قد تكون محاسبة تأجير العقارات هي الجزء الأكثر صعوبة في كونك أ المالكوخاصة عند الحفاظ على الممتلكات والمالية المنظمة.

ومع ذلك، هناك طرق لتبسيط العملية والبقاء منظمًا على مدار العام بحيث يكون الأمر سلسًا عندما يحين وقت الضرائب. فيما يلي بعض النصائح المحاسبية للمساعدة الملاك تتبع الشؤون المالية والاستعداد ليوم الضرائب.

انها ليست شخصية. إنه عمل 

قد يبدو هذا أمرًا بديهيًا، ولكن ستندهش من عدد أصحاب الأعمال الصغيرة الذين يستخدمون حساباتهم المصرفية لأغراض تجارية. يعد فتح حساب مصرفي منفصل لأعمال تأجير العقارات الخاصة بك أمرًا حيويًا لأنه يجعل تتبع الدخل والنفقات المتعلقة بعقاراتك المستأجرة أسهل. كما تعمل الحسابات المنفصلة على تشجيع التنظيم وتبسيط عملية إعداد الضرائب. 

إذا كنت قد سمحت لك حفظ السجلات الشريحة، الآن هو الوقت المناسب للحاق بالركب. لا يمكنك اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن ممتلكاتك أو عملك دون تقارير مالية دقيقة. يعد الاحتفاظ بسجلات دقيقة لجميع الإيرادات والنفقات المرتبطة بعقاراتك المستأجرة أيضًا هو المفتاح لتبسيط عملية إعداد الضرائب. يتضمن ذلك الاحتفاظ بسجلات مدفوعات الإيجار، وتكاليف صيانة الممتلكات، والإصلاحات، وأقساط التأمين، والضرائب العقارية، وأقساط الرهن العقاري - ويفضل أن يكون ذلك كله في مكان واحد. 

عندما يبدأ موسم الضرائب، يكون من الأسهل جمع جميع السجلات المالية ذات الصلة للسنة الضريبية بسرعة وتنظيم الدخل والنفقات من خلال تصنيفها. وبعد ذلك، يمكنك تحديد النفقات القابلة للخصم وفقًا للوائح الضريبية. شائع للخصم قد تشمل نفقات الملاك فوائد الرهن العقاري، والضرائب العقارية، وأقساط التأمين، وتكاليف الصيانة والإصلاح، والمرافق، والاستهلاك والرسوم المهنية.

تتبع ورصد ومراجعة وتكرار

انطلاقًا من روح البقاء منظمًا على مدار العام وتجنب الجنون خلال موسم الضرائب، هناك العديد من نقاط البيانات المحاسبية التي يجب على الملاك تتبعها ومراقبتها ومراجعتها بانتظام. إنها فكرة جيدة أن تقوم بتتبع جميع النفقات المتعلقة بعقاراتك المستأجرة، بما في ذلك المرافق ورسوم إدارة الممتلكات وتكاليف الصيانة والإصلاحات المنتظمة. 

تأكد من أن كل شيء إيرادات الإيجار يتم توثيقها وحسابها بشكل صحيح من خلال المراقبة المنتظمة والتحقق من دقة بيانات إيرادات الإيجار. قم بحفظ الإيصالات والفواتير لكل النفقات المتكبدة، وخصص وقتًا لمراجعة تقاريرك المالية شهريًا - بما في ذلك بيانات الأرباح والخسائر والتدفقات النقدية. سيساعدك هذا على تحديد أي تناقضات أو مجالات يمكنك من خلالها تحسين ممارسات الإدارة المالية لديك.

استفد من التكنولوجيا

يعد استخدام جدول بيانات لتتبع مدفوعاتك ونفقاتك أحد أقدم طرق حفظ السجلات (إلى جانب استخدام القلم والورق). على الرغم من أن هذه طريقة تم اختبارها عبر الزمن لتوثيق البيانات، إلا أن التقنيات ذات الأسعار المعقولة يمكنها أتمتة العملية، مما يوفر الوقت ويزيد من كفاءة عملك. 

يجب أن يطلب منك التطبيق أو البرنامج فقط الإدخال مستأجر ومعلومات دفع الإيجار مرة واحدة، وإعداد تتبع لعقد الإيجار بأكمله للمستأجر. وهذا يضمن تقليل احتمالية العثور على خطأ في بياناتك بسبب خطأ بشري، كما يقلل الوقت الذي تقضيه في إدخال المعلومات يدويًا. يمكن بعد ذلك تصدير البيانات المدخلة بسهولة إلى ملف بتنسيق ‎.csv، متوافق مع Microsoft Excel وGoogle Sheets وApple Numbers.

