في مشهد الأعمال سريع التطور، لم تعد كفاءة عمليات الحسابات الدائنة (AP) مجرد اهتمام بالمكتب الخلفي بل أصبحت ضرورة استراتيجية. لقد أصبح التعقيد والطبيعة كثيفة الاستخدام للموارد لعمل AP التقليدي غير مستدام، لا سيما في مواجهة الطلبات المتزايدة على السرعة والدقة.

أتمتة الحسابات الدائنة (AP). هو استخدام التكنولوجيا لتبسيط وتحسين عملية إدارة فواتير الشركة والمدفوعات المستحقة للآخرين. بدلاً من معالجة الفواتير يدويًا والتحقق منها وإجراء الدفعات، تستخدم أتمتة AP برامج للقيام بهذه المهام بسرعة أكبر ودقة وبجهد بشري أقل. يمكن أن يساعد ذلك الشركات على دفع فواتيرها في الوقت المحدد، وتجنب الأخطاء، وتوفير الوقت والمال.

تتغلب مدونتنا على تعقيد عمليات AP، مما يوفر مسارًا واضحًا لأتمتة AP. يعتمد هذا السرد بشكل كبير على استبدال المهام اليدوية المرتبطة بالحسابات المستحقة الدفع باستخدام البرامج؛ ولكنها أيضًا قصة أكبر حول كيف أن الثورات الأكثر تأثيرًا في عالم الأعمال غالبًا ما تحدث بهدوء، خلف الكواليس، مما يغير نسيج حياة الشركات بطرق عميقة.

لماذا تعد الحسابات الدائنة صعبة للغاية؟

هذا هو السؤال الذي طالما ابتلي به أفضل المتخصصين في مجال التمويل. عادةً ما يُنظر إلى الحسابات الدائنة على أنها دالة تكلفة داخل الشركات، والسبب بسيط - لا أحد يريد قضاء الوقت في دفع الفواتير وإدخال البيانات حول دفع الفواتير!

ومع ذلك، فهي لا تزال (إلى حد كبير) وظيفة عمل أساسية.

يرجع السبب وراء صعوبة تحسين AP إلى طبيعة الوحش.

الأنشطة الرئيسية في عملية AP (استخراج البيانات، وترميز الفاتورة، ومزامنة تخطيط موارد المؤسسات) هي في الأساس أنشطة تحويل البيانات. إن أتمتة هذه الأمور ستكون واضحة مع تكنولوجيا اليوم.

ومع ذلك، والأهم من ذلك، أن عمل الموافقة المسبقة عن علم يتضمن أيضًا تدخلًا بشريًا - للمراجعة والموافقات والضوابط المالية.

هذا المزيج من تحويل البيانات والمدخلات البشرية هو الذي يجعل AP عملية معقدة وصعبة لتحسينها.

ما هي هذه التحديات بالضبط؟

فيما يلي نظرة تفصيلية على كل خطوة من خطوات عملية AP. من خلال القراءة، يمكننا أن نرى أين تكمن التحديات الكامنة في كل جزء من سير عمل الحسابات الدائنة.

• تحصيل الفواتير: عدم الكفاءة في إدارة مزيج من الفواتير الرقمية والورقية، مما يؤدي إلى وضع المستندات في غير مكانها وتأخر المعالجة.

• إدخال البيانات: يؤدي إدخال البيانات يدويًا إلى عدم الدقة والتأخير في السجلات المالية وإعداد التقارير.

• التحقق: عملية تستغرق وقتًا طويلاً للتحقق من الفواتير مقابل أوامر الشراء ومذكرات التسليم، مما يؤدي غالبًا إلى تأخير الدفعات.

• موافقة: عملية موافقة مرهقة مع تحديات في توفير السياق للموافقين، وتتبع حالة الفاتورة، وضمان التفويضات في الوقت المناسب.

• المدفوعات: صعوبة إدارة شروط الدفع والجداول الزمنية والعملات المتعددة مع ضمان الدفع في الوقت المناسب.

• تصالح: عملية كثيفة العمالة لمطابقة المعاملات المصرفية مع إدخالات دفتر الأستاذ.

• حل النزاع: عملية حل النزاعات معقدة ومستهلكة للوقت، مما يؤثر على العلاقات مع البائعين والكفاءة التشغيلية.

