تبحث عن أتمتة عمليات الرواتب؟ جرّب شبكات Nanonets وأتمتة عملية إعداد الموظفين ، والتعويضات ، والدفع ، والموافقات مع سير عمل بدون رمزs.

يعد تعيين أول موظف لديك خطوة مثيرة في تنمية عملك ؛ ومع ذلك ، هناك تحديات جديدة عليك التغلب عليها. يعتمد تنفيذ الإجراءات اللازمة للحفاظ على السجلات وتعزيز الدقة داخل وظيفة كشوف المرتبات على إنشاء نظام فعال لمحاسبة الرواتب.

يعد فهم أساسيات محاسبة كشوف المرتبات وأهميتها والعمليات العامة وكيفية تضمين الأتمتة مجالات حيوية لتعظيم إمكانات النمو وتقليل مخاطر الأخطاء المكلفة.

ما هي محاسبة الرواتب؟

تقوم محاسبة الرواتب بحساب وتوزيع وتعقب تعويضات الموظفين. وهذا ينطوي على إدارة مكونات التعويض الفردي ومسؤولية صاحب العمل. محاسبة الرواتب لا تتعامل فقط مع الرواتب والأجور. يتعمق في كل جزء مرتبط بدفع رواتب موظفيك ، بما في ذلك:

• حساب الراتب الإجمالي الدقيق
• حجب الضرائب الفيدرالية والولائية والمحلية المناسبة
• تحويل ضرائب صاحب العمل
• تقديم تقارير الرواتب المطلوبة
• تحليل مزايا الموظفين
• الاحتفاظ بالسجلات
• الاستفادة من الرؤى للنمو
• اتخاذ قرارات توظيف استراتيجية

تؤثر اللوائح الفيدرالية والولائية والمحلية على حسابات الرواتب. تتحكم هذه الوكالات التنظيمية في مقدار الضرائب المقتطعة ، وكيفية دفع المزايا والزينة ومتطلبات الاحتفاظ بالسجلات. تشمل محاسبة الرواتب كل قانون ولوائح مطلوبة لتعزيز الامتثال.

كيف تؤثر طرق المحاسبة على محاسبة الرواتب؟

تتبع محاسبة الرواتب مبدأ المطابقة تحت المحاسبة على أساس الاستحقاق. تتطلب هذه اللائحة أن يتم تسجيل المصروفات في نفس الفترة كإيرادات مقابلة. على سبيل المثال ، إذا قمت بتسجيل بيع آلة ، فيجب عليك أيضًا تسجيل أي عمالة مرتبطة ببناء الماكينة في نفس الفترة. لاتباع مبادئ المطابقة ، تقوم الشركات بتسجيل نفقات كشوف المرتبات في حساب الاستحقاق حتى يتم دفع هذه العناصر من الحساب الجاري.

لا يتبع دافعو الضرائب على أساس النقد مبادئ المحاسبة المقبولة عمومًا. نتيجة لذلك ، يتم تسجيل النفقات فقط بمجرد مغادرة النقد للحساب الجاري. هذا يلغي الحاجة إلى إدخال كشوف رواتب مزدوج ، وبدلاً من ذلك ، يتم إدخال إدخال واحد فقط لتسجيل كشوف المرتبات من الحساب المصرفي التجاري.

هل تبحث عن أتمتة عمليات كشوف المرتبات اليدوية؟ احجز عرضًا توضيحيًا مباشرًا مدته 20 دقيقة لترى كيف يمكن أن تساعد شبكات النانو فريقك في تنفيذ أتمتة كشوف المرتبات الشاملة.

لماذا محاسبة الرواتب مهمة؟

محاسبة الرواتب هي عنصر حيوي في نظام المحاسبة الخاص بك. أولا ، يساعدك تتبع النفقات بعناية المرتبط بكشوف المرتبات ، بما في ذلك الأجور الإجمالية وضرائب صاحب العمل والمزايا المقدمة. هذا يعطي عملك أفضل فرصة ل الامتثال للوكالات الحاكمة.

