يجب أن تتعامل كل شركة مع أوامر الشراء والفواتير والفواتير والمدفوعات لمجموعة من البائعين ، الذين يقدمون كل شيء من الإمدادات الأساسية إلى المعدات والخدمات عالية القيمة اللازمة لجميع عمليات الشركة. قسم الحسابات الدائنة (AP) مسؤول عن عملية الشراء حتى الدفع لأي شركة جيدة التنظيم ويتعامل مع سير عمل الشراء بالكامل ، بدءًا من معالجة أمر الشراء (PO) إلى الدفع النهائي للبائعين.
إدارة AP اليدوية شاقة وتستغرق وقتًا طويلاً ، خاصةً عندما تتوسع الشركة وتتعامل مع العديد من الموردين والمشتريات. إن عملية غربلة أكوام الفواتير الورقية ، والوصول الفردي إلى المعتمدين ، وإرسال الشيكات المادية مرهقة وعرضة للخطأ. يمكن أن تؤدي المعالجة اليدوية لنقاط الوصول إلى مدفوعات متأخرة ، وفي حالات معينة ، تعرض الشركة للاحتيال المحتمل من البائعين.
منصات أتمتة الحسابات الدائنة مثل برنامج Coupa لـ AP هي الحل لمشاكل إدارة AP اليدوية ويمكنها تحسين سير العمل من الشراء إلى الدفع للفرق المالية. من خلال القضاء على بطء الإجراءات اليدوية والأخطاء المتأصلة فيها، لا تعمل أتمتة AP على تعزيز الشراكات مع الشركاء والموردين فحسب، بل توفر أيضًا قدرًا كبيرًا من الوقت والتكلفة.
وفقًا لتقرير IOFM الصادر في خريف 2020 بعنوان "قياس أداء AP الخاص بك: معايير الكفاءة، 42٪ من فواتير أوامر الشراء تُدفع في الموعد المحدد من خلال الأتمتة ، في حين أن الرقم يقف عند 25٪ في غياب الأتمتة. في عام 2021 أداء AP على مستوى عالمي: تقرير مقاييس قياس الكفاءة ، وجدت IOFM أن الشركات التي ليس لديها أتمتة الحسابات الدائنة دفعت أعلى متوسط تكلفة للفاتورة بقيمة 1.83 دولارًا لكل فاتورة لأعلى مستوى نضج للعملية. في المقابل ، دفعت الشركات التي لديها أتمتة AP من طرف إلى طرف وأعلى مستوى من النضج العملي 1.45 دولارًا فقط لكل فاتورة.
ووفقا ل تقرير جولدمان ساكس 2018، تنفق شركات B2B في أمريكا الشمالية حوالي 187 مليار دولار سنويًا على معالجة AP ، حيث تمثل العمالة وحدها أكثر من 90 ٪ من التكاليف المباشرة. ومع ذلك ، فإن تكاليف معالجة AP الآلية لا تمثل سوى 33٪ من التكاليف اليدوية ، مما يؤدي إلى توفير سنوي كبير قدره 62 مليار دولار لأقسام AP.
دليل لتنفيذ أتمتة AP
عمليات الذمم الدائنة لديها القدرة على التأثير على ديناميكيات التدفق النقدي والتأثير على درجة ائتمان الشركة. علاوة على ذلك ، فإن المراقبة المستمرة للحسابات الدائنة عبر الزمن توفر رؤى قيمة لأنماط الإنفاق وعلاقتها بنمو الأعمال. ومع ذلك ، لا يمكن الحصول على هذه الرؤى إلا من سجلات AP التي تم صيانتها جيدًا والمتراكمة على مدار سنوات من التشغيل.
يتطلب التحرك نحو أتمتة AP التخطيط والتنفيذ الدقيقين. قبل الشروع في أتمتة AP ، من الضروري أن يكون لديك فهم واضح لما يُتوقع تحقيقه من خلال الأتمتة - سواء كان ذلك لتقليل التكلفة لكل فاتورة ، أو تقصير معادلات الدوام الكامل (FTEs) ، أو تقصير أيام الدفع المستحقة (DPO) ، أو تأمين خصومات السداد المبكر. يساعد تحديد هذه الأهداف في رسم إطار عمل واضح لتقييم برنامج أتمتة الحسابات الدائنة الذي يتوافق مع متطلباتك. يعمل تحديد الأهداف في البداية أيضًا كمعيار يمكنك من خلاله قياس فعالية تنفيذ أتمتة AP الخاص بك عند ظهوره.
