة. تم تصميم هذا التصنيف لتحسين الأوضاع الضريبية.

1. الإعلان والتسويق: يشمل الإعلانات عبر الإنترنت والمواد المطبوعة والحملات التسويقية. هذه النفقات قابلة للخصم بالكامل بشكل عام.
2. الرواتب والأجور: تعويضات الموظفين، بما في ذلك الرواتب والأجور والمكافآت أو العمولات. للخصم بالكامل.
3. العمل عقد: المدفوعات للمقاولين المستقلين. قابلة للخصم بالكامل، ولكن يجب على الشركات إصدار النموذج 1099-NEC إذا دفعت أكثر من 600 دولار في السنة.
4. الإيجار على الممتلكات التجارية: دفعات الإيجار للمساحات المكتبية وواجهات المحلات التجارية والممتلكات التجارية الأخرى. للخصم بالكامل.
5. Utilities: خدمات الكهرباء والماء والغاز والإنترنت والهاتف للعمليات التجارية. للخصم بالكامل.
6. اللوازم المكتبية والنفقات: تكلفة الأدوات المكتبية مثل الأقلام والورق وحبر الطابعة. للخصم بالكامل.
7. التصليح والصيانة: تكاليف صيانة الممتلكات والمعدات التجارية، ولا تشمل التحسينات الرئيسية. للخصم بالكامل.
8. خفض: خصم الخسارة في قيمة الأصول (مثل المركبات والمباني والمعدات) مع مرور الوقت. تم حسابه بناءً على إرشادات مصلحة الضرائب الأمريكية.
9. الأتعاب المهنية: رسوم الخدمات القانونية والمحاسبية وغيرها من الخدمات المهنية. للخصم بالكامل.
10. تأمين: أقساط التأمين التجاري، مثل المسؤولية وسوء الممارسة والتأمين على الممتلكات. للخصم بالكامل.
11. الضرائب والتراخيص: بعض الضرائب الحكومية والمحلية والفدرالية؛ التراخيص والرسوم التنظيمية. عموما للخصم.
12. ابدأ الاعجاب: الفوائد على القروض التجارية، وخطوط الائتمان، والرهون العقارية للممتلكات التجارية. للخصم بالكامل.
13. مصاريف السفر: تكاليف سفر العمل، بما في ذلك السكن والنقل والوجبات (تخضع لقيود). قابل للخصم ضمن إرشادات مصلحة الضرائب الأمريكية.
14. وجبات الطعام والترفيه: خصم 50% على وجبات العمل؛ لم تعد تكاليف الترفيه قابلة للخصم بموجب قانون تخفيض الضرائب والوظائف (TCJA).
15. التعليم والتدريب: تكاليف ورش العمل والندوات والمواد التعليمية لك أو لموظفيك. للخصم بالكامل.
16. البرامج والاشتراكات: البرامج المتعلقة بالأعمال، والخدمات عبر الإنترنت، واشتراكات النشر. للخصم بالكامل.
17. رسوم العضوية: رسوم الجمعيات المهنية ومنظمات الأعمال. قابل للخصم، باستثناء الأندية المنظمة للعمل أو المتعة أو الترفيه أو الأغراض الاجتماعية الأخرى.
18. مصاريف وزارة الداخلية: لأولئك الذين يستخدمون جزءًا من منازلهم بانتظام وحصريًا للعمل. قابل للخصم على أساس النسبة المئوية لاستخدام المنزل للأعمال التجارية.
19. مصاريف السيارة: الاستخدام التجاري للمركبة، إما عن طريق خصم النفقات الفعلية أو باستخدام معدل الأميال القياسي. قابل للخصم ضمن إرشادات مصلحة الضرائب الأمريكية.
20. الاتصالات السلكية واللاسلكية: تكاليف الهواتف المحمولة وخدمات الإنترنت المتعلقة بالأعمال التجارية. للخصم بالكامل.
21. البريد والشحن: تكاليف البريد وخدمات البريد السريع والشحن للعمليات التجارية. للخصم بالكامل.