ابحث عن ميزات المحاسبة التلقائية والسلسة مثل الإعداد السهل والتقارير المستندة إلى الممتلكات وتتبع الدخل والنفقات وقوالب معاملات الإيجار وتتبع الأصول الثابتة وتخزين المستندات وسجلات الأميال وتقارير جاهزة للضرائب. ستوفر لك الأنظمة الأساسية التي تساعدك على تتبع جميع احتياجات مسك الدفاتر الخاصة بك بسهولة وسرعة من تطبيق واحد أقصى قدر من الراحة.

تعرف على رموز الضرائب والمواعيد النهائية

حتى إذا قمت بتعيين محاسب للمساعدة في الضرائب الخاصة بك، كصاحب عمل، يجب عليك التعرف على قوانين الضرائب الفيدرالية والولائية والمحلية، بالإضافة إلى جميع المواعيد النهائية ذات الصلة. تعرف على النماذج الضريبية والمواعيد النهائية المتعلقة بملاك العقارات، مثل الجدول E (الدخل والخسارة الإضافيين) والنموذج 1040. لاحظ تواريخ الاستحقاق لتقديم الضرائب وأي تمديدات. 

إن فهم قوانين ولوائح الضرائب - ومواكبة التغييرات التي تطرأ على قانون الضرائب كل عام - سيساعدك على إعلامك بكيفية التعامل مع المحاسبة ودفع عملية اتخاذ القرارات المالية بشكل أفضل على مدار العام. انتبه بشكل خاص لتلك القوانين واللوائح التي تنطبق على أصحاب العقارات وأصحاب الأعمال الصغيرة للاستفادة من جميع الخصومات والائتمانات المتاحة.

تعظيم الخصومات والائتمانات

من المهم تحديد النفقات التي تعتبر نفقات قابلة للخصم لأصحاب العقارات. وقد تشمل هذه الفوائد على الرهن العقاري، والضرائب العقارية، وأقساط التأمين، وتكاليف الصيانة والإصلاح، والمرافق، والاستهلاك، والرسوم المهنية. إذا كان ذلك ممكنًا، قم بحساب وتسجيل استهلاك الممتلكات المستأجرة، مما يسمح لك بخصم تكلفة العقار على مدى عمره الإنتاجي، مما يقلل من دخلك الخاضع للضريبة. 

يجب عليك أيضًا توثيق جميع نفقات المكتب المنزلي لأنه إذا كنت تستخدم جزءًا من منزلك حصريًا لأنشطة إدارة العقارات المستأجرة، فقد تكون مؤهلاً لخصم نسبة مئوية من نفقات مسكنك (مثل المرافق، التأمين والصيانة). فقط تأكد من الاحتفاظ بسجلات مفصلة لدعم مطالباتك في حالة إجراء التدقيق.

احرص على التمييز بين الإصلاحات القابلة للخصم والتحسينات الرأسمالية. في حين أن الصيانة الدورية عادة ما تكون قابلة للخصم في سنة حدوثها، فإن التحسينات الرأسمالية، مثل تركيب حوض سباحة أو إجراء ترقيات موفرة للطاقة، قد تحتاج إلى تخفيض قيمتها بمرور الوقت. 

استشر متخصصًا في الضرائب

أخيرًا، إذا لم تكن متأكدًا من أي جانب من جوانب محاسبة العقارات المستأجرة والالتزامات الضريبية أو كنت بحاجة إلى مساعدة في إعداد الضرائب، فاطلب المشورة من متخصصي المحاسبة المؤهلين المتخصصين في الضرائب العقارية. حتى إذا كنت تفضل التعامل مع المحاسبة وإعداد الضرائب الخاصة بك، فمن الجيد دائمًا استشارة أحد متخصصي الضرائب لتصنيف النفقات والخصومات بشكل صحيح والتأكد من التزامك بجميع القوانين واللوائح المعمول بها. يمكنهم أيضًا تقديم إرشادات قيمة مصممة خصيصًا لحالتك المحددة.

ريان بارون هو المؤسس المشارك والرئيس التنفيذي لشركة الإيجار، برنامج إدارة الإيجار الحائز على جوائز والذي يغير الطريقة التي يدير بها الملاك والمستأجرون تجربة الإيجار الخاصة بهم.