الحسابات الدائنة غير الفعالة: عقبة مؤكدة أمام النمو التنظيمي

يؤدي استخدام عملية حسابات يدوية لشركتك إلى إبطاء نموها من خلال التأثير بشكل مباشر على الدقة والكفاءة والنفقات المرتبطة بعملية AP -

1. تكاليف التشغيل غير الضرورية: تتصاعد تكاليف معالجة الفواتير يدويًا من 13 دولارًا أمريكيًا إلى 50 دولارًا أمريكيًا، مما يؤدي إلى إطالة أمد الحسابات المستحقة الدفع لمدة تصل إلى ثلاثة أسابيع.
2. العقوبات والعلاقات المتوترة مع الموردين: يواجه ما يقرب من نصف الموردين تأخرًا في السداد، مما يؤدي إلى توتر العلاقات مع البائعين وتكبد رسوم أو غرامات متأخرة.
3. فوضى التدفق النقدي: يدرك 74% من المديرين الماليين في الأسواق المتوسطة والشركات المبكرة أن رقمنة عمليات دفع AP تعمل على تحسين الميزانيات العمومية.
4. مخاطر الاحتيال والامتثال: وجدت دراسة أجرتها ACFE أن 14% من حالات الاحتيال نشأت في أقسام المحاسبة، مع خسارة متوسطة قدرها 200,000 دولار لكل حالة.
5. الإنتاجية المفقودة: يمكن أن يصل متوسط ​​وقت معالجة الفاتورة في بيئة يدوية إلى 45 يومًا. ويمثل هذا وقتًا ضائعًا وموارد بشرية قيمة من الأفضل إنفاقها على مبادرات أكثر تأثيرًا.

هل تتطلع إلى دمج الذكاء الاصطناعي في وظيفة AP الخاصة بك؟ احجز عرضًا توضيحيًا مباشرًا مدته 30 دقيقة لترى كيف يمكن أن تساعد شبكات النانو فريقك في التنفيذ الشامل أتمتة AP.

الآن دعونا نرى كيف تعمل AP Automation على تبسيط عملية الحسابات الدائنة وحل هذه المشكلات.

ما هي أتمتة الحسابات الدائنة؟

أتمتة الحسابات الدائنة (AP). يشير إلى العملية التكنولوجية لرقمنة وتبسيط وأتمتة وتحسين إدارة عمليات الحسابات الدائنة للشركة - مما يعزز الكفاءة والدقة والامتثال.

تبحث AP Automation في الإجابة على سؤال واحد محدد - كيف يمكن أن تكون كل خطوة من خطوات عملية الحسابات الدائنة أفضل بـ 10 مرات؟

دعونا نستعرض كل خطوة واحدة تلو الأخرى ونفهم ذلك.

احتضان جمع الفواتير الآلي

تخيل عالمًا تتلاقى فيه جميع جهود تحصيل الفواتير بشكل متناغم في مركز مركزي واحد. هذا ليس حلمًا بعيدًا، بل حقيقة مع AP Automation. ستودع أيام التدقيق في رسائل البريد الإلكتروني ومحركات الأقراص المشتركة وبوابات البائعين وقواعد البيانات القديمة. وبدلاً من ذلك، رحب بوجهة مبسطة حيث يتم جمع كل فاتورة تلقائيًا، بغض النظر عن مصدرها. فكر فقط في الوقت الذي ستوفره وتقليل الأخطاء!

إتقان فن إدخال البيانات الآلي

غالبًا ما يكون إدخال البيانات عائقًا للكفاءة، ولكن لا يجب أن يكون كذلك. توفر AP Automation إمكانية استخراج البيانات المدعومة بالذكاء الاصطناعي والتي تتميز بمعدل دقة مذهل يزيد عن 99%. وهذا يعني أن فواتيرك وأوامر الشراء الخاصة بك تتم قراءتها ومعالجتها دون بذل جهد مضني للإدخال اليدوي. إن ساعات العمل أو حتى أيام العمل التي يمكن أن تنقذ فريقك لا تقدر بثمن. إنه نوع التغيير الذي يجعل فريقك يرغب في القدوم إلى العمل في الصباح، مع العلم أنه يمكنهم التركيز على المهام التي تحتاج حقًا إلى خبراتهم.

التبسيط باستخدام ترميز GL الآلي وتصدير البيانات

نعلم جميعًا مدى صعوبة ترميز الفواتير وعرضة للأخطاء. ولكن مع AP Automation، تتوفر تقنيات الذكاء الاصطناعي المتقدمة مثل البرمجة اللغوية العصبية (NLP) وLLM للتعامل مع العمل الشاق. من خلال أتمتة ترميز GL وتصدير البيانات، يمكن لقسمك العمل بشكل أكثر ذكاءً، وليس بجهد أكبر، والتأكد من استخدام مهارات جهود الفريق حيث تشتد الحاجة إليها.

تعزيز الدقة من خلال التحقق الآلي

لا يمكن المبالغة في سحر المطابقة الآلية ثلاثية الاتجاهات. يؤدي دمج الفواتير وأوامر الشراء ومذكرات التسليم إلى تقليل الوقت المستغرق واحتمال حدوث أخطاء، ولا مزيد من ملاحقة التناقضات أو إرسال عدد لا يحصى من رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة. يتعامل هذا النظام مع عملية التحقق بدقة كبيرة بحيث يبدو الأمر وكأنه يمتلك مجموعة إضافية من العيون المعصومة من الخطأ.

