تتضمن المحاسبة في أي شركة التعامل مع الفواتير كل شهر.

ومن أصعب المهام أثناء التعامل معهم هو التحقق من هذه الفواتير.

يجب التحقق من جميع الفواتير التي تتلقاها الشركة للمنتجات أو الخدمات التي تم شراؤها من البائع للتأكد من دقتها قبل بدء الدفع.

ولهذا السبب، يتم مطابقة جميع تفاصيل الشراء كما هو مذكور في الفاتورة مع أمر الشراء المقابل لضمان تسليم المنتج/الخدمات التي تم طلبها بشكل صحيح وبالسعر المتفق عليه. تسمى عملية التحقق هذه بالمطابقة الثنائية.

دعونا نفهم بسرعة كيف يعمل هذا.

خلاصة عملية الشراء

قبل فهم المطابقة الثنائية، دعنا نلخص بسرعة كيفية عمل الشراء في بيئة الأعمال.

أمر الشراء (PO) هي اتفاقية ملزمة قانونًا يصدرها المشتري للبائع، توضح نوع المنتج/الخدمة المطلوبة والكمية والأسعار المتفق عليها.

الفواتير هي وثيقة ملزمة قانونًا يصدرها البائع للمشتري مع أو بعد تسليم المنتج/الخدمة إلى العميل. يحتوي على جميع تفاصيل البائع والعميل والمنتج/الخدمة التي يتم تسليمها والتسعير وطريقة الدفع.

لنفترض أن قسم تكنولوجيا المعلومات في شركة ABC، يحتاج إلى 10 كراسي تنفيذية دوارة لمدراء تكنولوجيا المعلومات التنفيذيين.

• يجوز لقسم تكنولوجيا المعلومات (اعتمادًا على سياسة الشركة) إصدار طلب شراء عبر التسلسل الهرمي الإداري المناسب.
• يتم إرسال طلب شراء إلى قسم الشراء (أو ما يعادله) في الشركة للعثور على البائعين المناسبين للمنتج / الخدمة.
• بمجرد تحديد البائع، يتم اتخاذ الإجراءات الأساسية اللازمة لتحديد المنتج والسعر. على سبيل المثال، يمكن لمورد أثاث المكاتب XYZ توفير كراسي تنفيذية دوارة بسعر 250 دولارًا لكل كرسي، على أن يتم تسليمها خلال خمسة أيام.
• بمجرد الانتهاء من المورد XYZ، سيتم طلب شراء يتم إنشاؤها بواسطة قسم المشتريات في ABC، مع ذكر المنتج والسعر المتفق عليه.
• يتم إرسال نسخة واحدة من أمر الشراء إلى XYZ ، ويتم الاحتفاظ بنسخة واحدة من قبل قسم المشتريات في ABC ، ​​والأخرى إلى قسم الحسابات الدائنة.
• عندما تقوم XYZ بتوريد الكراسي، فإن فاتورة يتم توفيرها مع أو بعد التسليم إلى ABC.

الآن بعد أن تم الحصول على الفاتورة، يتم تنفيذ عملية المطابقة من قبل فريق الحسابات الدائنة في ABC.

ما هي المطابقة الثنائية؟

مطابقة في اتجاهين، والمعروفة أيضًا باسم مطابقة أمر الشراء، هي عملية للتحقق من أن التفاصيل الموجودة على أوامر الشراء والفواتير المرتبطة بها تطابق حتى يمكن دفع الفاتورة.

عادةً ما يتم إجراء المطابقة بين الكمية المفوترة وسعر الفاتورة. ويجب استيفاء الشروط التالية:

• كمية الفاتورة أقل من أو تساوي المبلغ المطلوب في أمر الشراء.
• سعر الفاتورة أقل من السعر المعروض في أمر الشراء أو مساويًا له.

يمكن أن تشير المطابقة الناجحة إلى تطابق تام بنسبة 100%، أو يتم تعريفها باستخدام تفاوت المطابقة (على سبيل المثال: >= تطابق بنسبة 95% مطلوب) استنادًا إلى إعداد الأعمال.

