يتعين على الشركات المتنامية الحفاظ على العلاقات مع العديد من الموردين والبائعين. يميل البائعون الذين لديهم معايير / إجراءات فواتير مختلفة إلى القيام بذلك عمليات حسابات الدفع مرهقة للغاية. يمكن أن يساعد الاستعانة بمصادر خارجية للحسابات الدائنة في تسهيل عملية الوصول مع ضمان تسوية المدفوعات للبائعين بكفاءة.
ما هي حسابات الدفع؟
حسابات قابلة للدفع يشير إلى المدى القصير الخصوم التي تتكبدها الشركة من خلال شراء سلع أو خدمات من الموردين / البائعين عن طريق الائتمان. ال عملية حسابات الدفع أمر حيوي للشركة لأنها تتعقب الفواتير الواردة أو الفواتير التي يجب تصفيتها بانتظام.
يمكن للمؤسسات التي تتطلع إلى تقليل العبء على عمليات AP الخاصة بها والحفاظ على التدفق السلس للأعمال استخدام خدمات ذمم دائنة شركة خارجية.
ما هو الاستعانة بمصادر خارجية للحسابات الدائنة؟
الاستعانة بمصادر خارجية للحسابات الدائنة هي عملية الاستعانة بمزود خدمة متخصص يمكنه تولي وظائف AP المتعددة التي تجد الشركات صعوبة في التعامل معها داخليًا.
تم تجهيز شركات الاستعانة بمصادر خارجية للحسابات الدائنة بالمهارات والأدوات والتكنولوجيا اللازمة للتكامل مع عمليات AP الحالية للمؤسسة.
قد تكون المنظمات التي تتعامل مع البيانات المالية الحساسة مترددة في استخدام مورد خارجي لعمليات AP الخاصة بهم. ومن ثم قد يرغبون في النظر أتمتة AP بدلا من ذلك.
هل تبحث عن أتمتة عمليات AP اليدوية الخاصة بك؟ احجز عرضًا توضيحيًا مباشرًا مدته 30 دقيقة لترى كيف يمكن أن تساعد شبكات النانو فريقك في التنفيذ الشامل أتمتة AP.
الاستعانة بمصادر خارجية لـ AP مقابل أتمتة AP
تتضمن AP Outsourcing تسليم عمليات الحسابات الدائنة إلى مزود أعمال تابع لجهة خارجية. هذا يعني أنك تستخدم خدمات الحسابات الدائنة لكيان خارجي لأداء معاملاتك التجارية. أتمتة AP، بالمقارنة ، هو اعتماد / تكامل برنامج AP لاستخراج عمليات حسابات الدفع والتحقق منها والموافقة عليها.
يمكن أن يساعد الاستعانة بمصادر خارجية لعمليات حسابات الدفع الخاصة بك في تبسيط المدفوعات وتوفير العمالة والوقت والأخطاء. يمكن أن يساعدك اعتماد برنامج أتمتة AP على التحكم بشكل أفضل في ملفات التقاط بيانات الفاتورةوالأمان والمساعدة في تحليل البيانات بشكل أفضل لزيادة كفاءة الأعمال. ولكنه ينطوي على تكبد تكاليف أخرى مثل الاستثمار في البرنامج وتخصيص الوقت لتدريب الموظفين على استخدام البرنامج.
يعتمد الاختيار بين الاستعانة بمصادر خارجية أو التشغيل الآلي للحسابات الدائنة كليًا على حجم وطبيعة العمل. في حين أن أتمتة AP ستجعل عمليات AP الداخلية أسهل ، فإن الاستعانة بمصادر خارجية ستكون مثالية للأعمال التي تتطلع إلى تقليل عبء العمل AP الخاص بها.
في الوقت الحالي ، دعونا نركز على مزايا وعيوب الاستعانة بمصادر خارجية للحسابات الدائنة.