في حين أن تفاصيل التنفيذ قد تختلف بناءً على احتياجات العمل الفردية والصناعات ، يمكن تحديد خارطة طريق عامة لتوجيه العملية.
الخطوة الأولى: التخطيط والتقييم
يبدأ المسار إلى تحقيق أتمتة AP من خلال تقييم الأساليب الحالية المستخدمة ، سواء كانت تتضمن إجراءات يدوية أو أتمتة جزئية. تتمثل الخطوة الحاسمة في تحديد التحديات الحالية واستكشاف كيف يمكن للأتمتة أن تقدم الحلول. إن تحديد أهداف واضحة وقابلة للقياس أمر حتمي. تشمل العوامل الرئيسية للتقييم المدة التي تستغرقها معالجة الفواتير ، وتكلفة كل فاتورة ، واستخدام حوافز الدفع المبكر.
من المهم التعرف على فئات المستندات التي تتطلب المعالجة - مثل الفواتير والإيصالات وأوامر الشراء. يجب مراعاة الاختلافات المحتملة في التنسيقات أو اللغات أو الميزات المميزة الأخرى. تدمج العديد من الشركات المطابقة ثنائية الاتجاه أو ثلاثية الاتجاهات في عمليات AP الخاصة بها ، مما يستلزم تحديدًا دقيقًا لنوع المطابقة المطلوب. قد تتطلب مستندات معينة معالجة البيانات ، مثل تنقية التواريخ أو إضافة رموز العملات. يجب أن تمتلك أداة الأتمتة القدرة على تنفيذ مثل هذه العمليات.
يعد إشراك جميع المستخدمين وأصحاب المصلحة في صياغة خطة شاملة لرحلة الأتمتة أمرًا محوريًا. يجب أن تحدد هذه الخطة الجدول الزمني والأطراف المعنية والمتطلبات المالية والمعالم الرئيسية.
الخطوة 2: اختيار البائع والمنتج
يعد اختيار مزود برنامج التشغيل الآلي للحسابات الدائنة الصحيح أمرًا محوريًا. يعد البحث المكثف وتقييم الخيارات المختلفة أمرًا بالغ الأهمية. يجب أن توجه التحديدات المعلمات مثل الوظيفة وقابلية التوسع وإمكانيات التكامل وسهولة الاستخدام وسمعة البائع ومراجعات العملاء.
تتضمن الخطوة التالية عادةً إصدار طلبات العروض (RFPs) أو الحصول على مواصفات المنتج من البائعين المختارين. يجب أن يكون نظام أتمتة الحسابات الدائنة الجيد قادرًا على الاتصال بأنظمة محاسبة مختلفة باستخدام طرق مثل واجهات برمجة التطبيقات أو البرامج الوسيطة. هذا يسمح لهم بسهولة مشاركة البيانات بين الأنظمة. يجب أن يكون برنامج أتمتة AP قادرًا على استخراج الفواتير وأوامر الشراء من نظام محاسبة واحد ومعالجتها وتحديث المعلومات في نظام محاسبة آخر. يتيح هذا التكامل للشركات استخدام ميزات برنامج أتمتة AP مع الالتزام ببرنامج المحاسبة المألوف لديهم. على سبيل المثال، برنامج أتمتة AP لشركة Nanonets يمكن أن تعمل مع أنظمة المحاسبة الأخرى مثل QuickBooks و Sage.
يجب ألا تتضمن المواصفات التي توجه اختيار حل التشغيل الآلي القدرات الفنية للبرنامج فحسب ، بل يجب أن تتضمن أيضًا قيود الميزانية والجدول الزمني المطلوب للتنفيذ. تحتاج المقترحات / المواصفات الواردة إلى مراجعة وتقييم شاملين ، بما في ذلك عوامل مثل التسعير ودعم التنفيذ وخيارات التخصيص ومساعدة العملاء المستمرة.