تبسيط العمليات من خلال الموافقات السهلة

أتمتة سير العمل تعني أن الموافقات لم تعد تمثل عنق الزجاجة. فهي تصبح مرنة وتتواجد في المكان الذي تعمل فيه مؤسستك، سواء كان ذلك عبر البريد الإلكتروني أو Slack أو Teams. وهذا يلغي الحاجة إلى إجراء مكالمات هاتفية مزعجة ووابل التذكيرات المألوف للغاية. تصبح عملية الموافقة الخاصة بك مرنة مثل فريقك، وتتكيف مع تدفق عملياتك اليومية بسلاسة.

تحقيق السيولة من خلال مدفوعات سلسة

لا يقتصر أتمتة AP على التعامل مع الفواتير فحسب؛ يتعلق الأمر بتسهيل عملية الدفع أيضًا. وهذا يعني أن إجراء مدفوعات عالمية مباشرة يصبح خاليًا من القلق، حيث يمكنك الوثوق في أن النظام سيتعامل مع رسوم الفوركس ويتجنب عمليات رد المبالغ المدفوعة المفاجئة. ويعني هذا أيضًا أنه يمكنك طمأنة الموردين لديك بالمدفوعات الدقيقة وفي الوقت المناسب، وتعزيز العلاقات الأفضل وسلسلة التوريد الأقوى.

إتقان الشؤون المالية مع المصالحة التلقائية

وأخيرا، دعونا نتحدث عن إغلاق الكتب. تعمل التسوية التلقائية على تحويل هذه المهمة الشاقة في كثير من الأحيان، حيث تقوم بمطابقة المعاملات المصرفية مع إدخالات دفتر الأستاذ في جزء صغير من الوقت الذي كانت تستغرقه في السابق. ما كان يستغرق أيامًا يمكن الآن إنجازه في دقائق. تخيل أنك تغلق دفاترك الشهرية بهذه السرعة والدقة بحيث يمكنك سماع الصعداء الجماعي من فريقك تقريبًا.

هل تتطلع إلى إضافة الذكاء الاصطناعي إلى عملية المحاسبة الخاصة بك؟ احجز عرضًا تجريبيًا مباشرًا مدته 30 دقيقة لترى كيف يمكن لـ Nanonets مساعدة فريقك في التنفيذ الشامل أتمتة AP.

إن AP Automation هو أفضل حليف يمكن أن يحظى به قسمك المالي على الإطلاق. يتعلق الأمر بتحويل عمليات AP الخاصة بك لتكون أفضل بعشر مرات، ليس فقط من حيث الكفاءة ولكن أيضًا من حيث الرضا الوظيفي والدقة.

إنه يؤدي إلى تحول أساسي في قسم الحسابات الدائنة لديك، والانتقال من النهج الموجه نحو المهام إلى النهج الذي يركز على الإستراتيجية. احتضن هذه التغييرات، ولن ترى تحولًا في سير عملك فحسب، بل أيضًا في معنويات فريقك حيث يدركون إمكانات ما يمكنهم تحقيقه بالوقت المناسب والتكنولوجيا المناسبة في متناول أيديهم.

أرقام تتحدث

تؤكد الإحصائيات المختلفة المبلغ عنها على تأثير أتمتة AP. تمثل هذه الأرقام سردًا لنوع النجاح الذي يمكنك أنت وفريقك التطلع إلى تجربته.

تخفيضات كبيرة في تكاليف المعالجة

لنبدأ بالسلامة المالية لقسمك. لقد ثبت أن AP Automation يخفض تكاليف المعالجة بنسبة مذهلة تصل إلى 70%. لا يقتصر الأمر على توفير النقود فحسب؛ يتعلق الأمر بإعادة تخصيص ميزانيتك نحو النمو والتدريب، وربما حتى آلة الإسبريسو المكتبية التي يتطلع إليها الجميع. فكر في هذا كاستثمار في كفاءة فريقك ورفاهيتهم.

الوقت هو جوهر المسألة

الآن، تخيل تقليل وقت معالجة فاتورتك بنسبة 384%. هذا ليس خطأ مطبعي، بل ثورة. ويعني هذا الانخفاض الكبير أن فريقك يمكنه معالجة المزيد من الفواتير بشكل أسرع من أي وقت مضى، مما يوفر الوقت للتركيز على المبادرات الإستراتيجية التي تهم حقًا. باستخدام AP Automation، تصبح عبارة "ليس لدي وقت لذلك" هي "ما الخطوة التالية على جدول الأعمال؟"

تقليل الأخطاء من أجل راحة البال

نحن نعلم أن الأخطاء يمكن أن تكون أكثر من مجرد إزعاج، بل يمكن أن تكون مكلفة. مع انخفاض بنسبة 37% في أخطاء معالجة الفواتير، توفر AP Automation راحة البال لعملياتك. تعني الأخطاء الأقل قضاء ساعات أقل في دورات التصحيح وزيادة الثقة في سلامة بياناتك. ويترجم هذا أيضًا إلى احتكاك أقل مع البائعين وأصحاب المصلحة، مما يمهد الطريق لعلاقات وعمليات أكثر سلاسة.