فقط بمجرد نجاح المباراة بعد التحقق من قبل فريق AP، يبدأ الدفع.

في حالة عدم نجاح المطابقة، يتم إيقاف معالجة الفاتورة والدفع مؤقتًا. يقوم مدير الحسابات الدائنة بفحص الفاتورة يدويًا ويوافق على دفع الفاتورة أو يرفضها.

هذه مطابقة ثنائية الاتجاه.

دعونا نلخص عملية المطابقة الثنائية في مخطط انسيابي لسهولة الفهم.

الرسم البياني السل
أ[الحاجة إلى الشراء] –> ج[أرسل طلب شراء إلى قسم المشتريات]
C -> D[يجد قسم المشتريات البائع المناسب]
D -> E[التعاقد النهائي مع البائع XYZ]
E -> F [يقوم قسم المشتريات بإنشاء أمر الشراء]
F -> G [أرسل نسخة واحدة من أمر الشراء إلى XYZ، واحتفظ بواحدة في قسم المشتريات، وأرسل واحدة إلى قسم الحسابات الدائنة]
G –> H [يزود البائع XYZ الكراسي ويقدم الفاتورة]
H -> I[عملية المطابقة بواسطة فريق الحسابات الدائنة]
أنا -> J {تحقق من الشروط:
1. كمية الفاتورة ≥ كمية أمر الشراء
2. سعر الفاتورة ≥ سعر أمر الشراء}
J –> |المطابقة ≥ 95%| K[تطابق ناجح، بدء الدفع]
ي –> |تطابق 95%| L[مطابقة غير ناجحة، إيقاف معالجة الفاتورة والدفع مؤقتًا]
L -> M[يقوم مدير الحسابات الدائنة بفحص الفاتورة يدويًا]
م –> |يوافق| ك
م –> |يرفض| ن[رفض الفاتورة]

في المثال أعلاه، لنفترض أن ABC لم تلتزم بالمطابقة الثنائية.

وبعد مناقشات الخصم، قاموا بإصدار أمر شراء لـ 10 كراسي بسعر إجمالي مخفض قدره 2000 دولار (200 دولار/كرسي بدلاً من 250 دولارًا/كرسي) كما هو متفق عليه مع XYZ.

بعد مراجعة أمر الشراء وقبوله، وتسليم الكراسي العشرة، ترسل XYZ فاتورة بالسعر الأصلي وهو 10 دولار (2500 دولارًا للكرسي). ربما لم يكن منشئ الفاتورة في XYZ على علم بالخصم الذي يقدمه مسؤول تسويق XYZ لقسم المشتريات في ABC للشراء بالجملة. أو يمكن أن تكون ممارسة تجارية سيئة متعمدة.

إذا لم تتم مقارنة تفاصيل الفاتورة ومطابقتها مع تفاصيل أمر الشراء ، فقد يدفع فريق AP (الحسابات الدائنة) في ABC مبلغ 500 دولار إضافي تم التنازل عنه في الأصل.

يمكن أن تساعد عملية المطابقة ثنائية الاتجاه في اكتشاف هذا الخطأ قبل السداد. تضمن العملية دفع الفواتير بالمبلغ والكمية الصحيحين فقط.

أهمية المطابقة الثنائية

تعد المطابقة الثنائية أمرًا بالغ الأهمية للحفاظ على الدقة والرقابة المالية في الحسابات الدائنة.

• ضمان الدقة: تضمن المطابقة الثنائية دقة الفواتير عن طريق التحقق منها مقابل أوامر الشراء المقابلة، مما يمنع الدفع الزائد أو الدفع مقابل السلع/الخدمات غير المسلمة.
• الرقابة المالية: إنه يعزز الرقابة المالية ويقلل من مخاطر الأخطاء أو الاحتيال في عملية الحسابات الدائنة.
• علاقة البائع: ويعزز التنفيذ الفعال الشفافية والثقة في العلاقات مع البائعين، حيث تتم معالجة التناقضات وحلها على الفور.
• التوافق: ويضمن الامتثال لسياسات المشتريات الداخلية واللوائح الخارجية، مما يقلل من المخاطر المالية وقضايا التدقيق.
• وفورات في التكاليف: ومن خلال تجنب المدفوعات الزائدة وحل التناقضات بكفاءة، يمكن للشركات توفير تكاليف كبيرة على المدى الطويل.

