بقدر ما قد يبدو الأمر بسيطًا - استلام الفاتورة ، والتحقق من صحتها ، ودفع الفاتورة ، وإغلاق المعاملة - معالجة الفاتورة ، في معظم الحالات ، ليست سير عمل بسيطًا.
أي تأخير أو انقطاع في هذه العملية يمكن أن يكون له تأثير سلبي على علاقاتك مع الموردين ويعيق تسليم الخدمات والإمدادات والمواد في الوقت المناسب. ما يقرب من 1 من كل 5 شركات تخسر بشروط مواتية وأسعار مخفضة بسبب تأخر مدفوعات البائعين بسبب معالجة الفواتير غير الفعالة.
دعونا نرى كيف تعمل معالجة الفواتير ، وبعض التحديات الرئيسية في القيام بذلك يدويًا ، وكيف أتمتة AP يمكن تبسيط العملية برمتها.
ما هي معالجة الفاتورة؟
معالجة الفواتير أو معالجة الفواتير هي سلسلة كاملة من العمليات المرتبطة بنهاية الأعمال (التورية غير المقصودة) لشراء المنتجات / الخدمات من البائع.
معالجة الفواتير هي سير العمل الذي يتبعه فريق الحسابات الدائنة من وقت استلامه لفاتورة المورد. يشمل جميع الخطوات مباشرة من استلام فاتورة البائع إلى تسجيل الدفع بعد الشيكات والموافقات المناسبة.
يمكن معالجة الفاتورة للدفع فقط بمجرد مسح جميع خطوات معالجة الفاتورة.
لنلقِ نظرة على خطوات معالجة الفاتورة بالتفصيل:
سير عمل معالجة الفواتير: كيف تتم معالجة الفواتير؟
في الشركات المتوسطة والكبيرة الحجم ، تعد معالجة الفواتير جزءًا من عملية حسابات الدفع. تعد معالجة الفواتير بكفاءة أمرًا مهمًا ليس فقط لتنظيم التدفق النقدي ولكن أيضًا للتعامل مع البائعين / الموردين لضمان الشراء في الوقت المناسب.
- جمع وتنظيم الفواتير المرسلة عبر قنوات متعددة: البريد الإلكتروني ، البريد ، إلخ.
- احصل على بيانات الفاتورة ، وقم بتعيين أكواد دفتر الأستاذ العام ومطابقة بيانات الفاتورة مع المستندات الداعمة (أوامر الشراء أو الإيصالات).
- في حالة وجود تناقضات ، يتم إرجاع الفاتورة إلى البائع.
- إرسال الفواتير إلى المعتمدين المعتمدين للموافقة أو الرفض ، بناءً على سياسات الإنفاق الداخلية.
- قم بإعداد الدفعات عبر التحويل الإلكتروني أو ACH أو التحقق من الفواتير المعتمدة.
- سجل المدفوعات في نظام تخطيط موارد المؤسسات أو برنامج المحاسبة الخاص بك.
التحديات في معالجة الفواتير يدويًا
يمكن أن تصبح معالجة الفواتير مملة جدًا. فيما يلي بعض التحديات الأكثر إلحاحًا التي تواجه فرق AP أو موظفي الشؤون المالية أثناء التعامل مع معالجة الفواتير يدويًا:
الفواتير الضائعة أو المفقودة
تؤدي الفواتير المفقودة أو الضائعة إلى تأخير المدفوعات ، ورسوم السداد المتأخرة ، وتوتر العلاقات مع البائعين ، والتأخير في التشغيل ، ومشكلات التدقيق المحتملة. هذه مشكلة عندما تتعامل الشركة مع بائعين متعددين يرسلون فواتير متعددة على أساس شهري. تتفاقم المشكلة بسبب حقيقة أن الفواتير يمكن أن يستلمها أفراد مختلفون ، بأشكال مختلفة ، عبر مصادر متعددة.
بيانات خاطئة أو مفقودة
تحتوي الفاتورة على بيانات مهمة مثل معرفات الشركة والمعلومات الضريبية والخدمة / المنتج المقدم والسعر وحالة التسليم وما إلى ذلك نظرًا لأن الفواتير تأتي في تنسيقات مختلفة ، فإن الحصول على جميع بيانات الفاتورة ذات الصلة والتحقق منها يدويًا يصبح عرضة للخطأ تمامًا. تؤدي أخطاء الفاتورة إلى خسائر مالية وخسائر زمنية.
