عزيزي السيد / سيدتي: إذا كان بريدك الوارد مثل صندوقي، فهو مليء برسائل البريد الإلكتروني التي تبدو وكأنها رسالة حب من القرن التاسع عشر أو رسالة نصية من مراهق.
لكي نكون منصفين، هذا ليس خطأ أحد. كمجتمع، نحن ببساطة لا نعلم آداب البريد الإلكتروني أو إعادة تدريب المهنيين مع تغير المعايير. إذا كنت محظوظًا بما فيه الكفاية لحضور فصل دراسي في كتابة الأعمال، فمن المحتمل أنك تعلمت التحية ("سيدي العزيز / سيدتي"، "إلى من يهمه الأمر"، "بكل ود،" وما إلى ذلك) وكيفية تنسيق خطاب تقديمي وكتابة خطاب رسمي شكوى.
ولكن بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني اليومية؟ أنت وحدك – حتى الآن.
لقد قمت بتجميع أهم الأخطاء التي يرتكبها الأشخاص في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل مع 14 مثالًا لرسائل البريد الإلكتروني غير المهنية لتتعلم منها.
14 أمثلة على البريد الإلكتروني غير المهني
هل تتساءل عما إذا كنت قد أرسلت بريدًا إلكترونيًا غير احترافي، أو إذا كان زميلك في العمل خارج الخط؟ قم بالتمرير عبر أمثلة البريد الإلكتروني غير الاحترافية هذه لمعرفة آداب البريد الإلكتروني المقبولة وغير المقبولة اليوم.
1. محو اسم شخص ما أو جنسه
مرحبا براندي ،
هل يمكنك إضافة هذا إلى جدول أعمال اجتماعنا يوم الاثنين؟
شكر،
جيل
مادي، ماجي، مولي – لقد سمعت كل شيء. كان لدي مدير اتصل بي براندي لمدة ثلاثة أشهر كاملة. أنا لا أختار أماندا، لذا فإن البريد الإلكتروني الذي يتضمن هذه التحية هو بمثابة هبة واضحة مفادها أن هذا الشخص لا يعرفني.
إن تعلم اسم شخص ما والضمائر المفضلة أمر مهم. إن ذبح اسم شخص ما هو الطريقة الأولى لقتل رسالتك قبل قراءتها.
ما يجب القيام به بدلا من ذلك: تحقق مرة أخرى من كتابة اسم شخص ما قبل الضغط على إرسال، ولا تضع افتراضات حول الجنس. إذا أدركت أنك ارتكبت خطأ، فاعتذر! ربما تكون قد ضيعت فرصتك في سيناريو البريد الإلكتروني البارد، ولكن مع زملاء العمل أو العملاء، اعترف بالخطأ وامضِ قدمًا.
2. التحية أو التوقيع المفقود
هل يمكن لأحد أن يتابع هذا الأمر بالنسبة لي؟
لقد أصبح التواصل عبر البريد الإلكتروني أقل رسمية، ولكن لا تزال هناك حاجة إلى التحية وتسجيل الخروج. وينطبق هذا بشكل خاص على رسائل البريد الإلكتروني الجديدة ولكن أيضًا على الردود. ليس لدى العديد من الأشخاص توقيع بريد إلكتروني للرد، لذلك يمكن أن تصبح رسائل البريد الإلكتروني الموجودة في سلسلة رسائل جماعية مربكة عندما لا يتم إسناد رسالة بريد إلكتروني.
ما يجب القيام به بدلا من ذلك: قم بإعداد توقيع بريد إلكتروني واحد لرسائل البريد الإلكتروني الجديدة وتوقيع أقصر للردود. استخدم "Hi [First Name]" أو "Dear [First Name]" لفتح رسالة بريد إلكتروني وتسجيل الخروج باستخدام اسمك الأول على الأقل في الأسفل. لا تحتاج تسجيل خروج ذكي لرسائل البريد الإلكتروني، ولكن يمكنك اختيار واحد إذا كان يناسبك.