يجب أن يكون البائع والمنتج المختار هو الذي يتوافق بشكل أكثر فاعلية مع متطلبات العمل ، متبوعًا بمفاوضات لتحديد شروط العقد.
الخطوة 3: الإعداد والتخصيص
يتضمن إعداد برنامج أتمتة AP تكوينه وتخصيصه لتكرار توجيه الفواتير المفضل وتسلسلات الموافقة الهرمية للمؤسسة. يضمن تحديد أدوار المستخدمين والأذونات داخل النظام الوصول المناسب وفصل المسؤوليات. يشمل تكييف النظام ليتماشى مع متطلبات العمل المتميزة تعديل الحقول والإشعارات والتذكيرات وإنشاء التقارير ذات الصلة. على سبيل المثال ، لدى الشركات خيار وضع إجراءات الموافقة الهرمية بناءً على مبالغ الفواتير. يعمل هذا النهج المخصص على أتمتة المهام المتكررة ودعم الامتثال للبروتوكولات المعمول بها.
الخطوة 4: التدريب والاختبار
يتضمن اختبار قبول المستخدم الشامل (UAT) قبل الإطلاق الفعلي للنظام فحص مجموعة من السيناريوهات ، بما في ذلك إدخال الفواتير ، والمطابقة الثنائية أو الثلاثية ، وسير عمل الموافقة ، ومعالجة الدفع ، وإعداد التقارير. الهدف هو التحقق من أن النظام يعمل بدقة على النحو المنشود ، مع ربط جميع العناصر بسلاسة.
من المهم أيضًا توفير تدريب شامل لفريق الحسابات الدائنة وأصحاب المصلحة المعنيين في استخدام حل أتمتة AP. يضمن هذا التدريب الانتقال السلس والاعتماد الفعال للنظام الجديد. يمكن أن تساهم معالجة أي مخاوف قد تنشأ ، وتقديم وثائق مفصلة ، وتسليط الضوء على مزايا الأتمتة بشكل كبير في تعزيز قبول المستخدم. يساعد التواصل والتثقيف الواضح حول فوائد النظام في بناء الثقة والحماس بين المستخدمين ، مما يضمن عملية تكامل ناجحة.
الخطوة 6: التنفيذ والصقل
يمثل تنفيذ نظام أتمتة AP بداية استخدام البرنامج. الإشراف الدقيق خلال المرحلة الأولية أمر ضروري ، لأنه يسمح بتحديد وحل أي مشاكل محتملة قد تظهر.
ضمان فعالية النظام هو التزام مستمر. التقييم المستمر والتحسين هما عنصران أساسيان في هذه المرحلة. إن الفحص المنتظم لمقاييس الأداء الرئيسية ، وجمع الأفكار من تعليقات المستخدمين ، وإدخال التحسينات الضرورية هي ممارسات تجعل النظام متزامنًا مع التطور الديناميكي لمتطلبات العمل.
تعد إقامة شراكة قوية مع بائع الأتمتة أمرًا مهمًا لضمان الدعم المستمر ، والحفاظ على النظام محدثًا بالتحديثات في الوقت المناسب ، ومعالجة أي تحديات تقنية قد تنشأ على الفور. ستساعد خبرة بائع الأتمتة ومساعدته في الحفاظ على وظائف النظام السلسة ، وبالتالي المساهمة في النجاح المستدام لرحلة الأتمتة.
شبكات النانو في رحلة أتمتة AP
توفر أدوات أتمتة AP مثل Nanonets العديد من الفوائد. بفضل قوة الذكاء الاصطناعي ، تمكّن هذه الأدوات من إنشاء مهام سير عمل AP بسهولة والتي تجمع الملفات والمستندات تلقائيًا من مصادر متنوعة ، بدءًا من رسائل البريد الإلكتروني والمستندات الممسوحة ضوئيًا إلى الملفات الرقمية والتخزين السحابي وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP).