كيف تعمل المطابقة اليدوية في الاتجاهين

عادةً ما يتم تفضيل المطابقة اليدوية ثنائية الاتجاه فقط من قبل الشركات ذات أحجام المعاملات المنخفضة جدًا أو تلك التي لديها متطلبات محددة تتطلب الإشراف البشري.

هنا كيف تبدو العملية.

لنأخذ مثال شركة XYZ Inc.، ونستكشف كيفية تنفيذ المطابقة اليدوية ثنائية الاتجاه. تستخدم شركة XYZ Inc. Quickbooks للمحاسبة. هذه هي الطريقة التي تبدو بها عملية الشراء الخاصة بهم من خلال المطابقة الثنائية.

1. إنشاء أمر الشراء (PO):

• يقدم Quickbooks وحدة إنشاء وإدارة أمر الشراء.
• تقوم شركة XYZ Inc. بإنشاء/استلام أمر شراء للمورد مباشرة في Quickbooks، مع تفاصيل العناصر المطلوبة والكميات والأسعار وتواريخ التسليم.

2. استلام فاتورة البائع:

• عند استلام الشحنة، تحصل شركة XYZ Inc. على فاتورة من البائع، ويتم تسجيل الدخول أيضًا إلى Quickbooks.
• يقوم فريق إدخال البيانات بتعبئة تفاصيل الصنف والكميات والأسعار والضرائب والخصومات يدويًا مقابل كل فاتورة.

3. عملية المطابقة اليدوية:

• يقوم فريق الحسابات الدائنة بمطابقة تفاصيل الفاتورة يدويًا مع أمر الشراء المقابل في Quickbooks، مما يضمن توافق الكميات والأسعار.

4. التحقق والموافقة:

• تتم الموافقة على دفع الفواتير التي تم التحقق منها داخل Quickbooks، بينما يتم وضع علامة على التناقضات للمراجعة.
• يقوم المراجعون بمعالجة الفواتير التي تفشل في المطابقة الثنائية يدويًا.

5. بدء الدفع:

• باستخدام Quickbooks، تبدأ شركة XYZ Inc. في دفع الفواتير المعتمدة، باتباع إجراءات الدفع الخاصة بها.

وعلى الرغم من دقتها، إلا أن هذه العملية ترسي أساسًا للنزاهة المالية.

التحديات في المطابقة الثنائية

على الرغم من أن المطابقة اليدوية ثنائية الاتجاه تضمن اتباع نهج عملي للتحقق من الفواتير مقابل أوامر الشراء، إلا أنها تطرح العديد من التحديات:

تحديات عدم تطابق البيانات: يجب على فريق الحسابات الدائنة مواءمة أوامر الشراء مع الفواتير عن طريق فحصها يدويًا مما يؤدي إلى فقدان التفاصيل وبطء العمليات، مما يعرض الإنتاجية والعلاقات التجارية للخطر.

أوقات المعالجة الطويلة: غالبًا ما تواجه الحسابات الدائنة عدم دقة البيانات في ما يصل إلى 20% من الفواتير، وتخصص حوالي 25% من وقتها لحل هذه المشكلات، مما يؤخر العمليات ويزيد من المخاطر التشغيلية.

مخاطر الاحتيال والسرقة: وجدت جمعية فاحصي الاحتيال المعتمدين (ACFE) أن المؤسسات تخسر عادةً 5% من إيراداتها سنويًا بسبب الاحتيال، حيث يقوم المجرمون غالبًا بخداع الحسابات المستحقة الدفع من خلال فواتير احتيالية مقنعة، مما يشكل خطرًا كبيرًا على اليقظة والنزاهة المالية.