ما يقرب من 40٪ من الفواتير تحتوي على أخطاء. ويتم تمييز ما يقرب من ربع جميع الفواتير للاستثناءات التي يجب معالجتها من قبل فريق الحسابات الدائنة. الأخطاء في الفواتير الورقية مكلفة جدًا لإصلاحها - 53.50 دولارًا لكل فاتورة في المتوسط!
أخطاء في توجيه الموافقة على الفاتورة
يمكن أن يصبح توجيه الفواتير الواردة يدويًا إلى أصحاب مصلحة محددين للموافقة أمرًا معقدًا للغاية. خاصة إذا كنت تتعامل مع بائعين متعددين ولديك منظمة كبيرة. يمكن حتى لأخصائي AP الأكثر كفاءة أن يخطئ في توجيه فاتورة يدويًا إلى المعتمد / صاحب المصلحة المناسب. يعتبر سيناريو "اللمسة العالية" هذا مرهقًا بشكل خاص ، خاصةً عندما يتعين على فريق AP إغلاق الكتب بشكل دوري.
حالة الفاتورة غير معروفة
تُبقي المعالجة اليدوية للفواتير البائعين في حالة عدم معرفة كبيرة ، ما لم يتواصلوا شخصيًا للحصول على التحديثات. فيما يلي بعض الأسئلة الشائعة التي يطرحها البائعون بسبب الافتقار إلى الشفافية: أين فاتورتي؟ من الذي وافق عليه وما الذي يحتاجه أكثر؟ متى ستتم معالجة الدفع؟
الإبلاغ عن الفواتير المكررة
متوسط AP لدى كاتب مؤسسة متوسط الحجم يعالج في أي مكان ما بين 600-800 فاتورة شهريًا. إن تحديد الفواتير المكررة أو احتيال البائع المحتمل يدويًا هو شبه مستحيل!
معالجة الفاتورة الآلية
المعالجة اليدوية للفاتورة هي ألم. يقال أن ما يقرب من 60 ٪ من أفراد AP وجدوا أن معالجة الفواتير هي الجزء الأكثر كرهًا في عملهم. يمكن أن تؤدي أتمتة العديد من المهام المتكررة للعملية إلى توفير الوقت وتوفير المال والحفاظ على معنويات الموظفين والحفاظ على علاقات جيدة مع البائعين.
المعالجة الآلية للفواتير هي عملية استخراج البيانات بسلاسة من الفواتير التي تدخل إلى نظامك ودفعها إلى نظام تخطيط موارد المؤسسات الخاص بك بحيث يمكن معالجة الدفع ببضع نقرات فقط. يساعد برنامج أتمتة AP في أتمتة العديد من الخطوات اليدوية المتضمنة في معالجة الفواتير.
تستخدم فرق الحسابات الدائنة أتمتة AP أو برنامج معالجة الفواتير المؤتمت لأتمتة:
- التقاط الفواتير وترميزها
- التحقق من ومطابقة بيانات الفاتورة مقابل أوامر الشراء والإيصالات
- توجيه الموافقة أو التعيين التلقائي للموافقين
- ودمج البيانات أو توفيقها في برامج المحاسبة أو برامج تخطيط موارد المؤسسات
توفر أتمتة معالجة الفواتير حلاً واضحًا لمعظم ، إن لم يكن جميع المشكلات المرتبطة بهذه العملية اليدوية. تظهر الاستطلاعات التي أجريت بين الأفراد المشاركين في عمليات AP دعمًا ساحقًا لأتمتة غالبية المهام اليدوية.
خطوات معالجة الفواتير المناسبة للأتمتة
من الواضح أن المعالجة الآلية للفواتير هي خيار أفضل من المعالجة اليدوية للفواتير. إنه أسرع وأكثر دقة وفعالية من حيث التكلفة على المدى الطويل. فيما يلي نظرة أكثر تفصيلاً على خطوات معالجة الفواتير المحددة التي يمكن أتمتتها بسهولة:
- إيصال الفاتورة: نظرًا لاستلام تنسيقات مختلفة من الفواتير من بائعين مختلفين ، فإن الاكتشاف التلقائي لمختلف الحقول ذات الصلة في الفاتورة سيساعد في رقمنة الفاتورة وإدارة البيانات بشكل أفضل. أدوات التعرف الضوئي على الحروف مفيدة هنا.