زراعة العلاقات مع البائعين

بالحديث عن العلاقات ، دعونا نتحدث عن 76% من المؤسسات التي أبلغت عن زيادة في رضا البائعين. هذا هو المفتاح. البائعون السعداء يعني وجود سلسلة توريد موثوقة وفرص للمفاوضات والخصومات في المستقبل. سوف يلاحظ البائعون لديك ويقدرون دقة ودقة مدفوعاتك، وذلك بفضل AP Automation.

تحسين التدفق النقدي من خلال خصومات الدفع المبكر

توفير 3% من خلال خصومات السداد المبكر يمنح مؤسستك عملية تجميل مالي، مما يعزز التدفق النقدي الخاص بك، ويزودك بمزيد من النفوذ والمرونة في عملياتك المالية.

الامتثال دون تعقيدات

وأخيرًا، جوهرة التاج لأتمتة AP: الامتثال الخالي من الإجهاد بنسبة 100%. في عصر تتزايد فيه المتطلبات التنظيمية باستمرار، فإن تحقيق الامتثال الكامل دون ضغوط ليس أقل من معجزة.

التحول الاستراتيجي

من المهم التحدث عن التحول العميق الذي تجلبه أتمتة الحسابات الدائنة إلى روح وعمليات قسم الحسابات الدائنة. لا يعد هذا مجرد تغيير في كيفية تنفيذ المهام، بل هو بمثابة نهضة في دور الحسابات الدائنة داخل مؤسستك. ويتميز هذا بالانتقال من سير العمل الموجه نحو المهام إلى النهج الذي يركز على الإستراتيجية.

• من المعالجة إلى التحليل: تخيل أن موظفيك يستخدمون الوقت الذي تم توفيره من إدخال البيانات يدويًا لإجراء تحليل شامل للإنفاق، وتحديد الاتجاهات والفرص لتحقيق وفورات في التكاليف. ويمكنهم التفاوض على شروط أفضل مع الموردين، والاستفادة من الخصومات على الحجم، أو استكشاف مزايا الدفع المبكر بفضل المرونة المالية المكتشفة حديثًا.
• من رد الفعل إلى التخطيط: بدلاً من الرد على الدورة التي لا نهاية لها من الفواتير والموافقات، يمكن لفريقك الآن التخطيط بشكل استباقي. بفضل مكاسب الكفاءة من AP Automation، لديك النطاق الترددي اللازم لتطوير تنبؤات قوية للميزانية والمشاركة في التخطيط المالي الاستراتيجي. وقد يشمل ذلك صياغة خطط طوارئ لضمان الاستقرار المالي أثناء تقلبات السوق أو تخصيص الموارد لمشاريع النمو والتوسع.
• من الحل إلى الابتكار: بدلاً من قضاء ساعات في حل الأخطاء وتسوية الحسابات، يمكن لفريقك الآن التركيز على الابتكار. وهذا يعني أنه يمكنهم تطبيق تقنيات دفع جديدة، مثل البطاقات الافتراضية أو blockchain لإجراء معاملات آمنة وفعالة. أو ربما يمكنهم استكشاف مبادرات الاستدامة، مثل الانتقال إلى عملية AP غير ورقية تمامًا، والتي لا تقلل التكاليف فحسب، بل تدعم أيضًا الأهداف البيئية لشركتك.
• من المعاملات إلى العلاقات: تحول AP Automation التركيز من واجبات المعاملات إلى بناء العلاقات ورعايتها. يمكن لفريقك قضاء المزيد من الوقت في العمل مع البائعين لتحسين سلسلة التوريد أو مع أصحاب المصلحة الداخليين لفهم احتياجات الشراء الخاصة بهم وتلبيتها بشكل أفضل. يمكنهم بدء مراجعات أداء البائعين، وإنشاء شراكات استراتيجية، والتعاون في المبادرات المشتركة التي تحقق منافع متبادلة.
• من الامتثال إلى القيادة: أخيرًا، بعيدًا عن عمليات التحقق من الامتثال التي تستغرق وقتًا طويلاً، يستطيع فريقك الآن قيادة الطريق في أفضل الممارسات للحوكمة المالية. يمكنهم إنشاء أطر الرقابة الداخلية التي تحدد معايير الصناعة وتساهم في قيادة الفكر في العمليات المالية. يمكن أن يؤدي هذا الموقف الاستباقي بشأن الامتثال أيضًا إلى حماية مؤسستك من التغييرات التنظيمية المستقبلية، مما يضعك كقسم مرن ومتطلع إلى الأمام.

