تخيل أنك اكتشفت أن الإشراف البسيط في إدارة نفقات الأعمال أدى إلى إنفاق ثروة صغيرة دون قصد على تكاليف يمكن تجنبها.

وهذا ليس مجرد سيناريو افتراضي؛ إنها حقيقة بالنسبة للمؤسسات التي تتجاهل الأهمية الإستراتيجية لسياسة النفقات المصممة بدقة.

في هذه المقالة، سنقدم نموذجًا لسياسة النفقات مصممًا ليكون بمثابة مرجع لصياغة سياسة النفقات الخاصة بشركتك.

تم تصميم هذا الإطار لتمكين الموظفين والحفاظ على الصحة المالية للمنظمة.

سنتعرف على جوهر سياسة النفقات، ونكشف النقاب عن قالب متعدد الاستخدامات، ونقدم إرشادات حول تطبيقه العملي وأتمتته.

خلاصة: سياسة النفقات

سياسة النفقات هي مجموعة من القواعد التي تملي الموظفين

• كيف يمكنهم إنفاق أموال الشركة على النفقات.
• كيف يمكنهم سداد النفقات.
• ماذا يحدث في حالات عدم الامتثال.

الأهداف الرئيسية لسياسة النفقات ذات شقين.

أولاً، تلعب هذه السياسة دورًا حاسمًا في إدارة الشؤون المالية للشركة والتأكد من أن الموظفين يعرفون ما هو متوقع عندما يتكبدون النفقات نيابة عن المنظمة.

ثانيًا، يساعد الشركة على البقاء متماشيا مع القوانين واللوائح المالية، وتجنب المشكلات القانونية والغرامات. هذا الغرض المزدوج يجعل سياسة النفقات أداة حيوية لكل من الموظفين والصحة المالية للشركة.

يؤدي تنفيذ سياسة نفقات واضحة إلى تحقيق العديد من الفوائد الرئيسية:

• يمنع الاحتيال: ومن خلال وضع مبادئ توجيهية صارمة بشأن الإنفاق، فإنه يقلل من فرص المطالبات غير الصادقة.
• ضمان العدالة: يعلم الجميع ما هو مسموح به وما هو غير مسموح به، مما يجعل مطالبات النفقات أكثر وضوحًا وعدلاً.
• ضوابط الميزانية: يساعد في مراقبة الإنفاق، مما يضمن توافق النفقات مع قيود ميزانية الشركة.

قالب سياسة النفقات

يعد إنشاء وثيقة سياسة نفقات فعالة أمرًا ضروريًا للحفاظ على الرقابة المالية وضمان الامتثال وتوفير الوضوح لموظفيك.

فيما يلي مستند قالب سياسة النفقات لإرشادك في صياغة سياسة النفقات الخاصة بك:

تركيب الكلمة:

يمكنك أيضًا حفظ نسخة من القالب كمستند Google:

Nanonets_Expense_Policy_Template

قالب سياسة النفقات (معاينة)

[اسم الشركة] وثيقة سياسة النفقات

[اسم الشركة]
[تاريخ]
رقم الإصدار

تخضع هذه الوثيقة للتغيير وقد يتم تحديثها دوريًا لتعكس الاحتياجات المتطورة لـ [اسم الشركة] وموظفيها.

تم تصميم وثيقة سياسة النفقات هذه لتوجيه موظفي [اسم الشركة] في اتخاذ قرارات مستنيرة ومسؤولة بشأن تكبد النفقات المتعلقة بالعمل والإبلاغ عنها. هدفنا هو التأكد من أن جميع النفقات ضرورية ومعقولة ومتوافقة مع أهداف شركتنا وقيمها. ومن خلال الالتزام بهذه السياسة، فإننا نعزز الشفافية والمساءلة والكفاءة في ممارساتنا المالية.