3. القواعد النحوية والتهجئة فوضوي
أهلا
أنا أتواصل مع inqiure حول المشروع. نحن في حاجة ماسة إلى الكاتب لمشروع الموقع القادم. إنه لعميل في صناعة السيارات. واسمحوا لي أن أعرف إذا كان هذا يومًا جيدًا للتواصل لمزيد من المناقشة.
أطيب التمنيات،
تود
باعتباري كاتبًا ومتخصصًا في اللغة الإنجليزية، فإنني أقدر القواعد الجيدة ولكني أدرك أنها ليست قوة الجميع (ولا اللغة الإنجليزية هي اللغة الأم للجميع). في حين أن معظم الناس سوف يتغاضون عن خطأ مطبعي واحد، إلا أنه لا يترك انطباعًا جيدًا. عندما يكون لديك العديد من الأخطاء المطبعية، أو لا يستطيع القارئ فهم رسالتك، فإنك تواجه مشكلات خطيرة.
ما يجب القيام به بدلا من ذلك: قم بمراجعة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بنفسك، واستخدم أدوات مثل Grammarly لمتصفح Chrome للقبض على أي شيء يفوتك.
4. رسائل البريد الإلكتروني السيئة والباردة
مرحبا،
لم تستجب لمحاولات الاتصال بك، لذا سأقوم بتكبير صندوق الوارد الخاص بك مرة أخرى.
هل تبحث عن نمو هائل؟
يبدو موقع الويب الخاص بك جيدًا ولكنه يحتوي على بعض الأخطاء الخطيرة في الكود مما يجعل من الصعب العثور عليه في Google. إذا كنت ترغب في تنمية أعمالك بدلاً من تركها في حفرة الإنترنت، فلا تبحث أكثر!
أدناه أرسل لك تقريرًا ستجد فيه قائمة بأهم الأخطاء في كود الموقع، وبعد تصحيحها سيتم إعادة فهرسة موقعك في جوجل وسيصل إلى مراكز أعلى بشكل ملحوظ في محرك البحث في وقت قصير.
وليد الظبى
تعد متابعة العملاء المحتملين جزءًا أساسيًا من المبيعات، ولكن هناك طريقة صحيحة وطريقة خاطئة للقيام بذلك. ال أفضل رسائل البريد الإلكتروني الباردة هي شخصية، مختصرة، وإلى هذه النقطة. إن إرسال رسائل بريد إلكتروني للمتابعة بلا هوادة والتي تخجل المستلم ولا تضيف أي معلومات أو قيمة جديدة هو وصفة أكيدة للفشل.
ما يجب القيام به بدلا من ذلك: أن يكون أنيقًا ومهذبًا. أظهر أنك قمت بالبحث عن الشخص وأعماله وانتهى الأمر بعبارة واضحة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء.
5. المتابعات الوقحة
مرحبا ميلاني ،
هل رأيت بريدي الإلكتروني الأخير؟
كارين
سواء كنت تكتب لزميل في العمل أو عميل، احذر من ردود المتابعة السلبية العدوانية أو المباشرة. ليس هناك ما هو أسوأ من تلقي بريد إلكتروني في الساعة 4 مساءً يوم الجمعة وانتظار ملاحظة مثل هذه في صندوق الوارد الخاص بك صباح يوم الاثنين. والأمر الأسوأ من ذلك هو أن يقوم هذا الشخص بتقليد رئيسك في الرسالة بشكل سلبي وعدواني.
ما يجب القيام به بدلا من ذلك: انتظر فترة زمنية مناسبة (1-2 يوم عمل) قبل المتابعة بأدب لتسجيل الوصول. إذا كنت بحاجة إلى رد بحلول موعد نهائي محدد، فذكّرهم بالسبب. إذا كانت الأزمة حقيقية، فاستخدم طريقة بديلة للتواصل مثل Slack، أو مكالمة هاتفية، أو الذهاب إلى مكتبهم.
6. أن تكون ودودًا بشكل مفرط أو غير رسمي
مرحبا يا اخي!
