إذا كنت تدير متجرًا للمستلزمات المكتبية وقررت أنك بحاجة إلى شراء عدد كبير من أجهزة الكمبيوتر المحمولة لتخزين متجرك، فسوف تحاول العثور على أفضل أجهزة الكمبيوتر المحمولة ذات الجودة العالية وبأسعار معقولة والتي يمكنك شراؤها بكميات كبيرة. ستلقي نظرة على موردي دفاتر الملاحظات المختلفين، وتقيم تكاليف العمل مع كل منهم، وتكتشف ما إذا كانت جودة منتجاتهم تتوافق مع ما تبحث عنه، ثم تحدد الجهة التي تريد شراء دفاتر الملاحظات منها.
عند إكمال هذه الإجراءات، فإنك تبدأ عملية المصدر للدفع (S2P)، وهو أمر تمر به كل شركة عند العمل مع الموردين. يعد الحفاظ على انخفاض النفقات مع الحفاظ على تدفقات الإيرادات الثابتة أمرًا حيويًا لنجاح عملك، ويعد إتقان عملية S2P إحدى أكثر الطرق فعالية لتقليل تكاليف الأعمال.
فيما يلي بعض الأسئلة التي يحاول هذا المقال الإجابة عليها:
- ما هو المصدر للدفع؟
- ما الفرق بين S2P وP2P؟
- ما هي عملية المصدر إلى الدفع؟
- كيف يفيد مصدر الدفع عملك؟
ما هو مصدر الدفع؟
المصدر للدفع، والذي يشار إليه بانتظام باسم S2P، هو العملية الكاملة الشاملة لتحديد ما إذا كنت بحاجة إلى منتج أو خدمة معينة، وإيجاد أفضل مورد للعمل معه، وبدء عملية الشراء إلى الدفع، وإجراء عملية شراء. واستلام البضائع المعنية. كما هو الحال مع معظم العمليات التجارية اليوم، فإن التنقل بين عملية المصدر للدفع باستخدام حل برنامج S2P المناسب له فوائد عديدة. ستلاحظ سهولة إدارة علاقات الموردين، وجداول زمنية أسرع للتسليم، ونماذج أسعار مخفضة.
قد تبدو عملية مصدر الدفع وكأنها معاملات للغاية، وأجزاء منها كذلك، ولكنها أيضًا تعتمد بشكل لا يصدق على العلاقات مع البائعين، ووضع الاستراتيجيات الذكية، والتحسين المستمر. إذا كان بإمكانك أنت أو فريق المصادر الخاص بك جعل عملية S2P أولوية، فسترى عدد الفوائد التي يمكن أن تأتي منها.
S2P مقابل الشراء للدفع
ربما تفكر: "ما هو مصدر الدفع؟ هل هو نفس الشراء للدفع؟
S2P وP2P ليسا نفس الشيء؛ يتم تضمين عملية P2P في عملية S2P. باختصار، عملية S2P أكبر؛ فهو يشمل خطوات أكثر من عملية P2P. ومع ذلك، فإن عملية P2P هي مجموعة فرعية من خطوات معينة ضمن عملية S2P.
يبدأ S2P في اللحظة التي يقرر فيها قائد الأعمال أن هناك حاجة إلى سلعة أو خدمة جديدة من المورد. ثم ينتقل بعد ذلك إلى البحث عن الموردين، وتقييم الأسعار، وإرسال طلبات المعلومات، ووضع اللمسات الأخيرة على اختيارات الموردين، وإنشاء أوامر الشراء، واستلام المنتجات، واستيفاء دفعات الفاتورة. قد يستغرق الأمر أسابيع أو حتى أشهر حتى تتم عملية الدفع من المصدر بالكامل.
من ناحية أخرى، تبدأ عملية P2P بعد اختيار المورد. يتم تسليم عصا القيادة إلى فريق المشتريات من فريق المصادر ويستمر في العمل من خلال أنشطة الشراء لعملية S2P. وتشمل هذه الإدارة طلبات الشراء و طلبات الشراءوتتبع الجداول الزمنية لتسليم المنتج، والتأكد من استلام البضائع، والعمل مع فريق الحسابات الدائنة لإكمال دفع البائع المرتبط فاتورة الذي يتوافق مع الصفقة.