النفقات

لتسهيل التعامل الدقيق والمتسق مع النفقات، من الضروري أن تحدد بوضوح ما يشكل نفقات قابلة للتعويض داخل [اسم الشركة]. فيما يلي فئات النفقات التي تعتبر قابلة للسداد، مع أمثلة لكل فئة لإزالة أي غموض:

• السفر: النفقات المتعلقة بسفر العمل، بما في ذلك تذاكر الطيران والنقل البري والسكن. على سبيل المثال، تذكرة طيران ذهابًا وإيابًا لحضور مؤتمر عمل أو تذكرة قطار لاجتماع مع العميل.
• الإقامة: التكاليف المتكبدة أثناء سفر العمل للإقامة في الفنادق أو ترتيبات الإقامة الأخرى. على سبيل المثال، يمكن أن تكون الإقامة لمدة ليلتين في فندق لحضور ندوة عمل.
• الوجبات: نفقات معقولة للوجبات أثناء سفر العمل أو اجتماعات العملاء. يتضمن ذلك الإفطار والغداء والعشاء، على سبيل المثال اجتماع عشاء مع عميل محتمل.
• ترفيه العميل: نفقات الترفيه عن العملاء، مثل تكاليف الوجبات أو تذاكر الأحداث، بشرط أن تكون مرتبطة بشكل مباشر بتطوير الأعمال أو الاحتفاظ بها. ومن الأمثلة على ذلك استضافة عميل في حدث رياضي لمناقشة فرص العمل المستقبلية.
• اللوازم المكتبية: تكاليف العناصر الضرورية للعمليات اليومية للمكتب، بما في ذلك القرطاسية ومواد الطباعة والمعدات المكتبية الصغيرة. على سبيل المثال، شراء الأقلام والورق وخراطيش الحبر للاستخدام المكتبي.
• تكنولوجيا: النفقات المتعلقة بالتكنولوجيا التي تدعم إنتاجية العمل، بما في ذلك اشتراكات البرامج، وشراء الأجهزة في حالات الطوارئ. على سبيل المثال، يمكن أن يكون الاشتراك في أداة إدارة المشروع أو شراء لوحة مفاتيح جديدة نتيجة لحدوث عطل غير متوقع.

غير النفقات

ومن المهم بنفس القدر تحديد النفقات التي لن تقوم [اسم الشركة] بسدادها. وتشمل هذه، على سبيل المثال لا الحصر:

• النفقات الشخصية التي لا علاقة لها بالأنشطة التجارية.
• الغرامات أو العقوبات، مثل المخالفات المرورية أو رسوم التأخير.
• تجاوز المصاريف الحدود المقررة لفئات محددة دون موافقة مسبقة.

حدود الإنفاق

لقد وضعنا حدود إنفاق واضحة لكل فئة من النفقات القابلة للسداد. تم تصميم هذه الحدود لتوجيه الموظفين في اتخاذ قرارات الإنفاق الحكيمة التي تتماشى مع اعتبارات ميزانية الشركة والأهداف المالية. بالإضافة إلى ذلك، يتم تضمين الإعفاءات الخاصة بالقسم لتلبية الاحتياجات الفريدة وأنماط الإنفاق لمختلف المجالات داخل الشركة.

حدود الإنفاق العامة

فيما يلي جدول يوضح حدود الإنفاق القصوى المسموح بها لكل فئة من فئات النفقات، وذلك للتأكد من أن جميع النفقات ضرورية ومعقولة:

حدود الإنفاق الخاصة بالقسم

لتلبية الاحتياجات المتخصصة للأقسام المختلفة داخل [اسم الشركة]، قمنا أيضًا بوضع حدود الإنفاق الخاصة بالإدارات على النحو التالي:

• قسم المبيعات:
  • ترفيه العميل: تمت زيادة الحد الأقصى إلى 150 دولارًا للشخص الواحد لاستيعاب اجتماعات العملاء المحتملة ذات القيمة العالية.
  • السفر: مرونة إضافية في أسعار تذاكر الطيران تصل إلى 700 دولار للسفر الدولي بموافقة مسبقة.
• قسم تكنولوجيا المعلومات:
  • التكنولوجيا: زيادة الحد الأقصى إلى 500 دولار لدعم شراء البرامج المتخصصة أو الأجهزة الضرورية لعمليات الإدارات.

