إن عملية الموافقة على حسابات الدفع هي سير العمل للحصول على ترخيص لدفع فواتير المورد (بشروط الدفع الائتماني) المضمنة في الحسابات المستحقة الدفع قبل الدفع. يعد أتمتة عملية الموافقة على الحسابات الدائنة في شركتك أمرًا ضروريًا لأنه يوفر وقتًا كبيرًا، ويقلل التكاليف، ويحسن إدارة التدفق النقدي، ويعزز الضوابط الداخلية، ويحسن رضا الموردين.
فوائد تبسيط سير عمل الموافقة على فاتورة AP
سيحقق عملك توفيرًا في الوقت والتكلفة وسيتجنب المشكلات والإحباطات عندما يطبق نظامًا إلكترونيًا مبسطًا للموافقة على AP لتفويض دفع الفواتير في الحسابات المستحقة الدفع بدلاً من استخدام عملية الموافقة اليدوية على الحسابات الدائنة.
توفير الوقت والتكلفة من خلال تبسيط سير عمل الموافقة على فاتورة AP
عندما تقوم شركتك بتبسيط سير عمل الموافقة على فاتورة الحسابات الدائنة، فإنها تتجنب التكاليف الزائدة واستنزاف الوقت والإحباطات الناجمة عن عملية الموافقة اليدوية على فاتورة الحسابات الدائنة من:
- خطوات إضافية تستغرق وقتًا طويلاً في سير عمل الموافقة على فاتورة AP
- الاختناقات
- المستندات الورقية المفقودة والمفقودة
- المتابعة المتكررة مع الموافقين
- الرد على العديد من مكالمات البائعين ورسائل البريد الإلكتروني الواردة حول حالة الدفع عندما لا تتم الموافقة على الفواتير في الوقت المحدد للدفع
يبدأ تبسيط سير عمل الموافقة على فاتورة AP بفهم عملية الموافقة اليدوية غير الفعالة الموجودة حاليًا مقابل استخدام إنتاجية البرنامج من أتمتة AP، مع الخطوات الآلية والقواعد والتوجيه وغيرها من الكفاءات المضمنة. وعلى النقيض من عملية الموافقة اليدوية على الحسابات الدائنة لفواتير الموردين، يوفر برنامج أتمتة حسابات الدفع موافقة إلكترونية مبسطة على حسابات الدفع.
سير العمل غير الفعال في عملية الموافقة اليدوية على الحسابات الدائنة
في عملية الموافقة على الدفع اليدوي، قد يقوم موظفو الحسابات الدائنة لديك بتوجيه المستندات الورقية بما في ذلك الفواتير المطابقة وأوامر الشراء ومستندات الاستلام إلى كل جهة معتمدة للفاتورة المعمول بها. ومع ذلك، لا تأتي مستندات عملية الموافقة على فاتورة الحسابات الدائنة من نفس المصدر أو يتم إنشاؤها في نفس الوقت.
قد يعني سير العمل اليدوي للموافقة على فاتورة AP استخدام مجلدات الملفات المؤقتة في خزائن الملفات لتجميع المستندات الورقية في مجموعة تم تدبيسها في الفاتورة وفحصها يدويًا للتأكد من مطابقة عناصر السطر. (يتم التحقق من المستندات يدويًا أولاً ومطابقتها بواسطة قسم الحسابات الدائنةوترميزها للمحاسبة وإدخالها في نظام المحاسبة أو نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) لتسجيلها قبل توجيه الفواتير إلى الجهات المعتمدة في عملية الموافقة على حسابات الدفع.)
إذا كان هذا هو النظام القديم الورقي لشركتك لعملية الموافقة على فاتورة الحسابات الدائنة، فستتحمل تكاليف أعمال إضافية لتخزين المستودعات لأرشفة السجلات الورقية. أضف وقتًا للعثور على الفاتورة التي تبحث عنها في صناديق السجلات المخزنة عندما يحين وقت تدقيق ضريبة الدخل في السنوات اللاحقة. ونأمل ألا يتم فقدان الفاتورة المطلوبة بحلول ذلك الوقت. (إذا كانت شركتك تستخدم خدمة المسح الضوئي لمسح الفواتير الورقية للأرشفة الرقمية، فأضف هذا النوع من التكلفة بدلاً من ذلك.)