كيف الحال؟ أتمنى أن تكون قد نجحت خلال الأسبوع! 🤪
التحقق مما إذا كنت بحاجة إلى أي مساعدة في التقرير. إذا كنت قد بدأت بالفعل، صلصة رائعة! 🌮 LMK إذا كنت تريد مني أن أشاركك ببعض الأفكار!
sه أنت في جميع أنحاء
كايل
لا يجب أن تبدو أي رسالة بريد إلكتروني مرسلة إلى عميل أو رئيس أو شخص غريب مثل تلك المذكورة أعلاه. للحفاظ على احترافية رسائل البريد الإلكتروني، حافظ على اللغة العامية والرموز التعبيرية وعدم وجود علامات الترقيم في الرسائل النصية. هناك بعض المرونة في سلاسل رسائل البريد الإلكتروني مع زملاء العمل المقربين، لكن اجعلها محدودة واستخدم المنطق السليم.
ما يجب القيام به بدلا من ذلك: اكتب جملاً كاملة. يمكن أن تكون اللغة العامية استبعادية عندما لا يعرفها الأشخاص، لذا التزم باللغة البسيطة. بمجرد أن تعرف شخصًا جيدًا، يمكنك الاسترخاء قليلاً.
7. المبالغة في الرسمية
سيدتي العزيزة،
أنا على ثقة من أن هذه الرسالة تجدك جيدًا. اسمي جيروم، وأنا أمثل XYZ، الشركة الرائدة في مجال توفير حلول مؤتمرات الفيديو.
هذه المنصة موثوقة من قبل شركات Fortune 500 وهي مصممة بأعلى معايير التميز. تتيح لك ميزاتنا، بما في ذلك مشاركة الشاشة والصوت عالي الدقة، تسهيل الاجتماعات عن بعد وتنمية أعمالك بسهولة.
يشرفني تحديد موعد لإجراء مكالمة فيديو قصيرة في أقرب وقت ممكن لتقديم عرض توضيحي مخصص للبرنامج ومناقشة احتياجاتك. هل يمكن أن تخبرني بتوفرك الأسبوع المقبل؟
مع أطيب التحيات ،
جيروم
وعلى الجانب الآخر، هناك شيء اسمه الوجود جدا احترافي. يمكن أن تبدو رسائل البريد الإلكتروني الرسمية بشكل مفرط جامدة وغير شخصية وبعيدة عن الواقع. ليست هناك حاجة لاستخدام السيد/السيدة الرسمي. التسميات بعد الآن - الاسم الأول سيفي بالغرض ما لم يكن لدى شخص ما لقب خاص. في حين أن بعض المواقف أو الصناعات قد تتطلب المزيد من الشكليات أكثر من غيرها، إلا أنه من الصعب عمومًا تكوين اتصال مع شخص ما عندما تكتب بهذا الأسلوب.
ما يجب القيام به بدلاً من ذلك: اكتب جملًا كاملة واتبع آداب البريد الإلكتروني، ولكن قلل من استخدام العبارات الرسمية المفرطة في الكلام لصالح العبارات اليومية الأكثر دقة والتي توصل نفس الرسالة. يمكنك إظهار الاحترام دون أن تكون قديمًا.
8. سطور الموضوع سيئة
الموضوع: مرحبا؟
معظم سطور المواضيع السيئة تكون إما غامضة (مرحبًا، تسجيل الوصول، هل يمكننا الدردشة؟) أو غير مرغوب فيها. يمكن للكلمات الرئيسية مثل "مجاني" أو "كسب النقود" أو "بدون التزام" أن تتعطل مرشحات البريد الإلكتروني وتلقي بريدك الإلكتروني في سلة المهملات لأنها تبدو وكأنها رسائل بريد إلكتروني للتصيد الاحتيالي.
أسوأ سطر الموضوع؟ وضع لا شيء على الإطلاق.
ما يجب القيام به بدلا من ذلك: اجعل سطر الموضوع وصفيًا ولكن قصيرًا (أقل من 50 حرفًا). يجب أن يكون لدى القارئ فكرة عن موضوع البريد الإلكتروني قبل فتحه. يستخدم قوة الكلمات لزيادة فرصة قيام شخص ما بفتحه.
