مصدر الصورة: Freepik
تبحث المنظمات في جميع أنحاء العالم دائمًا عن طرق لتحسين إنتاجيتها في مكان العمل. في السنوات الأخيرة، اكتسبت التطورات التكنولوجية مثل التحول الرقمي والذكاء الاصطناعي (AI) والتعلم الآلي أهمية هائلة كعوامل تمكين لتعزيز الإنتاجية التنظيمية من خلال مساعدة المؤسسات على تبسيط العمليات و أتمتة المهام.
ومع ذلك، فإن الفحص الدقيق لهذه الاتجاهات يشير إلى أن هذه التدابير ترتبط ارتباطًا جوهريًا بمساعدة الشركات على إدارة وقتها بشكل أفضل.
إن إدارة الوقت ليست مفهوماً جديداً، فحتى ثيوفراستوس، الفيلسوف اليوناني القديم، كان يعتقد أن "الوقت هو أثمن شيء يمكن أن ينفقه الإنسان". من القول المأثور القديم إلى ملصق التكنولوجيات الثورية ــ تقنية إيلون ماسك المبتكرة لملاكمة الوقت ــ ظلت إدارة الوقت من الاعتبارات المهمة.
لقد اكتسبت قوة جذب لا مثيل لها بين الشركات التي تطارد الإنتاجية والربحية وسط تفضيلات مكان العمل المتغيرة وسوق العمل المتطور باستمرار.
ما هي إدارة الوقت؟
في السياق التنظيمي، إدارة الوقت هي القدرة على إدارة أعباء العمل بفعالية وكفاءة. فهو يساعد على تحديد أولويات المهام التي تقدم أعلى قيمة للأعمال وتكون منتجة على النحو الأمثل. تتضمن عملية إدارة الوقت التخطيط وتحديد الأهداف وتقييم التقدم المستمر وتحديد مواعيد نهائية عملية لتحقيق الأهداف.
ترتبط استراتيجيات إدارة الوقت الفعالة ارتباطًا مباشرًا بإنتاجية أعلى في مكان العمل، وانخفاض مستويات التوتر لدى الموظفين، وتحسين التوازن بين العمل والحياة، وبالتالي انخفاض معدل تقلب الموظفين.
فيما يلي ملخص موجز عن أهمية إدارة الوقت في مكان العمل:
1. يساعد على زيادة معدلات استخدام الموارد
تساعد إدارة الوقت الموظفين على تبسيط نتائجهم وإدارة وقتهم بكفاءة. تساعد مثل هذه العملية الموظفين على تحديد مجالات التحسين، مثل الخسارة التي يمكن تجنبها لساعات العمل القابلة للفوترة من خلال المشاركة في الأنشطة الإدارية مثل الاجتماعات أو المهام المتكررة مثل ملء البيانات في جداول البيانات. ونظرًا لأن الموظفين قادرون على تحديد ضياع الوقت وتعويضه عن طريق تقليل هذه الأنشطة، فهم قادرون على تقديم معدلات استخدام أعلى.
اتخذت العديد من المنظمات أيضًا مبادرات مثل وضع حد أقصى لعدد ساعات الاجتماعات في اليوم لمساعدة الموظفين على تحسين مستويات استخدام الموارد لديهم.
2. يتيح توازنًا أفضل بين العمل والحياة
لقد كان الافتقار إلى التوازن الكافي بين العمل والحياة أحد الأسباب الرئيسية وراء معدلات الاستنزاف الأعلى من المعتاد بين المنظمات على مستوى العالم. علاوة على ذلك، تتوقع القوى العاملة من الجيل Z، والتي ستشكل 25% من القوى العاملة العالمية بحلول عام 2025، أن يقدم أصحاب العمل نظامًا بيئيًا مرنًا في مكان العمل وتوازنًا مناسبًا بين العمل والحياة.