22. رسوم البنك: الرسوم المتعلقة بالحسابات المصرفية التجارية وبطاقات الائتمان. للخصم بالكامل.
23. منافع الموظفين: التأمين الصحي، واشتراكات خطة التقاعد، وتكاليف منافع الموظفين الأخرى. عموما للخصم.
24. التكاليف القانونية والتنظيمية: رسوم براءات الاختراع والعلامات التجارية والامتثال التنظيمي. للخصم بالكامل.
25. البحوث والتنمية: التكاليف المرتبطة بتطوير منتجات أو خدمات جديدة. من المحتمل أن تكون مؤهلة للحصول على الإعفاءات الضريبية للبحث والتطوير.
26. الديون المعدومة: المبالغ المستحقة لك والتي لا تستطيع تحصيلها. قابلة للخصم في ظل ظروف معينة.
27. المساهمات الخيرية: التبرعات المقدمة إلى المنظمات الخيرية المؤهلة. قابلة للخصم ضمن الحدود بناءً على هيكل الأعمال.
28. تغير الاسعار: تكاليف نقل معدات الأعمال والمخزون واللوازم. قابل للخصم إذا كان يتعلق بتغيير في موقع العمل.
29. الفائدة على الضرائب المدفوعة في وقت متأخر: الفوائد المدفوعة على دفعات الضرائب المتأخرة. للخصم.
30. المخزون لإعادة البيع: تكلفة البضائع أو المواد الخام بما في ذلك الشحن. قابل للخصم في وقت بيع المخزون.
31. الضرائب العقارية: الضرائب على الممتلكات التجارية. للخصم بالكامل.
32. ضرائب الممتلكات الشخصية: الضرائب على الممتلكات المستخدمة في الأعمال التجارية، مثل المركبات والمعدات. للخصم بالكامل.
33. خسائر الحوادث والسرقة: الخسائر الناجمة عن السرقة أو التخريب أو الحريق أو العواصف أو الأحداث المماثلة. قابل للخصم في السنة التي حدثت فيها الخسارة.
34. أقساط التأمين الصحي: للأفراد العاملين لحسابهم الخاص، من المحتمل أن يتم خصمهم من دخلهم.
35. خطط التقاعد: المساهمات في خطط التقاعد للموظفين. قابلة للخصم ضمن الحدود.
36. الهدايا: هدايا الأعمال قابلة للخصم بما يصل إلى 25 دولارًا للشخص الواحد سنويًا.
37. الدخل المكتسب من الخارج: النفقات المتعلقة بكسب الدخل في بلد أجنبي. تخضع لاستقطاعات واستثناءات محددة.
38. النفقات البيئية: تكاليف مكافحة التلوث والمعالجة البيئية. قد تكون بعض النفقات مؤهلة للحصول على أرصدة أو خصومات محددة.
39. تحسينات كفاءة الطاقة: تكاليف بعض التحسينات الموفرة للطاقة في العقارات التجارية. قد تكون مؤهلة للحصول على الخصومات أو الاعتمادات.
40. ائتمان ضريبي لفرص العمل: توظيف أفراد من مجموعات معينة يواجهون عوائق كبيرة في التوظيف. الائتمان على أساس نسبة مئوية من الأجور المدفوعة.
41. معطل وصول الائتمان: جعل عملك في متناول الأشخاص ذوي الإعاقة. الائتمان متاح للشركات الصغيرة.
42. تكاليف بدء التشغيل: مصاريف بدء أو شراء مشروع تجاري. يمكنك اختيار خصم ما يصل إلى 5,000 دولار في السنة الأولى وإطفاء الباقي.
43. التكاليف التنظيمية: تكاليف الإنشاء القانوني لشركة أو شراكة. قواعد خصم مماثلة لتكاليف بدء التشغيل.
44. رسوم معالجة بطاقة الائتمان: الرسوم المدفوعة لقبول الدفع ببطاقات الائتمان. للخصم بالكامل.
45. معدات السلامة: تكاليف معدات السلامة اللازمة لتشغيل الأعمال. للخصم بالكامل.