9. الغموض/عدم وجود عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء
مرحبا الجميع،
هذه بعض الأفكار والاقتراحات العظيمة. انا احب اين يذهب هذا. دعونا نحرك هذه الأفكار!
كلاريس
لقد شاركنا جميعًا في سلاسل رسائل بريد إلكتروني جماعية حيث يطرح الأشخاص أفكارًا، ويستجيب الآخرون بحماس، ثم لا يحدث شيء. هل يبدو هذا مألوفا؟ الغموض أمر غير مهني لأنه يترك الشخص الآخر غير متأكد مما سيحدث بعد ذلك.
ما يجب القيام به بدلا من ذلك: قم بإنهاء كل بريد إلكتروني احترافي بعبارة محددة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء. حدد بوضوح المسؤولية التي تخطط لتحملها، وحدد جدولًا زمنيًا، ثم قم بإدراج خطوات العمل الإضافية لتفويضها.
10. التفاصيل المفقودة
مرحبا الجميع،
آسف، لقد نسيت أن أدرج PowerPoint! ها هو. سأل عدد قليل منكم عن مكان إقامة الغداء والتعلم يوم الجمعة، وهو في Sky Room.
شكرا مرة أخرى،
ميليسا
لا يوجد شيء أكثر إحراجًا من إرسال بريد إلكتروني مهم ونسيان تفاصيل مهمة مثل المرفق أو التاريخ. إذا كنت ترد على رسالة بريد إلكتروني تحتوي على عدة أسئلة، فمن السهل الرد على سؤال واحد والإجابة عليه مع نسيان السؤال الآخر. وبينما يحدث ذلك لأفضلنا (لقد كنت هناك!)، يمكنك تقليل فرصة حدوث ذلك.
ما يجب القيام به بدلا من ذلك: خذ وقتك في الكتابة، وقم بمراجعة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. إذا كنت ترد على رسالة بريد إلكتروني، فراجع الرسالة الأصلية للتأكد من أنك أجبت على كل شيء. إذا كانت رسالة بريد إلكتروني جماعية، فاطلب من شخص آخر إثباتها لك للتأكد من عدم فقدان أي شيء وأن كل شيء منطقي.
11. استخدام الرد على الكل بشكل غير صحيح
هل يمكن للجميع التوقف عن الرد على الجميع؟ شكرًا
لقد سمعنا جميعا الرد على جميع قصص الرعب. معظم حوادث الرد على الكل تكون عرضية: إما أن يرسل شخص ما رسالة إلى جمهور أكبر بكثير مما كان يقصد، أو يرسل رسالة خاصة إلى مجموعة عن طريق الضغط على "الرد على الكل".
ما يجب القيام به بدلا من ذلك: إذا كنت بحاجة إلى إرسال رد 1:1 على سلسلة رسائل، فتحقق من قائمة المستلمين أو فكر في بدء بريد إلكتروني جديد. إذا وجدت نفسك متلقيًا لرسالة الرد على الجميع عن طريق الخطأ، فلا تجعل الأمر أسوأ من خلال الرد على الجميع. اتصل بالمرسل بشكل فردي لحل المشكلة.
12. رسائل البريد الإلكتروني المتجولة
مرحبا!
كيف كان اسبوعك يعاملك؟ لا أستطيع أن أصدق أننا نواجه أسبوعًا آخر تحت الصفر. حاولت أمس إخراج كلابي في نزهة على الأقدام، لكننا قطعنا مسافة قليلة فقط قبل أن يرتعش كلاهما وكان علينا العودة! أنا مستعد للصيف بالفعل.
في الأسبوع المقبل، سآتي إلى المكتب يوم الثلاثاء (لا أستطيع تفويت تاكو الثلاثاء، أليس كذلك؟). أنا أتحدى التنقل لبضعة أيام منذ أن عقدنا اجتماعنا الشامل! هل ستكون على استعداد للاستيلاء على فنجان من القهوة؟ يسعدني أن أتابعك وأسمع كل ما هو جديد في قسمك.
