مرحبًا بك في أحدث منشوراتنا على المدونة، حيث نبدأ في الغوص العميق في تعقيدات دفتر الأستاذ العام (GL) - وهو حجر الأساس للنظام المالي لأي شركة.

سنبدأ بالأساسيات: ما هو دفتر الأستاذ العام بالضبط، ولماذا يعد ذا أهمية قصوى للصحة المالية لشركتك؟ سنقوم بكشف مخطط الحسابات، وهو العمود الفقري لـ GL، مع توضيح كيفية تنظيم المعاملات وتسجيلها.

سنستكشف أيضًا كيفية إدارة واستخدام دفتر الأستاذ العام الخاص بك بكفاءة، بما في ذلك تنفيذ حلول البرامج الحديثة لأتمتة وتبسيط العمليات المحاسبية الخاصة بك. في عصر تعتبر فيه الكفاءة والدقة أمرًا بالغ الأهمية، فإن تسخير التكنولوجيا لإدارة دفتر الأستاذ العام الخاص بك يمكن أن يغير قواعد اللعبة.

سواء كنت صاحب شركة صغيرة، أو متخصصًا في الشؤون المالية، أو مديرًا ماليًا، أو مجرد فضول بشأن العمليات المالية لشركة ما، فإن سلسلة المدونات هذه تعدك بتزويدك بفهم شامل لدفتر الأستاذ العام وأهميته وتنفيذه الفعال ضمنه. عمل.

ما هو دفتر الأستاذ العام؟

دفتر الأستاذ العام هو في جوهره سجل كامل لجميع المعاملات المالية التي تحدث داخل الشركة على مدار عمرها. تعمل هذه الوثيقة الدقيقة كأساس للبيانات المالية للشركة، حيث تقوم بتصنيف وتسجيل كل معاملة. ومن خلال هذه المنظمة الصارمة، فإنه يوفر لمحة أساسية، ويقدم رؤية شاملة للسلامة المالية للشركة ويسهل التحليل المالي وإعداد التقارير التفصيلية.

دعونا نفهم هذا بالتفصيل.

الرسم البياني للحسابات

يتم تنظيم دفتر الأستاذ العام في الرسم البياني للحسابات التي تعكس المعاملات المالية للشركة عبر مختلف الفئات. تعتبر هذه الحسابات الأولية حاسمة في رسم صورة شاملة للصحة المالية للشركة وتشمل الأصول والخصوم وحقوق الملكية والإيرادات والنفقات.

• ممتلكات هي الموارد المملوكة للشركة والتي لها قيمة اقتصادية ويمكن تحويلها إلى نقد. وتشمل الأمثلة النقد والمخزون والممتلكات.
• الخصوم تمثل التزامات الشركة أو ديونها التي يجب عليها سدادها للكيانات الأخرى. يمكن أن تكون هذه القروض أو الحسابات المستحقة الدفع أو الرهون العقارية.
• إنصاف يشير إلى مطالبات المالك بعد طرح الالتزامات من الأصول، والتي تمثل بشكل أساسي صافي الأصول المملوكة للمساهمين.
• ربح تقوم الحسابات بتتبع الدخل الناتج عن عمليات الشركة، مثل المبيعات والخدمات.
• النفقات حساب التكاليف المتكبدة في توليد الإيرادات، بما في ذلك التكاليف مثل الإيجار والمرافق والرواتب.

التصنيف الفرعي

ضمن كل فئة رئيسية، يمكن للشركة إنشاء فئات فرعية مخصصة تعكس الفروق الدقيقة في عملياتها. فيما يلي مثال لإطار عمل يحتوي على فئات فرعية محتملة. انقر على كل فئة وفئة فرعية لاستكشاف المزيد.

ممتلكات

الخصوم

إنصاف

الإيرادات

النفقات

من خلال احتضان التفاصيل داخل كل حساب GL رئيسي، يمكنك إنشاء نظام قوي يعكس عمليات عملك بدقة. ومع ذلك، تذكر مبدأ تجنب التعقيد الزائد: قم بتخصيص الفئات الفرعية الخاصة بك لتتوافق مع الاحتياجات المحددة وحجم عملك، مما يضمن بقاء هيكل حساب GL الخاص بك مفيدًا وسهل الإدارة.

ترميز جي إل

رموز دفتر الأستاذ العام، أو رموز GL، هي سلاسل أبجدية رقمية فريدة تصنف وتسجل المعاملات المالية داخل دفتر الأستاذ العام للشركة في حساب GL المقابل. يرتبط كل حساب GL برمز GL المقابل. تعمل هذه القواعد بمثابة اللبنات الأساسية للهيكل المالي للشركة، مما يتيح تصنيف المعاملات إلى حسابات متميزة للإيرادات والنفقات والأصول والالتزامات وحقوق الملكية. على سبيل المثال، يساعد رمز GL لمصاريف اللوازم المكتبية على ضمان تجميع جميع النفقات المتعلقة بالمستلزمات المكتبية معًا، مما يسهل التتبع والتحليل.