كيف تصنف النفقات في عملك؟

دعونا نتعمق في الفروق الدقيقة في تصنيف نفقات الأعمال.

1. إنشاء الفئات

الخطوة الأولى في إتقان المشهد المالي لشركتك هي إنشاء فئات واضحة وشاملة لنفقاتك.

فيما يلي الفئات الأساسية التي يجب على كل شركة صغيرة مراعاتها:

• نفقات التشغيل
• تكاليف الموظفين
• التكنولوجيا والبرمجيات
• التسويق والدعاية والإعلان
• السفر والترفيه
• الأتعاب المهنية
• تأمين
• الضرائب والتراخيص
• البحث والتطوير (R & D)

2. الفئات الفرعية

يسمح التعمق في الفئات الفرعية بتتبع النفقات وتحليلها بشكل أكثر دقة، مما يوفر رؤى أعمق حول أين تذهب أموالك وتحديد المجالات المحتملة لتوفير التكاليف. كمثال للتمرين، دعونا نحسن الفئات المذكورة أعلاه:

• نفقات التشغيل
  • المرافق (الكهرباء، الماء، الإنترنت)
  • الإيجار أو الرهن العقاري
  • صيانة وإصلاح
  • اللوازم والمعدات المكتبية
• تكاليف الموظفين
  • الرواتب والأجور
  • المزايا (التأمين الصحي، خطط التقاعد)
  • الضرائب على المرتبات
• التكنولوجيا والبرمجيات
  • اشتراكات البرامج
  • مشتريات الأجهزة
  • خدمات دعم تكنولوجيا المعلومات
• التسويق والدعاية والإعلان
  • التســويق الإلكتروني
  • الإعلانات المطبوعة
  • مواد دعائية
• السفر والترفيه
  • النقل (الرحلات الجوية، تأجير السيارات)
  • إقامة
  • وجبات الطعام والترفيه
• الأتعاب المهنية
  • الخدمات القانونية
  • خدمات المحاسبة
  • رسوم الاستشارات
• تأمين
  • تأمين المسؤولية
  • تأمين الملكية
  • تعويضات العمال
• الضرائب والتراخيص
  • ضرائب الدخل
  • ضرائب المبيعات
  • التراخيص والتصاريح
• البحث والتطوير (R & D)
  • تطوير المنتج
  • أبحاث الأسواق
  • رسوم براءات الاختراع والعلامات التجارية

3. تتبع النفقات

إن حجر الزاوية في الإدارة المالية القوية هو التتبع الدقيق لكل قرش يتدفق داخل وخارج عملك. وفي العالم الرقمي اليوم، فإن الاستفادة من التكنولوجيا لأتمتة هذه العملية ليست مجرد وسيلة راحة؛ إنها ضرورة للبقاء قادرًا على المنافسة والاطلاع. وإليك كيفية القيام بذلك بفعالية:

• استخدام برامج المحاسبة: تنفيذ حل برامج محاسبة موثوقة تناسب احتياجات عملك. يمكن لمنصات مثل Nanonets أو QuickBooks أو Xero أو FreshBooks أتمتة تتبع النفقات والفواتير وكشوف المرتبات، مما يقلل بشكل كبير من احتمالية الخطأ البشري ويوفر الوقت.
• الإيصالات والفواتير الرقمية: قم بتشجيع حفظ السجلات الرقمية عن طريق تخزين عمليات المسح الضوئي أو صور الإيصالات والفواتير. لا تدعم هذه الممارسة البيئة فحسب، بل تعمل أيضًا على تبسيط عمليات الاسترجاع والتدقيق.
• دمج الحسابات المصرفية وبطاقات الائتمان: توفر العديد من حلول البرامج المحاسبية القدرة على ربط حساباتك المصرفية وبطاقات الائتمان بشكل مباشر، مما يسمح بتتبع النفقات في الوقت الفعلي وإجراء تسوية سلسة.
• تصنيف المعاملات على الفور: اجعل من عادة تصنيف كل حساب عند حدوثه. يمكن أن يؤدي تأخير هذه المهمة إلى عدم الدقة وإغفال النفقات.