جاكي
من الجيد إقامة علاقة مع زملاء العمل وجهات الاتصال التجارية، ولكن رسائل البريد الإلكتروني الطويلة والمشوشة ليست فعالة. إذا كانت رسالة بريد إلكتروني باردة، فلن يتمكن القارئ من الوصول إلى الفقرة الثانية. في سياق مكان العمل، قد لا يكون لدى زملائك في العمل الوقت أو الطاقة لقراءة الحكايات الشخصية الطويلة والرد بالمثل.
ما يجب القيام به بدلا من ذلك: احترم وقت الشخص واختصر البريد الإلكتروني إلى التفاصيل الأكثر أهمية. اجعل أي حديث صغير يقتصر على سطر واحد. إذا كان لديك الكثير مما تريد قوله، فاحفظه لاجتماع أو محادثة فعلية.
13. القيل والقال والشكاوى
موافق. هل تصدق ما حدث للتو في الاجتماع؟ لقد بدا وكأنه سوف ينفجر وعاء دموي بعد هذا التعليق.
تينا
"لا تكتب أبدًا شيئًا لا تريد أن يقرأه شخص آخر." لقد تلقيت هذه النصيحة في المدرسة الإعدادية، وعلى الرغم من أنني لا أعتقد أنها تنطبق عالميًا، إلا أنها تنطبق بالتأكيد على البريد الإلكتروني الخاص بالعمل. النميمة أو الشكاوى أو السخرية من شخص ما ليس لها مكان في البريد الإلكتروني المهني.
ما يجب القيام به بدلا من ذلك: إذا كانت لديك شكوى مشروعة بشأن شخص ما، فإليك ما يجب عليك فعله. تحدث إلى الشخص مباشرة أو إلى رئيسك في العمل أو مدير الموارد البشرية.
بعد وقوع الحدث، قم بتوثيق المحادثة في بضع نقاط في رسالة بريد إلكتروني. "مرحبًا، مجرد تلخيص لمحادثتنا اليوم..." وبهذه الطريقة، سيكون لديك سجل بمشكلات الأداء أو ملفات الموظفين إذا لزم الأمر.
هل تحتاج فقط إلى التنفيس عن غضبك بشأن زميل العمل الصعب؟ احفظه لساعة سعيدة.
14. الفشل في الاعتراف أو شكر شخص ما
مرحبا مات،
سعيد أنه تم التحقق منه. للمضي قدمًا، هل يمكننا جدولة مكالمة استراتيجية للربع الثاني للأسبوع المقبل؟
جوناثان
عندما يكمل شخص ما العمل نيابةً عنك أو يقدم لك معروفًا، فمن الوقاحة عدم الاعتراف بمساهماته. أو ما هو أسوأ من ذلك – الحصول على الفضل في عمل شخص آخر.
ما يجب القيام به بدلا من ذلك: عندما تنهي مشروعًا أو تتلقى ببساطة شيئًا أرسله شخص ما، اشكر كل شخص على عمله ومساهماته. القليل من الامتنان والتقدير أمام أقرانهم سوف يقطع شوطا طويلا.
رسائل البريد الإلكتروني المهنية مهمة
سواء كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى رئيسك في العمل أو زميلك في العمل أو عميلك أو عميلك المحتمل، فإن الاحتراف أمر مهم لأن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك تمثلك أنت وشركتك. تأكد دائمًا من إعادة قراءة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك للتحقق مرة أخرى من أشياء مثل اسم المستلم، والأخطاء المطبعية، والنبرة، ومن أنك قمت بتضمين جميع المعلومات الضرورية وأي مرفقات.
- محتوى مدعوم من تحسين محركات البحث وتوزيع العلاقات العامة. تضخيم اليوم.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. تمكين نفسك. الوصول هنا.
- أفلاطونايستريم. ذكاء Web3. تضخيم المعرفة. الوصول هنا.
- أفلاطون كربون، كلينتك ، الطاقة، بيئة، شمسي، إدارة المخلفات. الوصول هنا.
- أفلاطون هيلث. التكنولوجيا الحيوية وذكاء التجارب السريرية. الوصول هنا.
- المصدر https://blog.hubspot.com/marketing/unprofessional-email-examples