تتيح وزارة العدل استخدام شبكة مكونة من خمسة أرقام لكل قطاع (فئة الحساب الأساسي) لضمان وجود أرقام تعريف فردية كافية لتشمل الفئة الفرعية.

• الأصول – سلسلة 10000
• الالتزامات - 20000 سلسلة
• صافي الأصول – سلسلة 30000
• الإيرادات – 40000 سلسلة
• المصروفات - 50000 سلسلة

عند تصميم رموز GL الخاصة بك، ضع في اعتبارك ما يلي:

• مستوى التفصيل: تحديد مدى دقة المعلومات التي تحتاجها. على الرغم من أهمية التفاصيل، إلا أن الكثير منها يمكن أن يطغى على نظامك ومستخدميك.
• رموز الحساب الفرعي: إذا كان ميثاق الحسابات الخاص بك يحتوي على فئات فرعية تتجاوز الفئات الخمس، فقم بإنشاء نطاقات رموز GL للفئات الفرعية. (على سبيل المثال، ضمن حساب "الأصول" الذي يحتوي على رموز GL في سلسلة 10000، أنشئ فئات فرعية مثل 10000-11000 لـ "الأصول المتداولة"، و11000-12000 لـ "الأصول الثابتة". وقد يعني التصنيف الإضافي أنه ضمن 10000-11000 لـ "الأصول المتداولة" "، نخصص 10000-10300 لـ "الحسابات المدينة"، 10300-10600 لـ "النفقات المدفوعة مقدمًا"، 10600-10999 لـ "المخزون".)

بمجرد إعداد الفئات والفئات الفرعية ورموز GL، تكون قد قمت ببناء دليل حساباتك بشكل فعال. فيما يلي مقتطف مما قد يبدو عليه مخطط الحسابات في النهاية.

الآن بعد أن فهمنا دليل الحسابات، دعنا نستكشف كيفية استخدام النظام لملء دفتر الأستاذ العام وتسجيل المعاملات فيه فور حدوثها.

مسك الدفاتر مزدوج القيد

يتم إدخال كل معاملة مسجلة في دفتر الأستاذ العام إما كدين أو دائن، بناءً على نظام مسك الدفاتر ذو القيد المزدوج. ويضمن هذا النظام أنه لكل معاملة يتم إجراء قيد مقابل ومعاكس لحساب آخر، مما يحافظ على رصيد المعادلة المحاسبية.

تؤثر الديون والائتمانات على الحسابات بشكل مختلف؛ على سبيل المثال، تؤدي الديون إلى زيادة الأصول والمصروفات ولكنها تقلل الالتزامات وحقوق الملكية، في حين أن الائتمانات لها تأثير معاكس. وتضمن هذه الطريقة لتسجيل المعاملات دقة وسلامة المعلومات المالية، مما يوفر رؤية واضحة ومتوازنة للوضع المالي للشركة.

مثال على دفتر الأستاذ العام

فيما يلي مثال لنظام محاسبة مزود بدفتر أستاذ عام لحساب وهمي، برنامج ABCDEFGH.

• القسم الموجود في أقصى اليسار في المثال أعلاه هو مدة المعاملة.
• ويوجد على يمينه رقم الوصول إلى دفتر اليومية المرتبط بالمعاملة، والذي يتضمن كمية تعريف مرتبطة بالمعاملة.
• شرح الصفقة في العمود التالي. ويؤكد السبب وراء الصفقة. في هذه الحالة، تكون المعاملة المحددة عبارة عن دفعة نقدية من حساب العميل إلى برنامج ABCDEFGH. وبما أن حساب المال يحصل على دخل، فإن قسم المدين سيظهر ربحًا ويعرض مبلغًا للمبلغ. في هذه الحالة هو 10,000،XNUMX دولار.
• بالنسبة لهذه المعاملة، سيظل قسم الائتمان سليمًا لهذا الحساب. لكن، سيشير إدخال دفتر الأستاذ المميز لحسابات الشركة المدينة إلى خصم ائتماني بنفس المبلغ، لأن برنامج ABCDEFGH لم يعد لديه هذه النسبة المستحقة من عملائه.

للاحتفاظ بصافي التباين الصفري للمعادلة المحاسبية ، يجب تحسين حساب أصل واحد بينما يقلل حساب آخر بنفس الكمية. سوف ينعكس الرصيد الأخير للحساب النقدي ، بعد صافي التغيير من المعاملة ، في فئة الرصيد.

تسجيل المعاملات

يتم تشغيل عالم محاسبة GL عن طريق الديون والائتمانات. تؤدي الديون والائتمانات إلى إنشاء عالم كتاب يدور. يجب عليك توثيق الديون والائتمانات لكل معاملة.

اتبع القوانين الذهبية الثلاثة للمحاسبة أثناء تسجيل المعاملات –

1. الخصم من المتلقي وائتمان المانح

قانون الخصم من المتلقي والاعتماد على المانح يصل إلى العرض بتقارير شخصية. الحساب الشخصي هو دفتر الأستاذ العام المتعلق بالأشخاص أو المؤسسات. إذا حصلت على شيء، قم بالخصم من الحساب. إذا قدمت شيئًا ما، قم بإيداعه في الحساب.