بالإضافة إلى محاسبة الرواتب يضمن أنك تدفع أجور العمال بشكل صحيح. توجد فروق ذات دلالة إحصائية بين المقاول المستقل والموظف. لا يخضع المقاولون المستقلون لحجب الضرائب من جانب الموظف أو صاحب العمل. عندما تخطئ بين موظف ومقاول مستقل ، قد تقوم مصلحة الضرائب بتقييم الضرائب المتأخرة بالغرامات والعقوبات. تعمل محاسبة الرواتب على زيادة فرصك في التصنيف المناسب.

يمكن أن تصبح الاقتطاعات من كشوف المرتبات معقدة ، حيث يكون بعضها قبل الضرائب والبعض الآخر بعد الضريبة. يجب طرح الخصومات قبل الضريبة من إجمالي الراتب قبل احتساب أي ضرائب ، بينما يتم أخذ الخصومات بعد الضريبة من الدخل بعد خصم الضرائب. يمكن أن يؤدي سوء تقدير هذه العناصر إلى المبالغة في مدفوعات المزايا أو التقليل منها ، مع وقوع تكلفة الأخطاء على صاحب العمل.

فائدة أخرى خفية لمحاسبة الرواتب قرارات تجارية أكثر استنارة. من خلال تتبع نفقات الرواتب بشكل فعال ، يمكنك معرفة تكلفة كل موظف حول القيمة التي يقدمها لعملك. ربما تكتشف أن إضافة موظف يمكن أن يؤدي إلى زيادة الإنتاجية بنسبة 20٪ وتحقيق المزيد من الإيرادات. هذه معلومات مهمة عند البحث عن توسيع نطاق عملك.

ما هي أنواع المصاريف التي تندرج تحت محاسبة الرواتب؟

المصاريف التي تتكبدها في محاسبة كشوف المرتبات الخاصة بك فريدة من نوعها لعملك. هذا لأنه يمكنك اختيار المزايا التي تقدمها للموظفين. تشمل فئات المصاريف الشائعة التي قد تراها ما يلي:

• تعويضات - الرواتب والعمولات والإكراميات والسداد
• الضرائب على المرتبات - الضرائب الفيدرالية والولائية والمحلية
• ضرائب FICA - ضرائب الضمان الاجتماعي والرعاية الطبية لكل من الموظف وصاحب العمل
• منافع الموظفين - التأمين الصحي ، مباريات التقاعد ، حساب التوفير الصحي
• فوائد أخرى - سداد الرسوم الدراسية ، ورعاية الأطفال ، ومواقف السيارات ، وخطط الكافيتريا

يجب عليك دفع ضرائب الضمان الاجتماعي والرعاية الطبية والبطالة لموظفيك كصاحب عمل. ومع ذلك ، يقع العبء على عاتقك لتحويل المبالغ المناسبة للضرائب الفيدرالية وضرائب الولاية نيابة عن موظفيك. يعد اختيار المزايا التي تريد تقديمها للموظفين قرارًا حاسمًا لأنه لا يؤثر فقط على قابلية فرص العمل للتسويق في عملك ، ولكن قد تكون بعض الخيارات أيضًا مكلفة.

قم بتبسيط عمليات كشوف المرتبات في ثوانٍ باستخدام تدفقات العمل المؤتمتة. احجز عرضًا توضيحيًا مباشرًا مدته 30 دقيقة لترى كيف يمكنك توفير 80٪ من التكاليف و 90٪ من الوقت باستخدام تدفقات عمل الذكاء الاصطناعي الذكية لأتمتة المحاسبة.

كيف تتم محاسبة الرواتب؟

ظل فهم محاسبة كشوف المرتبات نصف المعركة فقط مع معالجة وتحويل كشوف المرتبات على الطرف الآخر. سواء كنت تعالج كشوف رواتبك الأولى أو تحاول تنظيف عملياتك الحالية ، ففكر في اتباع هذه الخطوات الخمس.

الخطوة # 1: قم بإنشاء مخطط الحسابات الخاص بك

مخطط الحسابات هو المكان الذي سيتم فيه تسجيل كشوف المرتبات الخاصة بك. سوف تحتاج إلى إنشاء حسابات المصاريف وحساب المسؤولية. قم بإعداد حساب لكل بند من بنود قائمة الرواتب. وهذا يشمل الأجور والعمولات والتعويضات والضرائب والمزايا. يمثل حساب المسؤولية ما تحتاج إلى دفعه. سيتم العثور على هذا الحساب تحت الخصوم المتداولة في الميزانية العمومية. حتى إذا كنت لا تخطط لتقديم مزايا شاملة على الفور ، فإن إعداد كل شيء في وقت واحد يمكن أن يكون مفيدًا.