فوائد الاستعانة بمصادر خارجية للحسابات الدائنة
يمكن أن تكون الاستعانة بمصادر خارجية لحسابات الدائنين مفيدة للغاية للأعمال التجارية. يمكن لمقدمي التعهيد الماهرين أن يجعلوا عمليات AP الخاصة بالشركة أكثر كفاءة ؛ وبالتالي تحسين التدفق النقدي. وبالتالي يمكن للموردين والبائعين الاستفادة من المدفوعات في الوقت المناسب.
فيما يلي بعض الطرق التي يمكن للشركات من خلالها الاستفادة من الاستعانة بمصادر خارجية لعمليات AP الخاصة بهم:
تقليل التكاليف
قد تكون الاستعانة بمصادر خارجية لعمليات حسابات الدفع الخاصة بك فعالة من حيث التكلفة للأعمال. تتطلب عمليات AP الداخلية توظيف أشخاص ، والاستثمار في مواد التدريب ، والمعدات / البرامج التي يمكن أن تكون مكلفة للغاية بالنسبة للأعمال التجارية. يمكن أن تساعد الاستعانة بمصادر خارجية في تجنب هذه النفقات العامة ولا يزال يتضح أنها صديقة للميزانية حيث تدفع للمزود على أساس كل فاتورة.
خصومات السداد المبكر
يمكن أن يؤدي التعهيد الخارجي للحسابات الدائنة إلى زيادة كفاءة عمليات AP الخاصة بك عن طريق تبسيط فواتير البائعين ومدفوعاتهم. يمكن أن يساعد هذا في الابتعاد عن الفواتير الضائعة. نظرًا لأن كل شيء منظم ، يمكنك أيضًا إجراء تسويات مبكرة لفواتير البائعين للحصول على خصومات أفضل.
زيادة الكفاءة والإنتاجية
يمكن أن تساعد الاستعانة بمصادر خارجية لعمليات AP في معالجة الفواتير بشكل أسرع. تركز الشركات التي تقدم خدمات الحسابات الدائنة فقط على عمليات AP الخاصة بك ؛ إنجاز العمل بشكل أسرع وأكثر دقة. أيضًا ، مع الاهتمام بعمليات AP ، يمكن لموظفيك التركيز على المهام ذات القيمة الأعلى مع زيادة الكفاءة مما يؤدي إلى إنتاجية أفضل بشكل عام.
أخطاء أقل وتخفيف أفضل للاحتيال
بصرف النظر عن تبسيط الفواتير ، تعمل شركات الاستعانة بمصادر خارجية للحسابات الدائنة أيضًا على تقليل حدوث الأخطاء في الفواتير. من خلال إجراء عمليات التحقق والتحقق المناسبة ، يمكنهم تحديد الأخطاء في الفواتير ومنع المدفوعات الخاطئة. يساعد استخدام خبراء AP والتكنولوجيا المتطورة في تحديد المخاطر وتقليل حدوثها احتيال.
الموارد الماهرة وأحدث التقنيات
تستخدم شركات التعهيد الخارجي للحسابات الدائنة محترفين على دراية بأحدث الأدوات أو البرامج لتحسين عمليات AP. هذا يعني أن عملك مدعوم بأحدث التقنيات والأدوات عالية الدقة دون الحاجة إلى الاستثمار فيها.
التتبع المستمر
تعمل العديد من شركات التعهيد الخارجي للحسابات الدائنة خارج الموقع ولكنها تستخدم تقنية حديثة يمكن تتبعها في كل خطوة. مع وجود التتبع الآلي في مكانه ، يمكن للشركات الحصول على وصول في الوقت الفعلي ومعلومات عن عمليات حساباتهم المستحقة الدفع.
لا يوجد نقص في القوى العاملة
يمكن لعمليات AP ، إذا توقفت بسبب غياب الموظف ، أن تتضاعف وتثقل كاهل الأعمال. يمتلك مقدمو خدمات التعهيد قوة عاملة كافية (وفرق عمل احتياطية) للتدخل وإدارة عمليات AP الخاصة بك.