لنفترض أنك اشتريت سلعًا بقيمة 1,000 دولار من الشركة XYZ في إصداراتك ، فأنت بحاجة إلى الخصم من حساب الشراء الخاص بك وإئتمان شركة XYZ. نظرًا لأن الموفر ، شركة XYZ ، يقدم البضائع ، فأنت مطالب بإئتمان الشركة XYZ. بعد ذلك ، تحتاج إلى الخصم من المستلم ، وهذا هو حساب الشراء الخاص بك.

2. خصم ما يصل وائتمان ما المحاكم

بالنسبة للحسابات الفعلية، استخدم هذه القاعدة الذهبية. ويشار إلى الحسابات الحقيقية أيضًا بالحسابات الدائمة. الحسابات الحقيقية لا تغلق في نهاية العام. بل يتم ترحيل نسبها إلى الفترة المحاسبية التالية. يُقال أن الحساب الحقيقي هو حساب أصول، أو حساب أسهم، أو حساب التزام. تشتمل الحسابات الحقيقية أيضًا على الأصول المقابلة وحقوق الملكية وحسابات الالتزامات. باستخدام الحساب الحقيقي، عندما يصل شيء ما إلى شركتك (على سبيل المثال، أحد الأصول)، قم بالخصم من الحساب. أيضًا، عندما يغادر شيء ما شركتك، قم بإضافة رصيد إلى الحساب.

لنفترض أنك اشتريت أثاثًا مقابل 2,500 دولار من المال. اخصم من حساب الأثاث الخاص بك (ما يصل إليه) وقم بخصم حسابك النقدي (ما يترك).

3. المصاريف والخسائر المدينة والإيرادات والأرباح الائتمانية

القاعدة الذهبية النهائية للاتفاقيات المحاسبية مع الحسابات الاسمية. ويقال إن الحساب الاسمي هو الحساب الذي تغلقه في نهاية كل مدة محاسبية. تسمى الحسابات الاسمية أيضًا بالحسابات المؤقتة. تشتمل الحسابات الاسمية أو المؤقتة على حسابات الإيرادات والأرباح والمصروفات والخسائر. في الحسابات الاسمية، قم بالخصم من الحساب إذا كانت شركتك تعاني من خسارة أو نفقات. قم بإيداع حسابك إذا كانت شركتك بحاجة إلى توثيق الدخل أو المكاسب.

لنفترض أنك اشتريت 3,000 دولار من السلع من شركة ABC. لتوثيق المعاملة ، يجب عليك الخصم من النفقات (شراء 3,000 دولار) وإضافة الإيرادات.

لنفترض أنك تبيع 1,700 دولار من السلع إلى شركة ABC. يجب عليك إضافة الإيرادات في حساب المبيعات الخاص بك وخصم النفقات.

ما سبب أهمية دفتر الأستاذ العام؟

دفتر الأستاذ العام هو سجل مفصل لجميع المعاملات النقدية المعدلة طوال عمر شركتك.

تشير عبارة "الاحتفاظ بالدفاتر" إلى الاحتفاظ بدفتر الأستاذ العام ، وهو السجل المحاسبي الرئيسي لشركتك إذا كنت تستخدم إمساك الدفاتر ذات القيد المزدوج. إنها الأداة الأساسية التي تمكّنك من الاحتفاظ بتتبع جميع المعاملات وتشكيلها في فئات فرعية حتى يتمكن محاسبك من تحديد موقع سجل شامل وملخص عن الشؤون المالية لشركتك في منطقة واحدة.

يلعب دفتر الأستاذ العام دورًا حاسمًا في العمليات المالية لشركتك، حيث يعمل بمثابة مستودع شامل. فكر في الأمر كمركز مركزي يحتوي على جميع المعلومات المالية اللازمة لإعداد البيانات المالية لشركتك. وهو مبني على وثائق أساسية، مع إدخال دفتر يومية واحد على الأقل يتوافق مع كل معاملة مالية. يمكن أن تكون هذه المستندات التأسيسية عبارة عن فواتير أو شيكات ملغاة، لتكون بمثابة دليل على المعاملات المسجلة.

فيما يلي ستة مبررات تؤكد أهمية دفتر الأستاذ العام لشركتك:

• طلب القرض: سيطلب المقرضون باستمرار مزيجًا من السجلات النقدية إذا كانت شركتك تخص قرضًا. يمكن أن يمكّنك دفتر الأستاذ العام الخاص بك من تحديد وتحديد أي بيانات تحتاجها على الفور.
• موازنة كتبك: يسمح لك دفتر الأستاذ العام بإكمال ميزان المراجعة. وهذا يتيح لك تحقيق التوازن بين الكتب.
• جاهز للتدقيق: إذا تم تدقيق أحدهم بواسطة IRS (خدمة الإيرادات الداخلية) ، فسيكون من السهل صياغة التدقيق لأن سجلاتك النقدية كلها في مكان واحد.
• الكشف عن الغش: يمكّنك من وضع الاحتيال أو أي مشكلة أخرى في كتبك بسهولة أكبر لأنه من السهل النظر فيها وفهمها.
• الاتصال الداخلي والخارجي: يحتفظ دفتر الأستاذ العام بجميع البيانات الأساسية لإنتاج بياناتك النقدية للإدارة أو الاستخدام الداخلي والاستخدام الخارجي أو المستثمر أو المستهلك.
• الامتثال الضريبي والفوائد: يضمن GL أن يتم احتساب كل قرش من الدخل والمصروفات، مما يجعل تقديم الضرائب أقل صعوبة. علاوة على ذلك، يمكن أن يساعد في تحديد التخفيضات والائتمانات الضريبية المحتملة، مما يضمن عدم ترك أموال على الطاولة. في عالم الأعمال، حيث يكون لكل دولار أهمية، يمكن لهذه المزايا الضريبية أن تحدث فرقًا كبيرًا في صافي أرباحك.

دفتر الأستاذ العام مقابل المجلة العامة

تعد المجلة العامة، والتي يشار إليها غالبًا باسم دفتر الإدخال الأصلي، بمثابة الخطوة الأساسية في عملية المحاسبة. يتم تسجيل كل معاملة بترتيب زمني، مما يوفر سردًا تفصيليًا لكل نشاط مالي. وهذا يجعل المجلة العامة مصدرًا مهمًا لأي شخص يبحث عن نظرة ثاقبة لمدخلات محددة. هكذا تبدو إدخالات دفتر اليومية العامة -

وعلى العكس من ذلك، فإن دفتر الأستاذ العام، أو دفتر الأستاذ المحاسبي، هو العمود الفقري لنظام المحاسبة. إنه المكان الذي تتم فيه عملية مسك الدفاتر ذات القيد المزدوج، حيث تؤثر كل معاملة على حسابين: أحدهما مدين والآخر دائن. يقوم دفتر الأستاذ العام بدمج البيانات من المجلات المختلفة في الحسابات ذات الصلة، مما يسهل إعداد البيانات المالية وتقييم الوضع المالي للشركة. هكذا تبدو إدخالات دفتر الأستاذ العام -

الاختلافات الرئيسية هي -

• وظائف: تعتبر اليومية العامة نقطة البداية لجميع المعاملات، حيث يتم تسجيل كل معاملة بشكل وصفي زمني لضمان الوضوح وسهولة القراءة. ومع ذلك، فإن دفتر الأستاذ العام هو المكان الذي يتم فيه تلخيص هذه المعاملات في حسابات منظمة غير وصفية، مما يسهل عملية إعداد البيانات المالية.
• مسك الدفاتر ذات القيد المزدوج: في حين تسجل المجلة المعاملات بترتيب زمني دون الحاجة إلى موازنة الديون والائتمانات لكل إدخال، فإن دفتر الأستاذ هو المكان الذي تلعب فيه مسك الدفاتر ذات القيد المزدوج، مما يستلزم أن يكون لكل خصم رصيد مقابل.
• الغرض والاستخدام: يتم استخدام المجلة لتسجيل السرد التفصيلي لكل معاملة، لتكون بمثابة مرجع شامل. الغرض من دفتر الأستاذ هو تجميع هذه المعلومات، مما يسهل تحليل وتفسير البيانات المالية على نطاق واسع.

كيفية تنفيذ دفتر الأستاذ العام لعملك

الخطوة الأولى في اختيار نظام دفتر الأستاذ العام المناسب هي إجراء تقييم شامل لحجم عملك وتعقيده. سواء كنت تدير شركة محلية صغيرة أو شركة متعددة الجنسيات، فإن حجم المعاملات والتعقيد التشغيلي سيؤثر بشكل كبير على متطلبات النظام لديك. فالنظام الأساسي للغاية قد لا يتعامل مع التعقيد، في حين أن النظام المعقد للغاية يمكن أن يطغى على العمليات ويبطئها. من الضروري تحقيق التوازن الصحيح، مما يضمن توافق النظام مع حجم عملك واحتياجاتك التشغيلية.

مع وضع ذلك في الاعتبار، يمكنك استكشاف برنامج General Ledger المناسب لك والعثور عليه بناءً على الميزات التي تحتاجها. تغطي القائمة المرجعية أدناه مجموعة واسعة من الميزات التي يجب على الشركات مراعاتها عند تقييم أنظمة دفتر الأستاذ العام.

الميزات المحاسبية الأساسية

• الرسم البياني للحسابات: حسابات قابلة للتخصيص لتسجيل المعاملات.
• إدخالات دفتر اليومية: إمكانيات الدخول اليدوية والآلية.
• البيانات المالية: إنشاء الميزانيات العمومية وبيانات الدخل وبيانات التدفق النقدي.
• البنك المصالحة: أدوات لمطابقة المعاملات المصرفية مع إدخالات GL.
• الحسابات الدائنة (AP): إدارة الفواتير والمدفوعات للبائعين.
• حسابات القبض (AR): تتبع فواتير العملاء والإيصالات.