إدارة تنسيقات الفاتورة المتعددة: تتعامل المؤسسات الكبيرة مع أوامر الشراء والفواتير من مصادر مختلفة بتنسيقات متنوعة مثل مستندات Word وجداول البيانات ومستندات XML لتبادل البيانات الإلكترونية وملفات PDF والصور والمستندات الورقية. يكون الدمج اليدوي عرضة للأخطاء، مما يؤدي إلى مشكلات مثل الدفع الزائد والمدفوعات غير الصحيحة وتكرار الفواتير، مما يؤدي في النهاية إلى فقدان الإنتاجية والثقة.

الآثار المترتبة على تكلفة المعالجة اليدوية: تتضمن مطابقة الفواتير وأوامر الشراء التقليدية تكاليف كبيرة بسبب العمالة والمواد والبريد، مع تأثيرات مالية إضافية من الغرامات والرسوم المتأخرة وخسارة الأعمال بسبب أخطاء المعالجة. من المعروف أن تكاليف معالجة الفواتير اليدوية تصل إلى 15-50 دولارًا لكل فاتورة.

كيفية أتمتة المطابقة الثنائية؟

تشبه المطابقة التلقائية ثنائية الاتجاه وجود روبوت مفيد لمهامك المحاسبية.

اليوم، أتمتة AP يمكن لهذه الأدوات التحقق تلقائيًا مما إذا كانت تفاصيل الفواتير تتطابق مع ما هو موجود في طلبات الشراء الخاصة بك، مما يوفر لك الوقت ويقلل الأخطاء.

يمكن لهذه الأدوات العمل مع الأنظمة المحاسبية الأخرى؛ العديد من الأنظمة جاهزة لاستخدام خيارات التكامل، أو واجهة برمجة التطبيقات (API) / البرامج الوسيطة لتوفير نقل سلس للبيانات بين الأنظمة المختلفة.

من خلال عمليات التكامل هذه، يمكن للشركات دمج المطابقة التلقائية ثنائية الاتجاه في سير عمل AP الخاص بها بسلاسة، مع الاستمرار في استخدام برنامج المحاسبة الذي يناسبهم.

برنامج أتمتة AP لشركة Nanonetsعلى سبيل المثال، يمكن دمجها مع أنظمة المحاسبة الأخرى، مثل QuickBooks وSage. فيما يلي وصف مبسط لسير عمل المطابقة التلقائية ثنائية الاتجاه.

كيف تعمل؟

دعونا نلقي نظرة على كيفية قيام برنامج AP Automation مثل Nanonets بأتمتة عملية المطابقة الثنائية بالكامل.

1. تحصيل الفواتير آليًا

تعمل Nanonets على تبسيط هذه العملية عن طريق الاستيراد التلقائي للفواتير وأوامر الشراء من رسائل البريد الإلكتروني ومحركات الأقراص وبرامج المحاسبة وقواعد البيانات بمجرد وصولها، مما يضمن أن كل جزء من البيانات تجد مكانها في مستودع رقمي مركزي.

يمكن لـ Nanonets استرداد الفواتير وأوامر الشراء المرسلة عبر البريد الإلكتروني مباشرةً من صندوق الوارد الخاص بك، واستخراج المعلومات ذات الصلة بسلاسة من كل من نصوص البريد الإلكتروني والمرفقات.

يمكن مسح جميع الفواتير المكتوبة بخط اليد والمطبوعة بسهولة باستخدام الهاتف الذكي أو تحميلها مباشرة على المنصة.

يمكن أيضًا استيراد الفواتير وأوامر الشراء إلى Nanonets من البريد والتطبيقات وقواعد البيانات الخاصة بك.

2. إدخال البيانات آليا

قل وداعًا لساعات إدخال البيانات يدويًا. باستخدام Nanonets AI، تتم قراءة الفواتير بدقة تزيد عن 99%، مما يقلل بشكل كبير من الوقت الذي تقضيه في المهام الشاقة.

وهذا يعني أن فريقك يمكنه التركيز على عمل أكثر فائدة بينما تعتني Nanonets باستخراج البيانات وإدخالها مباشرة في برنامج المحاسبة / تخطيط موارد المؤسسات الخاص بك، دون أي تدخل يدوي.