مشاكل عملية الموافقة اليدوية على فاتورة البائع
تتضمن عملية الموافقة اليدوية على فاتورة المورد للحسابات الدائنة مشكلات متأصلة تستغرق وقتًا وتكلف أموالاً لحلها:
- من هو المعتمد لهذه الفاتورة بالذات؟ هل ستكون هناك حاجة إلى موافقة إضافية من شخص مفوض ثانٍ في عملية الموافقة على الدفع للفواتير التي تزيد عن مبلغ محدد؟
- هل هذا المعتمد موجود فعليًا في المكتب للموافقة على الفواتير المدعومة بمستندات ورقية أخرى؟
- هل سيوافق المعتمد على الفور على الفواتير أم أن موظفي AP سيضيعون الوقت في إرسال رسائل تذكير يدويًا كجزء من عملية الموافقة على الفاتورة؟
- هل سيتم فقدان الفواتير الورقية والمستندات المطابقة أثناء عملية الموافقة على AP؟
- سيتعين على قسم الحسابات الدائنة الاتصال بالبائع في حالة فقدان الفواتير. تؤدي هذه المشكلة إلى تأخير معالجة الفاتورة، بما في ذلك عملية الموافقة على فاتورة AP.
- هل سيواصل البائع شحن المنتجات في الوقت المحدد إلى عملك عندما تتأخر مدفوعاته بشكل كبير بسبب تأخر عملية الموافقة على الفاتورة؟
- هل ستتحمل شركتك رسوم دفع متأخرة باهظة الثمن من البائع أم ستفوتك الحصول على خصومات الدفع المبكر التي يقدمها البائع في شروط دفع الفاتورة 2/10، صافي 30؟
كيفية أتمتة عملية الموافقة على الحسابات الدائنة
باستخدام برنامج لأتمتة AP، بما في ذلك التقاط الفواتير الرقمية الآلية ومعالجة الفواتير من خلال موافقة AP الإلكترونية، تعمل شركتك على تبسيط سير عمل الموافقة على فاتورة AP وتوفير الوقت والمال عن طريق تجنب مشاكل نظام الموافقة اليدوي البطيء والمعرض للأخطاء.
لفهم كيفية أتمتة عملية الموافقة على الحسابات الدائنة، فكر في كيفية استخدام برنامج أتمتة AP لتبسيط موافقة شركتك على AP الذمم الدائنة التجارية. ثم استمتع بإلقاء نظرة سريعة على سير عمل الحسابات الدائنة بالكامل في Flow (بواسطة Nanonets)، وهو برنامج أتمتة AP.
استخدام برنامج أتمتة AP لتبسيط موافقات AP
يتضمن برنامج أتمتة AP عمليات الموافقة على AP. باستخدام Nanonet's Flow، وهو منتج برنامج أتمتة AP، يمكن لشركتك اكتساب الكفاءة لتوفير ما لا يقل عن ثماني ساعات أسبوعيًا في AP الخاص بها عملية الموافقةباستخدام الذكاء الاصطناعي (AI) و أتمتة العمليات الآلية تقنية (RPA). لن يحتاج عملك إلى إعداد رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة بشكل مستمر أو استخدام موظفي الذمم الدائنة للتواصل مع المعتمدين أثناء عملية الموافقة على الحسابات الدائنة.
للحصول على موافقة AP، يتيح لك Flow إضافة موافقين محددين لفواتير الحسابات الدائنة أو استخدام الموافقات الآلية المستندة إلى القواعد المستندة إلى الذكاء الاصطناعي. يعد برنامج الإنفاق والذمم الدائنة الآلي قابلاً للتخصيص بالكامل لإجراء موافقات الشركة في سير عمل الموافقة على فاتورة AP. تم تضمين سياسة الشركة في النظام مع هذه القواعد التلقائية لتوجيه موافقة AP إلى المعتمدين المعتمدين وإشعارات الموافقين المضمنة.