- التحقق من صحة الفاتورة: من السهل إعداد قواعد للتحقق من سلامة البيانات واكتمالها في الفواتير. يمكن أن يساعد ملء حقول البيانات المختلفة في قاعدة بيانات الفواتير في اكتشاف المعلومات غير الكاملة أو المفقودة.
- مطابقة ثلاثية: غالبًا ما يتم رفع الفواتير استجابة لأمر الشراء وغالبًا ما ترتبط بإيصال. ستؤدي المطابقة التلقائية للفواتير وأوامر الشراء والإيصالات إلى تسريع عملية التحقق ونقل الفاتورة إلى المستوى التالي دون تأخير.
- معالجة الاستثناء: الاستثناءات وحالات الحافة ليست شائعة في معالجة الفواتير. قد تنشأ حالات الحافة بسبب تغييرات المنطقة الزمنية ، والرسوم المتكررة المتعددة ، وتعديلات الأسعار بأثر رجعي ، والعملات. يمكن لبعض برامج أتمتة AP ، مثل Nanonets ، التعامل مع هذه الحالات المتطورة ، بينما قد يتطلب البعض الآخر مستويات مختلفة من التدخل البشري.
- عملية الموافقة: يمكن نقل الفواتير الرقمية عبر التسلسل الهرمي للإدارة تلقائيًا للموافقات بناءً على قواعد العمل المحددة مسبقًا. أو يمكن لأدوات أتمتة AP المستندة إلى الذكاء الاصطناعي تعيين المعتمدين تلقائيًا أيضًا ، ويمكن أن يساعد إعداد التذكيرات أيضًا في تسريع العملية.
- الدفع: يمكن دمج المدفوعات الرقمية (التحويل البنكي وما إلى ذلك) في البرنامج لتمكين الدفع التلقائي للبائع بمجرد استلام جميع الموافقات.
- التحليلات: يمكن أن تتيح الأتمتة تقييم وتحليل أنماط الإنفاق والعلاقات مع البائعين ، مما قد يساعد في تصحيحات المسار وقرارات العمل الإنتاجية. تسمح الأنظمة المستندة إلى الذكاء الاصطناعي بتحليلات أفضل مع مزيد من التدريب على الفواتير.
شبكات النانو لمعالجة الفواتير الآلية
Nanonets هو برنامج أتمتة AP قائم على الذكاء الاصطناعي يمكنه تبسيط معالجة الفواتير لعملك. قلل المجهود اليدوي للحسابات الدائنة ، ووفر الوقت والموارد ، وقم بإعداد عناصر التحكم ، واكتسب رؤية متعمقة في نفقات الأعمال.
اعتمادًا على معالجة الفواتير أو احتياجات أتمتة AP:
- أتمتة إدارة نقاط الوصول من طرف إلى طرف - استيراد الفواتير واعتمادها ودفعها في نفس النظام الأساسي.
OR - قم بأتمتة التقاط البيانات ، وبناء مهام سير العمل ، وتبسيط عمليات AP الموجودة بالكامل.
مطعم الوجبات الجاهزة
تعمل أتمتة معالجة الفواتير على تبسيط عملية الشراء ، وتعزيز شفافية مسار الفاتورة ، وتوفير الوقت والمال ، وزيادة إنتاجية الموظفين ، وتحسين العلاقات مع البائعين. تسمح أتمتة تدفق الفواتير للموظفين البشريين بالتركيز على الأنشطة الأقل دنيوية وذات القيمة الأعلى مثل التخطيط ووضع الاستراتيجيات. يمكن أن تؤدي هذه ، بدورها ، إلى تحسين الكفاءة الكلية والربحية للأعمال.
- محتوى مدعوم من تحسين محركات البحث وتوزيع العلاقات العامة. تضخيم اليوم.
- أفلاطونايستريم. ذكاء بيانات Web3. تضخيم المعرفة. الوصول هنا.
- سك المستقبل مع أدرين أشلي. الوصول هنا.
- شراء وبيع الأسهم في شركات ما قبل الاكتتاب مع PREIPO®. الوصول هنا.
- المصدر https://nanonets.com/blog/invoice-processing/