3. مطابقة ذكية في اتجاهين

من خلال الاستفادة من الذكاء الاصطناعي، تقوم Nanonets تلقائيًا بإجراء مطابقة ثنائية أو ثلاثية أو رباعية الاتجاهات من خلال القراءة والإحالة المرجعية لبيانات الفاتورة المستخرجة مع أوامر الشراء، واستلام التقارير، وتقارير التفتيش المستوردة من مصادر مختلفة.

4. توجيه الموافقة

يقوم النظام بوضع علامة على أي اختلافات للمراجعة البشرية، ولكن بخلاف ذلك، يتم توجيه الفواتير التي تطابق معايير الشركة تلقائيًا للموافقة عليها أو الموافقة عليها مباشرة بناءً على قواعد محددة مسبقًا.

5. الموافقات

لم تعد الموافقات على الشبكات النانوية تشكل عنق الزجاجة. فهي تصبح مرنة وتتواجد في المكان الذي تعمل فيه مؤسستك، سواء كان ذلك عبر البريد الإلكتروني أو Slack أو Teams. وهذا يلغي الحاجة إلى إجراء مكالمات هاتفية مزعجة ووابل التذكيرات المألوف للغاية.

6. تكامل تخطيط موارد المؤسسات (ERP).

تضمن عمليات التكامل الجاهزة للاستخدام تسجيل الفواتير وأوامر الشراء في برنامج المحاسبة / تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الخاص بك تلقائيًا بمجرد حدوثها.

يتم وضع الفواتير المعتمدة تلقائيًا في قائمة الانتظار للدفع في برنامج المحاسبة الخاص بك.

7. تحليلات في الوقت الحقيقي

تتجاوز شبكات النانو مجرد معالجة المعاملات من خلال تقديم إمكانات تحليلية متقدمة وإعداد تقارير عن البيانات في الوقت الفعلي.

يساعدك هذا في الحصول على رؤى في الوقت الفعلي حول عملية حساباتك الدائنة، مما يتيح لك مراقبة أنماط الإنفاق وتحديد فرص توفير التكلفة وتعزيز التنبؤ المالي.

ص → الفاتورة

مطابقة أوامر الشراء بالفواتير 

محاولة لالحرة

اختيار البرنامج المناسب للمطابقة الثنائية

يعتمد اختيار البرنامج المناسب لأتمتة المطابقة الثنائية على حجم ونوع عملك.

تعمل بعض الخيارات كحلول مستقلة أو كجزء من نظام محاسبة أكبر، اعتمادًا على ما تستخدمه بالفعل. على سبيل المثال، يعد التكامل مع الأنظمة الحالية، مثل ERP، ضروريًا لبعض الأدوات.

• تجعل Nanonets التعامل مع الفواتير وأوامر الشراء أمرًا سهلاً من خلال أتمتة عملية المطابقة. يقوم باستيراد الفواتير وأوامر الشراء تلقائيًا، ويستخدم الذكاء الاصطناعي لإدخال البيانات ومطابقتها بدقة، ووضع علامات على عدم التطابق لإجراء مراجعات يدوية سهلة وسلسة، وتحديث البيانات في برنامج المحاسبة / تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الخاص بك في الوقت الفعلي.
• تقوم أداة Oracle's Payables بمطابقة الفواتير تلقائيًا مع أوامر الشراء، والتحقق من الامتثال لمستويات التسامح المحددة، وتحديث الكميات والمبالغ المفوترة بناءً على تفاصيل الفاتورة.
• يعمل Sage Intacct على تبسيط عملية الشراء من خلال مسارات عمل محددة للمعاملات والموافقات. تقوم MineralTree بأتمتة مطابقة الفواتير مع أوامر الشراء أو الإيصالات لـ Sage Intacct، والتقاط التفاصيل من الفواتير تلقائيًا وإدراجها في عمليات الموافقة والدفع. إنه يحافظ على توافق كل شيء مع نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الخاص بالشركة.
• توفر Nexonia Expenses إدارة مرنة للنفقات قائمة على السحابة مع تكامل عميق في أنظمتك.
• تعمل Tipalti على تبسيط عملية معالجة الفواتير باستخدام تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) واستخراج البيانات، ووضع قواعد لمطابقة الفواتير بأوامر الشراء وإعدادها للدفع.
• يستخدم DocuWare الذكاء الاصطناعي لاستخراج بيانات الفاتورة الرئيسية، والتحقق من البائعين الصالحين والنسخ المكررة، ومطابقة الفواتير بأوامر الشراء ومذكرات التسليم، مما يضمن دقة المبالغ.