الامتثال والإبلاغ

• مسارات المراجعة: سجلات التغييرات على البيانات من أجل الشفافية والامتثال.
• إدارة الضرائب: دعم معدلات الضرائب والولايات القضائية المختلفة.
• دعم متعدد العملات: التعامل مع المعاملات بعملات متعددة.
• التدقيق المطلوب: ميزات لضمان الامتثال للوائح المالية.

قابلية التوسع والمرونة

• هيكل وحدات: وحدات إضافية للحصول على وظائف إضافية.
• خيارات التخصيص: القدرة على تكييف النظام لاحتياجات العمل المحددة.
• إدارة وصول المستخدم: التحكم في أذونات المستخدم ومستويات الوصول.
• التدرجية: القدرة على التعامل مع النمو في حجم المعاملات وتعقيدها.

التكامل وإدارة البيانات

• تكاملات الطرف الثالث: التوافق مع برامج الأعمال الأخرى (CRM، ERP، إلخ).
• استيراد / تصدير البيانات: أدوات لنقل البيانات من وإلى النظام.
• إدارة الوثائق: تخزين واسترجاع المستندات المالية.
• النسخ الاحتياطي والاسترداد: آليات النسخ الاحتياطي للبيانات واستعادتها.

الميزات المتقدمة

• الموازنة والتنبؤ: أدوات لتحديد الأهداف المالية والتنبؤ بالنتائج.
• محاسبة المشروع: تتبع البيانات المالية لمشاريع محددة.
• نظام إدارة المستودعات:الإشراف على مستويات المخزون والأوامر والمبيعات.
• إدارة الأصول الثابتة: تتبع أصول الشركة والإهلاك.

تجربة المستخدم وإمكانية الوصول

• لوحة القيادة والتحليلات: تمثيلات مرئية للبيانات المالية للحصول على رؤى.
• الوصول عبر الجوال: القدرة على الوصول إلى نظام GL عبر الأجهزة المحمولة.
• واجهة المستخدم: سهولة الاستخدام والتنقل البديهي.
• التقارير المخصصة: أدوات لإنشاء وتخصيص التقارير المالية.

الأمن والموثوقية

• حماية البيانات: التشفير وتخزين البيانات بشكل آمن.
• مصادقة المستخدم: عمليات تسجيل الدخول الآمنة.
• ضمانات وقت التشغيل: الالتزام بتوافر النظام.
• الدعم والصيانة: الوصول إلى دعم العملاء وتحديثات النظام.

التكلفة والاستثمار

• تكاليف الإعداد الأولي: النفقات المرتبطة بإعداد النظام.
• رسوم الاشتراك: التكاليف المستمرة لاستخدام البرنامج.
• تكاليف التخصيص: نفقات التخصيص الإضافي.
• التدريب والتنفيذ: تكاليف تدريب الموظفين وتنفيذ النظام.

ألقِ نظرة على الموارد أدناه لمقارنة أفضل برامج دفتر الأستاذ العام في السوق حاليًا –

للشركات الصغيرة والمتوسطة:

• أفضل برامج المحاسبة للشركات الصغيرة في عام 2024.
• قراء على الانترنت غالبًا ما يتم تسليط الضوء عليه باعتباره الخيار الأفضل بشكل عام، ويتم تقديره لقابلية التوسع ومجموعة الميزات الشاملة ودعم العملاء القوي. إنها مناسبة لمجموعة واسعة من الشركات الصغيرة.
• موجة معروف بقيمته، حيث يقدم مجموعة قوية من الميزات الأساسية مجانًا، مما يجعله مثاليًا للشركات الناشئة والشركات الصغيرة جدًا ذات الاحتياجات المحاسبية المباشرة.
• FreshBooks يبرز للشركات الصغيرة القائمة على الخدمات، حيث يقدم ميزات قوية لمحاسبة المشاريع، ودعمًا ممتازًا للعملاء، وسهولة الاستخدام.
• كتب زوهو يوفر إمكانات رائعة للمحاسبة على الأجهزة المحمولة ويوصى به للشركات التي تعطي الأولوية لإمكانية الوصول والتكامل مع تطبيقات Zoho الأخرى.

للمؤسسات:

أفضل برامج المحاسبة للشركات والمؤسسات

بالنسبة للمؤسسات الأكبر حجمًا، سيكون البحث عن الخيارات التي توفر وظائف متقدمة، مثل Oracle NetSuite وSage، مفيدًا. تدعم هذه الحلول عادةً نطاقًا أوسع من العمليات التجارية بخلاف المحاسبة، مثل تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وإدارة علاقات العملاء (CRM) والتجارة الإلكترونية.