أساسيات أتمتة AP

في أي قصة تتطور، هناك عوامل غير قابلة للتفاوض، وهي عوامل يجب أن تكون موجودة حتى تتقدم القصة. عندما يتعلق الأمر بأتمتة AP، فإن هذه العناصر الثلاثة غير القابلة للتفاوض هي الركائز التي ستضمن وجود هيكل قوي وفعال لعملية حساباتك الدائنة.

1. التكامل: الجسر إلى المستقبل

يتضمن ذلك الدمج السلس لأدوات أتمتة AP الجديدة مع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الحالية. حدد أداة AP التي تمتزج بسهولة مع أنظمة ERP الحالية، مما يوفر مسارًا مباشرًا إلى السوق وتقليل الوقت اللازم لتحقيق القيمة.

2. مدعوم بالذكاء الاصطناعي: العقل وراء الآلة

الركيزة الثانية هي ذكاء النظام، وهو نواة مدعومة بالذكاء الاصطناعي تشكل سير العمل، مما يضمن أتمتة كل عملية يدوية وتحويل البيانات، وتسهيل كل مراجعة بشرية.

3. قابلية التوسع: حتمية النمو

وأخيرًا، تتحدث قابلية التوسع عن طموح النمو. اختر برنامجًا يلبي المتطلبات الحالية ويتكيف بسلاسة مع نمو أعمالك، مع تجنب عمليات إصلاح النظام والتراخيص المكلفة.

قائمة التحقق من أتمتة AP

فيما يلي قائمة شاملة بالوظائف التي يجب عليك مراعاتها عند تحديد الأولويات.

يمكنك التعامل مع هذا باعتباره Teaaway للاحتفاظ به كمرجع.

أحدث ثورة في حسابات الدفع الخاصة بك – البدء

دعنا نستكشف كيفية البدء باستخدام AP Automation ودمجها في عملية حساباتك الدائنة. وهنا بعض الأشياء أن نأخذ في الاعتبار.

1. احتضان عقلية الأتمتة: ابدأ بالفلسفة القائلة بأن الأتمتة هي استراتيجية أساسية، وليست فكرة لاحقة. تضمن هذه العقلية أن كل عملية وقرار يزيد من الكفاءة والدقة.

2. حدد مقاييس نجاحك: تحديد أهداف واضحة وقابلة للقياس لتقييم نجاح المرحلة الانتقالية. قد يؤدي ذلك إلى تقليل وقت المعالجة أو خفض التكاليف أو تحسين الدقة. إن معرفة كيف يبدو النجاح أمر بالغ الأهمية لتتبع التقدم.

3. الشراكة مع بائع يركز على عائد الاستثمار: اختر البائع الذي يسأل عن مقاييس نجاحك ويظهر التزامًا حقيقيًا بتقديم القيمة.

4. تأمين مشاركة أصحاب المصلحة: الحصول على الدعم من القيادة من خلال توضيح القيمة المقترحة لأتمتة نقاط الوصول - توفير التكاليف، وتحسين الكفاءة، وضوابط مالية أقوى.

5. تقييم عمليات AP الحالية: قم بإجراء مراجعة شاملة لعمليات AP الموجودة لديك. تحديد مجالات عدم الكفاءة وإمكانية الأتمتة.

6. توضيح المتطلبات والتخصيصات: حدد بوضوح ما تحتاجه من أداة أتمتة AP، بما في ذلك أي تخصيصات محددة.

7. خطة التكامل وقابلية التوسع: تأكد من أن الحل المختار يتكامل بشكل جيد مع أنظمتك الحالية وقابل للتطوير للتكيف مع نمو الأعمال المستقبلية والاحتياجات المتغيرة.

8. التنفيذ والتدريب والتكيف: بعد التنفيذ، ركز على التدريب الشامل لفريقك. كن مستعدًا لتكييف العمليات حسب الحاجة، بناءً على التعليقات والمتطلبات المتطورة.

كيف تبدو رحلة AP Automation مع Nanonets؟

قصص نجاح AP Automation باستخدام Nanonets

من الشركات الصغيرة التي تتصارع مع إعداد سير عمل AP، إلى الشركات الكبيرة التي تسعى إلى زيادة الكفاءة في عمليات حساباتها الدائنة، توفر هذه الروايات رؤية بانورامية للفوائد الملموسة التي يمكن أن تجلبها أتمتة AP.