4 مراجعة منتظمة

تتطلب الطبيعة الديناميكية للأعمال إجراء مراجعات منتظمة لأنشطتك المالية. تساعد هذه الممارسة في تحديد الاتجاهات وإدارة التدفق النقدي واتخاذ قرارات مستنيرة:

• المراجعات الشهرية: خصص وقتًا كل شهر لمراجعة نفقاتك المصنفة. ابحث عن الاتجاهات، مثل الزيادات غير المتوقعة في فئات معينة، وتحقق من أي حالات شاذة.
• المقارنة: قارن نسب النفقات الخاصة بك بمعايير الصناعة أو الشركات المماثلة. يمكن أن يسلط هذا القياس الضوء على مجالات الكفاءة أو الاهتمام، مما يؤدي إلى توجيه الاستراتيجيات المالية المستقبلية.

5. النظر في الآثار الضريبية

إن الفهم والتخطيط للآثار الضريبية لنفقات الأعمال أمر بالغ الأهمية. لا يتم التعامل مع جميع النفقات على قدم المساواة بموجب قوانين الضرائب، ويمكن أن يؤدي التصنيف المناسب إلى وفورات ضريبية كبيرة:

• ابق على اطلاع بقوانين الضرائب: تتغير اللوائح الضريبية بشكل متكرر، والبقاء على اطلاع يمكن أن يساعدك على زيادة الخصومات والائتمانات إلى أقصى حد. فكر في التشاور مع متخصص في الضرائب لضمان الامتثال وتحسين المزايا الضريبية.
• ميّز بين النفقات التجارية والنفقات الشخصية: حافظ على فصل الشؤون المالية التجارية والشخصية لتبسيط إعداد الضرائب ودعم المطالبات المتعلقة بنفقات الأعمال.
• وثق كل شيء: الاحتفاظ بسجلات دقيقة لجميع النفقات، بما في ذلك الإيصالات والفواتير. يعد التوثيق أمرًا بالغ الأهمية لإثبات الاستقطاعات ويمكن أن يكون ذا قيمة لا تقدر بثمن في حالة إجراء التدقيق.
• خطة للخصومات: كن استباقيًا في فهم النفقات القابلة للخصم بالكامل، أو القابلة للخصم جزئيًا، أو غير القابلة للخصم على الإطلاق. يمكن أن تؤثر هذه المعرفة على قرارات الإنفاق والاستراتيجيات الضريبية على مدار العام.

برنامج إدارة النفقات لتصنيف النفقات

في عالم الأعمال التنافسي، تعد الأتمتة أمرًا أساسيًا لتحقيق الكفاءة والبقاء في المقدمة. تصنيف النفقات، وهو أمر بالغ الأهمية ولكنه ممل، أصبح سهلاً برامج إدارة المصاريف مثل النانو.

15 أفضل حلول برامج إدارة الإنفاق في عام 2024

استكشف عالم برامج إدارة الإنفاق في عام 2024. اكتشف أفضل الحلول وتعرف على كيفية اختيار الحل المناسب لعملك.

دعونا نلقي نظرة على كيفية قيام برنامج إدارة النفقات مثل Nanonets بأتمتة تصنيف النفقات وإدارتها.

التقاط النفقات

يحصل الموظف على إيصال باستخدام تطبيق جوال أو يقوم بتحميل مستند المصروفات بأي تنسيق. تقوم تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) الخاصة بالتطبيق باستخراج التفاصيل الأساسية مثل التاريخ والمبلغ والتاجر من الإيصال.