ضع في اعتبارك أن كل فئة من الموظفين يجب أن يكون لها فئتها لأغراض إعداد التقارير ، مثل العمل المباشر وموظفي المكاتب. يكون هذا مفيدًا عندما تقوم بتحليل الربحية وإمكانات النمو. بالإضافة إلى ذلك ، يجب تقسيم ضرائب الرواتب أيضًا. قد تحتاج إلى تعديل مخطط الحسابات الخاص بك بعد معالجة بعض كشوف المرتبات لتكييف مخرجات البيانات المالية مع احتياجات عملك.

الخطوة رقم 2: جمع معلومات كشوف المرتبات

بمجرد إعداد مخطط الحسابات ، تكون جاهزًا لجمع معلومات كشوف المرتبات. كيف حالك رواتب الموظفين؟ بالنسبة للموظفين الذين يعملون بالساعة ، ستحتاج إلى بطاقة زمنية لتأسيس الأرباح ، ولكن بالنسبة للموظفين المرتبين ، فإن المبالغ لا تتغير في كل فترة دفع. يمكن أن يساعدك الاستثمار في برنامج تتبع الوقت لموظفيك كل ساعة في دفع رواتب الموظفين بدقة.

بعد معالجة كشوف المرتبات الخاصة بك ، ستحتاج إلى جمع تقارير لفترة الدفع هذه. يتضمن ذلك سجل كشوف المرتبات ومدفوعات التأمين وتقارير الضرائب وتقارير المزايا الأخرى. إذا كنت تستخدم برنامجًا لمعالجة كشوف المرتبات ، فيجب أن تحتوي وظيفة تقرير كشوف المرتبات على المعلومات الأكثر حاجة.

الخطوة # 3: تسجيل إدخالات دفتر اليومية

بمجرد حصولك على جميع التقارير الخاصة بك ، يجب عليك تسجيل إدخال دفتر الرواتب. قد تحتاج إلى إكمال إدخالات دفتر يومية متعددة وفقًا لطريقة المحاسبة الخاصة بك.

إدخال دفتر اليومية لتسجيل كشوف المرتبات على الأساس النقدي للمحاسبة

الخصم: الأجور 5,000 دولار

الخصم: ضرائب الرواتب 2,000 دولار

الخصم: التأمين الصحي 1,000،XNUMX دولار

الائتمان: نقدا 8,000 دولار

إدخال دفتر اليومية لتسجيل كشوف المرتبات على أساس الاستحقاق المحاسبي

الخصم: الأجور 5,000 دولار

الخصم: ضرائب الرواتب 2,000 دولار

الخصم: التأمين الصحي 1,000،XNUMX دولار

الائتمان: كشوف المرتبات المستحقة 8,000 دولار

إدخال دفتر اليومية بمجرد دفع كشوف المرتبات

الخصم: كشوف المرتبات المستحقة 8,000 دولار

الائتمان: نقدا 8,000 دولار

إدخال دفتر اليومية لتسجيل الوقت المستحق

الخصم: الأجور 4,000 دولار

الائتمان: الإجازة المستحقة 4,000 دولار

يعتمد حساب كشوف المرتبات المستحقة على تاريخ إغلاق بياناتك المالية. على سبيل المثال ، إذا تم إغلاق كتبك في اليوم الأخير من الشهر ، فستحتاج إلى تحديد عدد أيام العمل خلال ذلك الشهر والتي تم دفعها في الشهر التالي. لنفترض أنك تدفع للموظفين كل أسبوعين. إذا حدث أسبوع كامل من كشوف المرتبات قبل نهاية الشهر ، فستتراكم عليك 50٪ من كشوف المرتبات.

الخطوة رقم 4: نشر كشوف المرتبات

بعد إدخال إدخالات دفتر اليومية ، يجب عليك إرسالها إلى دفتر الأستاذ العام. تقوم بعض أنظمة المحاسبة بنشر الإدخالات تلقائيًا ، ولكن بالنسبة للآخرين ، يجب عليك إرسال المعاملة يدويًا. تريد التأكد من دقة الإدخالات قبل نشرها لأن بعض البرامج لا تسمح لك بعكسها.

