عملية الحسابات الدائنة للشركة هي إدارة التزامات الدفع قصيرة الأجل للبائعين / الموردين.

• حسابات الدفع أو AP هو مقدار المال الذي تدين به الشركة لبائعيها / مورديها للاستفادة من سلعهم / خدماتهم. تضمن معالجة الحسابات الدائنة المدفوعات في الوقت المناسب للموردين والبائعين. الهدف من عملية AP هو ضمان شرعية ودقة أي مدفوعات تنشأ من الأعمال إلى أي مورد / بائع.

تتضمن الدورة الكاملة لعملية الحسابات الدائنة الحصول على بيانات الفاتورة ، وترميز GL المناسب ، أ 3 طريقة المباراة الفواتير ، والموافقة على الفواتير أو وضع علامة عليها ، وأخيرًا معالجة المدفوعات.

• AP العملية هي جزء واحد فقط من الكل تدبير لدفع عملية (P2P) التي تغطي جميع مراحل النشاط من طلب الشراء إلى المشتريات ومدفوعات البائعين.

تمتلك معظم الشركات قسم AP منفصل يتعامل مع جميع الفواتير / الفواتير الواردة ويعالج المدفوعات للبائعين. قد تختار الشركات أحيانًا الاستعانة بمصادر خارجية لحسابات الدفع.

يمكن أن يتضمن ذلك الكثير من الأعمال الورقية وساعات العمل التي يقضيها الإنسان في تسوية التفاصيل عبر الفواتير وأوامر الشراء والإيصالات.

الأساليب الحديثة مثل أتمتة AP يمكن أن تساعد في تحسين وتسريع سير عمل AP بالكامل وتحرير ساعات عمل للمهام ذات القيمة الأعلى.

لماذا تعتبر إدارة الحسابات الدائنة مهمة؟

تشمل عملية الحسابات الدائنة جميع المدفوعات تقريبًا (باستثناء كشوف المرتبات) التي تقوم بها الشركة مقابل السلع والخدمات. يحتفظ AP بسجلات لجميع الجوانب المالية للمشتريات التي تقوم بها الشركة ، وهو أمر بالغ الأهمية لأغراض التدقيق والضرائب.

الأهداف الرئيسية لعملية AP هي:

• للتأكد من أن المدفوعات مشروعة ودقيقة
• للاستفادة من المدفوعات المبكرة أو الخصومات الديناميكية.

تعد إدارة عمليات الحسابات الدائنة أمرًا بالغ الأهمية للتشغيل الفعال للأعمال:

• يضمن الدفع الفوري للفواتير ، وهو أمر مهم للجدارة الائتمانية للشركة ويساعد على إقامة علاقات صحية مع البائعين.
• تمنع المدفوعات الفورية أيضًا الرسوم المتأخرة أو الغرامات أو الرسوم المتأخرة.
• تحافظ معالجة الحسابات الدائنة على الإنفاق الزائد في الشيك ، وتمنع المدفوعات المتعددة / المكررة لنفس المنتج / الخدمة.
• إنه يتتبع احتياجات الشركة ومشترياتها ، مما يساعد على تجنب التأخير والانقطاع في العمل اليومي للشركة.
• يقوم بتوحيد جميع إجراءات الشراء لسهولة الاسترجاع.
• تقضي معالجة AP على الاحتيال من خلال المتابعة الصارمة والفحوصات في كل مرحلة من مراحل عملية الشراء.
• كما أنه يساعد على إدارة التدفق النقدي بشكل أفضل من خلال تمكين المدفوعات فقط عند استحقاقها ، باستخدام التسهيلات الائتمانية التي يقدمها البائعون.

يؤدي تكامل الضوابط الداخلية في عملية AP ، لا سيما في العمليات الآلية ، إلى القضاء على المدفوعات الاحتيالية أو غير الدقيقة مع ضمان احتساب جميع الفواتير.

هل تبحث عن أتمتة عمليات AP اليدوية الخاصة بك؟ احصل على نسخة تجريبية مجانية لمدة 7 أيام لترى كيف يمكن أن تساعد Nanonets فريقك في التنفيذ الشامل أتمتة AP.