ونتيجة لذلك، يقوم عدد متزايد من المؤسسات بأتمتة عملياتها التجارية، مثل عمليات تتبع حضور الموظفين، باستخدام برامج تتبع الوقت الآلية. ريبليكون هو أحد برامج تتبع الوقت التي تستخدم الذكاء الاصطناعي لالتقاط بيانات عمل الموظف ووقته عبر تطبيقات متعددة. بصرف النظر عن هذه الشركات، تستخدم أيضًا البرامج المستندة إلى الذكاء الاصطناعي لإنشاء المحتوى ودعم العملاء والتحليلات التنبؤية وما إلى ذلك.
مثل هذه المبادرات لها تأثير عميق على مساعدة الموظفين على إدارة وقتهم بشكل أفضل وتجربة توازن أفضل بين العمل والحياة، مما يؤثر بشكل إيجابي على معدل دوران الموظفين.
3. يسمح بإدارة أكثر كفاءة لأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين
لقد تفاقم التحدي المتمثل في إدارة أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين المتنوعين للموظفين منذ أن انتقلت المؤسسات إلى أماكن العمل المختلطة والبعيدة. بالإضافة إلى ذلك، فإن توقعات العملاء المتطورة والتغيرات المتكررة في نطاق المشروع تزيد من قدرة الموظفين على إبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع، ومعالجة مخاوفهم وشكوكهم بشكل استباقي.
تلعب إدارة الوقت دورًا رئيسيًا في مساعدة الموظفين على إدارة توقعات أصحاب المصلحة من خلال ضمان تخصيص وقت معقول لمثل هذه المساعي. إن رضا أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين المرتفع بشكل مستمر يؤثر بشكل كبير على أرباح أي منظمة واستدامتها على المدى الطويل.
4. يعزز النتيجة النهائية
قد يكون هذا بمثابة مفاجأة، ولكن الشركات الأمريكية خسارة ما يقارب 600 مليار دولار إلى الانقطاعات في مكان العمل، ويقضي الموظفون العاديون نصف يوم عملهم القابل للفوترة في مهام لا تقدم أي قيمة تذكر! أي منظمة تصل إلى مستويات عالية باستمرار من استخدام الموارد من المرجح أن تحقق نتائج أفضل.
نظرًا لأن الموظفين قادرون على استخدام معظم ساعات عملهم القابلة للفوترة في أنشطة إنتاجية ومثمرة، فإن مقدار الوقت الضائع ينخفض بشكل كبير. بالنسبة للمؤسسات على مستوى المؤسسة التي تضم مئات وآلاف الموظفين، قد يعني هذا توفير عدة مئات من ساعات العمل بقيمة ملايين الدولارات من وقت الموظف!
5. يمكّن الموظفين من تحسين المهارات وإعادة المهارات بشكل أفضل
تتطلب مصفوفة المهارات سريعة التطور من الموظفين تحسين مهاراتهم وإعادة مهاراتهم باستمرار، حيث تستمر المهارات اللازمة لتلبية متطلبات العمل في التطور بسرعة مذهلة.
وفقًا لليزا ليونز، شريكة تحويل القوى العاملة في البزاز تاجر الأقمشة "سيحتاج ما يقرب من نصف الموظفين إلى تحسين مهاراتهم بحلول عام 2025، في حين ستحتاج نسبة كبيرة أيضًا إلى إعادة التدريب بشكل كامل".
ومع ذلك، يحتاج الموظفون إلى وقت للعمل على مثل هذه الالتزامات طويلة المدى، ولا يمكن للمؤسسات أن تتوقع من الموظفين القيام بمثل هذه المبادرات بعد ساعات عملهم.
ولهذا السبب يجب على المؤسسات استكشاف وسائل مثل تأهيل حل أتمتة الخدمات المهنية لأتمتة جوانب إدارة المشروع، وبالتالي تقليل عبء العمل على الموظفين ومنحهم الوقت اللازم لمتابعة أنشطة تحسين المهارات وإعادة المهارات. وبهذه الطريقة، تؤثر إدارة الوقت أيضًا على قدرة الموظفين على تحسين مهاراتهم وإعادة مهاراتهم بشكل فعال، مما يؤثر على الميزة التنافسية والاستدامة للمؤسسة على المدى الطويل.