تحقق مرة أخرى من كل بند من بنود إدخال دفتر اليومية مقابل تقارير الرواتب المختلفة التي قمت بسحبها. هل إجمالي الأجور الإجمالية في دخولك يرتبط بما هو موجود في التقرير؟ ماذا عن صافي النقدية المسحوبة من حسابك المصرفي؟ الفحص السهل هو التأكد من أن ديونك تساوي ائتماناتك.

إذا كان لديك أكثر من موظف واحد في قسم المحاسبة أو كشوف المرتبات ، فإن وجود مراجع ثان يمكن أن يكون فكرة رائعة. لا يؤدي ذلك إلى ردع الاحتيال واختلاس الأصول فحسب ، بل يمكن أن يساعدك أيضًا في اكتشاف الأخطاء في الوقت المناسب.

الخطوة رقم 5: التوفيق بين كشوف المرتبات

تتمثل المرحلة الأخيرة من محاسبة كشوف المرتبات في إكمال تسوية كشوف المرتبات. تضمن هذه الخطوة أن حسابات كشوف المرتبات الخاصة بك مرتبطة بـ دفتر الأستاذ العام. علاوة على ذلك ، تساعدك تسويات كشوف المرتبات أيضًا على البقاء على المسار الصحيح مع الميزانية. تستفيد معظم الشركات من تسوية كشوف المرتبات الشهرية. يتيح لك العمل بهذه الخطوة في التسويات الشهرية إجراء التعديلات اللازمة قبل إغلاق الكتب.

هل سئمت من إدخال البيانات يدويًا في أنظمة تخطيط موارد المؤسسات أو برامج المحاسبة؟ دعنا نوضح لك كيفية أتمتة عملية كشوف المرتبات في ثوانٍ.

ما هو مثال محاسبة الرواتب؟

دعنا نجرب مثالًا بسيطًا لتعزيز المفاهيم السابقة التي تمت مناقشتها. تظهر تقارير كشوف المرتبات لشركة Alpha LLC أنهم دفعوا 15,000 دولار في إجمالي الأجور ، وكان لديهم 2,500 دولار من ضرائب صاحب العمل ، و 500 دولار في التعويضات ، و 1,000 دولار في أقساط التأمين. ماذا سيكون إدخال دفتر الرواتب ، بافتراض أن شركة Alpha LLC تقدم تقارير على أساس الاستحقاق؟

الجواب الصحيح كالتالي:

الخصم: إجمالي الأجور 15,000 دولار

الخصم: ضرائب صاحب العمل 2,500 دولار

الخصم: المبالغ المستردة 500 دولار

الخصم: أقساط التأمين 1,000،XNUMX دولار

الائتمان: كشوف المرتبات المستحقة 19,000 دولار

كيفية أتمتة محاسبة الرواتب؟

هناك طرق لتحسين الكفاءة في وظيفة محاسبة الرواتب الخاصة بك. توفر أتمتة المهام العادية مزيدًا من الدقة وتؤدي إلى تقليل الوقت المستغرق في تسجيل كشوف المرتبات. الطريقة الأولى لأتمتة محاسبة كشوف المرتبات هي توصيل نظام كشوف المرتبات ببرنامج المحاسبة الخاص بك إذا كانا منفصلين. تحتوي بعض برامج المحاسبة على ميزات معالجة كشوف المرتبات المضمنة التي تلغي الحاجة إلى هذه الخطوة.

يسمح التكامل السلس للبيانات بالاستيراد تلقائيًا بين البرامج ، مما يلغي الحاجة إلى إدخال البيانات الذي يستغرق وقتًا طويلاً. بالإضافة إلى ذلك ، فإن اختيار البرنامج الذي يمكنه نشر كشوف المرتبات في دفتر الأستاذ العام يمكن أن يوفر لك وقتًا كبيرًا. بدلاً من مطابقة تقارير كشوف المرتبات المختلفة ، يمكنك الاعتماد على البرنامج لإجراء الإدخالات. على الرغم من أنك ستظل بحاجة إلى مراجعة المعاملات ، فإن هذا يوفر الوقت ويقلل من الأخطاء. تعد ميزة الأتمتة هذه مهمة بشكل خاص للشركات التي ليس لديها العديد من الموظفين الذين يعملون في وظيفة كشوف المرتبات.