ويجب تقديم أي نفقات من المتوقع أن تتجاوز هذه الحدود للموافقة المسبقة لضمان توافقها مع قيود الميزانية والأهداف التشغيلية.

إجراءات الموافقة

تعد الكفاءة والمساءلة في عملية إدارة النفقات الخاصة بـ [اسم الشركة] أمرًا بالغ الأهمية. ولضمان ذلك، تم وضع الإجراءات التفصيلية ومتطلبات التوثيق التالية، لتوجيه الموظفين خلال عملية الموافقة على النفقات وسدادها.

السفر والإقامة

• الموافقة المسبقة على الرحلة:
  • يجب على الموظفين الذين يخططون لسفر عمل تقديم خط سير الرحلة والميزانية التقديرية للموافقة عليها من خلال بوابتنا الإلكترونية المخصصة.
  • يجب أن يتم هذا التقديم قبل أسبوعين على الأقل من تاريخ المغادرة المقرر لإتاحة الوقت الكافي للمراجعة والموافقة.
• توثيق ما بعد الرحلة:
  • عند العودة، يتعين على الموظفين تقديم جميع الإيصالات المتعلقة بنفقات السفر والإقامة خلال أسبوع واحد.
  • يتضمن ذلك رحلات الطيران والفنادق والنفقات الأخرى المتعلقة بالسفر، والتي يجب تحميلها على منصة إدارة النفقات الرقمية الخاصة بنا.

مصاريف عمل

• بالنسبة للنفقات المتكبدة أثناء اجتماعات العملاء، أو شراء اللوازم المكتبية، أو أي احتياجات أخرى متعلقة بالعمل، يجب على الموظفين تقديم إيصال ووصف موجز للغرض التجاري.
• وينبغي تقديم هذه الطلبات من خلال أداة إعداد تقارير النفقات الخاصة بنا في غضون ثلاثة أيام من النفقات المتكبدة.

نفقات كبيرة

• يتم تعريف النفقات الكبيرة على أنها أي نفقات فردية تتجاوز 2500 دولار أمريكي أو سلسلة من النفقات المرتبطة التي تتجاوز مجتمعة 2500 دولار أمريكي خلال شهر واحد.
• يجب تقديم اقتراح تفصيلي، بما في ذلك الأساس المنطقي والفوائد المتوقعة والتكلفة الإجمالية، إلى الإدارة العليا والموافقة عليها قبل تكبد النفقات.

التوثيق والإيصالات

لتسهيل معالجة النفقات بكفاءة، يجب تقديم الوثائق التالية أثناء تقديم طلب السداد من خلال البوابة:

• إيصالات لجميع النفقات، مما يدل على إثبات الدفع.
• وصف موجز للغرض التجاري لكل حساب، مما يعزز الشفافية والتبرير.
• بالنسبة للنفقات المتعلقة بالسفر، تعد مسارات الرحلة الكاملة وإثبات النفقات ضرورية لإكمال التقديم.

الجداول الزمنية

• يجب تقديم تقارير النفقات الخاصة بالنفقات المتعلقة بالسفر خلال أسبوع واحد بعد الرحلة.
• تكون التقارير الخاصة بمصروفات الأعمال الأخرى مستحقة خلال ثلاثة أيام من حدوث المصروفات.
• سيتم تقديم الموافقة أو التعليق على النفقات المقدمة في غضون ثلاثة أيام عمل، مما يضمن السداد الفوري والوضوح للموظفين.

التقديم والمعالجة الرقمية

تستخدم [اسم الشركة] منصة إدارة النفقات الرقمية [رابط] لجميع عمليات تقديم النفقات والموافقات.

يقدم هذا القسم تعليمات خطوة بخطوة حول كيفية الوصول إلى البوابة واستخدامها بشكل فعال.

