أتمتة الحسابات الدائنة ، أو أتمتة AP ، هي استخدام التكنولوجيا والبرمجيات لأتمتة المهام وسير العمل المتضمن في عملية الحسابات الدائنة. تتضمن هذه العملية مهام مثل استلام / معالجة الفواتير وإدخال البيانات والموافقة والدفع.
تهدف أتمتة AP إلى تحسين كفاءة ودقة وسرعة عملية الحسابات الدائنة. كما أنه يقلل من عبء العمل اليدوي واحتمالية الاحتيال وتكاليف الأعمال.
كيف تعمل أتمتة AP؟
الحسابات الدائنة (AP) يلعب دورًا مهمًا في الأعمال التجارية حيث إنه مسؤول عن إدارة وسداد ديون الشركة المستحقة للموردين والبائعين. إنه عنصر حاسم في العمليات المالية للأعمال التجارية ويرتبط ارتباطًا وثيقًا بإدارة التدفق النقدي. AP مسؤولة عن ضمان دفع الفواتير في الوقت المناسب وعدم تكبد الشركة غرامات السداد المتأخر أو الإضرار بعلاقتها مع الموردين. يتيح ذلك للشركة الحفاظ على علاقة إيجابية مع مورديها ، وإدارة التدفق النقدي ، ووضع الميزانية والامتثال المالي.
يساعد استخدام الأتمتة في AP في كل خطوة من خطوات عملية AP. تتمثل الخطوة الأولى في أتمتة AP في استلام الفواتير وتسجيلها.
قد تكون الفواتير بتنسيقات مختلفة ويتم استلامها بعدة طرق ، مثل البريد الإلكتروني أو الفاكس أو البريد العادي. يتم مسح الفواتير أولاً ضوئيًا ورقمنتها ، مما يتيح إمكانية تخزينها والوصول إليها ومعالجتها إلكترونيًا بسهولة. بمجرد أن يتم رقمنة الفواتير ، يمكن أن تكون مطابقة تلقائيًا لأوامر الشراء وتوجيهها للموافقة عليها من خلال سير عمل آلي.
الخطوة التالية هي إدخال البيانات والتحقق من صحتها. يلتقط برنامج أتمتة AP البيانات ذات الصلة والمعرفة من قبل المستخدم من الفواتير ويقوم تلقائيًا بملء الحقول في النظام المالي للشركة ، مما يقلل من الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا. يساعد هذا أيضًا في ضمان دقة البيانات ، حيث يمكن للبرنامج التحقق من صحة الفاتورة اعواد الثقاب أمر الشراء وملء جميع الحقول المطلوبة.
الخطوة الثالثة لأتمتة AP هي عملية الموافقة. يتم توجيه الفواتير من خلال سير عمل آلي للموافقة عليها من قبل الأطراف المناسبة. يمكن تكوين هذه العملية لتشمل مستويات مختلفة من الموافقة ، اعتمادًا على قيمة الفاتورة أو القسم المرتبط بها. يسهل سير العمل الآلي تتبع عملية الموافقة ومراقبتها ، مما يضمن معالجة الفواتير في الوقت المناسب.
بمجرد الموافقة على الفاتورة ، تصبح جاهزة للدفع. يمكن دمج برنامج أتمتة AP مع النظام المالي للشركة لإنشاء دفعات الدفع وجدولة المدفوعات بناءً على شروط الدفع الخاصة بالشركة. يمكن أن يضمن ذلك دفع الفواتير في الوقت المحدد ، مما يقلل من مخاطر الرسوم المتأخرة ورسوم الفائدة.
أخيرًا ، يتم تتبع العملية بأكملها والإبلاغ عنها. يتتبع البرنامج جميع الفواتير وأوامر الشراء والمدفوعات ، مما يوفر رؤية في الوقت الفعلي لعملية الحسابات الدائنة بأكملها. يتيح ذلك سهولة المراقبة وإعداد التقارير ، مما يساعد في الامتثال ووضع الميزانية والتنبؤ.
