تحديد الذمم الدائنة
الحسابات الدائنة هي مصطلح محاسبي يشير إلى الأموال التي تدين بها الشركة لبائع أو مورد - لاستفادتها من منتجاتها أو خدماتها.
عندما تشتري شركة منتجات أو خدمات من بائع بترتيب للدفع لاحقًا ، يُطلق على المبلغ اسم الحسابات المستحقة الدفع - حتى يتم السداد. إنه شكل من أشكال الائتمان يقدمه البائع أو المورد.
يتم تسجيل الحساب المستحق الدفع عند اعتماد الفاتورة للدفع. يتم تسجيله في دفتر الأستاذ العام (أو دفتر الأستاذ الفرعي لـ AP) كدفعة مستحقة أو التزام حتى يتم دفع المبلغ. يتم تسجيل مجموع جميع المدفوعات المستحقة كميزان حسابات الدفع في الميزانية العمومية للشركة. سيتم تسجيل الزيادة أو النقص في إجمالي AP من الفترة السابقة في بيان التدفق النقدي.
تراقب الشركات عن كثب عمليات AP لمنع الاحتيال ، وضمان المدفوعات في الوقت المناسب والحفاظ على الصحة المالية العامة.
أمثلة على مصروفات الحسابات الدائنة
فيما يلي بعض الأمثلة على مصاريف الحسابات الدائنة:
- السلع والمواد الخام
- صيانة مكتبية وقرطاسية
- النقل والخدمات اللوجستية
- الطاقة / الطاقة / الوقود
- معدات
- تأجير
- الترخيص
- خدمات
- تطبيقات الكمبيوتر
ماذا يفعل قسم AP؟
يدير قسم الحسابات الدائنة عملية AP بأكملها ويلعب دورًا داعمًا حيويًا لقسم المحاسبة. فريق AP مسؤول عن استلام فواتير البائعين والتحقق منها وترميزها والموافقة عليها ودفعها وتسويتها.
يمكن أن يساعد قسم AP المنظم جيدًا الشركات في توفير المال والوقت. يراجع متخصصو AP عن كثب فواتير البائعين للتأكد من أن المدفوعات مشروعة - وبالتالي منع المدفوعات الاحتيالية أو غير الصحيحة. يركزون أيضًا على دفع الفواتير في الوقت المحدد لتجنب الرسوم المتأخرة أو العقوبات أو العلاقات المتوترة مع البائعين.
تتحول فرق AP الحديثة إلى الأتمتة لزيادة تحسين عملية الحسابات الدائنة. تسمح أتمتة AP لفرق AP بمراجعة الفواتير والموافقة عليها ودفعها على الفور تقريبًا. يساعد مقاصة المدفوعات في جدول مناسب أقسام الحسابات الدائنة على كسب الخصومات والتحكم في التدفق النقدي الخارج.
يسمح ذلك لموظفي AP بالتركيز على الأنشطة ذات القيمة الأعلى التي تساهم في الحد الأدنى للشركات.
أتمتة التقاط البيانات والبناء سير العمل و تبسيط عملية الحسابات الدائنة في ثوان. لا كود مطلوب. احجز عرضًا تجريبيًا مباشرًا لمدة 30 دقيقة الآن. أتمتة مدفوعات الفواتير باستخدام الذكاء الاصطناعي.
عملية الذمم الدائنة
يبدأ سير عمل AP عندما يرسل البائع / المورد فاتورة يطلب الدفع. ثم يتحقق قسم الحسابات الدائنة من الفاتورة أو الفاتورة المذكورة ويرمز لها وفقًا لذلك في دفتر الأستاذ العام (ترميز GL).
قد يتضمن مستوى آخر من التدقيق الداخلي أ 2 طريقة أو 3 طريقة المباراة من الفاتورة مقابل المستندات الداعمة. ثم تذهب الفاتورة للموافقات الداخلية وتتم معالجتها أخيرًا للدفع عند الموافقة النهائية.
الدورة الكاملة لعملية الذمم الدائنة يمكن تلخيصها في الخطوات التالية:
- استلام وتسجيل بيانات الفاتورة
- ترميز GL المناسب
- مطابقة 3 طرق للفواتير
- الموافقة على الفواتير أو الإبلاغ عنها
- وأخيراً معالجة المدفوعات.
قسم الحسابات الدائنة - الأدوار والمسؤوليات
الحسابات الدائنة هي وظيفة مالية بالغة الأهمية. يشرف على جزء كبير من التدفق النقدي ويؤثر أيضًا على النتيجة النهائية إلى حد كبير.
يلعب كل عضو في فريق AP دورًا مهمًا في عملية AP. يتكون فريق AP من أدوار متعددة مثل:
- يقوم محلل إدخال البيانات بإدخال الفواتير في النظام الرقمي بمجرد استلامها.
- محلل معالجة الدفع هو المسؤول عن دفع الفواتير في التاريخ الذي تستحق فيه
- يعالج محلل الاستثناءات التناقضات في الفواتير ويعالج مشكلات فشل الدفع.