1. URL تسجيل الدخول: انتقل إلى [رابط البوابة] باستخدام أي متصفح ويب. هذا الرابط متاح أيضًا على الشبكة الداخلية للشركة ضمن قسم "موارد الموظف".
2. اسم المستخدم وكلمة المرور: بيانات اعتماد تسجيل الدخول الخاصة بك هي عنوان البريد الإلكتروني لشركتك وكلمة المرور المقدمة في البداية من قبل قسم تكنولوجيا المعلومات. إذا كنت تقوم بتسجيل الدخول لأول مرة، فسوف يطلب منك تغيير كلمة المرور الخاصة بك.
3. المصادقة الثنائية (2FA): لمزيد من الأمان، تتطلب البوابة المصادقة الثنائية. سوف تتلقى رمزًا عبر الرسائل القصيرة أو البريد الإلكتروني، والذي يجب عليك إدخاله في شاشة تسجيل الدخول.

بمجرد تسجيل الدخول، سوف تجد الأقسام الرئيسية التالية:

• لوحة المعلومات: عرض عمليات إرسال النفقات الأخيرة وحالتها (معلقة أو معتمدة أو مرفوضة).
• إرسال حساب جديد: أدخل مطالبة نفقات جديدة، بما في ذلك تحميل الإيصالات وإضافة تفاصيل النفقات.
• التقارير : إنشاء تقارير عن نفقاتك المقدمة خلال فترات زمنية محددة.
• الإعدادات: قم بتحديث معلوماتك الشخصية، وقم بتغيير كلمة المرور الخاصة بك، وقم بتكوين إعدادات المصادقة الثنائية (2FA).

لتقديم نفقات جديدة:

1. انتقل إلى "إرسال نفقات جديدة": اضغط على هذا الخيار من لوحة التحكم.
2. تفاصيل النفقات: املأ نموذج المصروفات بتفاصيل مثل التاريخ والفئة (على سبيل المثال، السفر والوجبات) والمبلغ ووصف مختصر.
3. تحميل الإيصالات: قم بإرفاق نسخ رقمية من إيصالاتك بالنقر فوق الزر "تحميل". تقبل البوابة ملفات JPG وPNG وPDF.
4. تقدم للحصول على موافقة: راجع إدخالك للتأكد من دقته، ثم انقر فوق "إرسال". سوف تتلقى تأكيدًا بالبريد الإلكتروني لتقديمك.

للتحقق من الحالة والتقارير،

• للتحقق من حالة النفقات المقدمة، قم بزيارة "لوحة التحكم". سيظهر كل إدخال حالته الحالية.
• للحصول على تقارير مفصلة عن نفقاتك، انتقل إلى قسم "التقارير" وقم بتخصيص معايير التقرير بناءً على النطاق الزمني أو الفئة أو الحالة.

إذا واجهت أي مشاكل أو لديك أسئلة حول استخدام البوابة:

• الأسئلة الشائعة ودليل المستخدم: راجع الأسئلة الشائعة الشاملة ودليل المستخدم المتوفر في قسم "المساعدة" بالبوابة.
• اتصل بمكتب مساعدة تكنولوجيا المعلومات: للحصول على الدعم الفني، بما في ذلك مشكلات تسجيل الدخول أو مشكلات تحميل المستندات، اتصل بمكتب مساعدة تكنولوجيا المعلومات على ithelp@[companyname].com أو (123) 456-7892.

اعتبارات خاصة

في المواقف التي يمثل فيها الالتزام بالسياسة تحديات، يتم تشجيع الموظفين على المشاركة في التواصل الاستباقي مع مشرفهم المباشر أو الفريق المالي. ويهدف هذا النهج إلى التماس التوجيه أو مناقشة الاستثناءات المحتملة، مما يضمن تلبية الاحتياجات التشغيلية دون المساس بنزاهة السياسات.

أفضل الممارسات والموارد والشراكات

لدعم موظفي [اسم الشركة] في إدارة النفقات بفعالية وزيادة المدخرات المحتملة من خلال الشراكات الإستراتيجية، يوفر هذا القسم موارد قيمة وأفضل الممارسات وتفاصيل حول الشراكات المفيدة.