بالإضافة إلى إمكانات الالتقاط الذكية ، توفر أدوات أتمتة AP الفعالة ، بما في ذلك شبكات النانو ، مجموعة شاملة من الميزات. وتشمل هذه الاستخراج الآلي والذكي للبيانات من مجموعة متنوعة من أنواع المستندات ، ومطابقة المصروفات ، والتسوية ، والإدارة المبسطة لتدفقات عمل المصروفات ، من إنشاء التقارير إلى الحصول على موافقات المدير ، والتكامل السلس للإغلاق المحاسبي الشهري مع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) المفضلة ، أو برامج المحاسبة ، أو الأعمال التجارية. أدوات.
تتفوق Nanonets في استخراج البيانات من مجموعة متنوعة من الفواتير ، وتشمل فواتير الائتمان / الخصم ، والفواتير الأولية ، والفواتير التجارية ، والمزيد. بخلاف الفواتير ، تعرض Nanonets كفاءتها في مسح المستندات المالية المتنوعة مثل الإيصالات وعلامات الأسعار وأوامر الشراء وبطاقات الخصم والائتمان وغيرها.
توفر شبكات النانو مزايا كبيرة لفرق AP ، بما في ذلك خفض تكلفة الأعمال بنسبة 80٪ ، وزيادة تصل إلى عشرة أضعاف في سرعة معالجة الفواتير ، وتحسين أيام AP. إنه يزيل بشكل فعال الأخطاء الناشئة عن عمليات الفحص والتحقق اليدوية ، ويعالج الاستثناءات ببراعة ، ويوجهها بذكاء إلى الموظفين المعنيين. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تساعد الشبكات النانوية في الكشف عن عمليات الاحتيال والسرقة والمدفوعات المزدوجة وأوجه القصور الأخرى والقضاء عليها.
مركز قدرات Nanonets هو منصتها التي تعتمد على الذكاء الاصطناعي والتي تسمى Flow. تعيد هذه المنصة المبتكرة تعريف عملية AP من خلال دمج عناصر الذكاء الاصطناعي الأساسية بسلاسة في سير عمل معالجة الحسابات. تساعد شبكات النانو في قيادة أتمتة AP ، وإنشاء تدفقات عمل محاسبية شاملة ، والتكامل بسهولة مع مجموعة من الأنظمة الأساسية بما في ذلك Sage و Xero و Netsuite و Quickbooks والمزيد. علاوة على ذلك ، تدعم Nanonets طرق الدفع المحلية والعالمية ، بما في ذلك ACH والتحويلات البنكية وبطاقات الائتمان والمحافظ والبنوك الجديدة.
تيك اواى
يمكن أن تؤثر أتمتة AP بشكل كبير على الصحة المالية للشركة ، والكفاءة التشغيلية ، والقدرة التنافسية الشاملة. كما يتضح من تقارير وإحصائيات الصناعة ، فإن فوائد أتمتة AP كبيرة. يؤدي تطبيق الأتمتة إلى زيادة ملحوظة في معدلات السداد في الوقت المحدد ، وخفض تكاليف المعالجة ، وإدارة أكثر كفاءة للفواتير. مع إنفاق الشركات المليارات على معالجة AP ، فإن إمكانية توفير مبالغ كبيرة من خلال الأتمتة واضحة. مع استمرار تطور التكنولوجيا ، فإن تبني حلول مثل Nanonets لا يجلب مزايا قصيرة الأجل فحسب ، بل يضع أيضًا الشركات في مكانة للنمو والنجاح المستدامين في مشهد أعمال رقمي بشكل متزايد.
- محتوى مدعوم من تحسين محركات البحث وتوزيع العلاقات العامة. تضخيم اليوم.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. تمكين نفسك. الوصول هنا.
- أفلاطونايستريم. ذكاء Web3. تضخيم المعرفة. الوصول هنا.
- أفلاطون السيارات / المركبات الكهربائية ، كربون، كلينتك ، الطاقة، بيئة، شمسي، إدارة المخلفات. الوصول هنا.
- أفلاطون هيلث. التكنولوجيا الحيوية وذكاء التجارب السريرية. الوصول هنا.
- تشارت بريم. ارفع مستوى لعبة التداول الخاصة بك مع ChartPrime. الوصول هنا.
- BlockOffsets. تحديث ملكية الأوفست البيئية. الوصول هنا.
- المصدر https://nanonets.com/blog/guide-to-ap-automation-how-to-get-started-with-accounts-payable-automation/