ما هي عملية سير عمل AP؟

يعتمد حجم سير عمل معالجة حسابات الدائنين للمؤسسة على:

• عدد البائعين / مقدمي الخدمات الذين يلبي احتياجاتها
• حجم (ومبلغ) المدفوعات المتوقع إجراؤها خلال فترة زمنية قصيرة
• وثائق الأنواع المطلوبة للتحقق من صحة كل عملية شراء / معاملة

قد يعمل قسم AP أيضًا مع أقسام أخرى مثل قسم المشتريات في عملياته.

يتضمن سير العمل البسيط لعملية AP الخطوات التالية:

• استلام الفاتورة / الفاتورة من البائع
• تحقق من البيانات الموجودة على الفاتورة / الفاتورة
• اعتماد الفاتورة أو الإبلاغ عن الأخطاء
• معالجة الدفعة النهائية

في نهاية العملية ، لن يعد المبلغ الذي كان "مستحق الدفع" في الخطوة الأولى التزامًا.  

قد يكون هناك تدخل العمليات التي تتضمن أوامر الشراءوالتحقق والموافقات.

تتضمن الدورة الكاملة لعملية الحسابات الدائنة استلام أمر الشراء (PO) من قسم المشتريات ، واستلام الفاتورة من البائع ، ومطابقة / التحقق من أمر الشراء والفاتورة ، والدفع النهائي للموافقة إلى البائع.

هذه الخطوات ضرورية لتجنب الأخطاء والاحتيال في الإنفاق.

قم بإعداد تدفقات عمل AP بدون لمس و تبسيط عملية الحسابات الدائنة في ثوان. احجز عرضًا تجريبيًا مباشرًا لمدة 30 دقيقة الآن.

المستندات المرتبطة بعمليات الذمم الدائنة

اعتمادًا على حجم العمليات ، قد تتضمن إجراءات الحسابات الدائنة للشركة العديد من المستندات التالية أو كلها:

أمر الشراء (PO)

أمر الشراء هو اتفاق ملزم قانونًا صادر عن الشركة للبائع ، للإبلاغ عن نوع المنتج / الخدمة المطلوبة والكمية والأسعار المتفق عليها. بالنسبة للشركات الكبيرة ، تشارك كيانات متعددة في عملية أمر الشراء ، بما في ذلك ، الشخص / القسم الذي يطلب السلع / الخدمات ، وإدارة المشتريات ، وقسم الحسابات الدائنة ، وإدارة الاستلام ، والمورد.

تلقي تقرير

يعد تقرير استلام البضائع / الخدمات تأكيدًا لاقتناء المنتج / الخدمة المطلوبة من البائع. يجب أن تتطابق التفاصيل الموجودة في تقرير الاستلام مع تلك الموجودة في أمر الشراء الصادر مسبقًا.

فاتورة البائع

بالتزامن مع أو بعد استلام البضائع المطلوبة ، ستتلقى الشركة فاتورة / فاتورة المنتج من مورد السلع / الخدمات. في نهاية العمل ، يطلق عليها فاتورة البائع. معالجة فاتورة المورد هي المسؤولية الوحيدة لقسم AP ، الذي يتحقق من التفاصيل الموجودة على الفاتورة من خلال مطابقة ثلاثية بين أمر الشراء وتقرير الإيصال وفاتورة البائع وجدولة المدفوعات بعد الموافقة.

قسائم

تُستخدم القسائم أحيانًا "للتأكيد" على اكتمال عملية الموافقة - فهي بمثابة فهرس للمستندات الداعمة مثل أمر الشراء وتقرير الاستلام وفاتورة البائع وما إلى ذلك وتحتوي على معلومات عن الموافقات وأرقام الحالة والمعلومات الأخرى المتعلقة بذلك بالتحديد شراء.

يتم الاحتفاظ بجميع هذه المستندات في ملف "مفتوح" حتى تتم معالجة الدفعة بالكامل ، وبعد ذلك يتم تصنيفها على أنها "مغلقة".

للتوضيح ، افترض أن المشتري ، Buyer Inc. ، يتطلب 10 محركات أقراص للشركة:

• تصدر أمر شراء لموردها ، شركة المورد ، للعناصر العشرة ، بسعر 15 دولارًا لكل محرك أقراص ، على سبيل المثال ، ليتم تسليمها في غضون خمسة أيام.