يستخدم SaltPay شبكات Nanonets للتكامل مع SAP لأتمتة الحسابات الدائنة

يقع مقر شركة SaltPay في لندن، إنجلترا، وهي شركة تقدم خدمات الدفع والبرمجيات للشركات الأوروبية المحلية. تأسست الشركة في عام 2019، وتقدم خدماتها لأكثر من 100,000 شركة صغيرة ومتوسطة الحجم في جميع أنحاء أوروبا.

تحدي

• تحتاج شركة SaltPay إلى دمج SAP لإدارة البائعين بكفاءة.
• كان التعامل مع آلاف الفواتير يدويًا أمرًا غير عملي.

الحلول

• قدمت Nanonets أداة مدعومة بالذكاء الاصطناعي لاستخراج بيانات الفاتورة.
• التكامل السلس مع SAP، مما يعزز دقة البيانات وكفاءة العمليات.

النتائج

• تقليل كبير في الجهد اليدوي مع توفير الوقت بنسبة 99%.
• إدارة أكثر من 100,000 بائع بنجاح.
• زيادة كبيرة في الإنتاجية وقدرات الأتمتة.

يقوم Tapi بأتمتة فواتير صيانة الممتلكات باستخدام الشبكات النانوية

يعمل برنامج صيانة الممتلكات الخاص بـ Tapi على تبسيط عملية صيانة الممتلكات. يقع مقر شركة تابي في ويلينغتون، نيوزيلندا، وتساعد في الحفاظ على 110,000 عقار وتتوسع بسرعة.

تحدي

• المعالجة اليدوية لأكثر من 100,000 فاتورة شهرية في صيانة الممتلكات.
• الحاجة إلى إدارة فواتير فعالة وقابلة للتطوير.

الحلول

• أداة Nanonets AI لاستخراج بيانات الفاتورة تلقائيًا.
• التكامل السريع مع الأنظمة الحالية، والتي تتم صيانتها بواسطة موظفين غير فنيين.

النتائج

• تم تقليل وقت المعالجة من 6 ساعات إلى 12 ثانية.
• توفير 70% في تكاليف الفواتير.
• دقة الأتمتة 94%.

يقوم Pro Partners Wealth بأتمتة إدخال البيانات المحاسبية باستخدام شبكات النانو

شركة Pro Partners Wealth، ومقرها في كولومبيا بولاية ميسوري، متخصصة في إدارة الثروات وخدمات المحاسبة لأصحاب الطب البيطري.

تحدي

• احتاجت شركة Pro Partners Wealth إلى إدخال بيانات دقيقة وفعالة لإعداد الفواتير.
• وكانت أدوات الأتمتة الحالية غير كافية، مما أدى إلى ارتفاع معدلات الخطأ.

الحلول

• قدمت Nanonets حلاً مخصصًا لاستخراج البيانات بدقة وتكاملها مع QuickBooks.
• تمكين الفواتير المبسطة والتحقق الآلي من صحة البيانات.

النتائج

• حققت دقة تزيد عن 95% في استخراج البيانات.
• توفير 40% من الوقت مقارنة بأدوات التعرف الضوئي على الحروف التقليدية.
• أكثر من 80% من معدل المعالجة المباشرة، مما يقلل من التدخل اليدوي.

تستفيد Augeo من شبكات Nanonets لأتمتة الحسابات الدائنة على Salesforce

توفر Augeō خدمات محاسبية واستشارية بالاستعانة بمصادر خارجية، وتعمل كقسم محاسبة افتراضي للعديد من العملاء في جميع أنحاء الولايات المتحدة. يتمتع مؤسسها ومديرها التنفيذي، كين كريستيانسن (المدير المالي السابق في Kaiser Permanente)، بخبرة تزيد عن 20 عامًا في مجال المالية والمحاسبة.

تحدي

• احتاج Augeo إلى حل فعال للحسابات الدائنة في Salesforce.
• المعالجة اليدوية لآلاف الفواتير شهريا.

الحلول

• قدمت Nanonets منصة تعتمد على الذكاء الاصطناعي لمعالجة الفواتير تلقائيًا.
• التكامل مع Salesforce لتبسيط معالجة البيانات.

النتائج

• تقليل وقت معالجة الفاتورة من 4 ساعات إلى 30 دقيقة يوميًا.
• تقليل الوقت المستغرق في إدخال البيانات يدويًا بنسبة 88%.
• معالجة 36,000 فاتورة سنويًا بدقة وكفاءة أعلى.

الأسئلة المتكررة

ما هي أتمتة الحسابات الدائنة؟

تشبه أتمتة الحسابات الدائنة منح فريقك المالي قوة خارقة. إنه استخدام البرامج لتحويل المعالجة اليدوية التقليدية للحسابات الدائنة إلى عملية رقمية مبسطة. من خلال أتمتة المهام مثل معالجة الفواتير وإدخال البيانات وجدولة الدفع، يمكن للشركات تسريع سير عملها وتقليل الأخطاء والحصول على رؤى في الوقت الفعلي حول بياناتها المالية. فكر في الأمر على أنه عملياتك المالية تعمل بنظام الطيار الآلي، مع تحسين الكفاءة والتحكم.