Nanonets، وهو نظام قائم على السحابة الرقمية فاتورة الالتقاط، يتيح الموافقة الإلكترونية على AP باستخدام البريد الإلكتروني أو Slack أو البرنامج عبر الإنترنت. بالنسبة لعملية الموافقة على الدفع، يمكن للموافقين الموافقة بسرعة على فواتير البائعين وإنفاق إيصالات الموظفين من أي مكان.
نظرة عامة على سير عمل الحسابات الدائنة في برنامج أتمتة AP
التدفق برنامج أتمتة AP بواسطة Nanonets يتيح لشركتك تبسيط عمليات سير عمل الحسابات الدائنة وتحسين الكفاءة. يستخدم برنامج Flow قائمة لوحة المعلومات من أجل:
- الفواتير
- المبالغ المستلمة
- المورّدين
- فريقنا
- الإعتمادات
- التكاملات
- التحليلات
برنامج أتمتة التدفق المستخدم ل إدارة الحسابات المستحقة الدفع سوف:
- تلقي بيانات الفاتورة وقراءتها إلكترونيًا والتقاطها تلقائيًا حسب البند باستخدام الذكاء الاصطناعي
- معالجة الفواتير بسرعة للدفع في الوقت المحدد
- قم بإنشاء قواعد تلقائية واستخدامها لتمكين عملية الموافقة على الدفع الإلكتروني للفواتير، وإضافة معتمد، وأتمتة التوجيه إلى المعتمدين المعينين لإكمال موافقات الفواتير الخاصة بهم.
- المزامنة التلقائية للفواتير المعتمدة والمشفرة لبرنامج المحاسبة الخاص بك
- تتيح لك دفع فاتورة بائع معتمدة (باستخدام شريك دفع متكامل)
لاستيراد الفواتير إلى نظام التشغيل الآلي Flow AP، يمكن للموردين استيرادها تلقائيًا عبر البريد الإلكتروني أو محركات الأقراص المشتركة أو تحميل الفواتير مباشرةً إلى Flow من خلال إضافة فاتورة. يقرأ التدفق الفواتير باستخدام أتمتة الذكاء الاصطناعي التكنولوجيا ويلتقط بيانات الفاتورة حسب البند إدارة فاتورة البائعوالمراجعة والموافقة والتسجيل والدفع.
تتضمن معالجة الفواتير للحسابات الدائنة الخطوات التالية:
- إيصال الفاتورة
- تأكيد فاتورة
- 3-طريقة مطابقة الفواتير مع أوامر الشراء واستلام المستندات
- الموافقة على دفع الفاتورة في عملية الموافقة على الحسابات الدائنة
- دفع الفاتورة.
نظر معالجة الفاتورة كمجموعة من خطوات سير العمل لعملية إرسال الفاتورة إلى الدفع بالكامل في الحسابات الدائنة. تعمل معالجة الفواتير على تحسين الضوابط الداخلية لاكتشاف استثناءات الأخطاء ووضع علامة عليها وفرض فصل واجبات معالجة الفواتير والموافقة عليها. في هذه المقالة، نركز على خطوة الموافقة على AP لمعالجة الفاتورة.
وفي الختام
باستخدام برنامج لأتمتة AP، بما في ذلك التقاط الفواتير الرقمية الآلية ومعالجة الفواتير من خلال موافقة AP الإلكترونية، تعمل شركتك على تبسيط سير عمل الموافقة على فاتورة AP وتوفير الوقت والمال عن طريق تجنب مشاكل نظام الموافقة اليدوي البطيء والمعرض للأخطاء. لبدء تحسين سير عمل الموافقة على AP في شركتك، قم بجولة حول المنتج أو شاهد عرضًا توضيحيًا لحل أتمتة AP، التدفق بواسطة شبكات النانو.
- محتوى مدعوم من تحسين محركات البحث وتوزيع العلاقات العامة. تضخيم اليوم.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. تمكين نفسك. الوصول هنا.
- أفلاطونايستريم. ذكاء Web3. تضخيم المعرفة. الوصول هنا.
- أفلاطون كربون، كلينتك ، الطاقة، بيئة، شمسي، إدارة المخلفات. الوصول هنا.
- أفلاطون هيلث. التكنولوجيا الحيوية وذكاء التجارب السريرية. الوصول هنا.
- المصدر https://nanonets.com/blog/ap-approval-process/