فوائد أتمتة AP
أدى ظهور الرقمنة إلى تغيير طريقة تفاعل العملاء والشركات بشكل جذري ، كما أدى إلى إنشاء منصة جديدة لتبادل الأفكار. يُنظر إلى الأتمتة على أنها الطريقة الوحيدة لتحسين الخدمات والكفاءة في العمليات المالية. بالإضافة إلى ذلك ، تتجه الشركات بشكل متزايد إلى المنصات الرقمية لإدارة أصولها المالية ، وهو اتجاه تسارع خلال جائحة COVID-19. ونتيجة لذلك ، فإن الطلب على حلول الدفع الرقمية ومعالجة الفواتير بشكل أسرع يقود نمو سوق أتمتة الحسابات الدائنة.
بعض الطرق المحددة التي تعمل أتمتة AP على زيادة الكفاءة هي:
- تحسين الدقة: من خلال رقمنة أوامر الشراء والفواتير والإيصالات ، يمكن للشركات التخلص من الحاجة إلى الإيداع اليدوي لمثل هذه المستندات ، والذي بدوره يمكن أن يقلل من مخاطر الفقد والأخطاء ويعزز إمكانية الوصول إلى البيانات.
- مطابقة الفاتورة: يمكن لبرنامج أتمتة AP تلقائيًا مباراة فواتير أوامر الشراء والإيصالات ، مما يسمح بإدارة أفضل لعملية الشراء حتى الدفع. يمكن أن تضمن عملية المطابقة التلقائية أن الفاتورة تتوافق مع أمر الشراء المقابل ويتم دفعها مرة واحدة فقط. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يشتمل البرنامج على شيك للتأكد من عدم دفع الفاتورة بالفعل ، وتجنب المدفوعات المزدوجة. تتيح وظيفة التتبع في البرنامج للمستخدمين تلقي تنبيهات للفواتير المكررة ، وهذا يمكّن الشركات من التحقيق في المدفوعات المكررة أو الفائتة ومنعها.
- يمكن أن يؤدي تكامل برنامج أتمتة AP مع النظام المالي للشركة إلى تمكين إنشاء دفعات الدفع والمدفوعات المجدولة ، والتي يمكن أن تساعد بدورها في ضمان دفع الفواتير في الوقت المحدد ، مما يقلل من مخاطر الرسوم المتأخرة ورسوم الفائدة.
- تبسيط الموافقة: يمكن لبرنامج أتمتة AP توجيه الفواتير تلقائيًا إلى الأفراد أو الفرق المناسبة للموافقة عليها. يمكن أن يوفر هذا الوقت ويقلل من مخاطر الأخطاء من خلال التخلص من الحاجة إلى التوجيه اليدوي. من خلال تمكين الموافقة الإلكترونية على الفواتير ، يمكن إلغاء التوقيعات المادية أو طوابع الموافقة. يمكن أن تتضمن برامج أتمتة AP قواعد الموافقة المضمنة ، مثل حدود الدفع أو التسلسل الهرمي للموافقة أو أي قواعد مخصصة أخرى. يمكن أن يساعد ذلك في ضمان توجيه الفواتير إلى الأفراد المناسبين وأن عملية الموافقة تتم وفقًا لسياسات الشركة ومعاييرها. يمكن أيضًا تكوين أتمتة AP لإرسال بريد إلكتروني أو أشكال أخرى من الإشعارات الرقمية إلى المعتمدين ، وتذكيرهم بمهمة الموافقة ، وتوفير الوصول إلى تفاصيل الفاتورة والسماح لهم بالموافقة على الفاتورة أو رفضها بنقرة واحدة فقط.
- مسارات التدقيق: يمكن لبرنامج التشغيل الآلي لـ AP توفير مسار تدقيق لجميع إجراءات الموافقة ، بما في ذلك من وافق على الفاتورة ، ومتى فعلوا ذلك ، وما إذا كان قد تم تقديم أي تعليقات. يمكن استخدام هذا لأغراض التتبع وإعداد التقارير.
- الامتثال: من خلال أتمتة عملية الموافقة على الفواتير ، يمكن للشركات ضمان الموافقة على جميع الفواتير وفقًا لسياسات الشركة ولوائحها ، وأن العملية متوافقة مع أي متطلبات تنظيمية أو قانونية.