تتوفر العديد من أدوات المطابقة الثنائية، ولكل منها ميزات مصممة لتلبية الاحتياجات المختلفة.

لماذا يجب عليك أتمتة المطابقة الثنائية

توفر أتمتة عملية المطابقة الثنائية مزايا متعددة.

التعامل مع الورق

عندما تكون جميع المستندات مثل الفواتير وأوامر الشراء رقمية، فإن المعالجة غير الورقية تقلل الحاجة إلى الورق وتقلل من كمية العمل اليدوي المطلوب. وهذا يعني أن الأشياء تعمل بشكل أسرع، ويمكن أن تنمو بسهولة، وأكثر مرونة. يتم إرسال المستندات وتحويلها إلى نموذج رقمي وفرزها وفحصها والموافقة عليها ومعالجتها دون أن يحتاج أي شخص إلى نقل الورق. وإليك كيف يعمل:

1. يبحث النظام عن رسائل البريد الإلكتروني الجديدة.
2. يستغرق المرفقات من رسائل البريد الإلكتروني للعمل عليها.
3. يقوم النظام بقراءة المرفقات للحصول على المعلومات المطلوبة.
4. يقوم بالتحقق من التفاصيل الموجودة في الفواتير أو أوامر الشراء وفقًا للقواعد المحددة.
5. يتم تجميع الفاتورة ومطابقتها مع أوامر الشراء والإيصالات وفقًا للقواعد، مع التأكد من عدم تكرارها.
6. يتيح للمستخدمين معرفة ما إذا تم التعامل مع الفواتير بشكل صحيح.

يساعد الذكاء الاصطناعي النظام على التحسن بمرور الوقت، والتعلم من مستخدميه واحتياجاتهم الفريدة.

المطابقة السريعة

يمكن أن تتم مطابقة أوامر الشراء بسرعة فائقة بواسطة النظام، وهي مهمة قد يكون من الصعب حقًا على الأشخاص القيام بها بمفردهم.

التعامل مع الكثير من المستندات على نطاق واسع

عندما يكون هناك الكثير من أوامر الشراء والفواتير، فإن الأتمتة تجعل فرزها جميعًا أسهل وأسرع.

جاهز دائمًا لعمليات التدقيق

يقوم النظام بتتبع كل شيء، والتأكد من أن كل شيء صحيح وسريع. بفضل المستندات التي تمت الموافقة عليها وتنظيمها بالفعل، أصبحت عمليات التدقيق أكثر سلاسة.

عمل أقل، إنتاجية أكثر

يستخدم الذكاء الاصطناعي خوارزميات معقدة لفهم البيانات مثل الدماغ البشري، ولكن بشكل أسرع. إنه يتعلم ويتحسن، مما يعني الحاجة إلى قدر أقل من الفحص اليدوي.

مع عمل روتيني أقل، يمكن للفريق المالي التركيز على مهام أكثر أهمية مثل التخطيط والتحليل، والتي يمكن أن تساعد في أرباح الشركة.

أخطاء أقل

يمكن لأنظمة الذكاء الاصطناعي اكتشاف الأخطاء في وقت مبكر، مما يمنع حدوث مشكلات أكبر لاحقًا. إذا كان هناك خطأ ما، فإنه يتيح لفريق تكنولوجيا المعلومات معرفة كيفية إصلاحه بسرعة.

يوفر المال

على الرغم من وجود تكلفة أولية، إلا أن تشغيل أنظمة الذكاء الاصطناعي هذه يمكن أن يكون أرخص بكثير من دفع راتب كامل.