أفضل الممارسات والنصائح

• احجز مقدما: التخطيط وحجز السفر والإقامة في أقرب وقت ممكن يمكن أن يقلل التكاليف بشكل كبير. تهدف إلى حجز هذه قبل ثلاثة أسابيع على الأقل.
• استخدم البائعين المفضلين: كلما أمكن، استخدم البائعين المفضلين للسفر والإقامة واللوازم المكتبية والتكنولوجيا. وقد تم فحص هؤلاء البائعين للتأكد من القيمة وجودة الخدمة.
• الإيصالات الرقمية: احتفظ بنسخ رقمية من جميع الإيصالات. يقدم معظم البائعين إيصالات إلكترونية، والتي يسهل إدارتها وإرسالها مع تقارير النفقات الخاصة بك.
• تقرير النفقات في الوقت المناسب: إرسال تقارير النفقات على الفور لضمان المعالجة السريعة والسداد. يمكن أن يؤدي تأخر التقديم إلى تأخيرات في السداد وتعقيد تتبع الميزانية.

الموارد

• منصة إدارة النفقات الرقمية: تقدم [اسم الشركة] منصة عبر الإنترنت لتتبع النفقات وإرسالها، ويمكن الوصول إليها عبر الشبكة الداخلية للشركة. الدورات التدريبية حول استخدام هذه المنصة متاحة كل ثلاثة أشهر.
• وزارة المالية قناة سلاك: للأسئلة أو التوضيحات بشأن سياسات النفقات، يمكن للموظفين الاتصال بقناة Slack التابعة لإدارة الشؤون المالية، المتوفرة خلال ساعات العمل على #expense-queries.

الشراكات الاستراتيجية

أنشأت [اسم الشركة] شراكات مع العديد من الموردين الخارجيين لتزويد الموظفين بخصومات وشروط خاصة، مما يعزز قيمة وكفاءة النفقات المتعلقة بالأعمال.

• شراكة السفر: مع TravelCo، يمكن للموظفين الاستفادة من الأسعار المخفضة لرحلات الطيران وحجوزات الفنادق. استخدم رمز الشركة [TC123] عند الحجز من خلال منصة أو تطبيق TravelCo. [وصلة]
• مستلزمات التكنولوجيا: تقدم شركة TechSolutions أسعارًا خاصة لملحقات وبرامج الكمبيوتر لموظفي [اسم الشركة]. يمكنك الوصول إلى ذلك من خلال الرابط الموجود على شبكتنا الداخلية باستخدام حساب الشركة. [وصلة]
• خصم على اللوازم المكتبية: لقد أبرمت OfficeMax شراكة معنا لتقديم خصومات على اللوازم المكتبية. يمكن تقديم الطلبات مباشرة من خلال نظام المشتريات لدينا، مع تطبيق الخصومات تلقائيًا. [وصلة]

للاستفادة من هذه الشراكات، يجب على الموظفين الرجوع إلى الرموز والروابط المحددة المتوفرة على الشبكة الداخلية للشركة. للوصول لأول مرة أو إذا واجهت صعوبات، فإن فريق المشتريات متاح للمساعدة والتأكد من أن الموظفين يمكنهم الاستفادة الكاملة من هذه العروض.

سياسة عدم الامتثال

يعد ضمان الالتزام بسياسة النفقات الخاصة بـ [اسم الشركة] أمرًا بالغ الأهمية للحفاظ على النزاهة المالية والمساءلة داخل المنظمة. يوضح هذا القسم عواقب عدم الالتزام بسياسة النفقات وعملية مراجعة قضايا عدم الامتثال والاعتراض عليها.

يمكن أن يؤدي عدم الالتزام بسياسة النفقات إلى مجموعة من الإجراءات، اعتمادًا على طبيعة الانتهاكات وتكرارها:

• أول جريمة: الموظفون الذين لا يلتزمون بسياسة النفقات لأول مرة سيتلقون تحذيرًا كتابيًا وقد يُطلب منهم حضور دورة تدريبية حول الامتثال لسياسة النفقات.
• الجرائم المتكررة: سيؤدي استمرار عدم الامتثال إلى إجراءات أكثر صرامة، بما في ذلك رفض سداد النفقات غير المتوافقة، ومراجعة رسمية مع رئيس القسم، وإجراءات تأديبية محتملة تصل إلى وتتضمن إنهاء العمل.
• الانتهاكات الجسيمة: ستخضع مطالبات النفقات الاحتيالية أو المضللة عمدًا لإجراءات تأديبية فورية، والتي قد تشمل إنهاء التوظيف والإجراءات القانونية.