- قابلية التوسع: تسمح أتمتة AP بتحسين قابلية التوسع ويمكنها التعامل مع عبء العمل مع توسع عملك. من خلال أتمتة المهام ، يمكن لفرق AP تقليل عدد الأشخاص الذين يقومون بمهام عادية وتحرير الموارد البشرية للمهام الإستراتيجية المرتبطة بالتوسع. علاوة على ذلك ، يمكن للرؤية في الوقت الفعلي للعمليات التجارية التي توفرها أتمتة AP أن تساعد فرق AP على اتخاذ قرارات مستنيرة بشكل أفضل ، وتحديد مجالات التحسين ، وتوسيع نطاق فرقهم بشكل أكثر فعالية.
- المنفعة البيئية: يمكن للأتمتة أن تؤدي إلى مكتب بلا أوراق ، والذي يمكن أن يخدم المجتمع ككل من خلال تقليل البصمة الكربونية ، إلى جانب تحسينات الكفاءة في المؤسسة.
بالإضافة إلى ذلك ، توفر أتمتة AP مجموعة من تدابير التحكم التي يمكن تنفيذها لضمان أمان العمليات المالية و منع الاحتيال. تتمثل إحدى طرق القيام بذلك في وضع قيود على الموافقة على الفواتير ، ويمكن تعيين ذلك لأفراد أو مجموعات معينة داخل المنظمة. يمكن أيضًا وضع خطوات إضافية مثل الموافقات الإضافية لمزيد من الحماية ضد النشاط الاحتيالي. تساعد ميزة إعداد التقارير والتحليلات التي توفرها حلول أتمتة AP أيضًا في زيادة الشفافية والوضوح خلال العملية ، مما يسهل اكتشاف أي أنشطة مشبوهة أو غير عادية ، مما يتيح اتخاذ الإجراءات في الوقت المناسب. يمكن لهذه التدابير مجتمعة أن تقلل إلى حد كبير من مخاطر الاحتيال وتعزز الأمن العام للعمليات المالية.
تعد أتمتة AP مفيدة في سياقات B2B و B2C حيث يمكنها تقليل النفقات مع تحسين استخدام الموارد. علاوة على ذلك ، فإن قدرة النظام على تتبع وتوثيق جميع الفواتير وأوامر الشراء والمدفوعات تتيح الرؤية المالية في الوقت الفعلي ، والتي يمكن أن تكون ذات أهمية قصوى لضمان الامتثال والتخطيط الفعال للميزانيات والتنبؤ.
ليس من المستغرب أن سوق أتمتة AP من المتوقع أن يزداد بشكل كبير في السنوات القادمة. بالنسبة الى مسح بواسطة Data Bridge Market Research، من المتوقع أن يصل سوق أتمتة الحسابات الدائنة إلى 5,809.38 مليون دولار أمريكي بحلول عام 2029 ، بمعدل نمو سنوي مركب بنسبة 10.8٪ بين عامي 2022 و 2029.
هل تعمل برامج أتمتة AP على تحسين علاقات الموردين؟
تعتبر الإدارة المالية الفعالة أمرًا بالغ الأهمية لأي عمل تجاري يعمل بشكل فعال. أتمتة AP يوفر الوسائل اللازمة لمعالجة الفواتير بسرعة وبدقة ، مما يساعد بدوره على تعزيز علاقات الموردين من خلال ضمان الدفع في الوقت المناسب. من خلال التكامل مع النظام المالي للشركة ، يمكن لأتمتة AP إنشاء دفعات الدفع تلقائيًا وجدولة المدفوعات بناءً على شروط الدفع الخاصة بالشركة ، والتي يمكن أن تتيح الامتثال للشروط المتفق عليها.
تتضمن معظم برامج أتمتة نقاط الوصول أدوات اتصال مدمجة ، مثل البريد الإلكتروني أو أشكال أخرى من الإشعارات الرقمية (الرسائل الذكية وما إلى ذلك) ، والتي يمكن أن تبقي الموردين على علم بحالة فواتيرهم ومدفوعاتهم. يمكن أن يساعد ذلك في تحسين الاتصال وتقليل سوء التفاهم والنزاعات ، مما قد يؤدي إلى بناء الثقة بين الشركة ومورديها.