آمنة وقادرة على النمو

يمكن للنظام أن يعمل طوال الوقت، على عكس الأشخاص، مما يجعل العمليات أكثر كفاءة وأمانًا.

مسح من قبل ليفيل ريسيرش يدل على أن الموافقة بشكل أسرع على الفواتير وزيادة إنتاجية الموظفين هما أهم فائدتين يتم تجربتهما من التبديل إلى تمكين AI 2 في اتجاه و 3-طريقة المطابقة العمليات، إلى جانب العديد من الفوائد الملموسة الأخرى التي أبلغت عنها الشركات من خلال أتمتة معالجة الفواتير والمطابقة الثنائية.

من الضروري ملاحظة أن أتمتة معالجة الفواتير ومطابقة أوامر الشراء تفيد وظائف متعددة في عملك:

• يمكن للمديرين التنفيذيين الماليين خفض النفقات وإعادة تخصيص الموارد لتحسين النتيجة النهائية ودعم التوسع الاستراتيجي والمؤسسي.
• يكتسب المسؤولون التنفيذيون في الشركات رؤى حول الأداء وإدارة التدفق النقدي من خلال تحليلات لوحة المعلومات التي توفرها العديد من أدوات التشغيل الآلي.
• يمكن لفرق الحسابات الدائنة التخلص من الحاجة إلى الفواتير الورقية والعمليات اليدوية من خلال الاستفادة من التوجيه الآلي والتشفير ومطابقة فواتير الموردين وفقًا لمبادئ المحاسبة المعمول بها.
• يتمتع المحاسبون وموظفو الأبحاث بإمكانية الوصول الفوري والشامل إلى أوامر الشراء والفواتير، مما يساعد في أنشطة التخطيط المستقبلية.

وفي الختام

يعد مفهوم المطابقة الثنائية عملية حيوية في مجال المحاسبة في أي عمل تجاري، ويركز في المقام الأول على ضمان دقة وسلامة المعاملات بين الشركة ومورديها.

وهو ينطوي على إجراء تحقق دقيق حيث تتم مطابقة تفاصيل أوامر الشراء (POs) مع تلك الموجودة في الفواتير المقابلة للتأكد من أن المنتجات أو الخدمات المطلوبة قد تم تسليمها بشكل صحيح وبالأسعار المتفق عليها.

لا توفر هذه العملية ضمانات ضد المدفوعات الزائدة أو دفع ثمن البضائع غير المسلمة فحسب، بل تعزز أيضًا الرقابة المالية، وتعزز الثقة في العلاقات مع البائعين، وتلتزم بمعايير الامتثال.

في حين أن المطابقة اليدوية ثنائية الاتجاه توفر الدقة من خلال الإشراف البشري، إلا أنها محفوفة بالتحديات مثل عدم تطابق البيانات، وعدم كفاءة الوقت، ومخاطر الاحتيال، وارتفاع تكلفة المعالجة اليدوية.

مع ظهور الأتمتة، أصبحت المطابقة الثنائية عملية سلسة ومقاومة للأخطاء. تقوم الأنظمة الأساسية مثل Nanonets بأتمتة المطابقة الثنائية والتكامل بسلاسة مع الأنظمة المحاسبية. تعمل هذه الأتمتة على تبسيط عملية معالجة الفواتير، وتعزيز دقة البيانات، وتمكين التحليلات في الوقت الفعلي، مما يساهم في نهاية المطاف في إدارة مالية أكثر قوة والكفاءة التشغيلية.

ص → الفاتورة

مطابقة أوامر الشراء بالفواتير 

محاولة لالحرة

• محتوى مدعوم من تحسين محركات البحث وتوزيع العلاقات العامة. تضخيم اليوم.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. تمكين نفسك. الوصول هنا.
• أفلاطونايستريم. ذكاء Web3. تضخيم المعرفة. الوصول هنا.
• أفلاطون كربون، كلينتك ، الطاقة، بيئة، شمسي، إدارة المخلفات. الوصول هنا.
• أفلاطون هيلث. التكنولوجيا الحيوية وذكاء التجارب السريرية. الوصول هنا.
• المصدر https://nanonets.com/blog/what-is-two-way-matching/