- • إدارة البائعين يقوم الموظفون بإنشاء وإدارة قاعدة بيانات الموردين وربطها بعمليات الشراء المختلفة.
- ينسق مدير الحسابات الدائنة مع الفريق لإدارة الفواتير الخالية من الأخطاء وسلسة.
يعمل جميع أعضاء الفريق على إنشاء علاقات قوية مع الموردين والحفاظ عليها. يجب على الفريق أيضًا مراقبة نفقات الحسابات الدائنة عن كثب والحفاظ على الضوابط الداخلية لحماية التدفق النقدي الخارج.
غالبًا ما يتولى محترفو AP في الشركات الصغيرة أدوارًا متعددة ويتعاملون مع العديد من المسؤوليات في وقت واحد. فيما يلي بعض المسؤوليات المشتركة التي تتعامل معها الحسابات الدائنة:
- جمع المعاملات التجارية وصيانتها والتحقق منها وتسجيلها ومشاركتها.
- الإبلاغ عن الفواتير أو المعاملات.
- الحصول على الموافقات أو التوقيعات المطلوبة لمعاملات معينة
- إنشاء مسار ورقي لكل دفعة وتسوية كشوف الحسابات البنكية.
- تجهيز الفواتير والمدفوعات عن طريق مطابقتها أو مطابقتها مع المستندات الداعمة.
- مراجعة البنود والإجماليات في الفواتير لمنع الاحتيال والأخطاء والمدفوعات المزدوجة.
- تتبع بيانات البائع الرئيسية ، وتعيين أرقام الإيصالات ، والحفاظ على مراسلات البائعين.
- تواصل المحاسبة وسياسات الإنفاق مع الشركة والكبيرة.
- اعداد نظام الضوابط والتوازنات.
كفاءة وحسن الإدارة سير عمل الحسابات الدائنة يمكن أن يوفر على الشركات قدرًا كبيرًا من الوقت والمال فيما يتعلق بحسابات الدفع. المنظمات ، في مناسبات نادرة أيضًا الاستعانة بمصادر خارجية AP وظائف للوكالات الخارجية.
عمليات AP اليدوية مقابل أتمتة AP
تقليديًا ، كانت عمليات AP تتم يدويًا إلى حد كبير.
على الرغم من الضجة المحيطة بالأتمتة ، أظهر استطلاع PYMNTS.com أن 80٪ من الشركات لا تزال تستخدم الشيكات الورقية اليدوية. أظهر استطلاع آخر أجرته IDC أن 64٪ من المستجيبين يعتمدون على جداول البيانات لإدارة عمليات الدفع الخاصة بهم!
لا يزال الآلاف من فرق الحسابات الدائنة يجمعون المستندات ، ويدخلون البيانات في برنامج المحاسبة أو برنامج تخطيط موارد المؤسسات ، ويتطابقون ويتحققون من البيانات ، ويحصلون على الموافقات من الزملاء ويعالجون المدفوعات - كل ذلك يتم يدويًا!
مهام الحسابات الدائنة اليدوية تستغرق وقتًا طويلاً وتستهلك الكثير من الموارد وغير فعالة ، بصرف النظر عن كونها عرضة للخطأ بدرجة كبيرة. يؤدي عدم وجود عمليات AP اليدوية الخاصة بالظهور إلى تعرضها للاحتيال والثغرات الأمنية.
يمكن أن يؤدي الإشراف اليدوي والأخطاء إلى تأخر السداد وعدم رضا الموردين والتأثير على التصنيفات الائتمانية. ومع نمو حجم الشركة ، يصبح حجم البيانات مجرد كابوس يجب التعامل معه.
تتضمن المهام اليدوية في الغالب إدخال البيانات والتحقق من البيانات / المطابقة التي تعتبر ذات قيمة منخفضة جدًا - فالطبيعة الدنيوية المتكررة لهذه المهام تؤدي إلى عدم الرضا عن العمل ودوران الموظفين.
تقوم فرق AP الحديثة التي تتحول إلى أتمتة AP بإدارة هذه المهام منخفضة القيمة في التشغيل التلقائي. إنهم يركزون بدلاً من ذلك على المهام ذات القيمة الأعلى مثل تحديد الضوابط الداخلية ، والضغط من أجل شروط الائتمان المثلى والخصومات من الموردين ، وتأطير سياسات الإنفاق والاستعداد للتدقيق.
تبحث الشركات الصغيرة أو متوسطة الحجم عادةً عن ملف أتمتة AP من طرف إلى طرف أداة للتعامل مع جميع مدفوعات الفواتير بسلاسة. بينما تتحول المنظمات الأكبر إلى برنامج أتمتة AP لأتمتة أجزاء محددة من سير العمل المحاسبي العام.
قم بإعداد تدفقات عمل AP بدون لمس و تبسيط عملية الحسابات الدائنة في ثوان. احجز عرضًا تجريبيًا مباشرًا لمدة 30 دقيقة الآن.