يمكن أن تمنع المطابقة التلقائية للفواتير مع أوامر الشراء والإيصالات الدفع الزائد أو الناقص للبائعين ، وبالتالي منع النزاعات وسوء الاتصال التي قد تستغرق وقتًا وجهدًا لتسويتها.
ما المبلغ الذي يمكن أن توفره شركة ما باستخدام أتمتة الحسابات الدائنة؟
يمكن لأتمتة AP تحقيق وفورات في التكاليف للشركات عن طريق تقليل تكاليف العمالة والرسوم المتأخرة. في حين أن التكاليف المرتبطة بالمدفوعات الورقية التقليدية مثل مخزون الشيكات والأظرف والطوابع البريدية يمكن التعرف عليها بسهولة ، إلا أن هناك أيضًا تكاليف مرتبطة بالوقت الذي يقضيه في المهام اليدوية المتعلقة بمعالجة المدفوعات. على سبيل المثال ، حتى مستند واحد تم مسحه ضوئيًا بواسطة كاتب يتقاضى راتبه 40,000 ألف دولار سنويًا يمكن أن يستغرق 5 دقائق من وقته وينتج عنه تكلفة تقديرية لكل مستند تزيد عن 2 دولار. يمكن لهذه التكاليف ، عند إضافتها ، أن تؤثر بشكل كبير على الفعالية الإجمالية من حيث التكلفة لعملية AP. بالإضافة إلى ذلك ، مع أنظمة AP اليدوية ، غالبًا ما يقضي أعضاء الفريق ساعات في مهام مثل البحث عن فواتير مفقودة أو في غير محلها ، والرد على مكالمات الاستفسار.
ووفقا ل تقرير 2018 من قبل جولدمان ساكس، B2Bs في أمريكا الشمالية تنفق 187 مليار دولار سنويًا على معالجة AP - وهذا التقدير لا يلتقط سوى تكاليف المعالجة والعمالة المباشرة ؛ في الواقع ، تمثل العمالة أكثر من 90٪ من التكاليف المباشرة المتكبدة. تكاليف معالجة AP الآلية ، وفقًا لنفس التقرير ، هي فقط 33٪ من التكاليف اليدوية. يصل هذا إلى إنفاق سنوي قدره 62 مليار دولار فقط ، وهو ما يمثل مدخرات هائلة لإدارة AP.
بالإضافة إلى التكاليف المتعلقة بالعمالة ، يمكن أن تؤدي دورات المعالجة المطولة إلى تأخر السداد والرسوم المتأخرة. تشير الأبحاث إلى أن ممارسات الدفع السيئة يمكن أن تؤثر سلبًا على علاقات الموردين ، حيث وجد أن العديد من الشركات تدفع جزءًا كبيرًا من الفواتير في وقت متأخر. على سبيل المثال ، الشركات متوسطة الحجم في الولايات المتحدة وذكرت أنهم كانوا مدينين في المتوسط بمبلغ 304,066،81 دولارًا على العملاء الذين يدفعون متأخرًا. بالإضافة إلى ذلك ، أفادت نسبة مذهلة تبلغ 2021٪ من هذه الشركات أن شدة هذه المدفوعات المتأخرة قد ازدادت منذ عام 14. كما أن هذه المدفوعات المتأخرة تضع ضغطًا كبيرًا على الأعمال التجارية ، حيث تنفق الشركات متوسطة الحجم في الولايات المتحدة في المتوسط XNUMX ساعة في الأسبوع لمتابعة موعد الاستحقاق. الفواتير.
تؤثر التأخيرات في نهاية المطاف على التدفق النقدي ، مما يضطر الشركات إلى الاعتماد على احتياطياتها الخاصة أو الحصول على قروض من أجل استمرار العمليات. يأتي كلا الخيارين مع خطر عدم الاستقرار المالي على المدى الطويل. يمكن تجنب كل هذا من خلال معالجة AP الآلية.