كيف تؤثر الأتمتة على دقة الحسابات الدائنة؟

تخيل عالمًا أصبحت فيه الفواتير والأخطاء المطبعية والحسابات الخاطئة في غير محلها أشياء من الماضي. هذا هو عالم الحسابات الآلية المستحقة الدفع. من خلال تقليل التدخل البشري، تقلل الأتمتة بشكل كبير من فرص حدوث الأخطاء. يبدو الأمر وكأنك تمتلك مساعدًا افتراضيًا دقيقًا لا يكل ويضمن دقة كل رقم، مما يعزز الدقة الشاملة لعملياتك المالية.

هل يمكن للأتمتة أن تتكامل مع الأنظمة المالية الحالية؟

نعم وهذه من أعظم نقاط قوتها! إن أتمتة الحسابات الدائنة لا تتعلق باستبدال أنظمتك الحالية؛ يتعلق الأمر بتعزيزها. تم تصميم معظم الحلول الحديثة لتتكامل بسلاسة مع مجموعة واسعة من الأنظمة المالية ومنصات تخطيط موارد المؤسسات (ERP). إن الأمر يشبه إضافة شاحن توربيني إلى سيارتك - مما يؤدي إلى تعزيز الأداء دون تغيير ما يعمل بشكل جيد بالفعل بالنسبة لك.

ما هي الآثار المترتبة على تكلفة تنفيذ الأتمتة؟

لا يوجد شيء مبالغ فيه - فتنفيذ الأتمتة يتطلب استثمارًا أوليًا. يمكن أن يشمل ذلك تكاليف البرامج والتكامل والتدريب المحتمل. ومع ذلك، فالأمر أشبه بزراعة بذرة تنمو لتصبح شجرة ادخار. بمرور الوقت، تقلل الأتمتة من تكاليف العمالة، وتزيل رسوم التأخر في السداد، وتحسن إدارة التدفق النقدي. غالبًا ما تفوق الفوائد المالية وعائد الاستثمار على المدى الطويل التكاليف الأولية.

اقرأ هذه المدونة التي تناقش مقدار الأموال التي توفرها أتمتة الحسابات المستحقة الدفع للشركات. https://www.nextprocess.com/ap-software/much-money-will-accounts-payable-automation-actually-save-company-future/

ما مدى أمان أتمتة الحسابات الدائنة؟

في العصر الرقمي الحالي، لا يعد الأمان مجرد ميزة؛ إنها ضرورة. تم تصميم حلول أتمتة الحسابات الدائنة باستخدام إجراءات أمنية قوية مثل التشفير ومصادقة المستخدم ومسارات التدقيق. إنهم يلتزمون بلوائح حماية البيانات المختلفة لضمان بقاء بياناتك المالية آمنة وسرية.

هل التدريب مطلوب للموظفين لاستخدام الأنظمة الآلية؟

على الرغم من أن أدوات أتمتة الحسابات الدائنة مصممة لسهولة الاستخدام، إلا أن هناك حاجة عادةً إلى بعض التدريب لتحقيق أقصى استفادة من النظام. ومع ذلك، هذه ليست دورة لمدة أشهر. يتعلق الأمر أكثر بالتعريف وأفضل الممارسات. يوفر معظم البائعين موارد تدريبية شاملة ودعمًا لضمان الانتقال السلس. فكر في الأمر على أنه منحنى تعليمي قصير يمكن التغلب عليه خلال ساعات مما يؤدي إلى طريق طويل من الكفاءة.

كيف يعمل برنامج AP؟

يعمل برنامج الحسابات الدائنة عن طريق رقمنة وأتمتة سير عمل معالجة الفواتير بالكامل. ويستخدم في جوهره تقنيات مثل التعرف الضوئي على الحروف (OCR) لتحويل بيانات الفاتورة إلى تنسيق رقمي. تقوم الخوارزميات المتقدمة بعد ذلك بتصنيف هذه البيانات والتحقق من صحتها مقابل أوامر الشراء وإيصالات التسليم. يقوم البرنامج تلقائيًا بتوجيه الفواتير من خلال سير عمل الموافقة المحدد مسبقًا، ويتكامل مع الأنظمة المالية الحالية لمعالجة الدفع وحفظ السجلات بشكل سلس.

كيف يسهل برنامج الأتمتة توسيع نطاق فريق AP؟

يعمل برنامج أتمتة AP على تمكين الفرق من إدارة كميات أكبر من الفواتير دون زيادات متناسبة في عدد الموظفين أو الجهد اليدوي. ومن خلال أتمتة المهام الروتينية، فإنه يحرر الموظفين للتركيز على الأنشطة الإستراتيجية. وتضمن قابلية تطوير البرنامج أنه مع نمو أحجام المعاملات، يستطيع النظام التعامل مع عبء العمل المتزايد دون التضحية بالكفاءة أو الدقة.