يتم توثيق عملية المراجعة والاعتراض على النحو التالي -

• مراجعة مبدئية: إذا تم وضع علامة على تقرير نفقات الموظف لعدم الامتثال، فسيتلقى الموظف إشعارًا يوضح بالتفصيل المشكلة المحددة. ستتاح للموظف الفرصة لتقديم وثائق أو توضيحات إضافية لحل المشكلة.
• الاستئناف الرسمي: في حالة عدم موافقة الموظف على القرار المتخذ بعد المراجعة الأولية، يحق له تقديم استئناف رسمي على القرار. يجب تقديم الاستئناف كتابيًا إلى الإدارة المالية خلال 10 أيام عمل من القرار الأولي.
• لجنة مراجعة الاستئناف: ستقوم لجنة مراجعة الاستئناف، المكونة من ممثلين عن المالية والموارد البشرية وإدارة الموظفين، بمراجعة الاستئناف. ستنظر هذه اللجنة في جميع الوثائق والحجج المقدمة لاتخاذ قرار نهائي.
• قرار نهائي: قرار اللجنة نهائي وسيتم إبلاغ الموظف خلال 10 أيام عمل من تاريخ تقديم الاستئناف. سيحدد القرار أي إجراءات سيتم اتخاذها أو تأكيد حل المشكلة.

تم تصميم سياسة عدم الامتثال الخاصة بـ [اسم الشركة] لتعزيز الفهم والالتزام بسياسة النفقات مع توفير عملية عادلة لمعالجة المشكلات وحلها. ويضمن هذا النهج أن يكون الموظفون على دراية بأهمية الامتثال وعواقب الفشل في الالتزام بالمبادئ التوجيهية المعمول بها، وبالتالي الحفاظ على الصحة المالية والمعايير الأخلاقية للمنظمة.

الاتصالات والدعم

لضمان حصول جميع موظفي [اسم الشركة] على التوجيه والدعم فيما يتعلق بسياسة النفقات، يوفر هذا القسم معلومات اتصال مفصلة للأفراد والإدارات المسؤولة عن الإشراف والمساعدة في الاستفسارات والعمليات المتعلقة بالنفقات.

• استعلامات وتوضيحات سياسة النفقات: للأسئلة المتعلقة بإرشادات سياسة النفقات أو النفقات المسموح بها أو عمليات السداد.
  • جهة الاتصال: جين دو، مدير سياسة النفقات
  • البريد الإلكتروني: jane.doe@[companyname].com
  • الهاتف: (123) 456-7890
• التدريب والامتثال: للاستفسارات حول جلسات التدريب على سياسة النفقات، أو مشكلات الامتثال، أو للإبلاغ عن المخاوف المتعلقة بتسديد النفقات.
  • جهة الاتصال: جون سميث، مسؤول الامتثال للموارد البشرية
  • البريد الإلكتروني: john.smith@[companyname].com
  • الهاتف: (123) 456-7891
• مساعدة منصة إدارة النفقات الرقمية: للحصول على الدعم الفني مع منصة تقديم النفقات عبر الإنترنت، بما في ذلك مشكلات تسجيل الدخول، أو أخطاء الإرسال، أو كيفية تحميل الوثائق.
  • جهة الاتصال: مكتب مساعدة تكنولوجيا المعلومات
  • البريد الإلكتروني: ithelp@[companyname].com
  • الهاتف: (123) 456-7892
• شراكات البائعين والخصومات: للمساعدة في الوصول إلى خصومات البائعين المفضلين، أو الطلب من خلال حسابات الشركة، أو الاستفسار عن البائعين المعتمدين.
  • جهة الاتصال: ليزا جرين، أخصائية المشتريات
  • البريد الإلكتروني: lisa.green@[companyname].com
  • الهاتف: (123) 456-7893
• تساؤلات عامة: بالنسبة لأية أسئلة أو مساعدة أخرى غير مذكورة على وجه التحديد أعلاه، يمكن للموظفين الاتصال بخط الدعم العام أو البريد الإلكتروني، حيث سيتم توجيه الاستفسارات إلى القسم أو الفرد المناسب.
  • البريد الإلكتروني للدعم العام: support@[companyname].com
  • هاتف الدعم العام: (123) 456-7894