الاحتياجات الخاصة بالصناعة:

يمكن أن يعتمد اختيار برنامج المحاسبة أيضًا على احتياجات الصناعة المحددة لديك. على سبيل المثال،

• يوصى باستخدام FreshBooks للشركات القائمة على الخدمات نظرًا لميزات إدارة المشاريع وتتبع الوقت.
• قد تبحث الشركات في مجال البيع بالتجزئة أو التصنيع عن برامج ذات ميزات قوية لإدارة المخزون، مثل QuickBooks Online أو Zoho Books.
• MARG ERP 9+ المحاسبة يلبي المتطلبات الفريدة لشركات الرعاية الصحية من خلال ميزات إعداد الفواتير وإدارة المخزون وإعداد التقارير المالية وإدارة مخزون الصيدليات وتتبع سجلات المرضى.
• Q7 تم تصميم Q7 خصيصًا لصناعة النقل بالشاحنات، ويقدم مجموعة كاملة من أدوات المحاسبة بما في ذلك كشوف المرتبات ودفتر الأستاذ العام والحسابات المدينة والحسابات الدائنة. ويشتهر بميزة إدارة الطلبات القوية، والتي تتضمن أداة عرض أسعار لتتبع عروض الأسعار وتحويلها إلى أوامر.
• برامج البناء الرائدة (المعروف سابقًا باسم Jonas Premier) مثالي لشركات صناعة البناء الكبيرة بفضل إمكاناته في إدارة المشاريع وتحديثات التكلفة في الوقت الفعلي. ومع ذلك، قد يكون تسعيره تحديًا للشركات الصغيرة أو الشركات الناشئة. في نفس الوقت، مقاول سيج 100 هو الأفضل للشركات الصغيرة في مجال البناء، حيث يوفر قابلية التوسع والأدوات الرقمية لدفاتر الأستاذ العامة والحسابات المدينة والدائنة والدعم الكامل لكشوف المرتبات وتتبع الوقت. تمت الإشارة إليه بأسعاره المعقولة ووظائفه الخاصة بالبناء.

في الختام، يتضمن تقييم أفضل برامج دفتر الأستاذ العام

• النظر في حجمك المالي،
• ضمان وجود الميزات المطلوبة، و
• التأكد من توافق البرنامج مع العمليات التشغيلية ومتطلبات الامتثال الخاصة بصناعتك المحددة.

أتمتة دفتر الأستاذ العام الخاص بك

دفتر الأستاذ العام هو العمود الفقري للسجلات المالية لشركتك. وهو المستودع المركزي لجميع البيانات المالية، بما في ذلك الأصول والخصوم وحقوق الملكية والإيرادات والمصروفات. إن إدارة ذلك يدويًا، خاصة في دفتر الأستاذ الرقمي، لا تستغرق وقتًا طويلاً فحسب، ولكنها أيضًا عرضة للخطأ البشري. ومع توسع الأعمال، يزداد حجم المعاملات بشكل كبير، مما يجعل الإدارة اليدوية ممارسة غير مستدامة.

والعيوب هي كما يلي -

• إدخال البيانات يستغرق وقتًا طويلاً: الإدخال اليدوي ليس بطيئًا فحسب؛ إنه استنزاف للموارد، مما يسحب الموظفين بعيدًا عن الأنشطة ذات القيمة المضافة.
• المعاملات المعرضة للخطأ: يقدم العامل البشري هامشًا للخطأ في إدخال البيانات، مما يؤدي إلى تناقضات يمكن أن تتسلسل من خلال التقارير المالية.
• سير عمل الموافقة غير الفعال: تتضمن العمليات التقليدية في كثير من الأحيان سلاسل موافقة مرهقة تؤدي إلى تأخير المدفوعات وتعقيد إدارة التدفق النقدي.
• عملية إغلاق الكتب المرهقة: يمكن أن تكون عملية إغلاق الدفاتر شاقة ومعقدة، وغالبًا ما تتطلب تسوية وتعديلًا يدويًا واسع النطاق.

تعمل برامج التشغيل الآلي للمحاسبة اليوم على تخفيف هذه التحديات من خلال استخدام الذكاء الاصطناعي وأتمتة سير العمل. يمكن لبرامج الأتمتة هذه العمل مع أنظمة المحاسبة الأخرى؛ تحتوي العديد من الأنظمة على خيارات تكامل متنوعة، مثل واجهة برمجة التطبيقات (API) أو البرامج الوسيطة، لتوفير نقل سلس للبيانات بين الأنظمة المختلفة. بهذه الطريقة، يمكن لبرنامج التشغيل الآلي استرداد البيانات مثل الفواتير وأوامر الشراء من أنظمة المحاسبة الأخرى ومعالجتها ثم تحديث المعلومات في منصة المحاسبة الخارجية.

ومن خلال التكامل، يمكن للشركات الاستفادة من إمكانيات برنامج التشغيل الآلي للمحاسبة، مع الاستمرار في استخدام برنامج المحاسبة الذي يناسبهم. برنامج أتمتة المحاسبة Nanonetsعلى سبيل المثال، يمكن دمجها مع أنظمة المحاسبة الأخرى، مثل QuickBooks وSage.

دعونا نرى كيف تخفف الأتمتة من تحديات إدارة دفاتر الأستاذ العامة يدويًا.

تحصيل الفواتير الآلي

تخيل عالمًا تتلاقى فيه جميع جهود تحصيل الفواتير والإيصالات بشكل متناغم في مركز مركزي واحد. ستودع أيام التدقيق في رسائل البريد الإلكتروني ومحركات الأقراص المشتركة وبوابات البائعين وقواعد البيانات القديمة. وبدلاً من ذلك، رحب بوجهة مبسطة حيث يتم جمع كل فاتورة تلقائيًا، بغض النظر عن مصدرها.

