تعد المستندات جزءًا مهمًا من أي عمل عندما يتعلق الأمر بإدارة سير العمل. في الوقت الحاضر ، تختار معظم المؤسسات إدارة المستندات الرقمية. يتمتع هذا الخيار بالعديد من المزايا عند مقارنته بأنظمة الإدارة الورقية.
تعد أتمتة المستندات ضرورية لتحديد المهام المتكررة وأتمتة الإنشاء والتعديل والتخزين والتوقيع والبحث عن المستندات المتعلقة بالعمليات التجارية.
ما نوع البرنامج الضروري لأتمتة المستندات؟
برنامج أتمتة المستندات هو التكنولوجيا اللازمة لأتمتة عملية التوثيق. يستغرق إنشاء جميع الوثائق الكثير من الوقت والجهد. عندما تفكر في الاحتياجات المتزايدة للشركات في صناعة تكنولوجيا المعلومات اليوم ، يمكن أن يكون التوثيق اليدوي عملية بطيئة.
تم تصميم برنامج التوثيق الآلي لحل مثل هذه المشكلة. يمكنك تسريع عملية إنشاء المستندات باستخدام قوالب مختلفة. بالإضافة إلى الدقة العالية ، توفر هذه البرامج الوقت وتعد الوثائق المعقدة في بضع دقائق.
فوائد إدارة المستندات الآلية
كما تظهر الدراسات ، يمكن أتمتة ما يقرب من نصف مهام سير العمل. يوفر الكثير من هذه الفوائد:
- توفير الوقت - يتم تقليل عدد المهام اليدوية ؛
- تقليل عدد الأخطاء - يتمتع البرنامج بكفاءة عمل ممتازة ، مما يسمح بتقليل الأخطاء ؛
- تخزين وأمان عاليان - توفر إدارة سير العمل الآلي حماية متعددة المستويات ضد جميع الهجمات ؛
- زيادة الامتثال - تساعد هذه العملية على الامتثال لمعايير الصناعة ؛
- تكامل العمليات الرقمية - تدمج إدارة سير العمل عمليات الشركة مثل إدارة الحسابات وغيرها.
نظرًا لأن توثيق الأتمتة سريع وبسيط ودقيق ، فمن السهل توسيع نطاقه. من الممكن إضافة عملية جديدة والبدء في توثيقها على الفور. كل ما عليك فعله هو إنشاء بعض القواعد والقوالب الإضافية.
كيفية إنشاء سير عمل إدارة المستندات
تعتبر عمليات سير العمل خطوة كبيرة في عملية إدارة المستندات. إنهم يجعلون من السهل مشاركة المعرفة بغض النظر عن حجم الفريق أو كمية البيانات المدخلة. لإنشاء أتمتة سير عمل إدارة المستندات ، من الضروري تنفيذ الخطوات التالية:
- حدد أداة إدارة سير العمل. يحدد عدد الوظائف التي يريدها المالك من مهام سير العمل وسرعة المعالجة. يجب أن تتميز هذه الأداة بواجهة واضحة ، وإمكانيات تكامل واسعة ، وميزات السحب والإفلات ، وإدارة ذكية للفريق.
- حدد خطوات الإدخال الضرورية. يوفر هذا الفرصة لإجراء مراجعة سطحية ومناقشة مع أطراف أخرى وإجراء تحليل.
- قم بإنشاء نموذج رقمي مع الحقول اللازمة لتضمين التفاصيل حول العملية.
- صمم سير العمل. من المهم فصل المراحل المختلفة لعملية الموافقة إلى خطوات مختلفة. من الجدير تسمية كل خطوة بوضوح وتعيين أفراد محددين سيكونون مسؤولين عن مهام معينة.
- تحديد الأذونات والقواعد. يمكن تكوين كل حقل بطريقة تجعله قابلاً للتحرير والقراءة أو مخفيًا.
- قم بإجراء اختبار التشغيل والنشر. بهذه الطريقة ، يمكنك التحقق مما إذا كانت الشروط المحددة تعمل وما إذا كانت هناك أية أخطاء.
باستخدام أدوات إدارة سير العمل، يمكنك العمل في أي مساحة حيث يتم تخزين المستندات بحيث يمكنك تنظيم عملك والتعاون بشكل أسرع. يسهل البرنامج التركيز على مهام العمل بدلاً من البحث باستمرار في المجلدات عن الملفات الصحيحة. بدلاً من ذلك ، يمكنك التركيز على تبسيط سير عمل إدارة المستندات حتى يتمكن الفريق من قضاء المزيد من الوقت في مراجعة المستندات وتحديثها.
يستغرق نقل المستندات الورقية وقتًا طويلاً للغاية. في الوقت نفسه ، لا يتفاعل الموظفون معهم لفترة طويلة. لكن في شكل إلكتروني ، يمكنك تحضير جميع الأوراق المهمة في غضون دقائق وإرسالها إلى موظفين آخرين للموافقة عليها.
PandaDoc - مساعد لكل شركة
تحتاج كل شركة إلى أداة أتمتة المستندات ، لأنها تجعل جميع عمليات العمل أسهل بكثير وتوفر الوقت لكل موظف. بالإضافة إلى ذلك ، فإن Pandadoc هو مساعد رائع في كل منظمة. إنه برنامج يتيح لك إنشاء المستندات المهمة وتعديلها وتوقيعها وتخزينها. يتميز بواجهة واضحة ومجموعة كبيرة من الأدوات المفيدة. الآن يمكنك إنشاء عقد أو اتفاقية في دقائق. كما أنه يبسط عملية توقيع العقود - كل ما عليك فعله هو إرسال مستند عبر الشبكة والانتظار حتى يتم توقيعه. هناك العديد من الأدوات على الموقع تتيح لك العمل مع المستندات دون صعوبة. الآلاف من القوالب الجاهزة موجودة ، والتي تحتاج فقط إلى تعبئتها وتوقيعها. أيضًا ، هناك فرصة لإنشاء قالب لتلبية متطلبات مؤسسة معينة. تقدم البوابة حزمًا مختلفة بسعر معقول لتوسيع إمكانياتك. ولكن يمكنك تجربتها في الإصدار التجريبي لمدة 7 أيام مسبقًا. بفضل سهولة الاستخدام ، يتم اختيار هذه المنصة من قبل العديد من الشركات الأوروبية.
- محتوى مدعوم من تحسين محركات البحث وتوزيع العلاقات العامة. تضخيم اليوم.
- بلاتوبلوكشين. Web3 Metaverse Intelligence. تضخيم المعرفة. الوصول هنا.
- المصدر https://www.fintechnews.org/how-to-automate-documentation-workflow/