يمكن أيضًا تحقيق أتمتة محاسبة كشوف المرتبات باستخدام البرامج المستندة إلى السحابة التي تسمح بالوصول إلى البيانات في الوقت الفعلي. بدلاً من الانتظار واستيراد المعاملات يدويًا ، يمكنك عرض التقارير فور تقديم كشوف المرتبات ، مما يوفر الوضوح في عملية اتخاذ القرار.

قم بإعداد تدفقات العمل بدون رمز وتبسيط عمليات كشوف المرتبات الخاصة بك. جربها بنفسك. ابدأ تجربتك المجانية الآن.

كيف يتم تطبيق أتمتة محاسبة الرواتب؟

الآن بعد أن عرفنا أهمية أتمتة محاسبة كشوف المرتبات ، دعنا نرى كيف يمكنك تنفيذها على الفور. نحن ندرج أربع خطوات بسيطة للتحول إلى عملية كشوف المرتبات الآلية.

• ابحث عن منصة أتمتة الرواتب.
• أتمتة استخراج المعلومات ومزامنة قواعد البيانات
• أضف القواعد المناسبة للامتثال لسياساتك.
• تدريب الموظفين على كيفية تقديم نفقاتهم ووثائقهم

ابحث عن منصة أتمتة الرواتب.

هناك الكثير من منصات التشغيل الآلي لكشوف المرتبات ، ولكن ابحث عن أفضل منها يناسبك. في القسم التالي ، سنغطي أفضل طريقة للعثور على حل أتمتة محاسبة كشوف المرتبات بالتفصيل ، ولكن في الوقت الحالي ، إليك بعض الأشياء الرئيسية التي يجب الانتباه إليها:

• هل يتكامل البرنامج مع أنظمتك الحالية؟ [الأكثر أهمية]
• هل يمكنه أتمتة المهام اليدوية مثل إدخال البيانات لتوفير وقت الموظفين؟
• هل هي مرنة بما يكفي للسماح بإجراء تعديلات في سير العمل؟
• هل يمكن أن ينمو حل أتمتة محاسبة كشوف المرتبات مع الأعمال؟

أتمتة استخراج المعلومات ومزامنة قواعد البيانات

ما فائدة وجود حل كشوف المرتبات الآلي إذا كنت بحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا؟ اعثر على حل لأتمتة استخراج البيانات من مستندات الموظف ومزامنة قاعدة بيانات HRMS في الوقت الفعلي.

أتمتة استخراج البيانات من مستندات الموظفين مثل العقود وتقارير النفقات ونماذج السداد والإيصالات والإقرارات الضريبية والمزيد. سيؤدي ذلك إلى تقليل الأخطاء في تقارير كشوف المرتبات وإيصالات الدفع.

أضف القواعد المناسبة للامتثال لسياساتك.

تأتي معظم برامج أتمتة المحاسبة مع أتمتة سير العمل كميزة. يمكنك استخدامها لإعداد القواعد المناسبة لضمان امتثال حساباتك الضريبية وحسابات PTO والمكافآت وما إلى ذلك لسياسات شركتك.

تدريب الموظفين على كيفية تقديم نفقاتهم ووثائقهم

قم بتدريب موظفيك على كيفية استخدام النظام وكيفية تقديم نفقاتهم ووثائقهم لضمان معالجة كشوف المرتبات الخالية من الأخطاء. يمكنك أن تطلب من الموظفين استخدام برنامج OCR أو تطبيقات الماسح الضوئي للإيصالات أو ملحق OCR لاستخراج البيانات من مستنداتهم أثناء التنقل.