إدخال البيانات الآلي

غالبًا ما يكون إدخال البيانات عائقًا للكفاءة، ولكن لا يجب أن يكون كذلك. تقدم برامج التشغيل الآلي للحسابات اليوم إمكانية استخراج البيانات المدعومة بالذكاء الاصطناعي والتي تتميز بمعدل دقة مذهل يصل إلى 99%+. وهذا يعني أن الفواتير والإيصالات وأوامر الشراء الخاصة بك تتم قراءتها ومعالجتها دون بذل جهد مضني للإدخال اليدوي. إن ساعات العمل أو حتى أيام العمل التي يمكن أن تنقذ فريقك لا تقدر بثمن. إنه نوع التغيير الذي يجعل فريقك يرغب في القدوم إلى العمل في الصباح، مع العلم أنه يمكنهم التركيز على المهام التي تحتاج حقًا إلى خبراتهم.

تصدير وترميز بيانات دفتر الأستاذ العام الآلي

يتم تصدير البيانات المستخرجة بسلاسة إلى دفتر الأستاذ العام لبرنامج المحاسبة الخاص بك في الوقت الفعلي. علاوة على ذلك، قد يكون ترميز إدخالات GL المصدرة أمرًا مملاً للغاية وعرضة للخطأ. تقنيات الذكاء الاصطناعي المتقدمة مثل البرمجة اللغوية العصبية (NLP) و LLM موجودة هنا للتعامل مع العمل الشاق. من خلال أتمتة ترميز GL مع تصدير البيانات، يمكن لقسمك العمل بشكل أكثر ذكاءً، وليس بجهد أكبر، والتأكد من استخدام مهارات جهود الفريق حيث تشتد الحاجة إليها.

تعزيز الدقة من خلال التحقق الآلي

لا يمكن المبالغة في سحر المطابقة الآلية ثلاثية الاتجاهات. يؤدي دمج الفواتير وأوامر الشراء ومذكرات التسليم إلى تقليل الوقت المستغرق واحتمال حدوث أخطاء، ولا مزيد من ملاحقة التناقضات أو إرسال عدد لا يحصى من رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة. يتعامل هذا النظام مع عملية التحقق بدقة كبيرة بحيث يبدو الأمر وكأنه يمتلك مجموعة إضافية من العيون المعصومة من الخطأ.

تبسيط العمليات من خلال الموافقات السهلة

أتمتة سير العمل تعني أن الموافقات لم تعد تمثل عنق الزجاجة. فهي تصبح مرنة وتتواجد في المكان الذي تعمل فيه مؤسستك، سواء كان ذلك عبر البريد الإلكتروني أو Slack أو Teams. وهذا يلغي الحاجة إلى إجراء مكالمات هاتفية مزعجة ووابل التذكيرات المألوف للغاية. تصبح عملية الموافقة الخاصة بك مرنة مثل فريقك، وتتكيف مع تدفق عملياتك اليومية بسلاسة.

إتقان الشؤون المالية مع المصالحة التلقائية

وأخيرا، دعونا نتحدث عن إغلاق الكتب. تعمل التسوية التلقائية على تحويل هذه المهمة الشاقة في كثير من الأحيان، حيث تقوم بمطابقة المعاملات المصرفية مع إدخالات دفتر الأستاذ في جزء صغير من الوقت الذي كانت تستغرقه في السابق. ما كان يستغرق أيامًا يمكن الآن إنجازه في دقائق. تخيل أنك تغلق دفاترك الشهرية بهذه السرعة والدقة بحيث يمكنك سماع الصعداء الجماعي من فريقك تقريبًا.

الشبكات النانوية لأتمتة GL

يمكن أن يؤدي دمج الشبكات النانوية في دفتر الأستاذ العام الحالي الخاص بك إلى إحداث ثورة في الطريقة التي تتعامل بها مع عمليات GL الخاصة بك. من خلال الاستفادة من قوة Nanonets، يمكنك أتمتة عملية جمع الفواتير وإدخال البيانات وتصدير البيانات والترميز والتحقق والموافقات والتسوية بسلاسة. وهذا لا يوفر الوقت فحسب، بل يقلل أيضًا من هامش الخطأ بشكل كبير، مما يضمن دقة بياناتك المالية وتحديثها.

قم بالتسجيل app.nanonets.com.

الآن انت تستطيع -

قصص العملاء

من المؤسسات الصغيرة إلى الشركات متعددة الجنسيات، تعرض هذه القصص التأثير التحويلي لأتمتة المحاسبة باستخدام الشبكات النانوية عبر الصناعات.

SaltPay: تبسيط إدارة البائعين من خلال تكامل SAP

قطاع الصناعة: خدمات وبرامج الدفع
اﻟﻌﻨﻮان لندن، إنجلترا

التحدي: واجهت شركة SaltPay مهمة شاقة تتمثل في التعامل يدويًا مع آلاف الفواتير، وهو الأمر الذي كان غير عملي وغير فعال لإدارة شبكة البائعين الواسعة الخاصة بها.