أتمتة AP يمكن أن تساعد في تحسين علاقات الموردين من خلال توفير تتبع ودفع الفواتير بشكل أكثر كفاءة ، مما يؤدي إلى تحسين السجل "في الوقت المحدد" مع الموردين. يمكن أن يساعد ذلك في تعزيز علاقات أقوى معهم ، مما يمكن أن يساعد في دمج البائعين في عدد أقل من الموردين الاستراتيجيين ، والذي ثبت أن له فوائد مالية.
وفقًا دراسة استقصائية أجرتها شركة McKinsey لأكثر من 100 شركة كبيرة في مختلف الصناعات ، تلك التي تتعاون بشكل وثيق مع الموردين الاستراتيجيين تظهر نموًا أعلى ، ربحية أكبر، وتكاليف تشغيل أقل مقارنة بمنافسيها. من خلال تعزيز الشراكات طويلة الأمد من خلال التعاون الوثيق ، يمكن للشركات أيضًا تعزيز قاعدة مورديها وتحقيق وفورات في التكاليف من خلال الإنفاق المعزز ووفورات الحجم.
أخيرًا ، توفر أتمتة AP المزيد من خيارات الدفع بخلاف الشيكات الورقية التقليدية مثل ACH والبطاقة الافتراضية ، والتي تعتبر أكثر أمانًا وفائدة مالية للأعمال التجارية ، بينما تلبي أيضًا تفضيلات الموردين ، والتي ستساهم جميعها في الفوائد المالية.
ما هي تكلفة برامج AP عادةً؟
تكلفة برنامج AP يمكن أن تختلف باختلاف البائع والميزات المضمنة في البرنامج وحجم العمل. يقدم بعض موفري برامج AP أسعارًا قائمة على الاشتراك ، مع فرض رسوم شهرية أو سنوية ، بينما قد يكون لدى البعض الآخر تكلفة شراء لمرة واحدة. يقدم بعض المزودين أيضًا خيارات تسعير متدرجة بناءً على حجم الشركة أو عدد المستخدمين.
غالبًا ما يتم ربط مبلغ الاستثمار في شراء برنامج أتمتة AP بعدد الفواتير التي تتم معالجتها شهريًا. تتطلب الحلول البرمجية التي تتضمن سلسلة كاملة من أتمتة AP ، بما في ذلك معالجة الفواتير الأمامية والمطابقة التلقائية وسير عمل الموافقة والأرشفة أنظمة تشغيل واسعة النطاق مثل التعرف الضوئي على الحروف، التكامل ثنائي الاتجاه ، ذكاء الأعمال ، سير العمل ، مسار التدقيق ، والتخزين).
أبسط حالة لأتمتة AP هي طريقة المسح والأرشفة ، والتي كما يوحي الاسم تقوم ببساطة بتحويل جميع المستندات إلى تنسيق رقمي لأغراض الأرشفة. في حين أنه يساعد في الأرشفة والاسترجاع ، فإنه لا يفعل الكثير لتحسين الأتمتة وقد يضيف خطوات إضافية إلى العملية. يمكن تنفيذ هذه الطريقة مقابل بضع مئات من الدولارات على نطاق صغير ، لكن نظام إدارة المستندات الإلكترونية يمكن أن يكلف ما بين 10,000 دولار و 100,000 دولار.
قد يشتمل النموذج الأعلى من أتمتة AP على معالجة الفواتير الأمامية والمطابقة التلقائية وسير عمل الموافقة والأرشفة. الأنظمة اللازمة لهذا النهج معقدة ومفيدة للشركات التي تعالج 10,000 معاملة فاتورة أو أكثر كل شهر. يمكن أن تتراوح تكلفة هذا النموذج من 100,000 دولار إلى 500,000 دولار ، مع رسوم ترخيص برامج إضافية وتكاليف دعم الموظفين.
تشبه أتمتة AP المستندة إلى السحابة النموذج أعلاه ولكنها تتطلب استثمارات أقل في البنية التحتية لأن التخزين في السحابة ، مما يلغي الحاجة إلى أجهزة التخزين. تعتمد رسوم التنفيذ عادةً على عدد الفواتير التي تتم معالجتها شهريًا ، مما يجعلها خيارًا مناسبًا لبعض الشركات. بالنسبة للشركات التي تعالج أكثر من 10,000 معاملة فاتورة شهريًا ، يمكن أن تتراوح رسوم التنفيذ من 20,000 دولار إلى 35,000 دولار ، ويمكن أن تتراوح تكاليف المعاملات من 0.65 دولار إلى 0.95 دولار لكل فاتورة.