نظرة عامة على عملية المصدر إلى الدفع
إذا كان لدى فريق المصادر الخاص بك بشكل أساسي قائمة مرجعية بكل ما يجب إكماله خلال عملية المصدر للدفع، فمن غير المرجح أن يفوتوا أي شيء، أو يعرضوا عملك للمخاطر، أو يفوتون فرصة مفيدة للمصادر. علاوة على ذلك، فإن توحيد بنود الإجراءات من المصدر إلى الدفع يجعل من الممكن تقليل حجم العملية، وإيجاد أوجه التآزر في عملك، وتنفيذ نظام من المصدر إلى الدفع الذي يتيح أتمتة العمليات وتبسيطها تأهيل الموردين.
الخطوات في عملية S2P هي:
تحديد احتياجات العمل
بدون الحاجة إلى منتج أو خدمة جديدة، لن تتمكن الشركة ببساطة من بدء عملية مصدر الدفع. تذكر، في الأعمال التجارية، يجب أن يكون هناك طلب. في هذه الحالة، حاجتك إلى أجهزة الكمبيوتر المحمولة هي الطلب. بمجرد إنشاء ذلك، ابدأ بالتسوق.
مصادر خيارات البائع
هناك الكثير من بائعي أجهزة الكمبيوتر المحمولة هناك. ابحث عن العديد من المنتجات التي تبدو واعدة. هل تحب العرض لديهم؟ هل تبدو أسعارها عادلة؟ يمكنك استخدام نظام مصدر للدفع للمساعدة في تحديد البائعين المحتملين، وتتبع عملية S2P مع كل منهم، وإنشاء قاعدة بيانات للمعلومات إذا قمت بهذه العملية مرة أخرى (وهو ما ستفعله!).
اختيار البائع
بمجرد إرسال طلبات الحصول على المعلومات (RFIs)، المقترحات (RFPs)، وعروض الأسعار (RFQs)، ستتلقى سلسلة من الردود من الموردين الذين أرسلتهم إليهم. ستلقي نظرة على الردود، وتكتشف البائع الذي يناسب احتياجاتك بشكل أفضل، وتختار بائعًا واحدًا أو عدة بائعين للمضي قدمًا اعتمادًا على احتياجات الشراء الخاصة بك.
إنهاء العقود
مع تم اختيار البائعين، لقد حان الوقت لوضع القلم على الورق. ستقوم بإنشاء عقود ملزمة قانونًا تحدد شراكة الموردين، ودمج المورد (الموردين) في نظام المصدر للدفع الخاص بك، وإشراك فريق المشتريات لإنهاء قسم P2P من عملية S2P.
المشتريات
العقد أعلاه ليس هو نفسه أمر الشراء. بعد إبرام عقد المورد، سيقوم فريق المشتريات بعد ذلك بإنشاء أمر شراء لما تحتاجه وإرساله إلى المورد. بمجرد أن يقبل المورد أمر الشراء، يصبح ملزمًا قانونًا لكلا الطرفين. وأخيرًا، سيقوم البائع بشحن دفاتر الملاحظات إلى متجرك وفقًا لأمر الشراء.
معالجة فاتورة البائع
بعد إرسال البضائع، ستتلقى فاتورة من المورد توضح بالتفصيل المبلغ الذي يتعين عليك دفعه لإكمال المعاملة. تأكد من المرور عبر مطابقة ثلاثية عملية للتأكد من أن الفاتورة تطابق أمر الشراء والعناصر المستلمة.
استكمال الدفع
في هذه المرحلة، سيقوم فريق الحسابات الدائنة بإكمال الدفع. اعتمادًا على الاتفاقية مع المورد، قد يستخدمونها مدفوعات التحويل الإلكتروني أو ACH أو EDI. برنامج أتمتة AP هي أداة رائعة لـ تبسيط تسوية الفواتير.
فوائد المصدر إلى الدفع
لقد كانت عملية مصدر الدفع موجودة منذ فترة طويلة. على الرغم من أن الخطوات ظلت كما هي نسبيًا، إلا أن الطريقة التي يتم بها إكمال الخطوات تغيرت مع استخدام الأدوات الرقمية وبرامج P2P وإمكانيات التشغيل الآلي.