• يتم إنشاء أمر الشراء من قبل قسم المشتريات ، حيث يتم إرسال نسخة واحدة منه إلى شركة المورد ، ونسخة إلى قسم AP ، ونسخة إلى قسم المستفيدين والأخرى للاحتفاظ بها من قبل قسم المشتريات.

• عندما تقوم شركة المورد بتزويد محركات القلم ، يتم إعداد تقرير استلام (أو تقرير استلام) بواسطة قسم المشتريات ويتم تقديم فاتورة البائع بواسطة قسم AP.

• في هذه المرحلة ، يقوم قسم AP بإجراء مطابقة ثلاثية لأمر الشراء وتقرير الإيصال وفاتورة الشراء للتحقق مما إذا كان الوصف والكمية والتكلفة والشروط متطابقة في جميع المستندات الثلاثة.

• بمجرد التحقق من المطابقة من قبل قسم AP ، يبدأ الدفع.

قد لا يكون لدى جميع الشركات المباراة الثلاثية ، ولكن أ مباراة ثنائية الاتجاه بين أمر الشراء والفاتورة ضروري لمنع سوء إدارة الأموال.

احجز هذا العرض التوضيحي المباشر لمدة 30 دقيقة لجعله آخر مرة يتعين عليك فيها إدخال البيانات يدويًا من الفواتير أو الإيصالات في برنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP).

التحديات في عملية AP

فيما يلي بعض التحديات الأكثر شيوعًا التي تواجهها الفرق التي تتعامل مع معالجة AP:

تأخير الوقت

هذا صحيح بشكل خاص مع معالجة AP اليدوية لأن الورق وثيقةيجب نقل s عبر الجداول والأقسام. يمكن أن يتسبب هذا في حدوث تأخيرات في معالجة الفاتورة والدفع للبائع. يمكن أن تؤدي التأخيرات على طول دورة الحساب المستحق الدفع إلى الإيصالات المتأخرة للعناصر المطلوبة ، وضعف التصنيف الائتماني ، والعلاقات السيئة مع البائعين والرسوم / الغرامات.

مطابقة الأخطاء

المطابقة الثلاثية ضرورية لضمان دفع جميع فواتير البائع بشكل صحيح. يمكن أن تحدث التناقضات عندما تكون هناك أخطاء في إدخال البيانات أو معلومات فوترة غير صحيحة ، والتي قد تستغرق وقتًا لتحديدها أو إصلاحها.

إدارة الاستثناء

يجب أن تتعامل إدارات الحسابات الدائنة مع استثناءات مثل المعلومات غير الكاملة وغير المطابقة في الفواتير ، مما قد يؤدي إلى تأخيرات مكلفة.

مشتريات غير ضرورية

يمكن أن يؤدي عدم وجود ضوابط ونقاط تفتيش كافية في دورة الحسابات الدائنة إلى عمليات شراء غير ضرورية أو غير مصرح بها.

الاحتيال والسرقة

يجب أن تكون فرق AP يقظة باستمرار ضد الاحتيال والسرقة ، سواء من داخل الشركة أو خارجها.

مستندات مفقودة

يمكن أن تؤدي الأعمال الورقية إلى وضع غير مناسب وفقدان المستندات المهمة مثل الفواتير. هذا يمكن أن يؤدي إلى عدد كبير من القضايا عبر دورة المحاسبة المستحقة الدفع و إغلاق نهاية الشهربدءا من الاحتكاك مع البائع لتأخير العمليات.

الدفع المزدوج

يمكن أن تؤدي التناقضات وعدم الكفاءة في التوثيق إلى دفع فاتورة واحدة مرتين. يمكن أن تحدث المدفوعات المزدوجة أيضًا في حالة استخدام العديد من أنظمة تخطيط موارد المؤسسات أو البرامج المالية ، بدلاً من نظام متكامل واحد.

نقاط عمياء

ترتبط العمليات الورقية واليدوية بالتعتيم الذي يمنع فرق AP من تتبع التدفق النقدي للشركة في الوقت الفعلي.

تبسيط عملية الحسابات الدائنة ودورة AP

يمكن تبسيط معالجة الحسابات الدائنة من خلال مركزية جميع مستندات AP ذات الصلة وحفظها لسهولة الوصول إليها.