كيف تختار نظام محاسبة الرواتب؟

برامج مختلفة تلبي حالات الاستخدام المختلفة. يجب أن تفهم بوضوح متطلباتك لاختيار أفضل برامج محاسبة الرواتب لعملك. ومع ذلك ، إليك بعض الميزات التي يجب مراعاتها عند اختيار برنامج أتمتة محاسبة كشوف المرتبات:

• التعرف الضوئي على الحروف - لاستخراج المعلومات من مستندات الموظف
• سير العمل - لأتمتة ، تحتاج إلى تدفقات عمل قائمة على القواعد
• عمليات التكامل - توفر عمليات الدمج الجاهزة الكثير من الوقت
• إدارة البيانات - يجب أن يكون الحل الخاص بك قادرًا على إدارة معلومات الموظف بشكل صحيح
• الوظائف الإضافية الأخرى - لوحات الإيداع الضريبي ، وتتبع الحضور ، وتتبع PTO ، ولوحات معلومات الموظفين

بصرف النظر عن هذا ، احتفظ بعلامة تبويب لأشياء أخرى مثل

• هل يقدمون دعمًا على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع؟
• كيف هي خدمة العملاء الخاصة بهم؟
• هل تناسب قيود ميزانيتك؟
• هل يمكن أن يتطور البرنامج مع متطلباتك؟
• ما مدى سهولة استخدامه؟
• هل ستعمل مع برنامج الموارد البشرية الحالي الخاص بك؟

بمجرد إجابتك على الأسئلة أعلاه ، يجب أن تعرف البرنامج المناسب لك.

شبكات النانو لمحاسبة الرواتب

Nanonets عبارة عن نظام أساسي ذكي لمعالجة المستندات قائم على الذكاء الاصطناعي مع برنامج OCR مدمج. يمكن للشبكات النانوية أتمتة جميع جوانب معالجة كشوف المرتبات من خلال تدفقات عمل المستندات الشاملة ومحرك التعرف الضوئي على الحروف القوي والتكامل السلس.

إليك لماذا يجب أن تفكر في استخدام شبكات النانو:

• أتمتة إدخال البيانات - يمكن لشبكات النانو استخراج البيانات من مستنداتك وتحميل البيانات تلقائيًا إلى البرنامج المطلوب
• تخلص من الشيكات اليدوية - يمكنك استخدام مهام سير العمل المستندة إلى القواعد لأتمتة عمليات التحقق اليدوية مثل تنسيق التاريخ والعملة وحسابات الضرائب والمزيد.
• الحصول على الموافقات أثناء التنقل - تخلص من عمليات الموافقة اليدوية. أضف أصحاب المصلحة ومراحل المراجعة الخاصة بهم في مهام سير عمل الموافقة على Nanonets وأتمتة عمليات الموافقة الخاصة بك.
• اجعل من السهل على الموظفين تقديم التعويضات - اطلب من موظفيك إرسال الإيصالات في البريد الإلكتروني. ستقوم شبكات النانو باستخراج المعلومات تلقائيًا وملء تقارير النفقات ونماذج السداد وإدخالات المحاسبة.
• كن جاهزًا للتدقيق - احتفظ بسجل لجميع أفعالك باستخدام شبكات النانو.
• فريق يركز على العملاء - ستحصل على دعم على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع ، وفريق تدريب موهوب ، ومدير نجاح عملاء مخصص.

قم بأتمتة عمليات كشوف المرتبات الخاصة بك باستخدام Nanonets ووفر الوقت والجهد والتكاليف. احجز مكالمة مع فريقنا اليوم لترى كيف يمكنك تقليل جهود الموظفين وجعل عمليات المحاسبة الخاصة بك سلسة.

نبذة عامة

تم تصميم محاسبة الرواتب لمساعدة الشركات على تتبع أهم مواردها: الموظفين. من خلال تنفيذ الضوابط الصحيحة وفهم الأساسيات ، يمكنك رؤية فوائد محاسبة كشوف المرتبات على النمو والاحتفاظ وقرارات التوظيف المستقبلية.

يمكن لبرنامج أتمتة المحاسبة Nanonets أتمتة العمليات اليدوية مثل السداد وإدخال البيانات وتشفير دفتر الأستاذ العام وتسوية المدفوعات والمزيد. اكتشف كيف يمكن تطبيق حالات استخدام Nanonets على منتجك.

الأسئلة الشائعة حول محاسبة الرواتب

أتمتة المحاسبة باستخدام قوالب محاسبة مجانية

• محتوى مدعوم من تحسين محركات البحث وتوزيع العلاقات العامة. تضخيم اليوم.
• أفلاطونايستريم. ذكاء بيانات Web3. تضخيم المعرفة. الوصول هنا.
• سك المستقبل مع أدرين أشلي. الوصول هنا.
• المصدر https://nanonets.com/blog/payroll-accounting/