هل ستجعل أتمتة AP وظائف محاسبية معينة زائدة عن الحاجة؟

بدلاً من جعل الوظائف قديمة، تعمل أتمتة AP على تحويلها. إنه يحول التركيز من المهام اليدوية والمتكررة إلى أدوار أكثر تحليلية واستراتيجية. سيجد المحترفون في مجال المحاسبة ومسك الدفاتر أن أدوارهم تتطور لتشمل إدارة برامج التشغيل الآلي، وتحليل البيانات المالية، والمساهمة في اتخاذ القرارات الاستراتيجية.

ما هي التكلفة النموذجية لبرامج AP؟

تختلف تكلفة برنامج AP بناءً على عوامل مثل حجم العمل وحجم المعاملات والميزات المحددة المطلوبة. يمكن أن تتراوح من بضع مئات إلى عدة آلاف من الدولارات شهريًا. يقدم العديد من مقدمي الخدمة نماذج تسعير قابلة للتخصيص لتناسب احتياجات ومقاييس العمل المختلفة.

ما المبلغ الذي يمكن أن توفره الشركة باستخدام أتمتة AP؟

يمكن للشركات تحقيق وفورات كبيرة من خلال أتمتة AP. تأتي هذه الوفورات من انخفاض تكاليف العمالة، وإلغاء رسوم التأخر في السداد، وخصومات الدفع المبكر، وتقليل الأخطاء والاحتيال. عادةً، يمكن للشركات أن تتوقع توفير ما يتراوح بين 60% إلى 80% من تكاليف المعالجة الحالية بعد تنفيذ أتمتة AP.

كيف يمكن للأتمتة تحسين هيكل قسم AP؟
تعمل الأتمتة على تحويل قسم AP من هيكل يركز على المعاملات إلى هيكل يركز على الإستراتيجية. من خلال أتمتة المهام اليدوية، يمكن للموظفين التركيز على الأنشطة ذات القيمة الأعلى مثل إدارة علاقات البائعين، وتحليل الإنفاق، والاستراتيجية المالية. لا يؤدي هذا التحول إلى تحسين كفاءة وفعالية قسم AP فحسب، بل يرفع أيضًا دوره داخل المنظمة.

كيف تساعد أتمتة AP في عملية الموافقة على الفاتورة؟

تعمل أتمتة AP على تبسيط عملية الموافقة عن طريق توجيه الفواتير تلقائيًا إلى المعتمدين المناسبين بناءً على قواعد محددة مسبقًا. فهو يوفر للموافقين جميع المعلومات والسياق اللازمين، مما يسهل عملية اتخاذ القرار بشكل أسرع. يقوم النظام أيضًا بتتبع التقدم المحرز في كل فاتورة، وإرسال التذكيرات والتحديثات لضمان الموافقات في الوقت المناسب.

هل يستطيع برنامج AP Automation منع الاحتيال في الفواتير والمدفوعات المكررة؟
يلعب برنامج أتمتة AP دورًا مهمًا في منع الاحتيال في الفواتير. ويتم ذلك من خلال تنفيذ ضوابط مثل المطابقة الثلاثية، والتي تضمن إجراء الدفعات فقط للمشتريات التي تم التحقق منها والموافقة عليها. بالإضافة إلى ذلك، يساعد استخدام مسارات التدقيق الرقمي وخوارزميات الكشف عن الحالات الشاذة في تحديد الأنشطة المشبوهة، مما يقلل من مخاطر المعاملات الاحتيالية.

هل يمكن لـ AP Automation التعامل مع المدفوعات المتعددة العملات والدولية؟
عادةً ما يكون برنامج أتمتة AP مجهزًا للتعامل مع المعاملات متعددة العملات والمدفوعات الدولية. يمكنه تحويل العملات تلقائيًا بأسعار الصرف الحالية، وإدارة مخاطر تقلبات العملة، والامتثال لبروتوكولات الدفع الدولية واللوائح الضريبية، مما يضمن عمليات دفع عالمية فعالة ومتوافقة.

• محتوى مدعوم من تحسين محركات البحث وتوزيع العلاقات العامة. تضخيم اليوم.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. تمكين نفسك. الوصول هنا.
• أفلاطونايستريم. ذكاء Web3. تضخيم المعرفة. الوصول هنا.
• أفلاطون كربون، كلينتك ، الطاقة، بيئة، شمسي، إدارة المخلفات. الوصول هنا.
• أفلاطون هيلث. التكنولوجيا الحيوية وذكاء التجارب السريرية. الوصول هنا.
• المصدر https://nanonets.com/blog/rss/