6. يحرر القيادة لتخطيط المسار طويل المدى
البيانات يقترح أن قائد الأعمال العادي يحضر 37 اجتماعًا كل أسبوع ويقضي 72 بالمائة من ساعات عمله الأسبوعية في عقد الاجتماعات!
وتؤكد هذه الأرقام المذهلة مقدار الوقت الذي يقضيه كبار المسؤولين في إجراء الاجتماعات. على الرغم من أن الاجتماعات ليست كلها شؤون إدارية أو مضيعة لساعات العمل، إلا أنه يجب على قادة الأعمال تخصيص المزيد من الوقت لوضع الاستراتيجيات والتفاعل مع فرقهم وعملائهم. وهذا يتطلب إدارة الوقت بمهارة.
عندما يتمكن قادة الأعمال من إدارة وقتهم بشكل أفضل، يمكنهم التركيز بشكل أكبر على الجانب الاستراتيجي للعمل، مما يخلق قيمة أكبر للمؤسسة ككل. كما أنهم قادرون على القيادة بالقدوة ويصبحوا وكلاء تغيير، وغرس صفات إدارة الوقت في موظفيهم عبر وظائف الأعمال ومستويات القيادة.
لماذا تعتبر إدارة الوقت مهمة؟
من المرجح أن تواجه المؤسسات ضغوطًا أكبر على هوامش أرباحها حيث يقوم العملاء بترشيد نفقاتهم وممارسة ضبط النفس المالي للتغلب على ظروف العمل غير المتوقعة. وأكثر من ذلك عندما تخضع نماذج الأعمال نفسها للتغيير. في حين أن الشركات تتبنى وجهة نظر تلسكوبية بحق، وتفحص عملياتها لدمج التقنيات وتصبح أكثر استعدادًا للمستقبل، فيجب عليها أيضًا أن تنظر في تصحيح أساسياتها.
تحمل إدارة الوقت المفتاح لقوة عاملة رشيقة ومتحمسة، وهو عنصر غير قابل للتفاوض لنجاح الأعمال في سوق مليء بالتحديات ويشهد اضطرابات متكررة. يجب على المنظمات ألا تفوت الخشب من أجل الأشجار!
كاتب السيرة الذاتية:
يعمل شاشانك شيخار كأخصائي أول في الاتصالات التسويقية في شركة Deltek | نسخة طبق الأصل. لقد كان متخصصًا في التسويق الرقمي وتسويق المحتوى لأكثر من 9 سنوات. وهو متخصص في الكتابة عن اتجاهات التكنولوجيا مثل الذكاء الاصطناعي (AI) والتعلم الآلي (ML) وتأثيرها على تشكيل مشهد إدارة المشاريع باستخدام أدوات مثل حلول أتمتة الخدمات المهنية وحلول تتبع الوقت. خارج العمل، يحب القراءة عن التاريخ والفيزياء الفلكية والجغرافيا السياسية.
صورة المؤلف:
- محتوى مدعوم من تحسين محركات البحث وتوزيع العلاقات العامة. تضخيم اليوم.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. تمكين نفسك. الوصول هنا.
- أفلاطونايستريم. ذكاء Web3. تضخيم المعرفة. الوصول هنا.
- أفلاطون كربون، كلينتك ، الطاقة، بيئة، شمسي، إدارة المخلفات. الوصول هنا.
- أفلاطون هيلث. التكنولوجيا الحيوية وذكاء التجارب السريرية. الوصول هنا.
- BlockOffsets. تحديث ملكية الأوفست البيئية. الوصول هنا.
- المصدر ذكاء بيانات أفلاطون.