تتضمن أتمتة AP الأكثر تقدمًا ميزات مثل المدفوعات الإلكترونية مثل ACH و EFT والتحويل البنكي والبطاقات الافتراضية. يتم استخدام هذه الأنواع من الحلول بشكل متزايد في عمليات B2B وتوفر طريقة دفع أكثر أمانًا.
يقدم العديد من مقدمي الخدمة أيضًا أسعارًا مخصصة ، اعتمادًا على الاحتياجات المحددة للعمل. من المهم التقييم المميزات المطلوبة لعملك ثم اختر مزودًا وفقًا لذلك.
هل تعمل أتمتة AP مع أنظمة المحاسبة الأخرى؟
يمكن أن تعمل أنظمة أتمتة AP مع أنظمة المحاسبة الأخرى ؛ تحتوي العديد من الأنظمة على خيارات تكامل متنوعة ، مثل API أو البرامج الوسيطة ، لتوفير نقل سلس للبيانات بين الأنظمة المختلفة. بهذه الطريقة ، يمكن لبرنامج أتمتة AP استرداد البيانات مثل الفواتير وأوامر الشراء من أنظمة المحاسبة الأخرى ومعالجتها ثم تحديث المعلومات في منصة المحاسبة الخارجية. من خلال التكامل ، يمكن للشركات الاستفادة من ميزات برنامج أتمتة AP وقدرات التشغيل الآلي ، مع الاستمرار في استخدام برنامج المحاسبة الذي يناسبهم.
يمكن دمج منصة Nanonets ، على سبيل المثال ، مع أنظمة المحاسبة الأخرى ، مثل QuickBooks و Sage ، مما يسمح للشركات بالاستفادة من إمكانات التشغيل الآلي وإعداد التقارير في النظام الأساسي ، مع الاستمرار في استخدام برنامج المحاسبة الذي يناسبهم.
مطعم الوجبات الجاهزة
أتمتة عمليات الحسابات الدائنة يبسط عملية التعامل مع الفواتير والمدفوعات والمعاملات المالية الأخرى ، وبالتالي تمكين الشركات من تحسين كفاءتها وخفض التكاليف وزيادة الدقة. تعمل أدوات أتمتة AP مثل Nanonets على الذكاء الاصطناعي وتمكّن من إنشاء مهام سير عمل AP التي يمكنها جمع الملفات والمستندات تلقائيًا من مصادر مختلفة ، مثل البريد الإلكتروني والمستندات الممسوحة ضوئيًا والملفات الرقمية / الصور والتخزين السحابي وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP). بصرف النظر عن الالتقاط الذكي ، يمكن لأدوات أتمتة AP الجيدة أيضًا مطابقة النفقات وتسويتها ، وإدارة جميع تدفقات عمل المصروفات ، بدءًا من إنشاء تقارير المصروفات إلى الحصول على موافقات المدير ، ودمج عملية إغلاق الحسابات الشهرية بسلاسة مع أي نظام تخطيط موارد المؤسسات أو برنامج محاسبة أو أداة أعمال مرغوبة.
يمكن لبرامج أتمتة AP مثل Nanonets مساعدة فرق AP في خفض التكاليف بشكل كبير بنسبة 80٪ للشركات ، وزيادة سرعة معالجة الفواتير بشكل كبير بمقدار 10 مرات وتحسين أيام AP ، والقضاء على عدم الدقة الناتجة عن عمليات الفحص والتحقق اليدوية ، وتحديد الاستثناءات ومعالجتها بذكاء و توجيهها إلى الشخص المناسب ، وتحديد وإزالة الاحتيال والسرقة والمدفوعات المزدوجة وأوجه القصور الأخرى.
- محتوى مدعوم من تحسين محركات البحث وتوزيع العلاقات العامة. تضخيم اليوم.
- بلاتوبلوكشين. Web3 Metaverse Intelligence. تضخيم المعرفة. الوصول هنا.
- المصدر https://nanonets.com/blog/what-is-ap-automation/