تُعد وثيقة سياسة النفقات هذه، المصممة لـ [اسم الشركة]، بمثابة دليل شامل لإدارة النفقات المتعلقة بالعمل بطريقة تتوافق مع قيم مؤسستنا المتمثلة في النزاهة والمساءلة والمسؤولية المالية.

نحن نشجع جميع الموظفين على التعرف على هذه السياسة، والاستفادة من الموارد والاتصالات المقدمة، والالتزام بدعم أعلى معايير الإشراف المالي.

سيتم إرسال المراجعات والتحديثات المنتظمة لهذه السياسة لتعكس التغييرات في بيئة أعمالنا أو المتطلبات التنظيمية أو احتياجات الشركة.

إذا كانت لديك أي أسئلة أو كنت بحاجة إلى مزيد من التوضيح، فلا تتردد في التواصل مع جهات الاتصال المناسبة المذكورة في القسم السابق.

إن فهمك وتعاونك ومشاركتك الاستباقية في هذه السياسة لا تقدر بثمن للحفاظ على سمعة [اسم الشركة] ونجاحها.

نشكرك على التزامك بدعم هذه المعايير والمساهمة في ثقافة التميز والنزاهة في شركتنا.

نهاية الوثيقة

كيفية تنفيذ قالب سياسة النفقات لعملك؟

بمجرد الانتهاء من صياغة سياسة النفقات الخاصة بك وفقًا لاحتياجات عملك، فإن الخطوة التالية هي تنفيذها في العمليات اليومية للشركة.

سنستكشف الآن كيفية إدارة النفقات بكفاءة من خلال سير عمل يدوي مباشر، بما في ذلك الخطوات بدءًا من مشاركة السياسة وحتى تحديث الإجراءات.

من الآن فصاعدا، سنلقي نظرة أيضًا على كيف يمكن لبرنامج إدارة النفقات مثل Nanonets تبسيط العملية بشكل أكبر من خلال إدارة النفقات الآلية، وتقديم ميزات مثل التقديمات عبر الإنترنت، ومسح الإيصالات والموافقات المباشرة.

سير العمل اليدوي: خطوات مبسطة وعملية

1. مشاركة السياسة: أرسل سياسة النفقات للجميع بالبريد الإلكتروني ونشرها على الشبكة الداخلية للشركة. تأكد من حصول الموظفين الجدد عليها أيضًا.
2. تدريب الجميع: عقد جلسات لشرح السياسة. تضمين جلسة خاصة للمديرين حول كيفية الإشراف على نفقات فريقهم.
3. تقديم النفقات: يقوم الموظفون بملء نموذج النفقات القياسية عندما يتحملون نفقات العمل. وينبغي أن تتضمن سبب هذه النفقات، ومقدار التكلفة، وتاريخ حدوثها.
4. تصنيف النفقات: بعد إدخال التفاصيل، يقوم المسؤول المالي بفرز كل نفقات إلى فئات مثل السفر أو الوجبات. يساعد هذا في الحفاظ على تنظيم الأمور ويجعل إعداد التقارير أسهل.
5. إرفاق الإيصالات: يحتاج الموظفون إلى تقديم إيصالات مع نماذجهم. إذا كانت الإيصالات ورقية، فيجب التقاط صورة واضحة أو إجراء مسح ضوئي لها.
6. إدخال البيانات: يقوم شخص ما في الشؤون المالية بإدخال التفاصيل من الإيصالات المرفقة إلى نظام تتبع نفقات الشركة. وهذا يضمن دقة جميع النفقات وتسجيلها في مكان واحد.
7. المراجعة والموافقة: تخضع النفقات لعملية مراجعة، عادة من قبل مدير الموظف ثم من قبل الإدارة المالية، للتأكد من أنها تتبع السياسة.
8. تعويضات الإصدار: بمجرد الموافقة، يقوم القسم المالي بترتيب سداد النفقات في كشوف المرتبات التالية أو وفقًا لجدول السداد الخاص بالشركة.
9. الفحص والتدقيق: بشكل دوري، يقوم الفريق المالي بفحص تقارير النفقات ومقارنتها بالسياسة لاكتشاف أي مشكلات أو احتيال.
10. التحديث والتعليقات: جمع التعليقات من الموظفين حول عملية النفقات وتحديث السياسة أو الإجراءات حسب الحاجة للحفاظ على سير الأمور بسلاسة.