وبما أنها أصبحت أكثر بساطة من أي وقت مضى، فإن الشركات تشهد فوائد لا حصر لها من الإدارة المدروسة والمحسنة من المصدر إلى الدفع، مثل:
- تعد العلاقات المحسنة مع البائعين نتيجة رائعة لعملية S2P الحالية. تعمل خطوات العملية المحسنة على تسهيل العمل معًا، ويمكن أن تساعد التكنولوجيا في إنشاء هياكل الصفقات التي تجعل الجميع سعداء.
- من خلال العثور على أفضل البائعين بأفضل الأسعار، يمكن لمؤسستك توفير المال. سواء أكان الأمر يتعلق بالشراء بكميات كبيرة، أو الموافقة على عقد مورد طويل الأجل، أو استبدال بائع قديم بآخر جديد، فمن المؤكد أن نظام "من المصدر إلى الدفع" سيساعدك على تحقيق التوفير بمرور الوقت.
- تتبع البيانات أكثر دقة. يساعد ذلك في مسارات التدقيق وتحليل البائعين والتنبؤ بالأعمال في هذا المجال.
- مع استمرار علاقتك مع كل مورد، ستحتاج إلى التأكد من أن الشراكة تظل مواتية. يمكن أن تساعدك عملية مصدر الدفع على تتبع مقاييس محددة بسهولة، ومراقبة أداء الموردين لديك والتغلب على أي مشكلات.
- يتم دعم التعاون الداخلي في كل خطوة. يجب أن يعمل فريق المصادر الخاص بك بشكل جيد في مجال المشتريات، وفي نهاية العملية، تتدخل الحسابات الدائنة لإيصالها إلى خط النهاية. يمكن لهذا التعاون أن يكسر الصوامع الوظيفية ويوضح فوائد العمل معًا بقدرات مختلفة.
التطلعية
يجلب نظام المصدر إلى الدفع المصادر والمشترياتو حسابات قابلة للدفع وظائف معا. وبدون قيام كل خبير وظيفي بعمله، ستنهار العملية وتعرض صحة عملك للخطر. إذا كنت تدير متجرًا للمستلزمات المكتبية ولا يبدو أنك تحتفظ بدفاتر الملاحظات مخزنة بسبب فشل فريق S2P لديك، فمن المحتمل جدًا أن تتوقف عن العمل. على الرغم من أننا ننظر إلى عملية S2P بشكل كلي، إلا أنه يمكن العثور على فرص التحسين عند البحث في مسؤوليات كل وظيفة ووظائفها.
قد تشكل AP نهاية العملية ولكن ضمان دفع الفواتير في الوقت المحدد أمر بالغ الأهمية لتأخير نهاية الصفقة. مع الحق أتمتة AP مثل البرمجيات النانو، يمكنك تجنب المخاطر الشائعة في عملية S2P. إدارة AP فعالة يمكن أن يساعد في التخفيف من تحديات S2P التي تأتي مع التأخر في الدفع، وإدارة الفواتير غير الصحيحة، والعلاقات مع الموردين ككل. عندما انت تحسين عملية الدفع للموردين، الجميع يفوز.
تعد التكنولوجيا جزءًا من الأعمال اليوم، بغض النظر عن الصناعة التي تعمل فيها. كيف يمكنك دمج التكنولوجيا في عمليات مثل S2P لتسهيل حياة موظفيك، وبناء شراكات أفضل خارجيًا، وتحقيق أقصى استفادة من أموالك؟ إذا لم تكن متأكدًا من أين تبدأ، فإن تنفيذ نظام مصدر للدفع هو المكان المثالي.
- محتوى مدعوم من تحسين محركات البحث وتوزيع العلاقات العامة. تضخيم اليوم.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. تمكين نفسك. الوصول هنا.
- أفلاطونايستريم. ذكاء Web3. تضخيم المعرفة. الوصول هنا.
- أفلاطون كربون، كلينتك ، الطاقة، بيئة، شمسي، إدارة المخلفات. الوصول هنا.
- أفلاطون هيلث. التكنولوجيا الحيوية وذكاء التجارب السريرية. الوصول هنا.
- المصدر https://nanonets.com/blog/what-is-source-to-pay/