قم بإعداد تدفقات عمل AP بدون لمس و تبسيط عملية الحسابات الدائنة في ثوان. احجز عرضًا تجريبيًا مباشرًا لمدة 30 دقيقة الآن.
عيوب الحسابات الدائنة الاستعانة بمصادر خارجية
في حين أن الاستعانة بمصادر خارجية لحساباتك الدائنة قد يبدو خاليًا من المشاكل ، إلا أن هناك بعض المشكلات التي لا يزال من الممكن أن تواجهها الشركة مع الاستعانة بمصادر خارجية. المدرجة أدناه هي بعض العيوب التي يمكن أن تنشأ مع الاستعانة بمصادر خارجية AP.
التحقق من صحة الخطأ
قد لا تكون شركات الاستعانة بمصادر خارجية شفافة دائمًا في كيفية تعاملها مع عمليات AP الخاصة بك. على الرغم من استخدام التكنولوجيا الحديثة ، لا تزال الأخطاء تحدث. غالبًا ما تمر هذه الأخطاء دون أن يلاحظها أحد. أيضًا ، قد لا يتم تنفيذ التغييرات في عملياتك بالكامل من خلال تعهيد الشركات التي تتعامل مع عمليات AP الخاصة بك ، مما يؤدي إلى المزيد من الأخطاء أو إعادة العمل.
تحكم أقل في العملية
أي شركة تتعامل معها أفضل ممارسات الحسابات الدائنة في المنزل لا بد أن يكون لها سيطرة أكبر على عملياتها. يمكن تحديد أولويات الطوارئ والتعامل معها على الفور من خلال الموافقات المباشرة. مع مزود من جهة خارجية ، سيتعين عليك اللعب وفقًا لشروطهم وأوقاتهم. قد تكون موجودة في مكان بعيد ويمكن أن يصبح الافتقار إلى الشفافية في العمليات مشكلة خطيرة.
مشاكل مع الازدواجية
تتقاضى العديد من شركات تعهيد الحسابات المستحقة الدفع على أساس كل فاتورة. وبالتالي ، إذا كان عملك يشارك فواتير مكررة ، فسيتعين عليك دفع ثمن ذلك أيضًا. إذا لم يكن لدى مزودي الاستعانة بمصادر خارجية وسيلة لاكتشاف الفواتير المكررة ، فإن العمل ينتهي بتكبد تكاليف أكثر من اللازم.
أقل مرونة
يمكن أن يكون لشركة الاستعانة بمصادر خارجية للحسابات الدائنة شروط وأحكام معينة قد لا تجعل العمل مرنًا لعملك. إذا كان العقد المبرم مع البائع لا يغطي الاستثناءات في المعالجة ، فيجب على عملك التعامل معه بشكل منفصل. يمكن أن يؤدي هذا إلى مزيد من التعقيد وإعادة العمل والإزعاج.
على التبعية
قد تكون القدرة على تسليم مسؤوليات AP الحاسمة أمرًا جيدًا ولكنها تأتي بتكلفة. الحقيقة هي أنك أصبحت معتمدًا بشكل كبير على مزود الاستعانة بمصادر خارجية لخدمات الحسابات الدائنة التي تنطوي على معاملات حيوية. لذلك إذا واجه مزود الخدمة تحديات مثل الانتهاكات الأمنية أو حتى الإفلاس ، فقد تتوقف عمليات شركتك بشكل مفاجئ.
قضايا الخصوصية والأمان
يجب أن تتذكر الشركات أنها تفقد الخصوصية عند إفشاء المعلومات المالية وتوفير الوصول إلى البيانات الحساسة أثناء اختيار الاستعانة بمصادر خارجية لعمليات AP.
عادة ، تستخدم هذه الأطراف الثالثة الخوادم الداخلية والتخزين السحابي لتخزين البيانات الحساسة. بينما تعمل بمثابة وصول مركزي لكلا الطرفين المعنيين ، فإن البيانات عرضة أيضًا للانتهاكات الأمنية والقرصنة المحتملة.