سير العمل الآلي مع برنامج إدارة النفقات

يقوم برنامج إدارة النفقات الآلي مثل Nanonets بتنفيذ سياسة النفقات في سير عمل مبسط.

دعونا نرى كيف.

• البدء: قم بالتسجيل app.nanonets.com.
• اقامة: قم بتكوين سياسة النفقات الخاصة بك في حساب NanoNets الخاص بك. إضافة عمليات التحقق من الصحة وتوجيه الموافقة.
• التقديم عبر الإنترنت: يقوم الموظفون بتسجيل نفقاتهم في NanoNets على الفور، وذلك ببساطة عن طريق تحميل نسخة ممسوحة ضوئيًا أو رقمية من إيصالهم!

• استخراج البيانات: تقوم NanoNets تلقائيًا بسحب البيانات من الإيصالات المقدمة، مثل التاريخ والمبلغ والتاجر، وبالتالي يلغي الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا والتأكد من دقة بيانات النفقات الخاصة بك دائمًا.

• الفرز التلقائي: تقوم NanoNets بعد ذلك بفرز كل نفقات في الفئة المناسبة وفقًا لسياق سياستك وإطار التصنيف، مثل السفر أو الوجبات.

• فحوصات السياسة: أثناء تصنيفها، تقوم NanoNets بفحص كل حساب وفقًا لقواعد السياسة الخاصة بك. يقوم تلقائيًا بوضع علامة على أي شيء غير مناسب للمراجعة.

• الموافقة المباشرة: يقوم النظام بتوجيه كل حساب إلى المدير المناسب للموافقة عليه بناءً على القواعد التي قمت بتعيينها، مثل مبلغ النفقات أو القسم. وهذا يسرع عملية الموافقة.

• السداد السريع: وبمجرد الموافقة عليها، تتم تسوية النفقات تلقائيًا لسدادها. يمكن لـ NanoNets الارتباط ببرنامج المحاسبة الخاص بك لتحقيق ذلك دون خطوات إضافية.

• رؤى وتقارير: تقدم NanoNets تقارير وتحليلات حول أنماط الإنفاق والامتثال للسياسات، مما يمنحك صورة واضحة عن أين تذهب الأموال.

لمزيد من القراءة، إليك قائمة بأفضل برامج إدارة النفقات في السوق والتي من شأنها أن تساعدك على تنفيذ سياسة النفقات الخاصة بك بسهولة.

15 أفضل حلول برامج إدارة الإنفاق في عام 2024

استكشف عالم برامج إدارة الإنفاق في عام 2024. اكتشف أفضل الحلول وتعرف على كيفية اختيار الحل المناسب لعملك.

• محتوى مدعوم من تحسين محركات البحث وتوزيع العلاقات العامة. تضخيم اليوم.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. تمكين نفسك. الوصول هنا.
• أفلاطونايستريم. ذكاء Web3. تضخيم المعرفة. الوصول هنا.
• أفلاطون كربون، كلينتك ، الطاقة، بيئة، شمسي، إدارة المخلفات. الوصول هنا.
• أفلاطون هيلث. التكنولوجيا الحيوية وذكاء التجارب السريرية. الوصول هنا.
• المصدر https://nanonets.com/blog/sample-employee-business-expense-policy-template/