لماذا أتمتة الحسابات الدائنة؟
تتلقى جميع الشركات ، سواء كانت كبيرة أو صغيرة ، فواتير البائعين وتعالج المدفوعات. تصل كل شركة إلى نقطة لا يمكن فيها تنفيذ أنشطة الحسابات الدائنة يدويًا.
بصرف النظر عن كونها غير فعالة ، فإنها تصبح باهظة الثمن. تشير الدراسات إلى أن معالجة الفاتورة يدويًا يمكن أن تكلف ما بين 12-40 دولارًا. أضف المدفوعات إلى المزيج وترتفع التكلفة بمقدار 5 دولارات أخرى.
أتمتة الحسابات الدائنة تساعد حلول مثل Nanonets الشركات على معالجة مدفوعاتها بدقة وبجزء بسيط من تلك التكلفة. تساعد أتمتة AP أيضًا في توفير الوقت والموارد القيمة التي يمكن توجيهها إلى مكان آخر.
يمكن لبرامج AP الفعالة مثل Nanonets تمكين عمليات الشراء إلى الدفع بشكل أفضل ، وضمان الامتثال الضريبي ، والأتمتة 3-طريقة مطابقة، التحسين أيام AP أو DPOومنع الاحتيال وتبسيط التدفقات النقدية والحفاظ على علاقات البائعين وتخزين البيانات للأجيال القادمة. إن تمكين عملية AP رقميًا من شأنه أن يعزز استراتيجيات الأعمال من خلال تحويل العلاقات بين البائع والعميل إلى ميزة تنافسية.
تقدم Nanonets أتمتة حسابات الدفع من البداية إلى النهاية من خلال Flow ، وهي منصة تعمل على أتمتة جميع العمليات الرئيسية داخل الحسابات الدائنة:
1. إدخال بيانات الفاتورة
2. الموافقة على الإنفاق والمراجعة
3. مدفوعات البائعين
يستخدم Flow أحدث تقنيات الذكاء الاصطناعي لتبسيط كل خطوة في عملية AP ، مما يضمن عدم إضاعة الشركات المتنامية للوقت الثمين في المهام اليدوية.
يأتي Flow أيضًا مع معايير أمان على مستوى المؤسسات وضوابط مالية ، مما يضمن استمرار كفاءة وظيفة AP الخاصة بك مع زيادة حجم الأعمال.
الأسئلة الشائعة حول الحسابات الدائنة
ما هي حسابات الدفع؟
الحسابات الدائنة هي مصطلح محاسبي يشير إلى الأموال التي تدين بها الشركة لبائع أو مورد - لاستفادتها من منتجاتها أو خدماتها. تشير الحسابات الدائنة إلى قسم ووظيفة.
هل الحسابات الدائنة مدينة أم دائنة؟
للإجابة على السؤال ، تعتبر الحسابات الدائنة نوعًا من حسابات المسؤولية. هذا يعني أنه عندما يكون المال مستحقًا لشخص ما ، فإنه يعتبر بمثابة ائتمان. يتعلم أكثر هنا.
كيف يتم تسجيل الحسابات الدائنة في الميزانية العمومية؟
نظرًا لأن AP تعتبر التزامًا ، فإنها مدرجة ضمن الخصوم المتداولة في الميزانية العمومية.
ما الفرق بين الذمم الدائنة والذمم المدينة؟
الحسابات الدائنة هي الأموال التي تدين بها شركتك للموردين أو البائعين. الذمم المدينة هي الأموال التي يدين بها عملاؤك لعملك. الأول يمثل التدفقات النقدية الخارجة بينما يصف الأخير التدفقات الداخلة.
ما الفرق بين الذمم الدائنة والذمم المدينة؟
الحسابات الدائنة هي الأموال التي تدين بها شركتك للموردين أو البائعين. الذمم المدينة هي الأموال التي يدين بها عملاؤك لعملك. الأول يمثل التدفقات النقدية الخارجة بينما يصف الأخير التدفقات الداخلة.
ما هي نسبة دوران الحسابات الدائنة؟
يمكن تقييم سيولة الشركة على المدى القصير عن طريق حساب نسبة تُعرف باسم معدل دوران الحسابات الدائنة. تمثل هذه النسبة متوسط السرعة التي تسدد بها الأعمال لمورديها. نسبة دوران الحسابات الدائنة هي إحصائية تستخدمها الشركات لقياس مدى نجاحها في تصفية ديونها قصيرة الأجل.
فيما يلي صيغة لحساب نسبة دوران الحسابات الدائنة:
نسبة دوران المدفوعات = صافي مشتريات الائتمان / متوسط الحسابات الدائنة
- محتوى مدعوم من تحسين محركات البحث وتوزيع العلاقات العامة. تضخيم اليوم.
- بلاتوبلوكشين. Web3 Metaverse Intelligence. تضخيم المعرفة. الوصول هنا.
- المصدر https://nanonets.com/blog/accounts-payable/