تقييم مزودي الاستعانة بمصادر خارجية AP
كيف يمكنك اختيار النوع المناسب من خدمة الاستعانة بمصادر خارجية لحسابات الدفع لجني الفوائد اللازمة؟ فيما يلي بعض الإرشادات التي يمكنك اتباعها لتحديد مزود الاستعانة بمصادر خارجية لحساب الدفع المناسب:
- ابحث عن شركة AP Outsourcing: من الممارسات الجيدة البحث عن شركة تعهيد AP قبل الشراكة معهم. يمكن للمعلومات عبر الشهادات أو مراجعات المستخدم أو التعليقات أن تسلط الضوء على سجل أداء البائع. يمكن أن يوفر النظر في المشاريع السابقة نظرة ثاقبة حول كيفية تعاملهم مع العملاء وعملياتهم وما إلى ذلك.
- ناقش داخليا: يمكن أن تساعد المناقشة الداخلية مع الإدارة والموظفين ، قبل تسليم عمليات AP إلى مزود الاستعانة بمصادر خارجية ، في توضيح المتطلبات التي يجب تلبيتها والتحديات التي قد تنشأ. تزداد الكفاءة وتقل الأخطاء عندما تكون الشركة وبائعيها ومزود الاستعانة بمصادر خارجية على نفس الصفحة.
- تحقق من إجراءات الخصوصية والأمان: يمكن لشركات التعهيد الخارجي لـ AP أن تكون موجودة في بلد آخر. قبل السماح لشركات الاستعانة بمصادر خارجية بتولي زمام عمليات AP الخاصة بك ، تحقق من إجراءات الأمان وكيفية الحفاظ على خصوصية بياناتك المالية. يمكن أن يساعد ذلك في تقييم المخاطر التي تنطوي عليها وتدابير السلامة المعمول بها لمنع الانتهاكات الأمنية.
خدمات الاستعانة بمصادر خارجية لحسابات الدائنين
أصبح الاستعانة بمصادر خارجية للحسابات الدائنة ممارسة تجارية شائعة للعديد من الشركات التي تفتقر إلى القدرة والوسائل للتعامل مع عمليات AP المتنامية. تتوفر العديد من شركات الاستعانة بمصادر خارجية على نطاق واسع لتقديم العديد من الخدمات.
أكثر عمليات AP شيوعًا التي يتم الاستعانة بمصادر خارجية لها هي طلب شراء or مطابقة الفاتورة (0ر 3 طريقة مطابقة) ، وأتمتة الفواتير ، ودقة التناقض ، وإدارة AP. يمكن للشركة أن تختار ما تريد الاستعانة بمصادر خارجية اعتمادًا على حجم العمل والميزانية المعنية.
احجز هذا العرض التوضيحي المباشر لمدة 30 دقيقة لجعله آخر مرة يتعين عليك فيها إدخال البيانات يدويًا من الفواتير أو الإيصالات في برنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP).
وفي الختام
يعد الاستعانة بمصادر خارجية للحسابات الدائنة حلاً مفيدًا للشركات لجعل عمليات AP الخاصة بهم فعالة وفعالة من حيث التكلفة.
تعتمد المزيد والمزيد من الشركات على شركات الاستعانة بمصادر خارجية في AP لإعادة تصميم وتبسيط عمليات AP الخاصة بهم على الرغم من السقطات البسيطة على طول الطريق.
يعد التوظيف أو التشغيل الآلي أو الاستعانة بمصادر خارجية خيارًا يمكن للشركات اتخاذه اعتمادًا على وسائلها ووقتها وقدرتها على ضمان عمليات AP أكثر سلاسة وكفاءة أعمال أفضل.
- محتوى مدعوم من تحسين محركات البحث وتوزيع العلاقات العامة. تضخيم اليوم.
- بلاتوبلوكشين. Web3 Metaverse Intelligence. تضخيم المعرفة. الوصول هنا.
- المصدر https://nanonets.com/blog/accounts-payable-outsourcing/