يمكن تمكين هذا التبسيط بواسطة المحاسبة الآلية سير العمل. الأتمتة تخدم الأغراض التالية:

• يزيل فوضى الورق ، وبالتالي تقليل وقت المعالجة ومعدلات الخطأ
• ربط أوامر الشراء والفواتير بالمدفوعات الإلكترونية ، مما يعرض الصورة الكاملة لدورة الحسابات الدائنة
• يساعد في تحسين إدارة البائعين & منع الاحتيال البائع
• تمكن من خالية من المتاعب مطابقة ثلاثية or 2-طريقة مطابقة
• يسمح تكامل عملية الحسابات الدائنة مع أنظمة الأعمال الأساسية الأخرى مثل ERPs و CRMs
• يسمح بإعداد نقاط تفتيش متعددة في دورة المحاسبة الدائنة لتجنب الإنفاق الزائد أو المشتريات غير الضرورية
• يمكن ضبط التحذيرات والإنذارات عند اكتشاف اختلافات في أي مرحلة من مراحل سير عمل الحسابات الدائنة
• يسمح بتحديد المواعيد النهائية للدفع
• تمكن من إنشاء تقارير دورية لفهم أنماط الإنفاق للشركة والتحضير للتدقيق والضرائب

هل سئمت من إدخال البيانات يدويًا في أنظمة تخطيط موارد المؤسسات أو برامج المحاسبة؟ دعنا نوضح لك كيف يمكنك أتمتة سير عمل بيانات AP بالكامل في ثوانٍ.

كيف تدير عملية الذمم الدائنة بنظام التشغيل الآلي؟

أتمتة AP يحل معظم إن لم يكن كل التحديات التي تواجهها عمليات AP. برنامج أتمتة AP مثل Nanonets ، يمكن أن تساعد فرق AP:

• خفض تكاليف AP للشركات بنسبة 80٪
• معالجة الفواتير أسرع 10 مرات - التحسين أيام AP
• التخلص من أخطاء المطابقة الناشئة عن عمليات التحقق / التحقق اليدوية
• تحديد الاستثناءات ، والتعامل معها بذكاء طريقنا إلى الشخص المناسب
• تخلص من الاحتيال والسرقة والمدفوعات المزدوجة والإنفاق المنشق أو أي عدم كفاءة / ثغرة أخرى

تستخدم فرق AP عبر المؤسسات شبكات النانو لـ قوة من مشاركة أتمتة AP وبناء آلية شاملة نهاية الشهر المحاسبة سير العمل. باستخدام Nanonets ، يمكنك إعداد سير عمل AP والذي تلقائيًا:

• يسحب الملفات والمستندات من مصادر متعددة - البريد الإلكتروني والمستندات الممسوحة ضوئيًا والملفات / الصور الرقمية والتخزين السحابي وتخطيط موارد المؤسسات وما إلى ذلك.
• يقرأ ويلتقط البيانات من جميع الوثائق بدقة
• مطابقة وتسوية النفقات (أرصدة مطابقة ومعلومات مستوى SKU)
• تعامل مع جميع مهام سير عمل المصروفات بدءًا من إنشاء تقرير المصاريف وحتى الحصول على موافقات المدير
• ومزامنة / دمج جميع ملفات عملية إغلاق نهاية الشهر مع أي نظام تخطيط موارد المؤسسات أو برنامج محاسبة أو أداة أعمال من اختيارك
  • نحن نندمج بسهولة مع Sage و Xero و Netsuite و Quickbooks والمزيد
• قم بإجراء المدفوعات محليًا وعالميًا ، من خلال 5 طرق دفع مختلفة - ACH ، والتحويل ، وبطاقة الائتمان ، والمحفظة ، والبنوك الجديدة.

احجز مكالمة Zoom / Meet مدتها 30 دقيقة للتحقق من كل ما سبق عبر عرض توضيحي مباشر.

• محتوى مدعوم من تحسين محركات البحث وتوزيع العلاقات العامة. تضخيم اليوم.
• بلاتوبلوكشين. Web3 Metaverse Intelligence. تضخيم المعرفة. الوصول هنا.
• المصدر https://nanonets.com/blog/accounts-payable-process/