التصنيف التلقائي

يقوم النظام تلقائيًا بتصنيف النفقات إلى فئات شركة محددة مسبقًا، مما يقلل الحاجة إلى الفرز اليدوي وتحسين الكفاءة التنظيمية.

ترميز جي إل

بعد التصنيف، يتم تعيين رمز دفتر الأستاذ العام (GL) الصحيح للنفقات، مما يقلل من العمل اليدوي وأخطاء الترميز المحتملة.

تقارير النفقات الرقمية

تتم إضافة النفقات إلى تقرير رقمي تلقائيًا، مما يلغي الإدخال اليدوي. يمكن للموظفين مراجعة التفاصيل وتعديلها إذا لزم الأمر.

سير عمل الموافقة

يتلقى المديرون إشعارات في مساحة العمل الرقمية الخاصة بهم (على سبيل المثال، Slack وTeams والبريد الإلكتروني) لمراجعتها ويمكنهم الموافقة على النفقات أو رفضها بنقرة واحدة، مما يجعل العملية أسرع.

أتمتة السداد

تتم معالجة النفقات المعتمدة لسدادها تلقائيًا، ويتم دمجها مع أنظمة الرواتب لإصدار المدفوعات دون تدخل يدوي.

مزامنة تخطيط موارد المؤسسات

تقوم المنصة بتصدير بيانات النفقات بسلاسة إلى برنامج ERP الخاص بالشركة، مما يلغي إدخال البيانات يدويًا ويعزز دقة البيانات.

المصالحة المستمرة

يوفر النظام تسوية في الوقت الفعلي، ومطابقة النفقات تلقائيًا مع المعاملات المصرفية وتسليط الضوء على التناقضات لضمان الدقة المالية والامتثال.

وفي الختام

كما تمت مناقشته، فإن تصنيف النفقات يساعد في إعداد الضرائب، ويعزز تحليلات الميزانية، وهو أمر حيوي لإدارة التدفق النقدي الفعال.

توفر القائمة المقدمة لفئات نفقات الأعمال إطارًا مرجعيًا للشركات لتحسين أوضاعها الضريبية والحصول على رؤى أعمق حول عملياتها المالية.

علاوة على ذلك، فإن تكامل التكنولوجيا، وتحديداً من خلال برامج إدارة النفقات مثل Nanonets، قد أحدث ثورة في كيفية تعامل الشركات مع تصنيف النفقات. تعمل هذه المنصات على أتمتة العملية، مما يضمن الدقة والكفاءة والامتثال، وهي أمور ضرورية للشركات في عالم اليوم سريع الخطى. لا توفر هذه الأتمتة الوقت فحسب، بل توفر أيضًا رؤى مالية في الوقت الفعلي تعتبر ضرورية لاتخاذ قرارات عمل مستنيرة.

نحن ننصح الشركات بـ -

• اعتماد نهج منظم لتصنيف النفقات،
• الاستفادة من التكنولوجيا لتبسيط العمليات،
• مواكبة القوانين الضريبية ،
• التشاور مع المتخصصين سوف يزيد من تعزيز الاستراتيجية،
• ومراجعتها بانتظام لتحديد فرص النمو والادخار.

ومن خلال القيام بذلك، يمكن للشركات أن تضمن ليس فقط أنها تتمتع بصحة جيدة من الناحية المالية، ولكنها أيضًا مهيأة للنجاح في السوق التنافسية.

• محتوى مدعوم من تحسين محركات البحث وتوزيع العلاقات العامة. تضخيم اليوم.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. تمكين نفسك. الوصول هنا.
• أفلاطونايستريم. ذكاء Web3. تضخيم المعرفة. الوصول هنا.
• أفلاطون كربون، كلينتك ، الطاقة، بيئة، شمسي، إدارة المخلفات. الوصول هنا.
• أفلاطون هيلث. التكنولوجيا الحيوية وذكاء التجارب السريرية. الوصول هنا.
• المصدر https://nanonets.com/blog/45-business-expense-categories-for-businesses-and-startups/