حل: تدخلت Nanonets باستخدام أداتها المدعومة بالذكاء الاصطناعي لاستخراج بيانات الفاتورة، والتكامل بسلاسة مع SAP. ولم يؤدي هذا التكامل إلى تحسين دقة البيانات فحسب، بل أدى أيضًا إلى تحسين كفاءة العملية بشكل كبير.

النتائج: أدى التنفيذ إلى تقليل الجهد اليدوي بنسبة 99%، مما مكّن SaltPay من إدارة أكثر من 100,000 بائع بكفاءة. وقد أدى هذا التحسن الجذري أيضًا إلى زيادة كبيرة في الإنتاجية وقدرات التشغيل الآلي.

Tapi: أتمتة فواتير صيانة الممتلكات

قطاع الصناعة: برامج صيانة الممتلكات
اﻟﻌﻨﻮان ويلينغتون، نيوزيلندة

التحدي: مع أكثر من 100,000 فاتورة شهرية، كانت شركة Tapi بحاجة إلى حل فعال وقابل للتطوير لإدارة الفواتير في صيانة الممتلكات.

حل: باستخدام أداة الذكاء الاصطناعي الخاصة بـ Nanonets، استخراج بيانات الفاتورة تلقائيًا من Tapi، مما يسهل التكامل السريع مع الأنظمة الحالية التي يمكن صيانتها بواسطة موظفين غير فنيين.

النتائج: تم تقليل وقت المعالجة من 6 ساعات إلى 12 ثانية فقط لكل فاتورة، إلى جانب توفير تكلفة الفواتير بنسبة 70% وتحقيق دقة أتمتة بنسبة 94%.

ثروة الشركاء المحترفين: أتمتة إدخال البيانات المحاسبية في الكتب السريعة

قطاع الصناعة: إدارة الثروات والمحاسبة
اﻟﻌﻨﻮان كولومبيا ، ميسوري

التحدي: سعت شركة Pro Partners Wealth إلى تحسين دقة وكفاءة إدخال البيانات لإعداد الفواتير، حيث كانت أدوات الأتمتة الحالية غير كافية.

حل: قدمت Nanonets حلاً مخصصًا يتميز بقدرات دقيقة على استخراج البيانات والتكامل مع QuickBooks، مما يتيح إعداد الفواتير بشكل مبسط والتحقق الآلي من صحة البيانات.

النتائج: تجاوزت دقة استخراج البيانات 95%، مع توفير الوقت بنسبة 40% مقارنة بأدوات التعرف الضوئي على الحروف التقليدية ومعدل معالجة مباشر يزيد عن 80%، مما يقلل الحاجة إلى التدخل اليدوي.

Augeo: تطوير أتمتة الحسابات الدائنة على Salesforce

قطاع الصناعة: الخدمات المحاسبية والاستشارات
اﻟﻌﻨﻮان الولايات المتحدة

التحدي: كان Augeo بحاجة إلى حل فعال للحسابات الدائنة يمكن أن يتكامل بسلاسة مع Salesforce، لإدارة آلاف الفواتير الشهرية دون العبء الثقيل للمعالجة اليدوية.

حل: قدمت Nanonets منصة تعتمد على الذكاء الاصطناعي ومصممة خصيصًا لمعالجة الفواتير تلقائيًا، مما يسهل التكامل السهل مع Salesforce لإدارة البيانات بكفاءة.

النتائج: أدى هذا الحل إلى تقليل وقت معالجة الفواتير من 4 ساعات إلى 30 دقيقة يوميًا، وحقق انخفاضًا بنسبة 88% في وقت إدخال البيانات يدويًا، ومعالجة 36,000 فاتورة سنويًا بدقة وكفاءة عالية.

توضح قصص العملاء هذه قابلية التطبيق الواسعة والفوائد الكبيرة لأتمتة المحاسبة باستخدام شبكات النانو. ومن خلال الاستفادة من الأدوات المدعومة بالذكاء الاصطناعي والتكامل السلس، لا تعمل الشركات على تحسين عمليات GL الخاصة بها فحسب، بل تمهد الطريق أيضًا للتميز التشغيلي على نطاق أوسع. تؤكد رحلة هذه المؤسسات على قدرة أتمتة المحاسبة على إحداث ثورة في العمليات المالية، وزيادة الكفاءة والدقة والنمو عبر الصناعات.

• محتوى مدعوم من تحسين محركات البحث وتوزيع العلاقات العامة. تضخيم اليوم.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. تمكين نفسك. الوصول هنا.
• أفلاطونايستريم. ذكاء Web3. تضخيم المعرفة. الوصول هنا.
• أفلاطون كربون، كلينتك ، الطاقة، بيئة، شمسي، إدارة المخلفات. الوصول هنا.
• أفلاطون هيلث. التكنولوجيا الحيوية وذكاء التجارب السريرية. الوصول هنا.
• المصدر https://nanonets.com/blog/what-is-a-general-ledger/